Отчет 6 НДФЛ 2018

6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Актуально на: 1 марта 2018 г.

По итогам 1 квартала 2018 года налоговые агенты по НДФЛ должны представить в свою налоговую инспекцию Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).

О сроке сдачи отчета 6-НДФЛ за 1 кв 2018 года и о порядке заполнения Расчета напомним в нашей консультации.

6-НДФЛ за 1 кв 2018: срок

Какой срок сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года? В общем случае Расчет 6-НДФЛ в течение года сдается не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом (квартал, полугодие, 9 месяцев) (п. 2 ст. 230 НК РФ). Получается, что за 1 квартал 2018 года Расчет нужно сдать до конца апреля. Однако 30.04.2018 – выходной день в связи с переносом на эту дату выходного с субботы 28.04.2018 (Постановление Правительства от 14.10.2017 № 1250). Напомним, что если последний день срока сдачи приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Ближайшим следующим за 30.04.2018 рабочим днем будет 03.05.2018. Поэтому именно 03.05.2018 – крайняя дата сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.

Бланк отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Сразу оговоримся, что каких-либо существенных изменений для налоговых агентов (кроме как при составлении Расчета в случае реорганизации) не произошло.

Расчет 6-НДФЛ все так же состоит из титульного листа и двух разделов:

  • Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
  • Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Однако при составлении формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 изменения в кодах, отражаемых на титульном листе Расчета, нужно учесть.

Так, если раньше по строке «По месту нахождения (учета) (код)» российская организация, не являющаяся крупнейшим налогоплательщиком, указывала код 212, то в отчете за 1 квартал 2018 года нужно будет указать код 214.

6-НДФЛ за 1 квартал 2018: инструкция

Порядок заполнения Расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года можно найти в Приложении № 2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Напомним некоторые общие требования по заполнению формы 6-НДФЛ:

  • заполнение текстовых и числовых полей Расчета слева направо, начиная с крайней левой ячейки;
  • проставление прочерков в незаполненных ячейках, при этом в незаполненных ячейках для суммовых показателей указывается ноль в крайней левой ячейке, остальные ячейки прочеркиваются;
  • запрет на двустороннюю печать Расчета на бумажном носителе;
  • использование чернил черного, фиолетового или синего цвета;
  • при подготовке Расчета на компьютере и последующей распечатке прочерки можно не ставить, при этом должен использоваться шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.

Раздел 1 6-НДФЛ за 1 квартал 2018

Напомним, как заполнить Раздел 1 «Обобщенные показатели» Расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.

Если в 1-ом квартале 2018 года налоговый агент применял разные налоговые ставки, то строки 010-050 заполняются отдельно для каждой ставки. При этом показатели приводятся суммарно по всем физлицам, к доходам которых применялась конкретная ставка.

По строке 010 «Ставка налога, %» указывается применяемая в 1-ом квартале 2018 года ставка налога.

Строки 020-050 заполняются применительно к каждой конкретной ставке, указанной по строке 010.

По строке 020 «Сумма начисленного дохода» указывается сумма начисленной зарплаты, а также иного фактически выплаченного дохода за 1-ый квартал 2018 года.

Если в этом периоде выплачивались дивиденды, то их сумму нужно отразить еще раз по строке 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов».

По строке 030 «Сумма налоговых вычетов» отражается сумма налоговых вычетов, которая уменьшает доход, подлежащий налогообложению. В этой строке отражаются, в частности, стандартные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ, а также вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ (например, вычет из стоимости подарков или материальной помощи). Полный перечень вычетов можно найти в Приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Сумма исчисленного НДФЛ отражается по строке 040 «Сумма исчисленного налога».

В строке 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» нужно указать сумму НДФЛ с дивидендов, отраженных по строке 025.

Если у организации или ИП трудятся иностранцы, которые имеют патент и самостоятельно уплачивают НДФЛ, то налоговый агент может уменьшить исчисленный НДФЛ таких работников на сумму перечисленных ими фиксированных платежей по НДФЛ. Сумма, на которую налоговый агент уменьшает исчисленный НДФЛ, отражается по строке 050 «Сумма фиксированного авансового платежа».

По строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» налоговый агент должен указать общее количество физлиц, которые получили от него доход в 1 квартале 2018 года. При этом если в течение 1-го квартала одно и то же лицо было уволено и вновь принято на работу, по строке 060 оно указывается только один раз.

По строке 070 «Сумма удержанного налога» отражается сумма НДФЛ, которая была удержана налоговым агентом в 1-ом квартале.

По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» отражается та сумма НДФЛ, которую налоговый агент не сможет удержать из доходов физлица до конца года.

По строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» нужно показать сумму НДФЛ, которая была возвращена физлицам в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Строки 060-090 заполняются суммарно по всем налоговым ставкам и обязательно на первой странице Раздела 1.

Раздел 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2018

В Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ» нужно указать:

  • даты фактического получения дохода физическими лицами;
  • даты удержания НДФЛ;
  • сроки перечисления НДФЛ;
  • суммы фактически полученного дохода;
  • суммы удержанного НДФЛ.

При этом, если у нескольких физлиц даты фактического получения дохода, даты, когда НДФЛ должен быть удержан и перечислен в бюджет (т. е. строки 100-120 Раздела 2) одинаковые, то суммы фактически полученного дохода (строка 130), а также суммы удержанного налога (строка 140) по таким лицам отражаются в Расчете суммировано, т. е. свернуто в одном блоке строк 100-140.

По строке 100 «Дата фактического получения дохода» нужно указать дату, когда физлицо фактически получило доход, отраженный по строке 130.

Даты фактического получения дохода указаны в ст. 223 НК РФ.

К примеру, доход в виде оплаты труда признается полученным на последний день месяца, за который доход был начислен.

А как показать в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 больничный? Он отражается как полученный доход на дату выплаты. А к примеру, дата признания премии зависит от ее вида. Месячная премия отражается как и зарплата, т. е. на последний день месяца (Письмо Минфина от 04.04.2017 № 03-04-07/19708). А премия за больший период времени (квартал, год и т.д.) считается полученной в целях НДФЛ на дату выплаты (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

По строке 110 «Дата удержания налога» указывается дата, когда НДФЛ должен быть удержан из доходов, показанных по строке 130. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

По строке 120 «Срок перечисления налога» нужно показать дату, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет. Напомним, что сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Что касается пособий по временной нетрудоспособности и отпускных, то НДФЛ по ним перечисляется в особые сроки: не позднее последнего числа месяца, в котором такие выплаты производились.

По строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» нужно показать общую сумму дохода физлиц (с учетом НДФЛ), полученных в указанную по строке 100 дату.

По строке 140 «Сумма удержанного налога» нужно отразить обобщенную сумму удержанного налога.

Обращаем внимание, что в Расчете за 1-ый квартал могут иметь место следующие особенности. Они касаются заработной платы декабря, которая была выплачена в январе 2018 года, а также зарплаты марта, которая будет выплачена уже в апреле 2018 года. Декабрьская зарплата в таком случае отражается только в разделе 2 Расчета, а мартовская – лишь в разделе 1. В разделе 2 зарплата за март, выплаченная в апреле, будет показана уже лишь в отчете за полугодие 2018 года.

Пример заполнения Расчета 6-НДФЛ за 1-ый квартал 2018 года мы приводили в нашей консультации.

Как проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ

Проверить правильность заполнения Расчета за 1-ый квартал 2018 года можно с помощью Контрольных соотношений (Письмо ФНС от 10.03.2016 №БС-4-11/3852@).

6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: новый бланк и примеры заполнения

Какой срок сдачи расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года? Как показать в отчете заработную плату за декабрь 2017 года, выплаченную в январе 2018 года? Как заполнять расчет, если зарплата за декабрь, выплачена досрочно – в декабре 2017 года? Как отразить зарплату за март 2018 года, выплаченную в апреле 2018 года? Как показать отпускные, дивиденды или больничные? Приведем образец заполнению и подробную инструкцию с примерами.

Кому сдавать отчет

Сдать в ИФНС расчет по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ) – это, чаще всего, работодатели (компании и ИП), выплачивающие доходы по трудовым договорам. Ими также ими считаются заказчики, выплачивающие доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров (например, подряда или оказания услуг).

Срок сдачи

По общему правилу, отчеты 6-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом (ст. 230 НК РФ). Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдается в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

30 апреля 2018 года – это понедельник. Однако 30.04.2018 – выходной день в связи с переносом на эту дату выходного с субботы 28.04.2018 (Постановление Правительства от 14.10.2017 № 1250). Ближайшим следующим за 30.04.2018 рабочим днем будет 03.05.2018. Поэтому именно 03.05.2018 (четверг) – крайняя дата сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.

Способ сдачи

Расчеты 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года направляйте налоговикам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. «На бумаге» отчетность можно сдать в единственном случае – если в течение первого квартала количество физлиц (получателей доходов) было меньше 25 человек. Это следует из положений абзаца 7 пункта 2 статьи 230 НК РФ.

Какие выплаты включать в расчет

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года следует зафиксировать все доходы, по отношению к которым организация или ИП признается налоговым агентом. Такими доходами является, например, заработная плата, все виды премий, выплаты по гражданско-правовым договорам, пособия, отпускные, дивиденды.

Однако необлагаемые доходы по статье 217 Налогового кодекса РФ в расчете показывать не нужно. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленных нормативов (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Новый или старый бланк применять?

Сдавать декларацию (расчет) 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 необходимо новом бланке, т. е. с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18. Этот приказ вступил в силу с 26 марта 2018 года.

Сразу оговоримся, что каких-либо существенных изменений для налоговых агентов (кроме как при составлении расчета в случае реорганизации) не произошло.

Расчет 6-НДФЛ все так же состоит из титульного листа и двух разделов:

  • раздел 1 «Обобщенные показатели»;
  • раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Скачать новую форму расчета 6-НДФЛ для отчетности за 1 квартал 2018 года в формате Excel.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года формируйте в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. При заполнении расчета 6-НДФЛ сведения берите из налоговых регистров по НДФЛ.

Все суммовые показатели расчета должны быть заполнены. Если сумма ноль, нужно указать «0».

Заверяет 6-НДФЛ и его разделы руководитель организации, индивидуальный предприниматель (адвокат, нотариус) или представитель по доверенности.

Если расчет заполняют и сдают в электронном виде, его нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Далее рассмотрим особенности заполнения каждого из разделов.

Титульный лист

При составлении 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года в верхней части титульного листа нужно отметить ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет – полное). Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, получивших выплаты от обособленного подразделения, то проставьте КПП «обособки». Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только свой ИНН.

В строке «Номер корректировки» года отметьте «000», если 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года сдается впервые. Если же сдается уточненный расчет, то отражают соответствующий номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Период представления (код)» укажите 21 – это означает, что вы сдаете именно 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. В графе «Налоговый период (год)» отметьте год – 2018.

Укажите код подразделения ИФНС, в которую направляется отчетность и код по строке «По месту нахождения (учета)». Этот код покажет, почему вы сдаете 6-НДФЛ именно сюда. Большинство налоговых агентов отражают такие коды:

  • 212 – при сдаче расчета по месту учета организации;
  • 213 – при сдаче расчета по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика;
  • 220 – при сдаче расчета по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
  • 120 – по месту жительства ИП;
  • 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения.

В строке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите:

  • 1 – если расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
  • 2 – если расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.

Раздел 1

В разделе 1 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года «Обобщенные показатели» показывайте общую за 2018 год сумму начисленных доходов, налоговых вычетов и общую сумму начисленного и удержанного налога.

В раздел 1 расчета включают доходы, вычеты и НДФЛ по ним общими суммами за I квартал с 1 января 2018 года (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ должны найти отражение сводные показатели с начала января по 30 марта 2018 года включительно. Сведения для заполнения берите из регистров налогового учета по НДФЛ. См. «Налоговый регистр для 6-НДФЛ».

Далее поясним, какие строки обобщенных значений находятся в разделе 1:

Строка Что отражать
010 Ставку НДФЛ (для каждой ставки заполняйте свой раздел 1).
020 Сумму начисленного дохода.
025 Доходы в виде дивидендов с января по март 2018 года включительно.
030 Сумму налоговых вычетов.
040 Сумму исчисленного НДФЛ с начала 2018 года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников.
045 Сумму исчисленного НДФЛ с дивидендов нарастающим итогом за первый квартал: с 1 января по 30 марта 2018 года.
050 Сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам. Однако эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного НДФЛ (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).
060 Общее количество физических лиц, получивших доход, в течение первого квартала 2018 года.
070 Сумму удержанного НДФЛ.
080 Сумму НДФЛ, не удержанного налоговым агентом. Имеются в виду суммы, которые компания или ИП должны были удержать до 30 марта 2018 год, но по каким-либо причинам не сделали этого.
090 Сумму возвращенного НДФЛ (по статье 231 НК РФ).

Раздел 2

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года указывают:

  • даты получения и удержания НДФЛ;
  • крайний срок, установленный НК РФ для перечисления НДФЛ в бюджет;
  • суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

В разделе 2 расчета за 1 квартал 2018 года следует отражать сведения только за три месяца (январь, февраль и март 2018 года). При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разделе 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

ВАЖНОВ составе раздела 2 следует показать доходы и НДФЛ – с разбивкой по датам – только по операциям, совершенным в январе, феврале и марте 2018 года включительно. Операции 2 квартала 2018 года (апрель, май и июнь) в раздел 2 не включайте.

Поясним заполнение основных строк в таблице:

Строка Заполнение
100 Даты фактического получения доходов. К примеру, для зарплаты – это последний день месяца, за который начислена зарплата. Для некоторых других выплаты – иные даты (п.2 ст. 223 НК РФ).
110 Даты удержания НДФЛ.
120 Даты, не позднее которых НДФЛ должен быть перечислен бюджет (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Обычно, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, допустим, для больничных пособий и отпускных выплат срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 указывается ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
130 Сумма дохода (в том числе, НДФЛ), который получен на дату, указанную по строке 100.
140 Сумму налога, которая удержана на дату по строке 110.

«Переходные выплаты» в составе 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Самые спорные вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ – это выплаты переходных периодов. С ними сталкиваются, когда зарплата или премия начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом. Поступайте следующим образом.

В 6-НДФЛ за период, в котором зарплата начислена, но не выплачена, покажите (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507):

  • в строке 020 – всю начисленную зарплату вместе с НДФЛ;
  • в строке 040 – НДФЛ с нее. В строки 070 и 080 этот НДФЛ не включайте.

В 6-НДФЛ за период, когда зарплата выплачена:

  • в строку 070 – включите НДФЛ с нее. Если вы выплатили декабрьскую зарплату в январе, то по строке 070 6-НДФЛ за I квартал вы отразите налог, который не включен в строку 040. Это соответствует Порядку заполнения расчета (Письмо ФНС от 29.11.2016 N БС-4-11/22677@);
  • в разд. 2 заполните для этой зарплаты отдельный блок строк 100 – 140 (Письма ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063).

Пример:

Зарплата за декабрь – 570 000 руб., НДФЛ – 74 100 руб. 09.01.2018 выплачена зарплата за вторую половину декабря и перечислен НДФЛ в бюджет.

В 6-НДФЛ за 2017 г. декабрьская зарплата отражена так.

В разд. 2 зарплата за декабрь будет отражена в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г.

Зарплата за декабрь выплачена в декабре 2017 года

Некоторые работодатели зарплату за декабрь выдали до Нового года (в декабре 2017 года). Другие – выплатили зарплату и годовую премию в январе 2018 года. Как показать декабрьские начисления в отчете за 1 квартал 2018 года, чтобы налоговики приняли 6-НДФЛ с первого раза? Отвечаем.

Если всю зарплату за декабрь 2017 года выплатили работникам в декабре 2017 году, то в форме 6-НДФЛ за 2017 год выплаты требовалось отразить так:

  • сумму начисленной зарплаты за декабрь 2017 года – строка 020;
  • сумму исчисленного с зарплаты НДФЛ – строка 040;
  • сумму удержанного НДФЛ (строка 070). Дата удержания НДФЛ – это 31 декабря 2017 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2017 год данные о зарплате за декабрь показывать было не нужно. А вот в расчет за I квартал 2018 года данные нужно включить, поскольку в разделе 2 следует опираться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет.

Для зарплаты за декабрь 2017 года, которую выплатили до НГ, срок уплаты НДФЛ – первый рабочий день после 31 декабря 2017 года, то есть 9 января 2018 года. Объясним почему. Зарплату вы начислили только 31 декабря 2017 года. Деньги, которые выплатили за декабрь до 31 декабря – это аванс. Зачет начисленной зарплаты в счет аванса можно произвести только 31 декабря 2017 года. Этот день и будет датой фактического получения дохода сотрудниками. А НДФЛ с зарплаты платят не позже дня, следующего за датой получения дохода.

Поэтому в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 год укажите по строкам:

  • 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
  • 110 «Дата удержания налога» – 31.12 2017;
  • 120 «Срок перечисления налога» – 09.01.2018;
  • 130 «Сумма фактического полученного дохода» – сумму зарплаты за декабрь;
  • 140 «Сумма удержанного налога» – сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь.

ВЫВОДЗарплату за декабрь, выплаченную в декабре 2017 года, нужно показать в разделе 1 годового расчета за 2017 год и в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Это подтверждает письмо ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063.

Зарплата за март выплачена в апреле 2018 года

Мартовскую зарплату, выплаченную в апреле 2018 года, покажите в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. Причем впишите в отчет только начисленный доход, вычеты и НДФЛ (строки 020, 030 и 040). В строках 070 и 080 проставьте «0». Ведь дата удержания налога (день фактической выплаты зарплаты) еще не наступила. Назвать такой налог не удержанным нельзя.

НДФЛ с мартовской зарплаты вы удержите только в апреле в момент выплаты. Поэтому покажите ее в строке 070 раздела 1, а саму операцию в разделе 2 отчета за первое полугодие. Это согласуется с письмом ФНС России от 01.08. 2016 № БС-4-11/13984.

Пример:

В марте 2018 г. работникам начислили зарплату за март – 890 000 руб. НДФЛ с нее – 115 700 руб. (890 000 руб. x 13%). Аванс выплатили 20.03.2018, а зарплату за вторую половину месяца – 05.04.2018.

В разд. 1 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. зарплата за март отражена так.

В строке 070 и разд. 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. зарплата за март и НДФЛ с нее не отражаются, т.к. дата удержания налога с мартовской зарплаты – 05.04.2018, а срок перечисления этого НДФЛ в бюджет – 06.04.2018.

НДФЛ с зарплаты за март отражен по строке 070 6-НДФЛ за полугодие 2018 г. В разд. 2 этого расчета зарплата за март отражена так.

Как отражать премии в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Далее поясним, как 6-НДФЛ показать премии в различных ситуациях. Это также выплаты, которые имеют особенности при их отражении в отчете 6-НДФЛ.

Премия за месяц

Премию за месяц отражайте так же, как зарплату (Письмо ФНС от 14.09.2017 № БС-4-11/18391).

В разделе 1 укажите:

  • в строках 020 и 040 – премии, начисленные за все месяцы отчетного периода (январь, февраль и март 2018 год), и исчисленный с них НДФЛ;
  • в строке 070 – НДФЛ с премий, удержанный до конца марта 2018 года. Эта сумма обычно меньше НДФЛ из строки 040. Ведь налог с премии за последний месяц удерживают уже в следующем квартале (в апреле). Суммы в строках 040 и 070 будут совпадать, только если премию за март 2018 года выплатили не позднее последнего рабочего дня квартала – 30 марта 2018 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года покажите все премии, выплаченные январе, феврале и марте. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала (30 марта). Их включайте в раздел 2 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года.

Премию, выплаченную вместе с зарплатой за этот же месяц, укажите вместе с зарплатой в одном блоке строк 100 – 140. Если премия выплачена отдельно, заполните отдельный блок, указав (Письмо ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

  • в строке 100 – последний день месяца, за который начислена премия;
  • в строке 110 – день выплаты премии;
  • в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Квартальная или годовая премия

В разделе 1 укажите:

  • в строке 020 – все премии за период больше месяца, выплаченные в отчетном периоде (в январе, феврале или марте 2018 года) вместе с НДФЛ;
  • в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных премий.

В разделе 2 покажите премии, выплаченные в 1 квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала (30 марта 2018 года). Их включите в разд. 2 6-НДФЛ за первое полугодие 2018 года.

  • в строках 100 и 110 – день выплаты премии;
  • в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Премии, которые выплачены в разное время, покажите в отдельных блоках.

Выплаты по гражданско-правовым договорам

Выплаты по договорам подряда, оказания услуг, аренды и др. показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором перечислили физлицу аванс или вознаграждение. Дата подписания акта к договору значения не имеет (Письма ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329, от 26.10.2016 № БС-4-11/20365).

В разд. 1 укажите:

  • в строке 020 – общую сумму выплат по всем договорам в отчетном периоде. В эту строку выплаты включайте вместе с НДФЛ;
  • в строке 030 – предоставленные в отчетном периоде профессиональные вычеты;
  • в строках 040 и 070 – НДФЛ, исчисленный и удержанный с выплат по договорам в отчетном периоде.

В разд. 2 в отдельном блоке строк 100 – 140 покажите все выплаты по договорам, произведенные в один день, указав:

  • в строках 100 и 110 – дату выплаты;
  • в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты (Письмо Минфина от 01.02.2017 N 03-04-06/5209);
  • в строках 130 и 140 – сумму выплат вместе с НДФЛ и удержанный налог соответственно.

Пример:

Аванс по договору на выполнение работ 70 000 руб. выплачен 28.11.2017 за вычетом НДФЛ – 9 100 руб. (70 000 руб. x 13%). Налог перечислен в бюджет в тот же день.

Акт сдачи-приемки работ подписан 28.12.2017.

На основании документов физлицу предоставлен профессиональный вычет – 95 000 руб.

29.12.2017 выплачено вознаграждение – 100 000 руб., с него удержан и перечислен НДФЛ – 650 руб. ((100 000 руб. – 95 000 руб.) x 13%).

В 6-НДФЛ за 2017 г. выплаты по договору отражены так.

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. вознаграждение по договору отражено так.

Отпускные

Отпускные показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные отпускные в расчет не включайте (Письмо ФНС от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).

В разд. 1 укажите:

  • в строке 020 – все отпускные, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
  • в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных отпускных.

В разд. 2 покажите все отпускные, выплаченные в последнем квартале отчетного периода. Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех отпускных, выплаченных в один день, указав (Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-3-11/3504@):

  • в строках 100 и 110 – дату выплаты;
  • в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца (Письмо ФНС от 05.04.2017 N БС-4-11/6420);
  • в строке 130 – отпускные вместе с НДФЛ;
  • в строке 140 – удержанный с отпускных налог.

Не надо показывать в разд. 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца приходится на выходной. Такие отпускные включайте в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2017 г., не надо включать в разд. 2 6-НДФЛ за 2017 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2018 (Письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@).

Пример:

В 1 квартале 2018 г. выплачены отпускные:

  • 15.01.2018 – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.;
  • 22.02.2018 – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты.

30.03.2018 начислены отпускные 27 616 руб., которые выплачены 02.04.2018.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 1 квартал, – 72 000 руб. (25 000 руб. + 47 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (3 250 руб. + 6 110 руб.).

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. отпускные отражены так.

Ответственность

Если не сдали расчет или сдали с опозданием, то штраф – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК). Период просрочки рассчитают начиная с этого дня до даты, когда вы представили расчет (лично, через представителя, по почте или по Интернету).

Если не сдать расчет в течение 10 дней с установленной даты, налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК). ФНС разъяснила это в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Если же в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года инспекторы выявят недостоверные сведения, то штраф за каждый расчет с такими данными составит 500 руб. Но если вы сами выявите «недостоверную» ошибку и сдадите уточненный 6-НДФЛ, то штрафов не будет (ст. 126.1 НК).

Заметим, что к ответственности могут привлечь не только организацию, но и ответственных сотрудников (например, руководителя и бухгалтера): штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП).

Пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

В компании четыре работника.

В I квартале произведены следующие операции:

  • 09.01.2018 выплачена зарплата за декабрь 2017 г. и премии по итогам года в общей сумме 860 550,12 руб., с указанных доходов удержан и перечислен НДФЛ – 111 872 руб.;
  • 31.01.2018 начислена зарплата за январь суммарно по всем работникам – 336 893,25 руб., предоставлены стандартные вычеты суммарно – 10 000 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ в размере 42 496 руб.;
  • 07.02.2018 выплачена зарплата за январь, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет;
  • 08.02.2018 начислены и выплачены отпускные в размере 16 179,24 руб., исчислен и удержан НДФЛ с них в размере 2 103 руб.;
  • 13.02.2018 начислены и выплачены отпускные в размере 33 142,23 руб., исчислен и удержан НДФЛ с них в сумме 4 308 руб.;
  • 28.02.2018 с отпускных, выплаченных в феврале, перечислен в бюджет НДФЛ в сумме 6 411 руб.;
  • 28.02.2018 начислена зарплата за февраль суммарно – 354 929,86 руб., предоставлены стандартные вычеты – 10 000 руб., исчислен НДФЛ с зарплаты за февраль в размере 44 841 руб.;
  • 07.03.2018 выплачена зарплата за февраль, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет;
  • 28.03.2018 начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности – 7 557,85 руб., начислен и удержан НДФЛ с него в размере 983 руб.;
  • 31.03.2018 начислена зарплата за март суммарно по всем работникам – 364 141,11 руб., предоставлены стандартные вычеты суммарно – 8 600 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ в размере 46 220 руб.;
  • 02.04.2018 перечислен в бюджет НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного в марте;
  • 06.04.2018 выплачена зарплата за март, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет.

Расчет 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. организация представила 10.04.2018. Образец заполнения будет выглядеть так:

Скачать (PDF, 635KB)

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

6-НДФЛ — это ежеквартальная отчетная форма по налогу на доходы физических лиц. В ней налоговые агенты должны указывать информация о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Каждый квартал все работодатели обязаны сдавать в ФНС отчет по форме 6-НДФЛ. В 2018 году форма декларации изменилась, поэтому для отчета за 1 квартал необходимо использовать новый бланк.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/. В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/, который вступил в силу 26 марта 2018 года. Новый бланк обязателен к применению с отчетности за 1 квартал 2018 г.

Отчет сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За первый квартал 2018 г. нужно отчитаться не позднее 3 мая, в связи с тем, что 30 апреля объявлено выходным днем. Более подробно сроки можно увидеть в таблице:

Расчетный период

Крайний срок сдачи

За 1 квартал 2018

до 3 мая

(дата перенесена с 30 апреля в связи с выходным днём)

За 2 квартал 2018

(расчет нарастающим итогом

за полгода в разделе 1)

до 31 июля

За 3 квартал 2018

(расчет нарастающим итогом

за 9 месяцев в разделе 1)

до 31 октября

За 4 квартал 2018 (расчет нарастающим итогом за год в разделе 1) до 1 апреля 2019

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2018, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые нужно учесть в 1-м квартале 2018 года

В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компанийи возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Поэтому большинство поправок, внесенных в отчетность за 1 квартал 2018 года связано с этой обязанностью. В частности, организации-правпреемнику следует:

  • указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
  • использовать код «215» ( крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
  • в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
  • в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
  • указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения:

Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214»вместо «212».

На титульном листе должны быть указаны олные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет 6-НДФЛ действует уже второй год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме тото, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.

Документ состоит из следующих разделов:

  1. Титульный лист.
  2. Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
  3. Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за I квартал 2018 года с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленых в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

  • 1-й квартал — код 21;
  • полугодие — код 31;
  • 9 месяцев — код 33;
  • год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

  • первые 2 цифры — номер региона;
  • вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

  • по месту учета — 214;
  • по месту учета обособленного подразделения — 220;
  • крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП также указывают специальные коды:

  • по месту жительства — код 120;
  • по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. На примере — код муниципального округа № 78 СПб, к которому относится инспекция ФНС России № 9. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060–090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

  • процент ставки налога;
  • суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
  • суммы налоговых вычетов;
  • суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

  • количество физических лиц, получивших доход;
  • суммы удержанного налога;
  • суммы налога, не удержанные;
  • суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

Важно! В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

  • стандартные (ст. 218 НК РФ);
  • социальные (ст. 219 НК РФ);
  • имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Пример:

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 1112843,54 — 28600 = 82683,54 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 82683,54 х 13 % = 140951 (НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Важно! Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

Пример:

За 1 квартал 2018, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале, за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Для первой квартальной расхождения должны составить сумму платежей за март 2018 г., уплаченных в апреле 2018 г., согласно требованиям законодательства.

Пример заполнения форм 6-НДФЛ и ЕРСВза I квартал 2018 года

05.05.2018. Тема статьи:

6-НДФЛ. Зарплата работникам

В расчете 6-НДФЛ за I квартал отразите прошлогоднюю зарплату, если выдали ее после 28 декабря. В зависимости от того, удерживали вы НДФЛ или нет, запишите выплату в двух разделах или только в разделе 2.
Подробности — в таб. 1.

Таблица 1. Зарплата в расчете 6-НДФЛ за I квартал

6-НДФЛ. Выплаты бывшим работникам

Особенность расчетов с бывшими работниками в том, что дата получения дохода в виде последней зарплаты — последний день работы (п. 2 ст. 223 НК), а для компенсации за неиспользованный отпуск — дата выдачи денег. Если фирма выдает деньги заранее или позже дня увольнения, то зарплату и компенсацию надо показывать отдельно. Кроме того, сложность с заполнением расчета возможна, если фирма удерживает при увольнении отпускные, которые работник получил авансом.
Все ситуации смотрите в таб. 2.

Таблица 2. Выплаты при увольнении в расчете 6-НДФЛ за I квартал

6-НДФЛ. Отпускные и пособия

Сложность с отпускными и пособиями в том, что срок уплаты НДФЛ с этих сумм — последний день месяца (п. 6 ст. 226 НК), а в этом году 31 марта выпадает на выходной, поэтому срок уплаты переносится. Из-за этого мартовские выплаты надо по-особому отражать в расчете за I квартал.
Подробности — в таб. 3.

Таблица 3. Отпускные и пособия в расчете 6-НДФЛ за I квартал

6-НДФЛ. Вычеты

К вычетам относят не только стандартные детские, социальные и имущественные вычеты. В строке 030 раздела 1 формы 6-НДФЛ вы записываете также суммы, которые облагаются лишь частично НДФЛ, то есть необлагаемую часть этих выплат. Например, вы выдали работнику материальную помощь к рождению ребенка — 60 000 руб. Необлагаемый лимит равен 50 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК). Тогда отразите 60 000 руб. в строке 020. А необлагаемые 50 000 руб. запишите в строке 030 (п. 2 письма ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).
Как заполнить вычеты, смотрите в таб. 4.

Таблица 4. Вычеты в расчете 6-НДФЛ за I квартал

6-НДФЛ. Пересчет доходов и налога

Самое сложное в расчете 6-НДФЛ — разобраться, как показать выплаты и налог, если фирма пересчитала доходы или НДФЛ.
Частые ситуации, в которых путаются главбухи, — в таб. 5.

Таблица 5. Пересчитанные доходы и НДФЛ в расчете за I квартал

ЕРСВ. Тарифы, выплаты и расходы

Заполнять расчет по взносам за I квартал проще, чем годовой. Показатели за последние три месяца и с начала года в квартальном расчете совпадают. Но есть и сложности. Например, непонятно, как заполнить расчет, если компания по итогам за квартал получила право на пониженные тарифы по взносам, а в январе и феврале применяла обычные ставки.
Примеры этой и других ситуаций — в таб. 6.

Таблица 6. Как заполнить ЕРСВ за I квартал

Как заполнить 6-НДФЛ и ЕРСВ за I квартал 2018 года

Пример Фирма применяет упрощенную систему, шьет одежду и платит страховые взносы по пониженным тарифам (подп. 5 п. 1 ст. 427 НК). Количество работников с начала 2018 года — 15 человек, все граждане России. В феврале — марте 2018 года привлекала стороннего «физика» по договору подряда. Начисленные и выплаченные доходы, НДФЛ и страховые взносы за I квартал 2018 года смотрите в таб. 7.

Таблица 7. Показатели за I квартал 2018 года (руб.)

Расчет основных показателей форм — в таб. 8.

Таблица 8. Расчет показателей отчетов 6-НДФЛ и РСВ (руб.)

Порядок и сроки предоставления расчёта 6-НДФЛ в 2018—2019 годах

Отчёт по форме 6-НДФЛ — относительно новый для коммерческих организаций документ. Немудрено, что именно по этой форме до сих пор поступает масса вопросов от пользователей. Подливает масла в огонь ещё и тот факт, что на протяжении буквально двух последних лет уже несколько раз выпускались комментарии налоговой службы, разъясняющие порядок и детали по данной отчётности, отменяющие одни требования и выдвигающие другие. Так, буквально в начале 2018 года внесены корректировки по форме расчёта. Разберёмся с базовыми требованиями, порядком и сроками сдачи 6-НДФЛ, базируясь на нормах налогового законодательства.

Для чего введён расчёт 6-НДФЛ — его применение и структура

Начало формирования отчётности налоговых агентов положено в середине 2015 года, когда был издан законодательный акт, регулирующий режим отчётности всех юридический лиц, а также индивидуальных предпринимателей по удержанному и перечисленному подоходному налогу, — закон под номером 113-ФЗ. Он был призван навести порядок в уплате подоходного сбора со всех работающих граждан РФ. Уже в наименовании этого документа указано, что цель выпуска закона — ужесточение ответственности работодателей-агентов при нарушении установленных сроков и попытках уклонения компаний от уплаты подоходного налога за своих сотрудников.

Как продекларировал фискальный контролёр, сокращение поступлений в казну налоговых сборов по НДФЛ, который уплачивается за работников, послужило толчком к этому шагу. Таким образом, налоговики включили дополнительный рычаг контроля за всеми работодателями по перечислению НДФЛ за сотрудников в госбюджет. Это своего рода сигнал для бизнеса, что сокрытие или неуплата суммы НДФЛ контролируется с особой тщательностью. И с каждым годом будет всё серьёзнее.

Кто должен сдавать расчёт

Итак, каждый работодатель обязан сдавать декларацию 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, когда в компанию трудоустраивается хотя бы один сотрудник. В этот момент предприятие принимает на себя статус и обязанности налогового агента по перечислению налогового сбора на доходы физ. лиц. При этом нельзя исключать из отчёта 6-НДФЛ выплаты физ. лицам по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), это тоже является обязанностью налогового агента.

Нужно учитывать при этом, что самозанятый частный бизнес не отчитывается. ИП уплачивает НДФЛ «за себя» с помощью декларации 3-НДФЛ либо по единой отчётности, установленной налоговым режимом.

Налоговые агенты (и крупный бизнес со штатом 1000+, и микробизнес с численностью компании 1—3 человека или просто оплачивающий услуги физ. лиц по соглашениям ГПХ) должны с установленной регулярностью отчитываться по 6-НДФЛ.

Специфика этого отчёта состоит в том, что здесь формируется общая суммарная цифра по начисленному, удержанному и уплаченному в бюджет подоходному налогу, где нет отдельных фамилий и выделенных данных, здесь не фигурируют персональные данные работников. Главное для регулятора — total-цифра НДФЛ, перечисленная государству по всем сотрудникам компании.

Нужно отметить, что если заработная плата или премии не начислялись (заметьте, именно не начислялись, это не относится к выплатам), декларирование по 6-НДФЛ не проводится. Так установлено в пункте 2 статьи 230 НК РФ.

Структура декларации

Форма и порядок заполнения отчётности регламентированы официальным письмом фискального регулятора с регистрационным номером ММВ-7–11/450@. Как установлено в нормативном акте, базироваться расчёт должен на учётных налоговых данных компании — информации, которая регулярно регистрируется в Книге учёта доходов и расходов хозяйственной деятельности компании.

Состоит расчёт 6-НДФЛ из трёх основных листов:

  1. Титульного листа — страница, которая обозначается как «стр. 001». Здесь фиксируются:
    • Реквизиты самой декларации — период, год, номер корректировки, в какую инспекцию предоставляется расчёт, сколько страниц содержит.
    • Реквизиты декларанта — ИНН, КПП (если расчёт сдаётся юр. лицом), наименование налогового агента, код по месту учёта и код по ОКТМО, а также контакты.
    • Подтверждение полноты и достоверности предоставленных сведений.
    • Нижняя правая часть титульника заполняется инспектором налоговой службы при приёме расчёта.

      При заполнении титульного лист 6-НДФЛ проверьте штрих-код (правильный ли шаблон взят для оформления)

  2. Раздел №1 — «стр. 002» — должен содержать данные по налоговой ставке агента, обобщённой сумме начисленного дохода (причём сюда входят и отпускные компенсации, и выплаты по больничным). Здесь отражается сумма по всем вычетам и фиксированному авансовому платежу по НДФЛ. Фиксируется здесь также количество трудоустроенных в компании лиц (а также лиц, получающих выплаты по договорам ГПХ от предприятия). Отметим несколько ключевых моментов, которые нужно учитывать:
    • Данные в этом разделе учитываются нарастающим итогом с начала отчётного года.
    • Когда в компании трудоустроены работники с разными ставками НДФЛ (например, стандартные 13% для резидентов РФ, 30% для работников-нерезидентов либо компания платит 15% по дивидендам лицам, которые не являются налоговыми резидентами), нужно оформлять отдельную страницу по каждому тарифу. Соответственно, лист со ставкой 13% (если есть) будет обозначаться «стр. 002», следующий лист (к примеру, с 15% ставкой) — «стр. 003» и т. д. Здесь работает сквозная нумерация.

      Там, где данные отсутствуют, в разделах 1 и 2 ставятся прочерки, если по физическим показателям нет данных, ставится ноль

  3. Раздел №2 отражает даты и суммы доходов, которые были получены работниками, и удержанный в счёт государства подоходный налог. Этот блок заполняется только по конкретному отчётному периоду (кварталу) и никоим образом не корреспондирует с первым разделом отчёта.

Напомним: как и при заполнении любой другой налоговой отчётности здесь запрещено что-либо исправлять, применять затирки и корректоры, а также скреплять листы скобами степлера.

Все листы расчёта 6-НДФЛ должны быть завизированы уполномоченным на это ответственным лицом, если это не руководитель организации, должна быть выписана доверенность на эту процедуру. Если отчёт сдаёт ИП, коммерсант лично подписывает документ. Уточняем этот момент только потому, что эта ошибка входит в число самых распространённых, что ведёт к возврату декларации при первичной оценке документа налоговиками.

Видеоинструкция: алгоритм заполнения 6-НДФЛ

Коррективы и уточнения по форме 6-НДФЛ в 2018 году

Заметьте, согласно распоряжению фискального регулятора от 17.01.2018 под номером ММВ-7–11/18@, в 2018 году в декларацию были внесены изменения. И здесь нужно учитывать, что, начиная со второго квартала 2018 года, нужно использовать только уточнённую форму 6-НДФЛ. Обновлённый бланк доступен на портале налоговиков .

Актуальные бланки лучше скачивать из проверенных источников

Разберём основные моменты, которых коснулись коррективы 2018 года:

  1. В «шапке» титул-листа для идентификации нового бланка изменён штрихкод — вместо 15201010 введён код 15201017.

    Новый штрих-код декларации с 2018 года — 15201017

  2. В скорректированную форму привнесены незначительные корректировки в названиях блоков.
  3. Установлена и присоединена к отчётности правопреемственность для юр. лиц, при реорганизации компании, а также присоединении, слиянии или преобразовании за неё должен будет сдавать расчёт правопреемник.
  4. Введены в действие уточнённые коды места предоставления отчёта (новые коды указаны в таблице ниже), а также коды при реорганизации и ликвидации.

    Коды местонахождения уточнены только для юр. лиц, для ИП всё осталось по прежнему

Нововведения по приложениям 2 и 4 к Приказу №ММВ-7–11/450@ (таблица):

Приложение 2. Коды мест представления расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом
Код Наименование
120 По месту жительства индивидуального предпринимателя
124 По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
125 По месту жительства адвоката
126 По месту жительства нотариуса
213 По месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика
214 По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком
215 По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком
216 По месту учета правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком
220 По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
320 По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335 По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации
Приложение 4. Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)
Код Наименование
1 преобразование
2 слияние
3 разделение
5 присоединение
6 разделение с одновременным присоединением
0 ликвидация

Порядок и сроки сдачи 6-НДФЛ в 2018 году

Для начала рассмотрим вопрос: куда сдаётся расчёт. Вроде всё просто — предоставить отчёт 6-НДФЛ нужно в районную налоговую инспекцию по месту нахождения предприятия, в ИФНС, где компания стоит на учёте. Но здесь есть уточнения, так:

  • если у предприятия есть одно или несколько обособленных подразделений, то 6-НДФЛ сдаётся в налоговую по месту ведения бизнес-деятельности;
  • когда частный предприниматель работает по единому вменённому налогу (ЕНВД), он также отчитывается по месту осуществления деятельности ИП.

Отметим, что при оформлении расчёта 6-НДФЛ каждое обособленное подразделение отчитывается за себя самостоятельно, указывая в отчёте код своего муниципалитета (ОКТМО). Таким же образом сдают декларацию ИП, работающие на вменёнке, когда в их ведении несколько точек для работы. Здесь нужно учитывать один нюанс: в титульном листе отчётности ИП должен указать ОКТМО по месту своей регистрации, а в разделах с данными по персоналу — код муниципалитета, где ведётся бизнес. Есть и здесь уточнение — микробизнес, который относится к разъездной форме деятельности (торговая палатка на колёсах или ИП-грузоперевозчик), тогда код муниципалитета на всех листах должен быть одинаковым. Разъяснения по этому вопросу есть в комментариях Минфина РФ от 19.11.2015 за номером 03–04–06/66970, а также в письме налоговиков от 28.12.2015 №БС-4–11/23129@.

Чтобы уточнить код по общероссийскому классификатору достаточно перейти и найти в выпадающем списке нужный район.

Способов сдачи декларации, по сути, всего 2:

  1. Можно сдать расчёт в бумажном виде:
    • Принеся документ в налоговую инспекцию лично либо с помощью доверенного лица (правда, для этого ему нужно выписать нотариальную доверенность). Здесь следует учесть один момент, что инспектор может попросить предоставить 6-НДФЛ на флешке, чтобы прямо на месте закачать отчёт на сервер налоговиков.
    • Допускается сдача отчётности с помощью почтового отправления (заказным письмом с описью вложения).
    • Но во всех вариантах с распечатанной формой нужно знать, что 6-НДФЛ принимается в таком виде только от предприятий с численностью не более 25 работников.
  2. Электронный вид отчётности допускается при любом количестве трудоустроенных в компании лиц.
    • В этом варианте есть плюсы — оперативность, новые софты, через которые сдаётся отчётность, проверяют расчёт по основным контрольным соотношениям, что снижает риски допущения ошибок.
    • Но есть и минус — за электронный документ придётся платить (как минимум 3 000 ₽ за усиленную электронную подпись).

Сроки, которые нужно помнить

Важнейший постулат, который нужно неукоснительно соблюдать, — сроки сдачи отчётности по 6-НДФЛ. Иначе незамедлительно последуют санкции фискального регулятора (подробнее об этом расскажем в следующей главе).

Отчётные периоды и сроки сдачи расчёта 6-НДФЛ определены следующим образом:

  1. I квартал календарного года — последний день для предоставления 30 апреля.
  2. 6 месяцев — отчёт должен быть сдан до 31 июля.
  3. 9 месяцев — до 31 октября.
  4. Отчётный год — декларация сдаётся до 1 апреля.

Очевидно, что промежуточная отчётность сдаётся в ИФНС до конца месяца, следующего за отчётным периодом, а годовой отчёт смещён на 2 месяца: до первого апреля.

То есть в марте—апреле каждого года налоговые агенты сдают 2 отчёта: до первого апреля — за прошедший год, а до 30 апреля — за первый квартал текущего года.

Причём здесь работает стандартное правило налоговой отчётности: когда крайний день выпадает на праздничный либо выходной день, сдать отчёт без применения штрафных санкций можно на сле­ду­ю­щий за ними ра­бо­чий день (смотри пункт 7 статьи 6.1 НК РФ).

Но не рекомендуем тянуть со сдачей до крайнего отчётного дня, лучше сделать это в спокойном режиме за 3—5 дней до наступления критичного срока.

Таблица: сроки предоставления расчёта 6-НДФЛ в 2018—2019 годах

Отчётный пе­ри­од, за ко­то­рый сда­ёт­ся расчёт Пограничный срок сдачи 6-НДФЛ в 2018 году Крайний день сдачи отчёта в 2019 году
I квар­тал 03 мая 2018 года 30 апреля 2019 года
По­лу­го­дие 31 июля 2018 года 31 июля 2019 года
9 ме­ся­цев 31 октября 2018 года 31 октября 2019 года
Отчётный год 01 апреля 2019 года 01 апреля 2020 года

Часто у декларантов возникает закономерный вопрос: для чего периоды отчётности установлены как 3, 6, 9 месяцев и год, а не поквартально. Ответ вытекает из целей данного отчёта — в таких периодах проще осуществлять перекрёстный контроль и выстраивать барьеры для корректировок отчётности со стороны декларантов. Такой метод делает подгонку цифр довольно сложным, тем более у налоговиков есть масса пересекающихся с 6-НДФЛ отчётов и контрольных соотношений по ним, а также платёжки и внутренние точки для проверки.

Штрафы и санкции, предусмотренные за нарушения по 6-НДФЛ

Вспомним ещё раз про ключевую цель этого отчёта — повышение ответственности при начислении и уплате подоходного налогового сбора. Именно по этому расчёёту в НК РФ добавлены дополнительные санкции за ошибки и опоздания по срокам, так при декларировании по 6-НДФЛ включаются следующие санкции:

  • 200 ₽ — штрафной сбор при использовании неактуальной формы либо если расчёт сдан не тем способом (например, вместо электронного вида отчёт направлен на бумажном носителе);
  • 500 ₽ — взыскание, если в расчёте найдены ошибки;
  • 10 000 ₽ — штраф при подделаке 6-НДФЛ.

Всё вышеперечисленное предусмотрено статьёй 126 и относительно свежей нормой — ст. 126.1 НК РФ.

Нужно отметить ещё фискальные сборы и санкции, применяемые к налоговым агентам при опоздании и при обнаружении ошибок:

  • 1 000 ₽ штрафа за каждый месяц либо 5% от total-суммы подоходного налога грозит декларанту при опоздании хотя бы на несколько дней (max, что могут взыскать за такое нарушение — 30% от суммарного НДФЛ).
  • Опоздание по перечислению НДФЛ чревато начислением пени —1/300 ставки рефинансирования ЦентроБанка РФ за каждый день просрока. Причём для организаций через месяц опоздания ставка вырастет до 1/150 в день (на ИП удвоение тарифа не распространяется).
  • Когда предприятие-агент не удерживает подоходник у персонала и, соответственно, не платит НДФЛ в бюджет, нарушителю грозит взыскание в объёме 20% от суммы сбора.
  • При этом никто не отменяет самую серьёзную и распространённую в последнее время санкцию, которую так любит регулятор: если в течение десяти дней по прошествии крайнего срока предоставления отчётности 6-НДФЛ не сдаётся в ИФНС, налоговики моментально блокируют расчётный счёт декларанта (может это коснуться и личных карт ИП).

Последствия здесь понятны — стагнация в деятельности компании и другие всевозможные неприятности. Причём только погашение на 100% всего долга по платежам, штрафам и пени позволит разморозить счета. Иногда недоплата пени в несколько копеек не даст открыть р/счёт штрафнику. Поэтому лучше не допускать таких вольностей.

Очевидно, что декларация по форме 6-НДФЛ — отчётность, которую ни в коем случае нельзя игнорировать. Назначение этой формы — тотальный контроль за уплатой НДФЛ налоговыми агентами. И ближайшее время к ней будет всё более пристальное внимание со стороны фискального регулятора. Нюансов по заполнению этой формы немного, а вот корректный расчёт всех данных по разделам — дело серьёзное. Важно также точно соблюдать сроки отчётности и не допускать просрочек.