Смена ответственного лица

Содержание

Инвентаризация при смене материально ответственного лица

Обновление: 9 февраля 2017 г.

Увольнение и другие обстоятельства могут стать основанием для проведения инвентаризации при смене материально ответственного лица (далее также — МОЛ). Порядок ее проведения и оформления подробно регламентирован законодательством Российской Федерации. Результатом проведения такой инвентаризации могут стать излишки или недостача. Как правильно провести такую инвентаризацию и оформить ее результаты документально, рассмотрим ниже.

Инвентаризация после увольнения материально ответственного лица

Законодательство РФ предусматривает несколько случаев, при которых проведение инвентаризации является необходимостью. Одним из таких случаев является смена одного материально ответственного лица на другое (пункт 27 ПБУ от 29 июля 1998 года № 34н).

Эту операцию необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому (пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49).

Порядок подготовки к проведению инвентаризации таков:

  • утверждение членов комиссии, принимающих участие в инвентаризации;
  • определение срока для проведения рассматриваемой операции;
  • определение имущества для инвентаризации;
  • издание руководителем организации приказа по форме № ИНВ-22.

При проведении самой инвентаризации комиссия применяет сплошной способ проверки. При этом материальные ценности, являющиеся предметом рассматриваемой операции, считаются, определяется их вес, размер и т.п.

Часто возникает вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию. Ответ: может, если его материальная ответственность в данном случае не является предметом инвентаризации. Этот ответ одинаков как для передающего, так и принимающего лица.

Руководству организации надлежит обеспечить условия и оказать необходимое содействие в проведении рассматриваемой операции для получения наиболее объективного и полного результата инвентаризации. С этой целью ему (по мере необходимости) следует предоставить членам комиссии соответствующих работников, измерительные приборы и т.п. Очевидно, что в случае отсутствия у комиссии при проведении инвентаризации МОЛ возможностей для полного подсчета и измерения материальных ценностей ее результаты вряд ли можно считать объективными.

Сведения, полученные по результатам проверки, должны быть документально зафиксированы.

Для этого используются:

  • инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1;
  • инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3.

Эти документы надлежит воспроизвести в 3 экземплярах каждый (по экземпляру для передающего МЦ и принимающего их и один для бухгалтерии).

Факт завершения инвентаризации и передачи МЦ фиксируется подписями присутствующих при ее проведении лиц (в т.ч. передающего и принимающего лица).

Важно отметить, что увольнение материально ответственного лица без проведения инвентаризации не допускается.

Данные инвентаризация и бухучета

Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается.

Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете.

Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, ИНВ-19).

Итоги инвентаризации подводятся в соответствующей ведомости (форма № ИНВ-26). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах.

Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.

Такая стоимость может быть определена:

  • оценщиком;
  • организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.

Если выявлена недостача, то она:

  • либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
  • либо взыскивается за счет виновных лиц;
  • либо списывается на финансовый результат.

Если по результатам инвентаризации после увольнения материально ответственного лица выявлена недостача материальных ценностей или иного имущества в пределах установленных норм, то она учитывается в составе материальных расходов. Периодом признания расходов признается период, в который обнаружена такая недостача.

Если нормы превышены и имеется виновное в недостаче лицо, то ее сумма одновременно учитывается в расходах и доходах или на дату признания этим лицом факта и размера причинения ущерба, или на дату вступления в силу решения суда, ставшего основанием для возмещения ущерба.

Пошаговая процедура смены материально-ответственного лица – проведение инвентаризации, оформление документов, передача ТМЦ

Менять материально-ответственное лицо со временем вынужден любой руководитель организации. Отнестись к этому процессу необходимо крайне внимательно.

Обязательно предварительно производится инвентаризация, по результатам которого оформляется прием и передача дел и ТМЦ между старым и новым МОЛ.

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

  • Производится инвентаризация.
  • Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — .

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

  • дополнительном соглашении к договору;
  • должностной инструкции;
  • локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

  • работников административного органа;
  • сотрудников – бухгалтеров;
  • иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

  • Приказ о смене материально-ответственного лица.
  • Приказ о том, что проводится инвентаризация.
  • Инвентаризационные описи.
  • Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
  • Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

  • Наименование учреждения.
  • Наименование документа.
  • Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
  • После руководителем вставляется слово «приказываю».
  • Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

Скачать образец приказа о смене материально-ответственного лица – word.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.

Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

  • название документа;
  • день заполнения бланка;
  • название фирмы, составившей данный документ;
  • наименование бланка;
  • ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
  • перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
  • персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

Скачать бланк акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.

Скачать образец акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

Полезное видео

О порядке проведения инвентаризации и необходимых документах, подробно рассказано в данном видео:

Инвентаризация при смене материально ответственного лица

Компания ГАРАНТ

На складе организации планируется смена материально ответственного лица. Какова процедура передачи товара в данной ситуации? Обязательно ли проводить инвентаризацию, или же достаточно оформить акт приема-передачи товара?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При смене материально ответственного лица в настоящее время должна осуществляться именно процедура инвентаризации с оформлением соответствующих документов.

Обоснование вывода:

В силу п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация. Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц, поэтому и изменение состава таких лиц, по нашему мнению, следует оценивать как смену материально ответственного лица.

Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Указания).

Понятие инвентаризации включает в себя периодическую проверку наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета. Она позволяет также осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей, выявлять и устранять возможные ошибки в учете и работе материально ответственных лиц.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации, работников бухгалтерии и других специалистов. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Таким образом, порядок проведения инвентаризации является единым для всех организаций и предполагает осуществление уполномоченными лицами организации, в присутствии материально ответственных лиц, фактических действий по проверке сохранности имущества с составлением необходимых документов.

Кроме обязательных инвентаризаций, организация может проводить и ревизии, как плановые, так и внеплановые.

Ревизия подразумевает под собой также проверку хозяйственно-финансовой деятельности организации, но, в отличие от инвентаризации, порядок ее проведения регулируется отдельными отраслевыми инструкциями, уставами обществ, локальными нормативными актами организаций.
Таким образом, можно отметить, что общим для инвентаризации и ревизии является цель их проведения — проверка, в частности, фактического наличия имущества в организации. Отличается лишь процедура проведения указанных мероприятий.

Обращаем внимание, что новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон), вступление в силу которого ожидается с 01.01.2013, не содержит конкретного перечня ситуаций, при которых обязательно проведение инвентаризации, в отличие от п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. Инвентаризации активов и обязательств посвящена ст. 11 Закона. Отметим, что обязательное проведение инвентаризации активов и обязательств сохранено, но только в случае, когда это устанавливается законодательством Российской Федерации, национальными и отраслевыми стандартами (часть 3 ст. 11 Закона). Так, например, такое требование содержится в п. 1 ст. 561 ГК РФ при определении состава и стоимости продаваемого предприятия. Следовательно, требование об обязательности проведения инвентаризации сохраняется в случае продажи предприятия.

Требования об обязательном проведении инвентаризации имущества при смене материально ответственного лица в новом Законе не установлено.
Тем не менее, с учетом требований Закона N 129-ФЗ, при смене материально ответственного лица в настоящее время, по нашему мнению, должна осуществляться именно процедура инвентаризации с оформлением соответствующих документов. Полагаем, что акта приемки-передачи дел или акта ревизии будет недостаточно.

Результаты инвентаризации оформляются документами, составленными по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.

Руководитель предприятия должен издать приказ о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии. Форма приказа приведена в приложении N 1 к Указаниям.

Итоги инвентаризации должны быть оформлены соответствующими первичными документами по формам:

— N ИНВ-1 — Инвентаризационная опись основных средств;

— N ИНВ-18 — Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);

— N ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Как и когда проходит смена материально-ответственного лица

Необходимость в смене материально-ответственных лиц возникает время от времени у каждого из работодателей. Внимательный подход к процессу и инвентаризация избавляют от множества ошибок. При смене материально-ответственного лица передача дел от старых работников к новым организуется отдельно.

Законодательство: чем регулируется процедура?

В числе важных стоит отметить следующие источники:

  • статьи ТК РФ номер 242, 243, 244;
  • ПП РФ № 823 от 2002 года;
  • Постановление МинТруда № 85 от 2002 года;
  • Приказ МинФина № 34н от 1998 года.

Обязательно ссылаться на локальные нормативы, установленные и оформленные соответствующим образом.

Вот некоторые примеры документации, которую можно использовать:

  1. Приказ о смене ответственного за имущество.
  2. Акт приема-передачи ценностей.
  3. Акт проведенной инвентаризации.

В одном приказе одновременно указывают и сведения относительно проводимой инвентаризации.

Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?

Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:

  • получение другой должности;
  • увольнение;
  • обстоятельства с похожим характером.

Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.

Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.

Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.

Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.

Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:

  • локальные нормативные акты компании;
  • должностные инструкции;
  • дополнения к соглашению;
  • оформление приказа по смене лиц.

Следующий набор реквизитов обязателен для документа:

  1. Описание кандидатуры на указанную должность.
  2. Само слово «приказываю».
  3. Цели и основания, по которым организуют процедуру.
  4. Наименование документа.
  5. Наименование учреждения.
  6. В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
  7. В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
  8. Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация обязательна при смене материально-ответственных лиц. Правило касается и проведения внеплановых проверок. Специалисты выясняют, на месте ли все ценности, каково их состояние.

Права и обязанности на передачу финансов проверяются отдельно. То же касается процессов, связанных с ведением складского хозяйства. Процедура нужна, чтобы не только контролировать ценности, но и выявлять ошибки в учёте, если они есть.

При инвентаризации собирается комиссия, в которую входят такие члены:

  • сотрудники-бухгалтеры;
  • руководители подразделения;
  • другие подчинённые.

Самих МОЛ приглашают, когда проверяют, на месте ли указанное имущество. Это нужно, чтобы споров и вопросов было меньше.

Акт передачи от одного лица к другому

Акт приема-передачи оформляют, когда инвентаризация проведена и завершена, все документы оформлены. Можно воспользоваться типовой формой с обозначением ОП-18. Но допустимо применять свободные варианты.

Акт приема-передачи должен отображать такие сведения:

  1. Персональные подписи всех ответственных лиц, с добавлением расшифровки. Обязательны фамилии и инициалы, либо другие сведения для идентификации личности.
  2. Перечень передаваемых ценностей, для которых описывают основные характеристики, артикулы и количества, наименования.
  3. ФИО и должность самих МОЛ – нового и старого.
  4. Наименование бланка.
  5. Полное наименование фирмы, отвечающей за документ.
  6. Дата заполнения.
  7. Наименование документа.

Данные разрешают добавлять к документу либо избавляться от лишнего. В учетной политике организации пишут, какую форму документа используют для решения вопроса.

Инвентаризация по основным средствам

Инвентаризация – действие работодателя, предполагающее проверку сохранности имеющегося имущества. Или удостоверяется наличие либо недостача по ценностям.

Процедуру организуют в промежутке между увольнением старого и приемом нового сотрудника.

Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:

  1. Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
  2. Назначают дату проведения.
  3. Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.

В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:

  • вновь принятые работники;
  • тот, кто собирается уволиться;
  • члены, составившие комиссию.

После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:

  1. Причину составления. Например, факт передачи имущества.
  2. Состав комиссии.
  3. Время и место составления.
  4. Наименование документа.

Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.

Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.

Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:

  • для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
  • наименование инвентарных единиц;
  • количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
  • сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
  • подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.

Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.

Обнаружение недостачи ведёт к ответственности со стороны гражданина, передающего имущество. Приём осуществляется, только если все ценности на месте.

Оформление приказа на проведение инвентаризации

Сначала надо до конца определиться с понятием материальной ответственности и лиц, которые попадают под её действие. Полная ответственность назначается только при определённых условиях:

  1. Необходимость защититься от разглашения важных сведений и тайн.
  2. Вероятность имущественного ущерба в случае неисполнения обязанностей, полного или частичного.
  3. При наличии противозаконных проступков, из-за которых имущество работодателя страдает.
  4. Ущерб, нанесённый умышленно, либо в состоянии алкогольного опьянения.
  5. При выявлении недостачи по ценностям, которые были доверены сотруднику на основании каких-либо соглашений.

Федеральное законодательство на некоторых уполномоченных лиц накладывает полную материальную ответственность изначально.

Правило по материальной ответственности на основе федеральных законов распространяется на руководство, при любых обстоятельствах. Статья 277 ТК РФ говорит о том, что руководитель отвечает за любой материальный ущерб, который был нанесен организации.

Условие о полной МО закрепляется оформлением отдельного соглашения. Для трудового договора это тоже одно из необходимых условий. Тогда руководство в дальнейшем будет точно уверено, что может законно взыскать с подчинённых ту или иную сумму.

Благодаря приказу о назначении ответственных лиц решается сразу две задачи:

  1. Закрепления перечня с имуществом, которое подотчетно конкретному лицу.
  2. Официальное утверждение полномочий того или иного сотрудника.

Для документа не существует стандартизированной формы. Поэтому шаблоны оформляют свои на каждом предприятии, учитывая все договоры и соглашения, подписанные с сотрудником.

Увольнение материально ответственных лиц

К таким процедурам применяют общие положения, составляющие Трудовой Кодекс. Сохраняется обязанность сотрудников предупреждать руководство о желании уйти, минимум за две недели. Но само соглашение с сотрудником может содержать дополнительные условия, связанные с самим увольнением. Главное – чтобы положение гражданина не стало хуже после оформления документа.

Статья 84.1 содержит описание общих положений, согласно которым проходит увольнение при подобных обстоятельствах. Сначала гражданин подаёт заявление, потом отрабатывает две обычные недели. В последний день ему выдают трудовую книжку вместе со всеми полагающимися компенсациями.

Недопустимо затягивать процедуру передачи материальных ценностей от одного сотрудника к другому. Законы запрещают задерживать финальные расчеты с сотрудником и выдачу всех положенных денег. За это работодателя привлекают к ответственности, денежной и административной. Иногда наказанием становится приостановление работы фирмы на определённое время.

Обнаружение недостачи: как поступают?

Только итоги инвентаризации покажут, есть ли недостача по материальным ценностям, насколько она существенна. Результаты проверки сравнивают с реальными остатками. Если недостача выявляется, возникает несколько последствий:

  1. Организация собирает комиссию, члены которой выявляют причину разницы между фактическими ценностями и теми, что указаны в первоначальных документах. Отдельно ведется работа по установке виновных сотрудников. Без доказательств руководители не могут предъявлять подчиненным претензии, поэтому и требуется организовать всестороннее расследование. Без расследования у сотрудников выше вероятность обжаловать решение, даже если вина реально есть.
  2. Работник составляет сам объяснительную записку, где указывает на причины, по которым возникла недостача.
  3. Комиссия составляет акт, передает документ работнику для ознакомления. Подчинённый расписывается на этом акте, чтобы подтвердить хотя бы само событие. При отказе собираются свидетели. Это станет доказательством ознакомления с информацией.
  4. Недостачу переводят в денежное выражение, опираясь на цены, действующие к моменту обнаружения проблем. Можно обойтись без обращения в суд, если итог не больше среднемесячного вознаграждения за труд.

По ходу увольнения работник имеет право добровольно согласиться с недостачей, а потом выплатить причитающиеся средства второй стороне. Если же выплаты прекращаются без каких-либо договоренностей, то право обращаться в суд появляется у работодателя. Допустимый срок по таким обращениям равен 1 году.

О взыскании недостачи

Статья 248 ТК РФ позволяет обойтись одним распоряжением со стороны руководства, если сумма взыскания не превышает среднемесячную заработную плату. Работодатель просто оформляет приказ, где точно указана сумма, взыскиваемая с сотрудника. Приказ издается не позднее, чем через месяц после того, как установлена окончательная сумма материальной ответственности виновного сотрудника.

Действия законны при отношениях между сторонами, которые еще остаются активными.

Допустимо добровольное погашение ущерба, в полном объеме или частями.

Сторонам разрешено заключить отдельное соглашение, где установлено перечисление платежей с рассрочкой. Работодателю вторая сторона направляет письменное обязательство возместить платежи, в документе указывают точное время перечисления денег.

Есть несколько ситуаций, когда взыскание без обращения в суд невозможно:

  • когда сотрудник отказывается добровольно признавать вину и возмещать ущерб;
  • при прекращении трудовых отношений;
  • если сумма больше среднемесячного оклада.

Работодатель заключает соглашение с каждым членом коллектива, если установлена коллективная материальная ответственность. Тогда будет проще уточнить, какую сумму должен возвращать каждый гражданин, заинтересованный в этом деле.

Если требуется обращение в суд – то вышестоящая инстанция и регулирует точные суммы.

Претензии через суд предъявляются к сотрудникам, уволенным перед ревизией, либо до завершения процедуры. Или когда такие подчинённые вообще не принимали участие в передаче материальных ценностей. Право на обращение к судебной инстанции сохраняют на протяжении года после обнаружения нарушения. Но суд может и восстановить пропущенный срок, если установит, что для этого была уважительная причина.

Тогда у работодателя возникают сложности с тем, чтобы доказать, что именно это материальное лицо отвечает за ущерб, причиненный компании. Вторая сторона с большой вероятностью будет утверждать, что всё случилось уже после её ухода с работы. Дополнительно устанавливают материальную ответственность руководителя перед своими подчиненными. В случае нарушений с его стороны тоже накладывают обязательство по компенсации.

Если старое МОЛ увольняется, то необходимо передать дела другому сотруднику, который будет занимать указанную должность после. Для этого оформляют целый пакет документов, где отдельно указывают на факт передачи ценностей и состояние, в котором они находились.

Обязательно наличие журнала, где регистрируется имущество. В случае появления проблем стороны стараются найти вариант, который подходил бы им обоим.

О типовых проблемах, возникающих при инвентаризации склада вы узнаете на бесплатном семинаре учебного центра «Специалист» при МГТУ имени Баумана:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Недостача после увольнения сотрудника

Автор статьи: Анастасия Иванова Последнее изменение: Январь 2020 года 7782 0

ТК РФ предусматривает перечень должностей, представители которых при устройстве на работу подписывают Договор о материальной ответственности. Это значит, что в случае обнаружения недостачи вверенных имущественных объектов, ответственность будет возложена на сотрудника, подписавшего данный документ, если будет доказана его вина. Иногда взыскивать ущерб, возникший при недостаче, приходится уже после увольнения работника.

Основные правила

Главные моменты, связанные с процедурой увольнения работников, отражены в Трудовом Кодексе. Ст. 77 ТК РФ указывает на возможные основания расторжения договора между работодателем и сотрудником. Лицо может быть уволено:

  • по собственному желанию;
  • по инициативе работодателя;
  • по соглашению сторон;
  • по причине отказа работника продолжать трудовую деятельность из-за изменившихся условий производственной деятельности;
  • при возникновении обстоятельств, требующих увольнения и не зависящих от волеизъявления сторон.

Комментарий специалиста Каменский Юрий Юрист Задать вопрос эксперту Каковы бы ни были основания увольнения, сама процедура состоит из основных единых этапов. Так, расторжение договора происходит только после подписания руководителем предприятия соответствующего Приказа. Увольняющееся лицо должно ознакомиться с его текстом под роспись.

При увольнении сотрудников определенных профессий соблюдаются некоторые отдельные нормативы. Приказ Минфина 119-н устанавливает, что лицо, имеющее материальную ответственность, подлежит увольнению после проведения инвентаризации. Она должна осуществляться только в присутствии материально ответственного увольняющегося лица. Исключением будет:

  • нежелание самого работника присутствовать;
  • невозможность принять участие по объективным причинам. Например, гражданин находится на больничном.

Важно! Если сотрудник отсутствует при инвентаризации, необходимо, чтобы предварительно он подписал письменное согласие на передачу вверенного ему имущества без его присутствия.

Если гражданин увольняется, инвентаризацию надлежит провести до последнего рабочего дня. Однако, соблюдение сроков не всегда возможно в силу обстоятельств. Например, трудовой договор должен быть расторгнут срочно по желанию сотрудника, и он сам отказывается участвовать в инвентаризации. При такой ситуации работодатель не имеет права препятствовать увольнению, и обязан произвести полный расчет и отдать трудовую книжку. Инвентаризацию же проводят уже после расторжения договора.

После окончания инвентаризации составляется Акт приема-передачи. В документ вносят перечень имущественных объектов, которые работник передает иному ответственному лицу, далее исполняющему обязанности увольняющегося сотрудника. Оба этих работника должны подписать Акт. Плюс подпись ставит руководитель подразделения и главный бухгалтер.

Если обнаружена недостача

Если в ходе ревизии будет выявлена недостача финансов или имущественных объектов, это факт отражается в Акте. Далее руководитель предприятия назначает проведение служебной проверки. Цель ее – определение размера недостачи и установление причин, по которым она возникла.

Комментарий специалиста Платонов Александр Юрист Задать вопрос эксперту В ходе проверки с работника истребуют письменное объяснение о причинах образовавшейся недостачи. Если он отказывается его предоставлять, оформляется письменный Акт об отказе, который подписывают двое сотрудников-свидетелей.

Проведение служебной проверки сопровождается составлением ряда документов:

  • Приказ о назначении проверки по факту выявленной недостачи;
  • Приказ о формировании комиссии для проведения проверки;
  • Акт о результатах проведенной служебной проверки.

Каковы последствия обнаружения недостачи

Если факт недостачи будет установлен, материально ответственные лица несут ответственность за ее возникновение (ст. 243 ТК РФ). Это значит, такие лица обязаны в полном или частичном объеме возместить понесенный предприятием ущерб. Размер ущерба рассчитывается, исходя из ПП РФ №52 (от 16.11.2006).

При определении суммы учитываются следующие факторы:

  • полное отсутствие имущественного объекта;
  • ухудшение состояния вверенного имущества;
  • траты, которые предприятие понесет при восстановлении и приобретении нового имущества;
  • финансовые расходы, которые предприятие понесет при возмещении ущерба третьим лицам, если к нему привела недостача.

Если по подсчетам общая сумма ущерба оказывается меньше по размерам, чем средний заработок сотрудника, процедура возмещения регулируется Приказом руководителя предприятия, который формируется в течение месяца после проведения служебной проверки.

Если сотрудник уже уволился, ситуация несколько осложняется. Здесь имеется два пути:

  1. Бывший работник признает свою вину и на добровольных началах компенсирует ущерб.
  2. Работодатель обращается с исковым заявлением в суд с просьбой о взыскании суммы ущерба.

Если бывший сотрудник согласен компенсировать ущерб добровольно, оформляется соответствующий Приказ. Руководитель предприятия может пойти навстречу и составить график погашения ущерба с рассрочкой. В такой ситуации бывший сотрудник пишет обязательство по возврату долга, в котором указывается сумма ущерба и окончательный срок его возврата.

Основания обращения с иском о возмещении материального ущерба сотрудником:

  • Трудовые отношения между работником и работодателем официально прекращены;
  • Бывший сотрудник не признает вины за материальный ущерб или отказывается его возмещать.

Соблюдение сроков

Если трудовой контракт расторгнут до проведения ревизии, бывший сотрудник имеет право не присутствовать при ее осуществлении. Поэтому работодателю желательно закончить передачу материальных ценностей до последнего рабочего дня. Когда сотрудник обязан отработать 2 недели перед увольнением, следует вручить ему извещение о необходимости передачи материальных ценностей под опись в день подачи заявления на увольнение.

Важно! Если после обнаружения недостачи нет возможности взыскать ее в добровольном порядке и работодатель намеревается обратиться с иском в суд, нужно учитывать срок исковой давности. По делам о материальном ущербе он составляет 1 год. Отсчет начинается с момента окончания инвентаризации и составления Акта по результатам ее проведения.

Если бывший работник соглашается добровольно возместить ущерб, между ним и работодателем может быть подписано соглашение о погашении суммы ущерба с графиком выплат. При условии, что гражданин отказывается далее выплачивать требуемую сумму на каком-то этапе, отсчет срока исковой давности начинается с момента прекращения выплат, а не с момента проведения инвентаризации.

Обращение в суд

Работодатель имеет право подать исковое заявление о взыскании ущерба вне зависимости от его установленных размеров. Иск составляется по нормам, изложенным в ст. 131 ГПК РФ.

К заявлению обязательно должны быть приложены копии следующих документов:

  • Договор о полной материальной индивидуальной ответственности. Если сотрудник его не подписывал, шансы взыскать с него ущерб почти нулевые;
  • Акт по итогам инвентаризации;
  • Акт по итогам служебной проверки с указанием суммы ущерба и доказательствами степени вины сотрудника.

Исковое заявление подается в районный (городской) суд общей юрисдикции по месту проживания ответчика. Если бывший сотрудник переехал и новое место жительства его неизвестно, иск подается в суд:

  • По последнему известному адресу, где ответчик проживал;
  • По месту расположения предприятия.

Для рассмотрения дела присутствие ответчика не обязательно. Но ему должно быть отправлено уведомление об открытии судопроизводства по делу. Извещение о дате и времени судебного заседания отправляется по адресу проживания бывшего работника. Когда он неизвестен, суд делает соответствующие запросы.

Комментарий специалиста Горчаков Владимир Юрист Задать вопрос эксперту Если ответчик не будет найден, дело рассмотрят без него. В такой ситуации гражданин через определенный промежуток времени может обратиться с новым иском об отмене судебного решения, на том основании, что он не был уведомлен о предстоящем судебном заседании в установленном порядке.

После вынесения судебного решения у ответчика имеется 1 месяц на его обжалование. Если в апелляцию он не обращается или апелляционный суд оставляет решение суда первой инстанции в силе, далее взысканием суммы ущерба занимаются судебные приставы.

Представитель работодателя имеет право самостоятельно подать в отделение ФССП исполнительный лист или дождаться, когда судебная канцелярия отправит документ автоматически.