Журнал кассира операциониста заполнение

Содержание

Как заполнить журнал кассира операциониста

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО). Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Журнал кассира операциониста бланк

Скачать бланк журнала по форме КМ-4 в формате Excel.

Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

Журнал кассира-операциониста

Обновление: 27 апреля 2017 г.

В 2017 году вступили в силу положения нового порядка осуществления расчетов с использованием кассовых аппаратов. В связи с этим финансовые ведомства разъяснили, нужно ли использовать официальные формы кассовых документов (КМ-1 – КМ-9, в том числе журнал кассира-операциониста), утвержденные Госкомстатом. По данным в Письме Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведенным Письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@) разъяснениям компании и предприниматели не обязаны применять указанные унифицированные формы кассовых документов.

Скачать бланк журнала кассира-операциониста

Как заполнять журнал кассира-операциониста (образец)

В соответствии с новым порядком с 01.02.17 регистрация кассовых аппаратов старого образца прекращена, а с 01.07.17 должно быть прекращено и их использование в расчетах, за некоторыми исключениями, касающимися вмененщиков; ИП, применяющих патентную систему; лиц, оказывающих услуги с оформлением БСО, которые должны будут начать работать по новым правилам с 01.07.18. Вместо старых касс в расчетах должны использоваться так называемые онлайн-кассы, которые будут передавать сведения о расчетах с покупателями через интернет.

С учетом данных изменений заполнение журнала по правилам, определенным Госкомстатом (132-е Постановление от 25.12.1998), перестает быть обязательным. Вместе с тем эти правила и формы, которые содержат, в том числе, инструкции по заполнению журнала, компании и предприниматели вправе использовать по своему усмотрению.

Помимо упомянутого постановления Госкомстата, правила ведения такого журнала (книги) содержатся в Типовых правилах эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином 30.08.1993 под № 104. Одним из приложений к Типовым правилам утверждена книга кассира-операциониста. Эта форма не применяется, так как взамен нее была введена форма журнала, утвержденная Госкомстатом. Информация, которая отражалась в книге, несколько отличается от сведений, которые заполняются в госкомстатовской форме.

Согласно Типовым правилам книга должна быть заведена на каждую ККМ (п. 3.4). Ее следует пронумеровать, прошнуровать и поставить подписи руководителя, главбуха и налогового инспектора. При этом допускается ведение общей для всех ККМ книги (п. 3.6).

Записи в журнал должны вноситься в порядке хронологии. Все исправления должны заверяться подписями руководителя, уполномоченного им лица, кассира и главбуха.

В журнал заносятся записи:

  • о суммах выручки за день (смену);
  • о суммах сданных денежных средств;
  • о суммах возвратов покупателям;
  • показания счетчиков (контрольного и суммирующих).

Записи в журнал делаются на основании снятых по окончании смены (дня) Z-отчетов. Согласно Типовым правилам кассиры должны формировать такой отчет по окончании каждой смены, но не позднее 24 часов с начала работы на кассовом аппарате. В случае невыполнения этого требования работа на кассовом аппарате блокируется. Все данные по Z-отчетам должны отражаться в журнале кассира даже в том случае, когда по кассе не было проведено ни одной операции и сформирован нулевой Z-отчет.

Суммы поступивших оплат, внесенные наличными денежными средствами и по банковским картам, отражаются при этом по разным секциям и вносятся в журнал в разные графы. В унифицированной форме сумма наличных отражается в графе 11, а оплата по картам – в графах 12 и 13. Если оплата производилась в безналичной форме, то кассовый аппарат не применяется, а поступившие денежные средства в журнале, соответственно, не учитываются.

Скачать образец заполнения журнала кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2020)

Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)

Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста

Пример заполнения журнала кассира-операциониста

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Итоги

Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Внимание! В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при работе с онлайн-кассой необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.

Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.

Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать форму журнала КМ-4

В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.

Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста

Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2020 года? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.

Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.

До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.

Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».

Пример заполнения журнала кассира-операциониста

Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.

В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.

В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.

Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.

Еще ряд проверочных формул:

  • графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
  • графа 14 = графа 11 + графа 13;
  • графа 10 = графа 9 – графа 6.

Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте.

Скачать образец заполненного журнала кассира-операциониста

Итоги

Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник/официальный документ: постановление Госкомитета статистики № 132 от 25 декабря 1998 года
Название документа: Форма КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»
Формат: .doc
Размер: 54 кб
Сохранить у себя:

Форма КМ-4 журнал кассира-операциониста утверждена постановлением Госкомитета статистики № 132 от 25 декабря 1998 года для учета денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККМ. Письмо Минфина № 104 от 30 августа 1993 года, обязывает всех предпринимателей, использующих при расчете с покупателями ККТ, вести эту унифицированную форму первичной учетной документации для учета торговых операций. Для каждой кассовой машины ведется отдельный журнал, который заполняется после каждого рабочего дня или смены по данным Z-отчета в хронологическом порядке. Журнал позволяет определить на любой момент времени показания суммирующего счетчика, дневную выручку, остаток денежных средств в кассе.

Журнал перед применением регистрируется в налоговом органе. Все страницы в нем нумеруются, он должен быть сшит и заверен инспектором.

С принятием закона №290-ФЗ от 03 июля 2016 года о новых требованиях к кассовым аппаратам, поправок к закону № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года по использованию контрольно-кассовой техники и переходом на онлайн-кассы, форма КМ-4:1 становится для ведения необязательной. Об этом можно прочесть в письмах ФНС России № ЕД-4-20/18059@ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ № 03-01-15/37692 от 16 июня 2016 года и № 03-01-15/19821 от 04 апреля 2017 года. Основная масса предпринимателей, должна была перейти на использование новых или модернизированных моделей ККТ, которая передает все сведения о расчетах с покупателями в онлайн-режиме на сайт оператора фискальных данных с 01 июля 2017 года.

Если вы еще не перешли на онлайн ККТ или решили продолжать ведение журнала по форме КМ-4 для онлайн-кассы, то можете скачать бланк журнала кассира-операциониста.

Образец (пример) заполнения журнала кассира-операциониста

Предварительный просмотр

Полноэкранный предварительный просмотр

В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.

Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.

Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.

Оформление журнала кассира-операциониста

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.

Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.

Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.

Порядок заполнения журнала учета кассира-операциониста

В журнале необходимо отражать показания счетчиков контрольно-кассового аппарата на начало и окончание рабочего дня.

Для этого после снятия Z-отчета (показаний контрольно-кассовой ленты) заполняются соответственно графы 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня» и 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня» журнала.

При этом разница между показаниями счетчиков на конец рабочего дня и показаниями счетчиков на начало рабочего дня является дневной выручкой. Сведения о выручке, полученной за день, заносятся в графу 10 «Сумма выручки за день» журнала кассира-операциониста.

Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора»).

В графе 11 «Сдано наличными» журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 «Количество» и 13 «Сумма» раздела «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.

В графе 14 » Сдано всего» журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по не использованным кассовым чекам», на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам.

Следовательно, в графе 11 (графа 10 — графа 13 — графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

Порядок и сроки хранения журнала кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста хранится у пользователя по месту установки ККТ в течение всего срока эксплуатации ККТ и предъявляется по требованию проверяющих.

Журнал учета кассира-операциониста за прошедшие периоды должен храниться в организации или же у индивидуального предпринимателя в течение периода не менее 5 лет после отчетного года.

По окончании указанного срока согласно требованию законодательства составляется специальная комиссия, в присутствии которой происходит уничтожение указанных документов.

Руководителем организации или же индивидуальным предпринимателем составляется специальный акт, который заверяется подписями членов комиссии.