Пояснения к 6 НДФЛ

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ

Актуально на: 13 мая 2019 г.

Расчет по форме 6-НДФЛ сдается налоговыми агентами – организациями, ИП, нотариусами (занимающимися частной практикой), адвокатами (учредившими адвокатские кабинеты) и обособленными подразделениями иностранных компаний в РФ, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, а также удерживают с этих доходов и перечисляют в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется в ИФНС по месту учета налогового агента за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев не позднее последнего числа следующего месяца, а отчет по итогам года – не позднее 1-го апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

При этом если последний день сдачи формы 6-НДФЛ совпадет с выходным или праздничным днем, то этот день переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

При среднесписочной численности сотрудников менее 24 человек включительно расчет по форме 6-НДФЛ можно сдать в бумажном виде, при среднесписочной численности 25 человек и более отчет сдается только электронно посредством телекоммуникационных каналов связи (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За нарушение порядка сдачи отчета в электронной форме предусмотрена ответственность в виде наложения штрафа в размере 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

За непредставление расчета 6-НДФЛ в установленный срок предусмотрена ответственность в виде взыскания штрафа в размере 1000 рублей за каждый месяц (полный или неполный) со дня, установленного для сдачи отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ: образец

Однако проверяющие не располагают информацией, по какой причине расчет по форме 6-НДФЛ не был представлен налоговым агентом в срок. И как следствие этого — в течение 10-ти дней по истечении дня, установленного для сдачи отчета, инспекторы могут заблокировать банковский счет организации (ИП) (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Для предотвращения разногласий с налоговым органом и дальнейшей блокировки счета, следует направить в ИФНС пояснительное письмо в произвольной форме с указанием причин непредставления расчета по форме 6-НДФЛ.

Образец пояснения в налоговую инспекцию по 6-НДФЛ: файл «Пояснительное письмо о непредставлении расчета 6-НДФЛ образец».

Если организация (предприниматель) решит направить в налоговый орган нулевой расчет 6-НДФЛ, то инспекторы примут отчет в установленном порядке (Письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@). Хотя представление нулевого расчета 6-НДФЛ является неправильным.

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ по другим основаниям

За представление расчета по форме 6-НДФЛ, который содержит ошибки, предусмотрена ответственность в виде взыскания штрафа в размере 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Как составить пояснительное письмо в ИФНС по ошибочному отчету или по требованию налоговиков читайте в статье.

Расчет 6-НДФЛ – одна из форм отчетности по подоходному налогу, которую налоговые агенты подают в ИФНС. В ходе камеральной проверки расчета у инспекторов могут возникнуть различные вопросы, по которым они запрашивают соответствующие пояснения у агента. Каким образом следует отвечать на запрос пояснений по 6-НДФЛ, расскажем в этом материале.

Предоставление пояснений в налоговую по 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами ежеквартально, начиная с 2016 года (приказ ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Проверив полученный Расчет, при обнаружении несоответствий, неточностей или ошибок, налоговики могут направить требование о предоставлении пояснений, которое требует ответа, либо о внесении исправлений в Расчет. Пояснения по 6-НДФЛ в налоговую нужно предоставить в срок не позднее 5 рабочих дней после получения требования (п. 3 ст. 88 и п. 2 ст. 105.29 НК РФ).

Игнорировать требования налоговиков не стоит, т.к. для налогового агента это чревато штрафом в размере 5000 руб., а при повторном неисполнении требования в течение календарного года – 20 000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).

Какой-либо установленной формы для составления пояснений не существует, поэтому их можно оформить в произвольном виде. Важно, чтобы пояснения были убедительно сформулированы и обоснованы.

Пояснения в налоговую: ошибки 6-НДФЛ

Прежде чем сдавать 6-НДФЛ, расчет необходимо проверить на соответствие контрольным соотношениям (письмо ФНС РФ от 13.03.2017 № БС-4-11/4371). Если этого не сделать, «камералка» выявит, например, несоответствие между данными расчета 6-НДФЛ и справками 2-НДФЛ, либо иные нарушения, из-за которых расчет не будет принят инспекцией. Перечень основных нарушений по форме 6-НДФЛ был недавно опубликован ФНС РФ в письме от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216.

Частая причина для запроса пояснений налоговиками – техническая ошибка в расчете. Налоговый агент может допустить обычную опечатку, которая исказит показатели и приведет к логическим несоответствиям. Например, при внесении суммы налоговых вычетов указали лишний ноль, и в результате вычеты превысили сумму дохода.

Кроме пояснений в налоговую по 6-НДФЛ, образец которых мы приводим, необходимо подать в ИФНС исправленную форму с уточненными показателями.

Руководителю ИФНС России № 43 по г. Москве

от ООО «Антарес»

ИНН 7701111111/КПП 770000000

ОГРН 12345678910111

Исх № 12/34 от 19.11.2017

Пояснения

В ответ на ваше требование № 0001-111-33/222 от 15.11.2017 г. сообщаем следующее:

в представленном нами расчете по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. допущена техническая ошибка – опечатка, в результате которой возникло несоответствие: сумма налоговых вычетов по строке 030 превысила сумму начисленного дохода по строке 020. Исправленный расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г представлен в ИФНС 19.11.2017 (копию прилагаем).

Приложение: копия расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г

Генеральный директор Павлов В.В. Павлов

Пояснения при отсутствии ошибок в 6-НДФЛ

ИФНС может направить требование не только при обнаружении явных ошибок, но и в ряде других случаев. Поводом для истребования пояснений может послужить все, что заинтересовало инспекторов: расхождение между суммами удержанного и перечисленного налога, удержание НДФЛ ранее, чем выплачена зарплата, или отсутствие перечисления налога в бюджет и т.д.

В таком случае по форме 6-НДФЛ пояснения налоговой даются без представления «уточненки», ведь отчет составлен верно, но необходимо объяснить причину возникшей ситуации. Например, расхождение между начислением и перечислением налога возникло по вине банка, который не перевел вовремя средства с расчетного счета налогового агента. Для подтверждения своих слов нужно приложить к пояснениям все имеющиеся документы (выписки банка, копии платежек и т.п.).

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ: образец при отсутствии данных

Когда фирма, или ИП в течение отчетного года не производят начисления и выплаты физлицам, они не являются налоговыми агентами по НДФЛ. В связи с этим у них не возникает обязанности представлять отчетность по налогу, в том числе и нулевой расчет 6-НДФЛ. Сообщать об этом в ИФНС организации и ИП тоже не обязаны, но инспекция вполне может затребовать пояснения и по этому поводу.

Приведем пример пояснения в налоговую по 6-НДФЛ при отсутствии данных для его заполнения:

Руководителю ИФНС России № 47 по г. Москве

от ООО «Волна»

ИНН 7701111222/КПП 770000000

ОГРН 33345678910111

Исх № 12/34 от 19.11.2017

Пояснения

В ответ на ваше требование № 0002-333-44/567 от 13.11.2017 г. сообщаем следующее:

ООО «Волна» за период с 01.01.2017 по 30.09.2017 налоговым агентом по НДФЛ не являлось, исчисление, удержание и уплата НДФЛ в указанный период не производилось.

В связи с вышесказанным «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом» по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. не предоставлялся.

Работодатель, согласно п. 2 ст. 230 НК РФ, обязан подавать отчет по форме 6-НДФЛ в ИФНС. Если, по каким-либо причинам, работодатель не предоставил в налоговую инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ или были выявлены ошибки в расчете, то ему необходимо предоставить пояснение в налоговую.

В каких случаях составляются пояснения в налоговую по 6-НДФЛ

В пояснении, необходимо указать разъяснение о причине непредставления отчетности или о допущенных ошибках в предоставленном расчете 6-НДФЛ. Иначе, работодателя могут привлечь к ответственности за непредставление данного отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ) или наложить арест на расчетные счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

От подачи отчета по форме 6-НДФЛ освобождаются работодатели, которые, по каким-либо причинам, не начали деятельность или прекратили свою деятельность в году, предшествующей отчетному периоду. У таких работодателей, нет данных для заполнения формы, но им лучше предоставить пояснения в налоговую инспекцию, чтобы избежать штрафных санкций.

Пояснительная записка адресуется руководителю налоговой инспекции. Строгой формы оформления пояснительной записки к форме 6-НДФЛ нет. Текст пояснительной записки составляется произвольно, в котором отражена причина, по которой работодатель не представил отчет по форме 6-НДФЛ за отчетный период или разъяснения о выявленных ошибках в отчете.

Далее, пояснительная оформляется на фирменном бланке, где отражены основные данные (полное наименование, ИНН, юридический адрес, контактная информация), регистрируется, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Подавать пояснительную записку в налоговую инспекцию можно разными способами, например:

  • в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС);
  • по почте (желательно оставить себе копию пояснительной записки);
  • отнести в налоговую инспекцию нарочно или через курьера.

Наиболее распространенными ситуациями, когда работодателю необходимо предоставить пояснительную записку считаются:

  • неизбежный документ;
  • пояснения к нулевому отчету;
  • пояснения по выявленным ошибкам в отчете;
  • несоответствие в показателях;
  • несоответствие дат указанных в строках 100, 110 и 120;
  • срок подачи отчета и так далее.

В случае выявления ошибки в отчете налоговым инспектором, работодатель может подать корректирующую отчетность в течение пяти рабочих дней, согласно, п. 3 ст. 88 НК РФ, следовательно, работодатель не обязан предъявлять пояснительную записку. Если работодатель не представил корректирующий отчет или пояснительную записку в указанный срок, то его могут оштрафовать на 5 000,00 руб., согласно ст. 129.01 НК РФ.

В случае с нулевым отчетом, налоговая инспекция обязана принять такой отчет на основании письма ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928.

Образец пояснений по 6-НДФЛ для налоговой

Рассмотрим подробнее наиболее распространенные случаи пояснений в налоговую инспекцию по расчету 6-НДФЛ с образцами заполнения:

  • в отчетном периоде не начавшие деятельность организации:

  • сдача нулевого расчета:

  • обнаружение ошибок показателей в расчете 6-НДФЛ:

Как ответить на требование налоговой о предоставлении пояснений по заполнению строки 120 в расчете 6-НДФЛ?

Цитата (ПИСЬМО от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ В ОТНОШЕНИИ ЗАПОЛНЕНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ФОРМЫ 6-НДФЛ): Федеральная налоговая служба в отношении порядка заполнения и представления формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), сообщает следующее.
1. В отношении представления в налоговые органы формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).
В соответствии с абзацем 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее — расчет по форме 6-НДФЛ), за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, а также формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме».
В этой связи, налоговые агенты, начиная с отчетного периода первого квартала 2016 года, обязаны ежеквартально представлять в налоговые органы по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ.
Обязанность налоговых агентов представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода, в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. При этом налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
В соответствии с пунктом 2 статьи 230 Кодекса налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения представляют расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделении, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.
Налоговые агенты — организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, имеющие обособленные подразделения, заполняют расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.
2. В отношении заполнения формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).
Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.
Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.
Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 Кодекса, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Кодекса, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Кодекса.
Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».
В соответствии с пунктом 2 статьи 223 Кодекса датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Согласно пункту 4 статьи 226 Кодекса налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.
При этом, налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Таким образом, в случае если работникам заработная плата за март 2016 года выплачена 05.04.2016, а налог на доходы физических лиц перечислен 06.04.2016, то операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, следующим образом: по строке 100 указывается 31.03.2016; по строке 110 — 05.04.2016; по строке 120 — 06.04.2016;
по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели. В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году. Например, заработная плата за декабрь 2015 года выплачена 12.01.2016, в этом случае данная операция в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ не отражается, а в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года отражается следующим образом: по строке 100 указывается 31.12.2015; по строке 110-12.01.2016; по строке 120 — 13.01.2016;
по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели. В случае если работнику сумма оплаты отпуска за март 2016 года выплачена 05.04.2016, то данная операция отражается в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом: по строке 100 указывается 05.04.2016; по строке 110 — 05.04.2016; по строке 120 — 30.04.2016;
по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.
Действительный государственный
советник Российской Федерации
2 класса
С.Л. БОНДАРЧУК