Отчет в ПФР

Когда персонифицированную информацию о работниках вносит один сотрудник, а использует ее в отчетах другой – конфликт интересов, как правило, неизбежен. Если речь идет о работниках разных отделов – проблема только усугубляется. Однако, кто бы не сдавал СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за ошибки платит компания, и, если сотрудников много, штрафы бывают весомыми.

Почему сдачу СЗВ-М лучше поручить кадровику

Отчет СЗВ-М содержит всего три колонки с данными, которые кадровик вбивает в базу при приеме на работу нового сотрудника:

  • фамилия, имя, отчество;
  • СНИЛС (страховой номер работника в ПФР);
  • ИНН работников.

В бухгалтерской программе (например, 1С) файл для отправки в ПФР можно сформировать, что называется, одним кликом. Основная проблема в том, что отчет СЗВ-М – ежемесячный, и крайний срок – 15-е число месяца, следующего за отчетным.

И все же не только регулярность вроде бы необременительной нагрузки вызывает порой яростное сопротивление бухгалтерии при наличии в компании отдела кадров.

Причина в том, что:

  • ИНН работников для отчетности в налоговую бухгалтеру не нужен (желателен, но 2-НДФЛ уходят и без него);
  • если в базе нет ИНН, нужно искать его на сайте ФНС, а это – время, к тому же результат не всегда положительный;
  • СНИЛС работники уже давно получают самостоятельно, от бухгалтера ничего не зависит, он может только тратить время на то, чтобы усовестить работника пойти в ПФР и без задержки передать информацию в отдел кадров;
  • если работник сменил фамилию (порой имя и даже отчество), бухгалтер узнает об этом, только когда отчет не принят из-за ошибок.

Таким образом, отчет СЗВ-М предполагает тесный контакт с работниками компании, что несвойственно для бухгалтера, чей удел все-таки цифры, а не люди. Кроме того, как показывает практика, назначение кадровиков ответственными за отчетность очень хорошо повышает их дисциплинированность и внимательность к персонифицированным данным.

Минусы передачи СЗВ-М в отдел кадров

В отличие от бухгалтеров, у кадровиков нет десятилетиями выработанного рефлекса сдавать отчетность как можно раньше, чтобы успеть своевременно исправить ошибки. Кроме того, если раньше ПФР давал возможность исправить ошибки без каких-либо санкций в 20-дневный срок после получения отрицательного протокола, то сейчас такого нет.

Все ошибки подлежат исправлению строго до 15 числа каждого месяца, с переносом на следующий рабочий день, если середина месяца выпала на:

  • выходной день;
  • государственный праздник.

Нет у кадровиков и рефлекса каждое утро проверять, не «прилетело» ли какое сообщение из ПФР по телекоммуникационным каналам связи. К счастью, на этот случай есть бухгалтерия, которая заметит отрицательный протокол и сообщит о проблеме кадровику.

Однако возлагать на бухгалтера отчетность, данные которой для него, по сути, кот в мешке, из-за его повышенного чувства ответственности – неразумно. Механическая работа, обзвон работников, препирательства с отделом кадров – все это отнимает время у бухгалтера. Время, которое необходимо для решения более глобальных вопросов, лежащих исключительно в компетенции бухгалтера.

Альтернативное решение с минимизацией ответственности

Вне зависимости от того, кто сдает СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за несдачу (несвоевременное представление) отчета будет дорого стоить компании – 500 руб. за каждого отдельно взятого работника, в данных которого допущена ошибка (ошибки). Между тем, работники бухгалтерии или отдела кадров, если и понесут ответственность за огромные штрафы в ПФР, то в очень незначительной сумме.

В этом случае:

  • отчет СЗВ-М, а также другие отчеты по работникам компании будут отправлены в ПФР и налоговую специалистами нашей компании;
  • мы компенсируем клиенту все финансовые потери, вызванные ошибками специалистов нашей компании.

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы.

Заказать услугу

Кто сдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ — кадровик или бухгалтер?

ольга1976,
Доброго вечера всем!
Ольга, а расчет по страховым взносам в ИФНС Вы сдаете,да? Тогда формы СЗВ-М и СЗВ-стаж это как часть общей отчетности, как ранее была форма АДВ-11 и формы ИС, Вы же не заполняли только форму АДВ-11 с деньгами, а ИС не сдавали же ок.
Такой спор ранее был по поводу представления формы СЗВ-К, которую кстати до н/в могут запросить у нынешнего работодателя, если у работника отсутствуют данные на индивидуальном лицевом счете в ПФР на 01.01.2002г. и которые в 2003-2004г.г.сдавали в массовом порядке работодатели. Их работники ПФР проверяли с выходом на место с работниками ок и составляли акты, а в конце 2014г. эти данные были выгружены на ИЛС и у большинства они уже есть и по ним проведена оценка пенсионных прав с учетом их данных в расчете пенсионных баллов на 01.01.2015г. (см.в «Личном кабинете гражданина» на сайте ПФР).
Но эти данные не связаны с деньгами в отличии от форм СЗВ-М и СЗВ-стаж и если в сведениях в расчете, представляемом в ИФНС будут расхождения по отчетным периодам с этими формами, а данные из раздела 3 расчета ИФНС обязана передавать в ПФР в 5-ти дневный срок, если сдаете в электронном виде и в 10-ти дневный срок, если на бумажном носителе, то ПФР вправе вернуть расчет в ИФНС на уточнение, эти требования предусмотрены в законе №27-ФЗ.

Сдача отчетов в ПФР

Предпринимательская деятельность связана не только с производством, товарооборотом и оказанием услуг, но и с уплатой налогов, составлением и сдачей отчетных документов в различные государственные органы, одним из которых является Пенсионный Фонд России.

Сдача отчета в Пенсионный фонд – обязанность любого предприятия, в том числе и индивидуального, в штате которого находится хотя бы один сотрудник. Индивидуальным предпринимателям, не использующим труд наемных сотрудников, сдавать отчет в Пенсионный фонд не требуется.

Предприниматель, в штате которого состоят наемные сотрудники, выступает их страхователем и сдает отчет в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.

Предоставление отчетных документов предприятием, в штате которого насчитывается более 50 человек, осуществляется только в электронном виде.

Напомним, прежде чем говорить, каким образом подготовить документы и как сдать отчетность в ПФР, что срок подачи отчетных документов приходится на 15-е число второго месяца, следующего за отчетным периодом.

К примеру, для отчетного периода 1 квартала текущего года предельным сроком подачи отчетной документации будет 15 мая. Подать документы в установленный срок очень важно, поскольку в ином случае предприятие может быть подвергнуто штрафным санкциям.

После истечения срока действия ЭЦП подпись становится недействительной. Чтобы продолжить работать в области электронной документации, пользователь должен пролонгировать сертификат.

Владельцем ЭЦП для электронных торгов обычно является руководитель компании, но вместо него эту роль может выполнять другое уполномоченное лицо. Подробнее о данном виде подписей читайте .

Зарегистрировав пакет документов, можно вносить исправления и поправки в отчет. Таким образом, главным в регистрации является не наличие составленного и завершенного отчета, а своевременная подача пакета документов для их регистрации.

Первоначальный пакет документов может быть скорректирован впоследствии с помощью дополнительных отчетных форм и корректировок, а промедление в подаче отчетной документации даже на один день, несомненно, чревато наложением санкций.

Способы отправки отчета в ПФР

Существует несколько способов подачи документов в Пенсионный фонд. Самым популярным в современном ведении бухгалтерии является отправление отчетов по электронной почте или любым другим способом связи.

В случае предоставления документов онлайн необходима электронная подпись каждого отдельного файла. Отправляя отчет, стоит убедиться у оператора связи, что документы прошли регистрацию в ПФР, а затем сохранить протокол принятия.

Это позволит избежать штрафов в случае системных ошибок. По истечении четырех рабочих дней Пенсионный фонд известит о приеме документов, что является свидетельством приема отчета в работу этой организацией.

Получив сообщение об отказе в приеме, следует отправить корректировку формы с исправлением ошибок, однако это уже не повлечет за собой штрафных санкций и взысканий, так как сроком сдачи отчета является момент его отправки, подтвержденный оператором связи.

Отчет отправки может быть получен в течение двух суток. Наличие бумажной копии отчета при электронной подаче документов не требуется, однако в случае корректировки данных они могут быть востребованы.

Перед тем как сдавать отчет в Пенсионный фонд в электронном виде, используя сеть Интернет, необходимо обратиться в управление пенсионного фонда по месту регистрации. Для юридического оформления требуется подписание соглашения страхователя с УПФР.

После оформления документов и подключения специальных программ для документооборота между предприятием и Пенсионным фондом появляется возможность отправлять документы через Интернет.

К основным преимуществам такого способа сдачи отчета в ПФР следует отнести:

  • данные сохраняются на сервере и могут быть распечатаны в любой нужный момент;
  • корректировка и исправление ошибок не требуют приложения особых усилий;
  • получение отчета от Пенсионного фонда о принятии документации в работу или отправке ее на доработку.

Для того чтобы лично подать документы в Пенсионный фонд, необходимо предоставить две копии отчета в бумажном и электронном виде на съемном носителе (флэш-карте). На одном из бумажных экземпляров ставится печать и подпись сотрудника, занимавшегося регистрацией.

Расчет заработной платы при увольнении выполняется за каждый отработанный день месяца, в котором было подано заявление (или издан приказ) о прекращении трудовых взаимоотношений.

Учреждение оплачивает своему работнику только первые три календарных дня нетрудоспособности. Остальные дни, во время которых человек был болен, оплачиваются ФСС по ВПТ. О расчете больничных выплат читайте .

Информация с электронного носителя будет подгружена в базу ПФР на следующий рабочий день, однако датой сдачи отчета считается день подачи документов. Подтверждением факта сдачи является печать фонда и проставленная дата приемки.

Своевременная подача документации гарантированно защитит от взыскания штрафа даже в случае утери бумажных копий или системных сбоев.

Для индивидуальных предпринимателей и предприятий с количеством сотрудников менее 50 человек возможна подача документов только на бумажном носителе, без предоставления отчета на флэш-карте.

Третий способ подачи документов – отправка заказного письма в ПФР. В данном случае сроком сдачи отчета будет считаться день отправки письма. Независимо от того, сколько времени пройдет до момента получения отчета сотрудниками ПФР, штрафных санкций не последует. Гарантией этого является квитанция, свидетельствующая о своевременной отправке.

Корректировка отчета, исправление ошибок и внесение поправок выполняются без наложения штрафных санкции. Откорректированная отчетность предоставляется в течение двух недель с момента получения протокола об ошибке.

Введение единой формы отчетности

С 2014 года внесены изменения и поправки в правила подготовки и сдачи отчетной документации в Пенсионный фонд.

Для пользователей программы 1С Бухгалтерия о новых изменениях сразу становится известно благодаря ее автоматическому обновлению. Новая форма в значительной мере упростит всю административную процедуру, связанную со страховыми органами.

Все организации должны представлять отчет в ПФР ежеквартально, даже при отсутствии выплат сотрудникам. Такая форма отчетности называется нулевой и должна быть представлена в Пенсионный фонд также в установленные сроки.

Как сдать отчет в ПФР правильно

Во избежание ошибок и последующих корректировок, следует придерживаться правил, изложенных в административных регламентах по приему отчетности. Несомненно, подготовку и создание документов необходимо поручать профессиональному бухгалтеру.

Индивидуальные предприниматели, ведущие бухгалтерию и документооборот самостоятельно, могут избежать ошибок, руководствуясь правилами и установленным порядком сдачи отчетности в Пенсионный фонд.

Одной из распространенных причин отказов в приемке отчета в ПФР является отсутствие у лица, подписывающего документы, доверенности от руководителя. Если доверенность оформлена, прежде чем отправляться в Пенсионный фонд, необходимо убедиться в ее действительности, проверив сроки действия.

На бланках отчетности, в случае сдачи на бумажных носителях, обязательно должна иметься печать, а при отправке документации через Интернет – электронная подпись.

Перед отправкой отчета в электронной форме можно проверить его на наличие технических ошибок с помощью различных программ.

При отправке формы по телекоммуникационным каналам связи оператор приема документации в Пенсионный фонд может осуществить проверку на совместимость программ.

В случае обнаружения ошибок необходимо скорректировать формат документа и представить его в ПФР в надлежащем виде.

Соблюдение сроков и требований подачи отчетной документации в Пенсионный фонд поможет избежать штрафов и позволит вести бухгалтерский учет в соответствии с законодательными актами, регламентирующими работу организаций и предприятий.

Как пишется: «не утвержденные» или «неутвержденные­»?

Неутвержденные инструкции лежали в долгом ящике.

Инструкции какие? Неутвержденные.

В данном предложении Неутврежденные в большей степени отглагольное прилагательное, чем причастие, хотя именно в этом случае связь между причастием и глаголом необычайно сильна. Мы понимаем, что утверждать может только человек, некто, и этот некто фактически подразумевается в любом предложении:

Не утвержденные (кем-то) инструкции.

То есть даже не имея при себе зависимых слов, слово Утвержденные можно считать причастием. И как причастие писать раздельно с Не, ошибкой это не будет.

Но формально, мы имеем право, при отсутствии зависимых слов написать Неутвержденные слитно и тоже это не будет ошибкой.

Ну а если появятся зависимые слова, или скажем противопоставление, то тут о слитном написании можно забыть:

Не утвержденные директором инструкции. Не утвержденные, а отклоненные инструкции.

Вывод: как причастие Не утвержденные пишется раздельно. Как отглагольное прилагательное — слитно.

Отчет СЗВ-ТД

Обновление: 23 декабря 2019 г.

В 2020 году начинался постепенный переход на электронные трудовые книжки взамен бумажных. Вести информационный ресурс со сведениями о трудовой деятельности и трудовом стаже работников будет Пенсионный фонд (ст. 66.1 ТК РФ). А в обязанности работодателей входит, начиная с 1 января 2020 г., уведомлять ПФР обо всех кадровых перемещениях работника. Для этого предусмотрена новая форма Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД. Посмотрим, кто сдает в ПФР СЗВ-ТД, каковы сроки представления отчетности СЗВ-ТД и что в ней отражать.

СЗВ-ТД: кто сдает

Этот отчет представляют абсолютно все работодатели (и организации, и предприниматели) при условии, что были следующие кадровые перемещения работников или следующие события (п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

  • прием на работу нового сотрудника;
  • увольнение работника;
  • перевод на другую постоянную работу;
  • получение работником новой профессии, специальности или квалификации;
  • лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда;
  • подача работником заявления о выборе способа ведения его трудовой книжки;
  • переименование организации.

Форма сдается в том числе и на сотрудников, работающих по совместительству.

Отметим, что при первом представлении формы СЗВ-ТД на работника в нее включается информация о трудовой деятельности этого работника по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Отчет СЗВ-ТД: когда сдавать

А вот в 2021 году отчет в ПФР СЗВ-ТД нужно будет сдавать уже в иные сроки (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

СЗВ-ТД: утверждена или нет

Бланк СЗВ-ТД был утвержден лишь в январе 2020г. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Скачать форму СЗВ-ТД можно .

Подробный комментарий по заполнению формы СЗВ-ТД вы найдете в нашей статье.

Образец заполнения формы СЗВ-ТД вы можете посмотреть в отдельной консультации.

Кстати, некоторые путают формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД. Поясним: планировалось, что форма СЗИ-ТД – это будет выписка с информацией о трудовой деятельности работника за период работы в организации. Ее работодатель будет выдавать работнику по его запросу и/или в день увольнения. Но впоследствии в конце декабря 2019 г. Пенсионный фонд передумал и назвал эту форму СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». С проектом этой формы можно ознакомиться .

СЗВ-ТД кто сдает: бухгалтер или кадровик

Этот вопрос отдан на откуп работодателям. Руководитель организации сам определяет, на кого он возложит обязанность по подготовке и подаче нового отчета СЗВ-ТД – на бухгалтерию или на кадровую службу.

СЗВ-ТД, если нет кадровых изменений

В этом случае в 2020 г. форму СЗВ-ТД подавать не придется. Исключение составляет случай, когда от работника получено заявление, в котором он указал, хочет ли он, чтобы на него продолжала вестись бумажная трудовая книжка или он хочет полностью перейти на электронную трудовую книжку. Тогда не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получено заявление от работника, на него надо будет подать отчет СЗВ-ТД.