Унифицированные формы первичной

Содержание

Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные?

Источник: КонсультантПлюс

1. Составление первичных учетных документов
2. Собственные формы первичных учетных документов
3. Унифицированные формы первичных учетных документов
4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Означает ли это, что абсолютно все ранее применявшиеся унифицированные формы не обязательны к использованию?

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

1. Составление первичных учетных документов

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств ( п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

2. Собственные формы первичных учетных документов

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации ( п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

— наименование и дата составления документа;

— наименование экономического субъекта, составившего документ;

— содержание факта хозяйственной жизни;

— величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо утвердить применяемые формы первичных учетных документов ( ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде ( ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

3. Унифицированные формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

— приходные и расходные кассовые ордера ( формы N КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма N КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

— расчетно-платежные и платежные ведомости ( формы N Т-49 и Т-53).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и в 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен утвердить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно ( Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Форма личной карточки работника (форма N Т-2), как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ( п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Приложения к учетной политике в 2020 году — образец

Обязательные приложения к учетной политике (рабочий план счетов, формы первичных документов и другие)

Сколько приложений к учетной политике потребуется?

Образцы обязательных приложений к учетной политике

Итоги

Обязательные приложения к учетной политике (рабочий план счетов, формы первичных документов и другие)

В законодательстве отсутствует понятие «обязательные приложения к учетной политике». Большинство фирм в качестве таких приложений утверждают следующие документы:

  • рабочий план счетов;
  • схему документооборота;
  • формы первичных учетных документов.

Именно они в числе других составных элементов учетной политики названы в п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.

Вынос именно этих элементов в состав приложений продиктован следующими факторами:

  • форматом информации — к примеру, схема документооборота обычно оформляется в виде таблицы с большим числом строк и столбцов;
  • значительным объемом специфичной информации, представленной в виде одной таблицы, например рабочий план счетов состоит из синтетических счетов бухучета, детализированных счетами аналитического учета;
  • изменчивостью состава — это характерно для утверждаемых в составе учетной политики форм первичной учетной документации (при необходимости компания может разрабатывать новые формы и удалять неприменяемые или утратившие свое практическое значение).

Для придания законной силы приложению, потребуется:

  • разработать его;
  • упомянуть о нем в тексте учетной политики;
  • утвердить приложение (если приложение разработано или изменено позднее даты утверждения учетной политики — отдельным приказом ввести его в работу).

О форме регистров бухучета, которые можно утвердить в составе приложений к учетной политике, узнайте из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Сколько приложений к учетной политике потребуется?

Количество приложений к учетной политике — величина, устанавливаемая каждой фирмой самостоятельно. Кроме того, число приложений не является величиной постоянной — оно может дополняться новыми или сокращаться в необходимых случаях.

Информация в учетной политике может разными компаниями детализироваться в разном объеме. Именно степень детализации может оказать влияние на схему отражения информации в учетной политике — скрупулезное описание какого-либо учетного нюанса целесообразно оформить в виде отдельного документа (положения, методики, перечня, порядка и др.) и утвердить в составе учетной политики.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе общепринятых приложений, компания с учетом специфики своей деятельности может разработать и утвердить следующие приложения (например):

  • методику раздельного учета НДС;
  • алгоритм расчета резерва по сомнительным долгам;
  • инструкцию по списанию безнадежной задолженности;
  • положение о служебных поездках;
  • положение о внутреннем финансовом контроле.

С особенностями составления приложений к учетной политике знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте статей:

  • «Положение о служебных командировках — образец»;
  • «Как ведется раздельный учет по НДС (принципы и методика)?».

Отдельные приложения к учетной политике могут носить специфичный характер. К примеру, в состав приложений к учетной политике бюджетного учреждения могут входить:

  • порядок определения срока службы хозяйственного инвентаря;
  • состав комиссии по поступлению и выбытию активов;
  • порядок принятия обязательств;
  • иные приложения.

Как могут выглядеть образцы приложений к учетной политике, расскажем в следующем разделе.

Образцы обязательных приложений к учетной политике

Рабочий план счетов

При составлении рабочего плана счетов необходимо учесть несколько важных правил. Узнайте о них из нашей статьи.

Приведенный в данной статье рабочий план счетов бухучета может послужить основой составления соответствующего приложения к вашей учетной политике.

График документооборота

Разработка графика документооборота — непростое мероприятие, если структура фирмы достаточно разветвленная и в ходе деятельности образуется большое количество разнообразных документов.

При составлении графика необходимо учесть следующие важные аспекты:

  • цикл существования документа (оформление или получение, обработка, хранение, уничтожение) — в графике должны найти отражение все этапы «жизни» документа;
  • форма графика документооборота — традиционно он составляется в виде таблицы, что позволяет в краткой форме наглядно отразить большой объем информации;
  • виды документов, участвующие в документообороте, — здесь требуется комплексный подход, поскольку своевременность отражения информации в учете зависит не только от бухгалтерской и налоговой первички, но и от своевременного получения бухгалтерией иных сопутствующих документов (например, для своевременного признания доходов и расходов при списании долгов требуются выписки из ЕГРЮЛ, судебные решения и др.);
  • лица, ответственные за каждый этап жизненного цикла документа и сроки, в течение которых документ может задержаться на обработке у ответственного лица на каждом из этих этапов.

Образец графика документооборота вы можете увидеть на нашем сайте:

Скачать график документооборота

Применяемые формы документов

Совокупность форм первичных документов — одно из приложений к учетной политике, без которого не обходится ни одна компания. Чтобы отразить в бухучете какой-либо факт хозяйственной деятельности, нужен первичный документ, составленный по утвержденной компанией форме. Компания может разработать всю первичку самостоятельно (кроме кассовых документов — их унифицированные формы обязательны при оформлении кассовых операций). В этом случае она вправе предусмотреть в ней любые необходимые компании реквизиты, включая все обязательные — они перечислены в ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете.

Если компания решит применять в своей работе и унифицированные, и самостоятельно разработанные формы первички, ей необходимо:

  • проверить унифицированную первичку на наличие в ней всех обязательных реквизитов (если нет — добавить их в форму);
  • в учетную политику включить пункт, посвященный применяемой первичке (о его содержании расскажем далее);
  • все применяемые формы утвердить в качестве приложения к учетной политике.

Формулировка пункта учетной политики, посвященного применяемым первичным учетным документам, может быть, например, такой:

«Компания применяет унифицированные формы учетных документов (утвержденные Госкомстатом), а также самостоятельно разработанные нетиповые первичные документы (Приложение № 2)»

Познакомиться с образцом указанного приложения к учетной политике вы можете на нашем сайте:

Скачать образец

Итоги

Приложения к учетной политике компания разрабатывает самостоятельно. В форме приложений оформляются важные для организации учетного процесса положения, инструкции и методики.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет

  • Отсутствие единого подхода к организации работы с документами в организациях

  • Назначение Табеля форм документов

  • Этапы разработки Табеля форм документов организации

  • Карта документа

  • Обоснование формы Табеля

  • Оптимизация состава форм

  • Проект приказа о введение Табеля форм документов в действие

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления1. (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

    • оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

    • классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

    • унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;

    • унификации форм документов в организации;

    • упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

    В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

    Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

    1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

    2. Выбор формы Табеля.

    В рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма Табеля форм документов организации. (Таблица 1.)

    Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

    Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

    3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

    Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

    Наименование формы документа

    Код по ОКУД

    Кем и когда утверждена форма документа

    Периодичность составления

    Составитель документа

    Внутреннее согласование

    Внешнее согласование

    Подписание

    Утверждение

    Печать

    Кому направляется

    Примечание

    Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

    Наименование формы документа

    Код по ОКУД

    Кем и когда утверждена форма документа

    Локальный код

    Периодичность составления

    Составитель документа

    Сколько экз. готовится

    Согласование

    Подписание

    Утверждение

    Печать

    Кому направляется

    Где хранится

    Примечание

    4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

    При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

    Таблица 3. Группы документов в организации

    Виды документов

    Разновидности документов

    Документы, составляющие правовую базу деятельности организации

    Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации

    Организационно-правовая документация организации

    Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка

    Распорядительные документы организации

    Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)

    Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов

    Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации

    Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)

    Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

    Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

    В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

      • полное наименование формы документа;

      • заголовок к тексту (тема), если он имеется;

      • код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

      • функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

      • сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

      Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

      КАРТА ДОКУМЕНТА

      Документ__ наименование вида документа _

      Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

      Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

      Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

      Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________

      Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

      Подразделение-составитель ____________________

      Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

      Данные каких нормативных документов необходимы при создании

      документа __________________________________________

      Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

      Визы:

      1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

      проекта (должность, ФИО) _____________________________________

      2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

      лицо (должность, ФИО)_______________________________

      3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

      ФИО) _______________________________________________________________

      Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

      Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

      должность, ФИО)____________________________

      Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (должность, ФИО) ______________________________________________

      Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

      Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

      Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

      Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

      должность, ФИО, место регистрации)

      Кол-во экз. ____________

      Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

      Место хранения всех экземпляров документа_______________________

      Рисунок 1. Форма карты документа

      Таблица 4. Cведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

      № п/п

      Наименование вида документа

      Заголовок к тексту

      (о чем)

      Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)

      В каком случае создается документ

      (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)

      Количество доку-ментов в месяц

      Кто готовит проект документа (должность, ФИО)

      Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)

      Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (должность, ФИО)

      Таблица 5. Cведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)

      №п/п

      Наименование вида документа

      Основное должностное лицо, которое подписывает документ

      (должность, ФИО)

      Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (должность, ФИО)

      С кем согласуется содержание документ

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)

      Таблица 6. Cведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)

      №п/п

      Наименование вида документа

      Кто утверждает документ

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется)

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто регистрирует документ, если это необходимо

      (подразделение, должность, ФИО)

      Таблица 7. Cведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

      №п/п

      Наименование вида документа

      Кому адресуется подписанный документ

      (подразделение (организация, должность, ФИО)

      Сколько экземпляров документа создается

      Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров

      (подразделение)

      Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)

      Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

      Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

      (Подпись) (Расшифровка подписи)

      На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

      Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

      Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

      Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

      Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

      После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

      После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

      Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

      Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

      Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

      Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

      Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

      Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

      АДМИНИСТРАЦИЯ

      ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

      П Р И К А З

      «__» января 2014 г. № __

      О введении в действие Табеля унифицированных
      форм документов

      Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

      2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

      3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

      4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

      Глава администрации района К.Л. Софин

      Рис. 2. Проект приказа о внедрении Табеля форм документов

      Утвержден Перечень приказов МФ РК «Об утверждении Квалификационных требований, предъявляемых к профессиональным бухгалтерам», «Об утверждении форм первичных учетных документов» (ф. ДА-1), (Инв-2) в которые внесены изменения и дополнения.

      Утвержден Перечень приказов МФ РК «Об утверждении Квалификационных требований, предъявляемых к профессиональным бухгалтерам», «Об утверждении форм первичных учетных документов» (ф. ДА-1), (Инв-2) в которые внесены изменения и дополнения.

      Приказом Министра Финансов Республики Казахстан от 28 марта 2018 года № 411 утвержден Перечень некоторых приказов МФ РК, в которые вносятся изменения и дополнения
      1. В приказе Министра финансов Республики Казахстан от 13 декабря 2007 года № 455 «Об утверждении Квалификационных требований, предъявляемых к профессиональным бухгалтерам» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 5050, опубликован 11 января 2008 года в газете «Юридическая газета» № 4 (1404)):
      Квалификационные требования, предъявляемые к профессиональным бухгалтерам, утвержденные указанным приказом, изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему Перечню некоторых приказов Министерства финансов Республики Казахстан, в которые вносятся изменения и дополнения (далее – Перечень).
      1. Наличие сертификата, выданного аккредитованной организацией по профессиональной сертификации бухгалтеров.
      2. Наличие высшего образования.
      3. Стаж работы не менее последних трех лет в бухгалтерской, экономической, финансовой, аудиторской, контрольно-ревизионной, учетно-аналитической сферах или в области научно-преподавательской деятельности по бухгалтерскому учету и аудиту в учебных заведениях высшего, послесреднего, технического и профессионального образования, что должно быть подтверждено копией документа, подтверждающего трудовую деятельность, засвидетельствованная нотариально либо удостоверенная кадровой службой, либо работодателем и печатью организации (при её наличии).
      2. В приказе Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 8265, опубликован 16 марта 2013 года в газете «Казахстанская правда» № 97-98 (27371-27372)):
      в заголовок указанного приказа вносится изменение на казахском языке, текст на русском языке не меняется;
      в форму ДА-1согласно приложению 16 к указанному приказу изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему Перечню;
      в форму Инв-2 согласно приложению 33 к указанному приказу на русском языке изложить в новой редакции согласно приложению 3 к настоящему Перечню, текст на государственном языке не меняется.
      Настоящий приказ вводится в действие по истечении двадцати одного календарного дня со дня его первого официального опубликования.
      Ознакомиться с формами первичных учетных документов Вы сможете перейдя по ссылке: http://zakon.tsnik.kz/doc/70283/rus/

      Об утверждении формы и состава сведений акта обследования, а также требований к его подготовке (с изменениями на 25 сентября 2019 года)

      Об утверждении формы и состава сведений акта обследования, а также требований к его подготовке

      МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

      ПРИКАЗ

      от 20 ноября 2015 года N 861

      Об утверждении формы и состава сведений акта обследования, а также требований к его подготовке

      (с изменениями на 25 сентября 2019 года)

      1. Утвердить:

      1) форму и состав сведений акта обследования (приложение N 1);

      2) требования к подготовке акта обследования (приложение N 2).

      3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2017 года.

      Врио Министра
      Н.Р.Подгузов

      Зарегистрировано
      в Министерстве юстиции
      Российской Федерации
      25 декабря 2015 года,
      регистрационный N 40274

      Приложение N 1. Форма и состав сведений акта обследования

      Приложение N 1
      к приказу
      Минэкономразвития России
      от 20 ноября 2015 года N 861
      (В редакции, введенной в действие
      с 1 января 2017 года
      приказом Минэкономразвития России
      от 23 ноября 2016 года N 742;
      в редакции, введенной в действие
      с 10 января 2020 года
      приказом Минэкономразвития России
      от 25 сентября 2019 года N 592. —
      См. предыдущую редакцию)

      Форма и состав сведений акта обследования

      Приложение N 2. Требования к подготовке акта обследования

      Приложение N 2
      к приказу
      Минэкономразвития России
      от 20 ноября 2015 года N 861

      (с изменениями на 25 сентября 2019 года)

      1. Требования к подготовке акта обследования (далее — Требования) устанавливают правила оформления акта обследования (далее — Акт).

      2. В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 года N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (далее — Закон) Акт представляет собой документ, в котором кадастровый инженер в результате осмотра места нахождения здания, сооружения, помещения, машино-места или объекта незавершенного строительства с учетом имеющихся сведений Единого государственного реестра недвижимости о таком объекте недвижимости подтверждает прекращение существования здания, сооружения, объекта незавершенного строительства в связи с гибелью или уничтожением такого объекта недвижимости либо прекращение существования помещения, машино-места в связи с гибелью или уничтожением здания или сооружения, в котором помещение, машино-место было расположено, гибелью или уничтожением части здания или сооружения, в пределах которой такое помещение, машино-место было расположено.
      (Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2017 года приказом Минэкономразвития России от 23 ноября 2016 года N 742.
      ________________
      Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2016, N 1, ст.51; N 18, ст.2484, 2495; N 23, ст.3296; N 26, ст.3890; N 27, ст.4198, 4237, 4248, 4284, 4287, 4294.
      (Сноска в редакции, введенной в действие с 1 января 2017 года приказом Минэкономразвития России от 23 ноября 2016 года N 742.

      3. Акт подготавливается на основании сведений, полученных в результате осмотра места нахождения объекта недвижимости с учетом сведений Единого государственного реестра недвижимости, а также иных документов, подтверждающих прекращение существования объекта недвижимости или являющихся основанием для сноса объекта недвижимости. Указанные документы, за исключением документов, содержащих сведения Единого государственного реестра недвижимости, включаются в состав приложения к Акту (далее — Приложение).
      В случае отсутствия в составе Приложения соответствующих документов в строке «Заключение кадастрового инженера» должна быть приведена причина их неиспользования.

      4. Все записи, за исключением установленных законодательством случаев, производятся в Акте на русском языке. Числа записываются арабскими цифрами.

      5. В состав Акта включаются следующие сведения: об объекте недвижимости, в отношении которого проводятся кадастровые работы, о заказчике кадастровых работ, о кадастровом инженере и дате подготовки Акта, о документах, использованных при подготовке Акта.

      6. В реквизите «Сведения об объекте недвижимости, в отношении которого проводятся кадастровые работы» указываются сведения о виде объекта недвижимости и его кадастровом номере, а также сведения о наличии (отсутствии) в Едином государственном реестре недвижимости сведений о зарегистрированных правах на объект недвижимости.

      7. В реквизите «Сведения о заказчике кадастровых работ» приводятся сведения о заказчике кадастровых работ:
      в отношении физического лица — фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета (при наличии);
      в отношении юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления, иностранного юридического лица — полное наименование. В отношении иностранного юридического лица дополнительно указывается страна регистрации (инкорпорации).

      8. В реквизите «Сведения о кадастровом инженере и дате подготовки акта обследования» приводятся следующие сведения:

      1) фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии) кадастрового инженера;

      2) уникальный регистрационный номер члена саморегулируемой организации кадастровых инженеров в реестре членов саморегулируемой организации кадастровых инженеров и дата внесения сведений о физическом лице в такой реестр;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 10 января 2020 года приказом Минэкономразвития России от 25 сентября 2019 года N 592.

      4) контактный телефон кадастрового инженера;

      5) почтовый адрес и адрес электронной почты, по которым осуществляется связь с кадастровым инженером;

      6) наименование саморегулируемой организации кадастровых инженеров, членом которой является кадастровый инженер;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2017 года приказом Минэкономразвития России от 23 ноября 2016 года N 742.

      7) полное или (в случае, если имеется) сокращенное наименование юридического лица, если кадастровый инженер является работником юридического лица, адрес местонахождения юридического лица;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 10 января 2020 года приказом Минэкономразвития России от 25 сентября 2019 года N 592.

      8) наименование, номер и дата документа, на основании которого выполняются кадастровые работы;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 10 января 2020 года приказом Минэкономразвития России от 25 сентября 2019 года N 592.

      9) дата подготовки окончательной редакции Акта кадастровым инженером (дата завершения кадастровых работ) в формате число, месяц, год, номер и дата документа, на основании которого выполняются кадастровые работы.
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 10 января 2020 года приказом Минэкономразвития России от 25 сентября 2019 года N 592.

      9. В реквизит «Перечень документов, использованных при подготовке акта обследования» вносятся сведения о наименовании и реквизитах документов, использованных при подготовке Акта, в том числе следующих:

      1) решения органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования о признании объекта недвижимости в установленном законом порядке аварийным и подлежащим сносу; документа, подтверждающего изъятие для государственных или муниципальных нужд земельного участка с находящимися на данном земельном участке объектами недвижимости, подлежащими сносу; документа, подтверждающего развитие застроенной территории, на которой расположен объект недвижимости, подлежащий сносу; иных документов, на основании которых принято решение об осуществлении сноса (демонтажа) в случае принудительного изъятия объекта недвижимости у собственника;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 20 июля 2019 года приказом Минэкономразвития России от 26 марта 2019 года N 166.
      1.1) решения о сносе самовольной постройки либо решения о сносе самовольной постройки или ее приведении в соответствие с установленными требованиями, принятого органом местного самоуправления поселения, городского округа по месту нахождения самовольной постройки или в случае, если самовольная постройка расположена на межселенной территории, органом местного самоуправления муниципального района;
      (Подпункт дополнительно включен с 20 июля 2019 года приказом Минэкономразвития России от 26 марта 2019 года N 166)

      1.2) решения о сносе объекта капитального строительства самостоятельно, принятого собственником объекта капитального строительства или собственниками помещений в нем (подготовленного в произвольной письменной форме и подписанного таким собственником (собственниками), нотариальное удостоверение такого решения не требуется), в связи с установлением зоны с особыми условиями использования территории либо заключением соглашения о возмещении убытков, причиненных ограничением прав указанных собственника объекта капитального строительства или собственников помещений в нем в связи с установлением зоны с особыми условиями использования территории;
      (Подпункт дополнительно включен с 20 июля 2019 года приказом Минэкономразвития России от 26 марта 2019 года N 166)

      1.3) решения суда о сносе самовольной постройки или решения суда о сносе объекта капитального строительства, принятого в связи с недостижением соглашения о возмещении убытков при сносе объекта капитального строительства в связи с установлением зоны с особыми условиями использования территории;
      (Подпункт дополнительно включен с 20 июля 2019 года приказом Минэкономразвития России от 26 марта 2019 года N 166)

      2) проектная документация объекта капитального строительства (за исключением проектной документации линейных объектов) в случае сноса или демонтажа объекта капитального строительства, его частей для строительства, реконструкции других объектов капитального строительства;

      3) решения собственника здания, сооружения, объекта незавершенного строительства (собственников помещений в нем) о сносе объекта недвижимости (подготовленного в произвольной письменной форме и подписанного такими собственниками, нотариальное удостоверение такого решения не требуется) в случае добровольного сноса объекта вне связи с установлением зоны с особыми условиями использования территории;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 20 июля 2019 года приказом Минэкономразвития России от 26 марта 2019 года N 166.

      4) документы органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования, подтверждающие факт стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций в случае прекращения существования здания, сооружения, объекта незавершенного строительства в связи с гибелью такого объекта недвижимости либо прекращения существования помещения, машино-места в связи с гибелью здания или сооружения, в котором помещение, машино-место было расположено, гибелью части здания или сооружения, в пределах которого такое помещение, машино-место было расположено, по причинам, не зависящим от воли собственника такого объекта недвижимости;
      (Подпункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2017 года приказом Минэкономразвития России от 23 ноября 2016 года N 742.

      5) иные документы, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
      Копии документов, содержащих сведения Единого государственного реестра недвижимости, в состав Приложения не включаются.
      В случае если объект капитального строительства прекратил существование после 4 августа 2018 г. в результате его сноса, в реквизит «Перечень документов, использованных при подготовке акта обследования» также вносятся сведения об уведомлении о завершении сноса объекта капитального строительства и о направлении такого уведомления в орган местного самоуправления поселения, городского округа или муниципального района по месту нахождения земельного участка, на котором располагался снесенный объект капитального строительства.
      (Абзац дополнительно включен с 20 июля 2019 года приказом Минэкономразвития России от 26 марта 2019 года N 166)

      10. В реквизите «Заключение кадастрового инженера» в виде связного текста приводится заключение кадастрового инженера о прекращении существования объекта недвижимости.

      11. Акт подготавливается в форме электронного документа в виде XML-документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, подготовившего такой план, и оформляется в виде файлов в формате XML (далее — XML-документ), созданных с использованием XML-схем и обеспечивающих считывание и контроль представленных данных.
      Состав сведений Акта в форме электронного документа должен соответствовать составу сведений, содержащихся в утвержденной форме Акта, с учетом Требований.

      12. XML-схемы, используемые для формирования XML-документов, считаются введенными в действие по истечении двух месяцев со дня их размещения на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: www.rosreestr.ru (далее — официальный сайт).
      При изменении нормативных правовых актов, устанавливающих форму и требования к подготовке Акта, Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии изменяет форматы XML-документов и XML-схем, при этом обеспечивает на официальном сайте возможность публичного доступа к текущей актуальной версии и предыдущим (утратившим актуальность) версиям.
      Средства усиленной квалифицированной электронной подписи кадастрового инженера должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и совместимы со средствами квалифицированной электронной подписи, применяемыми Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии, ее территориальными органами.
      Информация о требованиях к совместимости, сертификату ключа подписи, обеспечению возможности подтверждения подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи кадастрового инженера размещается на официальном сайте.

      13. Документы, подготовленные на бумажном носителе, которые в соответствии с Требованиями подлежат включению в состав Приложения, оформляются в форме электронных образов бумажных документов в виде файлов в формате PDF, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, подготовившего Акт.
      Электронный образ документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество представленных электронных образов документов должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла. Для сканирования документов необходимо использовать монохромный режим с разрешением 300 dpi.
      В случае если законодательством допускается подготовка документа, подлежащего включению в состав Приложения, в форме электронного документа, такой документ может быть включен в состав Приложения в форме электронного документа.
      Подлежащий включению в состав Приложения электронный документ, выданный органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица такого органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, а электронный документ, подготовленный физическим лицом, — усиленной квалифицированной электронной подписью такого физического лица.

      14. Акт подготавливается также в форме документа на бумажном носителе, если это предусмотрено договором подряда. Акт, подготовленный в форме документа на бумажном носителе, заверяется подписью и печатью кадастрового инженера, подготовившего такой Акт. Незаполненные реквизиты Акта в форме документа на бумажном носителе не исключаются, в таких реквизитах проставляется знак «-» (прочерк).
      Редакция документа с учетом
      изменений и дополнений подготовлена
      АО «Кодекс»