Построчный перевод документов

Минфин считает, что оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировки (билеты, счета гостиниц), должны быть переведены на русский язык

В своем очередном письме, которое посвящено признанию командировочных расходов для целей налога на прибыль, Минфин коснулся двух спорных ситуаций.

Во-первых, финансовое ведомство вновь подтвердило, что оплату проезда командированного работника на такси организация может учесть в расходах (см. об этом Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Во-вторых, Минфин затронул вопрос документального обоснования расходов при загранкомандировке. В Письме указано, что при направлении сотрудника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а;

— командировочное удостоверение по форме N Т-10;

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, вернувшись из командировки, работник в течение трех дней обязан составить авансовый отчет по форме N АО-1. К нему должны прилагаться оправдательные документы: авиа- или железнодорожные билеты, счета гостиниц, другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Также к авансовому отчету прикладываются копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке.

Все эти оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Минфин обосновывает такое требование ссылками на ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации» и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Насколько необходимо переводить на русский язык счета гостиниц и авиабилеты? Обратимся к упомянутому п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Действительно, в нем говорится о том, что первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Но при направлении работника в командировку первичными учетными документами являются уже упомянутые приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. А первичным учетным документом, на основании которого производится списание подотчетных денежных сумм, является авансовый отчет по форме N АО-1. Об этом прямо говорится в Приказе Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55, которым утверждена его форма.

Счета гостиниц и авиабилеты первичными учетными документами не признаются. Они не содержат всех обязательных реквизитов, которые перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а самое главное — ими не оформляются хозяйственные операции, при расходовании подотчетных денежных сумм первичный документ — это авансовый отчет. Билеты и счета гостиниц должны лишь прилагаться к авансовому отчету для подтверждения произведенных расходов. Следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык, и требовать такого перевода налоговые органы не вправе.

На практике организации, чтобы избежать вероятных споров с налоговыми органами, проще перевести данные документы. Поэтому отметим, что привлекать для этого профессиональных переводчиков не нужно. Выполнить перевод можно и силами специалистов организации, что подтверждает и финансовое ведомство в Письме от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 (см. об этом подробнее в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Перевод чека для бухгалтерии

Самая популярная категория документов для финансового перевода — это чеки, инвойсы, счета и другие отчетные документы для бухгалтерии. Перевод таких документов не является сложным для переводчика, но отнимает много времени и выматывает своей однотипностью.

Сотрудники крупных фирм, в особенности связанных с журналистской деятельностью, а также компаний, имеющих выход на международный рынок товаров и услуг, довольно часто совершают служебные командировки по всему миру. Отчеты о поездках они предоставляют в бухгалтерию в виде чеков, инвойсов и квитанций на разных языках. Для осуществления финансовой отчетности бухгалтерии необходим перевод всех этих документов на русский язык. И бюро переводов «Flarus» всегда радо оказать помощь в данном вопросе.

В нашем бюро такие переводы оцениваются по принципу «один чек — одна страница». Если чек содержит надписи на нескольких языках, имеет дополнительные товарные листы и пояснения, могут быть исключения из правил.

Традиционный расчет стоимости перевода по знакам в тексте выглядит издевательством, т.к. в кипе из 100 чеков может оказаться текста на пару стандартных страниц, а работы для переводчика будет на несколько дней. Согласитесь, это не совсем адекватная оценка стоимости перевода финансовых документов.

Перевод отчетности, чеков, счетов-фактур, инвойсов представляет собой монотонный и длительный процесс, зачастую требующий индивидуального подхода не только к определенному заказу, но и к каждому документу в заказе.

Однажды мы получили претензию от клиента, которому перевели партию чеков за такси, которым он пользовался в командировке только за то, что указали в назначении платежа «оплата такси», а не «оплата кэба» (дело было в Великобритании). Выяснилось, что таким образом бухгалтерия клиента не сочла это представительскими расходами…

Говоря о переводе финансовых документов, необходимо отметить наиболее трудные для переводчиков моменты:

  • Отсканированные копии иной раз помятых или сложенных чеков отнюдь не способствуют увеличению скорости перевода.
  • В странах с двумя официальными языками двуязычность чеков встречается почти повсеместно, но бывают случаи и с чеками, например, из Германии, когда почти весь счет представлен на английском языке, а где-нибудь в середине документа неожиданно появляется недублируемый немецкий текст. В чеке из Польши почему-то может встретиться словенский язык, а в квитанции из Норвегии – шведский.
  • Сложность с расшифровкой аббревиатур. Мы не говорим здесь о, пожалуй, самом частотном употреблении – НДС, VAT, TVA, BTW, ALV, ПДВ и подобных сокращениях «налога на добавленную стоимость» во многих других языках. Аббревиатуры экономят место на чеке – это понятно. Но перевести их порой бывает не просто сложно, а даже невозможно, не зная реалий того города, края или страны, откуда был привезен этот счет.
  • В чеках часто встречаются надписи, сделанные от руки. Рукописные строчки, иной раз, совершенно не поддаются расшифровке.
  • Иногда, десятки, а то и сотни чеков, присланных на перевод, носят ни о чем не говорящее название «Скан». Это сильно замедляет процесс расчета стоимости перевода.

Мы всегда рады помочь вашей фирме перевести чеки из командировок сотрудников. Наши редакторы по переводу юридической и финансовой документации разработали и составили подборку шаблонных финансовых документов, которые будут полезны тем, кто имеет дело с заключением и ведением договоров с иностранными компаниями и вынужден часто прибегать к услугам переводчиков.

Мы будем признательны, если вы примете во внимание перечисленные выше трудности, связанные с переводом чеков, по возможности сможете облегчить нашу работу корректными названиями файлов, а также принять в расчет трудоемкость процесса перевода финансовой отчетности.

О переводе на русский язык первичных учетных документов для целей налогообложения

Л. И. Баянова

Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов» № 10/2017

Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Нужно ли переводить документ дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?

Как известно, в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы.

Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Должен ли документ быть переведен дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Это подчеркивают и контролирующие органы: первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории Российской Федерации официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном (см. Письмо ФНС России от 11.07.2012 № ЕД-4-3/11376@ вместе с Письмом Минфина России от 26.06.2012 № 03-08-13).

По данному вопросу см. также Постановление ФАС ДВО от 20.03.2012 № Ф03-912/2012 по делу № А04-4017/2010, где говорится о необходимости построчного перевода составленных на японском языке документов, подтверждающих командировочные расходы.

Как указал ФАС ДВО в Постановлении от 01.07.2011 № Ф03-2632/2011 по делу № А04-4017/2010, именно на налогоплательщике лежит обязанность переводить на русский язык представленные оправдательные документы на иностранном языке, если налоговый орган приостановит проведение выездной налоговой проверки для осуществления такого перевода.

При этом следует учитывать недавнее мнение Минфина, высказанное в Письме от 18.05.2017 № 03-01-15/30422, что фирменное наименование товара может не переводиться на русский язык, поскольку при переводе могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Однако тут должно быть соблюдено условие – из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. В письме финансовое ведомство сослалось на пример из арбитражной практики – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК по делу № А50-7727/2006-А7.

Отдельного внимания заслуживает Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, где говорится следующее. В случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа).

Обратите внимание:

Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена данная функция в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе от руки, при этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик (Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.