УПД

Универсальный передаточный документ

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

  • СЧФ — счет-фактура;
  • СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
  • ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

Два года назад ФНС в своем письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12: основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

В зависимости от выбранного статуса заполняются реквизиты универсального документа. Первый статус обязывает заполнить абсолютно все реквизиты УПД. Этот вывод основан на требованиях, которые предъявляются к первичным документам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

  • строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее – в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137.

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

  • снижение расходов на бумагу;
  • единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15);
  • экономию времени на оформление документов;
  • сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как исправить ошибки в УПД, подскажет статья экспертов Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной статье.

Закон о техосмотре с 2020 года – новые правила начнут применяться с 8 июня

В 2020 году автовладельцам придётся проходить техосмотр транспортного средства по новым правилам. Изменения вызваны в первую очередь борьбой за безопасность на дороге. Новые правила должны исключать случаи, когда владелец автомобиля покупает фиктивную диагностическую карту. Прохождение технического осмотра будет фиксироваться на видео, то есть хотя бы формально автомобиль должен будет заехать в бокс авторизованной станции техобслуживания. Законодатели рассчитывают, что с введением новых правил автомобили действительно будут проверять по их техническому состоянию, что позволит снизить процент аварий по причине неисправности транспортных средств.

Расскажем, с какого числа в 2020 году вступят в силу изменения, принятые законом о техосмотре 2019 года; как водители будет проходить новый техосмотр в 2020 году. Изменения и свежие новости законодательства читайте далее в статье.

Оcновные изменения

Изменения в Федеральный закон от 1.07.2011 № 170-ФЗ «О техническом осмотре транспортных средств» были внесены ещё в июне 2019 года. Однако поменяется процедура техосмотра с 2020 года. Новые правила прохождения техосмотра вступят в силу только с 8.06.2020 (участникам процесса законодатели дали 1 год на подготовку).

Основные изменения:

  1. Видеофиксация техосмотра. Про прохождение ТС техосмотра можно будет посмотреть чуть ли не целый фильм. Однако это не полноценное видео, а подробные фотографии автомобиля с указанием спутниковых координат проведения съёмки, с фиксацией времени начала техосмотра и времени окончания техосмотра. Такая подробная съёмка введена для того, чтобы максимально исключить варианты фальсификации. Частичная съёмка уже вводилась ранее. Но работники станций техобслуживания без проблем обходили это требование. Например, опускали тонированные стёкла, и в таком виде фотографировали машину. Сделанные фотографии будут передавать в единую базу – ЕАИСТО (единая автоматизированная информационная система техосмотра).
  2. Введение пропускной способности для каждого пункта технического осмотра. Таким образом, каждый пункт сможет обслуживать строго определенное количество автомобилей ежедневно. Данное значение будет занесено в ЕАИСТО. Приём будет прекращаться автоматически: если отклонение от нормы превысит 5%, то система просто не даст оформить диагностическую карту. Таким образом, это не позволит проводить «липовые» техосмотры. А также поможет избежать очередей на пунктах.
  3. Внеочередные проверки станций технического обслуживания. Контролировать, как соблюдается закон о техосмотре, будет полиция. Органы правопорядка смогут в любой момент наведаться на пункт, даже под видом простых автолюбителей.
  4. Новый закон о техосмотре в 2020 году (изменения вступят в силу с 8.06.2020) предусматривает создание единого реестра, в котором будут указаны станции технического обслуживания, допущенные к проведению техосмотров и выдаче диагностических карт. Составлением реестра занимается Российский союз автостраховщиков. Планируется, что появятся и передвижные пункты. Они будут оснащены также как и стационарные аналоги. Как будет проходить техосмотр в 2020 году в таких пунктах – пока неизвестно. Порядок их работы пока разрабатывается правительством.
  5. Электронная диагностическая карта. Бумажный вариант постепенно уйдёт в прошлое (старые диагностические карты будут действовать до окончания срока). Карта станет электронной. Она подписывается электронной подписью технического эксперта, который провёл процедуру диагностики транспортного средства. Таким образом, владелец машины на руки ничего не получит. Однако если бумажный вариант ему будет необходим, то его в первый раз выдадут бесплатно. Повторная выдача будет платной.

Замена двигателя на авто – нужно ли регистрировать в 2019-2020 годах?

Ответственность за нарушение правил

Новые правила прохождения техосмотра придётся строго соблюдать не только автолюбителям, но и пунктам технического обслуживания. С июня 2020 года ужесточится ответственность за их нарушение.

  • за использование автомобиля без диагностической карты штраф составит 2 000 рублей (статья 12.5 КоАП РФ). Но штрафовать за такое нарушение можно будет не чаще одного раза в день. Таким образом, за месяц вождения без диагностической карты водитель может заплатить штрафов на 60 000 рублей.
  • за выдачу поддельных диагностический карт (статья 14.4.1 КоАП РФ) придётся заплатить юридическим лицам 100 000 руб. – 300 000 руб. Аналогичное наказание предусмотрено для тех, кто внесёт «липовое» прохождение техосмотра в 2020 году в ЕАИСТО.
  • наказание предусмотрено и за работу станций технического обслуживания без соответствующей аккредитации. Юридическому лицу придётся заплатить штраф до 300 000 рублей. Если его работа будет продолжена также без аккредитации, то повторный штраф возрастает уже до 500 000 руб. В крайнем случае, могут даже привлечь к уголовной ответственности по статье 171 УК РФ. Ответственному лицу может грозить до 6 месяцев ареста.

Новые правила техосмотра в 2020 году вступают в силу не с 1 января 2020 года, а с 8 июня. Поэтому у станций техобслуживания есть время пройти авторизацию для проведения технического осмотра по новому закону, а у автовладельцев – время пройти техосмотр ещё по старым правилам.

Режим труда и отдыха водителей грузовых автомобилей — что нужно знать?

До какого числа нужно передавать показания счетчиков электроэнергии

Обновленные приборы учета потребленной электрической энергии могут автоматически передавать данные для обработки. Как быть тем потребителям, счетчики у которых не подключаются к сети? До какого числа и каким способом передавать показания счетчиков? На эти вопросы вы найдете ответы ниже.

Сроки передачи показаний счетчиков электроэнергии

Когда же надо передавать актуальные показания потребленной электроэнергии со счетчиков? Это один из популярных вопросов, которым задаются пользователи электросетей. Федеральное законодательство требует, чтобы потребитель предоставлял сведения о потреблении электрической энергии за прошедший месяц строго в сроки подачи — с 15 по 26 число текущего месяца. Стоит отметить, что процедура информирования поставщика услуги является обязанностью потребителя. Посмотрите видео, какими способами могут подаваться сведения в “Мосэнергосбыт”.

Но если по каким-то причинам абонент электросети не успел передать информацию для “Мосэнергосбыта” в сроки подачи, ничего страшного не случится. Законодательно установлено, что при отсутствии сведений с прибора учета расчет выполняется по тем сведениям, которые есть в системе. Для этого используются средние данные о потреблении электроэнергии за последние полгода. Когда гражданин в следующий раз будет снимать показания счетчика, системой будет сделан перерасчет. Может потребоваться доплата, возможно, оставшихся денег хватит для оплаты нового счета.

Важно! Показания счетчиков воды надо подавать в другие сроки — с 15 по 3 число.

Как передать показания электросчетчиков

В выше обозначенные даты снятий показаний счетчика электроэнергии следует сдавать информацию любым удобным способом. Более подробно Вы можете узнать об этом ниже.

Через терминалы оплаты

Терминалы для самостоятельного обслуживания клиентов, расположенные в центрах “Мои документы”, а также платежные системы QIWI и банкоматы “Сбербанка” оснащены программой, которая принимает информацию потребленной электроэнергии. Абоненту следует указать номер лицевого счета и цифры замера с оборудования.

Сайт госуслуг

Для указания количества потребленной электроэнергии с помощью официального сайта госуслуг в сроки подачи данных следуйте инструкции.

1. Перейдите по .

2. Авторизуйтесь на портале с использованием уникальных логина и пароля.

3. Кликните кнопку получения услуги.

4. Заполните поля, в которых следует указать номера счета и счетчика.

5. Укажите цифры с оборудования.

6. Отправьте данные.

Внимание! Отправлять данные следует строго в срок подачи данных — с 15 по 26 число ежемесячно.

Через контактный центр

Сотрудники телефонной поддержки “Мосэнергосбыта” имеют возможность принимать у потребителей электроэнергии информацию о показаниях с приборов учета и вносить их в систему. Позвоните по телефону 8-499-550-9-550 и скажите оператору, что хотите сдать данные. Сотрудник уточнит адрес расположения счетчика и примет информацию. Для более комфортного взаимодействия с контактным центром используйте справочную информацию о его загруженности, представленную ниже.

Голосовое меню контактного центра

Для удобства пользователей и уменьшения времени ожидания функционирует голосовое меню “Мосэнергосбыта”, доступное по телефону 8-499-550-9-550. После приветствия робота произнесите команду “показания” или “передать показания”. Система распознает команду и переведет в дальнейшее меню, где абонент может сообщить данные электросчетчика.

Внимание! Для идентификации абонента системе потребуется сообщить индивидуальный счет.

Если Вы осуществите привязку номера к персональному счету, то голосовое подтверждение не потребуется.

Прийти в офис “Мосэнергосбыта” лично

Показания электроэнергии, сроки подачи которых устанавливаются с 15 по 26 число ежемесячно, можно сдать в территориальных офисах ПАО “Мосэнергосбыт”. Возьмите талон по очереди, дождитесь, когда Вас вызовет специалист, и сообщите цифры, указанные на табло оборудования. С полным списком офисов житель Москвы и Московской области может ознакомиться на официальном сайте компании по этой .

Через личный кабинет клиента

Без посещения офисов и поисков терминалов потребитель может передать данные о потребленной электроэнергии в “Мосэнергосбыт” через интернет, воспользовавшись личным кабинетом абонента. В срок подачи с 15 по 26 число становится активна кнопка “Передать показания” на главной странице персонального кабинета. Нажмите на нее и введите необходимые цифры.

Автоматический чат на официальном сайте ПАО “Мосэнергосбыт”

На сайте “Мосэнергосбыта” есть чат-бот, который с 15 по 26 число принимает показания оборудования учета электроэнергии.

1. Откройте диалоговое окно.

2. Подтвердите желание сообщить информацию.

3. Впишите номер счета.

4. Подтвердите адрес.

5. Впишите цифры с экрана прибора учета в день снятия данных.

Подача показаний через мобильное приложение “Мосэнергосбыта”

Активные пользователи мобильных телефонов могут скачать и установить программу для смартфонов, которая позволяет осуществить вход в личный кабинет и передать показания электросчетчиков.

Скачать “Мосэнергосбыт” для Android.

Загрузить личный кабинет МЭС на iOs.

1. Установите приложение.

2. Авторизуйтесь с помощью номера счета/мобильного телефона/адреса электронной почты и пароля.

3. Нажмите кнопку передачи данных о потреблении электроэнергии.

4. Правильно введите информацию с табло прибора.

Выставление электронного УПД в «1С:Бухгалтерии 8»

В статье эксперты 1С рассказывают, как продавцу выставить в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 электронный счет-фактуру с дополнительной информацией (электронный УПД) с функцией счета-фактуры и первичного документа об отгрузке товаров и оказании услуг.

Электронный УПД: нормативное регулирование

Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 № 41888). Приказ № 155 вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019.

С 02.02.2019 вступил в силу новый приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820, зарегистрирован в Минюсте России 21.01.2019 № 53443).

Формат счета-фактуры с дополнительной информацией (утв. Приказом № 155 или Приказом № 820), который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат универсального передаточного документа (УПД)), включает в себя:

  • файл обмена информации продавца для представления информации продавца, состоящий из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
  • файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.

Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.

Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Файл обмена информации покупателя подписывается отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.

Поскольку формат УПД является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», вступившего в силу 01.04.2016.

Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)

Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
  3. Получить от покупателя извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Если организация ООО «Стиль» переходит к оформлению операций по отгрузке товаров с применением формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД в электронной форме), то ей необходимо проставить флаг Использовать УПД на закладке Виды электронных документов в Профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами), рис. 1.

Рис. 1

До 01.01.2020 действуют два формата электронного УПД, которые утверждены:

Для выбора применяемого формата обмена в табличной части настройки в графе Формат электронного документа для документа Счет-фактура выданный следует установить соответствующее значение:

В графе Регламент ЭДО необходимо настроить применяемый порядок обмена электронным УПД:

  • флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно пункту 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н;
  • флаг Ожидать ответную подпись устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку.

Если с конкретным контрагентом (например, с ООО «Одежда и обувь») применяется формат и порядок обмена, отличный от общеустановленного, то необходимо выполнить настройку обмена с этим контрагентом в Настройке ЭДО (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

На закладке Исходящие электронные документы можно:

  • проставить/снять флаг Использовать УПД (причем, при необходимости, даже в разрезе конкретного договора);
  • установить/снять флаг Переходить на новые форматы (автоматически). В случае применения старого формата электронного документа (например, Приказа № 155) при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату (например, Приказу № 820) в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
  • в графе Формат электронного документа уточнить применяемый формат обмена;
  • в графе Регламент ЭДО скорректировать применяемый порядок обмена электронным УПД.

В настройках регламента ЭДО можно уточнить настройки ответа и сведения, указываемые в формируемом электронном документе:

  • установить/отменить обязательность формирования извещения о получении документа;
  • установить/отменить ожидание ответной подписи;
  • выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
  • добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.

Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа в информационной базе программы необходимо создать и провести документы учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи).

До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке состояния документа Реализация (акт, накладная) будет отражать текущее состояние обмена электронным документом — ЭДО не начат.

Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка документа Реализация (акт, накладная) и заполнить открывшиеся формы документов.

Так, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (например, заведующий складом), то необходимо внести эту информацию в форму Подписи в поле Отпуск произвел.

При формировании электронного УПД поле Ответственный за оформление (для УПД) можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.

Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму Доставка можно внести:

  • в поле Сопроводительные документы — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
  • в поле Сведения о транспортировке (для УПД) — при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т. д.);
  • флаг для значения Перевозка автотранспортом и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.

При доставке груза транспортной компанией в форме Доставка можно указать:

В документе Счет-фактура выданный (рис. 2), в который можно перейти по гиперссылке из документа Реализация (акт, накладная), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:

  • переключатель Составлен будет установлен в положение В электронном виде;
  • в строке Выставлен (передан контрагенту) будет отсутствовать флаг и дата выставления;
  • в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.

Рис. 2

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи), рис. 2.

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы Электронные документы (Таблицы состояния), которая открывается:

  • по гиперссылке ЭДО не начат документа Реализация (акт, накладная) или по гиперссылке Требуются действия с нашей стороны документа Счет-фактура выданный (рис. 2);
  • по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

Из формы Электронные документы (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав в папке Создать один из документов (Реализация (акты, накладные) или Счет-фактура выданный) и выполнив команду Создать, подписать и отправить.

Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов Реализация (акт, накладная), или Счет-фактура выданный (рис. 2), или Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (см. рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).

Рис. 3

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее), рис. 3.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы Документы на подпись, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату.

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов Документы на подпись по сертификату. В списке можно выбрать и отметить флагом определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные.

В случае если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 2).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис).

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

  • по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис);
  • из формы Электронные документы (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле Действия с нашей стороны или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 4).

Рис. 4

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле формы списка Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое электронного УПД можно:

  • из формы Электронные документы (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке;
  • из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;
  • по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи), рис. 2.

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

  • от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
  • от покупателя — извещение о получении УПД. Напомним, что согласно пункту 2.9 Порядка обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
  • от покупателя — информации покупателя об оформляемой сделке.

После формирования, подписания и отправки УПД в документе Реализация (акт, накладная) в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки.

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будет отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке будет указано, что Требуются действия со стороны других участников.

В форме Электронные документы (Таблице состояния) в графе Ожидаем от других участников будет указано, что ожидается подтверждение отправки.

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

  • Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование — подраздела Сервис);
  • Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО;
  • Отправить и получить электронные документы из формы Электронные документы (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще.

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 5), открываемой из документа учетной системы Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (см. рис. 2).

Рис. 5

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения.

Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляется флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа Счет-фактура выданный отражается информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный, поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа Реализация (акт, накладная) будет отражена информация Ожидается извещение о получении, а в документе Счет-фактура выданный — Требуются действия со стороны других участников.

При этом в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (УПД (информация покупателя)).

Согласно пункту 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным.

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен.

В форме Электронные документы (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 6).

Рис. 6

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информации продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки.

Отправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис).