Шахматная оборотная ведомость

Содержание

Шахматная ведомость

Шахматная ведомость – довольно масштабный документ, который иногда входит в обширный пакет бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. Иногда – это потому, что не все фирмы прибегают к ее оформлению. Составляется она по результатам годового периода и включает в себя обобщенные сведения из первичных бухгалтерских документов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк шахматной ведомости .xlsСкачать образец заполнения шахматной ведомости .xls

Кто обязан составлять шахматную ведомость

Заполнение шахматной ведомости является обязанностью бухгалтеров многих коммерческих структур, но при этом далеко не всех. Исключение составляют те, кто:

  • использует упрощенный учет и отчетность по налогам и бухгалтерии,
  • мемориально-ордерную форму,
  • считают данный вид аналитического учета устаревшим.

Кроме того, шахматную ведомость редко применяют крупные компании, поскольку в их деятельности используется слишком много различного рода счетов и формирование этого довольно громоздкого с точки зрения заполнения документа просто-напросто является слишком сложным и неэффективным.

Зачем нужна шахматная ведомость

По сути, шахматная ведомость финализирует хозяйственные операции предприятия и как нельзя лучше рисует картину финансовой деятельности организации, сложившуюся на конец года. Она позволяет выявить ошибки в корреспонденции счетов, проанализировать все этапы годового денежного оборота, сделать какие-то важные выводы и продумать перспективы и пути дальнейшего развития.

Правила оформления ведомости

Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.

Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.

Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.

Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.

Пример составления ведомости

В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.

  1. Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
  2. Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
    • обороты по кредиту вносятся в горизонтальные строки,
    • по дебету – в вертикальные столбцы.

    Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.

  3. В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.

Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.

В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.

После составления шахматной ведомости

После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.

Перед составлением отчетности данные обо всех хозяйственных операциях обобщаются в сводных документах – регистрах бухгалтерского учета. Один из таких сводных регистров, по которому можно рассчитать итоговые обороты за отчетный период, – шахматная ведомость.

Шахматная ведомость – что это такое и когда используется?

Ведомость полностью отражает свое название и представляет собой таблицу:

  • по вертикали и горизонтали – перечень используемых счетов (ведомостей) бухучета;
  • каждая операция – корреспонденция двух бух/счетов – заносится в клетку на пересечении строки и столбца счетов из корреспонденции;
  • итоги – суммы по строкам и столбцам – итоговые дебетовые и кредитовые обороты счетов бухучета.

Такое «шахматное» разнесение операций в ведомости позволяет контролировать правильность учета: принцип двойной записи здесь соблюдается сам собой, и достаточно легко выявляются ошибки.

Малые предприятия могут вести бухгалтерский учет в упрощенной форме. Один из способов, рекомендованный Минфином для малого бизнеса, – это учет с использованием регистров. В качестве сводного регистра в нем применяется «шахматка».

Шахматная ведомость: пример заполнения формы для малого предприятия

Организации малого бизнеса могут использовать сокращенный план счетов и отражать все операции всего в нескольких ведомостях. Например, производственным предприятиям для ведения учета можно обойтись 8 ведомостями, которые рекомендует Минфин в gриказе 64н.

Если предприятие придерживается рекомендаций Минфина, то по горизонтали в сводной форме №В‑9 указываются ведомости по порядковому номеру, по вертикали – номера счетов. Общие итоги: суммы значений по столбцам и строкам – должны быть равны.

Шахматная ведомость: пример заполнения по данным бухгалтерского учета

Рассмотрим заполнение формы №В-9 на примере операций по поступлению материалов и оплате задолженности поставщикам.

Пример

В ООО «Альта» в апреле от поставщика ООО «Калина» поступило 40 т цемента по цене 5 руб./кг; от ООО «Омега» – 1000 л акриловой грунтовки по цене 79 руб./л.

Вся поступившая грунтовка 1000 л по 79 руб./л, а также цемент (включая складские запасы) 44,2 т по 5 руб./кг, переданы в производство.

С поставщиками произведены расчеты за апрельские поставки.

Записи в форме №В-7 «Ведомость учета расчетов с поставщиками» – отражена задолженность в корреспонденции с дебетом счета 10:

ООО «Калина»

200 000 руб.

ООО «Омега»

79 000 руб.

Итого

279 000 руб.

Записи в форме №В-4 «Ведомость учета денежных средств и фондов по счету N51» в корреспонденции с дебетом счета 60:

Оплата поставщику ООО «Калина»

200 000 руб.

Оплата поставщику ООО «Омега»

79 000 руб.

Итого

279 000 руб.

Записи в форме №В-2 «Ведомость учета производственных запасов» в корреспонденции с дебетом счета 20:

Цемент

Списано в производство

44 200 кг

221 000 руб.

Грунтовка акриловая

Списано в производство

1 000 л

79 000 руб.

Итого

300 000 руб.

Сводный регистр – шахматная ведомость – содержит итоговые обороты ведомостей за месяц в разрезе корреспондирующих счетов.

uma-sovsem.net

Мы уже знаем, что такое счета, знаем как составлять проводки и что такое бух. баланс. Настало время познакомиться с шахматной ведомостью.
Шахматная ведомость является заключающим этапом ведения хозяйственной деятельности, а как же баланс? Да, конечно именно в балансе отражаются итоги этой деятельности, именно он интересует налоговую. Но баланс не позволяет увидеть подробно и прозрачно всю деятельность, потому что баланс не включает в себя все бух. счета, кроме того в балансе используются суммы нескольких счетов. Кроме того мы не будем составлять его каждый день. Для анализа финансовой деятельности организации, как нельзя лучше подходит именно шахматная ведомость, хотя и считается этот метод устаревшим.

В этом уроке мы научимся составлять шахматную ведомость.
Шахматная ведомость содержит много информации и имеет довольно масштабный вид, но пусть Вас это не пугает. Столбы ведомости соответствуют кредитуемым счетам, а строки дебетовым оборотам. См. рис (кликабельно).


На пересечении определённого столба и строки ставится сумма, участвующая в проводке с этими счетами.
Внизу в последней строке проставляется сумма каждого столбца, суммы кредитуемых счетов. Эта строка имеет название «Итог». Также таблица имеет итоговый столбец, в котором отражаются суммы каждой строки, итоги дебетовых оборотов.
Количество строк и столбцов индивидуально и зависит от того, сколько в конкретной организации используется бух. счетов.
Очень легко проверятся правильность составления шахматной ведомости, итоговая строка ВСЕГДА должна равняться сумме итогового последнего столбца.

Посмотрим на примере?
За январь произведены следующие хозяйственные операции.

Как составить шахматную ведомость?

  1. Первое что мы должны сделать заполнить шапку таблицы, и ее столбцы.
  2. Разнести проводки на пересечениях соответствующих счетов.
  3. Посчитать суммы всех дебетовых и кредитовых оборотов (т.е. итоги сток и столбцов).
  4. Посчитать общую сумму итогов (нижняя крайняя ячейка, выделим ее красным). Эта сумма должна быть равной!

Начнем по плану.

Итак, наша ведомость готова, конечно это очень простой пример с использованием всего нескольких счетов. Обычно ведомость гораздо гораздо больше. Но в работе Вам не придется составлять ее вручную, есть же великий и ужасный 1с, и другие бух. программы, где шахматную ведомость можно составить по одному щелчку мыши, но знать принцип ее составления тем не менее нужно.

Дом. Задание.
Составить шахматную ведомость по следующим данным. За январь в ООО «ЛУЧ» произошли следующие хоз. операции.

  1. Поступили товары от поставщика на сумму 32 000 руб.
  2. Начислена зарплата работникам торговой организации – 77 000 руб.
  3. Выданы из кассы денежные средства в размере 20 000 руб. подотчетному лицу Смирову А.В,
  4. На расчётный счет поступили денежные средства 30 000 рублей за товары от покупателей;
  5. На сумму 150 000 рублей закуплено оборудование;
  6. Оборудование введено в эксплуатацию.
  7. От Смирнова А.В. поступили товары на сумму 18 000 руб.
  8. В кассу был возвращен неиспользованный остаток денежных средств Смирновым А.В.

Порядок составления шахматной таблицы и оборотно-сальдовой ведомости

Оборотными ведомостями называют специальные таблицы, в которых проводятся обобщение и проверка данных всех учетных объектов.

Оборотные ведомости составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам за каждый отчетный период.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам — это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам, заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В ней записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок.

  • 1. Начальное сальдо. Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного периода.
  • 2. Обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год). Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной … записи операций на счетах в одинаковой сумме.
  • 3. Конечное сальдо. Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту вытекает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.

Двойственное отражение — это запись хозяйственной операции в дебет одного и в кредит другого счета в одинаковой сумме. При автоматизации учета ошибки исключены. Равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойственном отражении хозяйственных операций на счетах.

Ошибки, которые не выявляет оборотная ведомость при записях хозяйственной операции на счетах:

  • — правильная корреспонденция счетов с одинаково неверной суммой;
  • — неверная корреспонденция счетов с одинаково правильной суммой;
  • — не указана корреспонденция счетов по хозяйственной операции.

Равенство итогов оборотной ведомости при таких ошибках не нарушается.

Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам — контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.

Для проверки правильности записей по аналитическим счетам данные оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными своего синтетического счета — они должны быть равны.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели натуральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения аналитических счетов.

Особенности составления оборотно-сальдовой ведомости:

  • — итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать, быть точными и обоснованными как по отчетности в целом, так и по каждому счету и субсчету в отдельности;
  • — на начало года сальдо по всем счетам должны соответствовать показателям оборотно-сальдовой ведомости на конец прошлого года;
  • — не должно быть образования минусового или кредитового значения на сальдо по активным и имущественным счетам, а также формирования минусового или дебетового значения на сальдо пассивных счетов. На балансовых счетах 90,91 и 99 сальдо должно отсутствовать на начало и конец отчетного года;
  • — должно быть подтверждение данных инвентаризации по сальдо на конец отчетного пода по счетам активов и пассивов по имуществу, расчетам, обязательствам, контрагентам и прочее;
  • — проверить логичность и соответствие сальдо и оборотов по взаимосвязанным счетам. К примеру, проведите расчет, который подтвердит, что обороты по счету 90.3 «НДС» соответствует обороту по счету 90.1 «Выручка». Это можно определить, умножив показатель счета 90.1 на соответствующую ставку по НДС. В итоге получиться значение равное счету 90.3. Проведите аналогичные подтверждающие расчеты по прочим взаимосвязанным счетам;
  • — нельзя проводить зачет в бухгалтерской отчетности между статьями пассивов и активов, убытков и прибылей, за исключением случаев, когда это прописано положении по бухгалтерскому учету. На основании данного правила, сальдо по обязательствам в ведомости должно быть отражено «развернуто», т.е. без суммирования. Другими словами, имеющееся дебетовое сальдо отражается в соответствующей статье актива баланса, а кредитовое — по статье пассива. Отражать свернутую сумму можно в том случае, если организация имеет отложенные налоговые активы и обязательства, которые учитываются при определении налога на прибыль.

Шахматная ведомость — это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.

Шахматная оборотная ведомость заполняется для определения оборотов по дебету и кредиту счетов с тем, чтобы заполнить оборотно-сальдовую ведомость за отчетный период. Обороты по дебету всех счетов должны быть равны оборотам по кредиту всех счетов за отчетный период, в противном случае допущена ошибка, которую необходимо найти и исправить.

Правила заполнения шахматной оборотной ведомости: образец

В процессе ведения бухгалтерского учета возникает необходимость обобщения данных и группировка их в разрезе счетов учета. Одной из основных выходных форм является ведомость, формирующая данные в шахматном порядке. Информация используется для контроля верности разноски. Форма предваряет переход к следующему этапу учета – составлению отчетности. Расскажем в статье, как заполняется шахматная оборотная ведомость, как выглядит бланк.

Форма шахматной оборотной ведомости

Шахматная ведомость содержит итоговые данные корреспонденции счетов по однородным операциям. Ведомость составляется в табличной форме. Запись одного числового показатели свидетельствует одновременно о проводке по дебету и кредиту счета. Читайте также статью: → “Бухгалтерские оборотные ведомости».

Пример фрагмента шахматной ведомости приведен в таблице:

Кредит 10 20 43 51 60 62 70 90
Дебет
10 2:00 200
20 200 100 300
43 300 300
51 350 350
60 200 200
62 350 350
70 100 100
90 300 300
200 300 300 300 200 350 100 350 2100

Число строк и столбцов равное и зависит от используемых предприятием счетов согласно рабочего плана. Разноска счетов производится в порядке возрастания номера. Заполнение производится по данным журнала проведенных за месяц операций. Данные формируются на отчетную дату или в межотчетный период для контроля состояния учета и отсутствия ошибок.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Возможности шахматной ведомости

Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.

Простота записи данных в документе позволяет одномоментно выявить неверный показатель, разноску по счетам с арифметическими ошибками. Наглядность учетных данных – основное достоинство формы. Одновременно шахматная ведомость не позволяет выявить ошибки в случаях:

  • отсутствия двойной записи по счетам;
  • записи неправильной проводки по счетам с одинаковыми суммами;
  • записи верной корреспонденции с неверными суммами.

При необходимости шахматную разноску можно составить в более укрупненной форме, в разрезе счетов аналитического учета. Ведомость, составляемая для аналитического учета, представляет собой документ в разрезе одного синтетического счета, объединяющего разноску по субсчетам. Шахматная ведомость, составленная по данным аналитического учета, имеет значимую контролирующую функцию.

Особый интерес составление шахматной ведомости в аналитике представляет для счетов, ведение которых осуществляется в денежном и количественном исчислении. В учете используется количественно-суммовая ведомость. Колонки документа имеют запись о количестве ТМЦ и суммовой оценке активов.

При отсутствии количественной оценки (например, для счетов расчетов) ведомость, составленная с детализацией, формируется в денежном выражении.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Принцип составления документа на предприятии

Форма имеет строгую разбивку по дебету (вертикаль) и кредиту (горизонталь) счетов. В клетке пересечения производится запись суммового показателя. Данные ведомости можно расширить – использовать одновременно с учетом сальдо на начало периода и выводом остатка. Документ называется шахматным балансом и является аналогом главной книги. Порядок заполнения формы:

Действие Пояснения
Запись суммы осуществляется однократно, на пересечении корреспонденции счетов При разноске учитывается дебет и кредит счета операции
Данные дебета и кредита активно-пассивных счетов указывают отдельно При ведении записи используется развернутое сальдо по счетам
По каждому кредиту и дебету выводится остаток Суммы кредита и дебета выводятся по вертикали и горизонтали отдельно
Итог суммируется Итог сумм, указанный в нижнем правом углу, по вертикали и горизонтали должен совпасть.

При внесении показателей ручным способом исполняется порядок, соответствующий правилу составления двойной записи. Определяется счет по дебету, сумма и корреспонденция по кредиту. Разноска по кредиту формируется в безусловном порядке и не требует дополнительного контроля.

Проверка показателей при заполнении

В основе разноски показателей лежит шахматный принцип, обеспечивающий удобный визуальный контроль. На шахматном принципе построен ряд других оборотных ведомостей. Одним из примеров является принцип построения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета.

Верно проведенная разноска исключает ошибки, что подтверждается одинаковыми итогами по вертикали и горизонтали ведомости. При формировании ведомости бухгалтер может сразу увидеть возникновение нестандартных проводок. Ряд счетов не могут иметь корреспонденций между собой. Читайте также статью: → “Форма Т-53. Платежная ведомость: образец заполнения».

При нестыковке итоговых данных необходимо проверить составляющие учета:

  • Соответствие показателей данных первичного учета разнесенным показателям.
  • Верность определения счета.
  • Наличие прикрепленной стандартной проводки к записи в журнале операций.
  • Верность проводки при использовании самостоятельно установленной двойной записи.

Основные ошибки возникают на этапе разноски первичных документов, особенно при большом количестве операций, отличающихся разнообразием. Регулярное помесячное формирование шахматной ведомости предотвратит выявление ошибки перед составлением отчетности и необходимость проверки большого массива данных.

Ведомость для малых предприятий

В обороте малых предприятий, отличающихся ограниченным количеством счетов учета и незначительным числом операций, используется шахматная ведомость образца № В-9. Составление документа производится ежемесячно, с открытием документа на начало месяца. Особенность бланка состоит в расположении по вертикали счетов учета, по горизонтали – ведомостей. Нумерация и данные располагаются в порядке возрастания.

По истечении месяца производится подсчет дебетовых оборотов по счетам и кредитовые ведомостям.

Данные дебетовых оборотов ведомостей подлежат сверке с дебетовыми и оборотами счета. Полученная сумма должна совпасть с кредитовыми оборотами. По итогам ведомости определяют конечное сальдо для переноса данных на новый отчетный ежемесячный период. Шахматная ведомость удобна своей детализацией и позволяет исключить счетную ошибку.

Отличие шахматной от оборотной ведомости

При систематизации и обобщении учетных данных, кроме шахматной формы, используют оборотную ведомость. Читайте также статью: → “Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость». Особенности группировки данных:

  • Заполнение производится по оборотам и остаткам счетов синтетического учета.
  • Основой составления формы является итоговая запись по счетам.
  • При проверке используется принцип равенства трех пар данных – начальных, конечных остатков, оборотов по кредиту и дебету всех счетов.

Оборотная ведомость простой формы не позволяет получить данные о проводках и проследить движение средств. Отсутствие источника поступления и направления средств или активов создают ограниченные возможности для контроля данных. Информация не содержит сведений об увеличении или уменьшении показателей текущей деятельности.

Данные шахматной ведомости являются более информативными. Документ позволяет получить данные об экономической сущности операций – содержании проводок, источниках формирования движения средств.

Источники формирования данных

Принцип построения данных шахматной ведомости можно увидеть на примере разноски ряда операций. В образце отсутствуют 90 счета, являющихся обязательными для учета результата деятельности. Пример составления ведомости по заданным операциям представлен ниже.

Предприятие при ведении учета оформило операции:

  1. Приняты на учет комплектующие, поступившие от поставщика: Дт 10 Кт 60 – 20 000 рублей;
  2. Произведена оплата за поставку комплектующих: Дт 60 Кт 51 – 20 000 рублей;
  3. Комплектующие переданы в производство: Дт 20 Кт 10 – 20 000 рублей;
  4. Начислена заработная плата рабочим: Дт 20 Кт 70 – 25 000 рублей;
  5. Выплачена заработная плата на карту: Дт 70 Кт 51 – 25 000 рублей. Вывод: итоговая сумма по кредиту и дебету совпала, операции проведены верно.
Кредит 10 20 51 60 70 Итог
Дебет
10 20 000 20 000
20 20 000 25 000 45 000
51
60 20 000 20 000
70 25 000 25 000
Итог 20 000 45 000 20 000 25 000 110 000

Частые вопросы про шахматную ведомость

Вопрос №1. Используются ли при составлении «шахматки» данные, учтенные за балансом?

При составлении формы данные по забалансовым счетам не используются.

Вопрос №2. Имеется ли необходимости выведения документа на печать и хранение с документами бухгалтерского учета?

Шахматная ведомость используется для контроля верности разноски и не является обязательным документом бухгалтерского учета. Порядок хранения определяют учетные работники.

Вопрос №3. Возможно ли сократить объемность шахматной ведомости?

Ряд предприятий с использованием большого числа рабочих счетов, значительного количества работников бухгалтерии ведет контроль данных только одной стороны проводки, например, кредита. При совпадении суммы с оборотом по дебету разноска данных считается верной. В случае нестыковки данных проверке подлежат обе части составляющих ведомости.

Вопрос №4. Можно ли использовать данные шахматной ведомости для анализа показателей деятельности?

Несмотря на то, что информация шахматной ведомости во многих организациях считается устаревшей формой контроля, документ позволяет получить оперативные текущие данные о движении денежных средств, источниках формирования активов, основных составляющих себестоимости, налогообложения и провести предварительный анализ оборачиваемости средств.