Проведение инвентаризации

Инвентаризация – элемент бух.учета. Ее цели, виды и порядок проведения, документальное оформление результатов

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухучета — инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актив.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

3. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

4. при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

5. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

7. при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

1. проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;

2. отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;

3. контроль сохранности имущества;

4. контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;

5. проверка условий и порядка хранения товаров;

6. выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

7. проверка соблюдения принципа материальной ответственности;

8. проверка состояния учета и организация движения товарных запасов;

9. проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли и пр.;

2. изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;

3. стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.;

4. кражи, злоупотребления;

5. недоверие к материально ответственному лицу;

6. проведение ревизий, аудиторских проверок;

7. при смене бригадира при бригадной материальной ответственности;

8. по требованию судебно-следственных органов.

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

1. по объему — полная и частичная;

2. по методу проведения — выборочная и сплошная;

3. по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Существует следующий порядок проведения инвентаризации.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент

инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о

движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и

расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Еще один прием налогового контроля — инвентаризация. Процесс инвентаризации — длительный и трудоемкий.

Кстати, налоговики тоже не любят эту нудную процедуру и прибегают к ней для сбора доказательств налоговых правонарушений крайне редко. Прежде всего потому, что факты, выявленные на текущую дату, не могут служить неоспоримыми доказательствами предполагаемых нарушений за прошлые годы, подвергаемые проверке.

Но если в результате проверки учетных документов, анализа информации из других источников или при осмотре территорий и помещений у налогового органа возникнут предположения о наличие неотраженного в учете имущества — прикатит инвентаризация.

Причем любого имущества — товарно-материальных ценностей, основных средств и всего такого, что можно увидеть глазами и потрогать руками.

Бывает, что это метод давления на руководство компании со стороны инспектора – быть сговорчивыми. Затянуть процесс проверки и «мурыжить» налоговыми процедурами. При противодействии доступу и осмотру могут звучать запугивания о проведении инвентаризация. Редко, но угрозы слышны. Не стоит бояться. Важно знать.

Для инвентаризации – свои правила

Порядок проведения инвентаризации предусмотрен пунктом 6 статьи 31 Налогового кодекса и регламентируется Положением о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденном приказом Минфина России и МНС России от 10.03.1999 № 20н, № ГБ-3-04/39. Положение старое, но и контролеры и суды на него ссылаются.

Когда возможна

В рамках выездной проверки налоговики вправе провести инвентаризацию любых активов, кредиторской и дебиторской задолженности.

За противодействие могут выписать штраф – от 5 000 до 10 000 рублей а компанию, и от 2 000 до 4 000 руб. на руководителя или предпринимателя.

При камеральной проверке инвентаризация возможна только при согласии проверяемого лица. За отказ ответственность не предусмотрена. Только добровольно.

Вне рамок проверки — не допустима вообще.

Основание для проведения

Инвентаризация проводится на основании распоряжения руководителя инспекции, назначившей выездную проверку. В нем должны быть указаны дата начала и окончания инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, имущество, подлежащее инвентаризации и его местонахождение.

Кто присутствует

Проверку фактического наличия имущества ревизоры вправе проводить только при участии должностных лиц компании.

Участия понятых не требуется.

Результат

По результатам инвентаризации составляются инвентаризационные описи, акты и ведомости. Обычные инвентаризационные документы.

Содействовать или нет

Проверка фактического наличия имущества производится путем подсчета, обмера, взвешивания.

Согласно пункта 2.7. Положения об инвентаризации, налогоплательщик обязан создать условия для проверки фактического наличия имущества – обеспечить рабочей силой, весами и контрольными приборами… Упс!?

Есть решение Верховного суда на эту тему: от 24 ноября 2015 г. № АКПИ15-1111 . Суд считает, что да, компания должна помогать проверяющим в измерении, взвешивании и подсчете своих материальных ценностей. Ведь это ей ничего не стоит.

Есть что возразить по тому вопросу: Налоговым кодексом не установлена обязанность компании помогать проверяющим при проведении инвентаризации. И ответственность за невыполнение таких действий ни Налоговым кодексом, ни КоАП не предусмотрена.

И резюмируем

В современных условиях диджитализации, хранения информации и документооборота в электронном виде — инвентаризация в целях налогового контроля по сути теряет смысл. Все легко выявляется и без визуального наблюдения за предметами учета.

Целью инвентаризации становится даже уже и не проверка информации, которой налоговики, выходя на налоговую проверку, уже владеют. Она проводится для документального подтверждения доказательств налогового правонарушения. Но, к счастью, не часто.

Инвентаризация: понятие и цели

Определение 1

Инвентаризация – это проверка финансовых обязательств компании, а также ее имущества при помощи сравнения фактических данных с информацией, указанной в бухгалтерском учете.

Инвентаризация является главным способом фактического контроля имущественных средств и ценностей.

Имущество компании: основные средства, товары, финансовые средства, нематериальные активы и т.д.

Рассмотрим, цели проведения инвентаризации:

  • определение фактического количества собственного или несобственного (но числящегося на балансе организации) имущества с целью обеспечения его сохранности и определения неучтенных ценностей;
  • выявление фактического количества материально-производственных ресурсов, которые были задействованы в процессе производства;
  • определение недостач и излишков;
  • определение корректности ведения бухучета в оценке имущества и финансовых обязательств;
  • определение корректности следования порядкам содержания товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также эксплуатации основных средств.

Виды инвентаризации

Основываясь на особенностях деятельности и целях проведения инвентаризации, каждая компания выбирает разные виды инвентаризации.

Один из способов классификации инвентаризации – периодичность проведения. Здесь можно выделить два вида: плановая и внеплановая инвентаризация. Рассмотрим каждый вид подробно.

Определение 2

Плановая инвентаризация – это вид инвентаризации, который проходит согласно плану контрольно-ревизионных работ ревизионной комиссии или внутреннего аудита, а также в соответствии с учетной политикой предприятия. Также плановая инвентаризация может быть проведена согласно законодательству.

Замечание 1

Инвентаризация, которая проводится ежегодно перед составлением годового отчета, относится к плановой инвентаризации.

Определение 3

Внеплановая инвентаризация –это вид инвентаризации, осуществление которых не отражается ни в учетной политике компании, ни в плане контрольно-ревизионных работ.

Такую инвентаризацию еще называют внезапной. Проводят внеплановую инвентаризацию либо сотрудники аудиторских компании при осуществлении внешнего аудита, либо внутренние ревизоры, которые входят в состав ревизионной комиссии, либо инвентаризационная комиссия предприятия, основной целью которой является обнаружение фактов нарушения законности и т.д.

Другой способ классификации видов инвентаризации – полнота охвата имущества и обязательств. Здесь можно выделить два вида инвентаризации: полную и частичную.

Определение 4

Полная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которого является проверка всего имущества и обязательств компании на определенную дату. Как правило, полная инвентаризация проводится перед началом подготовки годового бухгалтерского отчета, либо при изменениях внутри предприятия.

Определение 5

Частичная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка определенных видов ценностей компании. Еще такой вид инвентаризации называют выборочной инвентаризацией. Это может быть инвентаризация финансовых средств в кассе, либо инвентаризация материалов на складе.

Причинами проведения частичной инвентаризации может быть обнаружение фактов нарушения порядка и сроков исполнения инвентаризации, незаконное списание основных объектов.

Замечание 2

Решение о проведении полной или частичной инвентаризации принимается самим предприятием. Данный вопрос должен быть отражен в приказе по учетной политике организации, основываясь на требованиях законодательства.

И последний способ классификации видов инвентаризаций – метод проведения инвентаризации. Здесь всего два вида инвентаризации: натуральная и документальная инвентаризации.

Определение 6

Натуральная инвентаризация – это вид инвентаризации, основа которого заключается в наблюдении объектов и обозначении их числа при помощи подсчета, измерения, взвешивания и т.д.

Определение 7

Документальная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка документального подтверждения наличия объектов.

Порядок проведения и оформления инвентаризации

Каждая организация обязана проводить инвентаризацию всех групп имущества и финансовых обязательств.

Проводит инвентаризацию либо ревизионная комиссия, либо сотрудники компании, или же постоянно действующая комиссия.

Инвентаризационная комиссия состоит из сотрудников администрации и бухгалтерии. В отдельных случаях компания может привлечь сотрудников внутреннего аудита. Финальный состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия.

Задача инвентаризационной комиссии – сравнение фактического показателя объектов организации с данными, указанными в бухгалтерском учете.

Есть две разновидности инвентаризационных комиссий: рабочие и разовые комиссии.

Определение 8

Рабочая комиссия – это вид инвентаризационных комиссий, которые проводят плановые инвентаризации в местах хранения объектов инвентаризации.

Данный вид инвентаризационных комиссий, как правило, организуется для одновременной инвентаризации при обширном количестве работы или в случаях, когда объекты инвентаризации находятся в разных местах.

Определение 9

Разовая комиссия – это вид инвентаризационной комиссии, которая осуществляет выборочные инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия обязана подготовить календарный план проведения инвентаризации. После чего необходимо обозначить задачи каждой промежуточной бригады инвентаризационной комиссии. Затем каждая промежуточная группа инвентаризационной комиссии определяет программу проведения инвентаризации конкретных ценностей и формирует задачи для каждого конкретного сотрудника инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель комиссии, а каждую отдельную группу возглавляет бригадир.

Замечание 3

Важно отметить, что результаты инвентаризации могут считаться недействительными, в случае отсутствия даже одного члена инвентаризационной комиссии.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель компании и главный бухгалтер в обязательном порядке проводят собрание для членов инвентаризационной комиссии, где обозначают цели, задачи и правила осуществления инвентаризации.

До инвентаризации бухгалтерия должна подготовить все необходимые документы: описи, промежуточные акты, сличительные ведомости и т.д.

Замечание 4

Унифицированные формы учета результатов инвентаризации определены постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26.

Общий порядок проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации.

Инвентаризация: документальное оформление

Старший бухгалтер предприятия отвечает за корректное документальное оформление инвентаризации.

Определение 10

Сличительная ведомость – документ, в котором обозначаются результаты инвентаризации, а также определяется порядок управления инвентаризационными разницами.

Перед проведением инвентаризации необходимо оформить порядок проведения инвентаризации. Данный документ идет как приложение к приказу об учетной политике. Есть несколько важных моментов, которые необходимо указать в порядке проведения инвентаризации:

  • график проведения инвентаризаций на год;
  • обозначить даты, в которые планируется осуществить плановые инвентаризации;
  • обозначить имущества и обязательства, инвентаризация которых запланирована.

До начала инвентаризации директор компании должен издать приказ о проведении данного мероприятия. В этом документе необходимо указать объекты инвентаризации, сроки проведения и состав инвентаризационной комиссии. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Замечание 5

Важно учитывать, что приказ о проведении инвентаризации должен быть подготовлен за 10 дней до старта.

В завершении инвентаризации материальных объектов составляются акты и описи инвентаризации.

Определение 11

Инвентаризационная опись – основной документ первичной документации учета результатов вещественной инвентаризации.

Определение 12

Акт инвентаризации – основная форма первичной документации учета результатов документальной инвентаризации.

Существую утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 формы инвентаризационных описей и актов.

Есть несколько простых правил оформления инвентаризационных описей:

  • инвентаризационные описи необходимо заполнять предельно четко (не имеет значения, от руки или на компьютере);
  • в случае совершения ошибки в ходе заполнения, необходимо исправить ее во всех экземплярах (некорректная запись зачеркивается одной линией, сверху пишем верную информацию);
  • нельзя оставлять незаполненные строки.

Готовые инвентаризационные описи необходимо отправить в бухгалтерию.

Подытожим, в завершении инвентаризации необходимо подготовить ряд правильно заполненных документов.

Вот список этих документов:

  • сличительная ведомость результатов инвентаризации. Оформляется согласно форме № ИНВ-18;
  • журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
  • ведомость учета результатов;
  • акт инвентаризации.

Инвентаризация: что это такое и для чего проводится проверка, определение и все тонкости процесса

Инвентаризация, что это такое простыми словами – это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

  • основные средства;

  • запасы производства;

  • вклады финансов;

  • нематериальные активы;

  • производимая и созданная продукция;

  • деньги;

  • товары;

  • иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению – тоже учитывается и вносится в ведомость.

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель – выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем – сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

  • приход;

  • списания;

  • расходы.

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Основные законодательные документы

Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.

Для чего проводится инвентаризация

Целей у этого мероприятия несколько:

  • Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также – в проверке состояния.

  • Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.

  • Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.

  • Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.

  • Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.

Инвентаризация – это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.

Оборудование

Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом

В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.

Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.

Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:

  • перегружены основной работой;

  • проводят махинации с вверенными ценностями.

Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.

Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.

Разновидности

Инвентаризация – это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • По назначению

    Делится в зависимости от событий:

    • Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.

    • Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.

    • Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.

    • Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие – провести до открытия помещений.

    Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.

    По объему

    Инвентаризация – это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:

    • Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.

    • Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.

    По степени охвата

    Что означает инвентаризация, если она правильно проведена – верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.

    В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:

    • Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.

    • Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.

    Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

    По обязательности проведения

    Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:

    • Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.

    • Инициативный. Организуется по решению директора.

    По методу проведения

    Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие – безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.

    Учет может быть:

    • Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.

    • Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.

    Закон об инвентаризации

    Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:

    • прошел год, перед составлением отчетов;

    • изменилось материально ответственное лицо;

    • был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;

    • компания закрывается или реорганизовывается;

    • планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;

    • предприятие преобразуется;

    • произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.

    Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.

    В каком порядке и когда проходит

    Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.

    Процедура

    Инвентаризация проходит в 4 этапа:

    • Подготовительный – когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.

    • Счетный – сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.

    • Сличительный – сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.

    • Заключительный – виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.

    Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.

    Кто проводит

    Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.

    Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:

    • сотрудники предприятия;

    • представители руководящих должностей;

    • работник бухгалтерии;

    • начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;

    • в магазинах дополнительно – ведущий специалист отдела экономической безопасности.

    В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.

    Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

    Бумаги, составляемые в процессе

    Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.

    Таблица документов

    Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:

    Название

    Код формы

    Опись основных средств

    ИНВ-1

    Ярлык

    ИНВ-2

    Опись ТМЦ

    ИНВ-3

    Акт товаров, которые были отгружены

    ИНВ-4

    Опись ТМЦ на ответственном хранении

    ИНВ-5

    Акт ценностей в пути

    ИНВ-6

    Акт учета основных средств, ремонт которых не закончился

    ИНВ-10

    Акт инвентаризации расходов будущих периодов

    ИНВ-11

    Проверка количества наличных

    ИНВ-15

    Опись ценных бумаг и бланков

    ИНВ-16

    Акт проверки правильности учета расчетов с поставщиками и клиентами

    ИНВ-17

    Сличительная ведомость с результатами – как прошел пересчет основных средств

    ИНВ-18

    Сличительная ведомость — результаты пересчета ТМЦ

    ИНВ-19

    Общая ведомость для сверки и подведения итогов

    ИНВ-26

    Если все было сделано правильно, составляется форма ИНВ-24, куда вписываются все изменения.

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • 6 секретов успешного мероприятия: как сделать все оперативно и без ошибок

    Чтобы правильно рассчитать сроки, которые потребуются на выполнение, нужно учитывать:

    • площадь помещения;

    • насколько большой ассортимент;

    • количество товаров на складах.

    Если не учесть эти детали, процесс гарантированно затянется. Чтобы сделать все быстро и эффективно, необходимо следовать простым советам:

    • Подготовить себя и сотрудников, что работа будет монотонная, долгая и требующая внимательного отношения.

    • Обучить персонал – заранее и подробно объяснить, как пользоваться техникой, что требуется считывать для пересчета.

    • Распечатать описи из базы – с указанием суммы ценностей или без нее.

    • Не поддаваться на предложение скрыть следы хищения.

    • Двойной счет – считают не роботы, а люди, поэтому лучше, если кто-то поможет пересчитать.

    • Получившиеся документировать и хранить отдельно в архиве.

    Важно обучить людей, назначенных пересчитывать, работе с техникой, которая значительно сократит процесс пересчета. Лучше использовать для этих целей качественное оборудование с программным обеспечением, без которого оно не будет работать. Софт не исказит результатов, не даст повода снова пересчитывать весь массив. Отлично для этих целей подходит проверенное оборудование с программным обеспечением от Клеверенс.

    Инструкция: 8 поэтапных шагов успешной инвентаризации

    Если раньше ревизий не проводилось, вот последовательный перечень действий, что и после чего делать:

    1. выбрать комиссию;

    2. подготовить и подписать приказ;

    3. сформировать инструменты для процесса;

    4. подсчитываются ТМЦ по участкам и ответственным лицам;

    5. сводятся остатки, выявляются реальные значения;

    6. представляются недостачи, пересортица;

    7. подписывают акты, берутся объяснительные с персонала;

    8. списывается недостаток, заполняются документы.

    Что делать с недостачами и излишками

    Учетная политика любого предприятия должна отражать порядок, в котором будут фиксироваться недостающие объекты пересчета и лишние. Для ИП достаточно создать приказ и кратко описать в нем все пункты.

    Все, чего не хватает, обычно требуют с виновных лиц. Но руководители могут поступить иначе:

    • Все выявленные лишние элементы относят на результаты деятельности организации. Определяют виновных, берут с них объяснительные. Выявляют причины появления лишнего.

    • Если недостачи в пределах норм, можно списать их на издержки обращения. Для этого руководитель подписывает специальный приказ.

    • Если недостачи превышают нормы или найдена умеренная порча имущества, указывается виновный сотрудник. С него берется объяснение причин. Если невозможно определить, кто виноват, списывается на издержки.

    • Любой результат отражается в отчете, по нему подбиваются остатки.

    Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

    Почему факт и план не всегда должны совпадать

    В 90% случаев идеальное совпадение сумм по бумагам и в реальной жизни оказывается фикцией. Даже если процесс полностью автоматизирован, человеческий фактор исключить нельзя. Все работники – люди, им свойственно ошибаться.

    Расхождения должны быть. Незначительные, в небольших суммах. Иначе это не проведенный пересчет, а просто переписывание средств из программы. Небольшие отклонения говорят о том, что учет ведется. Особенно это касается крупных предприятий с широким ассортиментом. Если там указывается идеальное совпадение фактического количества с плановым есть три пути. Склад либо не открывался никогда, либо на самом деле никто его не считал. Или оборудование для подсчета оказалось неисправным.

    Проведение инвентаризации позволяет узнать, как обстоят дела на складе, в основных средствах и финансах компании. Главное – взять подходящее качественное оборудование и программное обеспечение. С его помощью можно выполнить пересчет. Отлично для этих целей подходят готовые комплекты для магазина, склада и государственных учреждений от компании Клеверенс. Она надежная и проверенная временем, пользоваться удобно, результаты точные.

    Количество показов: 3309

    Проведение независимой инвентаризации

    Из этой статьи вы узнаете:

    • Почему независимая инвентаризация помогает экономить?
    • Если нужна быстрая и корректная инвентаризация — от ТМЦ до основных средств
    • Для каких компаний и проектов подходит независимая инвентаризация от LeaderTeam

    С какими проблемами вы сталкиваетесь при проведении инвентаризации? Прежде всего, это значительные затраты — как денег, так и времени. Но в современных условиях ведения бизнеса упустить возможность оптимизировать этот процесс — значит терять прибыль или конкурентные преимущества.

    На Западе практика независимой инвентаризации применяется повсеместно — как для ТМЦ, так и для учета основных или денежных средств. Заказ проведения независимой инвентаризации на аутсорсинге стал привычным для большинства крупных и средних европейских предприятий. Российские компании более инертны, хотя многие передовые корпорации давно используют подобные методы для снижения расходов на инвентаризацию.

    Почему независимая инвентаризация помогает экономить?

    — Прежде всего, за счет снижения затрат на содержание штата ревизоров (в том числе налоговой и юридической). Оплата командировок, закупки и ремонта дорогостоящего оборудования и ПО для учета, заработные платы профессионалов — все это превращается в значительную сумму.

    — Независимая инвентаризация занимает гораздо меньше времени. Для качественной и относительно быстрой проверки нужен огромный штат сотрудников, иначе процесс растягивается на несколько месяцев. Независимая инвентаризация может занимать до 1 дня или даже 1 ночи — при этом она проходит на всех объектах одновременно, даже если они находятся в разных регионах.

    — Эксперты отмечают, что в периоды кризиса уровень хищений может повышаться в несколько раз. Регулярная независимая инвентаризация снимает эту проблему — собственный персонал становится более дисциплинированными и строго придерживается установленных компанией правил в отношении ТМЦ, денежных и основных средств. Те, кто на постоянной основе заказывают аутсорсинговые услуги квалифицированных ревизоров-счетчиков, регистрируют быстрое снижение суммы недостачи и внутренних потерь.

    Предоставляя эту услугу на протяжении 15 лет, мы разработали для своих клиентов собственную уникальную систему организации процесса инвентаризации. Она позволяет:

    — Сократить время инвентаризации до 1 дня или 1 ночи (по всем объектам одновременно).

    — Обеспечить высокое качество ревизионных работ. Каждый из специалистов проходит разработанную нами специализированную систему обучения — поэтому мы можем ручаться за профессионализм любого сотрудника.

    — Предоставлять результаты проведения инвентаризации сразу после ее завершения. Причем в удобном формате в виде совместимых с ERP-системами документов.

    — Гарантировать соблюдение поставленных сроков.

    Если нужна быстрая и корректная инвентаризация от ТМЦ до основных средств

    Мы уделяем огромную часть своего внимания разработке новейшего программного обеспечения (ПО) для наших терминалов сбора. Объем информации может быть любым — даже если проводится учет товаров крупной торговой сети, терминалы мгновенно собирают и обрабатывают полученную информацию. Мы считаем, что потеря времени на этом этапе недопустима.

    Зная, что одной из серьезных проблем при проведении независимой инвентаризации является так называемый «человеческий фактор», мы разработали систему, которая исключает риск возникновения ошибок. Поэтому на выходе вы получаете точные данные, на которые можно опираться при принятии управленческих решений любого уровня.

    Каждый бизнес — это уникальный набор условий. Любое из них имеет значение. Поэтому программа формирует индивидуальные шаблоны для контроля продукции или основных средств на каждом из этапов проверки.

    РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

    При заказе независимой инвентаризации по аутсорсингу специалисты советуют следовать следующим рекомендациям:

    • при развитой географии деятельности организации инвентаризацию советуют проводить сразу на всех функционирующих объектах (например, в магазинах) — это позволит получить точный результат и снизит риски мошеннического перемещения товаров по филиалам;
    • заказывайте инвентаризацию регулярно даже без явной необходимости – не дожидайтесь обнаружения глобальных хищений и краж, а заказывайте услугу для поддержания оптимального уровня контроля над продукцией;
    • совмещайте плановую и неплановую инвентаризацию — это обеспечит грамотное планирование графика поставок и улучшит оборот товаров.

    Постоянные инвентаризации — это проверенный метод получения достоверной информации по товарам, средство для дисциплинирования работников и предупреждения кражи имущества компании.

    ПРЕИМУЩЕСТВА НЕЗАВИСИМОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

    Независимая инвентаризация обладает рядом достоинств.

    • Независимая инвентаризация дает точные данные по состоянию товара на основных объектах.
    • Процедура может проходить по удобному для предприятия графику, в том числе в выходные и праздничные дни, в ночную смену.
    • Независимую инвентаризацию по аутсорсингу можно заказать срочно для внеплановой проверки.
    • Заказывая независимую инвентаризацию, Вы экономите время и собственные ресурсы компании, а также обеспечиваете полную конфиденциальность полученной информации.
    • При самостоятельной инвентаризации компании привлекают собственных сотрудников без опыта в этой сфере и соответствующих навыков. В результате формируется неточная информация, образуются простои оборудования на рабочем месте, упускается прибыль.
    • Процесс самостоятельной инвентаризации без найма квалифицированных специалистов часто затягивается.

    В КАКИХ СЛУЧАЯХ МОЖЕТ ПОТРЕБОВАТЬСЯ НЕЗАВИСИМАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ?

    Независимая инвентаризация проводится в следующих случаях:

    • нужно сверить учетные показатели количества товара с их реальным наличием на складах;
    • необходимо обнаружить неучтенные объекты, обладающие материальной ценностью;
    • требуется рассчитать объем использованных материалов;
    • есть необходимость в обнаружении и расчете товарных остатков, недостач, брака, просроченных продуктов;
    • требуется проверить соблюдение правил и требований по использованию имущества и оценить качество ведения первичного учета.

    Инвентаризация проводится непосредственно в том месте, где размещены товары. В ходе работы специалисты дополнительно могут обнаружить товары с истекшим сроком годности, не подходящие для реализации, испорченные единицы продукции.

    ЭТАПЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

    Этапы независимой инвентаризации совпадают с переучетом собственными силами компании. Разница заключается в том, что при инвентаризации по аутсорсингу к работе привлекаются эксперты сторонней компании, которые не заинтересованы в подтасовке и изменении данных.

    Этапы инвентаризации с привлеченными сторонними экспертами включают:

    • подготовка к проверке — руководитель компании формирует экспертную комиссию, которая будет контролировать инвентаризацию, заключает договор с аутсорсинговой компанией;
    • планирование — разрабатывается детальный план проверки, указываются члены экспертной комиссии, утверждается график и география инвентаризации;
    • проверка — группа экспертов выезжает на объекты, проверяет наличие товаров, пересчитывает, оценивает указанные параметры проверки, проверяет совпадения данных с показателями, указанными в бумагах предприятия;
    • результаты — полученные в ходе инвентаризации данные заносятся в специальные отчетные документы и бухгалтерскую документацию производства.

    По закону, сроки и особенности инвентаризации в Москве и регионах определяются руководителем предприятия. Он указывает, какой объем товаров подлежит проверке, какие объекты требуют выезда комиссии, какая оценка будет проведена.

    Инвентаризация может быть:

    • полной;
    • выборочной;
    • заключаться в оценке только отдельных групп товаров или специфических показателей.

    Это предварительно определяет руководитель предприятия. Такие нюансы в целях результативной работы оценщиков рекомендуется обсудить с представителем компании, которую будут нанимать для проведения инвентаризации.

    В компаниях, оказывающих услуги по независимой инвентаризации, работают бизнес-аналитики и эксперты по консалтингу, которые помогают решать проблемы с порчей или утечкой продукции на производствах.

    Дополнительно после проведения инвентаризации эксперты могут дать руководителю рекомендации по предотвращению обнаруженных фактов хищения, порекомендовать методы предупреждения выявленных нарушений.

    Проведенная инвентаризация считается действительной только при соблюдении законодательных требований к процедуре, использовании утвержденных нормативами бланков и корректном заполнении.

    Для каких компаний и проектов подходит независимая инвентаризация от LeaderTeam

    — Размер компании. Мы готовы к выполнению любых задач по инвентаризации, независимо от объема и сложности работы. Обладая необходимыми кадровыми и техническими ресурсами, наша команда решает даже нестандартные задачи.

    — География. Большинство наших клиентов имеют представительства по всей России. Поэтому географическое положение заказчика в пределах нашей страны перестало иметь значение. Мы работаем с объектами от Москвы и до Владивостока.

    — Специфика задачи. Инвентаризация любого направления — складские запасы, товарно-материальные ценности (ТМЦ), счета и ценные бумаги, основные средства, финансы.

    — Срочность. Инвентаризация проходит за 1 день/ночь, при этом оговоренные сроки соблюдаются неукоснительно. Не затягиваем с предоставлением отчета — клиент получает его сразу по окончании инвентаризации.

    — Уверенность в результате. Компания LeaderTeam готова провести тестовую инвентаризацию объекта — для того чтобы вы оценили все преимущества услуги на собственном опыте.

    Именно поэтому для проведения инвентаризации к нам обращаются такие компании как:

    • «Стокманн»,
    • Jeans Symphony
    • «Иль Де Ботэ» и другие крупные представители торговых сетей.

    Независимая инвентаризация — это идеальное решение для современных компаний, которые динамично развиваются и имеют разветвленную сеть филиалов. Но для того чтобы ощутить эту пользу, нужно правильно выбрать исполнителя.

    LeaderTeam один из лидеров сегмента аутсорсинговых услуг. Просто поручите нашим специалистам провести инвентаризацию — и вы получите быстрый, правильно сформированный и качественный результат.

    Для заказа проведения инвентаризации достаточно оставить свой номер телефона в форме обратного звонка, и в течение 15 минут с вами свяжется специалист для уточнения деталей. Также вы можете позвонить нам по номеру телефона +7 (495) 258-37-27 или написать сообщение с кратким описанием проблемы на электронный адрес moscow@leaderteam.ru.