Учет подотчетных лиц

Содержание

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Кто считается подотчетным лицом

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Нюансы командировочных расходов

Проводки для ведения учета на счете 71

Итоги

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

См. также «Срок сдачи авансового отчета подотчетным лицом».

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено. Подробности см. .

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  • дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
  • кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

по дебету со счетами

по кредиту со счетами

Наименование операции

Корр. счет

Наименование операции

Корр. счет

Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм

50, 51, 52

Приобретение материальных ценностей, товара

07, 08, 10, 41

Потрачены средства на издержки, хознужды

20, 23, 25, 26, 44

НДС по купленным ТМЦ

Возврат остатка подотчетных денег

50, 51

Произошла просрочка возврата подотчетных сумм

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.

Итоги

Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Готовим положение о подотчетных лицах

Зачем необходимо

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2019 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

  • Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Скачать

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Скачать

Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы

Подотчетные лица — нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье — имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Итоги

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

  • указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • КоАП РФ;
  • Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

  • Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
  • Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
  • Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
  • Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
  • По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

  • Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

  • Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
  • Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

  • распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
  • определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
  • устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
  • обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В каждой организации есть сотрудники, которые осуществляют покупки для предприятия, как правило, на небольшую сумму за наличный расчет. Также иногда у предприятия возникает производственная необходимость направлять сотрудников в командировки. За использованную сумму работник должен отчитаться, оттуда и название подотчетное лицо.

Подотчетная сумма — это денежный аванс выданный работнику из кассы предприятия.

Командировка — это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы.

При отправке работника в командировку издается приказ руководителя и ему выписывается коммандировочное удостоверение, где указывается наименование предприятия, Ф.И.О. работника, номер приказа, цель командировки. В командировочном удостоверении должны делаться отметки о прибытии и убытии.

На основании приказа руководителя бухгалтерия делает расчет аванса на командировочные расходы, куда входят:
— Стоимость проезда туда и обратно;
— Сумма суточных (расходы на питание, внутренний проезд). Размер суточных устанавливается администрацией предприятия, но не выше 6-кратного МРП (Расчетно месячный показатель) в сутки в пределах РК и 8-кратного за пределами РК. Сумма суточных расчитывается путем умножения суточных на колличество дней в командировке, они считаются со дня отъезда по день приезда включая выходные.
— Квартирные — это стоимость наема жилья. При определении аванса на командировачные расходы, квартирные берутся в половину от суточных.

Выдача денежных средств на командировку оформляются расходно кассовым ордером.

Деньги в подотчет могут выдаваться и на мелкие хозяйственные нужды, в размере не более 40 МРП.

Работник получивший деньги в подотчет должен предоставить отчет за их расходование в течение 3 дней после возвращения с командировки или получения денежных средств на хозяйственные расходы с приложением оправдательных документов.

Для этого используется типовой бланк отчета:

Авансовый отчет — это отчет работника за выданные ему подотчетные суммы.

Заполняет авансовый отчет подотчетное лицо указывая наименование организации, Ф.И.О., должность, назначение аванса, полностью расписывает расход денег с указанием подтверждающих документов. Подписывает отчет и сдает в бухгалтерию прилагая оправдательные документы.

Отчет принимает бухгалтер, проверяет наличие подтверждающих документов, арифметическая проверка указывает сумму полученную, затраченную, остаток или перерасход. Затем отчет передается на утверждение руководителю, после чего на нем проставляется корреспонденция счетов и он отражается в бухгалтерском учете. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Запрещается выдавать новые суммы в подотчет если работние не отчитался за прошлые, а также передавать подотчетные суммы из рук в руки.

Пример:

Главный оператор ТОО «Ажар» едет в командировку в г. Астана со 2 по 12 июня 2015 года. Сумма суточных 4 МРП, стоимость проезда 7 100 тенге.

Расчитать аванс на командировочные расходы:

Проезд 7 100 х 2 = 14 200 тенге
Суточные 11 х (4 х 1982) = 87 208 тенге
Квартирные (1982/2 х 4) х 10 = 39 640 тенге

Итого: 141 048 тенге

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 1250 (Краткосрочная дебиторская задолженность работников). Счет активный, сальдо в дебете показывает остаток денежных средств в подотчете на начало и конец месяца, в дебете также отражается выдача денег в подотчет в текущем месяце, а в кредите — возврат, удержание.

Основные типовые хозяйственные операции по учету с подотчетными лицами:

Содержание хозяйственной операции Дебет Кредит
Из кассы выданы деньги в подотчет 1250 1010
Из кассы выдан перерасход по авансовому отчету 1250 1010
Из подотчета списаны командировочные расходы 7210 1250
Из подотчета списано на заготовку материалов 1310 1250
НДС на них (материалы) 1420 1250
В кассу возвращен остаток подотчетной суммы 1010 1250
Из заработной платы удержан остаток подотчетной суммы 3350 1250

На счете 1250 ведется аналитический и синтетический учет. Аналитический учет ведется в разрезе каждого подотчетного лица и даже каждой подотчетной суммы. Учетным регистром является журнал-ордер №7 — это регистр комбинированного учета, он объединяет в себе аналитический и синтетический учеты. Запись линейно-позиционная, т.е. на каждое подотчетное лицо отводится отдельная строка, здесь указывается Ф.И.О., сумма выданная в подотчет, сумма списанная из подотчета, номер авансового отчета и сальдо.
Журнал-ордер открывается в начале месяца выносом остатка по незаконченным расчетам на начало месяца в разрезе отдельных подотчетных лиц, эти остатки берутся из журнала за прошлый месяц. Затем в журнале-ордере показываются операции за текущий месяц, т.е. выдача денег в подотчет и списание. Делается это на основании отчета кассира, авансовых отчетов и справок бухгалтерии.
В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется остаток на конец. Журнал-ордер итожат и получают обобщающие или ситетические данные по счету 1250. После сверки с другими учетными регистрами итоги журнала-ордера №7 переносят в главную книгу.

Кто такие подотчётные лица?

Понятие «выдача денег под отчет» означает расходы на хозяйственные цели фирмы, за которые необходимо отчитаться. Несмотря на то что порядок учета такого рода расходов в организации хорошо известен и отработан на практике, ошибки возникают достаточно часто. Дальше мы поговорим о том, кто может являться подотчетным лицом, каков порядок расчетов с «подотчетниками» и как отражаются в бухгалтерском учете выданные им суммы.

Кто может брать деньги под отчет

Подотчетные лица – это работники, которым фирма имеет право выдавать денежные средства. Подотчетное лицо имеет право расходовать полученные суммы строго в целях, связанных с работой фирмы или индивидуального предпринимателя (п. 6.3 Указания 3210-У от 11/03/14 ЦБ РФ).

Согласно п. 5 Указания, работниками фирмы, ИП могут быть признаны лица, заключившие с работодателем:

  • трудовой договор;
  • договор ГПХ (гражданско-правовой).

Вопрос о выдаче денег сотруднику, работающему по договору ГПХ, рассматривается и в письме ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02/10/14 г. Из документа можно сделать вывод о законности такой выдачи.

Может ли руководитель рассчитывать на получение сумм под отчет? Вопрос требует внимательного рассмотрения. Директор, занимающий главную руководящую должность в фирме, может получать подотчетные суммы, если сотрудничает с фирмой по договору. Чаще всего это трудовой договор, и директор, генеральный директор являются точно такими же сотрудниками, как и остальные принятые в штат. Противоречий с действующим законодательством здесь не возникает.

Индивидуальный предприниматель не может получать деньги под отчет, поскольку у него не заключен один из видов договора (ГПХ или трудовой) с самим собой. Деньги из кассы он, однако, брать может. В расходном документе следует указать, на какие цели будет израсходована данная сумма, с указанием реквизитов документов, подтверждающих цели. Такая ссылка на целевое использование средств необходима по следующей причине. В Указании 3073-У ЦБ РФ от 07/10/13 «Об осуществлении наличных расчетов» в п. 2 говорится: ИП вправе тратить наличную выручку за проданные товары (работы, услуги) только в определенных направлениях, например в качестве оплаты за товары (работы, услуги), на выдачу заработной платы сотрудникам, под отчет им и т.п. Вместе с тем, согласно Указанию 3210-У (п. 4.1, 4.6), кассовые документы у ИП могут вообще отсутствовать. Такой порядок целесообразно соблюдать, если у предпринимателя нет наемных работников.

Руководящее лицо — учредитель компании — брать деньги под отчет может только в случае заключения с юрлицом одного из договоров: гражданско-правового либо трудового. В ином случае, даже будучи собственником компании, быть подотчетным лицом он не имеет права.

На заметку! Подотчетное лицо может не входить в перечень материально ответственных лиц, утвержденный Постановлением №85 Минтруда от 31/12/02 г.

Как ведутся расчеты с подотчетными лицами

Общий порядок выдачи денежных средств под отчет следующий:

  1. Деньги выдаются на основании распоряжения руководителя или заявления подотчетного лица, в котором руководитель проставляет сумму и срок выдачи средств.
  2. Оформляется РКО на выдачу средств «подотчётнику».
  3. После того как средства истрачены, их целевое использование работник подтверждает соответствующими документами.
  4. На основании их составляется авансовый отчет и сдается в бухгалтерию.

Чтобы выдача денег была законной, оформлять два документа необязательно, достаточно распоряжения руководителя. На нем должна быть указана сумма и срок, на который выдаются деньги. Каждая выдача средств подтверждается новым распоряжением (по тексту Письма №29-1-1-0Э/20642 ЦБ от 06/09/17 г.). Распоряжения должны быть пронумерованы.

Подотчетное лицо может получить новую авансовую сумму, даже если имеет задолженность перед работодателем.

После окончания срока, на который выданы деньги, подотчетное лицо обязано отчитаться по суммам в течение 3-х дней. Если работник был в командировке, отсчет ведется со дня возвращения. Такие правила содержатся в Указании 3210-У, касающемся наличных денег, однако во избежание споров при проверках целесообразно выдерживать этот срок и при перечислении авансовых сумм на карту подотчетного лица.

Действующее законодательство не запрещает перечисление «подотчетнику» средств на карту, без выдачи наличных из кассы. Такую возможность целесообразно прописать в ЛНА, колдоговоре. При перечислении необходимо указать, что средства относятся к подотчетным, иначе такой платеж может быть расценен контролирующими органами как доход работника с соответствующими доначислениями налогов и взносов.

Такая же ситуация возникнет, если у подотчетного лица образовалась задолженность перед работодателем, которую решено было не взыскивать. Она фактически является доходом работника.

Бывают ситуации, когда сотруднику другой фирмы приходится выдавать средства на закупку материалов, сырья, например, по договору подряда, заключенному фирмой с организацией, где он работает. Такие средства не являются подотчетными, а оформляются как выдача из кассы согласно договору подряда. В расходном кассовом ордере указываются реквизиты этого договора. Такое правило действует, несмотря на то что договор подряда имеет гражданско-правовую природу.

Как учитываются подотчетные суммы

В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:

  • Дт 71 Кт 50 (51, 52) – выданы деньги из кассы «подотчётнику», перечислены со счета работодателя. Такая проводка применяется и в случае, если работник потратил собственные средства в производственных целях.
  • Дт 20 (26, 10, 44 и др.) Кт 71 – списываются подотчетные суммы в соответствии с целевым использованием.
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетных сумм, не использованных подотчетным лицом. Если работник в установленные сроки не предоставляет отчет об использовании средств и не возвращает деньги работодателю, можно вычесть долг из заработной платы. Вместе с тем Роструд настаивает, что такая операция возможна только с согласия самого работника (письмо №3044-6-0 от 09/08/07 г.).
  • Дт 70 Кт 71. После утверждения авансового отчета руководством суммы могут быть включены в затраты.

Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.

Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.

Тезисно

  1. Организации, индивидуальные предприниматели имеют право выдавать деньги работникам на строго определенные хозяйственные цели – в подотчет. С работниками должен быть заключен трудовой договор или договор ГПХ.
  2. Деньги могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на карту.
  3. По истечении установленного срока работник отчитывается об использовании средств, с предоставлением первичных документов и авансового отчета.
  4. Проводки по авансовым суммам формируются с использованием счета 71 и корреспондирующих ему счетов затрат, «денежных» счетов.
  5. Аналитический учет строится по каждому подотчетному лицу с изданием соответствующего приказа, ограничивающего круг таких лиц.