Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Содержание

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Что делать, если документы оформлены на работника?

Итоги

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

  1. Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

ВАЖНО! Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет.

  1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.
  1. В течение трех рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — .

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Пример 1

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5 500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6 280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

См. также: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Пример 2

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5 411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

  • Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
  • Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

  • Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
  • Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

  1. Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
  2. Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
  3. Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Расчеты с подотчетниками

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2019 г.

Содержание журнала № 6 за 2019 г. АКТУАЛЬНО ОСН | УСН | ЕНВД | ЕСХН | ПСНЛ.А. Елина,
ведущий эксперт Как все-таки решается вопрос с чеками онлайн-ККТ при оплате товаров подотчетником? Можно ли для выдачи аванса под хозяйственные нужды использовать зарплатную карту работника? Действительны ли чеки со старой ставкой НДС? Ответы на эти и другие актуальные подотчетные вопросы — в нашей статье.

Упомянутые в статье Письма ФНС и Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

При расчетах через подотчетника не нужно применять ККТ

Хотим выдать деньги работнику под отчет для того, чтобы он купил товар у другой организации. Надо ли нам использовать онлайн-ККТ и выбивать электронный чек с признаком «расход»? И надо ли обеспечивать подотчетников карманными ККТ для выдачи чека продавцу в момент покупки?

— Нет, не надо. Дело в том, что при расчетах с подотчетными лицами не надо применять онлайн-кассы: ни в момент выдачи денег из кассы, ни в момент их возврата подотчетником.

Ведь это не получение и не выплата денег непосредственно за товары, работы, услугист. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Выдача под отчет не подтверждает факт оплаты товаров, работ или услуг. Кроме того, подотчетник не является для работодателя ни продавцом, ни покупателемПисьмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ (п. 3).

Когда подотчетник покупает товар у другой компании, ему не надо выступать в роли кассира и использовать ККТ при расчетах с продавцом

•предъявляет доверенность от своего работодателя и вносит оплату в рамках имеющегося договора, то фактически расчеты происходят между организациями и/или ИП, а ККТ обязан применять продавец. Кстати, до 01.07.2019 не обязательно указывать в чеке наименование и ИНН покупателя (организации или ИП). При этом покупатель (в том числе его подотчетное лицо) не должен использовать онлайн-ККТ. В частности, не требуется направлять «расходный» кассовый чек продавцу;

•не предъявил доверенность и продавец не может достоверно установить, что пришедший к нему человек является подотчетным лицом какой-либо организации или ИП, то продавец применяет онлайн-ККТ в порядке, который предусмотрен для расчетов с покупателями — физическими лицами. В момент передачи денег продавцу подотчетник также не должен выбивать чек ККТ. Так что нет нужды обеспечивать подотчетников переносными ККТ.

Есть лишь одно исключение из вышеуказанных правил. Подотчетник, приобретающий товары для организации или ИП, должен пробить чек, если он покупает товары для перепродажи у обычных физических лиц (не ИП)Письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707.

Для выдачи аванса заявление подотчетника не обязательно

Как правильно оформить выдачу работнику аванса для хозяйственных трат? Надо ли требовать с него заявление? Или достаточно оформить один расходный кассовый ордер?

Теперь для того, чтобы выдать деньги под отчет, у организации должен быть один из следующих документовп. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У:

•или распорядительный документ юрлица (ИП), к примеру приказ руководителя или иного уполномоченного работника о выдаче денег под отчет. Также это может быть постановление или протокол совета директоров;

•или письменное заявление подотчетника, на котором руководитель поставил свою подпись и дату.

Какой бы из этих двух документов вы ни решили составить, в нем должны быть указаны цель получения денег работником, их сумма, а также срок, на который выдаются деньгиПисьмо ЦБ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642.

Если работник потратил свои деньги, их можно возместить без авансового отчета

Надо было срочно купить хозтовары. Работник оплатил их за свой счет. Принес подтверждающие документы. Можем ли мы возместить ему деньги из кассы и какой документ для этого надо составить?

— Да, конечно. Вы должны возместить работнику деньги, потраченные им на товары, приобретенные для вашей организации.

Поскольку аванса ваш работник не получал, он может написать заявление (служебную записку) с просьбой компенсировать его расходы, связанные с приобретением ценностей для нужд организации. К нему сотрудник должен приложить оправдательные документы. Руководитель должен утвердить это заявление, к примеру написать на нем «Утверждаю. Бухгалтерии — оплатить», поставив дату и свою подпись. После этого бухгалтерия может:

•выдать работнику деньги, оформив расходный кассовый ордер. В строке «Основание» нужно написать «Компенсация расходов на покупку хозтоваров для организации»;

•оприходовать приобретенные ценности.

Однако часто в бухгалтерской программе автоматически делаются проводки по оприходованию ценностей, приобретенных работниками, лишь на основании авансового отчета. И бухгалтерам проще даже в рассмотренной ситуации составить авансовый отчет, а не делать проводки вручную на основании заявления работника. А некоторые подстраховываются — составляют авансовый отчет и прикладывают к нему заявление работника.

Зарплатная карта подходит для перечисления подотчетных сумм

Можем ли мы перечислять подотчетным работникам аванс, а также перерасход аванса на их зарплатные карты? Оформлять выдачу денег через кассу не всегда удобно.

— Да, это допустимо. Минфин, Центробанк и Федеральное казначейство не против того, чтобы работодатель переводил деньги подотчетникам на их зарплатные карты: будь то аванс или компенсация их расходов, сделанных в интересах организацииПисьма ЦБ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048; Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896; Минфина от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

В поле платежки «Назначение платежа» сделайте пометку «Подотчетные деньги», или «Аванс на оплату командировочных расходов», или «Выдача под отчет на покупку товаров по заявлению от _____». Главное — чтобы было понятно, что это не доход работника, и была ясна цель перевода денег.

Получив аванс на карту, подотчетник может расплатиться за товар:

•или безналично — используя свою зарплатную карту;

•или наличными — сняв с карты деньгиПисьмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (п. 8 приложения).

Помним про лимит расчетов наличными

Надо оплатить поставщику (организации) товар стоимостью 150 000 руб. У него налоговики заморозили банковский счет, он просит внести наличные. Можем ли мы эту сумму выдать нашему работнику под отчет, чтобы он расплатился за товар?

— Это небезопасно. Рассчитываясь от лица вашей организации (или ИП) деньгами, полученными под отчет, работник должен соблюдать лимит, установленный Центробанком для расчетов наличными. Напомним: между организациями (ИП) в рамках одного договора предельный размер для таких расчетов составляет 100 000 руб. Это ограничение обязаны соблюдать оба участника расчетов: и получатель наличных, и ваша организация как плательщикп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.

За превышение лимита расчета наличными налоговики могут оштрафовать и вашу организацию (ИП), и поставщика в течение 2 месяцев со дня проведения сверхлимитных расчетовч. 1 ст. 4.5, ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ. Так, руководителя организации и ИП могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 руб. А штраф на организацию может составлять от 40 000 до 50 000 руб.ч. 1 ст. 15.1, примечание к ст. 2.4 КоАП РФ

Если вы относитесь к субъектам малого и среднего предпринимательства и впервые превысили лимит расчетов наличными, то вместо штрафа налоговики могут вынести предупреждениеч. 2, 3 ст. 3.4, ст. 4.1.1 КоАП РФ; Письмо ФНС от 22.12.2016 № СА-4-7/24729.

Внимание

Не поможет избежать штрафа (предупреждения) внесение наличных поставщику в разные дни несколькими платежами, каждый из которых не превышает 100 000 руб., а вместе они превышают эту сумму, если договор будет один и тот же.

Но если вы по нескольким разным договорам внесете поставщику суммы, каждая из которых не превышает 100 000 руб., то нарушения не будет.

Оплата подотчетником крупной суммы поставщику банковской картой

Выдали деньги работнику под отчет, переведя их на его зарплатную карту. Может ли подотчетник перечислить исполнителю за оказанные услуги 110 000 руб. со своей карты? Не будет ли это нарушением расчетов наличными?

— Перечисление работником денег со своей банковской карты не относится к расчетам наличными. Это безналичная операцияп. 12 ст. 3 Закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ. Следовательно, на нее не распространяется ограничение в 100 000 руб.

Сроки для отчета зависят от ситуации

Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег?

Если в компании часто выдаются деньги под отчет, целесообразно утвердить специальную обучающую инструкцию для работников с требованиями к первичке, с порядком получения денег и со сроками отчета по ним

— Сроки для составления авансового отчета зависят от того, для каких целей был получен аванс.

Так, если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Причем независимо от срока, который указан в приказе или заявлении на выдачу авансап. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Также не имеет значения, как был получен аванс: в наличной форме или безналичной (на банковскую карту работника).

Если же наличные деньги были выданы на другие цели, то подотчетник должен составить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы средстваподп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

В случае когда указанные сроки пропущены по причине болезни или отпуска работника, он должен отчитаться о своих тратах в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работуподп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги для целей, не связанных с командировкой работника, были перечислены ему на карту (получены им безналично), нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных суммподп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Справка

Если работник вовремя не отчитался о полученном авансе, проверяющие могут счесть, что он получил доход. И потребуют уплаты НДФЛ и страховых взносовПисьмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808.

•или на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания/взыскания (в том числе путем прощения долга работнику);

•или на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из зарплаты, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Если в дальнейшем долг будет возвращен, надо будет сделать перерасчет страховых взносов.

•или дата, с которой взыскание стало невозможно. К примеру, дата истечения срока исковой давности;

•или дата принятия руководителем решения о прощении долга или иного решения об отказе от взыскания.

Удержать НДФЛ надо за счет любых денежных доходов работникап. 4 ст. 226 НК РФ.

Рублевый возврат остатка валютного аванса

Один из наших работников поехал в заграничную командировку. Для него мы сняли евро с нашего валютного счета и выдали через кассу. По итогам командировки у него осталась валютная сдача. И возвращает он нам ее в рублях по курсу ЦБ на дату возврата. Не сочтут ли проверяющие, что у нас незаконные валютные операции? Не грозит ли нам штраф?

— Во-первых, при направлении работника в заграничную командировку правомерна выдача аванса в иностранной валютеп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; п. 6 ч. 1 ст. 1, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ; Письмо ЦБ от 30.07.2007 № 36-3/1381. Это разрешенная валютная операция.

Во-вторых, Законом о валютном регулировании не установлено каких-либо ограничений, касающихся обязанности работника вернуть остаток ранее полученной иностранной валюты для командировки именно в валюте выдачи.

В-третьих, получение от вашего работника рублей — это операция по передаче валютным резидентом рублей другому валютному резиденту (вашей компании). То есть такая операция вообще не относится к валютнымпп. 5, 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

Следовательно, работник может вернуть в кассу вашей организации рублевый эквивалент неизрасходованной суммы валютного аванса. И каких-либо нарушений валютного законодательства при этом не будет, так что штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ вам не грозит.

Учтите, что при колебании курса иностранной валюты на дату погашения долга (возвращения рублевого эквивалента остатка валютного аванса) у вас могут образоваться курсовые разницы — как в бухгалтерском, так и в налоговом учетеПБУ 3/2006; п. 11 ст. 250, подп. 7 п. 4 ст. 271, подп. 5 п. 1 ст. 265, подп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Оформляем получение неизрасходованного остатка

Работник хочет остаток аванса либо внести в кассу, либо перечислить на наш банковский счет. Какие документы мы должны оформить в том и в другом случае?

— Если остаток будет внесен в кассу наличными, то вам надо будет составить приходный кассовый ордер. Нужно выдать работнику квитанцию к ПКО, которая подтвердит, что он вернул остаток денегподп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У. А затем сделать запись о принятых деньгах в кассовой книгеподп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У.

В случае если работник будет переводить деньги безналично со своей банковской карты (иного банковского счета), предупредите его, чтобы в назначении платежа он указал «Возврат остатка подотчетных сумм».

Получив от работника деньги, сделайте в авансовом отчете отметку о возврате остатка подотчетных сумм: укажите внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера либо реквизиты банковского перевода.

Фальшивые чеки расходы не подтвердят

Один из подотчетников получил деньги на канцтовары. Канцтовары принес, но долго тянул с авансовым отчетом. Потом составил его, приложил к нему чеки ККТ. Но они какие-то странные. Что делать бухгалтерии? Принять отчет или нет?

— По общему правилу, если приложенные работником подтверждающие документы соответствуют требованиям, установленным законодательством, организация не должна проверять их на подлинность и достоверность.

Однако если внешний вид чеков, предоставленных работником, вызывает у вас подозрения, то лучше проявить бдительность и проверить, реальные они или нет. Если это онлайн-чек, то для его проверки можно воспользоваться:

•бесплатным приложением от ФНС «Проверка чеков», отсканировав с чека QR-кодп. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ;

•памяткой ФНС, чтобы сличить все необходимые реквизитыПисьмо ФНС от 03.07.2018 № ЕД-4-20/12718.

В ином случае (если работник принес не онлайн-чек) можно связаться с продавцом товаров (по телефону или с помощью интернет-ресурсов) и узнать, действительно ли он выдавал такой чек.

Если окажется, что чек фальшивый, то его нельзя рассматривать в качестве документа, подтверждающего расходы подотчетника. Также не получится подтвердить таким чеком и собственные налоговые расходы на приобретение ТМЦ.

Внимание

Чтобы не было проблем с подтверждением расходования подотчетных средств, при выдаче аванса проинструктируйте работника, какие документы надо принести и в какой срок. Можно даже сделать специальную «подотчетную» инструкцию с фотографиями правильно оформленных чеков и бланков строгой отчетности. Тогда работник при покупке сможет оценить, устроят ли бухгалтерию документы, выдаваемые продавцом. Если нет — лучше поискать те же товары у другого продавца.

Кроме того, если авансовый отчет с приложенным к нему фальшивым чеком будет принят и утвержден, то проверяющие наверняка сочтут, что ваша организация выплатила работнику доход. А это означает, что они могут доначислить вашей организации зарплатные налоги (НДФЛ и страховые взносы), а также пени и штрафыПостановление АС СЗО от 16.10.2018 № Ф07-12463/2018.

Правда, поскольку канцтовары ваш работник все же принес, может быть, вам удастся доказать, что дохода у него не возникло. Но вероятно, что для этого придется обращаться в суд. В случае если вы сможете доказать, что рыночная цена приобретенных работником канцтоваров соответствует той, что указана в авансовом отчете, судьи могут встать на вашу сторонуПостановление АС ПО от 18.07.2018 № Ф06-35389/2018; Решение АС Томской области от 21.02.2018 № А67-6928/2016 (Внимание! PDF-формат).

Новые чеки со старой ставкой НДС пока действительны

Подотчетник приложил к авансовому отчету чек ККТ, в котором указана старая ставка НДС — 18%. Хотя покупка сделана в феврале 2019 г. Как оприходовать ТМЦ по такому чеку? Какую сумму налога вычитать для определения их стоимости для целей налогообложения прибыли: указанную в чеке (по ставке 18%) или рассчитанную по ставке 20%? Или такой чек вообще недействителен?

— Поскольку чек пробит в I квартале 2019 г., он считается действительным, даже если в нем указана старая ставка НДС (18%). ФНС разрешила выбивать такие чеки продавцам до конца марта 2019 г., даже если реализация товаров (работ, услуг) должна облагаться уже по ставке 20%Письмо ФНС от 13.12.2018 № ЕД-4-20/24234@. Связано это с тем, что на перепрошивку кассовых аппаратов (обновление программ для ККТ) требуется время.

А вот с определением суммы НДС, приходящейся на покупку, надо разбираться. Напомним, что по кассовому чеку по общему правилу вычет НДС заявить не удастся — для этого нужен счет-фактура от продавцаПисьмо Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127. Если такого счета-фактуры нет, то НДС вы не можете ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах, в том числе и в составе стоимости приобретения ТМЦ.

Если продавец с проданных подотчетнику товаров должен был исчислить НДС по ставке 20%, то логично, ориентируясь на принцип зеркальности НДС, и вашей организации для целей определения налоговой стоимости ТМЦ считать входной налог по той же ставке. Можно сделать бухгалтерскую справку-расчет, указав в ней причины пересчета НДС (неверная ставка НДС в чеке, выданном продавцом в I квартале 2019 г.). Не забудьте сослаться на Письмо ФНС № ЕД-4-20/24234@Письмо ФНС от 13.12.2018 № ЕД-4-20/24234@.

Но будет безопаснее, если вы свяжетесь с продавцом и попросите письменно разъяснить, каковы причины указания старой ставки НДС в чеке, а также в какой сумме был исчислен НДС с операции по реализации товара вашему работнику.

Кстати, если вы получите от продавца счет-фактуру, то сможете заявить вычет указанного в нем входного НДС.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

  1. Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
  2. Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

  • — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция;
  • — для железнодорожного транспорта — контрольный купон.

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

  • п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
  • п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

  1. Для авиаперевозки:
  • маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
  • посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:

Письма Минфина:

от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296

от 06.04.2015г. №03-03-06/19229

от 29.01.2014г. №03-03-07/3271

от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)

2. Для железнодорожной перевозки:

  • контрольный купон.

Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится.

Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14.

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777)

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Посмотрим, что потребуется перевести:

  1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012.

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794).

Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.

На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Пример

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет

Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор

Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету

Затем билет выдан сотруднику:

Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!

Пример (продолжение)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету

Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:

Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные

Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Когда оформляется авансовый отчет

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

Возмещение расходов по командировке

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

Бухучет возмещения расходов сотруднику

Итоги

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте .

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте .

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны .

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.

Содержание журнала № 20 за 2012 г.На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы». Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора). Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции.

Сверхлимитную выручку можно выдавать под отчет хоть каждый день

Участник victor314

Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?

: С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита. Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формулеп. 1 приложения к Положению ЦБ от 12.10.2011 № 373-П. Эта формула позволяет установить лимит исходя из самой большой дневной выручки, которая у вас когда-либо была. А в случае ее увеличения — изменять лимит так часто, как это необходимо, — хоть каждый день.

Относительно выдачи денег под отчет можно сказать следующее: даже если будет очевидно, что вы их выдаете только для того, чтобы не оставлять в кассе и не сдавать в банк наличные сверх лимита, то при правильном оформлении документов проверяющие не смогут предъявить вам никаких претензий. Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи — тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей. Таким образом, формально все правила будут выполнены.

Если работник тратит свои деньги, а потом получает возмещение от организации — это не подотчет

Участник Kontra

В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 30 дней. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет. В сданном авансовом отчете (например, на 30 сентября) есть чеки не только за текущий месяц (сентябрь), но и более ранних периодов, например за июль.
Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно «спонсирует» организацию? Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчета? Есть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека?

: Минфин еще в 2006 г. пояснил: такую ситуацию не следует рассматривать как приобретение организацией материалов у работника, а возмещенную сумму — как выплату работнику дохода, с которого должен быть удержан НДФЛПисьмо Минфина от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.

Когда работник приобретает материалы за свой счет без специального распоряжения руководства, решение о необходимости этих затрат для компании и, соответственно, об их возмещении работнику должен принимать директор. Если директор решит их возместить, то тем самым одобрит сделку по приобретению материалов от имени компаниист. 183 ГК РФ.

Обратите внимание: возмещение расходов — это не выдача денег под отчет. Поэтому установленный для подотчетных денег срок тут не важен. А срок, в течение которого работник может обратиться за возмещением, ничем не ограничен.

Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет.

Работник отчитался за подотчетные деньги позже срока? Матвыгоду считать не надо!

Участник Tatiana44

Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги?

: Если работник отчитался за выданные ему под отчет деньги позже установленного руководителем срока, у организации нет обязанности определять материальную выгоду и исчислять с нее НДФЛ. Ведь случаи, когда у работника появляется доход в виде материальной выгоды, четко сформулированы в ст. 212 НК РФ. И рассматриваемая ситуация там не упомянута. Расценивать же полученные деньги как заемные нет никаких оснований.

С этим согласен и сотрудник ФНС России.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КУДИЯРОВА Елена Николаевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

“Деньги, которые работник получает под отчет, не признаются выплатой в его пользу, поскольку работник получил их, чтобы оплатить какие-либо расходы в пользу организации. При этом должно быть документально подтверждено целевое расходование подотчетных сумм. Следовательно, полученные под отчет деньги, по которым работник впоследствии отчитался (пусть и с опозданием), не являются объектом налогообложения по НДФЛ. Материальной выгоды здесь нет”.

Сотрудник, купивший билеты для себя и напарника, может отчитаться за двоих

Участник Климентьева

Подотчетное лицо (рядовой сотрудник) приобрело билеты для себя и своего коллеги. Кто должен отчитываться за эти билеты? Как за командировку должен отчитываться сотрудник, для которого приобрели билеты? Какие документы должны быть представлены, если билеты оплачивались по безналу через Интернет с карточки сотрудника?

: Если сотрудник оплатил билет через Интернет, то ни кассового чека, ни документа, подтверждающего оплату картой, у него не будет. Но они и не нужны. При авиаперелете вполне достаточно маршрут/квитанции и посадочного талонаПисьма Минфина от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 01.07.2010 № 03-03-07/23. При поездке на поезде достаточно приложить к авансовому отчету электронный билет. При покупке билета на сайте РЖД его можно распечатать в любой момент. Эти документы подтверждают факт не только самой поездки, но и оплаты билетаПисьмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719.

И маршрут/квитанция, и электронный билет являются документами строгой отчетностип. 2 Приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса от 31.08.2011 № 228.

Учитывая это, в вашей ситуации отчитаться за билеты можно так:

  • <если>сотруднику, купившему билеты, были выданы деньги в подотчет — он может приложить к своему авансовому отчету оба билета (как свой, так и билет своего коллеги);
  • <если>деньги под отчет не выдавались — сотрудник, купивший билет, должен написать заявление на возмещение расходов и приложить к нему билеты.

Подотчетник может и сам отчитаться за билеты, купленные для него директором

Участник DDJ

У нас директор любит покупать билеты себе и другим командированным работникам, расплачиваясь за них личной карточкой. А потом сам собирает наличные с сотрудников — и каждый за себя отчитывается. Причем до начала командировки денег бухгалтерия никому не выдает. Как составлять авансовые отчеты в этом случае?

: Строго говоря, описанная вами ситуация — не совсем правильная. При направлении работника в командировку организация должна выдать ему аванс на приобретение билетов, оплату гостиницы и так далее. Либо организация может заранее приобрести для работника билеты и оплатить гостиницу, выдав ему на руки только суточные. Это закреплено в Положении об особенностях направления работников в служебные командировкиутв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Если же директор решил из личных денег купить билеты для себя и других командированных, то он должен написать заявление о возмещении ему расходов по всем билетам. И затем получить от организации по расходному кассовому ордеру или по безналу деньги в возмещение расходов.

А у вас получается так, что все сотрудники, направленные в командировку, сами оплатили свои билеты (из личных средств), передав деньги директору. Поэтому в вашем случае:

  • <если>из электронного билета (маршрут/квитанции) видно, чьей банковской картой он оплачен, то работники для подтверждения своих расходов и получения денег от организации должны приложить к заявлению на возмещение расходов по командировке:
  • билет;
  • расписку директора о том, что он получил от конкретного сотрудника деньги за этот билет.

Как видим, это существенно усложняет документооборот;

  • <если>из электронного билета (маршрут/квитанции) не видно, с чьей банковской карты были списаны деньги, то каждый из работников может приложить к своему заявлению о возмещении расходов только этот билет (маршрут/квитанцию). И никаких расписок от директора не потребуется.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: