Расходы на аренду помещения

Как осуществляется учет аренды помещений предприятием

Для осуществления предпринимательской деятельности компании необходимо помещение. Оно может находиться или в собственности, или в аренде. Наиболее распространен второй вариант, так как не все предприниматели могут позволить себе приобрести помещение. Аренда предполагает возникновение постоянных трат. Их нужно правильно учитывать.

Учет арендной платы

Для фиксирования стоимости аренды нежилого помещения используется забалансовый счет 001 «Арендованные ОС». Учитывается стоимость жилья, прописанная в договоре. Затраты отражаются в момент фактического получения помещения. Правила эти установлены Инструкцией по использованию Плана счетов бухучета, установленного Приказом Минфина №94н от 31.10.2000.

Расходы на аренду, согласно пункту 5 и 7 Положения по бухучету, установленного Приказом Минфина №33н от 6.05.1999, считаются расходами по основным направлениям деятельности. Ежемесячные начисления по аренде отражаются на ДТ счета 20 «Главное производство» и КТ счета «Расчеты с кредиторами. Когда платеж перечисляется арендодателю, нужно выполнить запись по ДТ счета 76 и КТ счета 51.

В рамках налогового учета передача недвижимости в аренду считается услугой на основании пункта 5 статьи 38 НК РФ. НДС, предъявленный компании, принимается к вычету на момент принятия услуги по аренде к учету. Вычет осуществляется на основании первичной документации на основании пункта 2 статьи 171, пункта 1 статьи 172 НК РФ.

ВНИМАНИЕ! Траты на оплату коммунальных услуг (с учетом НДС) будут учтены в структуре трат по основным направлениям работы компании. Признаются они в момент получения квитанций от лица, предоставляющего услугу аренды.

Налоговый учет

Платежи по аренде считаются прочими расходами, направленными на производство и реализацию. Соответствующее указание дано в пункте 1 статьи 264 НК РФ. Предпринимателю нужно помнить, что затратами могут признаваться расходы, соответствующие этим характеристикам:

  • Финансовая обоснованность платежей.
  • Наличие подтверждающих документов.

В НК не содержится перечень бумаг, которые подтверждают факт аренды. Однако нужные сведения есть в письмах Минфина №03-07-09/42594 от 26.08.2014 и №03-03-06/1/12764 от 24.03.2014. Для подтверждения аренды помещения нужны эти документы:

  • Договор аренды, оформленный в соответствии с законом.
  • Акт приемки-передачи помещения.
  • Платежные бумаги, которые получает арендатор при уплате услуг.
  • Акт сдачи-приемки услуг, составляемый ежемесячно.

Последний документ нужен только в том случае, если необходимость ежемесячного составления акта сдачи-приемки услуг оговорена в основном договоре.

Пример

В марте 2017 года фирма на основании акта приемки-передачи арендовала нежилое помещение. Необходимо оно для производственных нужд. Арендные платежи компания уплачивает в последнюю дату месяца. Проводки в данном случае будут следующими:

  • ДТ001. Зафиксирована стоимость аренды помещения. Данная проводка должна быть выполнена в марте 2017 года. Сумма отражается на основании акта приемки-передачи.
  • ДТ20 КТ76. Начисление ежемесячной арендной платы. Производится на основании соглашения об аренде.
  • ДТ19 КТ76. Предъявленный НДС. Отражается на основании счет-фактуры.
  • ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету на основании счет-фактуры.
  • ДТ76 КТ51. Перечисление платежа арендодателю. Выполняется на основании выписки по расчетному счету из банковского учреждения.

Все приведенные проводки, помимо первой, выполняются ежемесячно.

Коммунальные услуги

Коммунальные услуги могут оплачиваться разными способами. Платежи могут осуществляться самим арендодателем. В этом случае арендатор должен возместить расходы собственника помещения. Траты на оплату коммунальных услуг, включающие НДС, входят в структуру расходов по основным направлениям деятельности, что оговорено пунктом 5 и 7 Правил бухучета, утвержденных Приказом Минфина №33 от 6.05.1999. Эти расходы признаются только в том случае, если компания получила расчетные документы (основание – пункт 16 ПБУ 10/99).

В бухучете коммунальные расходы фиксируются по ДТ счета учета затрат. Корреспондирующим счетом является кредит счета 76. При переводе денег арендатору используется эта проводка: ДТ76 КТ51. Соответствующее указание дано в Инструкции по использованию Плана счетов бухучета, установленного Приказом Минфина №94н от 31.10.2000.

Используемые проводки

При учете коммунальных платежей актуальны эти проводки:

  • ДТ44 КТ76. Фиксация стоимости коммунальных услуг. Предполагается, что арендодатель внесет оплату, а арендатор возместит все расходы. Последние отражаются на основании соглашения об аренде, счета, выставленного арендодателем, счета коммунальных услуг.
  • ДТ19 КТ76. Фиксирование НДС с расходов по коммунальным услугам. Запись осуществляется на основании счет-фактуры.
  • ДТ68 КТ19. Принятие к вычету НДС по коммунальным услугам.
  • ДТ76 КТ51. Возмещение расходов арендодателя на оплату коммунальных услуг. Запись выполняется на основании выписки по расчетному счету.

Сумма по каждой проводке должна подтверждаться первичными документами.

Вычет выполняется в отношении налога, предъявленного арендодателем. Предполагается, что аренда помещения и сопутствующие расходы являются налогооблагаемым объектом на основании пункта 2 статьи 171 НК РФ. Вычеты выполняются на основании счет-фактур (основание – пункт 1 статьи 172 НК РФ). Для исчисления налога на прибыль нужно учесть стоимость коммунальных услуг в структуре материальных расходов. Указание на это дано в пункте 2 статьи 253 и пункте 1 статьи 254 НК РФ.

Существуют также письма УФНС №16-15/058069 от 30.06.2008.

Согласно им, траты на оплату коммунальных услуг должны быть подтверждены актами расчетов платежей, сформированными арендодателем.

Нужно это для налогообложения. Стоимость использованных ресурсов учитывается в момент получения компанией счетов и актов. Основанием этого является пункт 2 статьи 272 НК РФ, пункт 1 статьи 252 НК РФ.

Расходы на ремонтные работы

В пункте 2 статьи 616 ГК РФ указано, что арендатор должен следить за исправным состоянием арендованной недвижимости. Ремонт проводится арендатором за свой счет, если обратного не указано в договоре между сторонами. Сопутствующие траты признаются расходами по основным направлениям деятельности. Они входят в себестоимость реализованной продукции на основании пунктов 5, 7, 9 Положения по бухучету ПБУ 10/99, установленного Приказом Минфина №33н от 6.05.1999.

В пунктах 16 и 18 ПБУ 10/99 указано, что траты на текущий ремонт отражаются в бухучете на момент проставления подписи в акте приемки-сдачи исполненных работ. Сумма трат определяется исходя из сведений, указанных в договоре. Расходы по ремонтным работам отражаются по ДТ счета 44. Корреспондирующим счетом является КТ счета 60.

При отражении затрат на ремонт используются эти проводки:

  • ДТ44 КТ60. Фиксация стоимости ремонтных работ. Запись вносится на основании акта приемки-сдачи исполненных работ.
  • ДТ19 КТ60. Сумма НДС, выставленного ремонтной компанией. Проводка вносится на основании счет-фактуры.
  • ДТ60 КТ51. Перевод платежа ремонтной компании.
  • ДТ68 КТ19. Принятие к вычету суммы НДС.

С компанией, которая выполняет ремонт, нужно обязательно заключить соглашение. В обратном случае учет будет незаконным, так как он не подтвержден документально.

ВНИМАНИЕ! Вы используете устаревший браузер Internet Explorer 7

Данный сайт построен на передовых, современных технологиях и не поддерживает Internet Explorer 7-ой версии.

Настоятельно Вам рекомендуем выбрать и установить любой из современных браузеров. Это бесплатно и займет всего несколько минут.

Internet Explorer Opera Browser Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari

Почему нужно поменять браузер IE7 на другой?

Браузер Internet Explorer 7 является не просто браузером старой версии, а устаревшим браузером, браузером старого поколения. Он не может предоставить все возможности, которые могут предоставить современные браузеры, а скорость его работы в несколько раз ниже! Internet Explorer 7 не способен корректно отображать большинство сайтов.

Если по каким либо причинам Вы не имеете доступа к возможности установки программ, то рекомендуем воспользоваться «portable» версиями браузеров. Они не требуют инсталляции на компьютер и работают с любого диска или вашей флешки: Mozilla Firefox или Google Chrome.

Необходимы ли акты при аренде помещения?

Здравствуйте!
Коллега, для отнесения в затраты услуг по аренде офиса не требуется ежемесячное подписания актов.
На нашем форуме не один раз обсуждалась данная тема. Вот, например:
Акты выполненных работ по договору аренды помещения
Налоговый учет расходов при аренде офиса
Также привожу ответы экспертов службы Правового консалтинга СПС «Гарант» Д.Гусихина и В.Горностаева на подобный вопрос:
«Вопрос: Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». У организации также имеется акт приема-передачи помещения. Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?
Ответ: К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).
То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).
При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.
Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:
— дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
— дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
— последнее число отчетного периода.
Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).
При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).
Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).
Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).
В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).
При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).
Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.
Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.»

30.03.2017 Незарегистрированный договор аренды, последствия?

В настоящее время сформировалась успешная практика признания незарегистрированного долгосрочного договора аренды (от 1 года) и дополнительных соглашений к нему заключенными вне зависимости от государственной регистрации.

Данная статья посвящена правовой природе таких сделок и их юридическим последствиям.

Какие сделки подлежат государственной регистрации?

  • — п.2 ст. 609 ГК РФ «Договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом»;
  • — п.2 ст. 651 ГК РФ «Договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации»;
  • — Несколько договоров аренды в отношении одного и того же объекта аренды с общим сроком 1 год и более, заключенных одновременно и без перерыва срока также приравниваются к единой сделке, подлежащей государственной регистрации в Росреестре (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31 марта 2010 г. по делу № А53-17516/2009).
  • — Договор аренды недвижимого имущества, продолжительностью менее года, но срок которого истекает в последний день предыдущего месяца следующего года (т.е. с 01.01.17 по 31.12.17) приравнивается к году и подлежит регистрации (п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11 января 2002 г. № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой»).
  • -п.2 ст. 164 ГК РФ «Сделка, предусматривающая изменение условий зарегистрированной сделки, подлежит государственной регистрации».

Правовые последствия незарегистрированного договора аренды

В соответствии с п.1 ст.164 ГК РФ, в случаях, если законом предусмотрена государственная регистрация сделки, то ее правовые последствия сделки наступают после регистрации. Однако, в соответствии с п.3 ст. 433 ГК РФ, момент заключения договора, подлежащего государственной регистрации, считается для третьих лиц заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. Суды истолковали эту норму таким образом, что договора аренды не прошедшие государственную регистрацию порождают права и обязанности исключительно и непосредственно для Сторон договора. Таким образом, государственная регистрация ДДА не является обязательной для сторон договора, и ни одна из сторон не может ссылаться на отсутствие регистрации, как на основание для признания долгосрочного договора аренды ничтожным. Государственная регистрация же направлена на защиту третьих лиц, которые могут приобретать права на имущество, ставшее предметом договора.

Формирование подобной судебной практики по незарегистрированным договорам аренды началось с Постановления Пленума ВАС РФ от 17 ноября 2011 года № 73 «Об отдельных вопросах практики применения правил Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре аренды» (далее — Постановление). В соответствии с п.14 Постановления, если Стороны достигли соглашения по всем существенным условиям договора аренды (индивидуально определенный предмет, размер арендной платы), собственник передал и арендатор принял имущество в пользование, то существующие отношения не могут быть произвольно изменены одной из сторон, а должны осуществляться и оплачиваться в соответствии с условиями договора. Далее данная позиция была поддержана в информационном письме Президиума ВАС РФ.

В соответствии с п.3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25 февраля 2014 года № 165 «Обзор судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными» (далее — информационное письмо), по смыслу статей 164, 165, пункта 3 статьи 433, пункта 2 статьи 651 ГК РФ государственная регистрация договора осуществляется в целях создания возможности для заинтересованных третьих лиц знать о долгосрочной аренде. Договор не прошедший необходимую государственную регистрацию не порождает тех последствий (статья 617 ГК РФ, пункт 1 статьи 621 ГК РФ), которые могут оказать влияние на права и интересы третьих лиц, не знавших о факте заключения договора аренды и о содержании его условий. Вместе с тем, предоставив конкретное помещение в пользование ответчика на условиях подписанного сторонами договора, истец принимает на себя обязательство (статья 310 ГК РФ), которое должно надлежаще исполняться. К такому обязательству в отношении сторон должны применяться правила гражданского законодательства о договоре аренды. Поэтому, если это не затронет прав третьих лиц, то до окончания определенного соглашением срока пользования ответчик вправе занимать помещение, внося за него плату, установленную соглашением сторон. Арендодатель вправе требовать возврата помещения лишь по истечении названного срока пользования или в иных случаях, когда обязательства сторон друг перед другом будут прекращены в общем порядке (статья 450 ГК РФ). Иное толкование правил гражданского законодательства о государственной регистрации договора аренды способствует недобросовестному поведению сторон договора, который не прошел необходимую регистрацию, но исполняется ими.

Чего лишаются стороны незарегистрированного договора аренды?

Несмотря на то что, государственная регистрация договора аренды не влияет на действительность сделки, следует отметить, что при ее отсутствии могут возникнуть следующие ограничения:

  • — Арендатор не может сдавать арендуемое помещение в субаренду, т.к. незаключенный договор аренды не порождает прав и обязанностей у третьих лиц;
  • — Арендатор не может ссылаться на сохранение договора аренды при изменении собственника предмета аренды (п.1 ст. 617 ГК РФ не применяется);
  • — Арендатор не имеет преимущественного права на заключение договора на новый срок (п.1 ст. 621 ГК РФ не применяется);
  • — В случае аренды земельного участка, при получении подрядчиком Арендатора разрешения на строительство/на ввод в эксплуатацию в их выдаче будет отказано, поскольку для третьих лиц права Арендатора земельного участка не возникли.

Выводы

Таким образом, права арендатора по незарегистрированным договорам аренды не могут быть противопоставлены третьим лицам, как со стороны Арендодателя (добросовестных выгодоприобретателей, в т.ч. новых арендаторов на тот же самый объект), так и со стороны Арендатора (субарендатор, подрядчик). Отсутствие регистрации не принесет никаких выгод арендатору.

В заключении, следует отметить, что если одна из сторон по договору аренды (чаще всего Арендатор) обязана организовать государственную регистрацию сделки, то уклонение от исполнения такой обязанности является нарушением и другая сторона может по своему выбору обратиться в суд за регистрацией сделки с отнесением всех расходов, связанных с задержкой, на ответственную сторону (ст.165 ГК РФ) или расторгнуть договор аренды в одностороннем порядке в связи с невыполнением существенного условия по государственной регистрации долгосрочного договора аренды.

Павлов Роман

При наличии договора аренды с физ.лицом перед бухгалтером встает вопрос как отражать в налоговом учете:

  • расходы по аренде;
  • расходы по используемым сопутствующим коммунальным услугам: электроэнергия, газ, водоснабжение, теплоснабжение;
  • расходы по страховым взносам на выплату в пользу физического лица.

Расходы на аренду помещения в налоговом учете

Налоговый учет в организациях основывается на общем принципе работы с расходами в соответствии с главой 25 НК РФ. В налоговом учете расходов бухгалтер должен понимать следующие моменты.

Признание расходов

Налоговый учет расходов зависит от системы налогообложения. Допустим, применяется общая система налогообложения, согласно которой по итогам года организация должна заплатить налог с прибыли, оплата которого производится с разницы между доходом и расходом. При расчете налогооблагаемой прибыли участвуют и доходы, и расходы. Перечень расходов при этой системе налогообложения почти не ограничен.

При учете расходов руководствуются:

  • нормами главы 25 «Налог на прибыль» НК РФ;
  • разъясняющими письмами контролирующих органов Минфин РФ, ФНС РФ;
  • утвержденной Учетной политикой в целях налогообложения прибыли.

Как мы уже указали, что перечень расходов при ОСНО почти не ограничен, но главное, чтобы произведенные расходы по правилу, изложенному в ст. 252 НК РФ, удовлетворяли двум условиям:

  1. Расходы должны быть документально подтверждены;
  2. Расходы должны быть экономически обоснованы.

Если расходы удовлетворяют одновременно двум условиям, то согласно Налоговому кодексу это означает признание этих расходов для налогового учета. Факт признания произведенных расходов расходами позволяет уменьшать расходную часть налоговой базы по прибыли.

Поясним по первому условию. Для документального подтверждения потребуются следующие документы:

  • договор аренды;
  • акт приемки-передачи арендованного помещения;
  • документы, подтверждающие оплату арендных платежей.

Относительно договора аренды. Договор аренды должен быть составлен с учетом норм гражданского права. Подробно об этом изучено в следующем материале . В договоре должна присутствовать однозначность по порядку учета и взимания арендной платы. Информацию об этом смотрите в нашем материале.

Относительно акта передачи. Акт приемки-передачи помещения является главным документом, фиксирующим фактическое исполнение обязательств арендодателем и арендатором по принятию имущества в аренду. Именно наличие акта приемки-передачи освобождает арендатора от необходимости ежемесячного составления актов оказанных арендных услуг, если только их составление прямо не оговаривается в договоре аренды (Письма Минфина России от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).

Поясним по второму условию. Требование экономической обоснованности расходов означает, что произведенные расходы должны быть произведены с целью получения доходов, то есть расход был необходим для того, чтобы получить доход. Печальный факт заключается в том, что устанавливая подобное условие, Налоговый кодекс определения понятию «экономической обоснованности» не даёт. Поэтому возникает много споров, доходящих до судов.

Так, налоговики очень часто при проверках снимают с учета расходы с формулировками «понесённые расходы не привели к получению доходов», «размер расходов не соответствует доходам»/ «понесённые расходы принесли убыток».

В своей работе руководствуйтесь позицией Верховного Суда, который считает, что под экономической обоснованностью расходов следует понимать их направленность на развитие производства и сохранение его прибыльности. Главное – это иметь намерение получить прибыль в данном периоде или в будущем.

Необходимость определения вида расхода в налоговом учете

Теперь необходимо расходы отнести к определенному виду расхода, установленному НК РФ. От вида расхода зависят правила учета в налоговом учете, то есть в полной сумме будем относить на расходы или распределять:

Все варианты расходов по аренде относятся к виду «Прочие расходы», связанные с производством и (или) реализацией на основании вышеуказанных норм.

Дата признания расхода в налоговом учете

Далее необходимо определиться с датой признания расхода, а это зависит от принципа отражения расходов в налоговом учете, установленных Учетной политикой.

НК РФ в отличие от бухгалтерского законодательства предлагает два метода определения даты признания доходов и расходов на выбор:

  • кассовый метод по ст. 273 НК РФ;
  • метод начисления по ст. 271, 272 НК РФ.

Выбранный метод нужно отразить в Учетной политике и применять последовательно с начала налогового периода и до его окончания согласно ст.313 НК РФ.

Метод начисления могут применять все без исключения, а при кассовом методе выручка организации за четыре квартала, предшествующие отчетному, не должна быть больше 4 млн.руб. Следует отметить, что в бухгалтерских программах кассовый метод для предприятий на ОСНО не реализован и на практике мало кто им пользуется.

По условиям нашего примера организация закрепила в Учетной политике метод начисления. При этом методе датой признания доходов/расходов является дата фактического возникновения доходов/расходов, независимо от фактического поступления денежных средств или иного эквивалента в силу п.1 ст.272 НК РФ.

В нашем случае этот принцип работает так. Если организация использовала имущество в январе, то услуги по аренде будут признаваться в январе. Если допустим, что в каком-то месяце организация не использовала помещения в своей деятельности, то она не может учитывать эти расходы, даже при условии передачи объекта в пользование.

Период отнесения коммунальных услуг к расходам

Определяется на основании первичного документа от поставщика, то есть относим расходы к тому периоду, по итогам которого документ начисляет услуги. По методу начисления при ОСНО важен именно период документа от поставщика, а не период оплаты. Что касается конкретно дат, арендная плата при ОСНО будет учитываться в расходах на последнее число отчетного периода в силу пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ. Также иные длящиеся услуги, например коммунальные, будут учитываться в расходах на последнее число отчетного периода.

Совет №1. Рекомендуем в Учетной политике в целях налогообложения прибыли закрепить, что в качестве отчетного периода принимается один календарный месяц.

Таким образом, в случае закрепления в Учетной политике календарного месяца в качестве отчетного даты расходов по аренде, в рамках нашего примера, будут признаваться последним календарным днем месяца, начиная с 31 января 2017 года и заканчивая 31 октября 2017 года.

Суммы признаваемых расходов. Деление расходов на прямые и косвенные

В налоговом учете сумма признания расходов зависит от категории расхода:

  • прямые. Примерный перечень — п. 1 ст. 318 НК РФ;
  • косвенные расходы, связанные с производством и реализацией, не относящиеся ни к прямым, ни к внереализационным;
  • внереализационные — ст. 265 НК РФ.

По правилам Налогового кодекса прямые расходы обязательно должны распределяться между реализованной и нереализованной продукцией, остатками НЗП, то есть не в полной сумме относятся на расходы месяца. Только какая-то расчетная часть имеет право входить расходы каждого отчетного месяца. А косвенные расходы и внереализационные в полном объеме могут относиться в состав расходов в периоде их осуществления.

Поскольку существует обязательность распределения, есть и обязательность закрепления порядка отнесения расходов к прямым и косвенным (ст. 318 НК РФ) для целей налога на прибыль для организаций, которые работают по методу начисления. В соответствии с НК РФ п.1 ст.318, компания имеет право самостоятельно определиться со списком прямых и косвенных расходов и закрепить его в Учетной политике.

На практике не всегда однозначно можно определиться с отнесением расходов к той или иной группе. Это часто используют налоговики при проведении проверок. Так, например, в зону риска по включению в прямые расходы по договорам аренды попадают коммунальные услуги, оплачиваемые арендодателю в качестве компенсации. Дело в том, что при исчислении налога на прибыль расходы в виде коммунальных услуг могут быть признаны как прямыми, так и как косвенными расходами.

Налоговые инспекции придерживаются позиции, согласно которой расходы от ресурсоснабжающих организаций надо только частично относить на расходы, так как по их мнению, эти расходы являются прямыми. Для этого и нужно утвердить в Учетной политике свой конкретный перечень прямых и косвенных расходов, специфичный для организации, это позволит исключить претензии при проверке. Право на самостоятельное установление перечня прямых и косвенных расходов закреплено в п.4 ст. 252 НК РФ.

Следует подчеркнуть, что для организаций, которые занимаются оказанием услуг, обязательность деления расходов на прямые и косвенные не актуальна. Налоговый кодекс п.п. 2 ст. 318 разрешает все расходы учитывать в периоде их осуществления. Подтверждает это и разъясняющее письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/348.

Таким образом, для организаций, оказывающих услуги, все расходы будут косвенными.

Совет №2. Утвердите свой список прямых и косвенных расходов, чтобы исключить претензии контролеров по излишним суммам признания расходов. Это добавит конкретики по «спорным» расходам.

Например, в Учетной политике можно прописать такой пункт: «К косвенными расходам относятся коммунальные услуги, сопутствующие договорам аренды, по факту использования которых устанавливается компенсация расходов физическому лицу, а также коммунальные услуги, входящие в качестве переменной составляющей арендных платежей. Расходы по ним принимаются к учету в полном объеме в месяце их осуществления».

РЕЗЮМЕ. Ранее мы определили, что по примеру все расходы организации относятся к прочим расходам. Вид «Прочие расходы» можно отнести к косвенным расходам, связанным с производством и реализацией, так как они не относятся ни к прямым, ни к внереализационным. Кроме того, согласно п.п. 2 ст. 318 НК РФ у организации, оказывающей услуги, все расходы можно отнести к косвенным. По причине отнесения арендных платежей к косвенным расходам суммы по ним учитываются в налоговом учете каждого месяца в полном объеме.

Система налогового учета

Мы признали арендные платежи расходами, определились с суммой и датой принятия к учету, но как практически формируется информационная база данных налогового учета расходов и доходов?

В бухгалтерском учете все расходы, доходы, обязательства разносятся по счетам бухгалтерского учета, а затем в утвержденные Учетной политикой бухгалтерские регистры. В соответствии со ст.313 НК РФ организация обязана вести налоговый учет в налоговых регистрах, которые должна утвердить в Учетной политике.

Не существует обязанности ведения проводок и не существует утвержденного плана счетов для налогового учета. На практике, для упорядочивания учета бухгалтерские программы приняли концепцию плана счетов. Для этого программой присваивается признак налогового учета (НУ) для тех расходов и доходов, которые будут участвовать в расчете налогооблагаемой базы для прибыли.

Когда проводится документ, то проводки формируются не только по счетам бухгалтерского учета, но и по счетам налогового учета. Но только по налоговому учету допускается, что сумма может быть различна по дебету и по кредиту, или вообще отражена только по дебету или по кредиту счета. Затем данные со счетов с признаком (НУ) попадают в аналитические регистры налогового учета. Однако всем этим действиям необходимо придать нормативный характер через налоговую Учетную политику в целях налогообложения прибыли.

В ст.313 НК РФ прописана система налогового учета, которую должен вести налогоплательщик. В соответствии с этой статьей порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком самостоятельно в Учетной политике.

Обычно в систему налогового учета включаются:

  • первичные учетные документы, включая справку бухгалтера;
  • аналитические регистры налогового учета;
  • регистры расчета налоговой базы.

Совет №3. В Учетной политике рекомендуется прописать свою систему налогового учета.

Для упрощения работы бухгалтера в части отражения аналитических данных налогового учета в налоговых регистрах в Учетной политике можно установить такой пункт: «Налоговый учет ведется на основе бухгалтерских регистров, дополняемых по мере необходимости». Это наиболее целесообразный путь попадания данных со счетов бухгалтерского учета в налоговые регистры.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что для налогового учета расходов по договору аренды на ОСНО используйте общий принцип работы с расходами в соответствии с главой 25 НК РФ.

Расходы по страховым взносам

Относительно страховых взносов. Выплаты, произведенные в пользу физ.лица по договорам аренды, страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование и взносами на травматизм не облагаются согласно п. 4 ст. 420 НК РФ, ст. 5,ст. 20.1 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Подробности смотрите в нашем материале. Конечно при условии, что можно доказать, что выплачиваемые доходы связаны именно с передачей в пользование имущества.

Расходы по коммунальным услугам

Относительно коммунальных услуг. Учет расходов по коммунальным платежам зависит в первую очередь от того, заключил ли арендатор напрямую договор с ресурсоснабжающей организацией. Вряд ли при договоре с физическим лицом арендатор будет делать это. Поэтому исключен этот вариант расчетов по коммунальным услугам из объяснений и обращено внимание на правилах налогового учета расходов по аренде и расходов по коммунальным услугам в составе арендной платы или в виде компенсаций арендодателю.