Ошибки в документах

Содержание

Ошибки в первичных учетных документах: порядок исправления

Ошибки, подлежащие исправлению

К ситуациям, когда ошибки в оформлении ПУД подлежат обязательному исправлению, на наш взгляд, можно отнести следующие случаи:

  1. Ошибки в ПУД привели к искажению в бухгалтерском и (или) налоговом учете, и у хозяйствующего субъекта возникает необходимость (обязанность) вносить исправления в учет. В этом случае исправление ошибок в учет должно вносится на основании, в том числе исправленных ПУД.
  2. ПУД не содержит обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, или содержит в качестве этих реквизитов некорректные сведения, что не позволяет однозначно и полно установить содержание факта хозяйственной жизни.
  3. ПУД не содержит реквизитов (содержит некорректные реквизиты), прямо не предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, но ключевых для определения фактических обстоятельств и реальности хозяйственной операции.

Как исправить ПУД?

Законодательство РФ исходит из того, что в ПУД допускаются исправления, за исключением кассовых и банковских документов. Исправление в ПУД должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

Исправлять ПУД можно несколькими способами:

1) Путем внесения исправлений в первоначальный документ.

В этом случае зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п.п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое в силу ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ применимо и в настоящее время).

2) Путем составления правильно заполненного (исправленного) документа дополнительно к документу с ошибкой

Т.е. исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

Таким образом, применяется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ.

Обратите внимание! Заменить ПУД с ошибками новым документом нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, ФНС России от 12.01.2018 N СД-4-3/264), т.е. нельзя выбросить неправильно заполненный документ и вместо него подложить новый.

Порядок внесения исправлений в ПУД стороны сделки вправе определить самостоятельно.

Исправления в ПУД должны быть заверены представителями сторон, участвовавшими в составлении этого документа.

При исправлении ПУД, оформленных в нескольких экземплярах, исправления нужно внести в каждый из них, в том числе в экземпляры, находящиеся у контрагентов Внесение исправлений в ПУД в одностороннем порядке не допускается и нарушение данного правила может привести, в частности, к тому, что такие документы не будут приняты в качестве документального подтверждения расходов (Постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2018 N 10АП-20651/17, от 16.01.2015 N 10АП-14763/14, Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 N 01АП-3125/15, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 18.02.2015 N 04АП-6483/14, Постановления ФАС Уральского округа от 01.04.2013 N Ф09-1090/13 по делу N А76-283/2012).

Если ошибки в ПУД привели к искажению данных бухгалтерского и налогового учета, то необходимо внести исправления в налоговые и бухгалтерские регистры, а при необходимости представить уточненные налоговые декларации.

Получите
консультацию
эксперта Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта. Задать вопрос Задать вопрос

Как вносить исправления в первичные документы

Способ 1: исправить исходник

Способ 2: сделать замену

Способ 1: исправить исходник

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешает закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При внесении исправлений в исходный документ ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуем заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.

Выглядит это примерно следующим образом:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.

Способ 2: сделать замену

Вместо правки исходного документа можно оформить другой — исправительный. Несмотря на то, что законом о бухучете такой способ исправления не предусмотрен, чиновники это разрешают (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения исправлений в этом случае должен быть подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем должно быть указание на то, что это исправительный документ, приведены номер и дата исходного документа, а также порядковый номер и дата исправления.

Например, вот так:

Этот же способ используют, когда требуются исправления в первичных документах, составленных в электронной форме.

Узнайте, как исправлять ошибки в бухгалтерской отчетности.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Все организации, выдающие из кассы наличные денежные средства обязаны выписывать расходные кассовые ордера (РКО). Ошибок в данном документе быть не должно, иначе документ просто будет признан несуществующим, что может привести к штрафам. В статье рассмотрим, что делать если допущена ошибка в расходном кассовом ордера и можно ли его исправить.

Расходный кассовый ордер

Выписывать РКО следует всегда, когда организация выдает из кассы наличные.Составляется он по форме КО-2 и только в единственном экземпляре.

Если денежные средства выдаются под отчет, то РКО оформляется на основании письменного заявления сотрудника, в котором указывается сумма подотчетных средств, срок, на который выдаются наличные, подпись и дата руководителя.

Как правильно заполнить РКО

Важно! На сегодняшний день в РКО не обязательно получатель должен от руки заполнять получаемую сумму. Ее можно напечатать и на компьютере (указания Банка России №3210-У от 11.03.2014).

РКО (расходный кассовый ордер) может быть оформлен как от руки, так и с применением специальных технических средств. При заполнении РКО от руки можно использовать любой цвет чернил, каких-либо ограничений в данном случае нет.По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру, так: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 31.08.2020 №123». Строка «Приложение» должны содержать перечень прикладываемых первичных документов (счета, заявки и др.), указывается их номера и даты составления.

Нумерацию РКО можно делать по своему желанию, как это удобно организации. Как правило, применяется нумерация по возрастанию или с использованием буквенного и цифрового сочетания. Нумерация может быть сквозная и несквозная. Порядок ведения кассовых документов не обязывает компании вести сквозную их нумерацию. Ответственность за нарушение нумерации ордеров не предусматривается. Однако, если будут обнаружены пропуски или повторяющиеся номера, то контролирующие органы могут сделать вывод о том, что возможно были неоприходованные денежные средства в кассе. А это в свою очередь приведет к уже более тщательной проверке (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок действий при заполнении РКО

Подпись директора в ордере не требуется в том случае, если его подпись есть в приложениях к РКО. Если в компании нет бухгалтера, то подпись руководителя потребуется в любом случае, даже если он уже расписался на приложениях к ордеру.

При работе с РКО в организации должен быть следующий порядок действий:

  1. Кассир должен проверить наличие необходимых подписей, соответствие сумм, записанных цифрами и прописью, а все ли есть документы, указанные в РКО. Помимо этого проверяется совпадение ФИО а документе с данными предъявленного удостоверения личности получателя.
  2. Следует подготовить необходимую сумму денег получателю, а также получить от него подпись в РКО.
  3. Кассир при получателе должен пересчитать деньги так, чтобы получатель мог за его действиями наблюдать. После этого деньги выдаются получателю
  4. После этого деньги пересчитывает получатель в присутствии кассира. Если это не сделать, то претензии в последствии предъявить уже не получится.
  5. Последним этапом следует подписание РКО кассиром.

Какие ошибки чаще всего допускаются в РКО

Если обратиться к практике аудиторских проверок расчетов наличными средствами, то можно сделать вывод, что нарушений в это области достаточно много, в том числе и в оформлении кассовых документ. Самыми распространенными нарушениями являются следующие:

  • строки заполнены небрежно при заполнении вручную, либо смещаются строки при заполнении документа на компьютере;
  • РКО не пронумерованы;
  • в РКО отсутствуют корреспондирующие счета (субсчета);
  • по строке «Приложение» не указаны все реквизиты прилагаемых документов;
  • неверно выделен НДС;
  • ФИО подписывающих РКО лиц внесены неразборчиво, некоторые подписи отсутствуют;
  • в РКО допущены помарки, исправления или подчистки.

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Важно! В кассовых документах не допускается внесение исправлений. Если в РКО допущена ошибка, то его следует переписать.

Никаких исправлений в кассовых документах быть не должно. Это же требование действует и по отношению к РКО (указания Банка России №3210-У п. 4.7).

Если ошибка будет обнаружена, то исправить РКО уже нельзя. Единственным вариантом является заново его составить с верными данными.

Если налоговые органы обнаружат, что в кассовом документе есть исправления, то этот документ могут посчитать отсутствующим, что приведет к обвинению компании в хранении неучтенной выручки. Например, за то, что в кассе превышен установленный лимит. А за это штраф может составить до 50 000 рублей (15.1 КоАП РФ).

При составлении нового РКО, вместо неверного, прежний ордер следует перечеркнуть и приложить его к кассовой книге. При этом в журнале регистрации ПКО и РКО следует указать, что неверные ордера аннулированы. Такая запись делается в примечаниях. В кассовой книге также следует перечеркнуть неверную запись и вместо неверно записанных сумм записать правильные. Все исправления в книге следует заверить подписями кассира и главного бухгалтера.

Если в каких-либо цифрах при заполнении РКО кассир допустил ошибку, то с него следует взять объяснительную. В объяснительной записке он должен указать, почему им были допущены ошибки в нумерации. В этом случае споров с контролирующими органами возможно получится избежать (Читайте также статью ⇒ Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет).

Ответственность за неверно заполненный РКО

За то, что РКО или ПКО заполнен неправильно, штрафа не предусмотрено. Однако, если документ заполнен с ошибками, то проверяющие органы могут посчитать его отсутствующим. К примеру, если в РКО расшифровки фамилии нет, то это означает, что документ составлен с нарушениями. Подписан РКО должен быть так, чтобы по подписи можно было идентифицировать подписантов, то есть тех лиц, которые несут ответственность за оформление данной операции.

Важно! Если расшифровки подписи нет, то проверяющие органы могут приравнять ордер к отсутствующим документам, а это может привести к штрафу в размере 10 тыс. рублей (120 НК РФ).

Штраф этот может быть наложен на основании того, что первичные документы в компании оформлены не должным образом. Однако, наложение такого штрафа также является неправомерным, так как предусмотрен он за то, что документы отсутствуют, а не за то, что они оформлены неверно. Суды в этом случае могут встать на сторону организации.

К чему же тогда может привести неверное составление РКО? Документ, оформленный с нарушением может привести к тому, что они потеряют свою доказательную силу. Например, в том случае если в суде нужно будет доказать факт выдачи наличных определенному лицу, которое заявляет, что никаких денег не получало.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли часть РКО заполнить от руки, а часть на компьютере?

Ответ: Законодательство не устанавливает запрет на заполнение РКО комбинированным способом. Если для компании это удобно, то часть документа можно заполнить на компьютере, а остальную часть от руки.

Вопрос: В РКО корреспондирующий счет указан неправильно. Как это исправить, если сотрудник, подписывающий этот документ уже уволился?

Ответ: В РКО нельзя вносить какие-либо изменения. В связи с этим с сотрудника, которым был составлен РКО нужно потребовать объяснительную, а также составить бухгалтерскую справку, которая будет объяснять причины несоответствия.

Допустимы ли в первичке арифметические ошибки, опечатки и исправления? Ответ зависит от вида документа и существенности недочета. Некоторые описки могут привести к искажению баланса, другие станут основанием для корректировки налоговых отчислений не в пользу налогоплательщика, а какие-то останутся незамеченными.

Оценка существенности ошибок в первичке

Типы ошибок при оформлении первичной документации:

  • применение неутвержденных приказом руководителя предприятия форм первичных бланков;
  • отсутствует один или несколько обязательных реквизитов;
  • в документе не указаны ответственные лица и нет их подписей;
  • присутствуют исправления;
  • неразборчиво заполнен бланк;
  • вместо ручки для заполнения используется карандаш;
  • отсутствуют прочерки в пустых ячейках и колонках.

Внесение исправлений в первичные документы разрешается в отношении ограниченного перечня бланков. Процедура актуальна при существенности допущенной ошибки. Степень значимости оценивается по критериям возможности идентификации всех данных и соответствия требованиям налоговых органов.

Примеры недопустимых ошибок:

  1. Отсутствует дата составления документации или она написана с опечаткой.
  2. Допущено использование недостоверной информации в номере ИНН.
  3. Неправильно указан объем произведенных работ.
  4. Документ подписан неуполномоченным на это лицом.
  5. Допустимы ли в первичке арифметические ошибки – неправильное отражение количества товара или его стоимости, суммы рассчитанного налога может привести к появлению налогового спора.
  6. Несовпадение значения сумм в числовом варианте и в указании его прописью.

Способы исправления ошибок в первичных документах

В каких случаях описки можно оставить без корректировки:

  • если допущенная ошибка не мешает идентификации продавца и покупателя;
  • если можно без обращения к дополнительным документам определить названия товаров, работ или услуг;
  • есть возможность четко выделить имущественные права и их стоимость (письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется на основании п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование таких способов:

  1. Внесение правильных данных в первоначальный вариант документа. При этом неверное значение перечеркивается одной линией, сверху прописывается новый текст или числовые данные. Важно, чтобы можно было разобрать и прежние цифры со словами, и новые. Рядом с зачеркиванием проставляется надпись «исправлено», которая заверяется подписями ответственных лиц и обязательно указывается дата внесения изменений в документ.
  2. Оформление корректирующего документа аналогично созданию корректировочного счета-фактуры.
  3. Метод красного сторно необходим для аннулирования ранее проведенных документов.

Исправления в первичных документах не должны осуществляться при помощи ластика, корректоров, путем подчисток лезвиями. Если необходимо устранить недочет в виде недостающих реквизитов, то разрешается дописать их от руки. Эта норма распространяется и на документы, набранные на компьютере.

В каких первичных документах не допускаются исправления?

Указаниями ЦБ от 11.03.2014 под № 3210-У установлено, что исправлять внесенные данные нельзя в кассовых документах (п. 4.7). К числу таких бланков относятся расходные и приходные ордера. А вот кассовая книга с платежной ведомостью включены в категорию документации, для которой допускаются корректировки. В случае с кассовой книгой порядок внесения изменений такой:

  1. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах, оформленных на бумажных носителях, должно сопровождаться указанием даты внесения изменений, подписей с расшифровками лиц, отвечающих за заполнение данного бланка.
  2. Электронные документы, которые уже были подписаны, нельзя изменять.

Если ошибка была произведена несколько дней назад, а замечена только сейчас, когда она искажает данные и в последующие дни, исправлять надо все листы с неверными сведениями. Если ошибка заключается в пропущенном чистом листе кассовой книги, этот незаполненный бланк перечеркивается и подлежит аннулированию.

В каких первичных документах не допускаются исправления? Кроме кассовых, не разрешается внесение корректировок в платежных бланках (п. 2.4 Положения от 19.06.2012 под № 383-П). Под запретом и исправления в бланках строгой отчетности, которые применяются при осуществлении наличных расчетов.

Если в одном из таких документов при заполнении была допущена ошибочная запись, бухгалтер не может замазывать цифры или надписи корректором, подводить ручкой или перечеркивать отраженные в бланке данные. В этом случае допускается только оформление нового экземпляра ордера или поручения.

Можно ли по закону вносить исправления в кассовые документы – правила и случаи внесения изменений

У специалистов по бухучету наличных транзакций иногда возникает вопрос о том, разрешаются ли ошибки, неточности и соответствующие корректировки в кассовых бумагах.

Точный ответ предопределяется разновидностью исправляемого документа и значительностью обнаруженного недочета.

Одни описки или опечатки приводят к явному искажению финансовой и налоговой отчетности, другие могут самым неблагоприятным образом отразиться на налоговых обязательствах хозяйствующего субъекта, а некоторые просто не выявляются при проверке и впоследствии остаются незамеченными.

Допускается ли вообще исправление каких-либо кассовых бумаг?

Как правильно вносятся изменения в подобную документацию, если это не запрещается нормами актуального законодательства?

Можно ли вносить?

Отсутствие каких-либо корректировок в регистрах учета наличных транзакций является основным требованием при оформлении хозяйствующим субъектом кассовой документации.

Иначе говоря, в кассовых бумагах не должно быть ошибок, помарок или исправлений. Однако на практике различного рода правки все же вносятся в документы, удостоверяющие выполнение операций с наличностью.

Иногда для этих целей сотрудниками организации используются корректирующие жидкости, что вообще не является допустимым.

Читайте также о порядке хранения кассовых документов.

Корректировки в ПКО и РКО

Если исполнитель ошибся или допустил помарку при заполнении кассового приходного/расходного ордера, какие-либо исправления вносить в подобные бумаги категорически запрещается.

В РКО/ПКО не допускается наличие каких-либо закрашиваний, зачеркиваний и прочих корректировок.

Единственный вариант решения такой проблемы – перечеркнуть испорченный ордер и оформить новый документ.

Перечеркнутый (забракованный) кассовый ордер следует, однако, приложить к кассовому отчету, формируемому по итогу соответствующего дня.

Забракованный, испорченный документ не может применяться для выполнения расходной/приходной транзакции с наличностью.

Могут ли сводные учетные регистры иметь изменения?

Указанием ЦБ РФ, зарегистрированным 11.03.2014 под номером 3210-У, строго запрещается корректировать уже внесенные сведения в кассовых бумагах – заполненных бланках РКО/ПКО.

Однако этот же нормативный акт допускает надлежащее внесение изменений в платежную ведомость, регистрационный журнал РКО/ПКО и, конечно же, кассовую книгу.

Какие поправки допускаются?

Корректировка первичных учетных бумаг регламентируется Законом РФ «О бухучете», зарегистрированном под номером 402-ФЗ. Конкретные требования предписываются статьей 9 (пунктом 7) этого нормативного акта.

Так, разрешается применять следующие способы исправления учетных документов:

  • Первый способ – корректные сведения вносятся непосредственно в первоначальный (исходный) вариант ошибочного документа. Неправильные значения зачеркиваются одной линией (исправляемое значение должно после этого читаться). Над перечеркнутым значением указывается корректное число или правильный текст. Возле внесенного изменения прописывается формулировка «Исправлено», которая подписывается (заверяется) уполномоченными субъектами. Подписи расшифровываются. Проставляется дата совершенной корректировки.
  • Второй способ – составляется корректирующий (исправляющий) документ по принципу, аналогичному формированию счета-фактуры с корректировочными целями.
  • Третий способ – чтобы аннулировать документы, проведенные ранее, следует применить способ красного сторнирования.

Порядок внесения

Корректирующую жидкость однозначно не разрешается применять для внесения каких-либо изменений в уже составленные кассовые бумаги.

Допускаются только те исправления, которые выполняются следующим образом:

  • Надпись, которая была внесена ошибочно, перечеркивается. Однако зачеркивать её следует так, чтобы она потом отчетливо читалась.
  • Нужное исправление вносится непосредственно над перечеркнутой (ошибочной) надписью. Такая корректировка подразумевает прописывание корректного текста или правильной суммы.
  • На незанятых полях исправляемого документа или непосредственно возле исправленной надписи следует проставить текстовое обозначение «Исправлено». Ответственные субъекты, уполномоченные составлять кассовую документацию, в обязательном порядке подписывают данное обозначение.
  • Производится обязательная расшифровка всех проставленных подписей с указанием реальной даты внесения соответствующей корректировки.
  • Аналогичной корректировке подлежат все экземпляры исправленной бумаги.

Выводы

Корректировке не могут подлежать заполненные бланки РКО/ПКО. Сводные кассовые регистры (книга, журнал) и платежные ведомости допускается исправлять разрешенными способами.

Соответствующий порядок регламентируется нормами актуального законодательства.