Партионный учет в 1С

Содержание

Ведение партионного учета

Вести складской учет нужно для того, чтобы контролировать движение и сохранность хранящихся объектов. Существует два способа учета: сортовой и партионный. Рассмотрим подробнее второй метод.

Что собой представляет партионный учет

Партионный учет представляет собой учет продукции, при котором во внимание принимается каждая партия. К каждой партии прикрепляется товарный ярлык. В дальнейшем в расходные бумаги вписываются соответствующие номера. В товарных ярлыках должны содержаться номера документов, а также число отпущенной продукции.

Для каждой партии заводится отдельный аналитический счет. Необходим он для внесения записей о движении. Каждый месяц на основании заведенного аналитического учета формируется оборотная ведомость. В нее вносится номер партии для каждой группы продукции, а также сумма и число тарных мест к каждому из них.

Способы ведения учета оговорены в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №119н от 28 декабря 2001 года. В сущности, единственное отличие сортового от партионного метода – учет по каждой партии продукции.

Партия представляет собой однородную продукцию, которая пришла от одного поставщика. Товар может быть поставлен на основании как одного, так и нескольких документов. Однако должны соблюдаться эти условия:

  • Поставка в одну и ту же дату.
  • Перевозка одним и тем же видом транспорта.

Рассматриваемый метод актуален как для бухгалтерии, так и для склада. Приведем его основные особенности:

  1. Учет выполняется на партионных картах. Они представляют собой документы для фиксации поступлений и расходов продукции из единой партии. Форме карты присвоен номер МХ-10 на основании Постановления Госкомстата №66 от 9 августа 1999 года. Карточки оформляются в двух экземплярах: один остается на складе, а другой направляется в бухгалтерский отдел. Составляет их материально-ответственный сотрудник. Карта должна быть зарегистрирована. Она обозначается номером партии. В документе прописывается эта информация: реквизиты получателя и поставщика, акт приемки, характеристики продукции.
  2. Партия продукции направляется в складское помещение отдельно от других объектов.
  3. В первичной документации, касающейся отпуска ценностей, прописывается номер партионной карты.
  4. Если задокументированная партия выбыла со склада в полном объеме, осуществляется инвентаризация.

Правила учета, не оговоренные в законах, можно самостоятельно сформулировать. Для этого соответствующие положения указываются в нормативных актах.

ВАЖНО! После выбытия всей партии карточка закрывается. Затем оформляется акт израсходования запасов. Все сопутствующие документы направляются в бухгалтерию.

Разновидности партионного учета

Партионный учет подразделяется на эти типы:

  • FIFO и LIFO. Это автоматические методы. То есть они функционируют без участия пользователей.
  • Ручной. Предполагает ручной учет.
  • Комбинированный. По большей части выполняется автоматизированный учет. Однако пользователь может вносить ручные корректировки.

Метод FIFO наиболее распространен. Его главная особенность – списание партий в соответствии с порядком оприходования. В рамках FIFO можно вносить сведения задним числом. LIFO предполагает первоочередное списание партий, которые были оприходованы позже. Это благоприятный метод в рамках инфляции. Связано это с тем, что, если закупочная стоимость увеличивается, возможно уменьшать наценку, прибыль и НДС. Однако вводить сведения задним числом в рассматриваемом случае нельзя.

Какую форму учета выбрать

Если выбирается ручной метод, нужно учитывать следующие его недостатки:

  • Ошибки, допущенные вследствие неосторожности.
  • Умышленные ошибки, выполненные с целью хищения или обмана.
  • Несогласованность работы специалистов.
  • Много времени затрачивается на движение документов между складом и бухгалтерией.
  • Необходимость частого контроля складов.

Из-за всех недостатков ручной системы наиболее распространенной является автоматизированная система.

Задачи партионного учета

Рассмотрим все задачи приведенного метода:

  • Отображение даты закупки, поставщика, фактического объема продукции, размещенного на складе. Приведенные сведения представляют собой инструмент, который может пригодиться при будущих закупках и продаже. Исходя из информации можно понять, что и в каких объемах следует закупать.
  • Ведение анализа оборота и прибыли от реализации продукции от различных поставщиков. В рамках учета партия привязывается к конкретному поставщику, что позволяет менеджеру получать все необходимые сведения.
  • Определение себестоимости списания продукции. Однако для получения актуальных сведений должно выполняться одно условие: своевременное введение данных о поступлениях и списаниях.

Это неполный перечень задач, которые стоят перед партионным учетом.

Когда подходит или не подходит партионный метод

Рассмотрим случаи, в которых следует использовать партионный учет:

  • Компания занимается реализацией массовой продукции. К ней относятся медикаменты, комплектующие, продукты питания.
  • Это оптимальный метод для организаций с интенсивной торговлей.
  • Невозможность оперативно отслеживать число остатков по требуемой продукции.
  • Компания специализируется на продаже продукции со сжатым сроком годности. Метод позволяет отслеживать товар, срок годности которого истекает. Это позволяет своевременно принять сопутствующие меры. Быстрая реакция сокращает и предупреждает финансовый убыток.

Партионный учет не подходит при реализации уникальной продукции. К примеру, организация продает автомобили. В этом случае выбирается сортовой метод. Связано это с тем, что при реализации такого товара составляется только один документ – приходно-расходной.

Особенности организации учета

Для партионного учета нужно выстроить соответствующий алгоритм. Формируется он исходя из задач учета, особенностей деятельности организации. Алгоритм может быть как простым, так и сложным. Как правило, составляется он самими представителями компании. Однако можно воспользоваться и тем алгоритмом, который приведен в интернете. Метод можно организовать по этим направлениям:

  • Формирование регистра остатков по партиям и складам в отдельном порядке.
  • Формирование регистра, предполагающего разрезы по партиям и складам.

При организации учета нужно выбрать, что именно является его объектом: сама продукция или ее поставка. Возможен комбинированный вариант.

Преимущества и недостатки партионного учета

Рассмотрим основные преимущества партионного метода:

  • Можно отслеживать сроки годности.
  • Возможность контролировать завершение сроков действия сертификатов.
  • Помощь в правильном формировании наценки на продукцию.
  • Облегчение возврата продукции поставщику.
  • Обеспечение «прозрачных» расчетов с поставщиками.
  • Правильное внесение сведений об операциях в бухгалтерские программы.
  • Составление аналитических отчетов в разрезе стоимостных характеристик (это НДС, доход и прочее).
  • Строгий контроль над остатками.
  • Уменьшение потерь.
  • Сокращение количества убытков.

Партионный учет используется в большинстве случаев предприятиями, производящими продукты питания. Однако данный метод не лишен минусов:

  • Нерациональная эксплуатация площадей.
  • Нельзя вести оперативный учет по номенклатуре. Объясняется это тем, что учет выполняется по различным партионным картам.

ВАЖНО! Выбранный метод учета нужно указать в учетной политике.

номер партии

Смотреть что такое «номер партии» в других словарях:

  • Номер партии — – цифра или набор цифр наряду с номером артикула, позволяющая воспроизвести обои идентичного качества, структуры, отделки поверхности, визуально не отличающиеся друг от друга. Примечание. В номер партии могут включаться дополнительные… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

  • номер партии — (напр. поставки оборудования) Тематики энергетика в целом EN lot numberLN … Справочник технического переводчика

  • Дата изготовления, номер партии. — 10. Дата изготовления, номер партии. Обычно указываются две последние цифры года изготовления и информация в объеме 15 знаков. Эта информация содержит месяц изготовления, порядковый номер недели, а иногда десятидневки месяца, номер смены, машины … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • номер серии (партии) — (batch number or lot number): Определенное сочетание цифр, букв и/или символов, обозначающее серию продукции. По номеру серии может быть прослежен весь процесс производства серии АФС и ее реализации. Источник: ГОСТ Р 52249 2009: Правила… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Партии Украины — Выборы 2007 В парламентских выборах 2007 года приняли участие 11 партий и 10 избирательных блоков: Партия регионов (Партія регіонів) зарегистрирована 9 августа, 450 кандидатов, («Пятёрка»: Виктор Янукович, Раиса Богатырёва, Тарас Чорновил, Инна… … Википедия

  • номер производственной партии — 3.14 номер производственной партии (manufacturing lot number): Уникальный номер, присвоенный производителем, который обеспечивает полную прослеживаемость от готового изделия обратно через все предыдущие производственные операции и до… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • номер серии (партии) (batch number or lot number) — 27 номер серии (партии) (batch number or lot number): Определенное сочетание цифр и/или букв, обозначающее серию продукции. Источник: ГОСТ Р 52249 2004: Правила производства и контроля качества лекарственных средств … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • номер для прослеживаемости — 3.42 номер для прослеживаемости (traceability number): Код, присваиваемый поставщиком (3.39) для идентификации/прослеживаемости уникальной группы объектов (например, лота, партии). Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Политические партии Бразилии — Политическая жизнь Бразилии характеризуется значительным числом соперничающих политических партий как идеологических, так и популистских. Содержание 1 Обзор 2 Существующие партии … Википедия

  • Дело Республиканской партии России — … Википедия

  • Левая оппозиция в Российской коммунистической партии — Лидеры оппозиции в 1927 году незадолго до их высылки из Москвы. Сидят слева направо: Л. Серебряков, К. Радек, Л. Троцкий, М. Богуславский и Е. Преображенский; стоят: Х. Раковский, Я. Дробнис, А. Белобородов и Л. Сосновский. Левая оппозиция … … Википедия

Получение данных для партионного списания запросом

Исходная конфигурация

Конфигурация примитивная. два документа с классическим составом и регистр накопления остатков. Партия в регистре — это ссылка на документ “ПриходнаяНакладная”. Остальное, надеюсь, очевидно.

В тестовой конфигурации были проведены “Приходные”, для формирования остатков по партиям.

Примечание

Да, статья исключительно академическая, в реальной эксплуатации сомнительно применение подобного подхода.

Да — нет контроля остатков.

Да — только метод FIFO. Если есть вопрос как реализовать это методом LIFO — то повторное прочтение статьи Вам вряд ли поможет, как собственно и сама статья — вряд ли будет для Вас полезной.

Да — все можно свести к 3 запросам в пакете и не плодить кучу временных таблиц. Да — можно, я расписал подробно для пущего понимания.

Поехали

Я буду очень подробно показывать получение данных. Прямо по шагам.

Получаем данные документа который проводится

ВЫБРАТЬ Товар КАК Товар, СУММА(Количество) КАК Количество ПОМЕСТИТЬ ДокТЧ ИЗ Документ.РасходнаяНакладная.Товары ГДЕ Ссылка = &Ссылка СГРУППИРОВАТЬ ПО Товар ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО Товар

Из документа нам нужно только количество и сам товар. На всякий случай данные сгруппируем и поместим все во временную таблицу.

Получим остатки партий

Далее выберем остатки из регистра с отбором по товарам из таблицы документа.

ВЫБРАТЬ Товар, Партия, Партия.МоментВремени КАК МоментВремени, КоличествоОстаток, СтоимостьОстаток ПОМЕСТИТЬ Остатки ИЗ РегистрНакопления.ПартииТоваров.Остатки( , Товар В (ВЫБРАТЬ ДокТЧ.Товар ИЗ ДокТЧ КАК ДокТЧ)) ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО Товар

Итого получили 2 временные таблицы. Соединяя таблицу “Остатки” саму с собой можем получить накопительный итог по партиям.

Соединяем таблицы

ВЫБРАТЬ * ИЗ ДокТЧ КАК ДокТЧ ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т1 ПО ДокТЧ.Товар = Т1.Товар ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т2 ПО Т1.Товар = Т2.Товар И Т1.МоментВремени > Т2.МоментВремени

В итоге получаем таблицу вида:

В таблице из ДокТЧ мы узнаем сколько списать товаров надо.

В Т1 количество остатка по конкретной партии.

В Т2, после группирования записей будет накопительный итог по партиям.

Выберем только нужные поля:

ВЫБРАТЬ ДокТЧ.Товар, ДокТЧ.Количество КАК КоличествоДокумента, Т1.Партия, Т1.КоличествоОстаток КАК КоличествоПартии, ISNULL(Т2.КоличествоОстаток,0) КАК НакопительныйИтог ИЗ ДокТЧ КАК ДокТЧ ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т1 ПО ДокТЧ.Товар = Т1.Товар ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т2 ПО Т1.Товар = Т2.Товар И Т1.МоментВремени > Т2.МоментВремени

При необходимости остаток по стоимости можно получить потом, а можно и в этой же выборке.

Для наглядности поместим все во временную таблицу “Данные” и следующим запросом выберем и сгруппируем данные из нее.

Получаем данные о том, сколько списать нужно с конкретной партии

ВЫБРАТЬ Товар, Партия, МАКСИМУМ(КоличествоДокумента) КАК КоличествоДокумента, МАКСИМУМ(КоличествоПартии) КАК КоличествоПартии, СУММА(НакопительныйИтог) КАК НакопительныйИтог ИЗ Данные КАК Данные СГРУППИРОВАТЬ ПО Товар, Партия

Данные теперь сгруппированы, товары и партии уникальны.

И опять поместим результат во временную таблицу “Данные2” и очередным запросом рассчитаем сколько необходимо списать с конкретной партии:

ВЫБРАТЬ *, КоличествоДокумента — НакопительныйИтог КАК ОсталосьСписать ИЗ Данные2 КАК Данные

И последняя итерация: получим в условии сколько нужно списать с конкретной партии (ага, опять с временной таблицей):

ВЫБРАТЬ *, ВЫБОР КОГДА ОсталосьСписать < КоличествоПартии ТОГДА ОсталосьСписать ИНАЧЕ КоличествоПартии КОНЕЦ КАК Списать ИЗ Данные3 КАК Данные ГДЕ НакопительныйИтог < КоличествоДокумента

Дополнительное условие уберет “лишние” партии, списывать которые не нужно.

Осталось убрать столбцы, которые нам не нужны и получим таблицу для партионного списания.

ВЫБРАТЬ Товар КАК Товар, СУММА(Количество) КАК Количество ПОМЕСТИТЬ ДокТЧ ИЗ Документ.РасходнаяНакладная.Товары ГДЕ Ссылка = &Ссылка СГРУППИРОВАТЬ ПО Товар ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО Товар ; //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ВЫБРАТЬ Товар КАК Товар, Партия, Партия.МоментВремени КАК МоментВремени, КоличествоОстаток, СтоимостьОстаток ПОМЕСТИТЬ Остатки ИЗ РегистрНакопления.ПартииТоваров.Остатки( , Товар В (ВЫБРАТЬ ДокТЧ.Товар ИЗ ДокТЧ КАК ДокТЧ)) КАК ПартииТоваровОстатки ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО Товар ; ВЫБРАТЬ * ИЗ ДокТЧ КАК ДокТЧ ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т1 ПО ДокТЧ.Товар = Т1.Товар ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т2 ПО Т1.Товар = Т2.Товар И Т1.МоментВремени > Т2.МоментВремени ; ВЫБРАТЬ ДокТЧ.Товар, ДокТЧ.Количество КАК КоличествоДокумента, Т1.Партия, Т1.КоличествоОстаток КАК КоличествоПартии, ISNULL(Т2.КоличествоОстаток,0) КАК НакопительныйИтог ПОМЕСТИТЬ Данные ИЗ ДокТЧ КАК ДокТЧ ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т1 ПО ДокТЧ.Товар = Т1.Товар ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Остатки КАК Т2 ПО Т1.Товар = Т2.Товар И Т1.МоментВремени > Т2.МоментВремени ; ВЫБРАТЬ Товар, Партия, МАКСИМУМ(КоличествоДокумента) КАК КоличествоДокумента, МАКСИМУМ(КоличествоПартии) КАК КоличествоПартии, СУММА(НакопительныйИтог) КАК НакопительныйИтог ПОМЕСТИТЬ Данные2 ИЗ Данные КАК Данные СГРУППИРОВАТЬ ПО Товар, Партия ; ВЫБРАТЬ *, КоличествоДокумента — НакопительныйИтог КАК ОсталосьСписать ПОМЕСТИТЬ Данные3 ИЗ Данные2 КАК Данные ; ВЫБРАТЬ Товар, Партия, ВЫБОР КОГДА ОсталосьСписать < КоличествоПартии ТОГДА ОсталосьСписать ИНАЧЕ КоличествоПартии КОНЕЦ КАК Списать ИЗ Данные3 КАК Данные ГДЕ НакопительныйИтог < КоличествоДокумента

Вот и все.

В приведенном примере, естественно, мы не сможем продать ложки, их мало, нужно 100, и нож не продадим, его вообще в остатках нет. Но это отдельная история…

Оригинал статьи на моем сайте.

С уважением, Павел Чистов.

Крупнейшая региональная сеть среди 1С:Франчайзи

// //

Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)

(РегистрНакопления.ПартииТоваровНаСкладахБухгалтерскийУчет).

В регистре хранятся данные по партиям ТМЦ для целей бухгалтерского учета. С регистром напрямую связаны движения по регистру бухгалтерии «Хозрасчетный» в части счетов, на которых ведется аналитика по складам и номенклатуре (07, 08.4, 10, 21, 41, 43). В отличие от регистра бухгалтерии, в котором учет ведется в разрезе номенклатуры, регистр партий ведет учет, в том числе, в разрезе серий и/или характеристик. Себестоимость списываемых ТМЦ в бухгалтерском учете также рассчитывается исходя из данных регистра «Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)».
Данные регистра используются в отчетах «Ведомость по партиям товаров на складах», «Лимитно заборная карта (бухгалтерский учет)», «Унифицированная форма МХ-19».
Измерения регистра:

Организация(Организация) — организация
Номенклатура(Номенклатура) — номенклатура
Счет учета(СчетУчета) – счет учета номенклатуры
Склад(Склад) – место хранения
Документ оприходования(ДокументОприходования) – документ партии
Характеристика номенклатуры(ХарактеристикаНоменклатуры) – характеристика номенклатуры
Серия номенклатуры(СерияНоменклатуры) – серия номенклатуры
Заказ(Заказ) – поле предназначено для хранения партий в разрезе заказов покупателей, если заполнено в документах прихода и по договору в выбранном заказе покупателя стоит признак «Вести обособленный учет товаров по заказам».
Качество(Качество) – качество товара.
Ресурсы регистра:
Количество(Количество) — количество
Стоимость(Стоимость) — стоимость
Реквизиты регистра:
Кор счет(КорСчет) – заполняется при расходных записях по регистру и содержит счет-направление списания партии
Кор субконто1(КорСубконто1) – первое субконто корсчета
Кор субконто2(КорСубконто2) – второе субконто корсчета
Кор субконто3(КорСубконто3) – третье субконто корсчета
Номер кор. строки(НомерКорСтроки) заполняется в случае, если с данным движением связано дополнительное движение. Например, при перемещении со склада на склад в движениях расхода будут указаны номер соответствующей движений с приходом на второй склад.
Списание партий(СписаниеПартий) — признак того, что эта запись регистра осуществлена на основании партионного учета на момент проведения документа
Код операции(КодОперации) – характеристика хозяйственной операции (поступление, реализация, перемещение и т.д.)
Документ движения(ДокументДвижения) – заполняется при ордерной схеме списания, при выпуске и корректировке себестоимости ТМЦ.
Документ движения период(ДокументДвиженияПериод) – дата документа движения
Дата записи(ДатаЗаписи) — дата формирования проводки регламентной процедурой
Вид регламентной операции(ВидРегламентнойОперации) — вид регламентной операции создавшей движение (если оно создано регламентной операцией)
Номер строки списанных товаров(НомерСтрокиСписанныхТоваров) — номер строки, по которой списана партия. Используется при возврате товаров от покупателя, ордерной схеме поступления, механизмом корректировки стоимости списания

Все регистры УПП

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, которые вызывают неверный расчет себестоимости и способы их устранения. (См. также Учет товаров в 1С Управление торговлей в штуках и упаковках).

Списание товаров «в минус»

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг».

Сообщения об ошибках:

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

  1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
  2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
  3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

Пример сформированного отчета:

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

Пример 1

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

Пример 2

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

Общий механизм перепроведения документов платформы

Меню: Операции – Проведение документов

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Поступление товаров:

Реализация товаров:

Отчет по валовой прибыли:

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Теперь в расчете себестоимости все верно.

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Оперативное отражение данных в базе

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.