Возврат подотчетной суммы

Содержание

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых под отчет денежных средств

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Итоги

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ, Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.

Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.

Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.

Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Срок отчета по подотчетным суммам

Срок отчета по подотчетным суммам — это дата, указанная в документе, на основании которого деньги были выданы. Если работник не отчитался вовремя и не вернул полученные средства, к нему можно применить меры. Но тянуть с этим нельзя.

Правила выдачи средств

Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:

  • ФИО и должность сотрудника;
  • цель выдачи;
  • сумма;
  • на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу.

Образец приказа

Образец заявления

Деньги выдают наличными либо перечисляют на банковскую карточку работника.

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

  • либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
  • либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Разрешение споров

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок и не не вернуло полученные деньги вовремя. В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса. Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании выданных средств из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). В течение этого времени у компании есть возможность подотчетные суммы, не возвращенные в срок, взыскать в судебном порядке.

Обращаем ваше внимание, что неподтвержденный документально расход в интересах организации, невозвращенный и невзысканный своевременно подотчет, по мнению ИФНС, является доходом работника, и с него нужно удержать НДФЛ. Это позиция изложена в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, и судьи ее поддерживают: Подробнее — в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.

Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 04 марта 2015 г. по делу N 33-4740/2015 (ключевые темы: подотчетные суммы — подотчетные лица — авансовый отчет — бухгалтерский учет — расходный кассовый ордер)

12 октября 2016

Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 04 марта 2015 г. по делу N 33-4740/2015

Судебная коллегия по гражданским делам Московского областного суда в составе:

председательствующего судьи Фоминой Н.И.,

судей Цуркан Л.С., Ситниковой М.И.,

при секретаре Селезневой Н.О.,

рассмотрев в открытом судебном заседании 04 марта 2015 года апелляционную жалобу ООО «Связь-Ком» на решение Коломенского городского суда Московской области от 08 декабря 2014 года по делу по иску ООО «Связь-Ком» к Шелепову Ивану Дмитриевичу о взыскании материального ущерба в виде подотчётных сумм,

заслушав доклад судьи Цуркан Л.С.,

объяснения представителя ответчика,

УСТАНОВИЛА:

ООО «Связь-Ком» обратилось в суд с иском к Шелепову И.Д. о взыскании материального ущерба в виде подотчётных сумм.

Свои требования мотивировало тем, что приказом N012к от 01.12.2010 ответчик был назначен коммерческим директором ООО «Связь-Ком», в тот же день с ним был заключен трудовой договор N 12/10. Находясь в указанной должности, на основании должностной инструкции и приказов «О подотчетных лицах» N 4/1 и 1/2 от 10.01.2012 года и 10.01.2013 года ответчик неоднократно получал из кассы предприятия денежные средства. За период работы, ответчиком получено под отчет денежных средств на общую сумму 3 534 000 руб., однако оправдательных документов было представлено на сумму 110 000 руб.

Полагает, что ответчиком был нанесен прямой действительный ущерб организации. Получив в кассе организации денежные средства, ответчик эти средства в полном объеме обратно в кассу не внес, оправдательных документов, подтверждающих расходование средств, не представил.

Просило взыскать с ответчика сумму материального ущерба в виде подотчетных сумм в размере 3 424 000 руб., проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 204 013 руб.; возместить затраты, связанные с оплатой госпошлины в сумме 26 340 руб. 06 коп.

Ответчик и его представитель в судебном заседании исковые требования не признали, заявили о пропуске истцом срока исковой давности.

Решением суда в удовлетворении исковых требований было отказано.

Не согласившись с вынесенным решением, истец обжаловал его в апелляционном порядке, просил решение суда отменить, постановить по делу новое решение.

Проверив материалы дела, обсудив доводы апелляционной жалобы, выслушав объяснения явившихся участников процесса, судебная коллегия приходит к следующему.

Как следует из материалов дела, ответчиком получались денежные средства из кассы предприятия: 26.07.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 95 под отчет 1 200 000 руб.; 07.08.2012 года по расходно-кассовому ордеру N103 под отчет 250 000 руб. 13.09.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 119 под отчет 200 000 руб., 02.10.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 122 под отчет 934 000 руб. 13.09.2012 года по расходно-кассовому ордеру N147 под отчет 150 000 руб. 17.12.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 154 под отчет 100 000 руб. 29.12.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 167 под отчет 300 000 руб.

18.12.2013 года ответчиком было возвращено по приходно-кассовому ордеру N 17 в кассу общества 110 000 руб.

19.02.2013 года ответчиком от ООО «ВАП» получен для организации-истца займ 200 000 руб., который в кассу истца не вносился.

В тот же день ответчиком от ООО «ИТ-Телеком» получен для организации-истца займ 200 000 руб.

Согласно материалам дела, в январе 2014 года ответчик уволен из ООО «Связь-Ком».

Разрешая спор и постановляя по делу решение об отказе в удовлетворении исковых требований о взыскании подотчетных сумм, суд первой инстанции исходил из того, что в нарушение ст. 247 Трудового кодекса РФ истцом проверка для установления ущерба не проводилась, кроме того, истцом по требованиям о взыскании ущерба по расходно-кассовым ордерам за 2012 год пропущен срок, установленный ст. 392 Трудового кодекса РФ.

Судебная коллегия соглашается с данным выводом суда первой инстанции, исходя из следующего.

На основании положений п.1 ст. 232 Трудового кодекса РФ сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

Общие условия наступления материальной ответственности работника отражены в ст. 233 Трудового кодекса РФ, согласно которой материальная ответственность может быть применена к работнику при наличии одновременно четырех условий: прямого действительного ущерба; противоправности поведения работника; вины работника в причинении ущерба; причинной связи между противоправным поведением работника (действиями или бездействием) и наступившим ущербом (п.4 Постановления ПВС РФ от 16.11.2006 N 52).

В п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ дано разъяснение, согласно которому к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности».

В соответствии со ст. 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

На основании ст. 243 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случаях недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п.2).

Как следует из положений ст. 247 Трудового кодекса РФ обязанность устанавливать размер причиненного ущерба и причину его возникновения лежит на работодателе.

Для этого до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Между тем, из материалов дела, усматривается, что работодатель проверку для установления размера ущерба не проводил, объяснения по данному факту у ответчика не отбирались, более того, при расторжении трудового договора 31.01.2014 года на основании подписанного соглашения, стороны взаимных претензий друг к другу не имели.

На основании ст. 392 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.

В силу п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 в тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения.

С 01.01.2012 года порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регламентируется Главой 4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», действовавшего с 01.01.2012 по 31.05.2014, после чего утратил силу с 01.06.2014 в связи с изданием Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Согласно п. 4.1 Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами …

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Порядок выдачи юридическим лицом по расходному кассовому ордеру 0310002 необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом (п. 4.5).

Таким образом, учитывая, что п.4.4. вышеприведенного Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег, то есть, несмотря на установленный этим нормативным актом дискретный характер выдачи работодателем работнику каждой подотчетной суммы отдельно (при этом по каждой из них возникает самостоятельное обязательство), работодатель по мнению суда, необоснованно посчитал все выданные в 2012 году подотчетные суммы (26.07.2012, 07.08.2012, 13.09.2012 (РКО N 119), 13.09.2012 (РКО N 147), 02.10.2012, 17.12.2012, 29.12.2012 — итого 7 сумм)-единой суммой (3 424 000 руб.), по которой он начислил проценты за пользование чужими денежными средствами в соответствии со ст. 395 ГК РФ со дня последнего получения в кассе подотчетных денег.

Таким образом, суд первой инстанции верно указал, что поскольку ответчику выдавались не товаро-материальные ценности, а денежные суммы из кассы предприятия, учитываемые в его бухгалтерском учете, факт обнаружения невозврата подотчетной суммы, а, следовательно, причинения работодателю ущерба, должен быть однозначно установлен в день, когда подотчетная сумма должна быть работником возвращена.

В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который должны быть выданы наличные деньги под отчет, подотчетное лицо обязано предъявить Авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (например, кассовых чеков магазина). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Истец в силу действующего с 01.01.2012 года Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 1- 2.10.2011 N 373-П обязан был проводить своевременно учет денежных средств, выданных своим работникам под отчет в установленные сроки, а также своевременно проводить ежегодную отчетность.

Согласно п. 4.1 Учетной политики ООО «Связь-Ком» для целей бухгалтерского учета на 2012 год, утвержденной Приказом директора N 75 от 31.12.2011 «Об утверждении «Положения об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2012 год и «Положения об учетной политике для целей налогового учета на 2012 год» организация обязана руководствоваться Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.11.2011 года N 373-П. (следовательно, и его п. 4.4).

Согласно п.4.4 Учетной политики для целей бухучета должен быть сформирован список сотрудников, которым производится выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды.

Распоряжением по организации должен быть установлен срок сдачи авансовых отчетов по подотчетным суммам, а также срок, в который производится окончательный расчет по авансовым отчетам.

Здесь же в п. 4.4 Учетной политики указано, что «сотрудники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 30 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах».

Но в нарушение п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П в Учетной политике организации не установлен этот самый срок, на который могут выдаваться подотчетные средства. Не указана также и предельная сумма выдаваемых подотчетных средств.

Работодателем в позднее изданном во исполнение учетной политики на 2012 год приказе N 4/1 от 10.01.2012 «О подотчетных лицах» установлен на 2012 год перечень подотчетных лиц, которым могут быть выданы из кассы суммы под отчет, но не указаны, ни предельный размер сумм этих сумм, ни срок, на который они выдаются.

Отсутствие у истца распорядительного документа (приказа) о сроке возврата подотчетных сумм или неуказание в существующем такого срока (как в данном случае), рассматривается контролирующими органами как неустановление сроков выдачи подотчетных сумм.

Поскольку сам работодатель не установил указанного обязательного срока возврата, то он устанавливается нормативно.

Учитывая положения п.4.4 вышеуказанного Положения N 373-П о том, что новая подотчетная сумма должна выдаваться только после отчета работника по ранее выданной, повторенная в п. 4.4. учетной политики ООО «Связь-Ком» на 2012 год, то срок возврата каждой выданной под отчет суммы должен быть принят как дата выдачи каждой последующей.

Нормативно срок возврата подотчетных сумм (в случае не установления его самим работодателем), установлен. Так, в Письме ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704 устанавливается, что приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Учитывая срок для подачи работником авансового отчета, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который должны быть выданы наличные деньги под отчет, факт невозврата каждой из выданных ответчику подотчетных сумм должен нормативно устанавливаться как четвертый день после выдачи ответчику каждой из выданных в 2012 году сумм.

Таким образом, если учитывать даты возникновения обязательства работника и дату подачи истцом иска в суд — 09.09.2014 года, а также положения ст. 392 ТК РФ, то годичный срок исковой давности истек до подачи иска.

Кроме того, ущербом является наличие невозвращенной работником подотчетной суммы, учтенной в бухгалтерском балансе предприятия.

Согласно п. 1 ст. 11 Закона РФ от 06.12.2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в действии с 01.01.2013 года, активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Согласно п.3 ст. 11 настоящего Закона случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяется экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Согласно п. 30 указанного Положения бухгалтерская отчетность организации состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках» и т.д., в том числе, согласно п. 73 Положения — расчетов с дебиторами и кредиторами.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражается выдача сумм под отчет, а по кредиту — списание утвержденных руководителем израсходованных сумм («Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Если работник своевременно не отчитался о полученных суммах, в бухгалтерском учете на счете 71 числится дебиторская задолженность, которая в данном случае списывается с бухгалтерского учета на основании письменного распоряжения руководителя 29.06.2012 в состав прочих расходов с отражением по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (п. п. 11,16,17,18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N ЗЗн, «Инструкция по применению Плана счетов»).

В силу положений п.1 ст. 30 Федерального закона от 06.12.2011 N 402- ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных настоящим Федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации до дня вступления в силу настоящего Федерального закона», поэтому данные Приказы Минфина РФ об утверждении обоих ПБУ продолжают действовать, и уж, во всяком случае, действовали на момент возникновения спорных правоотношений.

Согласно ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», отчетным периодом для годовой (бухгалтерской отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, за исключение случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица.

В пп.5 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ и в ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что как в налоговую инспекцию, так и в подразделение Росстата бухгалтерскую отчетность требуется сдавать не позднее трех месяцев после того, как закончится год, то есть до 31 марта следующего года включительно.

То есть, обязательная инвентаризация должна быть проведена не позднее окончания отчетного года и не позднее даты составления и сдачи бухгалтерской отчетности. То есть, до 31 марта следующего за отчетным года.

Аналогичное положение содержалось и в п.2 ст. 12 ранее действовавшего (до 01.01.2013) Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором прямо указано, что обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

При таких обстоятельствах суд считает, что руководитель и главный бухгалтер, подписывающие бухгалтерскую отчетность и утверждающие результаты обязательной инвентаризации перед ее составлением, не могли не знать о наличии не возвращенных подотчетными лицами подотчетных сумм.

Эта дата применительно к 2012 году, когда ответчику выдавались подотчетные суммы, 31.03.2013 года.

И если течение годичного срока исковой давности исчислять с 01.04.2013 года, до которой должна в силу закона была проводиться обязана инвентаризация, срок исковой давности также истек 01.04.2014 года.

Таким образом, суд считает, что истцом пропущен срок исковой давности для взыскания с ответчика, как работника, ущерба от невозврата подотчетных сумм.

Доказательств уважительности причин пропуска установленного законом срока, истцом представлено не было.

Кроме того, как установлено судом первой инстанции, что кроме подотчетных сумм из кассы истца, ответчиком 19.02.2013 года получена от не участвующего в деле ООО «ВАП» сумма займа в размере 200 000 руб., которая в кассу истца не вносилась.

Однако в этом случае у ответчика не возникает обязательства перед той организацией, которая не получила причитающейся ей денежной суммы, обязательство по передаче которой возникает у заимодавца, а это, не Шепепов И.Д., а ООО «ВАП» и ООО «ИТ — Телеком» — как стороны договора займа.

Никаких доказательств в обоснование права ООО «Связь-Ком» требовать с ответчика возврата в свою пользу указанных полученных 19.02.2013 от сторонних организаций денежных сумм, соответственно, 200 000 руб. и 200 000 руб., к исковому заявлению не приложено.

Учитывая положения ст. 56 ГПК РФ, истцом не доказано, ни наличие обязательства ответчика по договорам займа, отнесенные истцом к дате 19.02.2013, ни его размер, ни норма права, на основании которой данные суммы могут подлежать взысканию, в силу чего данное требование удовлетворению также не подлежит.

На основании изложенного, судебная коллегия полагает, что у суда первой инстанции отсутствовали основания для удовлетворения исковых требований о взыскании материального ущерба.

Что касается требований о взыскании процентов за пользование чужими денежными суммами, то данные требования не подлежат удовлетворению, поскольку в данном случае имеют место трудовые правоотношению, регулирование которых предусмотрено Трудовым кодексом РФ, в связи с чем, норма ст. 395 ГК РФ в данном случае неприменима

Таким образом, судом первой инстанции правильно установлены обстоятельства, имеющие значение для разрешения дела, применен закон, подлежащий применению по спорным правоотношением, в соответствии со ст. 67 ГПК РФ представленным сторонами доказательствам дана надлежащая оценка.

Правовых оснований, которые бы в силу закона могли повлечь отмену решения суда, апелляционная жалоба не содержит.

Руководствуясь ст. 328 ГПК РФ, судебная коллегия

ОПРЕДЕЛИЛА:

Решение Коломенского городского суда Московской области от 08 декабря 2014 года оставить без изменения, апелляционную жалобу ООО «Связь-Ком» — без удовлетворения.

Председательствующий

Судьи

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Подотчетные лица

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ — инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

— страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.