Защита персональных данных клиентов

Содержание

На основании внесенных правок в закон о хранении, использовании «Персональных данных», у бизнесменов возникают вопросы. Многие до сих пор не могут разобраться в том, как правильно хранить полученную информацию и не нарваться на штрафные санкции. Бизнесмены давно научились получать подтверждение от клиентов на сохранение данных. Но как же их все-таки нужно правильно хранить, не нарушая установленные законы РФ?

Под закон о ПД попадают любые данные, касающиеся личной информации клиентов или сотрудников фирмы. Также нередко возникает вопрос, который касается общения с клиентами в мессенджерах, ведь многие не понимают, как в данном случае работает закон.

Персональные данные – что это, зачем они хранятся?

Согласно прописанным законам, определение понятия «Персональные данные» очень расплывчато. Оно подразумевает под собой совокупность личной информации, благодаря которой можно опознавать гражданина.

ПД можно считать отдельные категории или совокупность пунктов:

  • Фамилия, имя, отчество человека.
  • Дата, место рождения.
  • Адрес проживания.
  • Телефонный номер.
  • Фотографии.
  • Электронная почта.
  • Семейное положение, наличие детей, родственников.
  • Полученное образование, место работы.
  • Уровень дохода.
  • Любые ссылки на страницы в социальных сетях, аккаунты на сайтах.

Любое получение подобной информации значит, что ваш бизнес собирает сведенья о пользователях, клиентах. А это, в свою очередь, означает одно – их необходимо правильно хранить.

Как хранить персональные данные?

Согласно закону ФЗ-152, любые лица, имеющие доступ к какой-либо категории персональных сведений других граждан, не имеют права осуществлять распространение полученного третьим лицам. Распространение возможно лишь в ситуациях, если сам субъект дал на это согласия.

Чтобы обеспечить качественную защиту потребуется:

  1. Хранить все собранные ПД в защищенном, надежном месте – обезопасить их от любых утечек информации или взлома.
  2. Первичную базу сбора информации необходимо содержать на территории Российской Федерации.
  3. Все сведенья разделяются на категории и, соответственно, степень их защищенности зависит от полученной категории.
  4. Сохранять необходимо лишь выбранные данные, необходимые для дальнейшей работы. Всю ненужную информацию следует сразу же удалять, чтобы избежать наказания в виде штрафа.

Открывая бизнес по предложению услуг сотовой связи, становясь провайдером интернета или интернет-компанией, по действующим законам, придется хранить помимо ПД еще и копии переписки пользователей.

На какие категории разделяют персональные данные?

Согласно Постановлению правительства РФ №1119, все персональные данные гражданина можно разделить на три основные категории. По этим категориям в конечном итоге определяется и их уровень защиты:

  1. Специальная категория – данные о личной, интимной жизни гражданина, его религиозные, политические и философские взгляды на жизнь. Также сюда относятся сведенья о гражданстве.
  2. Биометрическая категория – снимки гражданина, его рост, вес, отпечатки пальцев. В общем, это физиологические и биологические сведенья про человека.
  3. Общая категория – все персональные данные, которые гражданин самостоятельно предоставил в открытый доступ (к примеру, заполнение информации «о себе» в социальных сетях).
  4. Другие категории – любые данные, не подходящие под три предыдущие категории.

По количеству субъектов, чьи данные хранятся одновременно, разделяют:

  • Менее 100 000 граждан.
  • Более 100 000 граждан.

Исходя из этой информации, можно определить какой уровень защиты требуется использовать.

Какие существуют угрозы для ПД?

Угрозами для ПД считаются любые ситуации, ведущие к возможной потере или раскрытию личной информации о пользователе. Среди актуальных выделяются:

  • Сбои в работе, уязвимости для проникновения злоумышленников в операционной системе.
  • Нарушение работы программного обеспечения, поддерживающего защиту данных.
  • Человеческий фактор – оператор может заработаться и забыть выключить компьютер, случайно открыть доступ для посторонних лиц, недосмотреть за возникающей проблемой.

Уровни защиты персональных данных

При разделении защиты на уровни образуется четыре основных степени. Четвертая степень считается базовой защитой, для обеспечения безопасности которой требуется:

  1. Обезопасить от посторонних помещение, в котором содержится вся информация – дверь должна постоянно быть закрытой, доступ только у доверенных лиц. Установленное видеонаблюдение, график дежурства, разработка системы контроля за входящими и выходящими.
  2. Все носители, на которых содержится информация, должны быть спрятаны в сейфе и зашифрованы.
  3. Составление перечня лиц, имеющих доступ к информации – постоянный контроль за их деятельностью.

Все последующие уровни защиты использую базовые принципы, но при этом добавляют новые способы защиты:

  • На третьем – назначается ответственное за контроль лицо, которое будет отвечать за их сохранность.
  • На втором – доступ к просмотру электронного журнала контроля имеют только уполномоченные лица.
  • На первом – устанавливается сигнализация, происходит регистрация любых изменений, связанных с ПД.

Уровень подбирается исходя из количества охраняемой информации и ее категории.

Какое наказание следует за несоблюдением закона?

Во-первых, могут сильно пострадать ваши клиенты, чьи данные могут быть обнародованы, использоваться для шантажа или разжигания конфликтов. Самое безобидное, но в то же время надоедливое – это спам (звонки и смс-сообщения с рекламой).

Помимо клиентов организации пострадает и сама компания, ведь при несоблюдении установленных законов может последовать административная, уголовная или гражданская ответственность. По такому делу назначается проверка, после вынесения вердикта у компании могут:

  • Забрать все оборудование.
  • Полная или частичная остановка деятельности фирмы.
  • Наложение штрафов, удаление собранных данных.
  • Также могут отозвать лицензию на сбор, обработку и хранение ПД.

Также, в случае, когда недовольный клиент подает иск, выполнение всех правил, может помочь выиграть разбирательство.

Сбор персональных данных через мессенджеры

Если ведение бизнеса и запрос на сбор ПД происходит с помощью различных месседжеров, то тут подключается третья сторона – операторы чата. По факту, все хранение данных происходит на сервере компании мессенджера, но ответственность все равно лежит на владельце бизнеса.

В таком случае важно проверить, как защищаются полученные данные и можно ли доверить их хранение чат-центру.

Как работать без третьей стороны при сборе ПД в мессенджерах?

Сделать подобное достаточно просто, для этого предпринимателю необходимо организовать on-premise (in-house) переподключение, чтобы вместо чат-центра данные переправлялись на личный сервер.

Такой вариант считается доступным и надежным в перенаправлении и единоличном хранении полученной информации от пользователей. Но в то же время расходы на установление подобного оборудования, создания и настройку софта, требуются дополнительные инвестиции. Пользоваться слугой стоит при условии большого количества получаемой информации -если масштабный бизнес напрямую зависит от клиентов, ведь они могут написать жалобу из-за утечки предоставленных данных.

Введенные изменения, ужесточившиеся правила в законе «О хранении персональных данных» заставило бизнесменов всерьез задуматься об улучшении безопасности. Для лучшего понимания, как сохранить информацию и не нарваться на санкции, требуется изучить все изменения в законе, разобраться в категориях данных и уровнях их защиты.

Является ли ваша организация оператором персональных данных?

Ваше предприятие ведет кадровый учет сотрудников и подбор кадров с использованием средств автоматизации (информационных систем)?
Ваше предприятие осуществляет передачу персональных данных сотрудников или клиентов в другие организации с использованием средств автоматизации (информационных систем)?
У вашей фирмы есть клиенты – физические лица?

Каждая организация, которая имеет дело с обработкой и хранением персональной информации о своих сотрудниках, клиентах и т.д. с использованием средств автоматизации является оператором Персональных данных.

ВАЖНО! Статья 22 Федерального закона «О персональных данных» закрепила за операторами обязанность до начала обработки персональных данных сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять такой процесс. Т.е. вы обязаны послать Уведомление в Роскомнадзор о регистрации как оператора ПДн и начале обработки ПДн.

Основания, при которых работодатель вправе обрабатывать персональные данные (сокращенно — ПДн) без уведомления Роскомнадзора перечислены в ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Защита персональный данных в организации.

Персональные данные граждан относятся к особо защищаемой законом РФ информации. Законодательством РФ (Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») строго определяются требования к защите ПДн, особенностях и правилах их обработки без использования средств автоматизации и в информационных системах персональных данных.

Ответственность за сбор, обработку, хранение и защиту персональных данных работников, клиентов и других лиц лежит целиком на работодателе. Поэтому на любом предприятии должен быть установлен порядок работы с ПДн и разработаны документы и мероприятия по организации защиты ПДн.

Для этого на предприятии должно быть разработано и утверждено в соответствии с законодательством Положение, которое устанавливает порядок обработки и защиты персональных данных.

ВАЖНО! Статья 19. ФЗ N 152-ФЗ. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.

Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Административная ответственность за разглашение персональных данных.

С 1 июля 2017 г. увеличатся штрафы за нарушение Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ в области порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных.

Поправки в КоАП РФ внесены Федеральным законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ. На основании Федерального закона от 07.02.2017 № 13-ФЗ вводится семь составов правонарушений и размеров штрафов для должностных и юридических лиц, за несоблюдение закона о персональных данных.

Организация защиты персональный данных в организации.

Общий перечень документов, которые должен иметь оператор персональных данных во исполнение требований законодательства в области персональных данных.

Уведомление об обработке персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных.

ч. 1. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.

Изменения в уведомление об обработке персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных.

ч. 7. В случае изменения сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, а также в случае прекращения обработки персональных данных оператор обязан уведомить об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение десяти дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки персональных данных.

Статья 25. Заключительные положения.

ч. 2_1. Операторы, которые осуществляли обработку персональных данных до 1 июля 2011 года, обязаны представить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных сведения, указанные в пунктах 5, 7_1, 10 и 11 части 3 статьи 22 настоящего Федерального закона, не позднее 1 января 2013 года.

Приказ Об организации обработки персональных данных.
Приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22_1. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных в организациях.

ч. 1. Оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.

Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

ч. 1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.

Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

ч. 4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

7 Документы, подтверждающие предоставление субъекту персональных данных определенной Федеральным Законом «О персональных данных» информации, в случае если персональные данные получены не от субъекта персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 18. Обязанности оператора при сборе персональных данных.

ч. 3. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;

2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

3) предполагаемые пользователи персональных данных;

4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных;

5) источник получения персональных данных.

Документы, определяющие политику оператора в отношении обработки персональных данных.

Примечание: выполнить требование ч. 2 ст. 18_1 опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 18_1. Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

ч. 1 п. 2) издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений.

Документы, содержащие положения о принятии оператором ПД правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.

ч. 1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22_1. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных в организациях.

ч. 4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано:

п. 3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.

Основание:

ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки с использованием средств автоматизации.

Основание:

Постановление от 1 ноября 2012 г. N 1119 Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

п. 2. Безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, нейтрализующей актуальные угрозы, определенные в соответствии с частью 5 статьи 19 Федерального закона «О персональных данных».

Система защиты персональных данных включает в себя организационные и (или) технические меры, определенные с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационных системах.

Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

Основание:

Приказ ФСТЭК от 18 февраля 2013 года № 21.

1. Утвердить прилагаемые Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

Документы о классификации информационных систем.

Основание:

Постановление от 1 ноября 2012 г. N 1119 об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

П. 8 При обработке персональных данных в информационных системах устанавливают 4 уровня защищенности персональных данных.

Типовые формы документов.

Основание:

ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться определенные условия.

Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг …), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию.

Основание:

ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться определенные условия.

Документы, устанавливающие требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные.

Основание:

ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

Документы, по обеспечению безопасности персональных данных с использованием СКЗИ.

Основание:

Приказ ФСБ России от 10 июля 2014 г. N 378 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности».

П. 1. Настоящий документ определяет состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее — информационная система) с использованием средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности.

Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников.

Основание:

ТРУДОВОЙ КОДЕКС РФ от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ.

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты:

п. 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников;

Статья 88. Передача персональных данных работников.

Фиксация мер, направленных на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Работники оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должны быть ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) должны быть обучены (п. 6 ч. 1 ст. 18_1).

ВАЖНО! Для справки рекомендуется ознакомиться с документом:

Порядок выполнения мероприятий по защите персональных данных, содержащихся в информационных системах.

Приказ МВД РФ от 6 июля 2012 г. N 678
«Об утверждении Инструкции по организации защиты персональных данных, содержащихся в информационных системах органов внутренних дел Российской Федерации»

П. 2. Настоящая Инструкция определяет порядок выполнения мероприятий по защите персональных данных, содержащихся в информационных системах органов внутренних дел Российской Федерации, устанавливает меры по обеспечению безопасности ПДн при их обработке в информационных системах персональных данных, а также определяет обязанности должностных лиц.

Примерный перечень документов по защите персональных данных.

п/п

Наименование документа № документа, дата
Акт классификации и определения уровня защищенности ИСПДн «Бухгалтерия».
Акт определения уровня защищенности ИСПДн «________».
Акт определения уровня защищенности ИСПДн «……».
Акт о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.
Акт проведения работ на ПЭВМ, входящих в состав информационной системы персональных данных.
Акты уничтожения персональных данных.
Описание информационной системы персональных данных «Сотрудники».
Описание информационной системы персональных данных «Клиенты».
Описание информационной системы персональных данных «…..».
Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн «Сотрудники».
Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн «Клиенты».
Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн «…..».
Инструкция по резервному копированию и восстановлению персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных.
Инструкция пользователя информационной системы персональных данных.
Инструкция об организации антивирусной защиты.
Инструкция администратора безопасности информационной системы персональных данных.
Инструкция администратора информационной системы персональных данных.
Инструкция пользователя при обработке персональных данных без средств автоматизации.
Инструкция по эксплуатации машинных носителей информации.
План внутренних проверок режима защиты персональных данных.
Политика обработки Персональных данных образец
Положение об осуществлении внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.
Положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным в ООО «….».
Положение об обеспечении безопасности персональных данных.
Положение об обработке персональных данных в ООО «….».
Положение об ответственном за обработку персональных данных в ООО «….».
Положение об оценке вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных, в случае нарушения федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Положение о комиссии ООО «….» по вопросам информационной безопасности, состав комиссии.
Приказ о начале обработке персональных данных.
Приказ об ответственных и комиссии по информационной безопасности.
Приказ о назначении сотрудников, имеющих доступ в персональным данным.

— список сотрудников.

Приказ утверждающий перечень мест хранения материальных носителей персональных данных.

— перечень мест хранения ИСПДн.

Приказ об перечне персональных данных ИС ПДн, перечень ИС ПДн.
Приказ о контролируемой зоне:

— Схема границ.

— Список лиц, имеющих право вскрывать помещение.

— Список лиц, имеющих находиться в помещение.

Перечень персональных данных.
Перечень информационных систем персональных данных.
Согласие сотрудника на обработку его персональных данных.
Согласие клиента на обработку его персональных данных.
Согласие …. на обработку его персональных данных.
Журнал ознакомления работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных.
Журнал поэкземплярного учета средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов.
Журнал поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов.
Журнал учета лицевых счетов пользователей средств криптографической защиты информации.
Журнал учета и выдачи машинных носителей персональных данных.
Журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора).
Журнал обращений субъектов персональных данных для получения доступа к своим персональным данным.
Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов.
Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов
Журнал регистрации и выдачи печатей опечатывающих устройств.
Журнал инвентарного учета документов ограниченного распространения.
Журнал регистрации выдачи и приема ключей от помещений, хранилищ (сейфов).
Журнал учета фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятых мер.
Журнал учета хранилищ (сейфов).
Журнал учета ключевой информации.
Журнал учета движения материальных носителей персональных данных.
Журнал учета уничтожения персональных данных и (или) материальных носителей, содержащих персональные данные.
Журнал ознакомления лиц о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Оператором без использования средств автоматизации.

В ближайшее время в таблице будут представлены шаблоны документов по защите персональных данных.

Порядок оформление доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных.

Правовые основы: Трудовой кодекс РФ ст. 85-90, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
1. Оформление приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных
Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», работодатель обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Данный приказ не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде.
2. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, внесение изменений в должностную инструкцию.
В трудовой договор работника, назначенного ответственным за организацию обработки персональных данных, необходимо внести изменения в связи с установлением новых обязанностей. Данные изменения оформляются в виде дополнительного соглашения, составленного в двух экземплярах и подписанного работодателем и работником.
Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных и дополнительное соглашение лучше оформить одной датой
Если в организации ранее был назначен ответственный за организацию обработки персональных данных, необходимо оформить приказ о снятии с работника этих обязанностей.
3. Оформление или внесение изменений в приказ об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников.
Лица, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей, допускаются к соответствующим персональным данным на основании списка, утвержденного работодателем. Для установления перечня таких работников необходимо издать приказ.
4. Оформление письменных обязательств о неразглашении персональных данных.
Сотрудники, которые на период исполнения своих должностных обязанностей получили доступ к персональным данным работников организации, должны быть под роспись ознакомлены с обязательством о неразглашении персональных данных.

5. Ознакомление работника, осуществляющего обработку персональных данных, с законодательством РФ о персональных данных, ЛНА, инструкциями или провести его обучение.

Работник оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должн быть ознакомлен. с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) должны быть обучены (п. 6 ч. 1 ст. 18_1).

Защита персональных данных клиентов организации

Большинство российских компаний, работающих в секторе оказания услуг физическим лицам, тем или иным способом собирают и обрабатывают их персональные данные. Такая функция становится основанием для признания их операторами персональных данных в установленном законом порядке и необходимости принять комплекс организационных и технических мер, призванных защитить доверенную организациям информацию клиентов.

Нормативно-правовая база

Федеральный закон «О персональных данных» признает операторами всех юридических лиц и предпринимателей, которые получают и обрабатывают персональные данные клиентов в ситуациях, не являющихся обычным кадровым документооборотом. К предприятиям, постоянно сталкивающимся в своей работе с требованиями получать и обрабатывать данные в установленном законом порядке, а также предпринимать меры, направленные на их защиту, относятся:

  • медицинские учреждения, требования к которым, определяющие степень защищенности информационной системы, повышены из-за важности доверяемых им данных;
  • образовательные организации;
  • банки и другие финансовые учреждения;
  • страховые компании;
  • гостиницы;
  • библиотеки;
  • магазины.

Каждый из этих субъектов бизнеса получает от граждан сведения, которые носят конфиденциальный характер, и это не только имя, данные паспорта и номер телефона, но и информация о семейном положении, здоровье, имуществе, счетах и вкладах. Организации, в деятельности которых эти сведения необходимы по различным причинам, часто нормативно-правового порядка (например, форматы различных учетных карточек устанавливаются министерствами и ведомствами), вместе со сведениями получают комплекс обязанностей по их защите при обработке и передаче третьим лицам.

Закон требует от операторов предпринять комплекс организационных и технических мер, направленных на защиту доверенной им информации. Конкретизируются эти требования Постановлением Правительства № 1119, определяющим параметры, по которым устанавливается уровень защищенности системы, и приказами ФСТЭК России, которые регулируют применение и сертификацию технических средств, защищающих целостность информационной системы персональных данных. Также в области сертификации средств криптографической защиты данных и некоторых программных продуктов действуют стандарты, разрабатываемые и утверждаемые ФСБ России.

Обязанности оператора

Оператором является практически каждая организация, в рамках своей деятельности получающая от клиентов сведения о данных их паспорта или о номере телефона. Закон устанавливает обязанности оператора персональных данных как на организационном, так и на техническом уровне. После того, как компания определила, что требования закона безусловно относят ее к операторам, она обязана:

  • направить уведомление в Роскомнадзор о начале деятельности, связанной с обработкой персональных данных. Его форма заполняется на сайте, затем распечатывается, подписывается и отправляется в ведомство по почте;
  • разработать локальные нормативные акты, определяющие принципы и порядок обработки персональных данных клиентов в процессе осуществления ими предпринимательской деятельности;
  • разработать формат согласия на обработку персональных данных, которое подписывают клиенты, и определить порядок его предоставления для подписания;
  • назначить приказом руководителя лицо, ответственное за обеспечение надлежащей защиты персональных данных;
  • определить требуемую степень защищенности своей информационной системы согласно нормам Постановления Правительства № 1119;
  • разработать план приведения информационной базы в соответствие с требованиями законодательства и реализовать его.

Выполнение этих обязанностей контролируется в ходе проверок Роскомнадзора. Следует учитывать, что по закону о защите прав юридических лиц в процессе проверок первая из плановых может пройти только спустя три года после направления уведомления.

Положение о защите персональных данных

Одной из задач оператора становится разработка внутреннего положения, определяющего принципы его работы при взаимодействии с персональными данными клиентов. Обычно оно размещается на сайте оператора таким образом, чтобы было доступно любому клиенту при поиске информации или предоставлении сведений, содержащих персональные данные. Подготовить такой нормативный акт можно самостоятельно, силами административного подразделения компании или службы безопасности, никаких специальных норм он не содержит, и требований к его формату и содержанию законодательство не предъявляет. В рекомендуемой версии структура положения будет выглядеть следующим образом:

  • общие положения. Здесь необходимо описать принципы работы с персональными данными, общие цели их использования, сведения о том, что после истечения определенного времени данные, потерявшие актуальность, должны быть уничтожены, порядок утверждения самого документа и внесения в него изменений;
  • определения. Здесь поясняется, что понимается под персональными данными клиентов применительно к уставным целям и задачам конкретной компании, поясняются другие термины, например, «клиент», «оператор». Требуемые от клиента персональные данные описываются максимально подробно, с пояснениями, от какой категории лиц какие именно сведения должны быть предоставлены. Здесь же описываются допустимые способы получения персональных данных;
  • требования к конфиденциальности. В положении указывается, что на персональные данные распространяется режим конфиденциальности, что оператор обязывает своих сотрудников соблюдать его требования. Кроме того, отмечается, что при передаче сведений третьим лицам для обработки на основании соглашения оператор включает в его обязательства соблюдение конфиденциальности и ответственность за нарушение этих требований;
  • права и обязанности клиента. В этом разделе необходимо быть осторожнее. Так, возложение на клиента обязанности уведомлять организацию об изменении персональных данных должно быть объяснено или нормами закона, или интересами самого клиента;
  • обязанности самого общества, возникающие при обработке персональных данных. Здесь можно не ограничиваться требованиями закона, инициативные решения повысят привлекательность предложения организации для клиента;
  • способы защиты персональных данных;
  • заключительные положения.

Согласие на обработку персональных данных

Существенным элементом системы защиты персональных данных становится разработка формата согласия на обработку персональных данных и установление порядка его подписания. Чаще всего сведения получают от клиента в процессе оформления договора, но следует учитывать, что они сохраняются не только в информационных базах, но и на материальных носителях, которыми, в зависимости от вида услуг, могут быть:

  • листки учета посетителей, заполненные в гостиницах;
  • формуляры, оформляемые в библиотеках;
  • медицинские карты;
  • анкеты различного рода.

Все эти документы часто хранятся в общем доступе, степень их защищенности нельзя отнести к повышенной. Распространение на них режима конфиденциальности защищается включением соответствующих норм в трудовые договоры с персоналом, но, как показывает практика, взыскать ущерб с сотрудника, виновного в разглашении конфиденциальной информации, крайне сложно. Единственной защитой персональных данных, хранящихся на бумажных носителях, становится трудность обработки большого объема рукописных данных, это значит, что их неправомерное распространение возможно только в случае заинтересованности злоумышленника в сведениях о конкретном клиенте. Но, подписывая согласие на обработку данных, клиент должен быть уверен в том, что они будут охраняться максимально возможным и соответствующим требованиям законодательства способом.

Также в согласии указываются цели обработки персональных данных, например, для гостиницы это будет соблюдение требований безопасности клиентов и сохранности имущества. Подписывая согласие, клиент должен признать целесообразность этих целей. После того, как определены цели, указываются способы обработки персональных данных, ручные и автоматические. Клиент должен выразить свое согласие и с ними.

В согласии указываются лица, которым, по договору с оператором, данные могут передаваться для хранения и обработки. Как показывает последняя судебная практика, применительно к банкам, эти лица необходимо скрупулезно и подробно перечислить.

Как гласит закон, согласие на обработку персональных данных в любое время может быть отозвано, делается это по тем каналам связи, которые оператор установил для коммуникации с клиентом. После отзыва компания обязана в течение 30 дней уничтожить данные. Этого можно избежать только в том случае, когда их нахождение у организации-оператора обусловливается требованиями федеральных законов, например, по борьбе с терроризмом или об отмывании денежных средств. Ранее срок удаления составлял 7 дней, но он был настолько неудобен для операторов, что было принято решение о его продлении. Также клиент вправе требовать удаления или изменения данных, если они не соответствуют действительности, искажены. При получении отказа или в случае неисполнения требований гражданин может обратиться с заявлением в Роскомнадзор.

Риски, с которыми связана обработка персональных данных клиентов

Операторы должны учитывать, что нарушение установленного порядка обработки и защиты персональных данных влечет за собой возникновение неблагоприятных последствий. Такие нарушения могут быть выявлены тремя способами:

  • при проведении проверочных мероприятий органами контроля за соблюдением законодательства о защите персональных данных – Роскомнадзором, ФСТЭК РФ, ФСБ России;
  • в результате взаимодействия оператора с некоторыми другими ведомствами, например, ФАС РФ;
  • физическим лицом, чьи права нарушены. Такое нарушение может стать основой для предъявления иска в суд о восстановлении нарушенного права и компенсации морального вреда.

Следствиями выявления нарушения государственным органом становятся:

  • вынесение предписания об устранении нарушений закона;
  • административные штрафы, налагаемые на руководителей компаний;
  • запрет на занятие деятельностью, связанной с обработкой персональных данных;
  • в наиболее вопиющих случаях неправомерного использования или распространения данных – привлечение к уголовной ответственности.

Лицо, информация о частной жизни которого была неправомерно получена или распространена, может обратиться в суд со следующими категориями исков:

  • иск о возмещении морального вреда, связанного с неправомерным использованием персональных данных;
  • иск о запрете собирать персональные данные, если организация не обладает необходимыми сертифицированными ресурсами для обеспечения их безопасности (этот способ защиты прав часто применяется во взаимоотношениях с магазинами);
  • иск об удалении или изменении некорректно учтенных данных.

Российские суды удовлетворяют требования о взыскании морального вреда чаще всего в пределах небольших сумм, в среднем 50 тысяч для столицы и крупных городов, 10 тысяч по России. Но риск заключается не в том, чтобы потерять небольшие средства, а в вынесении проблемы в публичное поле. После вступления в силу решения суда или сообщения СМИ о процессе Роскомнадзор может назначить внеочередную проверку соблюдения законодательства о защите персональных данных, и по ее результатам организации может быть запрещено заниматься их обработкой. Это станет причиной существенно больших убытков для оператора.

Организации, работающие с физическими лицами, должны учитывать все требования и риски и выстраивать свою работу таким образом, чтобы нарушения установленного порядка защиты персональных данных не происходило.

Что такое персональные данные?

За рубежом сложились два основных подхода к определению персональных данных: в некоторых государствах (Нидерланды, Швеция, Новая Зеландия и др.) они отождествляются с любой информацией, имеющей отношение к конкретному лицу, в других – прослеживается детализация, установление определенных критериев отнесения информации к указанной категории (Великобритания и др.). В Великобритании не допускается сбор данных о расовом происхождении, политических, религиозных и прочих взглядах работников, их физическом и умственном здоровье, сексуальной жизни, судимости. В США многие штаты приняли законы, запрещающие предпринимателям проводить расследования прошлого нанимаемых работников. Согласно этим законам, прежде чем вступить в контакт с прежним работодателем, новый наниматель должен получить согласие на это кандидата на рабочее место.

У нас в соответствии с ТК РФ под персональными данными подразумевается информация, необходимая работодателю в связи с установлением трудовых отношений и касающаяся конкретного работника (ст. 85). При этом законодатель не устанавливает перечня таких сведений.

А это означает, что круг сведений и вид информации, которые составляют персональные данные работника, компаниям следует определять в локальном нормативном акте, но в пределах, установленных федеральным законодательством.

Другой документ, где дается характеристика персональным данным, – это ФЗ № 152 «О персональных данных». В нем указывается, что персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на ее основе физическому лицу (субъекту персональных данных). Она включает фамилию, имя, отчество, число, месяц, год и место рождения, а также адрес, сведения о семейном, социальном, имущественном положении, об образовании, профессии, доходах и иные.

Обязательное и добровольное предоставление данных

Предоставление данных может быть обязательным и добровольным. Обязательное предусмотрено федеральными законами (например, ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования») в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства (перечень приведен в п. 2 ст. 9 ФЗ «О персональных данных»).

Без получения согласия субъекта может осуществляться обработка его персональных данных в целях исполнения договора, одной из сторон которого он является, либо в случае, если это необходимо для доставки почтовых отправлений и т. п. Полный перечень таких исключений приведен в п. 2 ст. 6 ФЗ № 152

Соблюдения конфиденциальности не требуется и в отношении общедоступных персональных данных. Так, столичный мировой суд отказал советнику Президента РФ Сергею Дубику в претензиях к порталу «Гражданский контроль», обнародовавшему неправомерно, по мнению чиновника, его персональные данные. Суд признал законной публикацию на сайте «Гражданский контроль» фамилии и должности советника Путина, и судья постановила, что использование в публикациях информации об именах и должностях госслужащих не является нарушением закона.

Является ли ваша компания оператором?

Если организация, например, передает данные работника в банк для выпуска «зарплатной» карты, то она является оператором. Если у фирмы есть клиенты – физические лица, то ее также следует считать оператором. Если предприятие осуществляет передачу персональных данных в другие организации, любым лицам, то и оно – оператор.

Статья 22 Федерального закона «О персональных данных» закрепила за операторами обязанность до начала обработки персональных данных сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять такой процесс. Уведомления должны быть посланы в письменной форме и подписаны уполномоченным лицом или отправлены в электронном виде и подписаны электронной цифровой подписью Операторам необходимо зарегистрироваться в Реестре операторов персональных данных на сайте Роскомнадзора: rsoc.ru/p582/p585/ и указать цель обработки персональных данных.

Это может быть, например, кадровый учет сотрудников по трудовому договору; исполнение трудового договора; подбор кадров; поддержка иностранных сотрудников; продвижение товаров на рынке; продажа рекламных мест; возврат утерянных паспортов; учет обращений в медицинский кабинет; организация пропускного режима; автоматизация обмена почтовыми сообщениями.

Что касается оснований, при которых работодатель вправе обрабатывать персональные данные без уведомления Роскомнадзора, то они перечислены в ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В частности, это можно делать, если персональные данные работника используются в соответствии с трудовым законодательством. Обрабатывать такие данные разрешается исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, оказания содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, создания условий для личной безопасности персонала и сохранности имущества организации, контроля качества выполняемой работы (ст. 86 ТК РФ).

Итак, направлять уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор нет необходимости в том случае, когда персональные данные работников обрабатываются согласно трудовому законодательству. При этом, если работодатель планирует в рамках совместного с банком «зарплатного» проекта выплачивать зарплату работнику через банковскую карту или оформить ему договор добровольного медицинского страхования, то такие отношения выходят за рамки трудового законодательства. В такой ситуации необходимо отослать в Роскомнадзор уведомление установленного образца.

Защита персональных данных

Любое юридическое лицо в силу требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обязано принимать меры по защите персональных данных, при этом перечень таких мер оно вправе определять самостоятельно.

Мероприятия по защите персональных данных можно разделить на две большие подгруппы: по внутренней и внешней защите персональных данных.

К мерам по внутренней защите персональных данных относятся следующие действия:

• ограничение числа работников (с регламентацией их должностей), которым открыт доступ к персональным данным. Кого может включать этот перечень? Абсолютно всех, кто имеет доступ к личным делам, т. е. сотрудников отделов кадров или ответственных за кадровое делопроизвод-
ство, работников бухгалтерии, секретарей-делопроизводителей, специалистов, которые заключают договоры с физическими лицами, а также инженеров, программистов, юристов;

• назначение ответственного лица, обеспечивающего исполнение организацией законодательства в рассматриваемой сфере;

• утверждение перечня документов, содержащих персональные данные;

• издание внутренних документов по защите персональных данных, осуществление контроля за их соблюдением;

• ознакомление работников с действующими нормативами в области защиты персональных данных и локальными актами; проведение систематических проверок соответствующих знаний работников, обрабатывающих персональные данные, и соблюдения ими требований нормативных документов по защите конфиденциальных сведений. Следует иметь в виду, что все сотрудники, которые имеют доступ к персональным данным других людей, должны быть ознакомлены с особенностями законодательства в области защиты персональных данных;

• рациональное размещение рабочих мест для исключения несанкционированного использования защищаемой информации;

• утверждение списка лиц, имеющих право доступа в помещения, в которых хранятся персональные данные;

• утверждение порядка уничтожения информации;

• выявление и устранение нарушений требований по защите персональных данных;

• проведение профилактической работы с сотрудниками по предупреждению разглашения ими персональных данных.

Среди мер по внешней защите персональных данных следует выделить такие:

• введение пропускного режима, порядка приема и учета посетителей;

• внедрение технических средств охраны, программных средств защиты информации на электронных носителях и др.

Несмотря на то что законом не установлены конкретные требования к количеству и содержанию локальных актов, принимаемых в организации по вопросам обработки и защиты персональных данных, практика реализации данного нормативного акта сформировала необходимый минимум документов, которые должны быть разработаны в компании:

• общий документ, определяющий политику фирмы в отношении обработки персональных данных, например положение о персональных данных;

• список лиц, обрабатывающих персональные данные;

• приказ о назначении сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных. Указанное лицо должно осуществлять внутренний контроль за соблюдением компанией и ее работниками законодательства о персональных данных, в том числе требований к их защите, доводить до сведения персонала положения законодательства о персональных данных, локальных актов по вопросам их обработки, а также требования к защите таких данных, организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных и (или) контролировать прием и обработку таких обращений и запросов;

• положение о правовых, организационных и технических мерах защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных. В данном положении рекомендуется прописать конкретные меры по защите персональных данных (введение пропускного режима, применение программных средств защиты информации – паролей, антивирусных программ, хранение персональных данных обособленно от других сведений, на отдельных материальных носителях и в специально оборудованных помещениях с ограниченным доступом и т. д.);

• локальный акт, устанавливающий процедуры,направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства в сфере защиты персональных данных, устранение последствий таких нарушений. Так, в компании могут быть разработаны план мероприятий по внутреннему контролю безопасности персональных данных, инструкция о порядке проведения служебного расследования по фактам нарушений законодательства в сфере защиты персональных данных, вестись журнал антивирусных проверок и контроля работы с персональными данными, журнал обучения, инструктажа и аттестации по вопросам защиты персональных данных.

Иные организационные и технические меры, направленные на защиту персональных данных

Следует позаботиться также об организационных и технических мерах, предназначенных для защиты персональных данных. Вот как может выглядеть их список:

• утверждение требований к помещению, где хранятся персональные данные.

Следует иметь в виду, что законодательством они не установлены. Однако если исходить из имеющихся аналогичных законов, учитывать положения Трудового кодекса РФ, то во избежание несанкционированного доступа к персональным данным на бумажных носителях необходимо оборудовать помещение, где они хранятся, запирающимися шкафами. В локальном нормативном акте следует установить требования к помещению, где хранятся персональные данные, а также издать приказ об определении помещений, где обрабатываются персональные данные, и утвердить перечень лиц, имеющих допуск туда;

• обеспечение программной защиты информационной системы организации. При использовании электронных систем обработки персональных данных необходимо учитывать требования по обеспечению безопасности таких данных, установленные в Положении об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. В том числе следует ограничить доступ к определенным сведениям в информационных системах (например, установить пароли и т. д.). Целесообразно также ограничить доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные акционеров, двухуровневой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли должны устанавливаться администратором баз данных и администратором сети соответственно и сообщаться индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным, при этом их следует как можно чаще (например, ежемесячно) менять;

• ведение журнала учета работы с персональными данными. В целях соблюдения конфиденциального режима работы с персональными данными целесообразно вести журнал учета выдачи персональных данных другим лицам, организациям и государственным органам. В нем следует регистрировать поступающие запросы, а также фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дате передачи персональных данных или факте уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечать, какая именно информация была передана.

Передача персональных данных третьим лицам

Поводов для передачи персональных данных третьим лицам может быть масса – заключение договоров дополнительного медицинского страхования, получение «зарплатных» банковских карт и т. д. Если организация большая – несколько тысяч работников, то получение с каждого из них согласия на обработку персональных данных может занять много времени. Да и сами работники от этого будут не в восторге. Таким образом, возникает вопрос: можно ли заранее решить эту проблему, включив данный пункт в трудовой договор?

По своему опыту скажу, что собирать со всех согласие на передачу данных в любом случае придется. В трудовой договор, конечно, можно включить соответствующий пункт, но все равно необходимо будет выполнить требование о получении согласия работника. Причем проще будет оформить это согласие отдельно.

Сделайте коллективный договор с работниками и перечислите там всех тех третьих лиц, которым будут передаваться персональные данные, указав их наименование, адрес, цель передачи им данных, включив перечень их возможных действий с персональными данными и обозначив срок, в течение которого они будут обрабатывать эти данные. Все работники распишутся – и дело будет закрыто.

Какие контрольные органы вправе затребовать персональные данные

Суды и другие правоохранительные органы могут беспрепятственно получать от компаний персональные данные сотрудников, клиентов или контрагентов без согласия последних. Но ответ на вопрос о том, имеют ли аналогичные права другие контролирующие структуры и какие именно, приходится искать не только в законах, но и в судебной практике.

Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 25.06.09 г. по делу № А40-76345/08-122-112 указал, что сотрудник службы судебных приставов не имеет права запрашивать и получать сведения, содержащие личные данные граждан. В частности, суд отметил, что ни Федеральный закон от 21.07.1997 № 118-ФЗ «О судебных приставах», ни Федеральный закон от 02.01.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не предоставляют судебным приставам-исполнителям права получать персональные данные без согласия их субъектов, не устанавливают условия получения таких данных, не определяют круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также полномочия судебного приставаисполнителя по их обработке.

Трансграничные передачи

Если ваша компания осуществляет передачу персональных данных в другую страну, то возникает проблема защиты персональных данных при их трансграничных перемещениях.

Что такое трансграничная передача данных? Это передача персональных данных оператором через государственную границу Российской Федерации органу власти, физическому или юридическому лицу иностранного государства. В Российской Федерации одним из критериев оценки государства с точки зрения организации им адекватного уровня защиты может выступать факт ратификации им Конвенции о защите прав физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 г., ETS № 108.

До начала передачи оператор должен убедиться в том, что на территории иностранного государства обеспечена адекватная защита прав субъектов персональных данных.

Камнем преткновения является формулировка «адекватная защита», так как критерии адекватности нигде не определяются, при этом здравый смысл подсказывает, что адекватной можно считать защиту, которая соответствует российскому законодательству.

Присоединение иностранного государства к Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных (Страсбург, 1981 г.; с изменениями 1999 г.) позволяет причислять его к числу тех, кто гарантирует вполне адекватную защиту. Но, например, США эту конвенцию не ратифицировали. Есть такая программа U.S. – EU Safe Harbor. Она упорядочивает отношения только между ЕС и США. Мы же в ЕС не входим. В США законодательства, регулирующего область персональных данных, как такового не существует. Есть только упоминание в законах штатах о так называемом privacy (OECD Guidelines on the Protection of Privacy and Transborder Flows of Personal Data:).

Для обоснования адекватности защиты персональных данных при передаче их в зарубежный филиал компании необходимо реализовать ряд мероприятий, включая разработку документа (или нескольких), который отражает следующие основные моменты:

• общие положения (организационная структура компании; страна (страны), в которую передаются персональные данные; цель передачи и
обработки персональных данных за границей);

• правовое обоснование трансграничной передачи персональных данных (перечень нормативно-правовых документов, на основаникоторых осуществляется передача и обработка персональных данных);

• описание объекта защиты;

• характеристики передаваемых персональных данных (категории персональных данных, отправляемых за границу; категории субъектов персональных данных; способы обработки данных: автоматизированная, неавтоматизированная, смешанная);

• регламент обеспечения безопасного информационного обмена персональными данными с зарубежными филиалами (представительствами) (описание информационных систем персональных данных, из которых они передаются, а также ИСПДн, куда они передаются, перечисление каналов передачи данных, стандартов и протоколов передачи данных и т. д.). Описание мероприятий и средств обеспечения защиты передаваемых данных (организационные меры; технические средства защиты информации, в том числе криптографические);

• состав законодательства иностранного государства, отражающего вопросы защиты персональных данных;

• заключительные положения (обязательства зарубежного филиала соблюдать законодательство по обработке персональных данных страны, в которой он находится; обеспечивать соответствующую защиту полученных и обрабатываемых персональных данных, заверенные подписью ответственных лиц головной организации и зарубежного филиала).

Эти мероприятия позволят минимизировать риски реализации угроз для персональных данных при их трансграничной передаче, повысить ответственность должностных лиц за соблюдением установленных норм информационной безопасности.

Сколько хранить?

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания или по истечении 75-летнего срока их хранения, если иное не определено законом.

Согласно ФЗ-152, персональные данные должны быть уничтожены оператором по достижении цели их обработки. А, например, первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течение 75 лет. Но они должны находиться в архиве, а ФЗ-152 на архив не распространяется в соответствии с законом об архиве. Таким образом, после сдачи документов в архив организация уже не может хранить эти сведения у себя.

Что касается больничных листов, то это касается субъекта. К примеру, если работник уволился, заново никуда устроиться не успел и заболел, то больничный рассчитывается ему на основании дохода по последнему месту работы. А в организации в соответствии с налоговым законодательством обязаны хранить все финансовые документы за пять прошедших лет для налоговой проверки. Причем отсчет срока хранения ведется от начала нового финансового года или даты передачи дела в архив, а это тоже обычно происходит в конце года. И кстати, до пяти лет допускается хранение документов в организации, без передачи их в архив.

Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»

Итак, постановление Правительства РФ 2007 г. № 781 утратило силу. В новом постановлении № 1119 объединены два проекта, один из которых определяет уровни защищенности информации, содержащей персональные данные, а второй – требования к их безопасности. Подробнее ознакомиться с текстом документа можно на сайте government.ru. По сути дела, мало что изменилось. Та же оценка соответствия, тот же непонятный электронный журнал, те же требования об утверждении списка допущенных лиц, установлении режима безопасности в помещениях, та же отсылка к нормативным документам ФСТЭК и ФСБ. Постановление определяет, что набор средств защиты оператор должен выбирать самостоятельно, основываясь на ранее принятых нормативных актах ФСБ и ФСТЭК.

Согласно документу, актуальными угрозами для безопасности персональных данных являются условия и факторы, создающие потенциаль-ную опасность несанкционированного доступа к базам данных при их обработке, в результате которого данные могут быть уничтожены, изменены, заблокированы или предоставлены третьим лицам, не имеющим к ним права доступа. Кроме того, в постановлении определены три типа угроз информационным системам, содержащим пользовательские базы данных, а также четыре уровня защищенности информационных систем.

Пункт 13 постановления № 1119 требует, чтобы в помещениях, где производится обработка персональных данных, был обеспечен режим безопасности в соответствии с 4-м (минимальным) уровнем защищенности. При выполнении этой нормы документа становится практически невозможным использование мобильных устройств для обработки персональных данных за пределами помещения, где обеспечен режим безопасности. Следовательно, применение сотрудниками ГИБДД, таможенниками или врачами планшетов и смартфонов за пределами своих офисов оказывается также неправомерным.

Теперь подробной классификации угроз нет, поэтому проводим их оценку самостоятельно и устанавливаем соответствующий уровень защищенности в целях их нейтрализации. Для обеспечения нужного уровня защищенности необходимо реализовать ряд организационных и технических мероприятий по выбору средств защиты информации, причем сделать это надо, ориентируясь на документы ФСБ и ФСТЭК.

Есть ли какие-либо ограничения по применению средств защиты для различных уровней защищенности? Данный вопрос не раскрыт ни в ФЗ-152, ни в постановлении Правительства РФ № 1119.

Юлия Бронских, «Директор по безопасности»

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1. из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись. При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия. Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.