Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Содержание

Эта статья предназначена для руководителей, которые уже решили передать бухгалтерию своей компании на аутсорсинг, или только оценивают перспективы такого подхода. В ней мы подробно расскажем о том, кто в случае аутсорсинга бухучета будет нести ответственность за допущенные ошибки и некачественно выполненную работу.

Передача бухучета на аутсорсинг дает компании значительные преимущества. Такой шаг позволяет ощутимо сократить расходы на содержание бухгалтерии, обеспечить профессиональный подход к организации и ведению бухучета, снять с повестки дня проблему своевременной подготовки и сдачи отчетности.

Однако многих руководителей терзают сомнения по поводу ошибок, которые может допустить аутсорсер, и расходов, к которым эти ошибки могут привести. Попросту говоря, руководителей волнует, кто за эти ошибки будет платить. Давайте разберемся в этом вопросе.

За что несет ответственность заказчик

Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:

  • Законность хозяйственной деятельности
    Это значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут
  • Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета
    По закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами
  • Исполнение обязанностей налогоплательщика
    Аутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет
  • Организация хранения документов
    Ваша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.

Что говорит закон

Ответственность за законность хозяйственной деятельности, организацию учета и исполнение функций налогоплательщика возлагается на руководителя экономического субъекта на следующем основании:

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(вступил в силу с 1 января 2013 года)
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н
  • Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 15. Общие положения обответственности за совершение налоговых правонарушений.

За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге

Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.

На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:

  1. ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
  2. недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
  3. нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
  4. нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
  5. сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.

Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.

Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.

Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.

За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.

В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.

Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.

Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.

Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.

Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.

Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность

Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.

Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.

Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.

В качестве заключения

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

Узнать больше

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

Попробуйте — новым клиентам 3 месяца без абонентской платы. Расчетный счет в Контур.Банке со встроенной бухгалтерией и отчетностью. Корпоративная карта и электронная подпись — бесплатно. До 5 % на остаток.

Узнать больше

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

  • нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
  • воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
  • оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
  • ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
  • расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
  • расчет и уплата страховых взносов;
  • составление и отправка финансовой отчетности;
  • составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
  • предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
  • выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
  • иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1
Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2
Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3
Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Узнать больше

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

  • Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
  • Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
  • Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
  • Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
  • Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
  • Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

26 января 2018 года Росфинмониторинг опубликовал информационное сообщение «О необходимости подключения лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, к личному кабинету на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу».

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур

Оформляем кадровые моменты в кадровых документах

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 апреля 2017 г.

Содержание журнала № 8 за 2017 г.М.А. Кокурина,
старший юрист Пропущенные страницы в трудовой книжке — это не нарушение. Записи об отстранении от работы или о временном переводе на другую работу в книжку вносить не нужно. Работник не обязан давать объяснения причин отказа от совмещения должностей. Мы дали эти и другие ответы на непростые кадровые вопросы.

Трудинспекция не проверяет подлинность трудовых книжек

Cтарший бухгалтер купил четыре бланка трудовой книжки в канцелярском магазине, а не в организации, которая имеет аккредитацию Гознака. Оштрафует ли организацию трудинспекция за нарушение трудового законодательства?

Внимание

Если вы не ведете учет движения бланков трудовых книжек, неправильно заполняете или храните трудовые книжки, то трудинспекция может оштрафовать компанию на 30 000 — 50 000 руб., а ее директора — на 1000 — 5000 руб. за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

— Административной ответственности компании или ее должностных лиц в такой ситуации быть не должно, поскольку, как нам ответили в Роструде, трудинспекции не проверяют, где именно работодатели покупают бланки трудовых книжек.

Проверка источника приобретения трудовых книжек

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

— Министерство финансов своим Порядкомутв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н регулирует вопросы изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Этот документ не относится к актам, содержащим требования законодательства о труде. Поэтому проверка источника приобретения трудовых книжек и их подлинности не является предметом надзора трудинспекций.

Но порядок учета, ведения и хранения трудовых книжек трудинспекция проверит, поскольку такие требования предусмотрены актами, содержащими нормы трудового праваПостановление Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление № 225); Постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Постановление № 69).

Таким образом, если к вам пришел новый работник со своей трудовой книжкой, то проверять подлинность ее бланка, а также то, где он приобретен, вы не обязаны. Допустим, на последней странице предъявленной книжки нет надписи «МПФ Гознака», но сама книжка соответствует утвержденному образцуутв. Постановлением № 225. Тогда вы можете продолжать ее заполнять.

Пропущенные в трудовой книжке страницы игнорируем

При приеме на работу сотрудника завели ему новую трудовую книжку. Когда вносили запись о приеме на работу, пропустили несколько страниц. Как исправить такую ошибку?

— Никак исправлять не нужно. Законодательством такой обязанности не предусмотреноПравила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением № 225 (далее — Правила); Инструкция, утв. Постановлением № 69. Продолжайте последовательную нумерацию записей на страницах, следующих за пропущенными.

У совместителя записи в трудовой книжке могут быть не по хронологии

Как правильно сделать в трудовой книжке запись о работе по совместительству?

— Если вы работодатель, у которого работник работает совместителем, то ничего в его трудовую книжку не вносите. Книжка хранится по основному месту работы. Вы только можете дать сотруднику справку в произвольной форме о том, что он у вас работает совместителемст. 66 ТК РФ.

Если вы работодатель, у которого сотрудник работает по основному месту, то по желанию работника впишите в его книжку сведения о работе по совместительству на основании справки «совместительского» работодателя. Причем работник может попросить вас о такой записи как письменно, так и устно. Отказаться ее сделать вы не вправе.

При увольнении сотрудника с работы по совместительству запись об этом по его просьбе будет вносить тоже основной работодатель.

Кстати, не всегда записи о работе по совместительству и об основной работе будут идти по хронологии. Предположим, работник работает совместителем и увольняется с основного места. После выхода на новое основное место работы он просит внести в трудовую книжку запись о работе по совместительству. Это не является нарушением, поскольку записи о совместительстве могут вноситься в любое время по желанию работникаст. 66 ТК РФ.

Вот как можно внести в трудовую книжку запись о совместительствеабз. 7 п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением № 69.

За отсутствие бумажного журнала регистрации кадровых приказов не оштрафуют

У меня кадровым приказам номера присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С. Нужно ли при этом вести журнал регистрации кадровых приказов в бумажном виде? И должны ли у меня быть в бумажном виде еще какие-то журналы учета документов?

— Журнал регистрации кадровых приказов не обязательно вести на бумаге. Такого требования законодательством не предусмотрено.

А вот обязанность вести некоторые журналы или книги установлена законодательно. Формы тоже утверждены (например, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихутв. Постановлением № 69). Поэтому за их отсутствие на бумажном носителе трудинспекция может оштрафовать как за нарушение ТК компанию и ее руководителяПостановления Мосгорсуда от 20.02.2015 № 4а-4207/14, от 20.02.2015 № 4а-4206/14.

Временный перевод в трудовую книжку не заносится

Как правильно внести запись в трудовую книжку в такой ситуации: основной работник (бухгалтер) временно будет замещать ведущего бухгалтера, который на больничном, а на место бухгалтера берем человека со стороны?

— В трудовой книжке бухгалтера, который временно переводится на должность ведущего бухгалтера, не записываете ничегост. 66 ТК РФ; п. 4 Правил.

В книжку нового бухгалтера вносите запись о приеме на работу в обычном порядке.

Отстранение от работы лучше отметить в личной карточке

По ст. 290 УК РФ доктора осудили и отстранили на время от работы. Где это должно быть отмечено и нужно ли это отражать в трудовой книжке?

— Не нужно писать об отстранении в трудовой книжке.

Вы должны:

•издать приказ об отстранении от работы сотрудника, в отношении которого получено требование об отстранении;

•ознакомить с этим приказом под роспись отстраняемого от работы сотрудника;

•отметить в табеле учета рабочего времени период отстранения кодом «НБ» или «35» (отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством).

Запись об отстранении можете внести в личную карточку в раздел 10 «Дополнительные сведения». Она поможет, когда будете подсчитывать такому работнику стаж работы для предоставления отпуска. Ведь периоды отстранения в этот стаж не входятст. 121 ТК РФ.

При увольнении нужно компенсировать весь неиспользованный отпуск деньгами

Работник увольняется по собственному желанию. У него за 4 года работы не использован отпуск 112 дней. Можно ли начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении за все 112 дней?

— Не можно, а нужно! При увольнении сотрудника работодатель обязан начислить и выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпускаст. 127 ТК РФ.

Работник может отказаться от совмещения без объяснения причин

Работник совмещает две должности (основную и дополнительную). Он просит работодателя освободить его от совмещения по второй должности. За какой срок работник обязан уведомить об этом?

— Работник вправе уведомить работодателя о том, что не будет выполнять работу по совмещению, за 3 рабочих дняст. 60.2 ТК РФ. Причем законодательством не установлено обязанности сотрудника объяснять причины отказа от совмещения.

Получив от работника заявление или уведомление об отказе выполнять трудовые обязанности по совмещению, подготовьте приказ об отмене выполнения дополнительной работы, содержащий следующую информацию.

Об отмене выполнения дополнительной работы в порядке совмещения должностей

В связи с отказом старшего бухгалтера А.С. Сидорчук от выполнения дополнительной работы в порядке совмещения должностей на основании ст. 60.2 ТК РФ

приказываю:

отменить с 14.10.2016 выполнение старшим бухгалтером А.С. Сидорчук дополнительной работы по должности инспектора отдела кадров.

Основание: заявление А.С. Сидорчук от 10.10.2016 № 2-вх.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении обязательна

Нужна ли подпись работника под записью об увольнении в трудовой книжке?

— Нужна, если работник увольняется и получает трудовую книжку у вас сам в день расторжения трудового договораст. 84.1 ТК РФ.

Не забудьте, что в трудовой книжке обязательно должен расписываться работник, внесший запись о причине увольненияп. 35 Правил; Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1. Кстати, печать после такой записи в трудовой книжке нужно ставить, только если компания пользуется печатьюПриказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н.

А вот если вы увольняете отсутствующего работника и он не является за документами, его подписи в книжке не будет.

Полномочия подписанта: рекомендации по заполнению

Что случилось

С 1 июля 2017 года в силу вступил формат, утвержденный приказом 155. Благодаря этому формату можно создать 3 типа документов: счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12, Акт) или УПД. В новом формате информация о подписанте обязательна для всех типов документов.

Для того, чтобы отправить и подписать корректный документ в новом формате, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

  • Область полномочий

  • Статус

  • Основание полномочий (доверия)

  • Основания полномочий (доверия) организации

Где и когда заполнять полномочия подписанта

  1. При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
  2. Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника в разделе «Сотрудники».

Какие полномочия выбрать

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.

В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.

Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

Вы — директор или бухгалтер

Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).

Исходящий документ

Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
или
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
1 — работник организации покупателя

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — не работник организации продавца или покупателя, а работник иной уполномоченной организации. Например, бухгалтер на аутсорсинге или агент

Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД)

Исходящий документ

Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — индивидуальный предприниматель

Рекомендации о том, какие полномочия выбрать, если подписант не является работником организации или не может подписывать документы различных типов, читайте в статье в разделе «Особенности формата».

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства

В таком случае документ не будет признан юридически значимым. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.

Откуда взяты рекомендации: нормативная база, требования законодательства

Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов. Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.

  • Согласно статье 169 НК РФ, пункт 6 счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более, что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
  • Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2, пп. 6 в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг: распределение права подписи и постановка печатей

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 24 декабря 2009 г. N 03-02-07/1-566 является ответом на следующий вопрос налогоплательщика:

Вопрос: Организация (ООО) является специализированной организацией, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета. В соответствии с п. 5 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется централизованной бухгалтерией, специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, подписывается руководителем организации, централизованной бухгалтерии или специализированной организации либо бухгалтером-специалистом, ведущим бухгалтерский учет. В связи с производственной необходимостью генеральный директор ООО вынужден длительное время проводить в другом городе, поэтому подписание налоговой и бухгалтерской отчетности непосредственно руководителем организации становится затруднительным. Вправе ли руководитель специализированной организации передавать свои полномочия по подписанию бухгалтерской и налоговой отчетности иным работникам организации? Какими документами должна быть удостоверена передача таких полномочий?

Если кратко выразить суть ответа чиновников, то состоит он в следующем:

  1. Согласно ст. 26 НК РФ налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.
  2. Полномочия представителя должны быть документально подтверждены.
  3. Уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах.
  4. Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (п. п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).
  5. В соответствии с п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) или его представитель подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете). Если достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете), подтверждает уполномоченный представитель налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), в налоговой декларации (расчете) указывается основание представительства (наименование документа, подтверждающего наличие полномочий на подписание налоговой декларации (расчета). При этом к налоговой декларации (расчету)) прилагается копия документа, подтверждающего полномочия представителя на подписание налоговой декларации (расчета).
  6. В качестве уполномоченного представителя, имеющего право подписи налоговой декларации (расчета), может выступать как руководитель организации, осуществляющей ведение бухгалтерского и налогового учета организации-налогоплательщика, так и иное лицо, если в соответствии со ст. ст. 185 — 189 ГК РФ доверенность на право подписи налоговой декларации (расчета) выдана на имя руководителя указанной специализированной организации с правом передоверия другому лицу.
  7. При представлении в налоговый орган в этом случае налоговой декларации (расчета) организации-налогоплательщика к ней следует прикладывать как документ, подтверждающий полномочия руководителя организации, осуществляющей ведение бухгалтерского и налогового учета организации-налогоплательщика, на подписание налоговой декларации (расчета), так и документ, подтверждающий соответствующие полномочия конкретного физического лица, подписавшего декларацию, которому передоверено право подписи налоговой декларации (расчета) организации-налогоплательщика.
  8. В соответствии с п. 5 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется централизованной бухгалтерией, специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, подписывается руководителем организации, централизованной бухгалтерии или специализированной организации либо бухгалтером-специалистом, ведущим бухгалтерский учет.

В принципе ответ, который дал Минфин России, достаточно ясный и исчерпывающий. По этой причине в данной статье мы решили несколько развернуть вопрос и рассмотреть, какие же документы может подписывать представитель специализированной организации, ведущей бухгалтерский и налоговый учет, и из чего следует такое положение вещей.

Но сначала остановимся немного на процессе передачи бухгалтерского и налогового учета на внешнее обслуживание.

Начнем с того, что ведение бухгалтерского и налогового учета — это функция организации. Следовательно, если ее выполняет сторонняя организация, то такой способ ведения бизнеса представляет собой использование системы аутсорсинга. Это следует из определения понятия «аутсорсинг».

Аутсорсинг (от англ. «outsourcing», дословно — «использование чужих ресурсов») — передача на договорной основе традиционных функций организации внешним исполнителям, специализирующимся на соответствующих видах деятельности.

Теперь разберемся, как выглядит этот способ ведения бизнеса в разрезе передачи на аутсорсинг ведения бухгалтерского и налогового учета с точки зрения действующего российского законодательства.

Понятие аутсорсинга в области бухгалтерского и налогового учета в действующем законодательстве

Пункт 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает, что руководитель предприятия в зависимости от наличия объема работ имеет право «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту». То есть Федеральный закон «О бухгалтерском учете» прямо дает разрешение на заключение договоров бухгалтерского аутсорсинга.

Налоговый кодекс, в свою очередь, в пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями». То есть Налоговый кодекс подтверждает право налогоплательщиков заниматься бухгалтерией не самостоятельно, а посредством аутсорсинга.

Таким образом, передача на аутсорсинг функции ведения бухгалтерского и налогового учета организации является вполне законной бизнес-схемой.

Теперь разберемся, каким образом должны ставиться подписи на первичных документах, а также документах бухгалтерской и налоговой отчетности, в случае применения организацией бухгалтерского и налогового аутсорсинга.

Подписи на первичных документах Хозяйственные операции

По смыслу Федерального закона «О бухгалтерском учете», под хозяйственными операциями следует понимать действия, в результате которых происходят приобретение, изменение или прекращение прав или обязанностей.

Если это понятие расширить с позиции именно бухгалтерского учета, то хозяйственные операции также можно определить как события, которые характеризуют отдельные хозяйственные факты, которые вызывают изменения в составе, размещении или источнике образования имущества. Обратите внимание, что в результате проведения хозяйственной операции могут быть затронуты само имущество предприятия (актив баланса) или источник его образования (пассив баланса), а также и имущество, и источник (актив и пассив баланса).

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны оформляться оправдательными документами — первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Подпись руководителя

Одними из обязательных реквизитов первичных документов являются «наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления», а также «личные подписи указанных лиц» (пп. «е» и «ж» п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Состав должностных лиц, которые имеют право подписи первичных документов, утверждает руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером в форме перечня.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Исходя из смысла ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», вероятнее всего, речь идет о должностных лицах той компании, которая совершает хозяйственные операции. Во всяком случае иных указаний в Законе нет.

Согласно ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

В зависимости от того, какое должностное лицо организации согласно учредительным документам, является таким органом (генеральный директор, председатель правления или иная «разновидность» руководителя), подпись этого должностного лица и должна стоять на документах, по которым компания принимает гражданские права и несет гражданские обязанности. Разумеется, это правило распространяется и на первичные документы.

Соответственно, первичные документы в ситуации, когда бухгалтерию компании ведет другое юридическое лицо, должен подписывать руководитель той компании, которая совершает хозяйственные операции.

Следовательно, если бухгалтерский и налоговый учет ООО «Ромашка» ведет компания-аутсорсер, то подпись на первичных документах должны ставить руководитель ООО «Ромашка» или уполномоченные ими лица.

Под уполномоченными лицами, естественно, могут пониматься и руководитель или иные сотрудники компании-аутсорсера. Это следует из правил ст. 185 ГК РФ, которая не предусматривает конкретизации «личности» доверенного лица. Следовательно, им может быть кто угодно, в соответствии с решением юридическое лица, которое выдает доверенность на право подписи первичных документов.

Подпись главного бухгалтера

В отношении подписи главного бухгалтера на первичных документах ситуация выглядит следующим образом.

По правилам пп. «в» п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководители компании в зависимости от объема работы вправе передавать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированным организациям.

По смыслу ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете», можно сделать вывод, что в случае ведения бухгалтерского учета специализированной компанией именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику услуги по договору.

Аналогичного мнения придерживается Минфин России в своем Письме от 28 февраля 2002 г. N 16-00-14/74.

В нем Департамент методологии бухгалтерского учета и отчетности высказывает мнение, что «если ведение бухгалтерского учета передано на договорных началах специализированной организации, то обязанности главного бухгалтера в части определения перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, в том числе оформляющих кассовые операции, надлежит выполнять руководителю специализированной организации».

Мнение Управления МНС по г. Москве по поводу права подписи первичных документов организации в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией состоит в следующем: «При этом согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), под главным бухгалтером понимается также и специализированная организация, которой на договорных началах передано ведение бухгалтерского учета. В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ и п. 38 Положения бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем организации и руководителем специализированной организации».

Эта же позиция высказана в Письме Управления Министерства по налогам и сборам от 15 апреля 2003 г. N 11-14/20468.

Следовательно, если бухгалтерский и налоговый учет ООО «Ромашка» ведет компания-аутсорсер, то в графе «Подпись главного бухгалтера» должна стоять подпись руководителя компании-аутсорсера или уполномоченного им лица.

Необходимо отметить, что описанная выше «схема» подписи документов не совсем удобна. По этой причине рекомендуем воспользоваться правилами ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», которая установила возможность подписания первичных документов не лично руководителем и главным бухгалтером, а уполномоченными ими лицами. Использование «делегирования подписи» первичных документов позволяет следующее.

Если ООО «Ромашка» использует для ведения бухгалтерского и налогового учета услуги компании-аутсорсера, то руководитель компании-аутсорсера может делегировать свое право подписи первичных документов в графе «Главный бухгалтер» одному из своих сотрудников, сотруднику ООО «Ромашка», или оставить за собой. Данное право подтверждается уже упомянутыми выше правилами ст. 185 ГК РФ.

Следовательно, распределение прав подписи первичных документов между компанией-заказчиком и компанией-аутсорсером выглядит следующим образом:

  • подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) компании-аутсорсера;
  • подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.

То есть при желании компания-заказчик может оставить за собой только контролирующие функции (и то в случае необходимости) за первичными документами, полностью переложив право подписи на компанию-аутсорсера.

Теперь вернемся к вопросу, который был рассмотрен в Письме Минфина России, которое и легло в основу этой статьи.

Подписи на бухгалтерской отчетности

Согласно абз. 2 п. 5 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем специализированной организации.

Таким образом, согласно формам бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина от 22 июля 2003 г. N 67н, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации (руководителем дочернего общества), а в графе «Главный бухгалтер» ставит подпись руководитель специализированной организации или лицо, специально на это уполномоченное.

Распределение подписи на бухгалтерской отчетности выглядит следующим образом:

  • подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) компании-аутсорсера;
  • подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.

Как можно отметить, способ подписания бухгалтерской отчетности аналогичен способу подписания первичных документов.

Подпись на документах налогового учета и налоговой отчетности

Во всех документах налогового учета и отчетности присутствует обязательный реквизит — подпись руководителя организации. Для того чтобы определить, кто должен ставить подпись в эту графу, следует воспользоваться приведенной в предыдущих двух пунктах логикой. То есть подпись руководителя на документах налогового учета и налоговой отчетности должна соответствовать следующим правилам:

  • подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) компании-аутсорсера.

В тех документах налогового учета и отчетности, где по действующему законодательству о налогах и сборах требуется, помимо подписи руководителя компании, также и подпись главного бухгалтера, также, в соответствии с приведенной выше логикой, в графе «Главный бухгалтер»:

  • подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.

Таким образом, способ подписи налогового учета и налоговой отчетности аналогичен способу подписи первичных документов и бухгалтерской отчетности.

Помимо подписи, важным реквизитом документов является печать. Разберемся, каким образом решить этот вопрос в условиях использования организацией системы бухгалтерского и налогового аутсорсинга.

Определение принадлежности печати, проставляемой на первичных и отчетных документах

Логика, которой следует руководствоваться при постановке печатей на первичных и отчетных документах, очень проста: подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных доверенностью лиц) заверяются печатями тех компаний, сотрудниками которых являются указанные должностные лица соответственно. Аналогичным способом ставятся печати и на доверенностях.

Указанный выше принцип следует из п. 7 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах», где сказано о том, что акционерное общество должно иметь свою круглую печать, а также из п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Данные нормы следует рассматривать в совокупности с правилами ст. 53 ГК РФ, в которой сказано, что юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы. Отсюда следует, что печать на документе фактически подтверждает право подписи лица, подписавшего документ. Но компания, в штате которой данное лицо не состоит или не является лицом, уполномоченным доверенностью, просто не имеет возможности подтвердить его право подписи. Следовательно, подпись и печать должны объединять между собой принадлежность к одной компании.

Необходимо отметить, что использование данного принципа на практике в достаточной степени неудобно. По этой причине могу посоветовать организовать систему доверенностей на право подписи таким образом, чтобы это неудобство насколько возможно нивелировать.

Юридическая справка. Нередко на практике можно столкнуться с ситуацией, когда компания-заказчик по договору бухгалтерского и налогового аутсорсинга задает вопрос: нельзя ли сделать для компании-аутсорсера еще одну печать (дубликат своей печати)? Поэтому считаю необходимым привести в этой статье следующие разъяснения.

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации» (п. 7 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»). Как это видно из приведенной цитаты, речь идет о наличии печати в единственном экземпляре. Соответственно, понятие «дубликат круглой печати» противоречит действующему законодательству.

Правило, установленное в п. 7 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах», не ограничивает общество в возможности иметь «простые» печати. Этот вид печатей может быть разбит на группы: «по подразделениям» («отдел кадров», «склад», «юридический отдел») или «по документам» («для накладных», «для счетов»). Отличие «простых» (их еще называют «дополнительные») печатей от «круглой» состоит в том, что оттиск этих печатей должен явно отличаться от оттиска «дополнительной» печати, а именно: оттиск должен содержать слова, указывающие на принадлежность печати к подразделению или на возможность заверять только определенный вид документов. Обратите внимание, что данные указания на оттиске носят ограничительную функцию: их использование возможно только для нужд конкретного подразделения или для заверения конкретных документов.

При передаче ведения бухгалтерского и налогового учета компании на аутсорсинг, аутсорсер компания или подразделение компании, которое будет заниматься ведением бухгалтерского и налогового учета, не может держать у себя ни круглую печать, ни «простые» печати компании-заказчика или, в случае холдинга, печати дочерних обществ, входящих в холдинг. Причина состоит в том, что компания-заказчик и аутсорсер являются разными юридическими лицами. А в случае холдинга специализированное подразделение входит в состав иного юридического лица, не совпадающего с дочерней компанией того же холдинга. Исходя из положений п. 7 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах», печать («круглая» и «простая») является принадлежностью той организации, чье «полное фирменное наименование на русском языке» содержится на оттиске.

Е.Сафарова

Специалист

в области постановки

бизнес-процессов,

связанных с заемным трудом