Сроки выдачи справок

ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ

Забазлай Я. С.,
практикующий юрист

Письма отдела кадров

Сотрудникам отдела кадров помимо основных функций, таких как оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам; ведение и хранение личных дел сотрудников, подготовка к сдаче и сдача в архив; составление графика отпусков и контроль его исполнения; оформление и регистрация больничных листов и другие, иногда приходится составлять письма в различные организации, органы власти и самим работникам.

Прежде всего, стоит сказать, что основное назначение письма как документа – передача информации, поэтому письма могут быть нескольких видов: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и т. д. В практике отдела кадров написать письмо требуется чаще всего при необходимости:

  • сопровождения каких-либо документов, пересылаемых адресату, например трудовой книжки (сопроводительное письмо);
  • ответа на запросы из различных организаций и граждан (письмо-ответ);
  • выяснения какой-либо информации (письмо-запрос).

Так, письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в деятельности организации. Как правило, письма принято писать на фирменных бланках организации, где уже имеются реквизиты отправителя. Не стоит пренебрегать внешним видом бланка, так как он является важнейшей составляющей фирменного стиля, наличие которого является признаком хорошего тона и элементом престижа, поэтому к его оформлению следует подойти ответственно.

Приступая к составлению текста письма, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

  • излагайте суть дела простыми короткими предложениями;
  • употребляйте термины в общепринятом значении, избегая двоякого толкования;
  • не применяйте устаревшие слова и слова из профессионального жаргона.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) в письмах используются следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа («просим Вашего содействия», «направляем на рассмотрение», «предоставляем по запросу»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить», «сообщаю
    о возможности»);
  • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ведомство считает возможным», «совет директоров предлагает»).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Желательно, чтобы письмо касалось одного вопроса. Если же необходимо затронуть несколько вопросов, желательно, чтобы они были тематически взаимосвязаны.

Как уже было сказано, оформление письма производится на фирменном бланке, который, в зависимости от учредительных документов организации, может содержать следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30-2003):

  • эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • код организации, ОГРН и ИНН/КПП юридического лица;
  • наименование организации и справочные данные о ней;
  • дату документа и регистрационный номер;
  • ссылку на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем);
  • место составления или издания документа;
  • сведения об адресате;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметку о наличии приложения;
  • подпись и отметку об исполнителе;
  • идентификатор электронной копии документа.

Существует несколько видов деловых писем, разница в том, какую информацию мы хотим получить. Рассмотрим некоторые примеры.

Письмо-просьба

В данном письме излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Например, организации-работодателю необходимо узнать дополнительную информацию о соискателе от его прежнего работодателя. Настаивать в данном случае бесполезно, возможно, данная информация будет являться конфиденциальной.

Общество с ограниченной ответственностью «Полет»
(ООО «Полет»)

ул. Мясникова, 13, г. Волгоград, 400093
Тел. 79-13-15, факс 79-13-16, e-mail: polet @bk.ru
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

06.08.2015 № 32-1/2015
На № ____ от _________

Директору ООО «Конфети»
А. Н. Володину
ул. Н. Отрады, д. 5,
Волгоград, 400005

Уважаемый Александр Николаевич!

Прошу предоставить рекомендательное письмо на Вашего бывшего сотрудника Самойлова Петра Ивановича, занимавшего должность руководителя проектов.

Директор Т О С К И Н К. А. Тоскин

Печать
Исп. Д. Д. Сомова
79-13-15

Также данным письмом можно получить информацию о подтверждении/опровержении обучения сотрудника в учебном заведении, о подлинности листка нетрудоспособности (действительно ли сотрудник находился в стационаре или наблюдался амбулаторно) и т. д.

Сопроводительное письмо

Назначение данных писем в том, чтобы донести до адресата информацию о названии и объеме прилагаемых документов и материалов. Подобного рода письма оправдывают себя в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенному документу. Структура сопроводительного письма предполагает наличие ссылки на приложение.

Общество с ограниченной ответственностью «Полет»
(ООО «Полет»)

ул. Мясникова, 13, г. Волгоград, 400093
Тел. 79-13-15, факс 79-13-16, e-mail polet @bk.ru
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

06.08.2015 № 33-1/2015
На № ____ от _________

Директору ООО «Конфети»
А. Н. Володину
ул. Н. Отрады, д. 5,
Волгоград, 400005

Уважаемый Александр Николаевич!

Направляем Вам копии подписанных и скрепленных печатью документов: трудового договора от 13.04.2010 № 138 и дополнительного соглашения от 18.09.2013 № 138/1.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 8 листах);
2) дополнительное соглашение в 2 экз. (всего на 4 листах).

Директор Т О С К И Н К. А. Тоскин

Печать
Исп. Д. Д. Сомова
79-13-15

Письмо-запрос

Данный вид письма составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно о наличии, например, определенного количества трудовых книжек, канцтоваров, условиях поставки, сроках поставки, способе доставки; при необходимости получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т. п.

В отличие от письма-просьбы, в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

Общество с ограниченной ответственностью «Полет»
(ООО «Полет»)

ул. Мясникова, 13, г. Волгоград, 400093
Тел. 79-13-15, факс 79-13-16, e-mail polet @bk.ru
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

06.08.2015 № 34-1/2015
На № ____ от _________

Директору ООО «Конфети»
А. Н. Володину
ул. Н. Отрады, д. 5,
Волгоград, 400005

Уважаемый Александр Николаевич!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от 06.07.2015 на поставку канцелярских товаров. Мы весьма заинтересованы в приобретении некоторых позиций, но для этого нам необходимо получить более подробную информацию о ценах на интересующий нас товар. В связи с этим просить выслать прайс-лист.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Будем признательны за скорый ответ.

Директор Т О С К И Н К. А. Тоскин

Печать
Исп. Д. Д. Сомова
79-13-15

Письмо-отказ

К сожалению, бывают такие ситуации, в которых приходится писать письма-отказы. Рассмотрим на примере отказа в приеме на работу. Дабы облегчить себе работу по написанию данного письма, возьмите данные, предоставленные соискателем (резюме, автобиография, анкета), сопоставьте их с должностной инструкцией, и можно приступать к написанию письма.

Общество с ограниченной ответственностью «Полет»
(ООО «Полет»)

ул. Мясникова, 13, г. Волгоград, 400093
Тел. 79-13-15, факс 79-13-16, e-mail polet @bk.ru
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

06.08.2015 № 35-1/2015
На № ____ от _________

Скворцову М. А.
ул. К. Маркса, д. 9,
Волгоград, 400119

Уважаемый Михаил Антонович!

Благодарим Вас за то, что Вы выразили желание работать в ООО «Полет». К сожалению, в настоящий момент мы не можем предложить Вам должность старшего экономиста аналитического отдела по следующей причине.

Согласно должностной инструкции старшего экономиста аналитического отдела ООО «Полет», утвержденной генеральным директором 18.01.2010, необходимым требованием для замещения данной должности является наличие высшего экономического образования и опыта работы в должности экономиста или бухгалтера не менее пяти лет. Как следует из Вашего резюме, Вы имеете высшее юридическое образование и в настоящее время только обучаетесь на третьем курсе экономического факультета государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волгоградский государственный архитектурно-строительный университет».

Уверены, что Ваши деловые качества позволят Вам в самое ближайшее время найти достойную Вас работу.

Директор Т О С К И Н К. А. Тоскин

Печать
Исп. Д. Д. Сомова
79-13-15

Письмо-подтверждение

Основное назначение таких писем – подтвердить адресату получение от него соответствующей информации, а также они служат для подтверждения готовности автора к совершению тех или иных ранее согласованных действий.

Письма-подтверждения в большинстве случаев состоят из одного абзаца, несущего в себе всю необходимую информацию. Принято дополнять указанный абзац заключительной формулой вежливости (такое же правило действует в отношении некоторых других видов деловых писем).

Общество с ограниченной ответственностью «Полет»
(ООО «Полет»)

ул. Мясникова, 13, г. Волгоград, 400093
Тел. 79-13-15, факс 79-13-16, e-mail polet @bk.ru
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

06.08.2015 № 36-1/2015
На № ____ от _________

Директору ООО «Конфети»
А. Н. Володину
ул. Н. Отрады, д. 5,
Волгоград, 400005

Уважаемый Александр Николаевич!

Настоящим письмом подтверждаем наше намерение принять на работу Вашего сотрудника в порядке перевода.

С уважением к Вам и Вашему бизнесу.

Директор Т О С К И Н К. А. Тоскин

Печать
Исп. Д. Д. Сомова
79-13-15

Письмо-поздравление

Достаточно распространенный вид писем. К сожалению, не всегда есть возможность поздравить лично с профессиональными праздниками, назначением на должность, награждением и т. д. Вот тогда на помощь и приходят письма-поздравления. Как правило, такие письма должны дойти до адресата своевременно, т. е. в день соответствующего события; носить личный характер и включать слова «поздравляю», «поздравляем».

Общество с ограниченной ответственностью «Полет»
(ООО «Полет»)

ул. Мясникова, 13, г. Волгоград, 400093
Тел. 79-13-15, факс 79-13-16, e-mail polet @bk.ru
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

06.08.2015 № 37-1/2015
На № ____ от _________

А. А. Волошиной
ул. Менжинского, д. 5,
Волгоград, 400063

Уважаемая Александра Александровна!

Сердечно поздравляю Вас с профессиональным праздником – Днем металлурга. От всего сердца желаю Вам удачи в воплощении самых смелых замыслов! Желаю крепкого здоровья, уверенности в собственных силах, финансового благополучия, счастья!

Директор Т О С К И Н К. А. Тоскин

Печать
Исп. Д. Д. Сомова
79-13-15

Письмо-уведомление

ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда работодатель обязан письменно уведомить работников, например, о начале отпуска, о переводе на другую работу, о сокращении и т. д. Такие письма содержат, кроме прочего, предложения адресату.

Бухгалтеру Поповой Д. Т.

Уведомление о начале отпуска

В соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ настоящим доводим до Вашего сведения, что согласно графику отпусков организации на 2015 год дата начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней – 24.08.2015, дата выхода на работу – 07.09.2015.

Начальник отдела кадров: К Р О Т О В А С. А. Кротова

Уведомление получил: П О П О В А Д. Т. Попова
06.08.2015

Что касается сроков подготовки писем и ответов на них, стоит отметить, что в случае подготовки ответа на запрос контролирующих органов письмо должно быть написано в сроки, определенные в ранее полученном от такого органа письме.

Для обычного письма – не более месяца, т. е. 30 дней с момента поступления письма в организацию. В случае поступления писем, в которых указан срок предоставления ответа, – срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и доставки ответа. А для срочных письменных обращений, например телеграмм, – двое суток с момента их получения.

И, конечно же, для удобства сроки ответов на письма лучше закрепить в локальном нормативном акте организации.

Запрос документов бывшим работником

ЮРИГМА

Вопрос:

В отдел кадров нашей фирмы пришел запрос от бывшего сотрудника, в котором он требует предоставить ему копии наших локальных нормативных актов. Можно ли отказать ему в выдаче таких документов? И чем можно обосновать отказ?

Алина Мишина, ведущий менеджер по персоналу, г. Москва

Ответ экспертов ЮРИГМЫ:

Уважаемая Алина, ответить на поставленный Вами вопрос однозначно не представляется возможным. Поскольку отсутствует полная информация о том, какой именно локальный акт и в связи с чем запрашивается. Поэтому в зависимости от конкретных обстоятельств бывшему сотруднику можно будет либо отказать в выдаче копии локального акта, либо работодателю все же придется предоставить ее. Объясняется это следующим.

Запрос от бывшего работника

Существует мнение, что предоставлять копии документов следует только текущим сотрудникам, которые на момент запроса состоят с работодателем в трудовых отношениях (ст. 15, 20 Трудового кодекса РФ). Однако такая точка зрения представляется не вполне обоснованной. Так, согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель, среди прочего, должен выдавать работнику приказ об увольнении в срок не позднее трех рабочих дней. Но через три дня после увольнения гражданин утрачивает статус текущего работника и становится бывшим работником.

Позиция о том, что копии связанных с работой документов могут запрашивать и получать, в том числе, бывшие работники находит подтверждение и в судебной практике (см., например, Решение Покачевского городского суда ХМАО-Югры от 10.09.2010, определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу № 33-10422).

Документы, связанные с работой

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в безвозмездном порядке предоставить ему надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой:

  • копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Срок для предоставления указанных документов – не позднее трех рабочих дней со дня подачи сотрудником письменного заявления (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Понятие «документов, связанных с работой» в законодательстве не раскрыто. Примерный перечень таких документов приведен в ст. 62 Трудового кодекса РФ, но он является открытым.

Кроме того, работникам гарантировано право на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (ст. 89 Трудового кодекса РФ). Другими словами, работодатель должен предоставлять сотрудникам копии любых записей, содержащих их персональные данные.

Локальные нормативные акты

Что касается локальных нормативных актов. Работодатели вправе принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Принимаемые локальные акты действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника.

Если исходить из буквального толкования законодательства, то получается, что » связанные с работой документы» сотруднику следует предоставлять, а с локальными актами, касающимися трудовой деятельности сотрудника, его следует ознакомить под подпись. Данная позиция находит подтверждение в некоторых судебных решениях, которые признают обязанность работодателя предоставлять работникам не локальные акты, а лишь документы, содержащие персональную информацию о них. Поскольку законодательством предусмотрена обязанность по ознакомлению работников с локальными актами под подпись, но не по их предоставлению работникам (см., например, определения Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, от 13.08.2013 № 4г/1-7930).

Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты. Объясняется это тем, что локальный акт может затрагивать интересы и права работников в связи с включением в него обязательств работодателя и сотрудников по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий и компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льгот и преимуществ для работников и др. (см., например, Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Поэтому оценивать возможность отказать бывшему сотруднику в выдаче копии локального нормативного акта следует в индивидуальном порядке и с учетом конкретных обстоятельств.

Так, отказать в предоставлении локального акта можно в случае, если документ касается производственно-хозяйственной деятельности, а не работы самого сотрудника (см., например, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.06.2013 № 33-6945).

Отказать работнику можно и в случае, если локальный акт не только не касается трудовой деятельности сотрудника, но и содержит конфиденциальную информацию (см., например, Апелляционное определение Суда ХМАО-Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012, Решение Свердловского областного суда от 14 октября 2014 г. по делу № 72-787/2014).

Еще одним основанием для отказа в предоставлении копии локального акта может выступить отсутствие у работодателя реальной возможности предоставить запрошенный документ. В частности, в связи с истечением законодательного срока его хранения (см., например, Справка Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров).

А в ситуации, когда запрошен локальный акт, которым является утвержденная работодателем должностная инструкция, отказ работодателя в его предоставлении будет представляться необоснованным. То есть работодателю все же нужно будет предоставить запрошенный документ.

Возможна и ситуация, когда запрашиваемый документ касается не только трудовой деятельности запросившего сотрудника, но и содержит персональные данные других работников. В таком случае представляется возможным предоставить выписку из документа в той части, которая касается только сотрудника, обратившегося с запросом.

Резюмируя вышеизложенное, можно говорить о следующих случаях, когда бывшему работнику может быть отказано в предоставлении копии локального нормативного акта (ЛНА):

  • От сотрудника поступил устный запрос, а не письменное заявление о предоставлении ЛНА.
  • ЛНА касается не трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя, а производственно-хозяйственной и/или организационно-распорядительной деятельности работодателя.
  • ЛНА содержит конфиденциальную информацию (в том числе, персональные данные других работников), разглашение которой запрещено. Но при этом возможно рассмотреть вариант с предоставлением выписки из ЛНА в части, касающейся трудовой деятельности только запросившего работника.
  • У работодателя отсутствует реальная возможность в предоставлении запрошенного ЛНА в связи с истечением нормативно установленного срока его хранения.

Вывод: Каждый конкретный запрос о предоставлении документов необходимо внимательно и тщательно анализировать. И в зависимости от конкретной ситуации/обстоятельств принимать решение о предоставлении или отказе в предоставлении копии локального акта бывшему работнику.

В частности, согласно п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, право субъекта персональных данных (т.е. работника) на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если обработка таких данных осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка и т.д.

Документ с юридической силой: справка по месту требования с работы

Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.

У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.

Выдача справок – не право, а обязанность работодателя, который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.

Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.

Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.

Общие требования

Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности, не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.

Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.

Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.

Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).

Образец заявления на выдачу справки с места работы.

Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований:

  1. Справка печатается на бланке учреждения.
  2. Адресат указывается в правом верхнем углу либо в конце текста.
  3. Сведения об учреждении, выдавшем справку должно быть максимально подробным. Указывается полное наименование организации с юридическим адресом. Не допускаются сокращения в написании структурного подразделения, где трудиться работник, его должности.
  4. Указывается контактный телефон специалиста, ответственного за составление документа, его Ф.И.О.
  5. Если справка содержит сведения о заработной плате сотрудника, указываются банковские реквизиты, ИНН, обязательно наличие подписи главного бухгалтера.
  6. Любые сведения в справке обязаны иметь документальное подтверждение. Например, период работы, переводы, отпуска пишут на основании приказов по личному составу.
  7. Плата за составление документа не взимается. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять справку безвозмездно.
  8. Документ заверяется печатью и подписью руководителя, если права подписи не делегировано другому должностному лицу.

Все справки имеют исходящий номер. Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.

Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму, которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной.

Скачать бланк справки по форме 2 НДФЛ.

Какие виды существуют?

В делопроизводстве различают несколько видов справок:

  • служебные;
  • личные;
  • архивные.

Работникам выдаются личные справки, так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.

Куда могут предоставляться?

В соцзащиту

Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие. Они также имеют право на получение субсидий.

Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца, в котором указывается следующая информация:

  • наименование организации, его реквизиты;
  • Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
  • с какого времени трудиться на предприятии;
  • помесячный доход.

При этом обязательно определяют вид дохода: заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.

В институт

Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:

  • нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
  • заочникам для подтверждения факта работы.

Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».

Пример оформления справки с места работы для ВУЗа.

Для центра занятости

Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия. Указывается:

  • период работы в организации;
  • режим работы;
  • средний заработок за последние 3 месяца;
  • были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).

Скачать бесплатно шаблон справки для центра занятости.

Для УФМС

Миграционная служба просит предоставить иностранных граждан информацию об их финансовом состоянии.

Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.

Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.

Для банка

Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.

В ней содержаться сведения о получаемом доходе и производимых удержаниях. Обязанность работодателя – четко, без завышения указать реальный размер получаемой зарплаты.

Для каких нужд?

Для чего нужна справка с места работы?

Для больничного

Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая, утвержденная Минсоцразвития РФ.

Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.

Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:

  1. О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
  2. Количество дней приходящихся на:
  • отпуск по беременности и родам;
  • отпуск по уходу за ребенком;
  • временную нетрудоспособность;
  • период освобождения с работы с сохранением зарплаты, если на нее не начислялись страховые взносы (ФЗ 112).

Новая форма справки о заработке и о количестве календарных дней.

Совместителю

По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка, доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.

В ней содержаться данные о приеме работника-совместителя (дата, должность, место работы). Вносятся запись о том, что он трудится по сей день. Отличие справки в особом реквизите адресата. В данной графе пишут не «по месту требования», а «для предоставления по основному месту работы».

Скачать бланк справки для совместителя.

Скачать бланк справки об отпуске совместителя.

Об алиментах

Алименты являются одним из источников дохода. В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер.

Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно, единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.

Такая справка может понадобиться и самому алиментщику. Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.

Типовая форма бланка справки об удержании алиментов.

Типовая форма бланка справки о выплачиваемых алиментах.

Типовая форма справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.

Для пенсии

Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет. Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета. Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:

  1. Ф.И.О., дата рождения работника.
  2. Периоды работы, наименование организации (если название учреждения менялось, указывают каждое из них по уставу и дают ссылку на нормативный документ).
  3. Показывают заработную плату за любые 60 месяцев непрерывного стажа (помесячно).
  4. В какой валюте производился расчет.
  5. Информация о деноминации рубля.
  6. Основание выдачи.
  7. Производились ли отчисления в ПФ.

Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа. Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию. В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.

В ней содержатся ссылки на документы, которые подтверждают, что человек трудился в особых условиях, благодаря чему получает право на досрочную пенсию.

Образец справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.

Форма справки, подтверждающей стаж работы.

О командировке

Данный вид справки работникам требуется очень редко. Обычно достаточно копии командировочного удостоверения. Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.

справки стандартное:

  1. Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность.
  2. Подтверждается его нахождение в командировке.
  3. Пишется пункт назначения, период отсутствия.

Пример составления справки о нахождении в командировке.

Для декретных

После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:

  1. Для получения единовременного пособия один из родителей должен предоставить справку о том, что заявитель не воспользовался правом на отпуск по уходу и не получал пособия. Данный документ необходим только в том случае, если работают оба родителя.
  2. Справку о сумме заработка.

Форма справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.

Для загранпаспорта

При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку, подтверждающую факт работы человека в данной организации.

Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.

В тексте документа содержаться сведения о:

  • дате приема на работу, должность сотрудника;
  • среднемесячном доходе;
  • дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.

Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском, если есть такая возможность.

Образец составления справки для оформления визы на английском языке.

Образец справки для оформления загранпаспорта.

Итоги

Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений. Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.

Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные.

Но ведь справку подписывает не работник, а специалист, отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.

Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон.

Такая справка теряет свою юридическую силу, а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.

Справки с места работы: виды и сроки выдачи

Манохова С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:

  • о заработной плате;

  • о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;

  • о периоде работы у данного работодателя.

Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.

Справки о заработной плате

Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.

Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.

Во-вторых, работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения с работы (службы, иной деятельности) справку для целей начисления будущим работодателем пособий по временной нетрудоспособности. В данной справке, в частности, отражается информация (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»):

  • о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;

  • о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

При невозможности вручить справку непосредственно в день увольнения работодатель должен направить работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте (о своем согласии на отправление справки по почте работник должен уведомить работодателя письменно). Если в день увольнения работник указанную справку не получил, он вправе обратиться за ней позже. Работодатель в этом случае обязан представить справку в трехдневный срок с даты обращения бывшего работника с соответствующим заявлением. Приведем пример такого заявления.

Заявление

Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.

В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.

В-четвертых, если сотрудник после увольнения примет решение встать на учет на биржу труда, ему понадобится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма данной справки рекомендована Письмом Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Она также может быть составлена в произвольной форме – при условии, что в ней содержатся реквизиты организации и сведения о среднем заработке сотрудника за указанный период. Пример заполнения рекомендованной формы справки приведем ниже.

В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.

Справки о стаже и персонифицированном учете

Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.

Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):

  • справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);

  • справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);

  • заполненный разд. 3 «Персонифицированные сведения» расчета по страховым взносам (форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.

Иные справки

Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.

Справка № 23

Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Подтверждаем, что ее работа не связана с вредными или опасными факторами.

Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).

Заведующая детским садом Ткачева С. Н.

Работник может потребовать информацию об утвержденномграфике отпусков по основному месту работы для получения отпуска по работе по совместительству (напомним, что в соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе; и даже если по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, отпуск ему предоставляется авансом).

Справка № 25

Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Согласно графику отпусков на 2018 год (утвержден приказом от 04.12.2017) очередной отпуск Смирновой Н. Г. приходится на периоды:
– с 05.02.2018 по 18.02.2018;
– с 03.09.2018 по 16.09.2018.

Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).

Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).

Справка № 27

Настоящая справка подтверждает, что Егоров Иван Федорович, работающий в МБУ ДО СДЮШОР № 8 по футболу в должности тренера, в период с 01.08.2018 по 31.08.2018 дополнительные выходные дни для ухода за своим ребенком-инвалидом не использовал (если использовал частично – указывается, сколько дней).

Справка дана для предъявления по месту работы супруги (ООО «Престол»).

Фиксируем факт выдачи справки

Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:

  • дата выдачи справки;

  • описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);

  • наименование органа, в который будет представлена справка;

  • Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.

Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.

* * *

Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).

Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:

  • в день увольнения;

  • либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.

Образец заполнения справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) – «СКАЧАТЬ»

Как составить справку о периоде работы в организации?

Записи в трудовую сделаны. Справку зарегистрировала)
Исх. № 6
от 10.04.2017
Справка
Дана Ивановой Светлане Никифоровне, 25 июля 1981 года рождения, в том, что она действительно
работала у Индивидуального предпринимателя Смирнова Игоря Ивановича
в должности продавца с 10 ноября 2016 года по 20 марта 2017 года,
Приказ о приеме на работу № 5-к от 10.11.2016 года.
Приказ о расторжении трудового договора № 10-к от 20.03.2017 года.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77
Трудового кодекса Российской Федерации
Срок действия справки — бессрочно.
Индивидуальный предприниматель ______________ И.И. Смирнов
М.п.
Еще один вариант появился:
Исх. № 6
от 10.04.2017
Справка
Дана Ивановой Светлане Никифоровне, 25 июля 1981 года рождения, в том, что она
10.11.2016 года была принята на работу к Индивидуальному предпринимателю
Смирнову Игорю Ивановичу на должность продавца (Приказ о приеме на работу № 5-к от 10.11.2016 года),
20.03.2017 года Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77
Трудового кодекса Российской Федерации (Приказ о расторжении трудового договора № 10-к от 20.03.2017 года)
Срок действия справки — бессрочно.
Индивидуальный предприниматель ______________ И.И. Смирнов
М.п.