Печать в трудовой

Трудовая книжка – это очень важный документ, который необходим каждому для учета трудового стажа. Поэтому заполнять ее нужно в соответствии с требованиями законодательства. Кадровики, которые не имеют большого опыта работы, интересуются, надо ли ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу.

Когда ставится печать

Перед любым работодателем наверняка однажды возникал этот вопрос при принятии на работу, увольнении, переводе из одного структурного подразделения в другое сотрудника. Печать имеет свою четкое месторасположение, менять которое нельзя – она ставится либо на титульном листе, обязательно в правом верхнем углу, либо внутри книжки.

Запись данных

При внесении данных работника работодатель должен поставить печать на титульном листе, но перед печатью обязательно указываются личные данные работника:

  • ФИО}
  • дата рождения}
  • указание образования}
  • название профессии или специальности работника.

После того, как данные внесены, сотрудник расписывается на титульном листе, подтверждая достоверность информации. Лишь после этого ставится печать. Стоит заметить, что все эти данные заполняются лишь на основании определенных документов – паспорта, диплома и т.д. Без какого-либо документа, подтверждающего сведения о работнике, кадровик не имеет права вносить их в трудовую книжку. Поэтому для тех, кто не знает, ставится ли печать в трудовой книжке при приемке на работу, нужно сказать – ставится, если трудовая оформляется впервые. Место ее расположения – титульный лист.

Изменение данных

Где ставится печать при изменении данных сотрудника? Необходимость поменять данные обычно возникает при смене сотрудником фамилии, имени, отечества или других данных. При этом прежнюю запись аккуратно зачеркивают одной сплошной чертой, после чего вписывают новые данные на основании предоставленных сотрудником документов. При этом с обратной стороны обложки уполномоченный сотрудник ставит свою печать и подпись.

Во время выдачи вкладыша

Встречаются ситуации, когда нужные страницы трудовой книжки уже заполнены. В этом случае сотруднику выдается вкладыш. При этом на титульной странице ставится штамп, сообщающий о выдаче вкладыша. Без трудовой книжки этот вкладыш недействителен.

Увольнение

Во время увольнения по собственному желанию либо по другим причинам, руководитель (или исполняющее его обязанности лицо) ставит подпись и печать в трудовой книжке.

Последовательность внесения данных в трудовую книжку при приеме на работу:

  • заголовок (название организации, пишется посередине третьего столбца),
  • номер,
  • дата,
  • сведения о работе,
  • приказ, на основе которого были сделаны записи.

Нужна ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Согласно законодательству Российской Федерации, юридические лица должны иметь свои гербовые печати, которые ставятся практически на всех документах.

К таким документам относятся:

  • трудовые книжки,
  • распоряжения, инструкции,
  • приказы руководителя.

Если нужно определиться с тем, ставится ли печать в трудовую книжку при приеме на работу, следует обратиться к законодательству. Среди основных моментов, когда ставится печать – только первичное заполнение трудовой и увольнение. Поэтому печать при приеме не ставится.

Если на предыдущем месте работы печать не была поставлена

Если работник решил сменить место работы по каким-либо причинам, он должен обязательно забрать из отдела кадров (или непосредственно у начальника) свою трудовую книжку. После этого владелец трудовой передает ее в руки нового начальства. Если окажется, что печать отсутствует, на новом месте работы трудовую книжку могут посчитать недействительной. В этом случае у работника есть два выхода:

  • завести новую книжку (если нет опасений о потере стажа)}
  • восстановить печать на прежнем рабочем месте.

Первый вариант зачастую неприемлем для работника, так как в этом случае теряются данные о страховом и трудовом стаже, что в будущем негативно скажется на размере пенсии. Наиболее предпочтителен второй вариант – если можно без труда обратиться на прошлое место работы. Сотрудник при этом подает запрос о восстановлении необходимой печати на титульной странице. Если бывшее начальство отказывается удовлетворить запрос, то сотрудник имеет право подать в суд. Главное – не затягивать, так как организация может претерпеть определенные изменения, и тогда восстановить трудовую книжку будет уже невозможно.

Если с тем, должна ставиться ли печать в трудовой книжке при приеме на работу, все понятно, нужно обратить внимание на такую распространенную проблему, как ошибки в записях.

Ошибки в трудовой книжке: печать организации

У организации бывает не одна печать, а несколько. Случается, что кадровик или другое ответственное лицо по ошибке ставит не печать организации, а штамп. Исправить печать, естественно, невозможно. Поэтому прибегают к такому способу: в строке ниже ставят правильную печать, не делая никаких приписок.

Исправление личных данных

Работники отдела кадров при заполнении трудовой книжки очень часто допускают ошибки. И хотя эти ошибки могут быть совсем мизерными (Наталья – Наталия) они играют существенную роль и могут принести немало проблем. Если в трудовой книжке допущена ошибка, ее необходимо исправить, в противном случае документ могут посчитать недействительным.

Чтобы исправить допущенную ошибку в имени, нужно зачеркнуть тонкой, одной-единственной, но заметной линией неверную информацию на титульном листе и вверху (или справа) написать верную. Следует также указать документ, который послужил подтверждением для изменения данных.

Когда данные, которые были исправлены, проверит владелец данного документа, кадровик обязан указать свою должность, ФИО, дату внесения исправлений и печать организации, в которой он работает. Теперь записи, внесенные в трудовую книжку, являются подлинными и имеют юридическую силу. Печать, которая располагается уже внутри трудовой книжки, обычно ставится таким образом, чтобы не закрывать часть написанного (к примеру, скрывать часть фамилии или точный год рождения).

Этот нюанс на самом деле очень важен, так как такую трудовую книжку могут посчитать сфальсифицированной. Поэтому разобраться, ставится ли печать в трудовой книжке по принятию на работу, очень важно для любого кадровика.

Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.

Место, где ставят печать в трудовой книжке

При первичном и последующем оформлении на работу, переводе с одной должности на другую в рамках одного предприятия либо переводе из одного структурного подразделения в другое, при увольнении и в других случаях перед работодателем стоит важный вопрос, где ставят печать в трудовой книжке.

При внесении данных

В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

  • его фамилия, имя, отчество}
  • день, месяц и год рождения}
  • информация о получении им соответствующего образования}
  • наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

При изменении данных

Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Печати в трудовых книжках: особые случаи

Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».

Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.

Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.

Какая печать должна быть использована при совершении записей в трудовую книжку?

В положениях, закрепленных действующим законодательством Российской Федерации, упоминается о двух видах печатей, а именно:

  • печать организации}
  • печать кадровой службы.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Правильное расположение печати

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Что делать, если печать в трудовой книжке поставлена неверно?

При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?

Не проставлена печать организации

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Неверные реквизиты организации

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной} во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.

Бывают ли трудовые книжки с записями без печати? Что делать, если поставлена плохая печать? Как сотруднику отдела кадров понять, где и какую печать ставить и можно ли исправить ту, что плохо видна? Почему некоторые люди ищут печать за деньги и чем это может грозить работодателю – эти важные вопросы мы постарались раскрыть подробно.

Чтобы подделать запись в «трудовой» нет необходимости прибегать к ухищренным способам, так как этот процесс достаточно простой. Единственным барьером здесь является печать работодателя, который этим способом старается исключить подделку своих записей. Именно этот нюанс служит гарантом того, что запись настоящая.

В то же время далеко не все работодатели, включая сотрудников кадровых служб, имеют ясное понимание того, как, собственно, должна подтверждаться запись в «трудовой» посредством печати.

Регламентирующие документы по печати

Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.

Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.

Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.

Причина постановки печати в трудовую книжку

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

Первично вносится такая информация:

  • ФИО
  • дата рождения;
  • специальность;
  • место обучения;
  • уровень образования.

Данная информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации.

Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.

Что еще заверяется печатью:

  • Увольнение работника (запись об увольнении)
  • Перевод работника внутри организации или в другую организацию
  • Награждение (поощрение) работника
  • Факт повышения квалификации
  • Вшивание вкладыша в трудовую

Какую именно печать использовать?

  1. Общая печать организации
  2. Печать “Для документов” (Печать отдела кадров)

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – общую печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Место, куда ставить печать

При первичном заполнении

Печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

  • его фамилия, имя, отчество
  • день, месяц и год рождения
  • информация о получении им соответствующего образования
  • наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации. Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя.

При изменении записей и данных

Печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

Периодически все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки становятся заполненными. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Ставьте печать правильно

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Проблемы и их решения

Проставлена не та печать

Иногда сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Нельзя зачеркивать ошибочную печать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Ставьте следующий номер по порядку и перепишите запись, в которой была допущена недопустимая печать. Поставьте штамп, который должен был стоять при записи изначально.

Этого достаточно, также отметьте в книге хранения и движения трудовых книжек эту информацию про исправление ошибок (записей).

Пример исправления печати (образец)

Вообще не поставлена печать

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Печать слабо читаема, не видна или плохо видна

Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной} во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Печати в трудовых книжках отменяются

С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.

Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Вопросы без ответов, спорные ситуации

Обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Однако требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах нет. Получается, что организации вправе не проставлять печати на трудовых книжках, если у них нет печати.

Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:

  • в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
  • письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Пояснение Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции. На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.

Чиновники разъясняют следующее:

  • если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
  • то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
  • адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Как мы выяснили, не ставится печать в данном документе в случае ее отсутствия у ООО или АО. Такие данные: о наличии печати — обязательно должны быть зафиксированы в Уставе организации. Значит, чтобы отказаться от наличия круглой печати и ее использования в ведении документации, необходимо произвести соответствующую корректировку Устава. Там четко, однозначно должно быть записано, что печати у компании нет.

Уже не ставить печать в трудовой?

Комментируемые проекты Минтруда ещё официально не утверждены (пока у них нет ни номера, ни даты). Однако, на самом деле, это не имеет никакого значения. Дело в том, что организации вправе не проставлять печати в трудовых книжках уже с 7 апреля 2015 года (то есть, с того момента, как законодатели разрешили отказаться от использования печатей). Соответственно, совершенно не обязательно дожидаться официального утверждения названных проектов Минтруда. Перестать проставлять печати в трудовых книжках можно уже сейчас. Однако перед этим нужно убедиться, что организация вправе отказаться от печатей.

Сведения о наличии печати должны быть в уставе организации. Соответственно, чтобы отказаться от проставления печати в трудовых книжках внесите изменения в устав. В уставе нужно предусмотреть, что печати у организации нет.

Таким образом, при отсутствии у организации печати по уставу, работник не имеет права потребовать от работодателя проставлять печать в его трудовой книжке.

Представители Федеральной службы по труду и занятости населения изложили позицию по вопросу заверения работодателем записей в трудовой книжке работника. Острую полемику вызывает не сама процедура заверения, а статус той или иной печати работодателя, которую он использует в официальных документах. В частности, насколько правомерно использовать печать отдела кадров организации при заверении подписи работника отдела кадров. Чаще всего подобные споры возникают в ситуациях, когда вносится запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора между работником и работодателем.

О заверении записей, внесенных в трудовую книжку

Правовая основа по данному вопросу содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). В пункте 35 Правил говорится, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Важно

Как считают законодатели, не будет нарушением наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, то есть другой печати работодателя, что не повлечет за собой нарушение прав работника.

Напомним, что подобные разъяснения давались чиновниками Роструда в письмах № 2607-6-1 от 24.11.2008 и № 1450-6-1 от 22.11.2012. Первоначальная позиция законодателей заключалась в том, что использование печати отдела кадров в трудовых книжках недопустимо. Это было связано с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132, которое внесло изменения в отдельные формулировки Правил и исключило прямую возможность использования печати отдела кадров. Затем же, позиция законодателей несколько изменилась. Формальный подход к применению нормы, закрепленной в пункте 35 Правил, по их мнению, может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работника. В частности, оформление документов при увольнении работника может быть задержано по причине отсутствия печати работодателя в отделе кадров, что повлечет за собой задержку выдачи трудовой книжки в день увольнения и нарушение прав работника.

Стоит отметить, что в действующем законодательстве отсутствуют нормативно-правовые акты, регламентирующие действие основных и дополнительных печатей. Поэтому работодатель сам вправе определить порядок использования печатей, утвердив соответствующий локальный нормативный акт. Главное в этом вопросе, чтобы печать соответствовала требованиям действующего законодательства и содержала ключевую информацию о работодателе.

Требования к печати организации

Так, в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества. Аналогичные требования к печатям содержатся и в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч. 7 ст. 2), и в Федеральном законе от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3). Из чего следует, что не будет являться нарушением наличие дополнительной информации, помимо обозначенной выше. Классификация печатей работодателя может осуществляться по средствам присвоения номеров или указания структурных подразделений.

Справка

В пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества.

Отметим в заключении еще один момент. Под работодателем-юридическим лицом понимается организация, которая вправе иметь в пользовании несколько печатей. Все они и будут считаться печатями одной организации, если на них будет указано полное наименование юридического лица. Будет логично предположить, что печать отдела кадров имеет право называться печатью работодателя, как имеющая конкретную принадлежность.

Таким образом, как считают законодатели, не будет нарушением наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, то есть другой печати работодателя, что не повлечет за собой нарушение прав работника. Достаточно, чтобы данная печать содержала информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения. Запись о расторжении трудового договора в трудовой книжке работника будет считаться подтвержденной, в этом случае, как и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать работодателя выступает в качестве гарантии того, что представитель кадровой службы действительно наделен полномочиями вносить записи в персональный документ работника.

Комментируемый документ: Письмо Федеральной службы по труду и занятости № ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014 «О наличии в трудовой книжке печати работодателя»

Консультант М.В. Акиньшин, для журнала «Нормативные акты»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Оформление трудовых книжек должно осуществляться по определенным правилам, не противоречащим трудовому законодательству РФ. Это касается и печатей. Печать ставится при увольнении сотрудника на запись, а также в самом начале трудовой книжки, когда человек только устраивается на свое первое место работы. Каждый специалист, ответственный за ведение трудовых, обязан знать, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке.

Правила оформления и рекомендации по исправлению

Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа. Если подробно изучить информацию, представленную в Инструкции и Правилах, можно сделать вывод: печати компании и кадровой службы ставятся в трудовой книжке в трех случаях:

  • при подаче документа во время первого его оформления (на первом листе)}
  • при изменении анкетных данных сотрудника (с внутренней стороны обложки)}
  • во время оформления документов при увольнении работника (в колонке «Сведения о работе»).

Когда работник в организации получает вкладыш, ему обязаны поставить штамп. Это небольшой оттиск прямоугольной формы, который расположен либо внутри книжки, либо на ее титульном листе.

Специалисты утверждают, что одной из самых главных проблем, связанных с ведением и заполнением трудовых книжек, являются неправильно проставленные печати. Дело в том, что на сегодняшний день не существует никаких актов, которые регулировали бы данный вопрос. Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись.

Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность.

Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью. Чтобы в дальнейшем у работника не возникло проблем с исправлениями, на месте работы рекомендуется запросить копии документов, которые подтверждают законность этого исправления.

Какие печати запрещено ставить в трудовой книжке

Иногда сотрудники кадровой службы делают грубую ошибку. Некоторые могут не знать, что нельзя ставить в трудовую книжку печать отдел кадров, но нарушают это правило. Дело в том, что сейчас понятие «печать работодателя» совсем не является тождественным понятию «печать кадровой службы работодателя». Кадровики, не различая эти две печати, могут поставить вторую вместо первой, что является нарушением.

Согласно новым Правилам, в которые был внесен ряд изменений, отныне в Трудовом кодексе вместо термина «организация» используется термин «работодатель». Ранее (как и сейчас) многие физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, не организовывали у себя отдел кадров, поскольку в них не было большой необходимости. Таким образом, работодатель сам оформляет трудовую книжку сотрудника.

Именно поэтому пункт Правил, который ранее разрешал ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, был изменен. С момента внесения изменений у кадровиков не должно возникать вопросов, действительна ли печать отдела кадров в трудовой книжке, поскольку они обязаны знать, что она запрещена. Запрет распространяется на все юридические лица.

С какого времени действует запрет и некоторые нюансы

Основные изменения, в результате которых появился запрет на проставление печатей кадровых служб в трудовой книжке, были внесены в 2008 году. Тогда правительство Российской Федерации изменило пункт 35 в Правилах, в котором словосочетание «печать работодателя» изменило формулировку на «печать организации (кадровой службы)». Это и будет ответом на вопрос о том, с какого года печать отдела кадров в трудовой книжке не ставится.

В то же время существует иная позиция, абсолютно противоположная этой. К печати любой организации может быть предъявлен ряд определенных требований. Она должна иметь круглую форму и нести в себе полное наименование компании на русском языке, а также адрес местонахождения. Эти правила действуют с 1998 года и до сих пор видоизменяются. При этом сам работодатель может иметь несколько печатей, которыми вправе пользоваться, если на них указаны все необходимые реквизиты. В данном случае печать, которая хранится в отделе кадров, также является одной из печатей организации. Согласно этой точке зрения, ею можно подтверждать записи в трудовой книжке при увольнении.

Чтобы не возникало споров, можно ли ставить печать для документов в трудовой книжке, стоит пойти по наиболее простому и официальному пути. Каждый работодатель должен поставить печать организации, которая не вызовет в будущем лишних проблем.

Что делать, если печать отсутствует

Согласно действующему на территории РФ законодательству, первую запись и печать в трудовой книжке ставят в отделе кадров той компании, куда впервые устроился работник. Все последующие печати ставят на месте записи об увольнении. Бывают случаи, когда при заполнении трудовой книжки сотрудник отдела кадров допускает грубую ошибку и печать не ставит.

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем.

Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании. После установления местонахождения фирмы при обращении к директору последний не должен отказать в качественном и должном оформлении трудовой книжки. При этом на первой странице по закону ставится печать компании, а не отдела кадров.

В остальных случаях, если было обнаружено отсутствие печати на месте записи об увольнении, работник вправе обратиться в данную организацию с требованием поставить печать организации. Законным основанием проставления отсутствующей печати может быть трудовой договор, его заверенная копия, а также ряд справок и выписок.

Дальнейшие возможные изменения в трудовом законодательстве

Законодательство Российской Федерации все время видоизменяется, адаптируется под окружающие реалии. Это касается всех сфер деятельности, в том числе и трудовой. В ближайшем будущем власти страны рассматривают возможность отмены печатей, а также, вполне вероятно, и трудовых книжек в целом.

На сегодняшний день проектом занимается Министерство экономического развития, которое предлагает всем коммерческим предприятиям отказаться от проставления печатей в трудовых книжках. Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой.

В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО. Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника. Ведь этот работник может стать сотрудником как частного акционерного общества, так и организации, в которой в это же время будут вести документ. В итоге суть трудовой книжки будет утеряна, а для фиксации трудового стажа придется разработать совсем иную систему.