Возврат денежных средств из кассы

Порядок оформления возврата денежных средств покупателям в день покупки

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

Согласно статьи 22 закона о защите прав потребителей, требования потребителя о соразмерном уменьшении покупной цены товара, возмещении расходов на исправление недостатков товара потребителем или третьим лицом, а также о возмещении убытков, причиненных потребителю расторжением договора купли — продажи (возвратом товара ненадлежащего качества изготовителю), подлежат удовлетворению продавцом (изготовителем) или организацией, выполняющей функции продавца (изготовителя) на основании договора с ним, в течение десяти дней со дня предъявления соответствующего требования.

При этом, на основании статьи 25 в случае, если аналогичный товар отсутствует в продаже на день обращения потребителя к продавцу, потребитель вправе по своему выбору расторгнуть договор купли — продажи и потребовать возврата уплаченной за указанный товар денежной суммы или обменять его на аналогичный товар при первом поступлении соответствующего товара в продажу. Продавец обязан сообщить потребителю, потребовавшему обмена непродовольственного товара надлежащего качества, о его поступлении в продажу.

📌 Реклама Отключить

Порядок оформления первичных документов при возврате денежных средств покупателю при применении ККМ будет зависеть от того, когда произошел возврат товара. Возврат денежных средств покупателям может быть осуществлен:

  1. в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
  2. не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, занесена в журнал кассира — операциониста и кассовую книгу).

В соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено Письмом Минфина РФ от 30.08.1993г. №104) и Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин» применяется следующий порядок получения покупателем денежных средств в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета): 📌 Реклама Отключить

— возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. На сумму возврата оформляется акт о возврате товара по форме № КМ-З.

Акт о возврате товара по форме № КМ-З составляется в одном экземпляре членами комиссии. При этом, погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число). Суммы, выплаченные покупателям за товары, возвращенные в день покупки по представленным ими неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира — операциониста форма № КМ-4, в графу 15 и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Журнал кассира — операциониста форма №КМ-4, применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков. Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. После снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира — операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

📌 Реклама Отключить

Хотим обратить Ваше внимание, что указанный выше порядок возврата денежных средств, установленный в п.4.3 Типовых правил, предусмотрен для ситуации, когда осуществляется возврат денежных средств до момента получения товара покупателем. Т.е. когда обязанности продавца и кассира — операциониста исполняются различными сотрудниками — покупатель пробивает чек в кассе и идет получать товар, но по каким-то причинам его не приобретает (не получает), а возвращает чек в кассу. В связи с этим, возврат из кассы денежных средств по возвращенному товару, если он приобретался в день покупки, должен производится из главной кассы организации.

Однако организации в практической своей работе допускают возврат денежных средств из кассы, в которой осуществлялся расчет за возвращенный товар, если он приобретался в день покупки. Что касается налоговых органов, то они лояльно относятся к возврату из кассы денежных средств не только по неотоваренным чекам, но и по возвращенному товару, если он приобретался в день покупки

📌 Реклама Отключить

В случае, когда возникает необходимость в выдаче денежных средств в день совершения покупки, при этом покупателем представлены весомые аргументы, подтверждающие приобретение товара в магазине в текущий день, но кассовый чек по каким-то причинам не представляется, выплата денег должна быть осуществлена из главной кассы организации.

Порядок оформления возврата денежных средств покупателям не в день покупки

Порядок оформления возврата денежных средств покупателям не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета), определен следующими нормативными документами:

  • Письмо Центрального банка России №18 от 04.10.1993г. (в редакции от 26.02.1996г.) «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;
  • Письмо Комитета РФ по торговле от 10.07.1996г. №1-794/32-5 «Методические рекомендации по учету оформления операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли»

В соответствии с п.5 ст.18 Федерального Закона Российской Федерации №2300-1 от 07.02.1992г. «О защите прав потребителей» (в редакции от 30.12.2001г.) отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, которые удостоверяют факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли — продажи и возврат денег). 📌 Реклама Отключить

Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Для возврата денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер по форме № КО-2, в котором также с указывается фамилия, имя, отчество покупателя и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Порядок составления и оформления расходно-кассового ордера утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Кассовые ордера при возврате товаров покупателями

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 октября 2017 г.

Содержание журнала № 20 за 2017 г. НОВОЕН.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Сколько кассовых ордеров составить по итогам смены ККТ, в течение которой были выдачи наличных вернувшим товар покупателям? ЦБ ответил на запрос.

Новые кассовые правила вызвали вопросы

При выдаче наличных покупателю, вернувшему купленный ранее товар, следует выбить чек с признаком расчета «возврат прихода»п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). Соответственно, деньги нужно выдать из ящика ККТ, даже если возвращается товар, приобретенный покупателем в предыдущие дни и/или оплаченный им на другой ККТ организации-продавцаПисьма Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, от 04.07.2017 № 03-01-15/42315, от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622. По окончании смены в ящике ККТ остается сумма, равная разнице между наличной выручкой и суммой наличных денег, выданных вернувшим товар покупателям. Ее и сдают кассиру для оприходования. Обычно это делает либо сам операционист ККТ, либо старший смены операционистов.

В августе ЦБ изменил порядок ведения кассовых операций, предусмотрев возможность составления ПКО и РКО на основании формируемых онлайн-ККТ фискальных документовп. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). К фискальным документам относится и отчет ККТ о закрытии сменыабз. 27 ст. 1.1, п. 5 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ. В нем должны быть указаны итоговая сумма всех полученных за смену ККТ наличных (сумма чеков с признаком «приход») и итоговая сумма возвратов денег покупателям за смену (сумма чеков с признаком «возврат прихода»)абз. 18 ч. 1 ст. 4.1, ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ; п. 6 приложения № 1 к Приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Однако в обновленных кассовых правилах не сказано, как именно нужно составить кассовые ордера на основании отчета ККТ о закрытии смены:

•или только один ордер, а именно — ПКО на разницу между наличной выручкой и суммой наличных возвратов покупателям за смену ККТ, то есть на сумму, фактически сдаваемую операционистом ККТ;

•или необходимы и ПКО на всю наличную выручку за смену, и РКО на сумму наличных возвратов покупателям.

Поэтому мы направили в ЦБ запрос о порядке составления кассовых ордеров на основании сменного отчета ККТ. И вот что выяснилось.

Обойтись одним только ПКО не получится

Это был бы самый экономный с точки зрения кассового документооборота вариант. Кассир расписывается в ПКО именно за ту сумму, которую фактически принимает от операциониста ККТ в кассу. Операционист ККТ получает квитанцию к ПКО в подтверждение того, когда и сколько он сдал денег из ящика ККТ.

Однако в этом случае на сумму наличных, которая в течение смены ККТ была получена от одних покупателей и возвращена тем же либо другим покупателям, нет ни ПКО, ни РКО, ни, соответственно, записей в кассовой книге. Получение этой суммы и последующая ее выдача отражены только в фискальных документах ККТ. И в ЦБ этот вариант сочли неправильным, несмотря на то что фискальные документы в электронном виде отправляются в ФНС. В своем ответе ЦБ подчеркнул, что на все принятые деньги у организации должны быть ПКО, а на все выданные — РКО.

Составление кассовых ордеров по итогам смены ККТ, в течение которой были возвраты денег покупателям

Пресс-служба Банка России

— В соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У на все полученные, выданные наличные деньги хозяйствующими субъектами оформляются соответственно приходные кассовые ордера 0310001, расходные кассовые ордера 031002, на основании которых делаются записи в кассовой книге 0310004.

Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким образом, хозяйствующие субъекты по окончании проведения кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники могут оформить два кассовых документа — приходный кассовый ордер 0310001 на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых при ведении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и расходный кассовый ордер 0310002 на общую сумму выданных наличных денег.

Например, за смену ККТ операционист ККТ принял за проданные товары 50 000 руб. и выдал 4000 руб. покупателям, вернувшим товары. В конце дня операционист ККТ сдает кассиру организации 46 000 руб. и отчет ККТ о закрытии смены. На основании сменного отчета следует оформить два ордера: ПКО на общую сумму принятых денег, то есть на 50 000 руб., и РКО на общую сумму выданных денег, то есть на 4000 руб. Однако такой порядок плохо вписывается в привычную многим организацию работы. Вот какие вопросы возникают при оформлении этих ордеров в тех случаях, когда кассир организации и операционист ККТ — разные люди.

У банкомата все четко: сколько сняли (или внесли) денег, на такую сумму чек и выдаст. А операционистам ККТ, которые тоже должны быть точными при операциях с деньгами, порой приходится что-то выдумывать

Вопрос 1. Кто подпишет? Не ясно, кто должен поставить свою подпись в строке «Получил кассир ___» ПКО и в строке «Выдал кассир ___» РКО. Действующие правила ведения кассовых операций не позволяют кассиру организации расписываться в этих строках, потому что в соответствии с ними кассир вправе подписать кассовый ордер:

•только тогда, когда сам лично принимает либо выдает наличные, непосредственно при совершении соответствующей кассовой операцииабз. 5 п. 5.1, абз. 4 п. 6.2 Указания № 3210-У. А в нашем случае кассир принимает от операциониста меньше, чем указано в ПКО, и никаких наличных в сумме 4000 руб. не выдает;

•только если указанная в ПКО сумма совпадает с суммой фактически принимаемых кассиром организации наличных; в ином случае кассир обязан перечеркнуть ПКО и передать его для переоформленияабз. 4, 6 п. 5.1 Указания № 3210-У. А в нашем случае в ПКО указано 50 000 руб., при этом кассир принимает 46 000 руб.

Вопрос 2. На чье имя? В ПКО должен быть указан вноситель денег, которому отдается отрывная квитанцияп. 5.1 Указания № 3210-У. В РКО должны стоять ф. и. о. получателя, его паспортные данные и его подписьп. 6.1 Указания № 3210-У. Но в нашем случае ф. и. о. операциониста ККТ, который наличные из ящика ККТ сдает в кассу, нельзя указать:

•ни в строке «Принято от ___» ПКО, так как операционист сдает не ту сумму, которая указана в этом ПКО (он оформлен на 50 000 руб., а операционист сдает всего 46 000 руб.). А значит, не получится выполнить правило, согласно которому кассир обязан выдать вносителю наличных (в нашем случае это операционист ККТ) квитанцию к ПКОабз. 5 п. 5.1 Указания № 3210-У. Соответственно, у операциониста не будет документа, подтверждающего, когда и сколько денег он сдал;

•ни в строке «Выдать ___» РКО, так как операционист не получает из кассы наличные в сумме 4000 руб. (эти наличные уже были выданы ранее из ящика ККТ вернувшим товар покупателям). Соответственно, он не может и подписать такой РКО за получателя в строке «Подпись ___».

Вот какое решение следует из дальнейшего ответа ЦБ на наш запрос о порядке составления кассовых ордеров на основании отчета о закрытии такой смены ККТ, в течение которой были возвраты товаров покупателям.

Операционисты ККТ — это тоже кассиры

Напомним, касса — место проведения кассовых операцийп. 2 Указания № 3210-У. Кассовые операции — это прием и выдача наличныхп. 2 Указания № 3210-У, в том числе и с применением ККТ. Соответственно, ККТ — это «участок» кассы организации. А значит, работающий на ККТ операционист может быть назначен отвечающим за этот участок кассиром организации в соответствии с п. 4 Указания № 3210-У. При этом кассира организации, который проводит выдачу и прием наличных без применения ККТ и отвечает за ведение кассовой книги, нужно сделать старшим кассиром.

Оформление сдачи денег из ящика ККТ по окончании смены ККТ

Пресс-служба Банка России

— Исходя из норм Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У при наличии у хозяйствующего субъекта нескольких кассиров, осуществляющих кассовые операции, их работу организует старший кассир.

Выдача кассирам наличных денег для кассовых операций, прием от них наличных денег осуществляются старшим кассиром с отражением в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег.

При применении контрольно-кассовой техники кассир сдает наличные деньги вместе с фискальными документами, предусмотренными абз. 27 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, по окончании проведения кассовых операций старшему кассиру. Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 оформляются на итоговые суммы принятых, выданных кассирами наличных денег на основании вышеуказанных фискальных документов.

При оформлении приходного кассового ордера 0310001 по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 от ордера не отделяется.

Во многих организациях работающие на ККТ операционисты не являются кассирами в смысле п. 4 Указания № 3210-У (им не установлены соответствующие должностные права и обязанности; нередко на ККТ работает продавец). Для назначения их рядовыми кассирами, а имеющегося кассира — старшим кассиром необходимо внести изменения в трудовые договоры и кадровые документы организации, установить доплаты операционистам за совмещениеч. 1, 2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ. Материальная ответственность операционистов ККТ при этом не меняется — они и так отвечают за наличные, проходящие по ККТ.

Что такое книга учета принятых и выданных кассиром денег

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88, далее — книга учета) как раз и предусмотрена для того, чтобы фиксировать каждую передачу денег между старшим и рядовым кассирами в рамках одной кассы. Подпись в ней ставит тот кассир, который получает деньгип. 4.5 Указания № 3210-У (пример ее заполнения см. на с. 85).

Внимание

При работе с онлайн-ККТ вы не обязаны применять унифицированные формы документов по учету кассовых операций № КМ1—КМ9Письмо Минфина от 23.08.2017 № 03-01-15/54156. Но вы вправе вести те из них, которые необходимы для внутренних нужд вашей организации.

В Указании № 3210-У не сказано, сколько таких книг следует вести по каждой кассе организации, там сказано лишь, что записи в книге учета делает старший кассирп. 4.5 Указания № 3210-У. Лучше, чтобы своя книга учета была и у каждого рядового кассира, и у старшего. Тогда любая передача денег между старшим и рядовым кассирами будет фиксироваться в двух книгах, и у каждого из них будет храниться документ, подтверждающий, сколько денег и когда он принял и сдал.

Если вы добровольно ведете журнал по форме № КМ-4 либо какой-либо другой документ, в котором старший кассир расписывается в подтверждение получения денег от кассира-операциониста, то можно ограничиться одной на всех кассиров книгой учета. Вести ее будет старший кассир.

В результате подтверждением того, сколько и когда кассир-операционист сдал наличных из ящика ККТ, будет подпись старшего кассира в книге учета. И квитанция к ПКО как подтверждение передачи наличных операционисту уже не нужна. Выдачу кассиру-операционисту размена тоже следует оформлять записями в книге учета.

Какой кассир (рядовой или старший) подписывает кассовые ордера по итогам смены ККТ?

Мы спросили у ЦБ, кто из кассиров — старший или рядовой, работающий на ККТ, — должен поставить подпись в ПКО и РКО по итогам смены ККТ. А также задали вопрос: допускается ли вовсе оставить строки ордеров «Получил кассир ___» и «Выдал кассир ___» пустыми, учитывая, что:

•ПКО и РКО составлены на основании фискального документа, данные которого передаются в ФНС;

•в кассовых чеках, сформированных на онлайн-ККТ в течение смены и передаваемых в ФНС, есть должность и фамилия кассира-операциониста, который принимал и выдавал наличные, а в отчете о закрытии смены — должность и фамилия лица, сформировавшего отчеттаблица 4 приложения № 2 к Приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@?

Вот что ответил ЦБ.

Подписание кассовых ордеров, оформляемых на основании фискальных документов

Пресс-служба Банка России

— В реквизитах (полях) «Получил кассир, подпись, расшифровка подписи» приходного кассового ордера 0310001 и «Выдал кассир, подпись, расшифровка подписи» расходного кассового ордера 0310002, оформленных по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, проставляются подпись и фамилия, имя, отчество (при наличии) старшего кассира.

Проблема в том, что старший кассир вправе отказаться расписываться в ордерах за получение наличных, которые он лично не принимал, и за расходование наличных, которые он лично не выдавал. Ведь, как мы уже сказали, в кассу из ящика ККТ он принимает меньше, чем указано в ПКО, и ничего не выдает. Причем организация своим внутренним документом не может обязать его подписывать такие ордера. Что тогда?

В полномочия операциониста ККТ, назначенного рядовым кассиром в соответствии с п. 4 Указания № 3210-У, можно включить и подписание кассовых ордеров в строке «Получил кассир ___» ПКО и в строке «Выдал кассир ___» РКО по проводимым им кассовым операциямпп. 4, 4.2, абз. 5 п. 5.1, абз. 4 п. 6.2 Указания № 3210-У. Тогда именно рядовой кассир должен подписать ПКО и РКО на суммы, указанные в отчете о закрытии смены ККТ, поскольку именно он получал и выдавал эти наличные.

При этом оформлять кассовые ордера по итогам смены ККТ могут и другие работники — главбух, бухгалтер, старший кассир, сам рядовой кассир-операционист, иное должностное лицо (выбор нужно закрепить внутренним документом организации)п. 4.2 Указания № 3210-У. Такой работник ставит подпись в строке «Главный бухгалтер» ПКО и, соответственно, в строке «Главный бухгалтер» либо «Руководитель организации» РКО. Только после этого их подписывает рядовой кассир-операционист.

* * *

Итак, есть два способа организовать составление кассовых ордеров по итогам смены ККТ — в зависимости от того, какой кассир их будет подписывать. Покажем их на примере в следующей статье.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2020 г.

  1. Оформляем «процентный» чек ККТ, № 2

2019 г.

  1. Образцы возвратных чеков, № 21
  2. Онлайн-ККТ: разъяснения ФНС, № 20
  3. Используем онлайн-кассу правильно, № 18
  4. Применение ККТ: вовремя и без ошибок, № 17
  5. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
  6. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
  7. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

Оформление возврата товара, проданного через ККТ

ИА ГАРАНТ

Предусмотрено ли действующим законодательством оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники (возвраты бывают разные: ошибочно пробитый кассовый чек, возврат товара от покупателя, неверная сумма в чеке и т.д.)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники.
Основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины при ошибочном пробитии кассового чека (в том числе при неверной сумме в чеке) является должным образом оформленный акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.
При отказе покупателя от товара в день покупки необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком.
При возврате товара покупателем не в день покупки (оплаты) возвращать денежные средства из кассы нужно на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу.
Обоснование вывода:
В первую очередь заметим, нормативно-правовыми документами не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники (далее — ККТ либо ККМ) при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке), а также при возврате товара покупателем.
Документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ, регламентированы Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее — Типовые правила)).
В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).
Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132*(1).

Ошибка кассира

Порядок действий при ошибке кассира-операциониста приведен в п. 4.3 Типовых правил.
Если ошибочная печать чека (в том числе при неверной сумме в кассовом чеке) не связана с продажей товара покупателю и ошибка обнаружена в тот же день, в конце рабочей смены следует составить акт по унифицированной форме N КМ-3. В графах 4 и 5 акта следует указать, соответственно, номер и сумму каждого ошибочного чека. Акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии. В состав комиссии должны входить руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист организации.
На ошибочно пробитый кассовый чек необходимо поставить специальный штамп «Погашено». Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом по форме N КМ-3 сдается в бухгалтерию, где он должен храниться вместе с иными документами за данное число.
Напомним, сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня, фиксируемым в фискальной памяти ККТ и на контрольной ленте. Данные о денежной выручке должны соответствовать сумме полученных денег.
Так, указанная в акте по форме N КМ-3 сумма ошибочно пробитого кассового чека отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма N КМ-4), и на данную сумму уменьшается выручка контрольно-кассовой машины за этот день (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 N 17-15/076525, решение Арбитражного суда Свердловской области от 12.05.2011 N А60-45825/2010)*(2).
Таким образом, при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке) основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины является должным образом оформленный акт по форме N КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.

Возврат товара

Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:
— в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
— не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в журнал кассира-операциониста и кассовую книгу).
1. При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.
На сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) (смотрите также письма ФНС России от 11.04.2013 N АС-4-2/6710, УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141). Указанный акт составляется членами комиссии в одном экземпляре.
Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число (письма УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 26.12.2006 N 22-12/115771, от 30.12.2005 N 09-24/668).
В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в письмах от 08.06.2006 N 22-12/49655, от 02.11.2005 N 22-12/80195.
Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя (п. 4.2 Типовых правил).
Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
Как разъяснено в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2008 N 22-12/066519@, в графе 11 Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 10 — графа 13 — графа 15).
Согласно абзацу третьему п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия по окончании работы на кассовой машине кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
Поскольку выручка кассы за день уменьшается на сумму возврата, то в приходном кассовом ордере указывается фактическая сумма денежных средств, полученная в течение дня (с учетом возврата) (постановление ФАС Уральского округа от 26.06.2014 N Ф09-3350/14 по делу N А60-26808/2013). При этом на основании приходного кассового ордера в бухгалтерском учете отражается поступление денежных средств по дебету счета 50 «Касса». Так как сумма денежных средств, возвращенная в день покупки покупателю, в приходном кассовом ордере не отражается, то в бухгалтерском учете сумма возврата в день покупки на счетах 50 и 90 «Продажи» также не отражается.
2. При возврате товара не в день покупки (оплаты) возврат денежных средств через контрольно-кассовую технику не допускается (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 N АС-4-2/6710). В связи с этим Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) не составляется.
Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 N 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 03.11.2006 N 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Таким образом, возврат денежных средств из кассы не в день оплаты за товар должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п. 6.1, 6.2 Указаний N 3210-У с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний N 3210-У, смотрите также письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 N АС-4-2/6710).
Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на расчетный счет) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).
Рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет получения наличной денежной выручки через ККТ;
— Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российской коллегии аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Горностаев Вячеслав
25 января 2016 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) С 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ). Однако из этого правила существует исключение — обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). В частности, обязательными к применению остаются формы кассовых документов, поскольку использование унифицированных форм данных документов предусмотрено нормативными правовыми актами ЦБ РФ (смотрите также письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243, ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941@).
*(2) Ни Типовые правила, ни постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, которым утверждены формы КМ-3 и КМ-4 и указания по их заполнению, ни иные нормативные акты, регулирующие наличное денежное обращение и порядок применения ККТ, не требуют обязательного наличия объяснительной записки кассира-операциониста. Оформление данного документа является сугубо добровольным. Однако его наличие может быть полезным в случае возникновения спора с контролирующими органами (смотрите постановление ФАС Московского округа от 09.04.2008 N КА-А40/2670-08).

Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.

Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов ( хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3.

С подробным описанием оформления возврата можно ознакомиться вэтойстатье.

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):
Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Оформление продажи по банковской карте безналичным расчетом кредитом

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z — отчете отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира — операциониста.

Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средствнеза наличный расчет — то есть любыми другими способами:

· банковской картой- пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:

· 1 — на самом банковском терминале

· 2 — на кассовом аппарате

· дорожнымичеками

· продажейв кредит и др.

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12- пишется количество чеков по безналу.
В графе 13- общая сумма чеков по безналу.
В графе 11-сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:

графа 14 — графа 13 = графа 11

Пример заполнения безналичного расчета в журнале: ( за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).

Нужно ли применять онлайн-кассу при возврате денег от поставщика?

Цитата (54-ФЗ):Ст. 1.2
1. Контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов…
Ст. 1.1
расчеты — прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей. В целях настоящего Федерального закона под расчетами понимаются также прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги;