Табельный номер сотрудника

Содержание

Как присваивается табельный номер сотруднику

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
  • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

  • тем, кто устроен на постоянной основе;
  • временным сотрудникам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата приема его на работу;
  • должность и специальность;
  • номер трудового договора и его дата;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • собственно сам табельный номер.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк журнала учета табельных номеров в .xls

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Как присваивается табельный номер сотруднику?

Табельный номер сотрудника — как присваивается и зачем он нужен? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Процедура присвоения табельного номера

Принципы формирования табельного номера

Особенности применения табельного номера

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Итоги

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

  • Ф.И.О. принятого сотрудника;
  • даты принятия на работу;
  • должности специалиста;
  • табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1–2 года после прекращения трудового договора).

2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017».

3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

  • идентифицирует работника;
  • определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист».

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Итоги

Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1–2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

  • ;
  • .

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как присваивается табельный номер сотрудникам организации

На многих крупных и средних предприятиях действует кадровая система табельных номеров. Работники даже могут не знать о существовании у них в организации особого учетного кода. При поступлении на работу для каждого специалиста используют новое кодовое обозначение, чтобы избежать повторов. Как присваивается табельный номер сотрудника, читайте в статье.

Как работает система табельной нумерации персонала

Сначала о том, что такое табельный номер работника. Табельные шифры прописывают в личных карточках сотрудников после оформления их приема на предприятие. Эти коды сохраняют свою актуальность на протяжении всего периода действия трудового соглашения с физическим лицом.

При увольнении работника высвободившийся номер не задействуют в отношении других лиц. Этот код сохраняют за человеком на случай его повторного трудоустройства в фирму.

Также см. «Образец обходного листа при увольнении».

В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:

  • идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
  • указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
  • оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.

Отсюда становится понятно, нужны ли табельные номера. Это действительно очень удобно.

Однако обязателен ли табельный номер? Формально – нет, поскольку законодательной регламентации процедуры присвоения табельных кодов фактически не существует.

На сегодня, как присваивается табельный номер сотрудникам организации можно узнать из актов периода СССР. Так, работодатели, решившие внедрить в кадровый учет эту систему идентификации членов трудового коллектива, ориентируются на положения от 27 апреля 1973 года – это совместное письмо Госкомтруда № 75-АБ, Минфина № 89 и Центрального стат. управления № 10-80.

В пункте 18 этого письма сказано, как присваиваются табельные номера. Такой код должен быть у каждого работника, который трудоустроен:

  • временно;
  • на постоянной основе;
  • на один сезон.

Индивидуальное шифровое обозначение сохраняют за прежним работником на протяжении одного-двух лет.

Детально – как присвоить табельный номер, их высвобождение и учет – субъекты хозяйствования разрабатывают самостоятельно и утверждают внутренними нормативными актами.

Стандартный код по табелю состоит только из числовых знаков, но работодатель вправе ввести в него буквенные символы.

Работа системы табельной нумерации основана на таких принципах:

  1. Присвоением и учетом номеров занимается один специалист.
  2. За сотрудником закрепляют табельный код в день предоставления полного комплекта документов для приема на работу.
  3. Если табельные шифры есть, их прописывают в распорядительной документации, касающейся сотрудника.
  4. Нумерацию ведут в хронологическом порядке, числовые обозначения начинают с единицы.
  5. Первый номер выделяют для руководителя компании.
  6. Изменение присвоенных номеров не разрешено (даже в случае перевода специалиста в другое подразделение).

Для учета табельной нумерации на предприятии заводят отдельный журнал. В нем фиксируют:

  • сведения, идентифицирующие работника;
  • реквизиты трудового соглашения;
  • табельный код.

Таким образом, каждая фирма сама решает, как у неё будет происходить присвоение табельных номеров и будет ли вообще.

Применение табельной нумерации в первичных документах

При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.

Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.

Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:

  • осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
  • минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
  • простота учета переработок.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кадровый портал

Табельный номер является одним из реквизитов документов по учету труда и его оплаты. Он присваивается в момент оформления сотрудника на работу и далее отражается во всех документах кадрового учета. Однако возникают вопросы: как ведется учет табельных номеров, каков порядок их присвоения, можно ли присваивать номера ранее уволенных сотрудников и т.п.

Порядок присвоения табельных номеров нормативными актами не установлен. Поэтому, в связи с отсутствием нормативных требований порядок присвоения номеров организация вправе определить самостоятельно.

Тем не менее следует учитывать, что в соответствии с п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве (Письмо Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80) каждому рабочему и служащему, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода рабочего и служащего на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Однако из самих понятий «табельный номер» и «учет» следует:

  1. В организации должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
  2. табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
  3. табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
  4. табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу;
  5. табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии;
  6. в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
  7. табельный номер работника должен состоять из арабских цифр.