Проверка ПФР и ФСС

Проверки внебюджетных фондов, как и налоговые ревизии, бывают камеральными и выездными. На камеральных проверках сотрудники ПФР и ФСС контролируют правильность начисления взносов за конкретный период.

Камеральная проверка ФСС проводится с целью проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на обязательное социальное страхование. В рамках камеральной проверки сотрудники фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчеты по форме 4 ФСС. То же самое и с «камералками» пенсионного фонда – проверка отчетности ПФР на предмет правильности начисления и уплаты вносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование начинается с того дня, когда страхователь подал расчет по форме РСВ-1 ПФР. Срок камеральной проверки для фондов один – три месяца со дня подачи отчетности, и проходит она исключительно на территории фондов.

Совсем другое дело – выездные проверки. Они могут проходить по заранее составленному плану или же «случаться» внепланово. И так же, как визит налоговых инспекторов, выездная проверка ФСС либо выездная проверка ПФР вызывает тревогу у всех работодателей без исключения. Чтобы внести ясность, кого и «за что» проверяют, чего ожидать от ревизии, мы подготовили для вас эту статью.

Как проходит «кастинг» на проверку

На плановые выездные ревизии сотрудники фондов отдельно не ходят, так как ПФР и ФСС могут проводить плановые выездные проверки только совместно. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС.

ФСС и ПФР ежегодно совместно составляют план выездных проверок. При этом каждый из фондов старается включить в план страхователей, интересных именно ему. В итоге примерно половина компаний попадает в план по инициативе ПФР, половина – по предложению ФСС.

Рассмотрим, на основании каких критериев происходит отбор.

  • Расхождения в отчетности. Назначить выездную ревизию фонды могут по итогам камеральной проверки. Например, если сотрудники ПФР в ходе «камералки» выявят несоответствия в расчетах по формам РСВ-1 и индивидуальных сведениях. Такой же подход применяют и в ФСС. Причем проверка возможна даже в том случае, если чиновники запросили у компании пояснения, и она их дала. Кроме того, если представленные в отделения ПФР расчеты по страховым взносам за предыдущий год не соответствуют количеству расчетов, сданных в отделения ФСС России, есть вероятность, что компании назначат выездную проверку.
  • Снижение зарплаты. Если у компании по сравнению с прошлым годом значительно снизился фонд оплаты труда – также повод включить ее в план совместных выездных проверок.
  • Нулевая отчетность. Особое внимание инспекторы обращают на компании, сдающие нулевую отчетность. Зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. А если есть начисленная заработная плата, должны быть и страховые взносы.
  • Необлагаемые выплаты. К необлагаемым выплатам относятся государственные пособия, выплаты временно пребывающим в России иностранным работникам и т. д. В план попадают компании, которые отражают значительные суммы необлагаемых выплат (больше 10% от общей суммы) и часто подают корректирующие расчеты.
  • Пониженные тарифы. Речь идет о компаниях на «упрощенке» с льготной деятельностью и другие компании, которые платят пониженные взносы. При этом особенно рискуют оказаться в плане проверок компании с пониженным тарифом, которые по требованию фонда не подали на камеральную проверку документы, подтверждающие право на льготу.
  • Наличие долгов. В план попадут компании с недоимкой по взносам. Причем ФСС интересуют как компании с долгом в 1000 руб., так и крупные должники – от 100 000 руб. Но проверка возможна, только если компания хронически не платит взносы – два и более квартала подряд.
  • Подача «уточненок» к уменьшению. Страхователи, которые подают «уточненки» с уменьшением платежей, и делают это регулярно, очень рискуют оказаться в плане проверок. В фондах считают, что это может говорить об ошибках в расчете взносов.
  • Крупнейший налогоплательщик. Из всех компаний, помимо всего прочего, проверяющие будут выбирать те, у которых имеются наибольшие суммы облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или наибольшая среднесписочная численность работников.
  • Большие суммы расходов, финансируемых за счет ФСС. К таким расходам относятся пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства в возрасте до 18 лет. В план включают компании, у которых расходы на пособия превышают 50 процентов от всех начисленных взносов. Но фонд сначала запросит объяснения. Ему можно ответить, что высокие расходы связаны с большим числом больничных. Визит возможен, только если фонд найдет нестыковки в больничных или его не устроят пояснения.
  • Подошел срок проверки. Выездная проверка фондов проходит раз в три года. Поэтому, если организацию не проверяли три года подряд, сотрудники ПФР и ФСС, скорее всего назначат ей проверку. То есть в план включают компании без особых признаков, у которых уже три года не было ревизии.
  • Расчеты в банке идут, а отчетности нет. С 2015 года ФСС вправе запрашивать в банках данные по счетам компаний. Эти сведения фонды запросят по всем компаниям, которые не отчитываются. Если у таких страхователей есть движение по счетам, то им стоит ждать визита контролеров.
  • Мигрирующие компании. Вдобавок ко всему ПФР интересуется теми компаниями, которые не находятся по своему юридическому адресу и не сообщают фонду данные о фактическом местонахождении.

Проверка ПФР – 2015: креатив от региональных отделений фонда

Помимо общепринятых критериев отбора компаний на выездную проверку, при составлении планов на 2015 год отделения ПФР в регионах использовали и другие, менее популярные критерии. Например, в него включали компании, которые взяли за правило сдавать отчетность в последний момент. А еще выездные проверки назначали тем, у кого побывала с ревизией трудовая инспекция и выявила нарушения.

Кстати, средняя «планка» доначислений по проверке в 2015 году для сотрудников ПФР составляет 20 000 руб. – то есть как минимум такую сумму постараются начислить проверяющие, иначе выездная проверка будет считаться неэффективной.

К вам приехал ревизор…

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотруднику вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Поскольку круг интересов у проверяющих из разных фондов расходятся, то и запрашивать ревизоры будут разные документы.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Что нужно ФСС на выездной проверке

ФСС может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

  • расчетно-платежных ведомостей;
  • больничных листов;
  • договоров гражданско-правового характера;
  • документов, необходимых для оформления пособий;
  • табелей учета рабочего времени;
  • трудовых книжек;
  • документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест)
  • и т. п.

Что требует ПФР на выездной проверке

Что касается проверки пенсионного фонда, то ПФР может требовать от компании копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов; подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов. Это могут быть:

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность (в т. ч. годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);
  • документы индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Как идет проверка и чем может закончиться

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
  • наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, проверяющие должны направить мотивированный запрос в вышестоящий орган своего фонда. На основе этого запроса руководитель вышестоящего органа принимает решение о продлении выездной проверки или отказывает в продлении.

Если справка – то конец проверке

По окончании выездной проверки или в ее последний день проверяющие составляют Справку о проведенной выездной проверке. Один экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.

В течение двух месяцев со дня составления справки готовится Акт выездной проверки. Он подписывается обеими сторонами. Один экземпляр акта вручается представителю компании под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации).

Есть возможность возразить

Если компания не согласна с выводами проверяющих, изложенными в акте, она в течение 15 рабочих дней со дня получения документа может представить письменные возражения. Для обоснования возражений важно приложить заверенные копии документов.

Руководитель фонда, проводящего проверку, должен рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные возражения по акту, и уже на их основании вынести решение – в течение 15 рабочих дней со дня истечения срока, отведенного на представление письменных возражений.

Какой-то официально утвержденной формы для оформления возражений нет, поэтому они составляются в свободной форме. В документе обязательно надо указать наименование, ИНН, КПП, адрес компании, регистрационный номер страхователя, время проведения ревизии, ее объект. И затем пояснить причины возражения, привести ссылки на нормативные акты.

Результаты бывают разными

По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС России выносят одно из решений:

  • О привлечении к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах.
  • Об отказе в привлечении к ответственности.

В решении указываются выявленные нарушения, сумма выявленной недоимки, а также предлагается уплатить штрафы ПФР (штрафы ФСС) и пени по страховым взносам.

Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.

Обжаловать решение по выездной проверке можно как в вышестоящем отделении фонда, так и в суде. Но в отличие от обжалования решений по налоговым проверкам, где досудебный порядок обжалования является обязательным, подать жалобы на решение фонда одновременно – и в вышестоящее отделение фонда, и в суд. Срок для обжалования – три месяца с момента вынесения решения.

Ревизоры могут нагрянуть внезапно

Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Внепланово выездные проверки ФСС проводит, если:

  1. организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;

  2. страхователь обратился за выделением средств;

  3. сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия.

Что касается п. 2, то ФСС заинтересуются компанией только в том случае, если сумма возмещения превышает уплаченные взносы за несколько лет или компания хочет получить деньги через пару месяцев после своей регистрации.

Внепланово выездные проверки ПФР проводит только при ликвидации или реорганизации организации.

P.S. В ближайших публикациях мы подробно разберем спорные ситуации, которые возникают на камеральных проверках ФСС и ПФР. Их достаточно много, и, как показывает наша практика, приносят они хлопот не меньше, чем выездные ревизии.

Связаться с экспертом

Секреты проверок Пенсионного фонда

В этом году плательщиков страховых взносов ожидают первые выездные проверки. Пенсионный фонд выпустил Методические рекомендации об их проведении. Документ оказался в распоряжении редакции. О том, как бухгалтерам подготовиться к встрече с проверяющими, — в теме номера.

Кто на новенького?

Новые рекомендации намного объемнее и содержательнее временной методички, которая была утверждена распоряжением Правления ПФ РФ от 11.05.2010 № 127р «Об утверждении Временных методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов».

В частности, в документ включены критерии, на которые ориентируется Пенсионный фонд, отбирая компании для проверки. Посмотрим, у кого больше всего шансов попасть в план на проверку.

1. Крупнейшие плательщики.

2. Плательщики, проверку которых заказали правоохранительные или иные органы.

3. Организации, подлежащие ликвидации или реорганизации.

4. Плательщики, которых не проверяли более четырех лет подряд.

5. Плательщики, по информации налоговых органов участвующие в схемах минимизации взносов.

6. Плательщики, которых приглашали на «зарплатные» комиссии, но никаких действий по результатам встреч они не предприняли (зарплата не увеличена, уточненные расчеты с большей облагаемой базой не представлены).

7. Плательщики, у которых в сведениях персонифицированного учета были выявлены несоответствия (например, в части информации о начисленных, уплаченных страховых взносах на ОПС и страховом стаже лица за один и тот же период), но пояснения по ним ПФР так и не дождался.

8. Те, кто не представил отчетность по страховым взносам (форма РСВ-1 ПФР) более чем за один прошедший отчетный период.

9. Те, кто не представил сведения индивидуального (персонифицированного) учета более чем за один прошедший отчетный период.

10. Те, кто осуществляет деятельность в сфере, где масштабы ухода от обложения страховыми взносами значительны. Источником информации могут являться налоговые органы и МВД России.

11. Льготники, применяющие пониженные тарифы страховых взносов на ОПС и ОМС.

12. Те, кто выплачивает среднемесячную зарплату (в первую очередь убыточные предприятия) на одного работника ниже МРОТ либо ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте РФ.

13. Организации, не выплачивающие заработную плату свыше трех месяцев подряд.

14. Плательщики, у которых снизился объем поступления платежей по сравнению с предыдущими отчетными периодами, то есть если численность работников осталась прежней, а выплаты им урезали. По сути, этот пункт относится к тем, кто выдает часть зарплаты в конвертах.

15. Плательщики, которые сдают нулевую отчетность на протяжении нескольких отчетных периодов.

16. Плательщики, у которых есть задолженности по взносам по актам камеральных проверок свыше двух отчетных периодов подряд.

17. Плательщики, которые мигрируют между налоговыми органами, то есть неоднократно меняют местонахождение.

Отметим, что ряд показателей аналогичен тем, которые используют налоговые органы при планировании выездных налоговых проверок (приказ ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок»). Например, критерий 7 — несоответствие сведений, 12 — зарплата ниже МРОТ, 17 — частая смена местонахождения.

Помимо приведенных критериев поводом для проверки может стать неоднократное внесение изменений и корректировок в расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам, наличие расходов, финансируемых за счет средств ФСС России, и др. Таким образом, перечень причин для проверки не является закрытым. Так что в каждую организацию ревизоры могут нагрянуть в любой момент.

Кто стучится в дверь ко мне…

После того как орган контроля вынесет решение о проверке, один экземпляр такого решения надо вручить плательщику. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) не регламентирует процедуру вручения решения о назначении проверки. Как это сделать, сказано в рекомендациях.

Документ передают проверяемому или его уполномоченному представителю на территории (в помещении) проверяемого или в помещении территориального органа ПФР (в зависимости от места проведения проверки). В последнем случае следует вызвать представителя организации, направив ему уведомление по форме № 7, утвержденной приложением № 11 к приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 № 957н (далее — приказ № 957н). Другой экземпляр решения приобщается к материалам выездной проверки.

…и что требуют проверяющие

Одновременно с ознакомлением плательщика с решением проверяющие должны вручить ему требование о представлении документов, необходимых для проведения проверки. Форма требования утверждена приказом № 957н (приложение № 21).

Процедура истребования документов установлена ст. 37 Закона № 212-ФЗ. Методичка уточняет некоторые положения указанной нормы. Так, в рекомендациях сказано, что количество требований в рамках одной проверки неограниченно. Причем первым требованием проверяющие вправе запросить подлинники. Такое право им предоставлено ч. 4 ст. 37 Закона № 212-ФЗ. Ознакомиться с подлинниками можно только на территории плательщика. После их изучения чиновники составляют список документов, подлежащих проверке. И следующими требованиями запрашивают только копии. Обратите внимание: документы рекомендовано сдавать по описи, заверяемой обеими сторонами.

Остановимся еще на одном моменте. Если плательщик не может представить бумаги в течение десяти рабочих дней с даты вручения требования, он вправе ходатайствовать о продлении срока (ч. 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Орган контроля принимает одно из двух решений: либо дает дополнительное время, либо отказывает.

Максимальных сроков на продление Закон № 212-ФЗ в этом случае не устанавливает. Как указано в рекомендациях, руководитель органа контроля самостоятельно решает, сколько времени дать плательщику. При этом проверяющие будут учитывать причины и сроки, оговоренные проверяемым лицом в ходатайстве (уведомлении). Таким образом, вероятность принятия положительного для компании решения зависит от того, насколько полно и убедительно будет обоснована необходимость продления срока представления документов.

После получения запрошенных данных специалисты ПФР изучат полноту комплекта, правильность оформления первички, в том числе подписи на ней (с точки зрения полномочий лиц, которые визировали документы) и наличие обязательных реквизитов.

ПФР: хочу все знать

В рекомендациях сказано, что проверка может быть сплошной или выборочной. В первом случае проверять будут все документы и информацию, относящуюся к начислению страховых взносов. Во втором предпочтение отдадут какой-либо конкретной статье отчетности или группе однотипных операций.

Какой вариант ожидает каждую конкретную организацию, решают непосредственно лица, проводящие проверку, с учетом объема данных, состояния бухучета плательщика и степени вероятности обнаружения нарушений.

Независимо от глубины ревизии она начнется с ознакомления с учредительными документами и учетной политикой. Первые нужны, чтобы сверить «адреса, явки, пароли», вторая — для анализа методов и способов ведения бухгалтерского и налогового учета, оформления первички и организационно-распорядительных документов.

Список документов на проверку согласно методичке, как мы уже говорили, обширный. Отметим интересный факт: во Временных рекомендациях список состоял из 16 пунктов, а нынешний — из 22 (табл. 1). Причем последними поименованы «иные документы», что дает моральное право проверяющим запрашивать любую информацию. Правда, вопросы, насколько это законно и не выйдут ли проверяющие за границы своих полномочий, в каждом конкретном случае будут решаться индивидуально. Не исключено, что в суде.

Наличие в списке некоторых документов, например трудовой книжки, вызывает недоумение. Непонятно, зачем они специалистам Пенсионного фонда. Суммы выплат, на которые начисляют страховые взносы, в таких документах не указывают. А проверка их оформления и соблюдения трудовых прав работников не входит в цели и задачи проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты страховых взносов.

Документы и сведения, на которые ревизоры обязательно обратят внимание в ходе проверки отдельных операций, приведены в табл. 3.

справка

Ответственность за непредставление в установленный срок документов, необходимых для проведения проверки, влечет наложение штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ

Фонд идет на борьбу со схемами

При проведении выездной проверки специалисты Пенсионного фонда могут заподозрить фирму в применении способов минимизации страховых взносов. Для таких случаев в Методических рекомендациях раскрыта суть нескольких схем и приведен порядок действий проверяющих: на что обратить внимание и какие документы следует изучить. Приведем их в табл. 3.

справка

Включить компанию в план проверки чиновники могут в любой момент. Основанием для этого, в частности, может быть получение срочных заданий от вышестоящих органов ПФР, а также ФОМС и ФСС, прокуратуры и право­охранительных органов

Результат проверки — полезные дополнения

Методичка содержит указания по оформлению результатов проверки и процессуальным вопросам рассмотрения материалов. В основном они повторяют положения Закона № 212-ФЗ, но есть и некоторые уточнения.

В последний день проверки ревизоры должны составить справку по форме, утвержденной приказом № 957н, и вручить ее проверяемому лицу. В случае если плательщик уклоняется от получения справки, ее направят по почте заказным письмом. При таком варианте считается, что справка получена организацией по истечении шести дней с момента направления письма.

Далее в течение двух месяцев со дня составления справки должен быть оформлен акт. Его форма и требования к содержанию также утверждены приказом № 957н. В течение пяти дней с даты подписания чиновники должны вручить акт представителю организации под расписку или передать иным способом, свидетельствующим о его получении. Если плательщик взносов уклоняется от получения акта, порядок действий аналогичен изложенному выше (ч. 4 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

В случае несогласия с актом у организации есть 15 дней с момента его получения, чтобы представить возражения (ч. 5 ст. 38 Закона № 212-ФЗ). Отметим, что указание на это право плательщика должно найти отражение в акте (п. 7 Требований к составлению акта выездной проверки, утвержденных приказом № 957н).

Решение по результатам выездной проверки должно быть принято в течение десяти дней с даты истечения срока для представления плательщиком письменных возражений по акту (ч. 1 ст. 39 Закона № 212-ФЗ). Специалисты ПФР конкретизировали отрезок времени, отведенный им для принятия решения, — 25 дней с момента вручения плательщику страховых взносов акта.

Закон № 212-ФЗ дает право органу контроля продлить этот срок, но не более чем на один месяц (ч. 1 ст. 39 Закона № 212-ФЗ), например, как сказано в методичке, когда нужно получить дополнительные доказательства для подтверждения факта нарушения законодательства о страховых взносах. Для этого руководителю (заместителю руководителя) территориального органа ПФР следует вынести решение об истребовании необходимых документов.

Плательщики вправе участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. Закона № 212-ФЗ). О времени и месте их должны известить. Причем в методичке сказано, что проинформировать нужно письменно, и даже рекомендована форма уведомления. Заметим, что в Законе № 212-ФЗ о письменной форме извещения ничего не говорится.

Кроме того, рекомендации содержат предостережение органу контроля при назначении даты рассмотрения материалов проверки. Надо учитывать вероятность направления плательщиком возражений по почте в последний день срока, предусмотренного для подачи возражений. Таким образом, есть шансы, что даты рассмотрения материалов проверки будут назначаться не ранее шестого рабочего дня из отведенных десяти для принятия решения.

И последнее. Требования Методических рекомендаций к оформлению, содержанию и вручению решения повторяют положения ст. 39 Закона № 212-ФЗ. Вызывает интерес только одно уточнение: дата решения должна соответствовать дате фактического рассмотрения материалов проверки.

Какие документы должны быть у компании (таблица 1)

№ п/п

Перечень документов

Примечание

Учредительные документы

Устав, учредительный договор, положение

Приказы об учетной политике

Лицензии

Расчет РСВ-1 ПФР

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов

Информация о страховых свидетельствах государственного пенсионного страхования, имеющихся у работников организации

Договоры между организацией и страховой медицинской организацией (СМО) на обязательное медицинское страхование граждан, работающих на предприятии

Необходимо приложить список граждан, застрахованных на ОМС

Регистры бухгалтерского учета

Главная книга,

журналы-ордера, мемориалы-ордера,

оборотно-сальдовые ведомости,

аналитические карточки (карточки субконто и др.), своды по заработной плате,

разработочные таблицы — машинограммы

Формы первичной учетной документации

Необходимы не только бухгалтерские, но и кадровые документы, а именно:

  • Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • Т-2. Личная карточка;
  • Т-3. Штатное расписание;
  • Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
  • Т-5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
  • Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
  • Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
  • Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работником (увольнении);
  • Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работниками (увольнении);
  • Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
  • Т-12. Табель учета рабочего времени и расчеты по оплате труда;
  • Т-13. Табель учета использования рабочего времени;
  • Т-49. Расчетно-платежная ведомость;
  • Т-51. Расчетная ведомость;
  • Т-53. Платежная ведомость;
  • Т-54. Лицевой счет;
  • прочие документы.

Документы, используемые при проверке кассовых операций

Приказ о назначении кассира, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, отчет кассира (второй лист кассовой книги), приходные и расходные кассовые ордера.

При наличии ККТ проверяются:

  • договор с центром технического обслуживания;
  • журнал кассира-операциониста;
  • справки-отчеты кассира-операциониста:
  • Х-отчеты;
  • Z-отчеты.

Банковские документы

Платежные документы (выписки банка, платежные поручения (требования) и проч.)

Расчетные документы

Счета и прочие документы

Трудовые договоры

Трудовые книжки работников

Договоры гражданско-правового характера

Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг)

Документы по подотчетным суммам

Авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы; командировочные удостоверения, билеты, счета отелей, чеки ККТ, квитанции и проч.

Унифицированная форма государственного статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»

Этот документ представляется плательщиками страховых взносов, юридическими лицами — коммерческими и некоммерческими организациями (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности в органы Росстата

Документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда

Карточка налогоплательщика

При необходимости иные документы

Порядок проверки отдельных операций (таблица 3)

Наименование операции

Что проверят

Выплата денежных средств из кассы организации

Журнал-ордер, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовую книгу и регистры бухгалтерского учета.

Проведут сверку фактически выданных физическому лицу сумм по кассе с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета. В случае расхождений начислят страховые взносы

Выплата денежных средств безналичным путем

Журнал-ордер № 2 по счету 51, банковские выписки, платежные поручения, регистры бухгалтерского учета по счетам 50, субсчет «Денежные документы», 51, 52, 55.

Проверят полноту отражения в бухгалтерском учете всех операций по всем банковским счетам организации

Выплаты денежных средств по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами

Приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», журнал-ордер № 7 по счету 71.

Проверят операции по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (Дебет 71 Кредит 50, 51).

Авансовые отчеты и документы, которые к ним прилагаются: акт приемки выполненных работ и документ, подтверждающий факт выплаты денежных средств физическому лицу (расходный кассовый ордер, платежная ведомость), служебные задания, командировочные удостоверения, журналы учета прибывших и выбывающих в командировки сотрудников, первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки и др.), приказы руководителя об установлении повышенных норм командировочных расходов; сметы представительских расходов; гражданско-правовые договоры с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации

Выплаты в натуральной форме

Первичные документы (накладные на передачу материалов, товаров, услуг и т.п.)

Операции при реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей

Акт о ликвидации основных средств; накладную на отпуск со склада основных средств, узлов, комплектующих деталей и других основных средств, товарно-материальных ценностей; акт приема-передачи или безвозмездной передачи основных средств. Эти документы будут проверять с целью выявления операций по реализации в счет оплаты труда или иного вознаграждения.

Кроме того, проверят правильность отражения результатов реализации на счете 91 «Прочие доходы и расходы»

О каких схемах минимизации взносов знает ПФР (таблица 2)

Суть схемы

Как выявляют

Применение ЕНВД в 2010 г.

Выплаты работникам, занятым в деятельности на ЕНВД, облагаются по пониженным тарифам

Плательщики должны вести персональный раздельный учет выплат работникам, занятым в деятельности, облагаемой ЕНВД. Если однозначно можно установить, что выплата связана с «вмененной» деятельностью, то применяется пониженный тариф. В противном случае организацию ждут доначисления взносов исходя из общего тарифа, установленного ч. 1 ст. 57 Закона № 212-ФЗ

Выплаты в пользу индивидуального предпринимателя в 2010 г.

С предпринимателем, применяющим УСН, заключен гражданско-правовой договор, выплаты по которому не облагаются взносами. Хотя фактически предприниматель является работником организации, а заключенный с ним договор имеет характер трудового

Во-первых, выплаты должны быть произведены предпринимателю за те виды деятельности, которые указаны в его свидетельстве о госрегистрации. Если в ходе проверки будет установлено, что деньги предпринимателю заплатили за ту работу (услугу), которой нет в его свидетельстве, эти суммы включат в облагаемую базу по взносам на ОПС и ОМС.

Во-вторых, гражданско-правовым договором с предпринимателем может быть прикрыт трудовой. Это выявляется при анализе условий соглашения. Если в нем есть такие условия, как подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, обеспечение работодателем определенных условий труда, ежемесячная оплата, не зависящая от результата работ или услуг (то есть фактически заработная плата), такой договор с большой долей вероятности будет расценен как трудовой с соответствующими последствиями. Подписание актов приема-сдачи работ в этом случае не будет безусловным доказательством, что отношения носят гражданско-правовой характер

Замена договора авторского заказа договором купли-продажи

Передача имущественных прав, входящих в состав интеллектуальной собственности, оформляется договором купли-продажи, выплаты по которому не облагаются взносами на основании ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ

Проверяющие определят, подпадает ли объект договора купли-продажи под объект интеллектуальной собственности (изобретения, ноу-хау, произведения науки, искусства и т.д.). Если да, то имущественные права на интеллектуальную собственность должны передаваться по договору об отчуждении исключительного права, а не по договору купли-продажи и соответственно облагаться страховыми взносами на основании ч. 1, 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ

Выплата зарплаты в конвертах

1. Компания проводит по бухгалтерии только часть заработной платы.

2. Часть зарплаты работников начисляется в пользу одного работника (например, руководителя организации) и не облагается после достижении предельной базы в 415 000 руб. (за 2010 г.). Если бы зарплата начислялась в пользу тех работников, которым затем выплачивается, то она облагалась бы до превышения облагаемой базы в сумме 415 000 руб. при начислении выплаты в пользу каждого отдельно взятого работника

Признаки схемы:

  • жалобы физических лиц на бывших работодателей о сокрытии заработной платы или неполном отражении выплачиваемых сумм в учете (такие заявления поступают, как правило, от физических лиц при увольнении, болезни, оформлении пенсии по инвалидности или по старости);
  • наличие информации, поступающей из иных внешних источников.
  • размер зарплаты значительно ниже среднеотраслевой, регионального МРОТ или прожиточного минимума;
  • руководителю организации выплачивается максимальная зарплата в размере, превышающем 415 000 руб., а зарплата сотрудникам выдается из «фонда руководителя» без документального оформления.

Необходимо установить факт отсутствия первичных бухгалтерских документов по начислению заработной платы. При документальном подтверждении факта применения схемы организацию ожидают доначисления взносов по аналогии в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ

Аннуитет

Организация заключает со страховой компанией фиктивные договоры страхования работников от несчастных случаев и болезней.

Получение такой информации может стать основанием для проверки страхователей-организаций, на работников которых оформлены такие договоры

Пенсионный фонд вправе запросить информацию у налоговых органов о контрагентах страховых компаний. Налоговые органы, проверив выписки по расчетному счету подобной страховой компании, устанавливают факты ежемесячного на протяжении года или ряда лет перечисления денежных средств по договорам страхования работников от несчастных случаев и болезней с указанием основания платежа — «страховые случаи».

При этом на счет страховой компании ежемесячно перечисляются денежные средства в виде страховых взносов по указанным договорам, а на следующий день эти деньги уходят под видом страховых выплат (аннуитетов) на карточные счета сотрудников организаций-контрагентов в качестве заработной платы. Следовательно, произойдет доначисление страховых взносов

Порядок проведения выездных проверок ПФР

На основании каких распорядительных документов проходят выездные проверки? Каков порядок проведения проверки? Какие документы могут затребовать проверяющие? Какие сроки установлены для проведения проверки и оформления ее результатов? На эти вопросы мы ответили в представленной статье.


—Оформление доверенности

Организация выездных проверов ПФР.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закона от №212-ФЗ) контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование осуществляет Пенсионный фонд. Первоначально Правлением ПФР (Распоряжение от 11.05.2010 № 127р) были утверждены Временные методические указания по организации проведения выездных проверок. Однако этот документ во многом повторял положения названного закона и не давал четкого представления об основных аспектах, подлежащих проверке и описанию в акте выездной проверки. В связи с этим для установления единообразной правоприменительной практики по проведению выездных проверок плательщиков страховых взносов Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 №34р были утверждены Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации). Ранее действовавший документ, регулирующий порядок проверок, признан утратившим силу.

Обратите внимание: хотя Методические рекомендации были утверждены в 2011 году, данный документ применяется к правоотношениям при проведении выездных проверок за расчетный период с 1 января 2010 года.

Как определяются кандидаты на проверку?

Один из разделов Методических рекомендаций посвящен планированию выездных проверок. Оно включает отбор плательщиков страховых взносов на основе ряда критериев, в том числе показателей деятельности:

  • отнесение к числу крупнейших плательщиков;
  • несвоевременное представление индивидуальных сведений;
  • наличие у плательщика сумм выплат, не облагаемых страховыми взносами;
  • применение пониженных тарифов страховых взносов, в том числе наряду с общим тарифом;
  • выявление несоответствий в расчетах по итогам проведения камеральных проверок (в том числе при непредставлении плательщиком пояснений);
  • наличие задолженности по страховым взносам свыше двух отчетных периодов подряд;
  • уменьшение сумм начислений по сравнению с предыдущим периодом при неизменной численности;
  • неоднократное внесение изменений и корректировок в расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • периодичность проведения проверок плательщика не чаще одного раза в течение трех лет (не учитывая количество проверок обособленных подразделений, имеющих отдельный баланс, расчетный счет и начисляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц);
  • поступление от органов ФНС информации об участии плательщика в схемах минимизации обязательств по уплате страховых взносов.

К сведению: Письмом от 22.02.2011 №ПА-4-2/2859@, №ТМ-30-25/1769 ФНС и ПФР сообщили, что заключили Соглашение ФНС России №ММВ-27-2/5, ПФ РФ №АД-30-33/04сог от 22.02.2011 «По взаимодействию между Федеральной налоговой службой и Пенсионным фондом Российской Федерации». Согласно данному документу налоговые органы предоставляют органам ПФР на федеральном уровне информацию о налоговых агентах (организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты), от которых или в результате отношений с которыми физические лица получили доход.

Как составляется план-график проверок?

Пунктом 3 ст. 33 Федерального закона №212-ФЗ предусмотрено, что территориальные органы ПФР и ФСС проводят выездные проверки плательщиков страховых взносов совместно на основании разрабатываемых указанными органами ежегодных планов таких проверок. Согласно Методическим рекомендациям ежегодный план-график проведения проверок формируется на основании критериев отбора плательщиков страховых взносов в IV квартале года, предшествующего году, в котором планируются проверки.

Территориальные органы ПФР при проведении выездных проверок осуществляют контроль за соблюдением плательщиками страховых взносов законодательства РФ об обязательном социальном страховании в части правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых в Пенсионный фонд, и страховых взносов на обязательное медицинское страхование, уплачиваемых в фонды обязательного медицинского страхования.

Обратите внимание: в соответствии с Соглашением о взаимодействии ПФ РФ и ФСС РФ по осуществлению совместных выездных проверок плательщиков страховых взносов, заключенным 28.10.2009 № АД-30-35/10сог, № 02-43/07-2205П, план-график утверждается приказом руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР в срок не позднее 25 декабря каждого текущего года на каждый последующий год.

Решение о проведении выездной проверки.

Основанием для выездной проверки является решение руководителя (заместителя руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения организации, ее обособленного подразделения или по месту жительства физического лица. Решение о проведении выездной проверки выносится в двух экземплярах по форме 9-ПФР, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2009 № 957н «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении контроля за уплатой страховых взносов» (далее – Приказ № 957н) (приложение 14):

  • первый экземпляр вручается для ознакомления проверяемому плательщику страховых взносов (его уполномоченному представителю) на его территории (в его помещении) или в помещении территориального органа ПФР – в зависимости от места проведения проверки;
  • второй экземпляр приобщается к материалам выездной проверки.

После того, как плательщик страховых взносов ознакомится с решением и подпишет его, должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее выездную проверку, вручает плательщику требование о представлении документов, необходимых для проведения проверки. Данное требование составляется должностным лицом органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящим выездную проверку, по форме 14, утв. Приказом № 957н (приложение 21).

Требования о представлении документов.

Органы контроля за уплатой страховых взносов в соответствии с законодательством РФ о страховых взносах имеют право требовать от плательщика страховых взносов документы по формам, установленным государственными органами, служащие основанием для исчисления и уплаты (перечисления) страховых взносов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов. Это предусмотрено ст. 37 Федерального закона №212-ФЗ. Согласно ч. 2 данной статьи истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Отметим, что законодательство не предусматривает требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в территориальный орган ПФР, а также изъятие подлинников документов.

К сведению: количество требований, выставляемых проверяющими плательщику страховых взносов в ходе выездной проверки, не ограничено. В случае необходимости орган контроля за уплатой страховых взносов вправе ознакомиться с подлинниками всех документов, подлежащих проверке (ч. 4 ст. 37 Федерального закона №212-ФЗ).

Документы, которые были истребованы в ходе выездной проверки, плательщик страховых взносов обязан представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Федерального закона №212-ФЗ).

В ходе выездной проверки при выставлении требования о представлении документов, подлежащих проверке, следует руководствоваться:

  • Постановлением от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»;
  • Постановлением от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»;
  • Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Обратите внимание: в соответствии со ст. 48 Федерального закона №212-ФЗ отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении выездной проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается правонарушением и является основанием для привлечения к ответственности в виде взыскания штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Место проведения выездной проверки.

Обычно выездная проверка проходит на территории проверяемых. Доступ на территорию или в помещение плательщика страховых взносов должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, непосредственно проводящих выездную проверку, осуществляется при предъявлении этими лицами служебных удостоверений и решения руководителя (его заместителя) органа контроля за уплатой взносов о проведении выездной проверки данного плательщика.

Обратите внимание: если у плательщика страховых взносов отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, выездная проверка может проводиться по месту нахождения территориального органа ПФР.

Периоды и сроки проведения выездной проверки.

Длительность выездной проверки плательщика страховых взносов определяется руководителем (заместителем руководителя) территориального органа ПФР.

В разделе VI Методических указаний установлено:

  • в рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении проверки;
  • срок проведения выездной проверки исчисляется со дня вынесения решения о ее назначении и до дня составления справки о проведенной проверке, при этом проверка не может продолжаться более двух месяцев;
  • общий срок приостановления выездной проверки не может превышать шесть месяцев (ч. 18 ст. 35 Федерального закона № 212-ФЗ);
  • если в течение шести месяцев орган контроля за уплатой страховых взносов не смог получить запрашиваемую информацию от иностранных государственных органов в рамках международных договоров РФ, срок приостановления проверки может быть увеличен еще на три месяца.

На период приостановления выездной проверки приостанавливаются действия органа контроля за уплатой страховых взносов по истребованию документов у плательщика взносов, которому в этом случае возвращаются все подлинники документов, истребованные при проведении проверки, а также приостанавливаются действия органа контроля за уплатой страховых взносов на территории (в помещении) плательщика, связанные с указанной проверкой.

Какие документы необходимо предъявлять по требованию проверяющих?

В зависимости от степени охвата проверкой документов и информации может быть проведена сплошная или выборочная проверка. Проверке подвергаются:

  • при применении сплошного метода – все документы и информация, относящиеся к начислению страховых взносов;
  • при применении выборочного метода – выбранные элементы одной статьи отчетности или группы однотипных операций, что позволяет сформировать выводы, касающиеся элементов всей статьи или группы операций.

К сведению: объем проверяемых документов и информации о деятельности плательщика страховых взносов должностные лица, проводящие проверку, определяют самостоятельно, исходя из объема данных, подлежащих проверке, состояния бухгалтерского учета плательщика, а также вероятности нарушений исчисления страховых взносов.

В соответствии с п. 7.4 Методических рекомендаций комплект документов, подлежащих истребованию у плательщика страховых взносов для проведения выездной проверки, включает:

  • учредительные документы (устав и (или) учредительный договор, положение);
  • приказы об учетной политике;
  • разрешительные документы (лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр.);
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период;
  • бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
  • синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период (главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.);
  • аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам учета расчетов с персоналом по оплате труда, по социальному страхованию и обеспечению, с подотчетными лицами, учета денежных средств;
  • карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов. Рекомендуемая форма приложена к Письму ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08-56П;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, соглашения, заключенные с физическими лицами, контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц);
  • банковские и кассовые документы (выписки банка, платежные поручения (требования), прочие документы);
  • первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности (в том числе учетные, расчетные и платежные документы), в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц. К указанным документам могут относиться ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц.

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период.

Обратите внимание: возможный перечень документов, которые могут быть истребованы при выездной проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям.

Основные аспекты проверки и описания в акте выездной проверки.

К ним относятся:

  • категория проверяемого плательщика страховых взносов;
  • своевременность и полнота представления плательщиком взносов расчетов и индивидуальных сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов;
  • проверка правильности определения плательщиком взносов объекта обложения страховыми взносами и базы для их начисления;
  • правильность определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, плательщиками взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;
  • проверка правильности начисления и уплаты (перечисления) страховых взносов.

Что делают проверяющие в случае выявления нарушений?

Если в ходе выездной проверки были выявлены нарушения законодательства РФ об обязательном социальном страховании в части правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, территориальный орган ПФР в соответствии с требованиями Методических рекомендаций:

  • осуществляет подбор документов, подтверждающих отдельно каждый факт выявленных нарушений;
  • производит доначисление сумм страховых взносов;
  • формирует предложения о привлечении к ответственности за совершение правонарушения или об отказе в привлечении плательщика страховых взносов к ответственности за правонарушение, а также об устранении выявленных нарушений.

По каждому выявленному факту нарушения законодательства к материалам проверки должны быть приложены копии соответствующих документов.

Как оформляются результаты выездной проверки?

В последний день выездной проверки должностные лица органа контроля за уплатой страховых взносов, ее проводящие, обязаны составить справку о проведенной проверке по форме 12-ПФР, утвержденной Приказом №957н (приложение 18). В течение двух месяцев со дня составления этой справки по результатам проверки должен быть составлен акт по форме 17-ПФР в соответствии с требованиями к акту выездной проверки, которые установлены Приказом №957н (приложения 26, 28). Следует помнить, что в акте выездной проверки не отражают неуплату текущих платежей. По текущим платежам страховых взносов составляется справка о выявлении недоимки у плательщика страховых взносов по форме 3-ПФР согласно Приказу №957н (приложение 5).

Акт выездной проверки должен состоять из трех частей:

  • вводной (содержит общие сведения о проведенной проверке и проверяемом плательщике страховых взносов);
  • описательной;
  • итоговой.

В случае выявления нарушений законодательства РФ о страховых взносах в описательной части акта отражаются сведения:

  • выявленном занижении базы для начисления страховых взносов;
  • выявленной сумме неуплаченных страховых взносов в результате занижения базы для их начисления;
  • выявленной неуплате (неполной уплате) сумм страховых взносов в результате других неправомерных действий (бездействия);
  • выявленном непредставлении в установленный срок расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • о других документально подтвержденных фактах нарушений законодательства РФ о страховых взносах, выявленных в ходе проверки.

В случае установления расхождений по размеру базы для начисления страховых взносов или сумме начисленных и уплаченных (перечисленных) взносов необходимо описать суть выявленных нарушений со ссылками на нормативные документы. Суммы расхождений следует привести в таблице с разбивкой по нарушениям и отчетным периодам с указанием фамилии и инициалов застрахованного лица, по которому обнаружено занижение базы для начисления страховых взносов или суммы начисленных и уплаченных взносов.

В качестве доказательной базы к акту выездной проверки должны быть приложены заверенные копии документов, подтверждающих установленные нарушения.

Если в ходе выездной проверки нарушений не выявлено, в акте выездной проверки также описываются все проверенные аспекты и выводы проверяющих об отсутствии нарушений и расхождений по правильности исчисления, полноте и своевременности уплаты страховых взносов.

Итоговая часть акта выездной проверки содержит:

  • выводы органа контроля за уплатой страховых взносов о взыскании с плательщика суммы неуплаченных страховых взносов и пеней за их неуплату (несвоевременную уплату);
  • предложения о внесении необходимых исправлений в документы бухгалтерского учета и другие предложения органа контроля по устранению выявленных нарушений законодательства РФ о страховых взносах;
  • предложения органа контроля о привлечении плательщика страховых взносов к ответственности с указанием оснований для привлечения к ответственности и состава правонарушений;
  • указание на право плательщика страховых взносов представить письменные возражения по акту выездной проверки в целом или по его отдельным положениям в течение 15 дней со дня получения акта проверки.

Акт проверки подписывается:

  • с одной стороны – лицами, проводившими выездную проверку;
  • с другой – лицом, в отношении которого проводилась эта проверка (его уполномоченным представителем). Если лицо, в отношении которого проводилась проверка (его уполномоченный представитель), отказывается подписать акт, об этом делается соответствующая запись в акте проверки.

Акт проверки втечение пяти дней с даты подписания должен быть вручен лицу, в отношении которого проводилась проверка (его уполномоченному представителю), под расписку или передан иным способом, свидетельствующим о дате получения акта указанным лицом (его уполномоченным представителем).

В течение 10 дней со дня истечения срока для представления плательщиком страховых взносов письменных возражений по акту должно быть принято решение по результатам выездной проверки. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц, например, в случае необходимости получения дополнительных доказательств для подтверждения факта совершения нарушений законодательства РФ о страховых взносах или отсутствия таковых. Для этого руководителю (заместителю руководителя) территориального органа ПФР следует вынести решение об истребовании необходимых документов по форме 18, содержащейся в приложении 29 к Приказу №957н.

Решение по результатам выездной проверки не принимается в случае отсутствия нарушений по результатам проверки.

Материалы выездной проверки приобщаются в наблюдательное дело плательщика страховых взносов.

На основании вступившего в силу решения плательщику страховых взносов, в отношении которого вынесено решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения или об отказе в этом, направляется требование об уплате недоимки по страховым взносам, пеней, а также штрафа в случае привлечения этого лица к ответственности за совершение правонарушения.

Колосова И. Ю., эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Постановление ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.05.2008 N 11667)

При применении документа следует учитывать, что Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 утверждена новая форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4 — ФСС) и Порядок ее заполнения.

  • Постановление
  • Приложение. Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам
    • Общие положения
    • Раздел I. Порядок назначения документальных выездных проверок страхователей, оформление акта и принятие мер по результатам проверок
      • Порядок назначения документальных выездных проверок страхователей
      • Порядок составления акта проверки страхователя и требования к его оформлению
      • Подписание, вручение акта проверки и его рассмотрение руководителем отделения (филиала отделения) Фонда
      • Принятие решения по результатам рассмотрения материалов проверки страхователя
      • Регистрация документов по назначению, проведению проверок страхователей и принятию мер по их результатам
    • Раздел II. Проверка расходов страхователей на цели обязательного социального страхования
      • Виды пособий и других выплат за счет средств обязательного социального страхования и их расходование страхователями — работодателями
      • Проверка назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам
      • Проверка правильности назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка
      • Проверка правильности назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком
      • Проверка правильности назначения и выплаты единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности
      • Проверка правильности назначения и выплаты социального пособия на погребение либо возмещения стоимости гарантированного перечня услуг по погребению
      • Проверка правильности оплаты четырех дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет
      • Проверка начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности страхователями — работодателями, уплачивающими в добровольном порядке страховые взносы
    • Раздел III. Проверка правильности расходования средств на оплату путевок на санаторно-курортное лечение работников
      • Проверка правильности расходов на санаторно-курортное лечение и оздоровление граждан, подвергшихся воздействию радиации
      • Проверка учета и отчетности по путевкам на санаторно-курортное лечение и оздоровление
    • Раздел IV. Проверка правильности расходов на оздоровление детей
      • 2004. I. Полная или частичная оплата стоимости путевок для детей школьного возраста застрахованных граждан
      • II. Оплата стоимости набора продуктов питания для детей
      • 2005. I. Полная или частичная оплата стоимости путевок для детей школьного возраста застрахованных граждан
      • II. Оплата стоимости набора продуктов питания для детей
      • 2006. I. Полная или частичная оплата стоимости путевок для детей школьного возраста застрахованных граждан
      • II. Оплата стоимости набора продуктов питания для детей
      • 2007. I. Полная или частичная оплата стоимости путевок для детей застрахованных граждан
      • II. Оплата стоимости набора продуктов питания для детей
      • 2008 и плановый период 2009 и 2010. I. Полная или частичная оплата стоимости путевок для детей школьного возраста застрахованных граждан
      • II. Оплата стоимости набора продуктов питания для детей
      • Применение районных коэффициентов при определении размеров пособий и выплат, осуществляемых за счет средств обязательного социального страхования
    • Приложение N 1. Решение о проведении документальной выездной проверки страхователя
    • Приложение N 2. Решение о приостановлении проведения документальной выездной проверки страхователя
    • Приложение N 3. Решение о возобновлении проведения документальной выездной проверки страхователя
    • Приложение N 4. Решение о проведении повторной документальной выездной проверки страхователя в связи с ликвидацией (реорганизацией) организации
    • Приложение N 5. Постановление о проведении повторной документальной выездной проверки страхователя
    • Приложение N 6. Требование о представлении документов страхователем
    • Приложение N 7. Решение о продлении (отказе в продлении) сроков представления документов страхователем
    • Приложение N 8. Справка о проведенной документальной выездной проверке
    • Приложение N 9. Акт документальной выездной проверки страхователя по обязательному социальному страхованию
      • 1. Общие положения
      • 2. Настоящей проверкой установлено следующее
      • 3. По результатам проверки установлено
      • 4. По результатам проверки предлагается
        • 4.1. Страхователю — плательщику единого социального налога
        • 4.2. Страхователю — работодателю, применяющему специальный налоговый режим
        • 4.3. Страхователю — работодателю, применяющему специальный налоговый режим и уплачивающему в добровольном порядке страховые взносы на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством
      • Приложение N 1. Таблица расходов по обязательному социальному страхованию, произведенных страхователем с нарушениями требований законодательных и иных нормативных правовых актов по обязательному социальному страхованию либо не подтвержденных документами в установленном порядке
        • 2004
        • 2005
        • 2006
      • Приложение N 2. Таблица расходов на выплату пособий по обязательному социальному страхованию, произведенных страхователем с нарушениями требований законодательных и иных нормативных правовых актов по обязательному социальному страхованию либо не подтвержденных документами в установленном порядке
      • Приложение N 3. Таблица расходов на оплату путевок на оздоровление детей работников и иных расходов по обязательному социальному страхованию, произведенных страхователем с нарушением требований законодательных и иных нормативных правовых актов по обязательному социальному страхованию либо не подтвержденных документами в установленном порядке
      • Приложение N 4. Таблица результатов проверки правильности начисления, расходования и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, уплачиваемых в добровольном порядке страхователем — работодателем, применяющим специальный налоговый режим
    • Приложение N 10. Уведомление об участии страхователя в рассмотрении материалов документальной выездной проверки
    • Приложение N 11. Протокол о рассмотрении материалов документальной выездной проверки страхователя
    • Приложение N 12. Решение о непринятии к зачету расходов, произведенных страхователем — плательщиком единого социального налога на цели обязательного социального страхования
    • Приложение N 13. Решение о непринятии расходов, произведенных страхователем — работодателем, применяющим специальный налоговый режим, в счет средств, полученных от отделения (филиала отделения) фонда на цели обязательного социального страхования
    • Приложение N 14. Решение о направлении уведомления о наличии задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством
    • Приложение N 15. Требование о возврате средств, полученных от отделения (филиала отделения) фонда на цели обязательного социального страхования страхователем — работодателем, применяющим специальный налоговый режим
    • Приложение N 16. Уведомление о наличии задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством
    • Приложение N 17. Решение о прекращении отношений по добровольной уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством
    • Приложение N 18. Журнал учета назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам
      • Часть I. Учет назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию
      • Часть II. Учет принятых мер по результатам проверок страхователей — плательщиков единого социального налога
      • Часть III. Учет принятых мер по результатам проверок страхователей — работодателей, применяющих специальные налоговые режимы
      • Часть IV. Учет принятых мер по результатам проверок страхователей — работодателей, применяющих специальные налоговые режимы и уплачивающих страховые взносы на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством

Открыть полный текст документа

Как проходят проверки ФСС

Исполнительными органами ФСС практикуется регулярное проведение выездных и камеральных проверок. Главное отличие двух видов мероприятий – в необходимости оповещения предприятий-работодателей о факте реализации проверочных действий. В случае с камеральными проверками уведомительная функция не нужна. Если вопросов к организации у ФСС по итогам рассмотрения документов не возникло, то предприятие может и не узнать об имевшей место камеральной (невыездной) проверке.

Для чего нужны проверки ФСС?

Сфера действия проверок органами ФСС затрагивает такие направления деятельности предприятий:

  • начисление и своевременность перечисления взносов;
  • целевое расходование средств на страховые случаи;
  • правильность учета путевок;
  • произошедшие на предприятия случаи травматизма и проведенные расчеты по ним;
  • контроль выполнения банками обязательств о предоставлении информации по процедурам открытия и закрытия счетов страхователями.

К СВЕДЕНИЮ! Главная цель проверок органами ФСС – подтверждение целевого использования средств фонда страхователями и правильности алгоритма расчета пособий должностными лицами на предприятиях.

Если в периоде проверки у работников предприятия были оплаченные больничные листы, то сотрудники ФСС проводят такие мероприятия:

  • сверяют даты на больничном листе и в табеле;
  • производят пересчет страхового стажа, учитываемого для определения процента выплаты по временной нетрудоспособности;
  • сличают подписи на разных документах для выявления подделок.

Необходимые документы

Перечень документации, которую обязательно запросят органы ФСС при проведении проверки, законодательно не установлен. Сотрудники исполнительных органов ФСС в каждом случае определяют индивидуальный набор документов.

ВАЖНО! Запрашиваемые бланки следует представлять в форме копий, за исключением таких документов, как больничные листы – их потребуют предъявить в оригинале.

Документы общего характера

В этот список попадает учредительная и регистрационная документация, которая необходима для идентификации плательщика взносов и определения специфики его работы. Проверяющих может заинтересовать информация, содержащаяся в:

  • учетных регистрах;
  • расчетах по взносам;
  • книге учета доходов и расходов;
  • главной книге и журналах операций;
  • кассовых и банковских бланках;
  • актах выполненных работ или оказанных услуг;
  • авансовых отчетах;
  • кадровой документации.

Дополнительно могут попросить представить для анализа показателей финансовой деятельности отчетность и имеющиеся аудиторские заключения.

ВАЖНО! При отказе работодателя представить для проверки какие-либо из запрашиваемых документов на него может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый такой бланк.

Документы узкоспециализированные

Из специальных бланков может понадобиться в процессе проверки такой набор документации:

  • оригиналы больничных листов, проверке которых уделяется максимум внимания;
  • пакеты документов, служившие основанием для расчета и выплаты различных пособий;
  • расчеты сумм страховых выплат;
  • документация, подтверждающая факт выплаты пособий.

Порядок проведения выездной проверки

Для выездных проверок характерно строгое соблюдение утвержденного плана мониторинга деятельности страхователей. Проверочные мероприятия осуществляются непосредственно на территории работодателя. В исключительных случаях при невозможности проверяемым предприятием обеспечить сотрудников исполнительных органов ФСС помещением на время их работы над документацией, проверка может быть проведена на базе фонда с условием подвоза всей необходимой документации.

Период проверки – не более 3 лет. Частота проверок – максимум 1 раз в 3 года.

СПРАВКА! Исключение по частоте проверочных мероприятий может быть сделано для случаев реорганизации или ликвидации предприятия – проверка назначается при наступлении одного из этих событий и не соотносится с датой предыдущего мониторинга.

Продолжительность – до 2 месяцев, а при мониторинге показателей деятельности обособленных подразделений – до 1 месяца.

Как успешно пройти выездную проверку ФСС и ПФР

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

В предыдущей статье я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
  6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

  • Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
  • Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории, а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

  • Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.
  • Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.
  • Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.
  • Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

  • Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.
  • Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

  • Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.
  • Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.
  • Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.
  • Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).
  • Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).
  • Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
  • Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.
  • Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.
  • Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.
  • Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

И наконец, несколько рекомендаций, как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР:

  • Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.
  • Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.
  • Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.
  • Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.