Порядок выдачи вкладышей в трудовую книжку

Содержание

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Факт вшивания в трудовую книжку дополнительных листов должен быть зафиксирован в учетном журнале. Образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» делают и в самой книжке: такая отметка имеет вид оттиска штампа. Пометки должны содержать реквизиты вкладыша, по которым его можно идентифицировать (серия и номер бланка).

Зачем нужна запись о вкладыше

Работодатели должны вносить в трудовые книжки сведения о трудоустройстве нанятого человека в 5-тидневный срок после приема на должность.

В этой записи должны быть отражены такие данные:

  • наименование работодателя;
  • должность;
  • дата, приходящаяся на первый рабочий день.

При увольнении указывают причины ухода и дату. Также отражать надо все случаи переводов и выдачи поощрительных наград.

По закону ведение вкладыша в трудовую книжку, который вшивают в неё, происходит по единым правилам с оформлением самих трудовых формуляров. Вообще зачем вкладыш в трудовую книжку?

Дело в том, что все данные должны быть внесены без сокращений, что приводит к быстрому исчерпанию лимита листов в книге. Ключевые требования к заполнению трудовых книжек содержит в Инструкция от 10.10.2003 г. № 69.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Если чистые строки и страницы в одном из разделов книжки закончились, нельзя захватывать пространство других содержательных блоков. В этой ситуации необходима выдача вкладыша в трудовую книжку. Образец его заполнения должен соотноситься с шаблоном, приведенным в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 (документ Правительства РФ).

Вкладыш должен быть пришит к трудовой, его нельзя приклеивать или крепить степлером. В нем недопустимы помарки и исправления.

Законодательно закреплен порядок приобретения дополнительными листами юридической силы: момент действительности бланка наступает при условии его совместного использования с трудовой книжкой. Отсюда понятно, действителен ли вкладыш без трудовой книжки. Конечно, нет.

Подробнее об этом см. «Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?»

Запись о том, что трудовая книжка содержит один или несколько вкладышей необходима для обеспечения полноценного контроля движения этих бланков. Каждому вкладышу присвоен уникальный номер и серия. Эти реквизиты помогают идентифицировать конкретный бланк из всех имеющихся форм.

Вот как выглядит вкладыш в трудовую книжку: он имеет титульную страницу, отражающую персональные данные работника, и содержательную часть. Второй блок идентичен табличной части раздела о работе или поощрениях.

Как проставлять отметки о вкладышах

Учет вкладышей ведут в расходно-приходной книге и книге учета движения этого типа бланков. Первый вид журнала находится в бухгалтерии и обеспечивает отражение перемещения каждого вкладыша в бухгалтерском учете. Вторую учетную книгу заполняют представителями кадровой службы.

После прошивки вкладыша с основным документом ставят в трудовую книжку штамп «Выдан вкладыш». Образец обязательно отражает также серию и номер вкладыша на этом штампе. Поэтому он должен содержать пустые поля для внесения реквизитов бланка.

Методическими правилами не оговорено место, где необходимо проставлять штамп. Оптимальным считается его размещение на титульной странице или на обложке с внутренней стороны.

Главное требование – используйте именно штамп. Его не заменяют надписями от руки. Текст не должен перекрывать другие записи.

Унифицированных формулировок и шаблона для штампа не предусмотрено. Предприятия сами подбирают шрифт и его размер, цвет чернил.

Всегда актуальный вопрос, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Это – работодатель. Он несет ответственность и за приобретение штампа.

Где взять штамп

Получить штамп можно несколькими способами:

  • заказать услугу изготовления штампа по собственному эскизу;
  • приобрести в магазине канцтоваров готовый штамп типового шаблона;
  • сделать самонаборную модель.

Оттиск штампа становится действительным после внесения в него данных о серии и номере вкладыша. Номер состоит из комбинации 7 цифр. Серия может быть обозначена так:

  • если согласно поданному образцу заявления на вкладыш в трудовую книжку был выдан бланк, отпечатанный Гознаком после 2010 года, бланка будет обозначен серией ВТ-I;
  • если дата выпуска вкладыша зафиксирована ранее 2010 года, то серия будет состоять из символов ВТ.

Также см. «Вкладыш в трудовую книжку».

Трудовая книжка: образец штампа «Выдан вкладыш»

Сотрудник предприятия повышен в должности. Нужно сделать соответствующую запись в трудовую. Однако книжка закончилась, и запись сделать негде. Надо выдать вкладыш и новую запись сделать уже в нем. Как правильно поставить штамп в трудовую книжку «Выдан вкладыш»? Приведем образец.

Закончилась трудовая, нужно выдать вкладыш

В ситуации, когда трудовая книжка окончилась, и места для новой записи нет, положено оформлять вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Вкладыш сам по себе, без трудовой книжки не имеет силу, поэтому от должен быть обязательно вшит. Нумерация записей во вкладыше продолжается, а не начинается заново, потому что вкладыш становится частью трудовой книжки (11, 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку (образец)

Когда сотруднику выдается вкладыш, то в трудовой книжке надо проставить штамп с надписью «Выдан вкладыш», а также указать его серию и номер (п. 39 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Обычно штампик ставится на Титульном листе трудовой книжки, в его правом верхнем углу. Хотя закон место, где нужно ставить штамп, не регламентирует.

Не забудьте, что штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку нужно ставить повторно при выдаче следующего вкладыша. То есть новый штамп надо ставить всякий раз, как сотруднику выдается новый вкладыш в трудовую книжку.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д.

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку.

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Скачать форму вкладыша

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем (его сотрудниками), во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
  2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а ни в коем случае дата заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т. д.).
  4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кроме того, категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
  5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
  6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.


Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Итоги

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом. Количество вкладышей не ограничено.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Вшивать документ или нет?

Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается. Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

  1. Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
  2. Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
  3. Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.
  4. Закрепляют нить крепким узлом.
  5. Запечатывать сургучом не нужно.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

  1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
  2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
  3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
  4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
  5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

  • Изъять ошибочно заполненное приложение.
  • Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
  • Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
  • Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
  • Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Что это за приложение и в чем его важность

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Также запрещены следующие действия:

  • вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
  • оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя. Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников. Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Приложение – это важный, хотя не всегда необходимый формуляр. Он имеет те же данные и размер что и трудовая книжка.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

  • «Отработка при увольнении по собственному желанию — 2018»;
  • «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Подписаться

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —} тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Рекомендуемая последовательность

Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению. В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша. При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «}Сведения о работе»} работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «}Сведения о награждениях»}, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «}Сведения о награждениях»}, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «}Сведения о награждениях»}, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1 кодекса Российской Федерации
Закрытое акционерное общество «}Лининвест»}

(ЗАО «}Лининвест»})

2 17 01 2014 Запись за номером 1 недействительна
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «}Сведения о работе»}, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

кодекса Российской Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Например: