С записью ознакомлена

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

Обновление: 16 декабря 2016 г.

Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.). Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).

Трудовая книжка

Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.

Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:

  • Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.

Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.

Пункт 12 Правил обязывает работодателей осуществлять ознакомление сотрудников со следующими сведениями, записываемыми в трудовую книжку:

  • информацией о выполняемой работе;
  • сведениями о переводах;
  • записями об увольнениях и их основаниях.

Как правило, ознакомление производится следующим образом:

  • должностное лицо кадрового подразделения записывает соответствующую информацию в трудовую книжку и личную карточку, после чего приглашает работника для ознакомления с ней;
  • после ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит его расписаться под записью в трудовой книжке и личной карточке.

Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма № Т-2).

Для того, чтобы подтвердить факт ознакомления, сотруднику достаточно поставить подпись.

Важно определить, когда именно нужно ознакомить работника с соответствующей информацией.

Пункт 35 Правил гласит, что при увольнении записи в трудовой книжке работника подтверждаются работодателем и работником, кроме случая, когда трудовая книжка вручается работнику не на руки, а посредством почтового отправления (с его согласия).

Таким образом, для ознакомления работника с записями в трудовой книжке достаточно однократного проставления его подписи при увольнении.

Указывать же в трудовой книжке какие-либо дополнительные формулировки (например «ознакомлен», «сведения подтверждаю», «запись верна» и тому подобные) не следует.

Сведения, содержащиеся в трудовых книжках сотрудников, имеют большое значение не только в период их активной профессиональной деятельности, но и при выходе на пенсию. Любая неточность может иметь негативные последствия для работающих граждан, например, существенно уменьшить их реальный стаж. Неслучайно ознакомление работника с записями в трудовой книжке является обязанностью любого работодателя, но только в строго определенных случаях.

Что говорят Правила

О том, что трудовая книжка (далее – ТК) – главный документ работника, сообщает 66-я статья Трудового кодекса. Вести ее обязаны не только работодатели-организации, но и индивидуальные предприниматели, при условии, что владелец документа отработал более пяти дней.

Трудовые книжки сотрудников оформляются и хранятся в соответствии с двумя основными документами:

  • Правилами ведения и хранения ТК (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003);
  • Инструкцией по заполнению ТК (Постановление Министерства труда № 69от 10.10.2003).

В частности, 12-й пункт вышеуказанных Правил установил, в каких случаях ознакомление работника с записями в трудовой книжке обязательно. Их всего три:

  • когда в ТК нужно сделать запись о выполняемой работе;
  • когда сотрудника переводят на другую работу;
  • когда его увольняют.

В перечисленных ситуациях в трудовых книжках делаются соответствующие записи, с которыми сотрудника должны ознакомить под поспись. Согласно данному пункту Правил, он ставит ее в личной карточке. Перед этим кадровик дублирует в ней запись, которая была внесена в ТК работника.

Нюансы ознакомления с записями в ТК

Однако в Правилах ведения и хранения трудовых книжек есть еще одно предписание. 35-й пункт гласит, что при увольнении сотрудник заверяет своей подписью все записи, сделанные в документе за время работы в данной компании. И проставляет он ее непосредственно в ТК. Из этого следует, что, увольняясь, гражданин заверяет записи не только в личной карточке, но и в трудовой книжке. Но пока он работает в фирме, об ознакомлении с вносимыми в ТК записями он ставит подпись лишь в своей карточке.

Не существует специальной формы заверения, что работник с записями в трудовой книжке ознакомлен. Образец ни одним нормативным актом не предусмотрен, а специалисты советуют: ознакомление с внесенными в книжку сведениями достаточно подтвердить только подписью сотрудника. Не следует добавлять к ней фразы «информация верна», «запись заверяю» или иные формулировки аналогичного содержания.

Порядок действий: пример

Какие действия потребуются от кадровика, желающего ознакомить работника с записью в трудовой книжке, можно проследить на следующем примере. Работодатель переводит сотрудника на другую должность. В этом случае:

  1. Издается соответствующий приказ о переводе, на котором сотрудник расписывается после ознакомления.
  2. Запись о переводе вносится в ТК, и ее показывают работнику.
  3. Запись дублируется в личной карточке сотрудника, и там же он подписью подтверждает, что ее содержание ему известно.

Читайте также: Перевод в обособленное подразделение (запись в трудовой книжке)

Пример подтверждения в личной карточке, что работник с записями в ТК ознакомлен:

3-я страница формы № Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

Отдел продаж

Менеджер-
консультант

22 000,00

Приказ от 01.04.2016
№ 53к

Короткова

Отдел рекламы

Помощник руководителя отдела

34 000,00

Приказ 08.11.2017
№ 89к

Короткова

Как ознакомить с записями в трудовой книжке

В процессе работы

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями.

Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника обязательно фиксируется в его личной карточке. В ней работник должен поставить свою подпись в знак ознакомления с информацией.

Бывает, что структурные подразделения организации находятся в разных городах. Тогда доведение соответствующих сведений и информации осуществляется заочно, сотруднику высылается извещение с последующей отметкой об этом в личной карточке.

При увольнении

В соответствии с пунктом 35 «Правил ведения и хранения книжек…», при увольнении все сведения, которые были внесены в данной организации в трудовую сотрудника должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного им лица), печатью организации и подписью самого сотрудника.

Это в теории. На практике возникает много вопросов, например, нужна ли запись в трудовой книжке “ознакомлен”? Формально, не нужна. Нормативные документы не требуют этого. Но ее наличие не будет считаться ошибкой.

Образец правильного ознакомления с записью в трудовой книжке

Ошибки заполнения

  1. Ставится только роспись.

  2. Указывается дата.

  3. Формулировка “Ознакомлен” указывается в иных вариациях.

  4. Ставится роспись с указанием фамилии человека без инициалов.

  5. Записи заверяются печатью отдела кадров.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет понять, кто ее поставил. Правильное ознакомление — это когда есть роспись сотрудника, его фамилия и инициалы. Когда ставить печать, до или после росписи человека, на усмотрение работодателя.

Нюансы

В случае, если человек сменил фамилию (например, в связи с вступлением в брак), сведения об этом должны быть указаны на титульном листе. Фамилия работника, указанная при ознакомлении с информацией об увольнении, должна совпадать с той, что указана на титульном листе документа. Ошибки при смене фамилии могут иметь неприятные для работника последствия при оформлении пенсии.

Необходимо ли работнику при увольнении расписываться в трудовой книжке?

Цитата (Наталья Прохорова): Вопрос именно в том, что нет подписи сотрудника после записи об увольнении в трудовой Если нет подписи работника в ТК после записи об увольнении это тоже является нарушением.
Согласно того же Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 предусмотрена ответственность
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Что касается законодательства, за данные нарушения предусмотрена ответственность по ст. 5.27. КоАП.
Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, —
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), —
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.
3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.
5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Как правило, работник при увольнении должен подписаться, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке. На этом этапе и завершаются трудовые отношения организации и работника. Когда стоит вопрос, где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке, можно дать один четкий ответ – в отделе кадров организации, где он работал, и откуда увольняется.

Ознакомление с записями

Очередь работника поставить свою подпись про ознакомление с записями в трудовой книжке наступает после того, как расписывается сотрудник, ответственный за хранение книжек.

Очень часто работники, не зная, как правильно это сделать, допускают различные ошибки. Например, ставят только собственную подпись без расшифровки или дополняют ее одной лишь фамилией. Отсутствие инициалов является очень большим недочетом.

Также ошибкой считается наличие такой формулировки, как «с записями ознакомлен». Обычно аргументом в пользу этой записи может быть утверждение о том, что подобная формулировка встречалась в пособии или статье. Некоторые могут дать ссылку на п. 35 Правил. Но согласно этому пункту, подпись напротив этой записи должен поставить не только бывший сотрудник предприятия, но и его директор. Поэтому, запись «ознакомлен» в трудовой книжке в этом случае должна ставиться по всем правилам.

Расшифровка при ознакомлении

Нередко при оформлении трудовой книжки около подписи ответственного за ведение книжки может возникнуть еще одна неизвестно чья подпись, у которой совсем нет расшифровок. Причиной этого является мнение специалистов о том, что вместо указания полных «реквизитов» можно всего лишь подписаться.

Кроме того, когда происходит ознакомление работника с записями в трудовой книжке, некоторые сотрудники записывают расшифровку слишком неразборчиво. Это также может послужить источником проблем. Особенно это касается тех, кто приехал из другой страны, где письменность и начертание слишком отличается от кириллицы. Поэтому необходимо не только сделать полную расшифровку, но и записать ее аккуратно и разборчиво.

Кое-кто считает, что, закрывая блок всех записей, работник не должен ставить расшифровку и хватит лишь одной его подписи. Это ошибка, поэтому после того, как сотрудник с записью в трудовой книжке ознакомлен, он должен полностью написать фамилию и свои инициалы. А ошибка эта распространена по одной простой причине: многие думают, что одной расшифровки в самом начале трудовой книжки хватит. Такой аргумент ошибочен. Например, владелец книжки – женщина, и после того, как она выйдет замуж, ее фамилия поменяется, и запись будет отличаться.

Указание должности работника

Также не совсем по правилам будет оформлена запись без указания той должности, с которой был уволен работник. Основной аргумент в таком случае – бывший сотрудник уже не работник данного предприятия, поэтому, когда он пишет, что с записями в трудовой книжке ознакомлен, указание того, на какой должности он был трудоустроен, не нужно совсем.

На самом деле, этот аргумент напрямую противоречит трудовому законодательству. Ведь согласно ТК Российской Федерации, в день увольнения работника он еще считается сотрудником предприятия. И в табеле, где указывается рабочее время, этот день считается отработанным. Таким образом, согласно приведенным аргументам, необходимо кроме подписи и ее расшифровки указать и должность увольняющегося.

Проблема возникает в случае увольнения, например, инженера, наименование должности которого включает перечисление всех тех процессов, которыми он занимается. То есть в трудовой книжке это может занять очень много места. Также возникает вопрос, что делать, если увольняется человек из отдела кадров, и название его должности такое же, как и у увольняющего его сотрудника. Как же тогда сделать запись в трудовой книжке об ознакомлении? В таком случае рекомендуется просто поставить слово «работник», после которого ставится подпись.

Подписи бывшего сотрудника и кадровика стоят в одной графе одна под другой, причем совсем без пропуска строчек. Сразу же после того, как специалист отдела кадров подписывается, нужно поставить и печать. А вот на практике дело происходит иначе: печать ставят уже после подписи увольняемого, чтобы оттиск был размещен оптимально.