Заполнение карточек т 2

Содержание

Как указать основание прекращения трудового договора в личной карточке? Образец записи и порядок заполнения

Обязательно ли это делать?

На основании п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» каждая запись, которая в нее вносится (например, о переводе на другую должность) должна быть продублирована в личной карточке. Это относится и к внесению сведений об увольнении.

Своей росписью в карточке сотрудник подтверждает, что он ознакомлен с данными, внесенными в трудовую. Отсутствие ознакомления работника с этими данными является нарушением законодательства.

При потере книжки трудовой именно на основе личных карточек можно восстановить нужную информацию.

Когда и кем заполняется?

Личные карточки – обязательные кадровые документы строгой отчетности для учета труда. Работодатель несет ответственность за правильность ее заполнения. Заполняются они специалистом отдела кадров. Освобождены от их ведения лишь индивидуальные предприниматели.

В качестве бланка используется унифицированная форма Т-2:

  • 1 и 2 страницы заполняются при приеме на работу;
  • 3 и 4 в процессе работы сотрудника.

Коммерческие организации могут разработать свою собственную форму, которая должна быть отражена в учетной политике организации и утверждена приказом руководителя. Информацию можно вносить и в электронном виде, но т.к. часть вносимых данных требует подписи работника, необходим бумажный вариант. Документ заполняется на всех сотрудников, кроме тех, которые трудятся по гражданско-правовому договору.

Предлагаем посмотреть видео о том, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Заполнение и хранение

Запись в личную карточку сотрудника производится в последний день его работы в организации. Информация вносится после создания приказа о прекращении трудового договора и заполнения на его основании трудовой книжки (подробнее о заполнении трудовой книжки при увольнении можно узнать ). При увольнении документ закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Карточки уволившихся специалистов хранят отдельно от остальных. После года хранения они отправляются в архив организации. Общий срок хранения составляет 75 лет.

В какой раздел вносятся данные?

Для внесения данных о разрыве трудовых отношений выделен собственный раздел, в котором указывается:

  • Основание прекращения трудового договора. Причина указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ и ссылками на соответствующую статью, ее часть и пункт.
  • Дата увольнения. Днем прекращения трудовых отношений с сотрудником является последний день его работы в организации.
  • Дата и номер приказа о расторжении трудового договора.

После внесения отметки об увольнении, специалист кадровой службы, который внес эту информацию, ставит свою подпись с расшифровкой. Также должно быть указано наименование должности, которую занимает кадровик.

Далее на фото показан образец записи об увольнении в личной карточке форме Т-2:

На нашем сайте можно найти полезный материал о документах при увольнении:

  • Заявление.
  • Какие справки выдаются сотруднику при уходе?
  • Записка-расчет.
  • Запись в трудовой книжке.
  • Уведомление о расторжении ТД.
  • Приказ и акт о передаче дел и МЦ.
  • Документы, выдаваемые работнику при увольнении.

Должен ли работник ставить свою подпись?

Работник заверяет своей подписью внесенную в личную карточку информацию об увольнении. Эта подпись подтверждает его согласие и со всеми остальными записями, которые внесены в документ.

Таким образом, личная карточка является обязательным документом, который должен заполняться на каждого работника. Требует она заполнения и при увольнении. После ухода работника личная карточка продолжает храниться в организации.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим факт трудовой деятельности каждого работающего человека. Именно поэтому так важно, чтобы все записи, содержащиеся в ней, были корректными и правильно оформленными. Проверить данный факт может сам владелец. Подтверждением этому является подпись работника в трудовой книжке.

Такая подпись ставится собственноручно работником предприятия только после того, как все внесенные сведения были им тщательно проверены. Это делается для того, чтобы не допустить неточностей в совершенных записях со стороны организации-работодателя, обезопасить себя от будущей бумажной волокиты в случае, если выяснится, что запись сделана неверно либо вообще отсутствует, а также исключить возникновение других проблемных ситуаций.

Почему так важно проверять все данные?

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита. Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить. Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой

Отечественным законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работник обязан поставить свою подпись в основном документе о своей трудовой деятельности и профессиональном стаже. Среди них выделяют следующие:

  1. на титульном листе трудовой книжки после того, как ответственный за ее ведение и хранение заполнит все основные сведения о конкретном сотруднике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и гор рождения, записи о полученном образовании (полном или неполном), профессия, специальность или специализация с указанием уровня квалификации)}
  2. на титульном листе после совершения всех записей, отраженных в пункте 1, при выдаче работнику дубликата трудовой книжки}
  3. при выдаче вкладыша к трудовой книжке подпись ставится также на титульном листе, после заполнения всех необходимых полей (вкладыш имеет юридическую силу только в совокупности с трудовой книжкой)}
  4. после ознакомления со всеми внесенными в трудовую книжку записями, реквизитами, а также после проверки наличия подписи и печати организации-работодателя или уполномоченного лица.

Совершение каждой новой записи, которая вносится сотрудником отдела кадров в трудовую книжку или в ее вкладыш, связанная с переводом в другое подразделение, назначение на другую должность, увольнение работника, должно сопровождаться оповещением работника. При этом само лицо, в отношении которого вносились соответствующие изменения, должно расписаться в личной карточке о том, что оно ознакомлено с данным фактом.

Например, в случае увольнения при вручении документа о трудовой деятельности сотруднику лично в руки, работник ставит подпись в трудовой книжке, а также в двух других документах, в частности:

&nbsp}

  • в личной карточке}
  • в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка – это документ установленного образца, который должен быть оформлен на каждого работника, трудоустроенного в конкретной организации. Она состоит из 11 разделов, в том числе общих сведений, информации о воинском учете, прием на работу и соответствующие переводы, аттестация, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка.

Книга учета представляет собой комплексный документ, в котором регистрируется любое движение трудовых книжек внутри и вне организации-работодателя.

В законе есть одна оговорка, в соответствии с которой подпись работника не ставится в том случае, когда в день прекращения юридического действия трудового договора невозможно выдать трудовую книжку. Это может быть обусловлено тем, что работник отсутствует либо отказывается получить ее на руки. В этой связи представитель работодателя должен направить ему соответствующее уведомление, в котором содержится предложение забрать трудовую лично либо дать письменное согласие на ее отправку посредством почтовых услуг.

Цель внесения подписи работника в трудовую книжку

Некоторые считают, что подпись работника, проставляемая в указанных случаях в трудовой книжке, не несет в себе никакой смысловой и юридической нагрузки. Однако это мнение ошибочно.

Основные цели совершения подписи сводятся к следующему:

  • проставление образца подписи на титуле трудовой книжки, чтобы в дальнейшем можно было сличить вновь совершаемые подписи в сведениях о работе}
  • свидетельство того, что работник ознакомился с внесенными данными и подтверждает их корректное содержание}
  • исключение возможности наступления предусмотренной законодательством ответственности.

Требования, предъявляемые к подписи работника

Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.

  1. Подпись должна быть аккуратной.
  2. Подпись должна быть совершена гелевой, перьевой или шариковой ручкой чернилами синего, черного или фиолетового цвета.
  3. После того, как работник поставил свою подпись, необходимо расшифровать ее.
  4. Расшифровка подписи должна быть полной, то есть необходимо указать не только фамилию, но и инициалы работника.
  5. В трудовой книжке должна ставиться только подпись и ее расшифровка без дополнительных пояснений в виде «с записями ознакомлен», «согласен» или «совершенные записи верны».

Однако относительно последнего пункта существуют активные дискуссии, ведь в соответствии с государственным стандартом реквизит «Подпись» включает в себя следующие элементы:

  • название должности работника, который поставил свою подпись}
  • личная подпись}
  • расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Вместе с тем, в государственном стандарте закреплен перечень документов, на которые распространяются все его требования. Трудовая книжка в этом списке не числится, поэтому в отношении нее положения ГОСТа носят рекомендательный характер и не требуют обязательного соблюдения всех требований.

Место для подписи работника в трудовой книжке

Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3. При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

  • ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки}
  • делается оттиск печати организации-работодателя}
  • совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста. Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Таким образом, нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, а также основные правила заполнения трудовых книжек содержат лишь положения о том, где должен расписаться сотрудник в трудовой книжке. Все остальные моменты вырабатывались практическими работниками в течение профессиональной деятельности.

Минтруд России разъяснил особенности подписи на титульном листе трудовой книжки работников

В силу п. 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает первую страницу (титульный лист) трудовой книжки, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Сама форма трудовой книжки предписывает ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, «разборчиво».

В Минтруд России поступил вопрос относительно того, требуется ли при проставлении упомянутой подписи указание Ф. И. О. кадрового работника или достаточно только собственно подписи. Ответ на него чиновники дали довольно странный (письмо Минтруда России от 20 марта 2019 г. № 14-0/В-171). В ведомстве указали, что «исходя из пункта 2.2 Инструкции подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, на титульном листе трудовой книжки работника должна быть поставлена разборчиво». Однако, во-первых, указанная норма вообще ничего не говорит про «разборчивость» подписи. Как уже отмечалось выше, соответствующее указание наличествует только в самой форме трудовой книжки. А во-вторых, вопрос как раз и заключался в том, как именно выполнить требование о «разборчивости» подписи. Ведь в своем общеязыковом значении подпись представляет собой уникальную совокупность символов, выполненную с применением оформительских приемов и используемую для аутентификации человека. Критерий «разборчивости» с трудом к ней применим, поскольку подпись вообще может не содержать каких-либо языковых единиц.

В то же время, например, по ГОСТу Р 7.0.97-2016 подпись включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). И в таком понимании подписи хотя бы становится понятно, что именно требуется указывать «разборчиво». Возникает правда другой вопрос: как вместить все указанные элементы в отведенное в соответствующей графе титульного листа трудовой книжки место? Очевидно, разъяснения Минтруда России к разрешению указанных затруднений правоприменителей не приближают.

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца

Отметим, что специалисты Роструда отвечают на аналогичные вопросы гораздо более конкретно: в консультациях с портала «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуется вносить в рассматриваемую графу титульного листа трудовой книжки фамилию лица, ответственного за ее ведение.

«Холост», «Женат», «Разведен», «Не состою в браке» – как правильно написать состояние в браке?

Семейное положение интересует всех, начиная от работодателя, который преследует свои цели, и заканчивая регистрацией на самых разных сайтах, в особенности на платформах для знакомств. Самое интересное в том, что виды семейного положения немного отличаются у мужчин и женщин, поэтому нужно быть осведомленным в данном вопросе, чтобы составить грамотное резюме.

Состояние в браке действительно играет значимую роль в приёме на работу, поэтому стоит внимательно подойти к изучению темы и разобраться во всех тонкостях, о которых пойдет речь в данной статье.

Виды семейного положения

Следующие виды семейной жизни закреплены юридически:

  • не замужем или не женат. Такой вид семейного положения говорит о том, что человек никогда не был в браке;
  • разведен(а). Если человек находится в разводе, то есть на определенный промежуток времени он не состоит в браке, его семейное положения обозначается одним словом «разведен(а)»;
  • замужем или женат. Такой вид положения в семье говорит о том, что человек связан узами брака, и это подтверждено юридически;
  • состою в гражданском браке.

Незарегистрированным брак можно назвать тогда, когда женщина и мужчина живут вместе, рожают детей, ведут общее хозяйство, но при этом не зарегистрированы официально. Такое понятие появилось давно, но в юриспруденцию оно вошло недавно, так как стало очень популярным среди молодых людей.

Теперь следует отдельно разобрать семейное положение у мужчин и у женщин. Что касается официального брака или же брака, который мы называем гражданским, всё понятно. Но почему некоторые мужчины называют себя холостяками? Что значит холостой?

Всё просто — понятие «холост» и понятие «не женат» — это синонимы. Оба положения говорят о том, что мужчина не состоит в браке. У мужчин есть еще одно положение, оно совсем не позитивное, но его стоит упомянуть, так как жизнь не вечна.

Если мужчина был женат, но его жена скончалась, он становится вдовцом. У женщин положения такие же, как и у мужчин. Женщина также может стать вдовой. Если она выходит замуж, она приобретает новое семейное положение «замужем».

Единственное, что стоит отметить, так это то, что понятие «холостой» больше свойственно мужчинам, женщин называют «одинокими», но опять же так говорят не все.

Если вы заполняете резюме, и от вас требуют семейное положение «женат/замужем», а у вас нет второй половинки, то не нужно врать, так как ложь всегда вскрывается, а на работу берут в первую очередь, обращая внимание на ваше образование и желание, тем более честный сотрудник заслуживает большее доверие, нежели лгун. Если вы захотите, то всё получится без вранья по поводу своей личной жизни.

Что писать в графе «состояние в браке»?

Когда вы составляете резюме, вам придется заполнить графу «Состояние в браке». Она не всегда имеет значение для работодателя, но иногда, особенно когда профессия связана с постоянными командировками, от работника требуют какого-то определенного состояния в браке.

Чаще холостой сотрудник требуется для командировок, а женатый для работ с другими странами, например, дипломату или политику желательно состоять в браке.

Хочется сказать, что проверять ваше семейное положение будут, поэтому анкета должна быть заполнена достоверной информацией. Нотариус — специалист, который найдет даже самую малую ложь.

Есть два основных положения — это женат и не женат, которые мы привыкли считать значимыми, остальные идут как дополнения и пояснения этих двух.

Но, графа «состояние в браке» требует от нас конкретного ответа, вам нужно выбрать свое положение из шести представленных. Что же писать в случае, когда вы женаты, а также чем заполнить графу, когда вы не состоите в браке?

Что писать, если я состою в официально зарегистрированных отношениях?

В графе «Состояние в браке» вам нужно поставить только цифру, которая соответствует коду по ОКИН (Общероссийский Классификатор Информации о Населении). Если вы официально зарегистрированы в браке, впишите цифру 2, именно она говорит о вашем положении.

Что писать, если я не состою в официально зарегистрированных отношениях?

Если вы не состоите в отношениях, которые закреплены юридически или вообще не состоите ни в каких отношениях, то вам стоит обратить внимание на список ниже и выбрать цифру (код по ОКИН).

Какая цифра соответствует вашему положению на момент заполнения резюме:

  • если вы никогда не были женаты или замужем, выбирайте цифру 1;
  • если вы состоите в гражданском браке, ваша цифра 3;
  • если вы разведен или разведена, выбирайте 5;
  • если вы разошлись, то впишите цифру 6.

Есть цифра 4, которую вписывают вдовы и вдовцы, поэтому, если вы таковыми являетесь, то обратите внимание на данный код.

Коды очень легко распределены между положениями, поэтому запутаться сложно. Также тем, кто будет заполнять резюме, стоит посоветовать обратить внимание на состав семьи, который от вас потребуют.

Указывая члена семьи, не забудьте указать степень вашего родства. Вам необходимо вписать только ближайших родственников, такими являются — мать, отец, сын, дочь, а также родные братья и сестры.

Правила заполнения личной карточки Т-2

Для того чтобы оформить личную карточку Т-2 нужно собрать пакет документов, которые перечислены в списке ниже:

  1. паспорт (иногда можно воспользоваться другим документом, который удостоверяет вашу личность);
  2. трудовая;
  3. военный билет;
  4. СНИЛС;
  5. документ, который подтверждает окончание учебного заведения;
  6. свидетельство, которое подтверждает постановку на учет в налоговую;
  7. приказ о приёме на работу.

Если понадобится какая-либо дополнительная справка, вам обязательно сообщать в кадровой службе и дадут время на её подготовку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:
+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19
Это быстро и бесплатно!

Заполнение разделов формы

Документ заполняется на основе нескольких разделов, которые очень значимы для работодателя. Каждый из них расписан ниже.

Перед тем как начать разбирать разделы, стоит сказать о том, что у вас должен быть образец по заполнению, с ним будет намного легче разобраться в информации:

  • гражданство. Заполнять заявление начните с графы «Гражданство». Здесь всего 4 возможных варианта, каждому из которых соответствует своя цифра. Вы можете быть гражданином РФ (1), к этому может быть добавлено еще одно гражданство (2). Также вы можете не иметь гражданства (4) или быть гражданином другой страны (3);
  • знание языков. Здесь важно учесть, что графа должна быть заполнена двумя кодами, первый означает язык, а второй — степень владения. Код владения от 1 и до 3, то есть если вы свободно говорите, выбирайте 3, если только со словарем — 1;
  • образование. Образование в карточке кодируется сложнее всего. Здесь такие коды как 02, 11, 18, то есть они не располагаются по порядку, поэтому стоит отдельно изучить эту тему, чтобы правильно заполнить форму. Она довольно обширная;
  • состояние в браке. О данной графе уже было сказано многое, выше вы сможете найти коды и их обозначения, чтобы грамотно заполнить заявление. И помните, что женитьба здесь имеет значение;
  • воинский учет.

Сведения о воинском учете должны быть полными. Не пропускайте этот этап. Вам придется заполнить несколько пунктов в графе по данной теме. Начните с воинского звания.

Для начала уточните его правильное написание, чтобы не ошибиться. Далее заполните «Состав (профиль)». Не забудьте про кодовое обозначение, которое должно быть полным (это может быть 6 цифр или 6 цифр + буква).

Следующие три пункта не менее важные, не упустите их:

  • местный комиссариат — его наименование, и где он находится;
  • состоит ли на воинском учёте;
  • отметка о том, что с воинского учёта снят.

После того как вы заполнили графу «Воинский учет», вы должны подписать документ и поставить дату, подпись должен поставить и работник службы кадров. Также сотрудник указывает свою должность и наименование службы.

Не забудьте, что должна быть указана расшифровка подписи, не только ваша, но и работника службы, в которой проходило заполнение документа.

Написать закодированную информацию несложно, если вы хорошо себя знаете и помните наименование военных организаций, учебного заведения, в котором обучались и так далее. Также помните, что информация о супружестве не менее значимая, чем военная служба, учтите свое положение и внесите верные данные.

В заключение стоит сказать, что графа «Состояние в браке» очень важна в справке Т-2, но всё же некоторые работодатели закрывают глаза на семейное положение, потому что специальность может вообще никак с семейной жизнью не соприкасаться.

Если вы хотите получить работу, вы её получите. Семейное положение — это всего лишь одна из граф, которая должна быть заполнена в обязательном порядке.

Экспертный ответ

Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа.

Вы работаете специалистом по охране труда? Или хорошо разбираетесь в вопросах по охране труда?

Тогда Вы можете стать экспертом на данном проекте. Отвечайте на вопросы и Вы не только смоежете помочь коллегам, но и получить вознаграждение за каждый квалифицированный ответ.

Вознаграждение выплачивается каждый четверг, минимальная выплата 300 рублей. Дать экспертный ответ

Комментарии к вопросу: 14

Уважаемые коллеги, если нет экспертного ответа, Вы так же сможете найти ответ на вопрос в комментариях

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

В личной карточке работника Т2 закончились графы Отпуск, Перевод и др. и теперь нужно оформить дополнение к личной карточке. Нужно ли эти дополнения утверждать на каждого работника приказом организации?

Ответ

Обычно, дополнения к карточке приказом не утверждают.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

Подробнее о личной карточке работника Т2 читайте здесь:

Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Либо заводить новую карточку дополнение:

В настоящее время законодательством не регламентирован вопрос о заполнении личной карточки, оформленной в дополнение к основной в связи с окончанием каких-либо граф.

В связи с чем, представляется, что можно заполнять только те графы, которые закончены в предыдущей карточке, например, «Отпуск» и «Прием на работу и переводы на другую работу».

Т.е., по нашему мнению, нужно заполнять те графы, которые необходимы Вам для работы, чтобы постоянно не обращаться к основной карточке.

Чтобы не потерять и не перепутать данные основную карточку и ее продолжение, целесообразно их сшить. На второй (дополнении) карточке в верхнем углу можно указать, что это продолжение личной карточки работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

На практике работодатели поступают следующим образом.

Популярные вопросы

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

У нифицированная форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Раздел 8 этого бланка является одним из наиболее активно заполняемых. Ведь в отличие от большинства других граф данного документа, заполняемых один раз, в этот раздел записи могут вноситься по два-три раза за год, а иногда и чаще. Поэтому часто возникают ситуации, когда место в данном разделе заканчивается.

В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться разъяснениями Госкомстата России, которые были даны относительно ранее действовавших бланков и до настоящего времени не утративших силу:

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

«Старые советские кадровики» еще помнят специальные вкладыши в карточку Т-2, которые заказывались дополнительно к бланкам. На таких вкладышах обычно указывалось: «Приложение к Личной карточке работника», затем дублировалось поле с номером и датой трудового договора и пункты с 1 по 4 Раздела 1 «Общие сведения», после чего на двух сторонах листа шли графы Раздела 8. Причем подписи в конце этого приложения, на наш взгляд, являются обязательными, поскольку законодатель требует «закрытия» подписью работника всех данных, включенных в личную карточку.

В настоящее время очень малое число организаций заказывает унифицированные формы в типографии, что еще больше упрощает решение данной проблемы – обычно все это печатается на принтере. По окончании граф в разделе 8 (так же, как и граф в любом другом разделе) изготовляется дополнительный документ (образец в Примере). Данное приложение вкладывается в личную карточку работника и хранится вместе с ней.

Внесение дополнений в личную карточку каким-либо иным образом, кроме создания вкладышей-приложений, например, путем оформления новой карточки и присоединения ее к уже имеющейся, законодательством не предусмотрено. Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям.

Когда ставятся подписи сотрудника кадровой службы и работника в приложении к личной карточке? Отдельно для приложения это не регламентировано, поэтому считаем, что порядок такой же, как и для основной карточки в целом. Т.е. подписи должны «закрывать» приложение по увольнении работника, но не будет нарушением и проставление подписей после заполнения всего вкладыша до конца, перед тем как будет заведен новый.

Приложение к личной карточке по форме № Т-2