Приходник без кассового чека

Как вести розничную торговлю

Смотреть видео

В этом уроке показано ведение розничных продаж для трех типов касс ККМ, движение денежных средств и формирование аналитики по продажам.

Для начала разберемся с учетом розничных продаж в самом легком варианте, с использованием автономной кассы.

Автономная касса ККМ

В этой ситуации касса никак не регистрируется в УТ 11, первичный учет продаж осуществляется в тетрадке/экселе.

Нужно будет самостоятельно создать документ Отчет о розничных продажах и отразить в нем данные о продажах за день:

В списке документов выбираем нашу кассу с типом Автономная ККМ:

Создаем новый документ, на первой вкладке указываем проданные товары:

На второй закладке указываем сведения о том, какая сумма была оплачена покупателями по банковской карте:

На следующих закладках указывается информация о подарочных сертификатах и бонусных баллах (подробно будем разбирать в следующих уроках):

Из документа можно распечатать следующие печатные формы:

На этом все, продажи в автономной кассе успешно отражены.

Фискальный регистратор

Для учета продаж в кассе ККМ с типом Фискальный регистратор есть отдельное рабочее место кассира (РМК):

Т.к. в предыдущем уроке мы включили авторизацию пользователей по штриховым и магнитным картам, теперь при запуске РМК обязательно нужно авторизоваться (сканером считать свой штрихкод):

Т.к. у меня сканера нет, то авторизацию по карте я отключу:

Рабочее место кассира выглядит так:

Т.к. в настройках у нас включен учет личных продаж менеджеров торгового зала, для каждой продажи должен быть выбран не только кассир, но и продавец:

После выбора продавца меняется заголовок рабочей области. Теперь можем подбирать товары в чек (сканером или вручную через форму подбора):

В стандартной форме подбора выбираем нужные товары и переносим в документ:

Столкнулись с проблемой — не проставилась цена:

Причина этого — выбран вид цен в карточке склада, для которого не было установки цен номенклатуры:

Выберем корректный вид цен, теперь цены успешны заполнились. Но видно другую потенциальную проблему — нет кнопки для оплаты банковской картой:

Для того, чтобы она появилась в настройках РМК добавим эквайринговый терминал:

Теперь кнопка появилась, нажимаем кнопку оплаты:

Программа предупреждает, что кассовая смена не открыта (каждое утро надо начинать с открытия смены), соглашаемся:

Вводим полученную сумму наличных:

Теперь продемонстрирую оплату по карте, создаю новый чек:

Заполняю товарами, нажимаю оплату картой:

Программа спрашивает, прошла ли оплата по карте на самом терминале:

Если прошла, то пробиваем чек:

При необходимости помимо кассового чека можем распечатать товарник:

В том случае, если клиент отсрочил оплату по какой-то причине, можем отложить чек (при этом товар можно зарезервировать за клиентом, или не резервировать):

Потом когда клиент вернется с деньгами, можно вернуться к отложенному чеку:

Программа сразу показывает, какие есть отложенные чеки:

Теперь можем принять оплату по чеку:

После закрытия магазина нужно закрыть кассовую смену (снять отчет с гашением, Z-отчет):

В результате на фискальном регистраторе печатается z-отчет, создается автоматически отчет о розничных продажах:

Помимо заполнения проданных товаров заполняется информация о суммах, оплаченных по эквайрингу:

Для анализа розничных продаж есть такие отчеты:

Теперь сделаем выемку денежных средств из кассы ККМ:

Вводим сумму:

Теперь осталось оформить приходный кассовый ордер (для оприходования ДС в кассу организации):

В ведомости по денежным средствам видим, что движение ДС отражено корректно:

Теперь для примера отразим внесение денег в кассу ККМ из кассы организации. Для этого создадим расходный кассовый ордер:

Обращаю ваше внимание, что кнопку Внесение в РМК нажимать не нужно:

ККМ offline

Теперь рассмотрим работу с третьим типом касс ККМ — ККМ offline. Принцип тут следующий — сначала из 1С выгружается аналитика по товарам и ценам в файл XML специального формата. Потом этот файл загружается в кассу и все продажи оформляются уже в самой кассе. В конце дня на кассе закрывается смена и в результате на кассовом аппарате формируется файл XML с данными о продажах. Затем этот файл загружается в 1С и в результате автоматически формируется документ Отчет о розничных продажах.

Откроем рабочее место по обмену с кассой:

Создадим правило выгрузки информации о товарах:

Выгружать в кассовый аппарат будем только товары, которые есть на остатках на складе, и на которые установлена цена:

Теперь выгружаем товары в файл:

Получаем файл такого формата:

Дальше этот файл загружается в кассовый аппарат и регистрируются продажи. В конце дня файл с информацией о продажах, созданный на кассе, загружается в 1С по одноименной кнопке:

При желании можно настроить автоматический обмен файлами между 1С и кассой через произвольный интервал времени:

Напоминаю, для того чтобы в рабочем месте по обмену с кассой ККМ offline была доступна сама касса, она должна быть выбрана в настройках текущего места:

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходные и расходные ордера — это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.

Формы и бланки кассовых документов

  • Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники
  • КМ-1 Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины
  • КМ-2 Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию
  • КМ-3 Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам
  • КМ-4 Журнал кассира-операциониста
  • КМ-5 Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста
  • КМ-6 Справка-отчет кассира-операциониста
  • КМ-7 Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации
  • КМ-8 Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ
  • КМ-9 Акт о проверке наличных денежных средств кассы
  • КО-1 Приходный кассовый ордер
  • КО-2 Расходный кассовый ордер
  • КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
  • КО-4 Кассовая книга
  • КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Чек и приходник одновременно выдавать не надо

Пархачева М.А., ген. директор Консалтинговой группы «Экон-Профи»
член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов

Со вступлением в силу Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон о ККТ) изменился порядок расчетов с юридическими лицами при осуществлении денежных расчетов: теперь при приеме от них наличных средств следует пробивать кассовый чек.

Многие специалисты считают, что при получении наличных денежных средств от юридических лиц помимо кассового чека организация (индивидуальный предприниматель) обязана также оформить приходной кассовый ордер и выдать квитанцию к такому ордеру покупателю. Аналогичную позицию высказало Управление МНС России по г. Москве в своем письме от 23 июля 2003 г. № 29-08/41041 «О разъяснении законодательства о применении ККТ», указав, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер.

По их мнению, такой вывод следует из п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций), который формально сохраняет свою силу и после вступления в силу Закона о ККТ. Согласно указанному документу прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Однако, по нашему мнению, покупателю не следует одновременно выдавать и чек и приходный кассовый ордер поскольку приведенный выше порядок приема наличных денег кассиром организациями не касается случаев, когда денежные расчеты осуществляются с применением контрольно-кассовой техники.

Дело в том, что Порядок ведения кассовых операций, а соответственно и порядок оформления кассовых документов (приходных и расходных ордеров) распространяется на случаи, когда речь идет о кассире, совершающем операции с наличными денежными средствами в специально оборудованном изолированном помещении, специально предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом помещение кассы должно быть изолировано, а его двери во время совершения операций — заперты с внутренней стороны . Обычно такое помещение называют центральной кассой.

Кассир центральной кассы обязан принимать денежные средства по приходным кассовым ордерам и выдавать их по расходным кассовым ордерам , которые оформляются по специальным правилам, указанным в Порядке ведения кассовых операций. Одновременно этот же кассир все поступления и выдачи наличных денег регистрирует в пронумерованной, прошнурованной и опечатанной кассовой книге, существующей в организации в единственном экземпляре.

Одновременно с центральной кассой в организациях могут существовать и операционные кассы, в которых денежные средства принимают кассиры-операционисты с применением контрольно-кассовой техники. Обычно такие кассы находятся в торговом зале организации или ином месте, позволяющем посетителям получать к ней неограниченный доступ. Место кассира-операциониста нельзя отнести в разряд специального хранилища, предназначенного для постоянного хранения денежных средств и обеспечивающего соблюдение Единых требований по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, предъявляемых ЦБ России к центральной кассе.

Обязанности кассира-операциониста также иные, они устанавливаются не Порядком ведения кассовых операций, а Законом о ККТ и принятыми в соответствии с ним иными нормативными документами (в частности, постановлениями Правительства России, регулирующими порядок применения контрольно-кассовой техники). Одной из таких обязанностей, установленных в ст. 5 Закона о ККТ является обязанность выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. Другой обязанностью кассира-операциониста является ведение учета денежных расчетов путем оформления журнала кассира-операциониста и иных документов, связанных с применением контрольно-кассовой техники.

Таким образом, порядок оформления расчетов с покупателями (клиентами) оформляется различными документами в зависимости от того, применяется или нет контрольно-кассовая техника при осуществлении тех или иных операций. В первом случае деньги получает кассир-операционист и выдает покупателю кассовый чек, а в конце рабочей смены он все поступившие деньги сдает в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Во втором случае денежные средства поступают в центральную кассу организации, и покупатель получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. В любом случае покупатель получит только один документ, подтверждающий оплату товаров (работ, услуг): либо кассовый чек либо корешок приходного кассового ордера.

Отметим, что позиция о том, что покупателю следует выдавать сразу два документа (чек и приходник), подтверждающих оплату товаров (работ, услуг), приведет к тому, что одна и та же операция будет оформлена дважды, и перед бухгалтером встанет вопрос: какой из двух документов следует заносить в кассовую книгу при учете поступающих средств и что делать с другим документом ?

Более того, выдав корешок приходного кассового ордера (одновременно пробив ту же сумму на контрольно-кассовой технике), организация вряд ли сможет в случае проверки доказать, что та же сумма пробита на кассовой машине, поскольку все суммы в ней, как правило, обезличены. Это даст налоговым органам возможность «наказать» организацию за неприменение контрольно-кассовой техники. Процесс доказывания обратного (быстрее всего, в суде) может стать мучительным и долгим.

К тому же обратите внимание на то, что произойдет в такой ситуации с контрагентом, представитель которого будет иметь на руках и кассовый чек, и корешок приходного кассового ордера. Поскольку для составления авансового отчета ему достаточно одного документа, недобросовестный работник может «использовать» полученный кассовый чек и приобрести себе лично какие-то товары. Конечно, мы утрируем ситуацию, но в каких-то случаях возможна она вполне вероятна.

Исходя из изложенного, на наш взгляд, организациям при наличных расчетах с юридическими лицами следует пробивать кассовый чек без составления приходных кассовых ордеров. И тем более без выдачи корешка.

Совсем другим вопросом является вопрос о том, как «отследить» взаиморасчеты с юридическими лицами и построить внутренний документооборот так, чтобы были «и овцы целы и волки сыты». Но решать его столь кардинальными мерами, как оформление двух расчетных документов, является просто опасным.

Проблема заключается в том, что в общем случае продавцам товаров (работ, услуг) следует отслеживать состояние расчетов по заключенным ими договорам, а кассовый чек, как указывалось выше, обезличен. Может сложиться такая ситуация, что отгрузив товар (и отразив задолженность покупателя на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи») бухгалтер не знает, как закрыть расчеты без оформления приходного кассового ордера, поскольку поступление наличных денежных средств не затрагивает состояние расчетов между юридическими лицами (в бухгалтерском учете на основании Z-отчета делается проводка по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Продажи»).

По нашему мнению, в сложившейся ситуации для построения внутреннего учета расчетов с покупателями товаров (работ, услуг) можно организовать соответствующий документооборот в зависимости от вида осуществляемой предпринимательской деятельности и закрепить его в учетной политике. В самом общем случае возможно предложить в качестве документа, позволяющего учесть расчеты с покупателями, использовать данные бланка приходного кассового ордера (без корешка). Например, такой документ может иметь следующий вид:

Приведенный документ может быть выписан в нескольких экземплярах и выдаваться всем заинтересованным лицам. В частности, один экземпляр рекомендуется выдать покупателю товаров (работ, услуг) , другой – останется у кассира и будет сдан в бухгалтерию вместе с Z-отчетом. Это позволит бухгалтеру (кассиру) корректно обработать поступившие документы и провести расчеты с юридическими лицами в нужном режиме (отразив поступление наличных денежных средств по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи» в части средств, поступивших от физических лиц, и в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части средств, поступивших от юридических лиц).

Отметим, что никаких проблем с точки зрения ведения взаиморасчетов с юридическими лицами не возникает в случае, когда отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг) и их оплата наличными денежными средствами (с применением контрольно-кассовой техники) происходят одновременно. Это связано с тем, что в таком случае обязательства сторон по заключенному договору выполнены, соответственно, отсутствует необходимость вести какие-либо расчеты .

Также не должно быть проблем и в случае, когда покупатель-организация вносит наличные денежные средства в качестве 100-процентной предоплаты, поскольку поступление таких сумм, по нашему мнению, оформляется приходным кассовым ордером в ранее действовавшем порядке.

Более подробно о применении контрольно-кассовой техники можно прочитать к готовящейся к изданию книге «Контрольно-кассовая техника: новый порядок применения» Пархачева М.А., Шеленков С.Н., Каминская Н.Л., информация о которой представлена на сайте www.econ-profi.ru

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Выдавать денежные средства кассир может и по иным документам (например, на основании платежной ведомости на выдачу зарплаты).

Сторонники позиции, предполагающей оформлять два документа, предлагают следующий выход из положения. Выданные организацией приходные кассовые ордера отражать в кассовой книге с пометкой «организации с выдачей кассового чека». На конец рабочего дня суммы дневной выручки организации по Z-отчету уменьшать на суммы, отраженные в приходных кассовых ордерах, выданных юридическим лицам.

Наличие такого документа исключит возникновение у покупателя проблемы включения в состав налоговых вычетов сумм НДС по приобретенным и оплаченным товарам (работам, услугам).

Хотя, конечно, до 1 января 2004 г. в рассматриваемой ситуации остается нерешенным вопрос о раздельном учете налога с продаж, поэтому плательщики этого налога могут воспользоваться предложенными ниже рекомендациями, которые одновременно позволять «отследить» и случаи, когда этот налог не выставляется покупателям товаров (работ, услуг).

В дополнение к выдаваемому покупателю-организации чеку, по его требованию, можно оформить и счет-фактуру.

Кассовый приход-расход по новым правилам

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 мая 2012 г.

Содержание журнала № 10 за 2012 г.На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Новое Положение о ведении кассовых операцийутв. Положением ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) породило волну вопросов об оформлении поступления денег в кассу и расходования из нее. Ответим на самые частые, но сначала разберемся, почему важно составлять кассовые документы правильно.

Зачем вам это нужно

ПРИЧИНА 1. Избежать штрафов. Как такового штрафа за неправильное оформление приема в кассу и выдачи из нее наличных не предусмотрено. Однако есть штраф за неполное оприходование денег в кассуч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. И налоговики пытаются подтянуть под него нарушения в оформлении не только приема, но даже и выдачи наличныхПостановление ВС от 28.01.2011 № 5-АД11-1.

ПРИЧИНА 2. Обеспечить внутренний контроль за движением наличных. Соблюдение правил ведения кассовых операций позволяет руководству установить, у кого и сколько денег находится или находилось на руках в любой момент времени.

ПРИЧИНА 3. Обезопасить себя и коллег от обвинений в растрате. Соблюдение правил важно и для всех материально ответственных за наличные деньги работников. Каждому из них оно дает доказательство того, что он полностью сдал суммы, за которые отвечал, а до этого — правомерно их получил.

ПРИЧИНА 4. Избежать налоговых претензий. При погрешностях в оформлении выдачи подотчетных сумм проверяющие могут придраться к оплаченным этими наличными расходам для налога на прибыль, а также попытаться переквалифицировать выданные суммы в выплаты, облагаемые НДФЛ и (или) страховыми взносами.

Принимаем наличные

Печатать содержание ЭКЛЗ за каждую смену — лишнее

М.А. Смирнова, г. Оренбург

Положение требует составлять ПКО на выручку на основании «изъятой» из ККТ контрольной ленты. Наша ККТ позволяет сформировать отчет о содержании ЭКЛЗ с расшифровкой всех операций за смену (он так и озаглавлен — «Контрольная лента»). Обязаны ли мы каждый день печатать эти километровые «портянки» и прикалывать их к ПКО или же достаточно Z-отчета?

: На роль заменителя «изъятой» контрольной ленты больше всего подходит Z-отчетПисьмо Минфина от 20.10.2010 № 03-11-10/126. Его можно получить только при закрытии смены и снятии остатков. Он содержит ровно ту информацию, которая нужна для составления ПКО. Ведь в ПКО вам нужно занести только общую сумму выручки, передаваемой из ККТ в кассу, и вовсе неважно, из каких поступлений и возвратов за смену она сложилась. А данные ЭКЛЗ налоговики при желании изучат при проверке. И если все совпадет, то никаких претензий за отсутствие распечаток содержания ЭКЛЗ они предъявить вам не смогут. Так что ежедневно печатать названный вами отчет не нужно.

СОВЕТ

Z-отчеты лучше не хранить в светлом месте — чтобы они не выцветали. Поэтому к ПКО прикладывать их не нужно. Достаточно указать данные отчета в приходнике в строке «основание», не упоминать среди приложений и хранить отдельно — в темном месте. Другой вариант — подшивать к ПКО ксерокопии Z-отчетов.

Сумму оплаты картами переносить из Z-отчета в ПКО не нужно

П.Ю. Балыбина, г. Пенза

Положение требует при применении ККТ оформлять ПКО на основании Z-отчета. Оплата картами попадает в Z-отчет наравне с оплатой наличными. Следует ли при заполнении ПКО сумму оплаты картами исключать из общей суммы по Z-отчету?

: Да. Ведь ПКО составляют только на сумму принятых наличныхп. 3.3 Положения. А сумма оплаты картами не является наличной выручкой и должна быть указана в журнале кассира-операциониста в графе 13 раздела «Оплачено по документам». Сопоставив одно с другим, налоговики легко установят, что выручку вы внесли в кассу и учли полностьюПисьмо УФНС по г. Москве от 11.05.2006 № 09-24/038509.

Некоторые модели ККТ выдают отдельный отчет по сумме оплат пластиковыми картами. Он может служить основанием для выделения из Z-отчета суммы наличной выручки, на которую нужно составить ПКО. В ином случае лучше проводить оплату наличными и оплату картами по двум разным отделам ККТ. Тогда сумма принятых наличных, которую нужно записать в ПКО, будет сразу видна в Z-отчете.

За ПКО на каждую продажу юрлицам и ИП не оштрафуют

П.Ю. Балыбина, г. Пенза

В Положении написано, что при продажах через ККТ нужно всю выручку приходовать в кассу по одному ПКО на основании Z-отчета за сменуп. 3.3 Положения. Но покупатели — юрлица и ИП, кроме чека ККТ, просят корешок ПКО. Да и нам самим так удобнее — сразу видно, от кого получены деньги, и можно закрыть долги в учете. Иначе потом сложно было бы разобраться, кто уже заплатил, а кто еще нет. Могут ли нас оштрафовать?

: Вы можете спокойно продолжать выписывать отдельный приходник на каждую продажу за наличные юрлицам и ИП. А в ПКО, составляемые на основании Z-отчетов за смену, вносить только ту часть пробитых по ККТ сумм, которая приходится на розничные продажи. Лучше в таком случае проводить продажи юрлицам (ИП) и обычным покупателям по разным отделам ККТ. Тогда в отчетах за смену они будут указаны отдельно и не придется доказывать инспекции, что суммы выписанных по отдельным операциям ПКО уже входят в общую сумму Z-отчета.

Причины для штрафа тут нет, потому что составление нескольких ПКО вместо одного никак не повлияет на полноту оприходования выручкист. 15.1 КоАП РФ. Кроме того, налоговики и сами называли квитанцию к ПКО среди документов, которые должны быть выданы при продаже юрлицам и ИП за наличныеПисьмо УФНС по г. Москве от 20.04.2011 № 17-15/38757. Обратите внимание: в справке кассира-операциониста (форма № КМ-6) в строке «принято и оприходовано по кассе, по ПКО № __ от __» придется перечислить и номера всех «разовых» ПКО, выписанных за смену.

На все БСО дня — один ПКО

А.Д. Никифорова, г. Москва

В Положении сказано, что наличные нужно принимать по ПКО (п. 3.1). Составление одного ПКО на всю сумму принятых за смену наличных предусмотрено только для случаев применения ККТ (п. 3.3). Мы ККТ не применяем, вместо чеков выдаем БСО. Неужели теперь нужно каждому клиенту выписывать ПКО?

: Не нужно. БСО приравнены к чекам ККТп. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, а значит, для вас действует названное исключение. И даже если инспекторы вдруг будут считать иначе, оштрафовать вас они не смогут. Судите сами: составление одного приходника на всю сумму поступлений по БСО никак не влияет на полноту оприходования наличной выручкип. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Нет ни ККТ, ни БСО: можно не выписывать ПКО на каждую продажу

А.С. Мельчик, Московская обл.

У нас розничный магазин, покупателей — 200—400 человек в день. Вмененка, ККТ нет, выдаем товарный чек по требованию покупателя. Мы теперь обязаны выписывать ПКО каждому покупателю?

: Строго по Положению такая обязанность у вас естьп. 3.1 Положения. Составлять один ПКО на всю дневную выручку оно позволяет только при применении ККТ на основании отчета за смену либо при применении БСО. А товарные чеки к кассовым не приравнены, и их выдача не гарантирует, что вы фиксируете каждое получение наличныхп. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Тем более что у вас нет чеков по всем операциям дня. Также вы не должны оставлять себе копии выданных товарных чеков или как-то их учитывать.

Но если вы не заключаете письменный договор с каждым покупателем, требование составлять ПКО на каждую продажу за наличные — абсурдно. Ведь розничные покупатели не обязаны даже называть свою фамилию, чтобы вы могли заполнить приходник. И в таком случае можно выписывать один ПКО на дневную выручку. А если вас попытаются оштрафовать за несоставление ПКО на каждый прием наличных, отбиться поможет вот какой аргумент. Штраф возможен только при наличии вины в совершении нарушения. И если выполнить правило невозможно (а в вашем случае вы не знаете ф. и. о. покупателя), то и вины в его невыполнении нет, а значит, не должно быть и штрафач. 1, 2 ст. 2.1 КоАП РФ.

Штамп и круглую печать можно объединить

И.В. Гулейкова, г. Омск

На квитанцию к ПКО нужно ставить специальный штамп «Принято» или «Оплачено». Это означает, что круглую печать можно не ставить? Ведь в форме квитанции предусмотрено только одно место для печати (штампа).

: Ставить круглую печать организации не требуют ни Указания Госкомстата по заполнению формы ПКО, ни Положение — в соответствии с этими документами достаточно штампа кассираУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88; пп. 2.3, 3.2 Положения. Однако на деле отсутствие круглой печати может привести к спорамПостановление ФАС ВСО от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08. Поэтому многие предпочитают, чтобы квитанции к ПКО были заверены именно круглой печатью. Тогда рядом с ней нужно ставить и штамп кассира «Оплачено». А можно заказать отдельную печать, которая будет использоваться специально для кассовых документов и содержать сразу и название организации с ее реквизитами, и слово «Оплачено» либо «Принято».

Квитанция ПКО на прием розничной выручки — тому, кто сдает деньги

И.В. Гулейкова, г. Омск

Нужно ли у ПКО, которым оформляется внесение в кассу розничной выручки из ККТ, отрывать квитанцию и гасить ее штампом? Если да, то где потом квитанция должна храниться?

: Да, квитанцию вы обязаны оторвать, поставить на ней печать и штамп и передать ее тому, кто вносит выручку из ККТ в кассу (это могут быть старший кассир, кассир-операционист, продавец)п. 3.2 Положения. У этого лица квитанция и хранится как доказательство того, что он всю выручку сдал.

Выдаем наличные под отчет

Для выдачи денег из кассы под отчет теперь нужно, чтобып. 4.4 Положения:

  • работник написал заявление с просьбой о выдаче денег;
  • директор своей рукой на заявлении написал сумму наличных и срок, на который их нужно выдать, поставил подпись и дату.

Директор не должен писать сам себе заявления

М.В. Королькова, г. Москва

У нас основной подотчетник — директор. Правильно ли я понимаю, что он теперь должен сам себе писать заявления на выдачу наличных под отчет и сам себе писать на них разрешение? Что-то язык не поворачивается ему об этом сказать.

: Достаточно письменного распоряжения (служебной записки) от директора — бухгалтерии: «Выдать мне под отчет такую-то сумму на такой-то срок на хозяйственные нужды. Подпись, дата». Главное, чтобы от руки были написаны сумма, срок и дата, а подпись была собственноручная (не факсимиле)п. 4.4 Положения. Этот документ и будет «подотчетным» заявлением.

Если РКО у вас подписывает директор, а не другой уполномоченный им работник, то заявлением может быть и сам РКО — нужно только, чтобы в нем от руки были написаны сумма, дата выдачи денег и срок, на который они выдаются.

Как облегчить директору бремя подписания «подотчетных» заявлений

Д.А. Сорокин, г. Сочи

У нас крупное предприятие, подотчетников более 150, куча ОП. Уже через месяц оформления подотчета по новым правилам директор заявил, что больше не собирается тратить время на «исполнение прихотей чиновников, утверждающих бестолковые правила»! Есть ли какой-то компромиссный вариант, чтобы и кучу ненужных бумаг не подписывать, и претензий проверяющих избежать?

: Предложите директору такой вариант: он своим приказом уполномочивает на подписание «подотчетных» заявлений кого-то из подчиненныхп. 1.2 Положения. Причем таких уполномоченных может быть несколько: например, руководители ОП или отделов — в отношении своих работников.

А если директор не хочет доверять распоряжение деньгами фирмы другим работникам? Тогда оптимизировать оформление подотчета можно иначе. На наш взгляд, от каждого постоянного подотчетника достаточно одного «рамочного» заявления: «Прошу выдавать мне деньги на то и на это». На нем директор поставит такую же «рамочную» визу: «Начиная с такой-то даты выдавать Иванову из кассы по мере необходимости наличные на то и на это в сумме и на срок, указываемые мною непосредственно в РКО при каждой выдаче».

Ведь в Положении прямо не сказано, что на каждый «подотчетный» РКО должно быть свое отдельное заявление, равно как и не сказано, что срок и сумму руководитель должен указать на заявлении точно, а не общей отсылочной формулировкой. Должны предупредить: сейчас сложно предсказать, как к такому способу «укрупненного» оформления выдачи денег под отчет отнесутся проверяющие.

Работники не обязаны писать «подотчетные» заявления от руки

Д.А. Сорокин, г. Сочи

На «подотчетном» заявлении директор должен написать разрешение своей рукой. А заявление работник тоже пишет от руки?

: Нет, заявление может быть печатным. Можно заранее напечатать стопку бланков заявлений с общей формулировкой «на хозяйственные нужды», в которых подотчетникам останется только расписаться. Включите в бланки разрешительную строку, куда директор (или уполномоченный им сотрудник) будет от руки вписывать срок, сумму и дату.

При командировке тоже нужно «подотчетное» заявление

У.С. Мальчева, Московская обл.

А когда мы в командировку отправляем сотрудника, с него тоже заявление на выдачу денег под отчет брать?

: Да, на всю сумму, кроме суточных. Суточные не являются подотчетными деньгами, основание их выплаты — приказ о командировке. На выдачу всех остальных наличных, о расходовании которых сотрудник должен отчитаться, в частности на билеты и оплату проживания, Положение требует оформлять заявление с разрешительной визой руководителя.

Вернуть деньги работнику можно без «подотчетного» заявления

У.С. Мальчева, Московская обл.

Работник потратил на нужды компании свои деньги и теперь просит их вернуть. Нужно ли для этого такое же заявление, как на выдачу денег под отчет, с визой директора?

: Не нужно. Оформление выдачи денег будет таким.

СИТУАЦИЯ 1. Работник сначала получил деньги под отчет, но потратил больше. Тогда он должен составить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие расходы. Отчет должен проверить главбух (бухгалтер) и передать на утверждение директору. И если директор его утвердит, то в установленный им срок нужно вернуть работнику сумму, потраченную им на нужды фирмы из своего карманап. 4.4 Положения.

СИТУАЦИЯ 2. Работник вовсе не получал денег под отчет, а сначала потратил свои. Тогда он должен написать заявление с просьбой вернуть деньги и приложить все документы, подтверждающие расходы. Основанием для выдачи наличных будет распоряжение (служебная записка) директора в адрес бухгалтерии и подписанный им РКО.

Под отчет — на банковские карты: заявление не обязательно

У.С. Мальчева, Московская обл.

Если деньги под отчет перечисляем на карточки, все равно должны взять с работника «подотчетное» заявление?

: Нет, это не обязательно. Ведь заявление необходимо только для составления РКОп. 4.4 Положения, а РКО составляют на выдачу наличных из кассыпп. 1.2, 1.8 Положения.

Срок сдачи авансового отчета зависит от ситуации

А.Д. Пронина, г. Коломна

Непонятно, в какой все-таки срок по новым правилам должен вернуть деньги подотчетник: в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который они выданы, или в первый рабочий день после истечения этого срока?

: Срок возврата неиспользованных подотчетных сумм теперь устанавливает директор. А вот для представления авансового отчета общее правило таково: работник должен сдать его в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы деньги. И только для случаев, когда работник на третий рабочий день не выходит на работу (заболел, ушел в отпуск и т. п.), предусмотрено исключение: отчитаться нужно в течение 3 рабочих дней, следующих за днем выхода на работуп. 4.4 Положения.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2020 г.

  1. Оформляем «процентный» чек ККТ, № 2

2019 г.

  1. Образцы возвратных чеков, № 21
  2. Онлайн-ККТ: разъяснения ФНС, № 20
  3. Используем онлайн-кассу правильно, № 18
  4. Применение ККТ: вовремя и без ошибок, № 17
  5. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
  6. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
  7. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1