Т 12 форма

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

дополнительный оплачиваемый

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранением ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребенком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

в ночное время

РВ

работа в выходные и праздники

С

сверхурочная

ВМ

вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К

служебная командировка

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

забастовка

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

выплаты по гражданско-правовым договорам

отпускные

больничное пособие

оплата в натуральной форме

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

проценты по вкладам

Образец таблицы учета рабочего времени сотрудников

бланк по форме Т-12

бланк по форме Т-13

Актуально на: 29 августа 2017 г.

Унифицированная форма Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» – одна из утвержденных Росстатом форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), которую работодатели могут использовать для ведения учета времени, фактически отработанного сотрудниками. Такой учет должны вести как работодатели-организации, так и работодатели-предприниматели (ст. 91 ТК РФ).

В соответствии со сведениями, указанными в табеле, начисляется заработная плата работникам, а также формируются определенные виды статотчетности. Кроме того, табель может понадобиться в случае нарушения работником трудовой дисциплины.

Т-12 табель учета рабочего времени: бланк

Порядок заполнения формы Т-12

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда заполняется в соответствии с Указаниями Росстата (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Составляется он в одном экземпляре.

Затраты рабочего времени каждого работника могут быть отражены в табеле одним из двух способов. Для этого можно или ежедневно регистрировать явки и неявки работника, в том числе и количество отработанного им времени (в часах, минутах), или отражать в табеле только отклонения в работе сотрудника. К примеру, служебные командировки, сверхурочную работу и т.д.

Явки и неявки работника обозначаются в табеле с помощью кодов – цифровых и буквенных. К примеру, для работы в дневное время предусмотрены коды «Я» и «01», в ночное время – коды «Н» и «02», для работы в выходные и нерабочие праздничные дни – коды «РВ» и «03». Цифровые и буквенные коды равнозначны между собой, поэтому работодатель вправе использовать либо одни, либо другие коды на свой выбор. Перечислены они прямо на титульном листе формы Т-12.

Для каждого дня месяца в таблице раздела 1 «Учет рабочего времени» в графах 4 и 6 отведены две строки: в верхней указывается код, обозначающий явку работника, в нижней – продолжительность его работы в этот день. Если же сотрудник на работе отсутствовал, то в верхней строке указывается код, обозначающий неявку (из него, как правило, ясна и причина отсутствия), а нижняя строка не заполняется.

В графах 5 и 7 указываются сведения о работе сотрудника за I и II половину месяца соответственно. В них в верхней ячейке отражается суммарное количество отработанных сотрудником рабочих дней, а в нижней – количество отработанных рабочих часов.

Форма Т-12: образец заполнения (титульный лист и раздел 1)

Загрузить Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Формат: MS-Excel :: Размер: 18 КБ
Загрузить Т-13 «Табель учета рабочего времени»Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Формат: MS-Excel :: Размер: 6 КБ

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по формe N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в формe N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

в формe N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по формe N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по формe N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по формe N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если

их количество превышает четыре.

Бланки табеля по формe N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по формe N Т-13.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по унифицированной форме Т-12 требуется для фиксирования и учета времени, отработанного персоналом и расчета ему зарплаты. Составлять табель нужно по указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вы не обязаны применять унифицированную форму Т-12, разработать бланк для учета времени вы имеете право самостоятельно, но готовый использовать проще.

Образец заполнения унифицированной формы Т-12

Унифицированная форма Т-12 содержит два раздела:

  • Учет рабочего времени;
  • Расчет с персоналом по оплате труда.

В табеле прописывается все отработанное и неотработанное сотрудником рабочее время в часах/минутах. Вы можете заполнить табель, используя один из следующих способов:

  1. Заполнение в табеле явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда сотрудник, например, работал сверхурочно (в выходной день), необходимо указать нормальную длительность времени работы и время работы сверхурочно в одной ячейке через косую черту или в скобках. Для этого в верхней ячейке вы пишете – «Я/С», а в нижней – «8/3», где «8» – это нормальная длительность рабочего дня, которая установлена работнику и отработана им, а «3» – то, что отработано сверхурочно.
    Кроме того, вы можете внести в графу 4 дополнительные строки напротив фамилии и инициалов сотрудника для того, чтобы отобразить там часы сверхурочной работы. Обратите внимание, чтобы дополнить в строки, вам не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.
  2. Фиксация в табеле только отклонений от нормальной продолжительности, то есть неявок, часов, отработанных сверхурочно и т.п. В таком случае в день, когда у сотрудника была сверхурочная работа, в верхних строках графы 4 нужно отмечать буквенный код «С». Под данным кодом, в нижних строках следует указывать длительность сверхурочной работы.

В графах 5 и 7 требуется отразить количество отработанных часов за половину месяца (первую и вторую). В конце месяца в табеле вам необходимо заполнить:

  • графу 8, указав в ней общее количество дней, которое работник отработал за месяц; графу 9, где отметить общее количество часов, отработанных сотрудником за месяц с учетом сверхурочных часов;
  • графы 10, 11 и 12. В них отдельно показываются отработанные за месяц часы сверхурочной работы;
  • графу 14, – она для общего количества всех неявок работника за месяц (часов (дней));
  • в графах 15 и 16 проставить код причины неявки и сумму дней/часов неявок сотрудника;
  • графу 17, где суммируются все выходные и праздничные дни за месяц.

Если в компании учет отработанного времени и расчет зарплаты ведется по отдельности, то раздел 2 табеля можно не заполнять. В таком случае раздел 1 табеля будет применяться как отдельный самостоятельный документ (см. образец заполнения).

Табель по форме Т-12 оформляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам в компании. За его составление отвечает ответственное лицо – например, работник отдела кадров. Документ по итогу подписывает руководитель подразделения или компании и работник отдела кадров, после чего заполненный табель отправляется в бухгалтерию.

Образец заполнения унифицированной формы Т-12:

Скачать актуальный бланк Т-12:

Табель учета рабочего времени (форма Т-12): образец

Учет рабочего времени по табелю обязателен: в его отсутствии работодатель будет оштрафован. Общераспространо ведение такого учета по форме Т-12. Ознакомимся с особенностями ее применения.

Для чего нужен бланк Т-12

В целях учета рабочего времени и ключевых показателей, влияющих на размер оплаты труда, работодатели традиционно используют табель по унифицированной форме Т-12, введенной в действие Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Искать альтернативы ей особого смысла нет: форма имеет продуманную структуру и позволяет в полной мере информативно отразить сведения, необходимые кадровику при решении задач, связанных с соответствующими видами учета.

Табель вести нужно обязательно (если не по форме Т-12, то по любой другой, что утверждена организацией-работодателем).

Если не вести, то Трудинспекция, обнаружив это, применит к работодателю строгие санкции (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • штраф до 50 000 руб. — на юрлицо,
  • до 5 000 руб. — на работодателя в статусе ИП или на должностное лицо организации.

В форме Т-12 могут быть зафиксированы самые разные типы сведений:

  • дневные, ночные часы труда;
  • работа в выходные, праздничные дни;
  • сверхурочная работа;
  • сокращенная работа;
  • простои;
  • работа по совместительству;
  • часы при ненормированном рабочем дне, гибком графике;
  • периоды сменной работы;
  • время отсутствия сотрудника на рабочем месте.

На основании табеля может осуществляться не только расчет зарплаты, но и составление различных видов статистической отчетности. Например — форма № П-4 (Сведения о численности и зарплате сотрудников).

В табеле предполагается учет только штатных работников: если в него включать внештатных специалистов (работающих по гражданско-правовому договору), то это даст Трудинспекции повод посчитать, что между ними и работодателем фактически установлены трудовые отношения.

Более того, общераспространена практика, при которой сотрудник включается в табель (и исключается из него) только на основании различных локальных нормативных актов: приказов о приеме, увольнении, переводе. Просто так никто не должен туда попадать.

Бланк табеля учета рабочего времени Т-12

Общий порядок работы с табелем Т-12

Как правило, отдельный табель ведется каждым структурным подразделением организации. Заполнение табеля осуществляется ежедневно.

В средних и крупных организациях за эту процедуру могут отвечать отдельные специалисты (табельщики). С установленной периодичностью (в общем случае раз в 2 недели — соотносительно с интервалами начисления зарплаты) они направляют подконтрольные им табели на проверку и утверждение руководителем отдела кадров, а также в бухгалтерию.

Локальным нормативным актом организации может быть закреплено, что табель будет вестись с заполнением Раздела 2 или без заполнения такового. Во втором случае — с мотивировкой о том, что учет рабочего времени и расчетов с работниками осуществляется раздельно: это вполне законная процедура.

Для учета времени, отработанного, или, наоборот, не отработанного сотрудником, в табеле используются специальные коды — буквенные и цифровые (их перечень приведен в самой форме — в графе «Условные обозначения»). Желательно выбрать либо первые, либо вторые (без разницы, какие).

Условимся далее — рассматривая нюансы применения формы, использовать именно буквенные обозначения. Как правило, при «ручном» учете посещений буквы воспринимаются легче цифр.

При необходимости коды дополняются текстовыми формулировками — отражающими нетипичные условия работы, к примеру:

  • причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  • факты о сверхурочной работе по инициативе самого сотрудника или его работодателя;
  • сведения о сокращенной длительности рабочего дня.

Все подобные «нетипичные» сведения отражаются на основании официальных документов.

Отражать их реквизиты в табеле необходимо — и в этих целях в состав формы могут быть включены дополнительные графы. На случай проверки Трудинспекции каждый документ, где зафиксирована «нетипичная» явка (неявка) на работу, кадровик должен иметь под рукой.

Табель по возможности не следует корректировать: при обнаружении ошибок всякий раз желательно составлять новый. Но если это невозможно (в том числе по юридическим причинам — например, если расчеты по табелю уже произведены, а статус работника нужно откорректировать задним числом), то документ исправляется:

  • посредством зачеркивания неверного кода (или иных данных) и вписыванием правильного;
  • внесением на табель записи «исправленному верить» с соответствующими пояснениями и ссылками на документы: например, на листок нетрудоспособности — если речь идет об отражении факта болезни работника в дни отсутствия, которые ранее были помечены как дни отсутствия по неизвестной причине.

При необходимости работодатель может ввести свои коды. Например — для учета фактического времени переработки при ненормированном рабочем дне.

В общем случае такая переработка не фиксируется в табеле — поскольку ее время не влияет на зарплату напрямую. Но работодатель вправе такое влияние инициировать и вести подсчет переработки.

Еще вариант — свой код для праздничных дней, в которые работали люди по сдельной оплате труда: работодатель обязан в соответствии со ст. 112 ТК РФ установить по ней отдельную компенсацию, и потому учет длительности работы в этом случае будет полезен.

Алгоритм работы с табелем по форме Т-12

Практическое применение формы в самом общем случае осуществляется кадровиком по следующему алгоритму:

Заполнение титульного листа

Когда: в начале расчетного периода.

Кем: кадровиком (табельщиком).

Табель — не постоянно действующий документ, а реестр, применяемый за тот или иной расчетный период. По завершении его — сменяемый новым реестром. Ключевые сведения, отражаемые на титульном листе:

  • длительность периода;
  • порядковый номер документа;
  • дата составления документа.

Как мы уже отметили выше, общераспространено составление табеля каждые 2 недели — соотносительно с обычной для российских предприятий практикой выплаты зарплаты дважды в месяц.

Если табель составляется по зарплате за первую половину июня 2019 года, то указывается период с 01.06.2019 по 15.06.2019 года. Номер документа будет выглядеть так: 06/1. А если табель составляется за вторую половину, то будет указан период с 16.06.2019 по 30.06.2019 года, номер документа будет выглядеть так: 06/2.

Дата составления документа, также фиксируемая на титульном листе, как правило, приходится на последний день отчетного периода или на следующий день после окончания периода. То, какая это именно дата, устанавливает сама кадровая служба (с учетом мнения бухгалтерии).

Заполнение граф 1-3 Раздела 1

Когда: в начале расчетного периода.

Кем: кадровиком.

Основной элемент Раздела 1 формы Т-12 — таблица. В ней в отдельных строках по графам 1-3 фиксируются ФИО, должности работников, а также их табельные номера.

Заполнение граф 4-7 Раздела 1

Когда: ежедневно.

Кем: кадровиком.

Соотносительно с каждым из работников в таблице фиксируются — с распределением по двум отдельным строкам, в графах 4 и 6:

  • коды, соответствующие тому или иному рабочему (либо нерабочему) событию: например, Я — явка, НН — неявка по невыясненным причинам;
  • время отработанного (или неотработанного) работником времени — в часах и минутах — соотносительно с отраженным выше кодом.

Возможна ситуация, при которой в течение рабочего дня человек занимался двумя разными делами (работал в двух разных режимах) — соответствующими отдельным кодам. Например — полдня был на медосмотре, полдня — работал в обычном режиме.

В этом случае:

  • в первой строке фиксируется 2 кода по каждому «делу» — разделяемые через дробь;
  • во второй строке фиксируется 2 интервала времени, соответствующих каждому делу — также разделяемые через дробь.

Если «дел» было 3, то:

  • первые два фиксируются в указанном выше порядке;
  • по третьему код и время указываются без дроби — в новом блоке строк (то есть, ФИО работника дублируется на новой строке).

Если человек не приходил на работу в тех случаях, когда это не предполагалось в принципе (например, если находился в отпуске, на больничном, в командировке), то в таблице по дням его отсутствия фиксируются только коды без указания времени ниже.

Графы 5 и 7 также предполагают указание данных по двум строкам. Чтобы заполнить верхнюю, нужно просуммировать количество кодов, с помощью которых фиксируется рабочее время. Чтобы заполнить нижнюю, нужно просуммировать общее количество рабочего времени, показанное в соотнесении с этими кодами.

Обработка (расшифровка) кодов по таблице и последующее заполнение граф 8-16 Раздела 1

Когда: по завершении отчетного периода.

Кем: кадровиком.

При этом, в графах 8-13 по по существу отражаются данные по отработанному времени, а в графах 14-16 — по неотработанному. Поэтому, можно сказать, что ответственный работник будет решать 2 разные задачи при заполнении табеля в части указанных граф.

Что такое «расшифровка» в данном случае? Например, для подсчета количества сверхурочных часов нужно:

  • найти все ячейки с условным обозначением С;
  • суммировать часы и минуты под соответствующими условными обозначениями.

При подсчете ночных часов нужно:

  • найти все ячейки с кодом Н;
  • суммировать часы и минуты под соответствующими кодами.

При подсчете работы в выходные и праздники нужно:

  • найти все ячейки с кодом РВ;
  • суммировать часы и минуты под данными кодами.

Для заполнения графы 13 смотрятся:

  • все ячейки, не имеющие кода С, Н, РВ — но при этом имеющие коды, которые отражают факт дополнительной отработки по тем или иным основаниям;
  • часы и минуты под этими кодами.

По похожему принципу производится расшифровка кодов для заполнения граф 14-16. Смотрятся ячейки — содержащие интересующий код (то есть, отражающий то или иное основание для неявки), а затем суммируются часы и минуты под соответствующим кодом.

Заполнение графы 17

Важно по ошибке не отнести ее к «неотработанным» показателям слева. Данные по соответствующей графе относятся к обоим типам учитываемого времени — к отработанному и не отработанному.

Показатель для графы 17 — это количество кодов В (обозначающих выходные или праздничные дни) по графам 4 и 6.

Работа с первой таблицей Раздела 2

Когда: по завершении расчетного периода.

Кем: бухгалтером (реже — кадровиком).

Как мы уже отметили выше, организация вправе заполнять или не заполнять данный раздел (во втором случае осуществляя расчет зарплаты с применением альтернативных реестров). Главные принципы при заполнении Раздела 2 следующие:

  • если вид оплаты и бухгалтерский счет — один на всех работников, то работа ведется только с графами 18-22;
  • если вид оплаты и бухгалтерский счет — разные по работникам, то каждая уникальная «связка» вида оплаты и счета расписывается с применением граф 18-34.

Перечни видов оплаты труда (и коды для них) хозяйствующий субъект вправе установить самостоятельно — либо воспользоваться перечнем кодов по доходам, что используются в целях расчета налогов, в соответствии с Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Заполнение 4-й страницы Раздела 2

Когда: лучше всего — ежедневно (но можно и по завершении расчетного периода).

Кем: бухгалтером (поскольку это тоже расчетный Раздел 2).

Данный этап относится, возможно, к самым трудоемким — уже потому, что предполагает произведение подсчетов по нескольку десятков граф на основании данных, фиксируемых ежедневно. Таким образом, заполнять рассматриваемую страницу рекомендуется по итогам каждого рабочего дня: чтобы сделать это в конце месяца (и не запутаться), придется потратить много времени и сил.

Одна из основных задач при заполнении 4-й страницы — правильно разграничить понятия «человеко-день» и «человеко-час». Количество человеко-дней за день соответствует количеству явившихся работников за этот день. Количество человеко-часов за день соответствует сумме всех отработанных часов (всеми работниками) за этот день (то есть, смотреть нужно на вторые строки в графах 4 и 6).

Далее заполненный табель передается на утверждение руководителю кадровой службы. Он, в свою очередь, подписав документ, передаст его в бухгалтерию.

Заполнение формы Т-12: нюансы

При заполнении формы Т-12 следует иметь в виду, что:

  1. Если работник в отпуске, то в табеле:
  • фиксируются праздники в период его отпуска (поскольку они не входят в него и не оплачиваются в рамках отпускных);
  • не фиксируются выходные дни (поскольку входят в число календарных).
  1. Если работник в командировке, то при выполнении работы в выходные и праздники в рамках ее длительности эти дни отмечаются как рабочие командировочные (по ним будет назначена двойная оплата).

Общераспространенный способ такой «кодировки» — использование сочетания кодов К/РВ.

  1. Если работник имеет право на сокращенную рабочую неделю (например, когда занят на вредном или опасном производстве), то в табеле фиксируется сокращенное количество рабочих часов.

То же самое — при сокращении дня перед праздником.

  1. Если человек работает по внутреннему совместительству (на двух должностях) в разных подразделениях, то сведения о его работе распределяются по двум разным табелям (которое должно вести каждое подразделение).

А если совместительство в одном подразделении, то ФИО работника (и его табельный номер) фиксируются в одном табеле дважды (или большее количество раз — в зависимости от количества занимаемых должностей по совместительству). Соответственно, данные по рабочему времени человека «распределяются» по отдельным строкам — хотя речь идет об одном и том же работнике.

  1. Если работник опоздал или ушел с работы до окончания рабочего дня, то в табеле это показывается:
  • проставлением «комбинированного» кода Я/НН в день, когда человек был на работе;
  • указанием строкой ниже фактического количества отработанных и не отработанных им часов (через дробь).

А если человек пришел на работу позже (ушел с нее раньше) по согласованию с работодателем (отпросился), то запись будет иной: в верхней строке фиксируется код Я, в нижней — фактическое количество отработанных часов. Впоследствии на основании этой записи ему будет исчислена уменьшенная зарплата.

  1. Если рабочая смена «растягивается» на несколько календарных дней, то в табеле отражается:
  • количество кодов, соответствующее количеству календарных дней, на которые приходится смена;
  • фактическое количество часов, отработанных по каждому коду.

Коды могут быть как одинаковыми, так и разными. Типичный сценарий с разными кодами — когда человек заступает на смену в пятницу вечером, а завершает работу — в субботу. Период работы в пятницу будет обозначен кодом Я, а в субботу — кодом РВ.

При этом, отдельно выделяются ночные часы. Например, если человек по графику «сутки через трое» проработал за какой-либо день 20 часов, а из них — 5 часов ночью, то:

  • в верхней строке показывается код Я/Н;
  • в нижней строке — цифры 20/5.
  1. Если человек работает по скользящему графику, предусматривающему работу в субботу и в воскресенье, то в табеле эти дни показываются не с кодом РВ, а с кодом Я (как обычные рабочие дни).

Вместе с тем, если рабочий день выпадает на государственный праздник, то он показывается с кодом РВ.

  1. Если человек увольняется до истечения месяца, то его табель можно не заполнять, начиная со дня увольнения.

А если пришел новый работник — то заполнять, начиная с первого дня его выхода на работу.

Образец табеля учета рабочего времени Т-12

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.