Штатная расстановка на 2018

Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия — это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.

Что говорит закон?

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

Нормативная база

В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.

Трудовой кодекс РФ

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N 9

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

Пример:

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

  • ручным;
  • машинописным.

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

О том, как проходит сокращение совместителей в связи с сокращением штата, читайте на нашем сайте.

Что положено при сокращении работника-пенсионера? Узнайте .

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Пример:

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

  • рукописным;
  • электронным.

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина надбавок и доплат;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).

Зачем составляется выписка из штатного расписания? Узнайте из нашей статьи.

Про введение новой должности в штатное расписание читайте .

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете .

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Пример:

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Образец документа:

Разница

В сводной таблице собраны отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой:

Штатное расписание Штатная расстановка
Имеет унифицированную форму Т-3 Разрабатывается на предприятии самостоятельно
Нормативный обязательный документ Понятие законодательно не определено, заполнение носит добровольный характер
Информация обезличена Содержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах
Срок хранения 3 года Хранится 75 лет
Заключает в себе плановые показатели Содержит фактические реальные величины
Является законным основанием для приема сотрудников Содержит оперативную информацию

При всем своем различии эти два документа имеют одно общее качество – непосредственно касаются трудовой деятельности всех штатных сотрудников организации.

Штатная расстановка: образец

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:

Скачать заполненный образец штатной расстановки.

Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Документационное закрепление структуры и штата предприятия. Структура и штатная численность, штатное расписание (Т-3), замещение должностей.

Структура и штат предприятия.
Одной из важных задач эффективного управления организацией является оптимизация бизнес-процессов с целью снижения затрат. Справиться с такой задачей может только компании, в которых существует продуманная, документально закрепленная, логичная внутренняя организация, т.е. документально описанная система взаимоотношений сотрудников. Одной из форм внутренней организации компании является закрепление структуры и штата предприятия. При этом штат предприятия можно определить как постоянный состав сотрудников, а понятие «структура» в общем смысле означает внутреннее устройство чего-либо.

Значимость данной формы выражается в том, что структура позволяет определить состав сотрудников предприятия, а также их соподчиненность, что в свою очередь позволяет дифференцировать управляющее воздействие, делегировать полномочия на руководителей структурных подразделений, организовать цепочку контроля и ответственности. Структура и штатная численность предприятия закрепляются в документе, в котором содержится перечень структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия.

Данный документ не имеет унифицированной формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания. Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Можно сказать, что весь штат предприятия организовывается в определенную структуру, состоящую из подразделений в определенной соподчиненности. Необходимость такого структурирования предприятия обусловлена задачами оптимизации управления на предприятии: делегирования части функций от высшего руководства компании менеджерам среднего звена, определения круга подчиненных данных менеджеров. Можно выделить различные виды структурных подразделений: управление, служба, отдел, отделение и т.д.

При определении структуры руководителю предприятия необходимо самостоятельно решить, какие наименования использовать, т.к. каких-либо нормативных требований на этот счет законодательством РФ не предусмотрено. Нормативы штатной численности предприятия также определяются самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размыванию» ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. С другой стороны, нецелесообразно создавать и слишком крупные подразделения из нескольких десятков человек с одним руководителем без определения внутренней структуры, т.к. это затруднит управление данным подразделением.
Штатное расписание.

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Для штатного расписания Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлена унифицированная форма Т-3. Штатное расписание — это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее «ТК РФ») понятие «штатное расписание» встречается дважды. Согласно ст.15 ТК РФ трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. А статьей 57 ТК РФ, установлено, что в трудовом договоре указывается трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Таким образом, согласно логике трудового законодательства, штатное расписание закрепляет должность, а для должности, соответственно, определяется трудовая функция.

Трудовая функция для конкретной должности определяется в таком документе, как должностная инструкция. Штатное расписание утверждается работодателем по своему усмотрению без учета мнения представительного органа работников организации. Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения, дополнения, сроков действия и даты введения. Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, с любой интенсивностью и в любую из перечисленных позиций. Устанавливая наименования должностей, профессий и специальностей с целью формирования штатного расписания организации, руководителю необходимо придерживаться перечня профессий и должностей, установленных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367. В штатном расписании указываются не конкретные работники, а количество должностей и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания. Зачастую в трудовых договорах работников есть положение: «оклад устанавливается согласно штатному расписанию». С целью соблюдения требования трудового законодательства об обязательном письменном ознакомлении сотрудников об условиях оплаты труда, к трудовому договору прикладывается лист с действующим штатным расписанием организации, где сотрудники ставят свои подписи и даты ознакомления. При этом обеспечить конфиденциальность сведений о размере заработной платы каждого сотрудника в этом случае становится практически не возможным.

Полагаю, установленный размер заработной платы каждого работника необходимо указывать либо непосредственно в трудовом договоре, либо в дополнении к нему. Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и об охране труда. За это предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа, который налагается на должностных лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей) в размере до 5000 руб. и на юридических лиц до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель, не имеющий штатного расписания, лишается возможности документально подтвердить правомерность своих действий при сокращении численности или штата работников в соответствии с ТК РФ. Также штатное расписание в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг).

Замещение должностей.

Трудовой кодекс РФ употребляет понятие «замещение должностей» применительно к заключению трудового договора при избрании по конкурсу (ст. 16, 18 ТК РФ). Однако в практике под «замещением должности» часто понимается исполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника. В данном случае применение этого термина не корректно, т.к., ТК РФ оперирует применительно к таким отношениям термином «перевод на другую работу» (ст. 72.1 ТК РФ)

По общему правилу перевод на другую работу производится на основании соглашения работника и работодателя в письменной форме. ТК РФ содержит лишь два основания, когда перевод возможен без согласия работника:
— на срок до одного месяца любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;
— в случаях, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника. На практике необходимость временного перевода на другую работу встречается достаточно часто (например, при отпуске работника другой работник выполняет обязанности отсутствующего).
Полагаю, полезным для оптимизации и выстраивания внутренних процессов уделить внимание такой форме перевода на другую работу в локальных нормативных актах. Целесообразным, на мой взгляд, является описание процедуры замещения отсутствующих работников. Можно выделить два случая, когда необходимо подобное замещение: — в случае, если уходит в отпуск, либо отсутствует по иным причинам (командировка, болезнь) руководитель структурного подразделения; — в случае отсутствия по каким-либо причинам рядового сотрудника. При описании правил действия в данном случае следует опираться на организационную структуру и штатное расписание. Для замещения руководителя структурного подразделения может быть целесообразным введение должности заместителя руководителя, либо указать, что руководитель структурного подразделения самостоятельно назначает ответственное лицо. В случае отсутствия работника принятие решения об ответственном сотруднике относится к компетенции руководителя структурного подразделения. Документальное оформление данных процессов можно упорядочить следующим образом: — замещение руководителя структурного подразделения оформляется приказом руководителя организации; — полномочия по изданию письменного распоряжения о замещении сотрудника можно делегировать на уровень руководителя структурного подразделения. Таким образом, можно сделать вывод, что имеющаяся нормативная база предоставляет широкий набор инструментов для упорядочения внутренней организации предприятия. При этом важную роль играют не только сами ее элементы, но и надлежащее оформление всей необходимой документации.
Воронин А.

Если вам требуется помощь при составлении структуры и штата обратитесь за нашими юридическими услугами в сфере трудовых отношений.

Цель составления и содержание штатной расстановки

Каждая компания должна составлять большое количество официальных локальных документов, на основании которых обеспечивается эффективное применение трудовых ресурсов. Эти документы нередко проверяются государственными учреждениями.

К таким документам относится и штатная расстановка, обладающая определенными отличиями от штатного расписания.

Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.

В этом документе непременно имеется следующая информация:

  • число имеющихся в компании штатных единиц;
  • список сотрудников предприятия;
  • другие сведения, например, сотрудники по совместительству или принадлежность тех или иных работников к льготным категориям;
  • информация о приеме на работу граждан, об их переводе, сокращении или увольнении.

Поэтому в одну документацию включаются многочисленные данные о трудовых ресурсах предприятия. Фиксируются в ней все несовершеннолетние работники, беременные женщины, а также другие лица, имеющие право на использование разных льгот по ТК.

Законодательное регулирование

Отсутствуют в законе точная форма штатной расстановки, а также нет точных правил ее ведения, но при этом во время формирования документа следует ориентироваться на положения п. 98-99 Приказа Ростехнадзора №372.

Что такое штатная расстановка и ее особенности? Смотрите видео:

В этом Приказе дополнительно указывается, кто именно в компании может заниматься составлением и ведением документации. Некоторые сведения содержатся в Приказе Минкультуры РФ №558.

Является ли документ обязательным

Наиболее часто в разных компаниях формируется только штатное расписание. В него включаются наименования всех имеющихся должностной с указанием числа работников, занимающих данные должности.

Расстановка же с самого начала составляется на основании ФИО сотрудников. Поэтому с ее помощью решается большее количество разных задач.

За счет этого документа выполняются следующие действия:

  • рассчитывается, сколько вакантных мест имеется в компании;
  • определяется текучка кадров на предприятии;
  • выявляются должности, занимаемые совместителями;
  • устанавливается количество пенсионеров, несовершеннолетних или инвалидов в штате фирмы.

Особенно значимой считается вилка окладов, что позволяет отслеживать правильность начисления разных надбавок.

Ведение этой документации в компаниях не является обязательным по закону, поэтому многие фирмы просто отказываются от составления расстановки. В некоторых организациях необходимость в нем фиксируется во внутренних локальных актах.

Чем отличается от штатного расписания

Эти бумаги являются кадровыми документами, поэтому обладают многими схожими особенностями.

Но при этом имеются и некоторые значимые отличия:

  • расписание является обязательным документом в любой организации, а вот расстановка может не применяться в компаниях;
  • в расписании лишь указывается количество должностей в фирме, а вот в расстановке имеется расшифровка с фамилиями сотрудников;
  • составляется расписание по форме Т-3, а для расстановки применяется каждой компанией произвольная форма.

Этапы проведения штатной расстановки. Фото: ppt-online.org

Расписание содержит ограниченное количество информации, поэтому с помощью данного документа невозможно получить максимум сведений.

При необходимости руководство компании может включать в расстановку дополнительные сведения, позволяющие точно отслеживать эффективность использования в компании трудовых ресурсов.

Зачем формируется

Расстановка представлена информационным документом. Основной целью ее формирования выступает упрощение создания разных отчетов или отслеживание эффективности перемещения кадров.

Почему ставка НДС будет 20%? Узнаете .

С помощью этого документа определяется текучка кадров, а также легко выявляется, кто из сотрудников относится к льготным категориям.

Примеры различий

Расписание утверждается на законодательном уровне, а также в него включается 10 обязательных пунктов. Основной целью документа выступает предоставление сведений о наименовании всех имеющихся должностей и окладов работников.

Расстановка содержит больше информации, поэтому обычно в ней имеется около 15 граф. В ней четко прописываются сведения о наемных специалистах, а также о найме граждан на работу, об их переводах или увольнениях.

Как правильно оформить штатную расстановку? Ответ в видео:

Имеется информация об инвалидах, беременных женщинах или несовершеннолетних работниках. На основании этого документа легко выявить граждан, работающих в компании по совместительству.

Какие включаются сведения

Данный по кадровый перечень составляется в виде таблицы. Для заполнения документа используются данные из штатного расписания.

Непременно в расстановку включаются сведения:

  • список трудящихся в компании сотрудников;
  • число штатных единиц в организации;
  • размер зарплаты наемных специалистов;
  • информация о льготных сотрудниках, к которым относятся подростки, инвалиды или беременные женщины;
  • размер отпуска, который может быть не только ежегодным, но и дополнительным, оформляемым для льготных работников;
  • информация о дате приема граждан на работу, об их переводах или прекращении трудовых отношений.

Заполняется документация в рукописном или электронном виде. При необходимости в нее легко вносятся нужные изменения. Образец штатной расстановки можно скачать ниже.

Кем подписывается и утверждается

Составлением данного документа обычно занимается работник кадровой службы, наделяемый соответствующими полномочиями приказом руководителя компании. Он обладает всеми необходимыми сведениями обо всех работниках предприятия, поэтому без сложностей может заполнять документацию.

Наиболее часто используется электронная форма документа, так как при таких условиях легко вносить необходимые изменения. Программа для ведения расстановки позволяет оптимизировать документ под специфику работы конкретной компании.

Подписывается список обычно руководителем фирмы, но это не является обязательным моментом. Это обусловлено тем, что документ носит исключительно информационный характер, поэтому требуется для выполнения других задач, но не является обязательной документацией.

Что делать, если заболел в отпуске, можно ли оформить больничный? Подробности по .

Если же ведение этого документа необходимо на основании локальной внутренней документации фирмы, то на нем ставится подпись ответственно лица, главного бухгалтера и руководителя фирмы.

Чтобы расстановка обладала юридической силой, она утверждается приказом, издаваемым директором организации.

Срок хранения

В компании штатное расписание должно храниться не меньше трех лет. А вот расстановка должна находиться в архиве предприятия не меньше 75 лет. Это обусловлено тем, что в этот документ вносятся личные сведения о работниках фирмы.

Образец заполнения штатной расстановки. Фото: buhguru.com

Обычно в течение трех лет располагается документация непосредственно у работников кадровой службы, после чего переносится в архив.

Штатная расстановка не является обязательным документом по законодательству РФ, но она часто применяется в разных компаниях. С ее помощью значительно упрощается процесс анализа эффективности применения трудовых ресурсов в компании.

Ее составлением занимается работник кадровой службы. Так как в нее вносятся личные данные о работниках, то храниться она должна не меньше 75 лет.

Штатное расписание в вопросах и ответах

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы. В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1 Свернуть Показать

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
  • Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2 Свернуть Показать

В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один – на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата ­определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент – 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным ­нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3 Свернуть Показать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае – 7 500 руб.).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

  • фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
  • в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки ­меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4 Свернуть Показать

В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы – 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5–8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5–9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5–9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10, как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Пример 5 Свернуть Показать

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, ­совершенствование структуры организации и т.п.).

Пример 6 Свернуть Показать

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности ­с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) – не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата – отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки – для удобства размещения ­и обработки необходимой информации.

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения – фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред­усмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Сноски

Свернуть Показать

  1. См. п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 г. № 81, п. 51 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер ­по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 г. № 82. Вернуться назад

  2. См. пункты 11, 20, 28.2, 29.2, 29.3, 30.4, 32 Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 г. № 11п. Вернуться назад