Принять на работу временно как правильно оформить

Содержание

Правильный алгоритм оформления приема на работу временно по срочному договору – документы и особенности процедуры

По основному правилу трудоустройство оформляется подписанием трудового договора, срок действия которого не определен, а расторжение может быть спровоцировано определенными Трудовым кодексом причинами.

Однако при отсутствии основного работника в месте работы длительный промежуток времени по уважительным причинам, на его место может быть принят временный сотрудник.

Процедура принятия лиц, срок службы которых предварительно известен, идентична основному процессу трудоустройства, однако сами документы могут иметь некоторые отличия.

Помимо этого, временный сотрудник наделяется особыми правами и гарантиями, соблюдение которых является обязательным.

В каких случая работника можно принять на временную должность?

Трудовое законодательство предусматривает возможность оформления трудящегося на временную работу при отсутствии возможности заключения бессрочного трудового соглашения.

Временное освобождение вакансии может быть спровоцировано рядом причин, например, уход работающей женщины на больничный по беременности и родам с последующим отпуском по уходу за малолетним ребенком или длительный больничный.

Законодатель устанавливает ряд ограничений для работодателя в возможности заключения срочных трудовых договоров:

  • запрет на подписание срочного документа с гражданами, имеющими условную судимость;
  • запрет заключения срочного контракта с инвалидами 3й группы;
  • отсутствие возможности принятия на работу временно граждан с тяжелыми заболеваниями и пр.

Помимо этого, Трудовой кодекс представляет ряд случаев, в которых срочный трудовой договор рекомендован к заключению:

  • с лицами, направленными на выполнение трудовых функций в другие государства;
  • граждане, принимаемые на выполнение гражданской службы;
  • при трудоустройстве лиц на предприятия (организации) с определенным сроком деятельности;
  • работники, трудоустраиваемые для выполнения определенной работы с известным сроком их окончания;
  • направленные биржей труда на выполнение работ общественного характера граждане.

Также срочный трудовой договор подписывается при приеме на работу:

  • трудящегося на вакансию, временно освободившуюся в силу отсутствия основного работника;
  • сотрудников, выполняющих сезонные работы;
  • граждан, необходимость в услугах которых будет длиться не более 2х месяцев;
  • стажера;
  • трудящихся, которые будут выполнять работы, не подпадающие под общее ведомство предприятия.

Временные работники пользуются дополнительными гарантиями:

  • при приеме на работу в обязательном порядке должны быть уведомлены о временности занимаемого вакантного места;
  • не могут приниматься для выполнения трудовых обязанностей с испытательным сроком;
  • не могут быть уволенными без предварительного уведомления;
  • при нарушении процедуры увольнения имеют право обращения в суд;
  • при привлечении к труду в выходные дни или праздники имеют право исключительно на денежную компенсацию;
  • при расторжении срочного договора должны получить расчет с учетом неиспользованного отпуска и всех видов доплат.

В тех случаях, когда с временным работником можно заключить постоянный трудовой договор, подписание контракта не допускается.

При досрочном выходе на работу временно отсутствующего постоянного сотрудника, лицо, работающее по срочному трудовому договору, уведомляется о предстоящем расторжении трудовых отношений не позднее, чем за три дня до представленной процедуры.

При проявлении высоких профессиональных качеств, временный работник по истечении контракта может быть переведен на другую временную или постоянную вакансию, высвободившуюся на предприятии.

Как правильно оформить принятие по срочному трудовому договору – пошаговая инструкция

Законодатель регламентирует идентичные процедуры приема на выполнение трудовых обязанностей временных и постоянных работников.

Первым этапом приема на работу является размещение вакансии о наличии временной вакантной должности.

Как правило, работодатель указывает причину отсутствия постоянного работника для уточнения срока, на который будет принят потенциальный временный работник.

После размещения вакансии работодатель рассматривает кандидатуры, которые откликнулись на нее и приглашает лучших кандидатов для дальнейшего прохождения собеседования.

При приглашении кандидатам озвучивается перечень необходимых для трудоустройства документов, наличие или отсутствие которых может стать преимуществом для приема или причиной для отказа в трудоустройстве.

Работодатель самостоятельно принимает решение о тематике собеседования и форме его организации.

Проводит беседу по выявлению соответствия кандидата вакантной должности уполномоченное руководством лицо (кадровая служба или непосредственная дирекция).

При положительном решении уполномоченное на проведение собеседования лицо проверяет наличие необходимых документов, перечень которых представлен законодателем.

Также кандидату, успешно прошедшему беседу, могут предложить написать заявление на приеме на работу временно.

Такое заявление подтвердит осведомленность сотрудника о срочности трудовых отношений.

Однако заявление о приеме на работу не обязательно, достаточно заключения срочного договора и издания приказа.

После полной комплектации пакета документов между кандидатом и руководителем подписывается срочное трудовое соглашение и издается приказ о принятии на работу временного работника, а кадровая служба проставляет соответствующую отметку в трудовой книжке трудящегося.

Какие документы нужны?

Выше указывалось, что процесс приема на должность временно соответствует принятию работника на постоянное рабочее место.

Перечень документов, которыми сопровождается представленная разновидность трудоустройства также не отличается от стандартных, к нему относятся:

  • трудовой договор временного характера;
  • приказ о приеме на работу;
  • также может потребоваться составление потенциальным временным работником заявления о приеме.

Когда срочника можно уволить?

Обязательным моментом принятия на работу трудящегося, должность которого будет оставаться свободной определенное время, является уведомление о предположительном сроке его работы на представленном предприятии.

Временность должности отображается и в документации, сопровождающей трудоустройство.

Увольнение временного трудящегося должно оформляться в соответствии с процедурой, разработанной законодателем и имеющей ряд особенностей:

  • Контракт расторгается по истечении срока, на который он заключался, после чего трудовые отношения с работником расторгаются;
  • Не зависимо от истечения срока трудового договора временный работник в обязательном порядке уведомляется о предстоящем прекращении трудовых отношений;
  • Между уведомлением и фактическим расторжением контракта должно пройти не менее 3х рабочих дней, которые предоставляются временному трудящемуся для постановки на учет на биржу труда.

Полезное видео

В каких случаях может заключаться срочный трудовой договор и особенности оформления такого договора, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В случаях, когда заключение бессрочного трудового соглашения является невозможным или нецелесообразным, с трудящимся может быть подписан договор, имеющий срок действия.

Работа, оформленная указанным документом, имеет свои особенности и выполняется определенный договором срок.

Временные работники наделяются рядом специальных прав и гарантий, соблюдение которых обязательно для всех работодателей.

В организациях достаточно часто принимают сотрудников на временную работу. Такие трудовые отношения требуют правильного оформления. Одним из основных документов в данном случае является приказ о приеме на работу временно, образец которого можно найти в конце статьи. Как правильно составить данный документ и в каких случаях его необходимо применять? Об этом далее.

Когда надо издавать приказ о приеме на временную работу

В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель должен оформить прием сотрудника на работу приказом, изданным на основании трудового договора. Приказ необходимо утверждать и в том случае, если заключаетсясрочный договор.

Основаниями для заключения срочного договора и издания распоряжения о временном трудоустройстве являются положения, приведенные в перечне статьи 59 ТК РФ. К ним относятся:

  • трудоустройство на сезонную работу;
  • выполнение временных работ в организации (сроком до двух месяцев);
  • замещение временно отсутствующего сотрудника;
  • выполнение работ, которые не относятся к основной деятельности организации;
  • выполнение работ, объем которых строго определен.
  • трудоустройство по направлению с биржи труда на конкретный срок;
  • стажировка или профессиональное обучение и др.

В некоторых случаях срочный трудовой договор может быть заключен по соглашению сторон: при поступлении на работу к работодателю-субъекту малого бизнеса с численностью персонала до 35 человек (или 20 в сфере торговли и бытового обслуживания), с пенсионерами по возрасту, с руководителями, их замами и главными бухгалтерами, со студентами-очниками и другими лицами, перечисленными в ч. 2 ст. 59 ТК РФ.

Приказ о приеме на работу временно составляется не только с целью определения периода работы. Он необходим для подтверждения факта оправданности заключения срочного договора. Трудовое законодательство запрещает заключать договоры о временном трудоустройстве в случаях, если работа будет выполняться на постоянной основе.

Особенности составления приказа о временном трудоустройстве

Унифицированной формы документа не существует. На практике приказ составляют по форме Т-1 или по образцу и правилам делопроизводства, принятым в организации. При использовании самостоятельно разработанной формы следует проконтролировать, чтобы в ней были указаны все необходимые сведения и реквизиты. В приказ обязательно надо включить пункт о том, что работа является временной. Также необходимо указать Ф.И.О. сотрудника, занимаемую им должность и срок выполнения работ.

Прием на работу можно проводить одним приказом для нескольких сотрудников одновременно. Количество лиц не ограничено никакими нормативными документами, но если документ получается излишне громоздким – применять такой подход не рекомендуется.

Приказ издается по факту подписания срочного трудового договора. Оформленный приказ обязательно должен подписать руководитель организации и принятый сотрудник, подтвердив тем самым факт ознакомления с его содержимым. Ознакомить сотрудника с текстом приказа нужно в течение трех дней с момента начала работы.

За оформление приказа несет ответственность сотрудник отдела кадров, секретарь, делопроизводитель или другой специалист, на которого возложена такая обязанность. Срок хранения документа в организации – 75 лет.

Какие сведения должны содержаться в приказе

  • Название организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
  • Дата составления и присвоенный номер.
  • Ф.И.О. нанятого сотрудника.
  • Название подразделения организации, если оно указано в договоре.
  • Вид трудоустройства (временное).
  • Вид выполняемой работы.
  • Размер заработной платы.
  • Длительность испытательного срока.
  • Реквизиты заключенного трудового контракта.
  • Строка для подписи генерального директора.
  • Строка ознакомления работника с распоряжением.

Как составить приказ

Приказ о приеме на работу временно составляется с учетом следующих требований:

  • в «шапке» приказа указывают название юридического лица (Ф.И.О. ИП) номер документа и дату его составления;
  • в приказ вносится Ф.И.О. гражданина, который будет принят на работу;
  • обязательно указание даты начала и окончания работы согласно трудовому договору;
  • далее прописывают название структурного подразделения, должность, условия приема на работу и характер работы; должность должна полностью совпадать с той, которая указана в трудовом договоре;
  • указывают сумму должностного оклада (тарифной ставки) и размер дополнительных выплат (если таковые предусмотрены);
  • ниже указывают основание для издания приказа (к примеру «Трудовой договор от 20.07.2018 № 15»);
  • затем надо указать должность и Ф.И.О. руководителя организации, который подпишет приказ;
  • в нижней части документа содержится строка «С приказом работник ознакомлен»; здесь же ставится подпись сотрудника, его Ф.И.О. и дата ознакомления с распоряжением.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Актуально на: 13 мая 2016 г.

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

Совмещение на время отпуска

Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).

Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.

Оплата за совмещение на время отпуска

Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем (ст. 155 ТК РФ). Она может быть установлена как в твердой сумме, так и, к примеру, в процентах от оклада сотрудника, ушедшего в отпуск.

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Подписи Сторон

Работодатель_________Г.С. Шелкопрядов

Работник__________Л.К. Сметанина

Приказ о совмещении на время отпуска

Совмещение оформляется соответствующим приказом, в котором желательно отразить:

  • причину, по которой работник будет совмещать свою и чужую работу. В данном случае причиной является отпуск другого сотрудника;
  • время, на которое работнику предстоит совмещать свою работу и работу отпускника;
  • обязанности, которые будет исполнять работник в связи с совмещением;
  • размер доплаты за совмещение.

Приказ о совмещении на время отпуска: образец

Данный приказ может выглядеть следующим образом:

ООО «Шелковый путь»

Приказ о совмещении должностей

В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:

1. В связи с отпуском старшего кассира Золотаревой Е.М. с 16.05.2016 по 29.05.2016 возложить обязанности старшего кассира согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на бухгалтера Сметанину Л.К.

2. Установить Сметаниной Л.К. за данный период времени доплату в размере 10000 (Десять тысяч) руб.

Генеральный директор Г.С. Шелкопрядов

С приказом ознакомлена:

Бухгалтер Л.К. Сметанина

Против совмещения

должностей не возражаю Л.К. Сметанина

Доплата за совмещение и НДФЛ

Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Совмещение должностей и кадровые документы

Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени.

Замещение на время отпуска

Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

Замещение сотрудника на время отпуска: оплата

Работник, замещающий коллегу на время его отпуска, получает зарплату в соответствии с выполняемой работой.

Заявление на замещение на время отпуска: образец

При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм (Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

Оплата при замещении и НДФЛ

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

Прием работника на время отпуска основного работника

Актуально на: 6 июня 2016 г.

Если ваш работник уходит в отпуск, а заменить его некем, одним из вариантов решения проблемы будет прием другого работника на время отпуска основного работника (ст. 59 ТК РФ). К приему на работу новых лиц работодатели обычно прибегают в тех случаях, когда основной работник уходит в отпуск на достаточно длительный срок.

Оформление временного работника

С новым работником работодатель должен заключить срочный трудовой договор. В нем следует указать дату начала работы, срок действия договора, причину «срочности», а также должность и ФИО отпускника, чьи обязанности придется исполнять вновь принятому сотруднику (ст. 57 ТК РФ). К примеру, в тексте может быть указано: «договор заключен на период отсутствия специалиста по делопроизводству Котоминой А.Н., отсутствующей в связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске».

В приказе о приеме на работу – форме N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) также должно быть указано, что новый сотрудник принят на время вместо основного работника. Для этого:

  • в шапке приказа «принят на работу по» можно указать не конкретное число, а по «дату выхода на работу…» и далее ФИО основного работника;
  • в строке «условия приема на работу, характер работы» указать: «на период временного отсутствия…» и далее ФИО основного работника.

Что касается трудовой книжки временного сотрудника, то в ней в соответствии с общими требованиями необходимо сделать запись о приеме на работу без отметки, что работать он будет взамен временно отсутствующего работника.

Особенности в работе временных сотрудников в зависимости от срока договора

Если отпуск основного работника продлится менее 2 месяцев, то с лицом, которое должно будет выполнять его обязанности, вы должны заключить срочный трудовой договор на срок до 2 месяцев (ст. 289 ТК РФ). Ему нельзя будет установить испытательный срок. Также временный сотрудник будет иметь право на отпуск. Длительность его определяется по принципу – 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 ТК РФ). Либо вместо отпуска вы можете выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск.

Если же в связи с более длительным отпуском основного работника срочный договор будет заключен на срок от 2 до 6 месяцев, то новому работнику вы сможете установить испытание, но максимум на 2 недели (ст. 70 ТК РФ). В части предоставления отпусков либо выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, на таких работников распространяются общие правила.

Справляемся своими силами, пока работник в отпуске

Исполнять обязанности ушедшего в отпуск работника может не только вновь принятый на его место человек, но и другие сотрудники, работающие в вашей организации. Тут возможны 2 варианта.

Замещение предполагает временный перевод одного из ваших работников на место сотрудника, ушедшего в отпуск (ст. 72.2 ТК РФ). В этот период переведенный работник выполняет только работу отпускника (про свои обязанности на предыдущей позиции он может забыть) и получает зарплату в соответствии с выполняемой им работой. Оформить замещение можно обычным приказом. Для этого вполне подойдет форма N Т-5 или форма N Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

При совмещении работник должен исполнять как свои непосредственные обязанности, так и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ). Поскольку в такой ситуации сотруднику приходится работать больше, то кроме причитающейся ему зарплаты он должен получать доплату за совмещение должностей. Ее размер устанавливается соглашением между работником и работодателем и зависит от объема, а также специфики исполняемой им работы (ст. 151 ТК РФ).

Как оформить временного работника на период отпуска основных сотрудников

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 августа 2016 г.

Содержание журнала № 17 за 2016 г.Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

В сезон отпусков, чтобы не было сбоя в деятельности организации, иногда возникает необходимость взять человека со стороны по срочному трудовому договору.

Когда срочный договор заключается на время отпуска одного сотрудника, то все просто — указываем срок до выхода на работу из отпуска конкретного отпускникастатьи 58, 59 ТК РФ.

Однако иногда нужно взять временного работника на период отпуска нескольких сотрудников. Например, по графику «сутки через трое» работает четыре человека. По графику отпусков они уходят в отпуск один за другим. Организации нужно взять одного временного работника на период отпусков этих четырех сотрудников.

Заключаем отдельный срочный трудовой договор на время отпуска каждого работника

По окончании отпуска первого работника нужно уволить временного работника и заключить с ним срочный договор на время отпуска второго работника. По окончании отпуска второго работника опять уволить временного работника и снова взять его на работу на время отпуска третьего работника и т. д.

Этот подход поддерживают и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Трудовым кодексом не предусмотрено продление трудового договора, за исключением отдельных категорий работников. Трудовой договор с работником, принятым на период отсутствия основного работника, завершается выходом на работу основного работника. Таким образом, при необходимости замещения другого работника следует заключать новый трудовой договор”.

Такой подход достаточно трудоемкий, так как нужно оформить кучу кадровых документов.

Каждый раз нужно знакомить работника с локальными нормативными актами, вносить в его трудовую книжку запись о приеме на работу, издавать приказ о его увольнении, выплачивать ему компенсацию за неиспользованный отпуск, вносить в его трудовую книжку запись об увольнении.

Поэтому некоторые действуют по-другому.

Можно ли продлевать срочный трудовой договор

Заключить срочный трудовой договор на время отпуска всех четверых сотрудников сразу нельзя, поскольку в нем нужно указать, на время исполнения обязанностей кого из отсутствующих работников он заключенст. 59 ТК РФ. Поэтому некоторые работодатели по окончании отпуска первого работника не увольняют временного работника, а изменяют условие договора о сроке, указывая в дополнительном соглашении, что срочный трудовой договор заключен на время ежегодного отпуска второго работника и т. д. Ведь ТК РФ прямо не запрещает изменять условие договора о срокест. 58 ТК РФ.

Да и Роструд ранее в одном из писем указывал, что ТК РФ предусматривает возможность внесения изменений в трудовой договор вне зависимости от его вида (срочный или бессрочный), в том числе в части изменения срока его окончания. То есть до окончания срока действия трудового договора (в нашем случае — до выхода основного работника из ежегодного отпуска) в него могут вноситься изменения путем составления и подписания дополнительного соглашения к трудовому договоруПисьмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6.

Однако Роструд не рекомендует в подобной ситуации применять этот вариант.

“Если необходимо взять временного работника на период отпуска нескольких сотрудников, то по окончании отпуска первого работника изменять условие о сроке трудового договора, продлевая его на время отпуска второго работника, нельзя. Нужно заключать новый трудовой договор на время отпуска второго работника”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

***

Кроме того, в Роструде нам посоветовали следующее, чтобы избежать оформления большого количества бумаг при заключении нескольких срочных договоров.

“Если в организации складывается такая ситуация, рекомендуется обратиться к услугам частного агентства занятости и заключить с ним договор предоставления труда работников (персонала). В этом случае оформляется минимум документов”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отпуска»:

2020 г.

2019 г.

  1. И снова об учебных отпусках, № 9
  2. Вопросы по отпускному резерву, № 4 Вывод КС: отпуска не горят, № 4
  3. В отпуск по порядку запишись!, № 23 Такой многоликий отгул, № 23
  4. Отпуска: делим, продлеваем, оформляем, № 16