Реестр 2 НДФЛ

Ежегодно работодатели отчитываются по уплаченным суммам НДФЛ с зарплат своих работников. Формой отчетности служат справки 2-НДФЛ, сопровождаемые специальным реестром. Поговорим о том, как заполнять такой реестр сведений о доходах физических лиц.

С 2014 года форма реестра несколько изменилась – из нее исчезли сводных данные о доходах сотрудников. Теперь это таблица из трех колонок, в первой из которых вы указываете номера предоставляемых в налоговую справок, затем полностью приводите ФИО своих сотрудников и, наконец, в третьей, проставляете даты их рождения.

Над таблицей есть небольшая шапка для указания различных идентификационных сведений: номер и дата реестра, код налогового органа, наименование электронного файла со справками 2-НДФЛ. Затем следует информация о самом налоговом агенте, удержавшем и перечислившем налог: полное наименование, ИНН, ОКТМО.

В строке «признак предоставленных сведений» надо указать либо «1», либо «2». Если вы полностью удержали и перечислили налог, то ставите признак «1». Если удержать налог не было возможным – «2».

Затем следует проставить общее количество предоставленных справок, подписать реестр внизу, и поставить на нем печать.

Образец заполнения реестра сведений о доходах физических лиц и бланк скачать можно на нашем сайте.

Скачать бланк и образец реестр сведений о доходах физ.лицВсе бланки

Приложение N 1. Реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word и образец ее заполнения

Приложение N 1
к Порядку представления в налоговые органы
сведений о доходах физических лиц
и суммах налога на доходы физических
лиц и сообщения о невозможности
удержания налога, о суммах дохода,
с которого не удержан налог, и сумме
неудержанного налога на доходы
физических лиц, утвержденному
приказом ФНС России
от 02.10.2018 г. N ММВ-7-11/566@

Форма по КНД 1110306

Реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20___ год

Реестр N <номер реестра> от <дата приема> в <код ИФНС>

к файлу <имя представленного файла>

(реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц за <год сведений> год)

Наименование налогового агента: наименование налогового агента — организации>/<ФИО налогового агента — индивидуального предпринимателя, нотариуса, занимающегося частной практикой, адвоката, учредившего адвокатский кабинет, и другого лица, занимающегося в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой>

ИНН налогового агента: <ИНН/КПП налогового агента — организации>/<ИНН налогового агента — индивидуального предпринимателя, нотариуса, занимающегося частной практикой, адвоката, учредившего адвокатский кабинет, и другого лица, занимающегося в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой> ИНН/КПП реорганизованной организации: <ИНН/КПП реорганизованной организации> Признак представленных справок: <1/2/3/4>

Количество представленных Справок (Справок о доходах и суммах налога физических лиц по форме 2-НДФЛ): <количество представленных Справок>

представленные Справки:

Сколько экземпляров справки 2 ндфл можно выдать

В Налоговом и Трудовом кодексах Российской Федерации прописан порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику. Этот документ содержит информацию об уровне заработной платы сотрудника, вычетах и удержаниях. Справка может понадобиться в различных случаях: от оформления кредита до получения визы, при этом сотрудник не обязан сообщать причину оформления справки.

Заявление

2-НДФЛ выдается налоговым агентом (работодателем или государством) физическому лицу (сотруднику). При этом работодатель может и не быть юридическим лицом, но все равно обязан выдать работнику требуемую справку, которая будет иметь юридическое значение, равноценное справке, выданной юридическим лицом. Подробное описание налоговых агентов составлено в ст. 230 НК РФ.

Основание для выдачи – заявление сотрудника. Образец его не установлен, форма может быть произвольной, в некоторых случаях достаточно и устного заявления.

В письменном варианте сотрудник указывает верную информацию о себе и период, за который нужна справка, в годах.

Когда сотрудник может получить справку?

Для отчетности в ИФНС документы готовятся в течение отчетного календарного года на всех сотрудников, которые получали заработную плату, и сдаются в конце апреля года, следующего за отчетным. Сотрудник же (физическое лицо) может потребовать справку о доходах практически в любое время и неограниченное количество раз в течение работы в организации.

Работодатель (налоговый агент) не имеет права отказать в оформлении документа, если срок, за который требуется справка, не превышает четырех лет, поскольку информация в налоговом органе сохраняется за четыре года. Выдать работнику справку 2-НДФЛ за больший срок проблематично.

Сам документ готовится в течение трех дней после получения заявления, при необходимости справка может быть выдана в нескольких экземплярах, имеющих равную юридическую силу (ст. 62 ТК РФ). Справка по форме 2-НДФЛ также выдается сотруднику при увольнении, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ.

Особые случаи

Военнослужащие получают справку 2-НДФЛ в Едином расчетном центре Министерства обороны РФ, поскольку в этом случае работодатель – государство. Это возможно, поскольку контракт о военной службе технически заключается между военнослужащим и государством.

Если сотрудник в течение отчетного периода получал заработную плату в нескольких подразделениях одной и той же компании, то образец справки отличается, форма заполняется согласно рекомендациям, данным в письме Министерства финансов РФ № 03-02-08/28888.

Если сотрудник уже не работает

Порядок предоставления справки бывшему сотруднику следующий. Если предприятие не ликвидировано и с момента увольнения прошло меньше четырех лет, то сотрудник может обратиться с письменным заявлением в свободной форме. Если ликвидированного предприятия больше не существует в реестрах, то есть несколько способов все-таки оформить и выдать нужный документ.

Справка 2-НДФЛ выдается работодателем своим подчиненным и содержит информацию о зарплате последних за определенный период времени. На данный момент именно этот документ является главным законным определителем официальных доходов физического лица.

Попросить предоставить справку 2-НДФЛ могут в разных организациях, зачастую она требуется при обращении в регистрирующие органы и банки, когда гражданин и иные лица заключают договоры с финансовыми обязательствами.

Актуальность данной справки достаточно высока, поэтому вопросов о порядке ее получения, составлении и сроках действия достаточно много. В сегодняшнем материале наш ресурс постарается максимально подробно осветить каждый из них.

О справке 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ содержит информацию о доходах

Как уже было сказано, справка 2-НДФЛ – это бумага, содержащая информацию об официальных доходах конкретного гражданина. Она выдается в бухгалтерии по месту работы лица и требует лишь заверения подписью организации.

На данный момент законодательством РФ не предусмотрены нормы, регулирующие срок действия справки, поэтому таковой определяется исключительно той организацией, которая требует от гражданина предоставление этого документа.

Порядок же и общие принципы получения справки 2-НДФЛ законы российского правительства предусмотрели. Их суть достаточно просто и заключается в следующих положениях:

  • Выдача документа осуществляется по письменному заявлению гражданина на имя работодателя или бухгалтерии той организации, где он работает или работал ранее.
  • В подаваемом заявлении лицо обязательно должно указать время, за которое нужны данные о его доходе, и точное количество экземпляров справки.
  • Полномочные лица, как правило, бухгалтеры предприятия обязуются выдать составленную по форме и заверенную печатью справку в следующие 3 рабочих дня после соответствующего прошения со стороны гражданина.
  • В оформлении справки 2-НДФЛ работнику отказано быть не может, так как такие действия со стороны работодателя являются незаконными и наказуемыми.
  • В полученной справке должна быть исключительно достоверная информация, не содержащая каких-либо опечаток, исправлений и дописок, иначе считаться действительной она не будет.

Как правило, особых проблем с получением 2-НДФЛ у граждан РФ не возникает. Нередко лицам даже не приходится писать соответствующие заявления на имя руководителя или в бухгалтерию, так как процедура составления происходит по устной просьбе в течение нескольких часов. Получив документ, важно удостовериться, что он содержит данные:

  1. о наименовании организации, работодателе и их реквизитах;
  2. о лице, на которого выдана справка;
  3. об его ежемесячных выплатах;
  4. об итоговых суммах зарплаты, полученных при суммировании месячных доходов за определенный период времени (зачастую за год).

При отсутствии указанной выше информации документ считается не действительным, что следует помнить.

Сколько действителен документ для налоговых органов

Справка 2-НДФЛ: образец

Как было отмечено ранее, период действительности для справки 2-НДФЛ законом не определен. Однако требующее этот документ лицо имеет полное право по своим суждениям судить об его актуальности и, соответственно, устанавливать его срок действия. Налоговые органы РФ таким правом не пренебрегают и устанавливают следующие сроки действительности 2-НДФЛ:

  1. для подачи справки налоговым агентам (работодателям) справка оформляется на срок до 30 апреля следующего за отчетным годом;
  2. для подачи непосредственно в налоговые органы срок действия справки различен в разных ситуациях, например, для получения вычета справка предоставляется за последние 3 года.

Таким образом, можно констатировать, что определить точный срок действия 2-НДФЛ можно только после того, как узнать таковой у организации, куда документ и будет предоставляться. Зачастую справку требуют в формате, позволяющем получить данные о доходах лица за последний налоговый год, поэтому при отсутствии у вас информации о периоде действительности документа конкретно для вашего случая брать его необходимо именно за этот период.

Сколько действует для банков

Справку 2-НДФЛ требуют при оформлении ипотеки и кредита

В большинстве случаев обращения в банк за получением кредита или ипотеки, что по сути одно и то же, предоставление 2-НДФЛ является обязательным. В зависимости от размерности кредита и его условий банковские организации могут потребовать документ, содержащий данные о заработке лица за абсолютно разный срок.

Очень часто в банках используют справки 2-НДФЛ, говорящие о доходах граждан за последние:

  1. 3-4 месяца – при оформлении небольших кредитов (до 300 000 рублей);
  2. 4-8 месяцев – при оформлении средних кредитов (от 300 000 до 1 000 000 рублей);
  3. 12-36 месяцев – при оформлении долгосрочных, больших или ипотечных кредитов.

Стоит отметить, что для банков, в первую очередь, важна актуальность справок 2-НДФЛ. То есть, предоставлять им документ, полученный в бухгалтерии пару месяцев назад бессмысленно, так как он рассматриваться не будет.

Подобная практика не удивительна, ведь кредит будет выдаваться гражданину здесь и сейчас, поэтому актуальность получаемой информации о платежеспособности человека стоит на первом месте. Как правило, банковские организации требуют справки 2-НДФЛ, полученные не более 10 дней назад, но это не всегда и более точный порядок предоставления данных о доходах стоит узнавать у сотрудников банка.

Срок действия для иных организаций

Справку 2-НДФЛ подписывает директор предприятия или ИП

  1. в Пенсионном фонде принимают справки, оформленные не более 30 дней назад;
  2. в Миграционной службе для оформления виз и получения иных документов – 10-30 дней;
  3. в Органах социальной защиты – 30 дней;
  4. в Центрах занятости населения – 30 дней;
  5. в Органах опеки и попечительства – 30 дней.

Повторимся, четких сроков действия и периодов, за который нужно предоставлять справки 2-НДФЛ, в российском законодательстве не предусмотрено. Поэтому, если в том же Пенсионном фонде у вас потребуют документ с информацией о доходах за последние два года и полученный не более 5 дней назад, удивляться не стоит – это законодательно не запрещено.

Однако на практике, как правило, применяются именно описанные ранее цифры, поэтому их стоит взять во внимание всем гражданам, так или иначе столкнувшимися с необходимостью получения 2-НДФЛ.

На этом, пожалуй, все важное о сроках действия рассматриваемого документа заканчивается. Надеемся, представленный выше материал был для вас полезен. Удачи в оформлении нужной документации!

Справка о доходах — какой она должна быть, подскажет видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Скажите пожалуйста, сколько раз я могу получить справку 2 НДФЛ у бывшего работодателя. Я устроилась на новую работу, и занимаюсь ипотекой. Одновременно мне понадобилось 2 справки 2НДФЛ, но работодатель сказал, что не имеет право давать мне две штуки, прав ли он? Спасибо.

вопрос задан 6 лет назад

Ответы на вопросы

Вы можете взять справки сколько угодно и бесплатно — ТК РФ обязывает.

  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 6 лет назад
  • вопрос задан 5 лет назад
  • вопрос задан 5 лет назад

Чтобы получать уведомления о новых вопросах в разделе

Реестр справок 2-НДФЛ

Актуально на: 16 марта 2016 г.

Если справки 2-НДФЛ вы представляете в свою ИФНС на бумажном носителе, то к ним вы должны приложить Реестр сведений о доходах физических лиц за отчетный год (Приложение № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (далее – Порядок)).

2-НДФЛ: реестр сведений

В этом Реестре, помимо данных о налоговом агенте, отражается информация о количестве представляемых в ИФНС справок 2-НДФЛ, а также указываются номера справок, ФИО физлиц, на которых подаются эти справки, и даты их рождения.

Реестр справок 2-НДФЛ: сколько экземпляров представлять в ИФНС

Реестр сведений представляется в ИФНС в двух экземплярах (п. 15 Порядка). Причем не имеет значения, сдаете ли вы справки 2-НДФЛ и Реестр лично/через представителя или же отправляете по почте, — в любом случае должно быть два экземпляра Реестра.

Второй экземпляр Реестра ИФНС должна вернуть вам

Получив ваши справки 2-НДФЛ и Реестр, инспекторы проверяют представленные вами документы. И если какая-либо Справка не прошла контроль (например, в справке 2-НДФЛ не указан адрес физлица), то налоговики ее не принимают и вычеркивают ее данные из Реестра (п. 16, 17 Порядка).

Когда проверены все Справки, составляется Протокол приема сведений (Приложение № 3 к Порядку) и если какие-то справки 2-НДФЛ были признаны ошибочными, данная информация фиксируется в Протоколе.

Один экземпляр Протокола и один экземпляр Реестра налоговики отдают вам в день представления справок 2-НДФЛ, если проверка справок проводится в вашем присутствии (п. 19 Порядка). Если же при проверке справок вы не присутствовали, то Протокол и Реестр вам направляется по почте в течение 10 рабочих дней с даты приема справок 2-НДФЛ. Правда, на практике, если с вашими справками 2-НДФЛ все в порядке, то ИФНС Протокол и Реестр не присылает.

Чем грозит сдача справок 2-НДФЛ без реестра

В этом случае налоговики могут попытаться отказать в приеме сдаваемых вами справок 2-НДФЛ и оштрафовать вас на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Реестр справок 2-НДФЛ в 2016 году

Несмотря на то, что сама форма справки 2-НДФЛ изменилась (утв. Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@), т. е. в 2016 году, отчитываясь за 2015 год, нужно сдать справки 2-НДФЛ уже по новой форме, форма Реестра и порядок его представления остался прежним.

Если справки 2-НДФЛ сдаются в ИФНС в электронном виде

В этом случае составление Реестра зависит от того, как именно вы сдаете справки 2-НДФЛ. Если:

  • по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Реестр сведений о доходах физлиц вы составлять не должны – его формируют сами налоговики после приема ваших справок (п. 29 Порядка);
  • на электронных носителях (CD-диски, flash-карты и т.п.), то, как и в случае представления бумажных справок 2-НДФЛ, составление Реестра является вашей обязанностью (п. 6 Порядка). При этом Реестр составляется на бумаге в двух экземплярах на каждый передаваемый в ИФНС файл.

Реестр справок 2-НДФЛ и комплект справок о доходах физлиц формируются работодателями при составлении годовой отчетности по подоходному налогу. Эти документы сдаются в налоговую инспекцию для фиксации величины начисленного, удержанного, уплаченного в бюджет НДФЛ. Если налог удержан в полном объеме, справки отправляются в ФНС в срок не позже 1 апреля в году, следующем после отчетного. Если налог удержать полностью не представляется возможным, интервал для подготовки отчетности по таким физическим лицам для работодателя сокращается – справки надо отправить в ФНС не позднее 1 марта.

Отчетность 2-НДФЛ за 2018 – реестр справок

Справки 2-НДФЛ за истекший 2018 год и последующие периоды представляются в налоговую службу по обновленным шаблонам – актуальная версия бланка представлена в приказе от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. Образец заполнения новой справки для ИФНС вы найдете в нашей статье.

Реестр справок 2-НДФЛ (бланк скачать можно ниже), представлен все в том же приказе № ММВ-7-11/566@ в Приложении № 1 к Порядку представления справок.

Реестр нужен, если отчетность подается на бумажных носителях при личном визите в ФНС или почтовым отправлением, либо через доверенное лицо. В этом случае реестр заполняется в двух экземплярах.

С 2019 г. форма реестра изменилась незначительно. Ее структура осталась прежней, но вместо «сведений о доходах» в заголовке и тексте реестра теперь указано «справки о доходах и суммах налога». Также в реестре учтены четыре вида кодов признака представленных документов (вместо двух) и исчезла итоговая строка в табличной части.

Какие сведения содержит реестр к справке 2-НДФЛ 2019:

  • обозначение налогового периода (за какой год подаются сведения);

  • номер, присвоенный реестру, и дата его представления в фискальный орган;

  • код ИФНС, в которую подаются документы;

  • наименование налогового агента;

  • ИНН/КПП налогового агента;

  • признак справок, их количество;

  • в табличной части приводятся номера подаваемых справок, перечисляются Ф.И.О. физических лиц, на которых подаются сведения о доходах, указываются даты их рождения;

  • подпись руководителя отчитывающегося предприятия;

  • дата подачи документа и его принятия.

Новый реестр справок 2-НДФЛ при обозначении признака документов может иметь одно из четырех значений:

  • Код «1» используется для справок, подаваемых налоговыми агентами по налогу, удержанному в полном объеме.

  • Код «2» характерен для справок, согласно которым не весь налог удалось удержать и перечислить в бюджет.

  • Код «3» в реестр справок 2-НДФЛ за 2018 год вносится, если документы подает правопреемник работодателя, при условии, что налог с доходов полностью удержан.

  • Код «4» используется для обозначения справок, созданных правопреемником работодателя, по физлицам, из доходов которых НДФЛ удержан частично или вообще не удержан.

Читайте также: Справка 2-НДФЛ для сотрудника 2019

Как подается реестр справок 2-НДФЛ

Заполнять реестры можно вручную или формировать в электронном виде с последующей распечаткой. Последний вариант является наиболее предпочтительным, составить справки и автоматически создать список по ним можно в программе «Налогоплательщик ЮЛ», реестр справок 2-НДФЛ будет состоять из номеров справок, фамилий и дат рождения лиц, по которым подготовлены к отправке документы. Скачать программу можно на ]]>сайте ФНС]]>.

Реестр справок по 2-НДФЛ за 2018 г. при сдаче отчетности в электронном виде формировать не надо. Задача налогового агента – корректно заполнить отчетные формы, заверить их актуальной ЭЦП и отправить в налоговую инспекцию по ТКС. В течение одного рабочего дня налоговому агенту отправляется уведомление о том, что фискальный орган получил документы. Реестр 2-НДФЛ оформляется налоговиками и вместе с протоколом проверки отправляется работодателю.

Но если доходные справки в электронной версии подаются в налоговую инспекцию не через ТКС, а на электронном носителе (диске, флэшке), или на бумаге, реестр 2-НДФЛ за 2018 год формирует сам налоговый агент. При получении отчетности специалист контролирующего органа (ФНС) проверяет комплектность справок, полноту и корректность их заполнения. Справки, оформленные с ошибками, исключаются из перечня. По физическим лицам, оставшимся в реестре, справки принимаются к рассмотрению. Налоговым инспектором составляется протокол о результатах приема документов. Работодателю выдают по одному экземпляру сверенного реестра и протокола. Если налоговый агент сдает отчетность по НДФЛ на бумаге и не приложил к справкам реестр 2-НДФЛ 2019, налоговая инспекция вправе отказать ему в приеме документов и применить штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).