Счет 71

Сальдо по кредиту 71 счета означает

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71 .

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется практически всеми предприятиями. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 у данного счета есть несколько субсчетов, мы с вами рассмотрим самый первый субсчет, который тоже называется «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным. Это означает, что сальдо по счету может быть как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием. Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Для того, чтобы отчитаться по выданным денежным средствам работник представляет авансовый отчет. Более подробно о формировании авансового отчета в 1С можно почитать тут.

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Далее Петров представил авансовый отчет на сумму 900 рублей, а Иванов на сумму 11 800 рублей.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

Если посмотреть общее сальдо в регистре оборотная ведомость по счету 71, оно составляет 1 700 рублей по кредиту, и это задолженность предприятия перед подотчетными лицами.

Делитесь видео в социальных сетях, задавайте вопросы в комментариях и подписывайтесь на мой Инстаграм

Если вам необходимо индивидуальное обучение, консультации и другие услуги по работе с 1С, загляните в раздел «Консультации»

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

  1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
  2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
  3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
  4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

  1. Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
  2. Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
  3. Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
  4. Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
  5. Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
  6. Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71

Что указываем в кредите бухсчета 71

71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

  1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
  2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Субсчета

Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.

Также счет 71 может иметь следующие субсчета:

  • Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
  • Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

  • Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
  • Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
  • Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
  • Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
  • Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
  • Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
  • Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

  • Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
  • Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
  • Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
  • Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
  • Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
  • Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
  • Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
  • Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
  • Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
  • Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
  • Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
  • Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
  • Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
  • Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
  • Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
  • Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
  • Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
  • Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
  • Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
  • Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
  • Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
  • Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
  • Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
  • Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

На какие расходы можно выдавать деньги

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

  • Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
  • Оплата за услуги или работы;
  • Покупка материалов и товаров;
  • Совершение представительских расходов;
  • Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.

Подотчетным лицом называется служащий предприятия, получивший наличные деньги из кассы компании для оплаты производственных или коммерческих расходов. Взаимоотношения организации и сотрудников по кассовым операциям регулирует Указание Центрального банка № 3210 от 11.03.2014г. Для контроля операций по движению и остаткам наличных денег, полученных персоналом, в бухгалтерском учете утвержден счет 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Активно-пассивный счет 71 фиксирует по кредиту производимые работниками траты, а по дебету их оплату. Синтетический учет показывает общие суммы оборотов и остатков по взаимоотношениям персонала с организацией в части производственных расходов, а аналитические регистры конкретизируют информацию.

Анализ счета 71 организуется по каждой сумме для соблюдения законодательства, по которому отводится три дня (п. 6.3 Указаний) для отчета за полученные деньги. У командировочных сотрудников отсчет начинается после приезда, у работающих на местах – с даты расходного кассового ордера. По информационному содержанию счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является регистром материального учета и до поступления в бухгалтерию документов, содержащих информацию об израсходовании отпущенных средств, выдавать следующую сумму работнику запрещено.

Учетная политика, утвержденная в организации, определяет каким будет 71 счет: активный или пассивный. Если установлено, что расходы оплачиваются после их совершения, то остаток будет постоянно кредитовый. Такой вариант применяется организациями, в которых траты персонала характеризуются маленькими суммами и эпизодичностью. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 имеет дебетовый итог, если учетная политика предусматривает авансирование расходов. Предварительная выдача денег сотрудникам практикуется предприятиями, чья деятельность связана с частыми, длительными командировками или постоянными закупками за наличный расчет.

При активно-пассивном методе организации расчетов с персоналом схема счета 71 строится в следующем порядке:

Дебет

Кредит

Остаток на начало периода в развернутом виде

Задолженность служащих перед организацией

Задолженность организации перед служащими

Обороты

Выдача денежных средств

Приобретение материалов, услуг

Остаток на конец периода в развернутом виде

Долг предприятия перед сотрудниками

Долг сотрудников перед предприятием

71 счет бухгалтерского учета – это регистрация информации о подотчетниках не только по операциям с наличными деньгами, но и по безналичным перечислениям на личные банковские карточки служащих или корпоративные карты. Расчеты с работниками посредством финансовых учреждений не подпадают под контроль Указаний Центрального банка № 3210 от 11.03.2014 г., так как сч. 71 не корреспондирует с 50 «Касса». Следовательно, отсутствует обязанность соблюдения 3-х дневного срока для отчета за полученные средства и ограничение на выдачу денег не отчитавшемуся работнику.

Проводки по счету 71

Типовые операции по регистрации расчетов с подотчетными лицами регламентирует Приказ Минфина № 94н в редакции от 08.11.2010 г., закрепляющий законодательно План счетов бухгалтерского учета. Согласно параграфам документа 71 счет бухгалтерского учета – это регистр, содержащий сведения о взаимоотношениях с персоналом по денежным средствам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, командировочные расходы. По кредиту отражаются использованные суммы:

Дебет 71 счета показывает каким образом работникам выдавались средства – через кассу (50), банк (51, 52, 55) или они получены от сторонних организаций (76). Запрещена личная передача подотчетных сумм между сотрудниками. Валюту ведения расчетов определяют субсчета 71 счета: рублевый 71/01 и валютный 71/02.

Инструкция к плану счетов предусматривает типовые корреспонденции для систематизации единого подхода предприятий к ведению бухгалтерии. Отсутствующая в ней корреспонденция счета 71 вводится организацией самостоятельно при соблюдении правил Инструкции. Пример – рублевые операции по авансовой оплате поставщику или отражению входного НДС: кредитуется счет 71 1 с дебетом 60 1 «Расчеты с поставщиками» и 19 3 «НДС при приобретении МПЗ».

Приказом руководителя компании устанавливается срок, на который выдаются подотчетные средства. Превышение времени нахождения на руках персонала наличных денег квалифицируется как недостача – формируются проводки по 71 счету в корреспонденции с 94. После выяснения обстоятельств суммы вычитаются из заработной платы по заявлениям служащих или относятся на финансовые результаты при невозможности возврата.

Аналитический учет по счету 71

Контроль денежных сумм организуется по каждому работнику, получающему денежные средства для оплаты производственных, коммерческих расходов. В зависимости от того, каким назначен учетной политикой предприятия 71 счет — активный или пассивный, информация анализируется по виду остатков. Дебетовые суммы отслеживаются по дате получения с целью предотвращения повторных выдач наличных и ревизии за своевременностью предоставления авансовых отчетов. По кредиту счета 71, расчеты с подотчетными лицами контролируются для получения точных сведений о задолженности компании перед служащими и планирования ее погашения.

Синтетический и аналитический учет сумм, выданных работникам, или долг предприятия перед ними отражается в карточке. Внешний вид регистра варьируется в зависимости от используемой бухгалтерской программы.

Образец карточки счета 71 за период с 01.07.2017 – 10.07.2017:

Период

Документ

Аналитика Дт

Аналитика Кт

Дебет

Кредит

Текущее сальдо

Сч

Сч

Сальдо на начало

Д 10 000,00

05.07.2017

Авансовый отчет 65 от 04.07.2017

Оплата услуг по акту У097 от 01.06.2017

Аренда офиса

Пригорова А.А.

26

12 000,00

К 2 000,00

06.07.2017

Расходный кассовый ордер 00045 от 06.07.2017

Хлзрасходы

Пригорова А.А.

50.01

2 000,00

Оборот за период и сальдо на конец

12 000,00

2 000,00

0,00

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
71 50 Выданы средства наличными через кассу Расходный кассовый ордер
71 51 Перечислены средства на банковскую карту Платежное поручение
71 55 Выданы средства со специальных банковских счетов Банковская выписка
71 52 Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту Банковская выписка
71 50.3 Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы
29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Дт Кт Описание Документ
10 71 Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет
41 71 Поступили товары, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды 2500 руб. Платежное поручение
10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек
19 71 Отражена сумма НДС 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1 19 НДС отражен в составе расходов 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств 340 руб. Платежное поручение

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

На основании авансового отчета подотчетного лица, к которому приложен кассовый чек, выданный поставщиком, погашение кредиторской задолженности за оказанные услуги путем внесения денежных средств в кассу поставщика подотчетным лицом организации должно отражаться записью:
Д-т сч.60 — К-т сч.71.

Данная бухгалтерская запись не предусмотрена Инструкцией по применению Плана счетов. Однако в соответствии с абз. 9 Инструкции по применению Плана счетов в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные указанной Инструкцией.

Кроме того, в соответствии с п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа самостоятельно.

📌 Реклама Отключить

Учитывая изложенное можно сделать вывод, что в случаях, когда возникает задолженность по расчетам с поставщиком, организация вправе использовать счет 60 в случае расчетов наличными через подотчетное лицо при наличии соответствующего указания в учетной политике.

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.

Активно-пассивные бухгалтерские счета

Бухгалтерский учет

Глава 2. Система счетов бухгалтерского учета

На активно-пассивных бухгалтерских счетах ведется учет расчетов с различными организациями или отдельными лицами, т. е. учет дебиторской и кредиторской задолженности.

Если предприятие пользуется привлеченными или заемными средствами, то оно имеет кредиторскую задолженность перед другими организациями или отдельными лицами, которые являются кредиторами этого предприятия.

Если предприятию должны другие организации или отдельные лица, то этих должников называют дебиторами, а их задолженность предприятию — дебиторской.

Дебиторы должны предприятию, а кредиторам должно само предприятие. Слово «дебет» образовано от латинского debet, что означает «должен», а «кредит» — от латинского слова credo, что значит — «верю».

Схема активно-пассивного счета

Дебет

Кредит

Сальдо начальное — наличие дебиторской задолженности на начало отчетного периода

Сальдо начальное — наличие кредиторской задолженности на начало отчетного периода

Оборот по дебету: увеличение дебиторской задолженности; уменьшение кредиторской задолженности

Оборот по кредиту: увеличение кредиторской задолженности; уменьшение дебиторской задолженности

Сальдо конечное — наличие дебиторской задолженности предприятия на конец отчетного периода (когда ему, предприятию, должны)

Сальдо конечное — наличие кредиторской задолженности предприятию на конец отчетного периода (когда оно, предприятие, должно)

К основным активно-пассивным счетам относятся:

71 — «Расчеты с подотчетными лицами»;
75 — «Расчеты с учредителями»;
76 — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
99 — «Прибыли и убытки».

На счете 71 ведутся расчеты с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники предприятия, которым из кассы выдаются деньги на командировочные расходы или хозяйственные нужды, т. е. для покупки товаров на небольшие суммы. После того как работник израсходовал полученные деньги, он должен отчитаться, т.е. предоставить счета о покупке товаров, железнодорожные или авиабилеты, счета за гостиницу и т.п. Все это утверждается в авансовом отчете, который сдает подотчетное лицо. Эти расходы обычно списывают как производственные затраты.

Рассмотрим на примерах, как ведется учет на активно-пассивных счетах.

Пример 2.5. Ведение учета расчетов с подотчетными лицами.

На начало месяца подотчетное лицо Петров А. С. имеет задолженность предприятию 500 р. (дебиторская задолженность). В течение месяца отражены следующие хозяйственные операции, связанные с подотчетными лицами:

Сумма, р.

1 . Выданы деньги на командировочные расходы руководителю предприятия

2. Получены неиспользованные подотчетные деньги от Петрова А. С.

3. Выданы деньги на покупку расходных материалов для принтера Смирнову Д. М.

4. Предоставлен авансовый отчет о командировке руководителем предприятия

5. Предоставлен счет о покупке материалов Смирновым Д. М.

Задание. Оформить активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», рассчитать обороты и сальдо.

Для того чтобы определить сальдо конечное на активно-пассивном счете, нужно подсчитать все суммы по дебету, включая начальное сальдо, таким же образом следует подсчитать итоговую сумму по кредиту. Сальдо конечное на активно-пассивном счете будет находиться там, где сумма больше, и будет равно разности сумм по дебету и кредиту.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет

Кредит

Сальдо начальное — наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц организации на начало месяца
Сн = 5000

Оборот по дебету — выдача денег подотчетным лицам

1) 4500
3) 300

Оборот по кредиту — списание подотчетных денег

2) 500
4) 4450
5) 380

Од = 4800

Ок = 5330

Сальдо конечное — наличие кредиторской задолженности подотчетным лицам на конец месяца
Ск = 5330 -(500 +4800) = 30

Относительно счета 99, который ранее рассматривался как пассивный, следует сказать следующее: все предприятия работают, имея основную цель — получение прибыли, но если по каким-либо причинам они несут убытки, то в этом случае счет 99 становится активно-пассивным. Рассмотрим на примере, как ведется учет на счете 99 «Прибыли и убытки».

Пример 2.6. Ведение учета прибылей и убытков. На начало месяца предприятие имеет убыток 4000 р. В течение месяца отражены следующие хозяйственные операции: