Работодатель потерял трудовую книжку

Содержание

Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку? Порядок действий сторон трудовых отношений в таких случаях регламентируется положениями нескольких федеральных нормативных актов. О том, кто и какие действия обязан предпринять, пойдет речь в статье.

Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем

Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?

Итоги

Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем

Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно:

  • обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки (п. 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225);
  • дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат (п. 32 Правил).

О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.

В дубликате отражаются сведения:

  • о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
  • текущей трудовой функции работника, его награждениях.

Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:

  • у предыдущего работодателя;
  • в Госархиве;
  • в Пенсионном фонде;
  • у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).

При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 34 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.

Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже (подп. 7.2 п. 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.

Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?

Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:

1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
  • 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.

При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:

  • юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
  • директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
  • ИП — на 10 000–20 000 руб.

Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.

О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте .

2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).

3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.

Итоги

При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа. Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию. Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Работодатель потерял или не отдаёт трудовую книжку: что делать?

    Трудовая книжка в нашем мире является буквально всем. Она гарантирует Вам пенсию в старости, она даёт Вам возможность карьерного роста при переходе с одной кампании в другую и в целом отображает Ваш опыт. Но не всегда попадаются честные или внимательные работодатели, поэтому с некоторыми из нас приключаются не самые интересные, да и к тому же опасные истории. Сегодня Вы узнаете, что делать в том случае, если работодатель потерял Вашу трудовую книжку или попросту отказывается её отдавать.

    Фото: .com

    На ком лежит ответственность?

    Сразу хочется отметить, что закон в данном случае будет на Вашей стороне, поэтому с нечестными работодателями нужно идти до конца и буквально «тыкать» их буквой закона.

    Разумеется, если книжка была утеряна, то ответственность также целиком и полностью ложится на плечи работодателя. Закон гласит, что все трудовые книжки должны храниться в несгораемом сейфе. На руки могут выдаваться лишь выписки из таковой. Это может потребоваться при работе человека свыше пяти дней на рабочем месте. Если она была утеряна, есть три варианта:

    1. Хранилась неправильно, в ненадёжном месте, вследствие чего подобное и случилось.
    2. Руководство «точит зуб» на Вас по тем или иным причинам и делает всё, чтобы не возвращать трудовую.
    3. Возникновения непредвиденных обстоятельств. Например, был украден сейф, где все трудовые и хранились.

    Как правило, за хранение и выдачу отвечает кадровый отдел либо бухгалтерия. В любом случае, потеря станет проблемой именно нанимателя.

    Что необходимо знать?

    Наступление ответственности за потерю книги наступает в следующих случаях:

    • Работник был без оснований отстранён от должности, переведён на иную работу или попросту уволен;
    • Наниматель отказывается от выполнения решения суда (а также других государственных органов) о возобновлении сотрудника в должности, который был сокращён на незаконных основаниях;
    • Книжка была отдана работнику в ненужное время, в неё написана незаконная причина увольнения (то есть, работодатель осознанно врёт о настоящем мотиве);
    • Нанимателем трудовая действительно была утеряна, даже без злого умысла, и теперь человек лишён шанса на получение рабочего места в другой организации.

    Что уж тут говорить, последний пункт действительно является самым неприятным, ведь в большинство организаций не берут без опыта работы. А чем Вы его теперь докажете? Клясться будете? Таким образом, государство обязывает виновного компенсировать все прогулы из-за отсутствия трудовой книжку у сотрудника.

    Фото: .com

    Возможное развитие событий

    Допустим, работодателем признаётся вина, возмещается ущерб. Что же делать дальше? Как вариант, прийти к мировому соглашению и восстановить всю информацию, поспособствовав устройству сотрудника на другую работу (справка об утрате книжки, копия трудового договора, положительная характеристика).

    Возможен и иной исход, когда наниматель всячески не признаёт свою вину. Выкручивается. Пытается избежать компенсации и выдачи дубликата, а вместе с тем и моральной компенсации. Тут ничего не остается, кроме как обращение в суд. К тому же, огласка данной проблемы с нанимателем может сыграть злую шутку – к нему наведаются соответствующие органы, да и штрафы придётся выплачивать за то, что документ хранился неподобающим закону образом.

    В том случае, если признания так и не последует, события будут развиваться следующим образом:

    1. Административное предупреждение и штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей.
    2. Частному предпринимателю придётся выплатить данную сумму либо приостановить свою деятельность сроком на три месяца (90 дней).
    3. Юридическому лицу полагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей либо приостановление деятельности на тот же срок.

    Возможно, штраф никак не повлияет на нанимателя, когда виноватое лицо будет дисквалифицировано на три года. Также есть вероятность предъявление санкций. А это:

    • Возмещение неполученного работником заработка (в том числе и из-за невозможности трудиться);
    • Выдача новой книжки, справки об утере и характеристики от работодателя.

    Что делать сотруднику для возврата документа?

    Неважно, не отдаёт работодатель трудовую книжку или действительно её потерял, вот Вам пошаговая инструкция, явно отражающая то, что нужно делать в такой ситуации:

    1. Пишете работодателю, потерявшему трудовую, заявление о том, что Вам необходим дубликат. Обязательно нужно заявление в письменной форме, так как слова юридической силы не имеют. Выдача должна будет произойти с момента написания заявления в срок не более, чем 15 дней.
    2. Подготовление документации, которая позволит подтвердить Ваш стаж работы до того места, где книжку утеряли. Именно поэтому важно хранить на всякий случай трудовые договоры наравне с приказаны о назначении на должности, решения суда или справки от бывший нанимателей. Всем этим будет заниматься нынешний работодатель, не Вы (но если у Вас договоры, то Вы можете оказать ему помощь – тут на Ваше осмотрение).
    3. Если наниматель отказал в выдаче дубликата, то обращайтесь в Архивную службу, РКН, суд и ГИТ.
    4. Можно обратиться в ПФР, где имеется вся необходимая информация о каждом гражданине, начиная с 2000 года.
    5. Получите дубликат под расписку (делается для подтверждения его передачи в Ваши руки).

    Фото: .com

    Основные «увиливания» со стороны работодателей

    Используется несколько наиболее популярных способов увильнуть от всяческой ответственности и вот некоторые из них:

    • Во всём виновата почта. Трудовая была отправлена заказным письмом, а дальше давайте-ка сами ищите. Даже документ, подтверждающий отправку, может быть Вам показан. Мы советуем ни в коем случае не давать согласия на передачу книги почтой, так как в таком случае Вы всегда можете принудить работодателя к уплате штрафа и возврату дубликата;
    • Книжка была выдана, просто работник о получении не расписался – был слишком рад ей, торопился и так далее. В данном случае никто с работодателя ответственности не снимет, так как законодательно он в обязательном порядке должен был «взять» с Вас подпись;
    • Возникла путаница с документами. Тут возможны самые различные варианты.

    Лучший путь решения данной проблемы – обращение к хорошему юристу. В таком случае, Вы и неустойку получите, и виновного в утере накажите в полной мере.

    Не бойтесь обращаться ни в суд, ни к хорошему юристу. Закон явно на Вашей стороне. И хорошо бы вообще с подобным в жизни не сталкиваться.

    Восстановление трудовой книжки при утере работником после увольнения

    Несмотря на постоянные разговоры о том, что трудовая книжка скоро потеряет актуальность, в ней отпадёт необходимость, в настоящем это по-прежнему бланк строгой отчётности. И в соответствии со статьёй 65 ТК РФ при устройстве на новое место работы необходимо предоставлять именно трудовую книжку. Она свидетельствует о стаже конкретного специалиста, позволяет работодателю сделать вывод о накопленном им опыте. Сюда же вносятся все записи об увольнениях и причинах, о наградах, о присвоении новой категории и т. п. Наконец, трудовая книжка может потребоваться Пенсионному Фонду России (ПФР). Поэтому потеря данного документа порождает много проблем. И его в любом случае необходимо восстанавливать.

    О восстановлении трудовой книжки

    Обратите внимание на то, что в законодательстве применительно к этому документу нет понятия «восстановления», а есть только «дубликат». Процедура зависит от того, кто именно нёс ответственность за её хранение: работник или же работодатель. У первого на руках оказывается данный документ при увольнении. Также ему могли выдать книжку для органов соцобеспечения. Иногда бывает и так, что работодатель предоставляет трудовую своему сотруднику вопреки существующим требованиям (по правилам необходимо сделать выписку). А вот если работник трудоустроен, то соответствующий документ всегда находится у работодателя. Причём к правилам хранения предъявляются довольно жёсткие требования. Итак, по стандартной процедуре ответственность за потерю трудовой книжки несёт та сторона, у которой она была (или должна была быть) на момент пропажи. Причём в большинстве случаев неважно, что именно случилось с документом: он потерялся, его украли, непоправимо испортили и т. п. Исключением разве что является массовая порча трудовых в результате стихийного бедствия. И обратите внимание, что даже если работодатель выдал сотруднику документ на руки, а тот его потерял, нести ответственность всё равно будет первый. Причина проста: именно он должен заботиться о сохранности таких бланков в отношении собственных работников. к содержанию

    Процедура восстановления

    Итак, если документ потерял сотрудник, ему нужно обратиться к работодателю по месту последнего трудоустройства и попросить дубликат трудовой (написать соответствующее заявление). Такому лицу должны в течение 15 дней ответить и удовлетворить его просьбу. В отношении дубликата делают соответствующую надпись сверху справа на самой же первой странице. Дальше восстанавливают сведения о сотруднике на основании предоставленных им документов: паспорта, диплома и т. п. Следующим вносятся сведения о работе, включая переводы и всё остальное. Источником информации будет карточка Т-2, трудовой контракт (а также все дополнения к нему), приказы и прочее из того, что касается конкретного работника. Необходимо вписать только те данные, которые можно подтвердить документально. Учтите, что выше описаны действия работодателя, если бывший сотрудник до его организации нигде не трудоустраивался. Что делать, если работа раньше у него была? В таком случае нужно сделать запись об общем трудовом стаже (без сокращений, то есть с указанием до дня). При этом руководитель не указывает свою компанию. Запись выполняется на основании документов, которые сотрудник предоставляет для подтверждения своего стажа. Причём эти бумаги должны быть надлежащим образом заверены. Потом в трудовой делается запись о последней организации. И здесь уже можно указать подробности о вознаграждениях, переводах и т. д. Так выглядит процедура в ситуации, когда трудовая книжка утеряна по вине того, на кого она оформлена. Однако если же она пропала, когда должна была находиться на хранении у работодателя, то он сам занимается сбором необходимых доказательств, обращением в другие компании и т. п. Принцип заполнения дубликата и вся процедура в целом не особо отличаются. Однако работнику здесь надо делать намного меньше. В частности, ему не нужно писать заявление о выдаче дубликата. к содержанию

    Что делать, если компания, в которой работал потерявший трудовую, ликвидирована?

    Такая ситуация – самая трудная для разрешения. Здесь нужно будет обращаться к компании-правопреемнику, если такая есть. Или же поднимать архивы, запрашивать данные и т. п. Основная цель – добраться до документов-первоисточников, на основании которых работник сможет доказать наличие у него стажа. В архив необходимо написать заявление. Оно составляется в свободной произвольной форме на имя директора. Главное – пояснить, что именно вам нужно, для каких целей и за какой конкретно период. Не забудьте также оставить свои контакты. к содержанию

    Восстановление на основании ксерокопии

    Нередко возникает вопрос: а если на руках есть копия утерянной трудовой книжки, можно ли её на этом основании восстановить? Нет, поскольку такой документ не обладает необходимой правовой силой. Причём наличие подписи и печати на нём от работодателя в данном случае не имеет принципиального значения. Однако копия всё равно довольно полезна. Благодаря ей выше шанс, что вы не пропустите ни одну компанию, быстрее установите нужные организации (так как в документах указывается полное официальное название и реквизиты), разыщите конкретные приказы и прочее по номерам. к содержанию

    Можно ли восстановить через ПФР?

    В ПФР с 2002 года фиксируются все страховые отчисления, которые делает ваш работодатель. Что заметно упростило жизнь многим, ведь теперь даже при потере трудовой книжки можно не волноваться в большинстве случаев за свою пенсию. Однако на этом хорошие новости заканчиваются: ПФР видит только, что в течение определённого периода работодатель делал за вас отчисления. Но у них нет других данных, которые необходимы для трудовой, например, официального названия должности, сведений о наградах или же информации о причинах увольнения. Поэтому обращаться в ПФР для восстановления этого документа бесполезно: вам здесь всё равно ничем не помогут. к содержанию

    А есть ли смысл восстанавливать трудовую?

    Восстановление трудовой – достаточно долгий процесс. Если вам дорог стаж, если он был значительным, то имеет смысл всем описанным заниматься. К тому же без этого документа вы в буквальном смысле слова начнёте трудовую деятельность с чистого листа. Однако если речь шла о подработках, а также если сотрудник нигде, фактически, не был трудоустроен, если стаж был меньше года, то имеет смысл не восстанавливать, а завести новый соответствующий документ. На возможность найти себе подходящее место работы в такой ситуации это не скажется. Восстановление трудовой, особенно когда речь идёт о значительном стаже, может стать довольно долгим и нудным процессом. В некоторых случаях приходится обращаться не только в архивы, но и в суды, запрашивать данные по самым разным инстанциям. Если вы заняты, растерялись и не знаете, что предпринять, поручите это юристу. Он сможет сделать соответствующие запросы от вашего имени в сжатые сроки.

    Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

    Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

    Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

    Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

    Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

    Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

    1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
    2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
    3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

    А терялась ли книжка?

    Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

    В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

    В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

    • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
    • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
    • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

    Оформляем дубликат

    Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

    Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

    Возможно несколько вариантов развития событий:

    1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
    2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
    3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

    Ответственность работодателя за утерю трудовой

    VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

    Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

    1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
    2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
    3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

    Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

    • Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
    • Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

    Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

    Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

    • если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
    • работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
    • наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

    Выводы

    • Трудовая инспекция и суд чаще всего в данной ситуации входят в положение сотрудника, поэтому постарайтесь не доводить конфликт до этого.
    • Всегда можно прийти к соглашению. В крайних случаях лучше оформить увольнение по соглашению сторон и выплатить ему денежную компенсацию. Это обезопасит работодателя от дальнейших претензий и штрафов со стороны Трудовой инспекции.

    Работодатель потерял трудовую книжку работника. Что делать?

    Обновление: 19 декабря 2016 г.

    В процессе трудовой деятельности работника трудовая книжка всегда находится в распоряжении работодателя. На практике возможны ситуации, когда работодатель потерял трудовую книжку. Что делать в такой ситуации работнику и работодателю? Постараемся дать ответ на этот вопрос для обоих субъектов трудовых правоотношений.

    Утрата трудовой книжки работодателем

    Трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

    Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

    • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
    • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

    Работодатель ведет указанный документ на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

    Работник, имеющий трудовую книжку, обязан отдать ее своему работодателю при трудоустройстве (статья 65 Трудового кодекса РФ).

    Если работник трудоустроился впервые, работодатель заводит на него трудовую книжку (статья 66 Трудового кодекса РФ).

    Увольнение работника в обязательном порядке сопровождается выдачей работнику трудовой книжки на руки (статья 84.1 Трудового кодекса РФ).

    Утрата трудовой книжки влечет обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления работника (статья 65 Трудового кодекса РФ).

    Штраф за утрату трудовой книжки работодателем

    Необходимо помнить, что на основании пункта 45 Правил работодатель (или уполномоченное им лицо) несет ответственность за хранение трудовых книжек. Нарушение Правил (в т.ч., если работодатель потерял трудовую книжку) влечет ответственность.

    Важным является тот факт, что Правила, устанавливая указанную ответственность, четко не регулируют случаи утраты одного такого документа.

    В частности, из пункта 34 Правил следует, что если работодатель потерял трудовые книжки массово по причине различных ЧС (пожары, наводнения, ураганы, массовые бунты и т.п.), то информация о стаже работников восстанавливается специальной комиссией в субъекте РФ.

    Пункт 31 Правил регулирует ситуацию, когда работник утратил трудовую книжку. В этом случае ему выдается дубликат.

    В случае же, если работодатель потерял трудовую книжку работника, то последнему также надлежит направить работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки, т.к. иной порядок законом не предусмотрен.

    Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника. Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.

    Трудовое законодательство (в данном случае Трудовой кодекс РФ, Правила, Инструкция) не предусматривает конкретного списка документов, которые могли бы подтверждать стаж работы, предшествующий трудоустройству к последнему работодателю.

    В качестве таких документов, к примеру, можно учитывать трудовые договоры, заключенные с предыдущими работодателями, справку от таких работодателей о стаже работника, выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица по форме СЗИ-5 и т.п.

    На основании пункта 7.2 Инструкции, если изготовителем дубликата для установления стажа работника запрашивались оригиналы документов у других работодателей, то после копирования их надлежит вернуть. Содействие работнику в получении документов для восстановления сведений о стаже является обязанностью, а не правом работодателя.

    Следует помнить, что согласно пункту 32 Правил, если в документах, подтверждающих стаж, отсутствует полная информация о трудовой деятельности в прошлом, то в дубликат трудовой книжки записывается только информация, которая есть в этих документах.

    Согласно пункту 35 Порядка несвоевременная выдача уволенному работнику трудовой книжки по вине работодателя (в т.ч. в случае утраты трудовой книжки работодателем) повлечет для последнего необходимость выплаты работнику не полученного за весь срок задержки заработка. Датой же прекращения трудового договора будет признан день, когда работодатель обеспечит получение работником трудовой книжки.

    Аналогичное положение содержится в статье 234 Трудового кодекса РФ.

    Следовательно, если работник уволен без трудовой книжки, ему следует обратиться в суд с требованием о взыскании неполученного заработка.

    Кроме этого, работодателю следует не забывать об административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленной частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.