Восстановление документов при утере

Содержание

В связи с утерей оригинала третьего экземпляра таможенной расписки, на основании которой мной был уплачен денежный залог, таможня отказывает в возврате уплаченной мной суммы. Установлена ли возможность решения данной проблемы, например путем выдачи дубликата утерянного документа?

В соответствии с п. 23 Инструкции о порядке заполнения и использования таможенной расписки, утвержденной Приказом ГТК России от 24.11.2003 N 1311, суммы денежного залога возвращаются при условии исполнения обязательства, обеспеченного денежным залогом, при представлении плательщиком оригинала третьего экземпляра таможенной расписки.
Вместе с тем при обращении лица таможенный орган может рассмотреть вопрос о выдаче дубликата утерянного оригинала таможенной расписки и возврате (зачете) денежного залога без представления третьего экземпляра таможенной расписки.
Как разъяснено Письмом ФТС России от 05.09.2005 N 01-06/30319 «О возврате (зачете) денежного залога по дубликату 3-го экземпляра таможенной расписки», для возврата (зачета) суммы денежного залога без представления третьего экземпляра таможенной расписки плательщику следует представить в таможенный орган следующие документы:
— письменное заявление плательщика о выдаче дубликата третьего экземпляра таможенной расписки взамен утерянного с указанием причин утраты оригинала третьего экземпляра таможенной расписки;
— копию третьего экземпляра таможенной расписки (при наличии);
— документы, подтверждающие исполнение обязательства, обеспеченного денежным залогом;
— иные документы, которые могут быть представлены плательщиком денежного залога для подтверждения обоснованности возврата (зачета);
— документ, подтверждающий факт утраты третьего экземпляра таможенной расписки (при наличии);
— заявление с просьбой о возврате (зачете) денежного залога, составленное по форме, утвержденной Приказом ГТК России от 25.05.2004 N 607, с приложением установленных данным Приказом документов.
Следует иметь в виду, что решения таможенных органов по указанным заявлениям физических лиц принимаются таможенными органами в каждом конкретном случае по согласованию с ФТС России.
В.И.Решетников
Федеральная таможенная
служба
14.10.2005

После проведения таможенного оформления ввезенный в Российскую Федерацию физическим лицом автомобиль должен быть зарегистрирован в органах Госавтоинспекции. Какие документы требуется представить для регистрации автомобиля в данном случае? «
Финансовые консультации «

Форс-мажор в архиве: действия при порче документов

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Однако даже при соблюдении всех норм могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи или потопа. Форс-мажорные ситуации с архивной документацией могут быть разными как по причинам, так и по масштабу. Вне зависимости от того, испорчена одна папка служебной документации или весь архивный фонд, оставлять без внимания подобные ситуации нельзя.

Предлагаем вам пошаговый алгоритм действий в условиях форс-мажора, результатом которого стала порча или утрата архивных документов.

Шаг 1: сообщаем о произошедшем руководству

Для этого используем докладную записку (Пример 1).

Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Шаг 2: получаем официальное подтверждение произошедшего

Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Шаг 3: создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Шаг 4: составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).

В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

Обратите внимание

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ). При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Если взысканием является увольнение, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8, в которой в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника (см. письмо Роструда от 01.06.2011 №1493-6-1).

Шаг 5: проводим инвентаризацию

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Шаг 6: составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.

Важно!

При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности – от штрафа в размере 100 000 – 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).

Шаг 7: восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации. Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по п. 1 и 4 ст. 110 Налогового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные – у контрагентов и т.д.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

Причины уничтожения документов

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  • Порча документации в результате возгорания или затопления;
  • Хищение бумаг;
  • Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

Что представляет собой акт об уничтожении документов?

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер. В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам. Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.

Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете

Что нужно проверить при составлении акта?

  • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
  • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

Перечень устанавливает следующее:

  • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы. В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент.

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

Утилизация архивных документов

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Если документацию нужно изъять из государственного архива, она истребуется по накладной. Переданные архивом бумаги, которые должны быть утилизированы, описываются в перечне. Этот перечень и есть тот самый акт на уничтожение документов. В нем указывается наименование бумаг и их количество.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
  • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
  • Дата утверждения акта руководства;
  • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Образец акта утилизации документов ООО Шредер.Все бумаги, подлежащие утилизации и внесенные в акт, до момента уничтожения должны храниться отдельно. После рассмотрения комиссией акт заверяет руководитель. Факт утилизации подтверждается актом об уничтожении. Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

  • Наименование дела (общее название документа);
  • Крайние даты;
  • Номер документа по описи или номенклатуре;
  • Количество хранящихся экземпляров;
  • Период хранения;
  • Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Акт о порче имущества – документ, в котором фиксируются повреждения, нанесенные товарно-материальным ценностям, принадлежащим предприятию. При этом преднамеренность или непреднамеренность действий, послуживших причиной порчи имущества, роли не играет – акт составляется вне зависимости от этих обстоятельств.

В каких случаях чаще всего пишется документ

Акт может быть создан в самых разных ситуациях:

  • Распространены случаи, когда вред причиняется различного рода грузам при транспортировке, погрузке и выгрузке (бой, вмятины, трещины, поломки и т.п.).
  • Ущерб может наноситься при потопах внутри офисных помещений – интерьеру, предметам мебели, технике и приборам.
  • Бывает, что порча имущества происходит при неаккуратном или неправильном обращении с ним работниками организаций и т.д.

Зачем нужен акт

Акт относится к первичной документации фирмы, и, являясь безусловным письменным доказательством причиненного повреждения/поломки, становится впоследствии основанием для списания испорченных товарно-материальных ценностей или отправки их в ремонт.

К сотруднику, непосредственно причастному к нанесению вреда имуществу компании, на основании данного документа может быть применена мера дисциплинарного взыскания. Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:

  • замечание,
  • выговор,
  • увольнения,
  • иногда речь идет даже об уголовном преследовании.

Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла. Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба..

Кто составляет акт

Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.

При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, лучше работников разных отделов.

Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.

Составление акта: основные моменты

На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:

  1. Дата, номер и место написания, название организации.
  2. В основной части следует указать
  3. суть причиненных повреждений,
  4. наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей,
  5. приблизительную сумму ущерба.

Если предметов несколько, лучше оформить все данные в виде таблицы.

  • Также нужно внести
  • информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество
  • и причины, по которым произошла порча имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения справедливого наказания).
  • Если виновных лиц установить невозможно (например, в случаях повреждения в результате форс-мажорных обстоятельств: катастроф, наводнений и т.п.), это надо обязательно обозначить.

  • Далее в акте следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
  • При наличии каких-то дополнительных подтверждающих документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.
  • Оформление акта. На что обратить внимание

    При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.

    Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.

    Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный акт об отказе подписать акт.

    Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

    Акт составляется в двух экземплярах:

    • один остается в компании и отправляется в бухгалтерию для списания имущества или выделения денег на ремонтные работы,
    • второй передается сотруднику, причинившему ущерб.

    При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.

    Как хранить акт

    После составления акта и завершения всех процедур, связанных с его непосредственным участием, документ следует передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законом или локальной документацией фирмы (но не менее трех лет), после чего его можно уничтожить.

    Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса

    Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.

    Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.

    Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.

    ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.

    В этом документе должны найти отражение такие данные:

    • дата и точное время установления факта затопления;
    • адрес расположения залитого помещения;
    • локализация водных масс;
    • причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
    • виновник случившегося залива (если он установлен);
    • упоминание о свидетелях (если они были)
    • описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).

    ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.

    Остальные части документа («шапка», дата, подписи членов комиссии) составляются по основным принципам делопроизводства. Строгой формы для документа законами не предусмотрено.

    АКТ № 11
    осмотра жилого помещения, расположенного по адресу:
    г. Нижний Новгород, ул. Ванеева, д.17, кв.21
    от 19 августа 2017 года

    На основании заявления (входящий номер 134 от 19.08.2017) от гр. Деревянского Н.Ю. о затоплении квартиры была сформирована комиссия в составе:

    • начальника ЖЭУ № 2 Моршанского А.П.;
    • инженера ЖЭУ № 2 Пересветовой Т.А.;
    • мастера ЖЭУ № 2 Никодимова О.Л.

    На момент осмотра лицо, виновное в затоплении, установить не удалось.

    Комиссия провела обследование жилого помещения по указанному адресу.

    На момент обследования (19.08.2017 г. в 16:30) установлены следующие повреждения вследствие затопления.

    Пострадала жилая комната площадью 26 кв.м.:

    • на потолке, окрашенном водоэмульсионной краской, водяные разводы и пятна расположены по всей поверхности;
    • стены, оклеенные флизелиновыми обоями, имеют потеки по всему периметру, частично отстают;
    • пол (ламинат) имеет вздутия на стыках;
    • дверь деревянная, окрашенная, разбухла и не закрывается.

    В комнате повреждена мебельная стенка (разбухла по прилегающей к стене поверхности) и телевизор Sony KDL-32WE613 (вышел из строя).

    Затопление случилось 19.08.2017 г. в 15:45. Были произведены следующие работы по устранению:

    • перекрыт стояк с горячей водой в 16:00;
    • заменен стояк горячего водоснабжения (23.08.2017 г.)

    Выводы комиссии: причиной затопления является авария трубопровода горячего водоснабжения (разрыв трубы).

    С актом ознакомлен:
    владелец квартиры № 21 /Деревянский/ Н.Ю. Деревянский

    Акт о порче имущества при выполнении каких-либо работ

    Когда случается непреднамеренная порча имущества вследствие каких-либо жизненных ситуаций, например, выполнения работ, полученный вред нужно как-то компенсировать. Если речь идет об имуществе предприятия, то поврежденные вещи необходимо списывать или приходовать их ремонт. Виновный в порче может быть подвергнут административной или материальной ответственности. Основанием для этих процедур является нормативный документ – акт об испорченном имуществе.

    На предприятии составить такой акт может уполномоченный на это материально-ответственный работник. В составе комиссии должно быть не менее 3 работников организации.

    ВНИМАНИЕ! Если испорчено технически сложное оборудование, то в комиссию следует включить компетентного специалиста или пригласить эксперта.

    Как составить акт

    Унифицированной формы акта нет, но в нем предусмотрены некоторые моменты, обязательные для установления факта порчи имущества. Как в любой официальный документ, в акт необходимо внести:

    • название организации (или использовать фирменный бланк);
    • номер акта;
    • дата составления;
    • подписи членов комиссии и того, кто составлял акт.

    Основная часть акта, определяющая его «специализацию», состоит из следующих моментов.

    1. Описание повреждений:
    2. в чем состоит вред, нанесенный имуществу;
    3. какие материальные ценности пострадали (название, инвентарный номер, количество);
    4. примерная сумма, в которую вылился ущерб.
    5. Сведения о виновнике порчи. Если его установить однозначно не получается, это надо отметить в акте. О виновном лице нужно указать:
    6. его имя, должность;
    7. причины, по которым им учинена или допущена порча;
    8. данные о свидетелях (если таковые были).
    9. Последствия вреда: уточняется, подлежит ли испорченное имущество ремонту или его нужно списывать.
    10. Приложения. Ими могут быть дополнительные источники, подтверждающие нанесенный вред, например, запись камер наблюдения и т.п.

    ООО «БытРемонтСервис»
    г. Екатеринбург
    22.08.2017 г.

    АКТ № 5
    О порче имущества

    В настоящем документе мною, руководителем отдела сбыта Леваневским Анатолием Ивановичем, установлено, что 22 августа 2017 года сотрудница административно-хозяйственного отдела Ревакова Антонина Петровна во время производства текущей уборки неумышленно повредила имущество, принадлежащее ООО «»БытРемонтСервис»: монитор жидкокристаллический LG 34UC79G-B (столкнула со стола на пол).

    Свидетелем инцидента был менеджер отдела сбыта Соколенко Роман Константинович.

    Причина нанесения повреждения: неосторожность при вытирании пыли.

    Монитор нуждается в ремонте – замене матрицы дисплея, ориентировочной стоимостью в 1200 руб.

    Руководитель отдела сбыта /Леваневский/ А.И. Леваневский
    Менеджер отдела сбыта /Соколенко/ Р.К. Соколенко

    С актом ознакомлена
    сотрудник административно-хозяйственной службы /Ревакова/ А.П. Ревакова

    Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара

    Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована – за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание – акт о порче имущества при грузоперевозках.

    В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:

    • наименование товара, подвергшегося повреждению
    • количество испорченного груза в стандартных единицах его измерения (штуках, кг, метрах и пр.);
    • характер внешних повреждений упаковки;
    • надлежащим ли образом были упакованы товары, имеется ли необходимая маркировка на упаковке.

    ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.

    Кроме этих подробностей, в акте следует указать:

    • место поставки и место назначения груза;
    • данные обо всех сторонах: отправителе, перевозчике, получателе;
    • время доставки (по плану и по факту);
    • описание товаров (в соответствии с документацией);
    • как выглядел груз после прибытия;
    • примерная сумма ущерба.

    В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).

    Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.

    Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.

    Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:

    • для поставщика товара;
    • для лица или компании, осуществлявшего перевозку;
    • для получателя груза.

    АКТ № 12
    О порче доставленного груза

    г. Пенза, 17.08.2017 г.

    Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.

    1. Отправитель товара: ООО «Наш лимонад».
    2. Получатель товара: ООО «Лето».
    3. Перевозка товаров осуществлялась компанией-перевозчиком ООО «Магистраль».
    4. Описание товара: 30 пластиковых ящиков лимонада «Колокольчик» в стеклянных бутылках вместимостью 0,33 л, по 12 бутылок в ящике.
    5. Ценность товара по документам: 21 510 руб.
    6. Накладная на груз № 000045278 от 17.08.2017 г.
    7. Пункт отправления груза: г. Пенза, ул. Белякова, 19, склад 1.
    8. Пункт назначения груза: г.Пенза, ул. Аустрина, 68, склад 2.
    9. Время перевозки: расчетное – с 12:00 до 14:00 (2 часа), по факту – с 12:30 до 13:45 (1 час 15 минут).
    10. Описание полученного груза: при доставке получено 30 пластиковых ящиков лимонада, по 12 бутылок в каждом, в том числе 2 поврежденных ящика и 18 разбитых бутылок.
    11. Упаковка не вскрывалась, пломбы в сохранности.
    • фотографии поврежденных ящиков;
    • фотографии разбитых бутылок.

    Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии – нарушение норм перевозки.

    К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.

    Члены комиссии
    Начальник пункта приема ООО «Лето» /Зарубин/ В.В. Зарубин
    Главный бухгалтер ООО «Лето» /Незлобина/ Е.П. Незлобина
    Завскладом № 1 ООО «Лето» /Петухов/ Г.К. Петухов

    С актом ознакомлен
    Водитель ООО «Магистраль» /Рукавичкин/ Р.А. Рукавичкин

    Акт о порче документов

    Случаются ситуации, когда документы на предприятии приходят в негодность вследствие пожара, затопления, других факторов, например, грызунов, или же неумышленного либо злоумышленного деяния. В любом случае, поврежденные бумаги уже непригодны к дальнейшему использованию. Это могут быть документы архивного хранения или же действующая документация. Чтобы обосновать уничтожение таких документов, нужен акт об их порче, иначе неминуема административная при проведении проверки и обнаружении недостачи в документации.

    Акт составляет сформированная руководством сразу после обнаружения факта порчи комиссия. Состав комиссии произвольный, как правило, в нее включается бухгалтер, руководитель структурного подразделения, юрист, могут быть приглашены и представители правоохранительных органов, пожарного надзора, коммунальщиков и т.п.

    Форма акта свободная, но удобно применять образец, приведенный в Правилах архивного хранения документов. В тексте должны быть указаны:

    • названия (регистры) пришедших в негодность документов или № архивного дела;
    • описание факта обнаружения повреждений документации;
    • место, где хранились бумаги;
    • причина случившегося;
    • ответственное за хранение лицо (его надо обязать написать объяснительную по необеспечению сохранности документов, что входит в его прямые обязанности);
    • итог – количество поврежденных или утраченных документов.

    АКТ № 15
    о порче трудовой книжки

    г. Хабаровск, 30.08.2017 г.

    В связи с порчей трудовой книжки на имя кладовщика ООО «Симфония» Романенко Г.В. приказом № 12/1 от 30.08.2017 г. генерального директора ООО «Симфония» Л.Н. Недзельского создана комиссия в составе:

    • председатель – начальник отдела кадров Волинецкая Н.П.;
    • члены комиссии: главный бухгалтер Петрановская П.Е., инспектор отдела кадров Чумакова Р.О.

    Комиссией составлен данный акт о том, что 29.08.2017 г. при внесении записи о переводе на должность кладовщика оказался непоправимо испорчен бланк трудовой книжки – серия ТК № 5738593 на имя Романенко Г.В. Повреждение совершено сотрудником отдела кадров Кольской А.А. в результате разлития краски для печатей и штампов на разворот трудовой книжки и просачиванием ее на титульный лист.

    Комиссия подтверждает непригодность дальнейшего использования бланка трудовой книжки. Испорченный экземпляр предлагается утилизировать с помощью шредера либо сожжения.

    Председатель комиссии
    Начальник отдела кадров /Волинецкая/ Н.П. Волинецкая

    Члены комиссии
    Главный бухгалтер /Петрановская/ П.Е. Петрановская
    Инспектор отдела кадров /Чумакова/ Р.О. Чумакова

    Одним из главных нюансов составления данного документа является его процессуальная грамотность. Наши специалисты из юридического отдела выделяют следующие основные правила составления Акта о затоплении помещения:

    Составление документа с участием комиссии

    При осмотре залитого жилого или нежилого помещения должны присутствовать:

    • Инженеры управляющей/обслуживающей/эксплуатирующей компании;
    • Представитель арендатора пострадавшего помещения;
    • Собственник или представитель собственника поврежденного помещения;

    Также практика составления актов о заливе имеет случаи, когда представители управляющей компании и собственники помещения — это одно и то же заинтересованное лицо и они не спешат или отказываются составить такой документ, в этом случае, вам необходимо обратиться с заявлением в управляющую компанию и получить отметку о принятии заявления, в заявлении указать, что в случае, если управляющей компанией не будет сформирована комиссия, вы самостоятельно, совместно со своими коллегами и соседями по офису/складу составите акт о затоплении нежилого помещения. В «самостоятельном» акте необходимо упоминание свидетелей, выполнявших роль очевидцев с указание их личных данных (основных реквизитов, паспортных данных). Это значительно укрепит позиции потерпевшей стороны при рассмотрении имущественного спора в суде.

    Подробная фиксация имеющихся повреждений

    Составление этого важного документа при затоплении желательного в ближайшее время после затопления нежилого и жилого помещения. В последующем Вы можете пригласить сотрудников обслуживающей компании еще раз для фиксации всех повреждений, которые проявляются со временем (грибок, отслоения, возбухания и т.д.).

    В Акте обследования должна быть отображена следующая информация о жилом или нежилом помещении:

    • место залива и его последствия (измеряется площадь повреждений на стенах, потолке);
    • описывается испорченная мебель (её размещение, производитель, тип);
    • при наличии затопленной электронной техники указывается её технический паспорт, производитель, модель;
    • при повреждении товара, в акте общими словами отображается характер повреждений ТМЦ и примерный объем;
    • рекомендуем обязательно производить фото или видеофиксация места происшествия.

    При составлении Акта затопления обычно не указывается факт неисправности техники, по причине отсутствия квалифицированных и профессиональных навыков у членов комиссии для определения работоспособности электроники.

    Указание причины затопления

    Подробно описывается место происшествия и причина, как то:

    • разрушение гибкой подводки к раковине в помещении № 28 на 3 этаже;
    • прорыв стояка горячего отопления в перекрытии между 5 и 6 этажом;
    • авария в системе ливневой канализации, находящейся на 7 этаже;
    • и т.д.

    В Акте о затоплении должна быть отображена информация о взаимосвязи халатных действий/бездействия виновника и нанесенного ущерба, а также определяются рамки ответственности виновной стороны, установленных вентилей и кранов подачи воды (жилые и нежилые площади могут быть оснащены различной подачей воды). В зависимости целей использования нежилого помещения, потерпевшая сторона может выдвигать требования о возмещении упущенной выгоды.

    Нарушение правил эксплуатации и применения ненадежного технического оснащения, указывается горячая или холодная вода затопила помещение.

    Завершающим этапом составления Акта является подписание документа всеми членами комиссии .

    Образец акта о затоплении нежилого помещения (скачать)

    При наличии грамотно составленного и объективного акта (по ссылке Акт о заливе коммерческого помещения ) и отчета об оценке, составленного экспертами нашей компании, Вы с уверенностью сможете получить возмещение за причине нный ущерб. Звоните или оставьте контакты

    Государственные органы и суды рассматривают Акт о факте затопления нежилого помещения как первостепенный документ при рассмотрении спора. Составление данного документа является первым шагом к возмещению нанесенного ущерба вашему имуществу и влияет на следующие факторы:

    • Расчет величины понесенного ущерба;
    • Определение виновной стороны;
    • Подготовка досудебной претензии;
    • Дальнейшее взыскание компенсации за ущерб от потопа в суде;

    Помимо примера акта о заливе нежилого помещения выше, мы хотели предложить свою форму акта, которую активно используем и который удобен при описании повреждений, это займет не много времени, т.к. в нем практически все виды отделки можно отметить «галочками» скачать образец нашего акта о заливе помещения можно .

    Формат акт о заливе нашей компании

    Любая доказательная база, строящаяся на отчете об оценке, не возымеет должного эффекта без наличия содержательного акта осмотра помещения после затопления.

    Кто производит оценку ущерба

    Учитывая тот факт, что государство постоянно повышает ответственность (вплоть до собственного имущества) оценщиков, работающих по 135 федеральному закону, суды, как Московские, так и областные предпочитают отдавать функцию оценки в их руки. Отметим, что мы накопили довольно большую практику и досудебного и судебного урегулирования с виновниками и страховыми компаниями.

    Если хотите поручить весь процесс возмещения ущерба одной профессиональной команде, начиная от составления акта, заканчивая исполнительным производством, то звоните по телефону или оставьте контакты .

    Вопрос-ответ по теме

    Вопрос

    В Иркутской области с середины августа было сильные проливные дожди. Весь город утопал в воде. Документация, в том числе бухгалтерская, была утрачена (архив залит водой, большинство документов на бумажных носителях не подлежат восстановлению). Какие действия необходимо предпринять, для того чтобы правильно зафиксировать уничтожение документов в следствии затопления?

    Ответ

    Юридическому лицу необходимо получить от эксплуатирующей здание организации акт обследования помещения с указанием следов и последствий залива, а также их причин – ливневые дожди. В акте должны быть перечислены документы либо поименованы коробки с документами, которые были уничтожены и восстановлению не подлежат.

    Суды признают невиновность налогоплательщика в уничтожении документов по причине залива помещения, в котором они хранились, если акт освидетельствования составлен эксплуатирующей организацией (Постановление ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446; Постановление ФАС ПО от 01.09.2011 № А55-22694/2010; Постановление ФАС ВВО от 31.08.2009 № А17-6800/2008). Эксплуатирующая организация является независимой от налогоплательщика организацией, которая имеет право составлять акт освидетельствования следов стихийного бедствия.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух».

    Рекомендация: Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке

    «Если организация не может представить документы по объективным причинам (например, они были утрачены при пожаре и это подтверждается соответствующей справкой), то вины организации в неисполнении требования о представлении документов нет*. Следовательно, привлечь ее к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ инспекция не может.

    В арбитражной практике есть примеры судебных решений, которые подтверждают правомерность такого вывода. Так, инспекция не вправе привлекать организацию к ответственности за непредставление документов по требованию, если*:

    Главбух советует*: если в ходе выездной проверки проверяющие требуют представить документы, которых у организации нет, сообщите об этом в инспекцию.

    Сделать это можно в том же порядке, который организация использует, если не может своевременно исполнить требование инспекции о представлении документов (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). Дополнительно к уведомлению о невозможности своевременного исполнения требования приложите копии документов, которые подтвердят причину отсутствия истребуемых документов (например, справку о пожаре или акт изъятия документов следственными органами)*».