Оплата проезда на учебу

Оплата проезда к месту учебы

Актуально на: 23 апреля 2019 г.

Сотрудникам, которые совмещают работу с обучением, кроме дополнительного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, сокращенной рабочей недели, также положена компенсация стоимости проезда к месту их учебы и обратно (ст. 173, ст. 174 ТК РФ).

Оплата проезда к месту учебы и обратно

Работникам компании, обучающимся заочно в вузах, один раз в учебном году положена компенсация проезда к месту учебы и обратно (ч. 3 ст. 173 ТК РФ). Сотрудникам, получающим среднее профессиональное образование заочно, проезд к месту учеты и обратно возмещается один раз в учебном году только в размере 50% (ч. 2 ст. 174 НК РФ).

Оплата проезда к месту учебы и обратно возмещается работодателем тем сотрудникам, которые:

  • обучаются заочно в вузах в рамках программы бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
  • обучаются заочно в аспирантуре (адъюнктуре) в рамках программы подготовки научно-педагогических кадров, программы ординатуры или программы ассистентуры-стажировки (ст. 173.1 ТК РФ);
  • обучаются заочно в учебных заведениях среднего профессионального образования (например, в техникумах) (ст. 174 ТК РФ).

Оплата стоимости проезда к месту учебы: условия

Работникам, обучающимся в высших учебных заведениях и в заведениях среднего профессионального образования, проезд оплачивается при одновременном выполнении следующих условий:

  • работник обучается успешно (только для учащихся в вузах) (ч. 3 ст. 173 ТК РФ);
  • программа, по которой учится работник, имеет государственную аккредитацию (ст. 173, ст. 174 ТК РФ);
  • образование соответствующего уровня работник получает впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
  • работник, уже имеющий образование соответствующего уровня, был направлен на обучение организацией на основании трудового договора (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);

Если сотрудник получает образование одновременно в двух учебных заведениях, то компенсации 1 раз в год подлежит проезд до одного из них по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Также работодатель может оплатить проезд до места учебы и обратно сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим государственную аккредитацию, но данное условие должно быть прописано в трудовом или коллективном договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 ТК РФ).

9.3. Оплата учебного отпуска и проезда к месту учебы

В силу ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:
прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно — по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ высшего профессионального образования в сокращенные сроки на втором курсе — 50 календарных дней);
подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца;
сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц.
Помимо этого, работникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно.
А работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в указанных учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:
прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах — по 30 календарных дней, на каждом из последующих курсов — по 40 календарных дней;
подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — два месяца;
сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц.
Работникам, получающим среднее образование, работодатель оплачивает один раз в учебном году проезд к месту нахождения указанного образовательного учреждения и обратно в размере 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).
Примечание. Установленные ТК РФ гарантии и компенсации в обязательном порядке предоставляются только в том случае, если образовательное учреждение, в котором обучается работник, имеет государственную аккредитацию.
Если работник обучается в образовательном учреждении, не имеющем государственной аккредитации, работодатель не обязан предоставлять ему учебный отпуск и оплачивать проезд (50% стоимости проезда) к месту учебы и обратно.
Однако в таком случае порядок предоставления работникам учебных отпусков и оплаты стоимости проезда к месту учебы и обратно может быть установлен коллективным или трудовым договором (но это уже будет не государственная гарантия).
Примечание. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.
Это установлено ст. 177 ТК РФ.
В том случае, если работник получает второе высшее или второе среднее специальное образование, он не вправе рассчитывать на гарантии и компенсации, установленные ст. ст. 173 и 174 ТК РФ.
При этом организации могут по желанию предоставлять подобные гарантии и компенсации работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.
Итак, если в организации работает студент, обучающийся в аккредитованном образовательном учреждении и получающий образование соответствующего уровня впервые, организация обязана оплатить ему учебный отпуск и стоимость проезда (или 50% стоимости проезда) к месту учебы и обратно.
Соответственно, возникает вопрос о порядке налогообложения этих расходов.
По мнению Минфина России, оплата работодателем проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно в случаях, предусмотренных ТК РФ, не подлежит обложению НДФЛ на основании п.

3 ст. 217 НК РФ (Письмо от 24.07.2007 N 03-04-0601/260).
Если же работодатель оплачивает работнику стоимость проезда к месту учебы и обратно на основании трудового (коллективного) договора (т.е. в случаях, не предусмотренных ТК РФ), такие выплаты будут признаваться доходом работника и, как следствие, подлежат обложению НДФЛ.
Пример. Организация находится в Туле. Работник обучается в вузе в Москве на заочном отделении. Работник получает второе высшее образование.
Трудовым договором предусмотрено, что работнику один раз в год предоставляется учебный отпуск. При этом один раз в год работодатель возмещает работнику стоимость проезда до места нахождения учебного учреждения и обратно.
В данной ситуации, поскольку работник получает второе высшее образование, трудовое законодательство не обязывает работодателя оплачивать стоимость проезда. Поэтому данные выплаты будут признаваться доходом работника, подлежащим обложению НДФЛ.
Обращаем внимание, что законодательство не определяет вид транспорта, стоимость проезда на котором к месту учебы и обратно не подлежит обложению НДФЛ. Вид транспорта, маршрут и время оплачиваемого проезда выбирает сам работник.
Поэтому независимо от того, какой вид транспорта выбрал студент, организация в случаях, установленных ТК РФ, обязана оплатить ему стоимость проезда (50% стоимости проезда) к месту учебы и обратно.
Для оплаты проезда к месту нахождения учебного заведения работник должен представить в бухгалтерию организации справку-вызов.
Для лиц, обучающихся в вузе, форма такой справки утверждена Приказом Минобразования России от 13.05.2003 N 2057, а для лиц, обучающихся в среднем специальном учебном заведении, — Приказом Минобразования России от 17.12.2002 N 4426.
Помимо справки-вызова работник должен представить в бухгалтерию проездные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд.
Обратим внимание на еще один момент.
Работодатель обязан оплачивать проезд только успешно обучающимся работникам. При этом, что означает термин «успешно обучающийся», трудовое законодательство не объясняет. По всей вероятности, имеется в виду, что студент должен сдавать все экзамены в срок и без пересдачи.
А если у студента имеются «хвосты»? Получается, что в этом случае у работодателя нет обязанности оплачивать ему проезд к месту учебы и обратно. Следовательно, если организация все же оплатит проезд такому студенту, то эту сумму придется включить в его доход, облагаемый НДФЛ.
В этой связи, во избежание спора с налоговой инспекцией, рекомендуем организациям требовать от обучающихся работников представления зачетной книжки или иного документа, подтверждающего его успешное обучение. Можно снимать копии с таких документов (например, зачетки) и хранить их вместе с остальными документами, подтверждающими расходы.
Пример. Организация находится в Туле. Работница организации обучается в Москве в учебном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, на заочном отделении.
Работница получает первое высшее образование.
По окончании учебного отпуска работница представила в бухгалтерию организации проездные документы на сумму 1000 руб. и справку-вызов.
В данной ситуации расходы по проезду должны быть компенсированы в полной сумме, т.е. в размере 1000 руб. Сумма компенсации не облагается НДФЛ.
Пример. Работник организации, находящейся в Твери, обучается в Москве в учебном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, на заочном отделении.
Работник получает первое высшее образование.
Два раза в году работник уезжает в Москву для сдачи сессии. При этом работодатель оплачивает стоимость проезда работника в Москву и обратно два раза в год.
Поскольку работодатель обязан оплачивать проезд к месту учебы и обратно только один раз в год, компенсация однократного проезда не будет облагаться НДФЛ. Компенсация, выплачиваемая работодателем в возмещение проезда второй раз в году, будет признаваться доходом работника, подлежащим обложению НДФЛ.
Как было сказано выше, помимо оплаты проезда организация оплачивает обучающемуся работнику учебный отпуск. При этом нужно учитывать, что оплата учебного отпуска в размере среднего заработка в п. 3 ст. 217 НК РФ не упомянута, поэтому она подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 24.07.2007 N 0304-06-01/260).
Дело в том, что в п. 3 ст. 217 НК РФ говорится о том, что не облагаются НДФЛ суммы возмещения расходов налогоплательщика, связанных с повышением профессионального уровня. А оплата учебного отпуска не является возмещением расходов. Это дополнительная компенсация, выплачиваемая студентам.
Отметим, что указанную позицию Минфина России можно попытаться оспорить в
суде.
Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 27.02.2006 N Ф09-857/06-С7 сделан вывод о том, что учебные отпуска предоставлялись работникам с целью приобретения специальных познаний, то есть получение профессионального высшего образования вызвано производственной необходимостью. При таких обстоятельствах нет и не может быть никаких оснований для включения в налоговую базу по НДФЛ средней заработной платы, выплаченной сотрудникам за время их нахождения в учебных отпусках.
Однако, если организация-работодатель не желает спорить с налоговой инспекцией, рекомендуем с суммы, выплаченной студенту в счет оплаты учебного отпуска, удержать НДФЛ.

Заявление на оплату проезда

Для некоторых категорий работников Трудовым кодексом предусмотрена возможность подать работодателю заявление на оплату проезда. Эти случаи не относятся к командировочным расходам: в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязанность возместить расходы по проезду лежит на каждом работодателе независимо от организационно-правовой формы. Речь пойдет о том, как составить заявление на оплату проезда в специальных случаях.

Когда и кто оплачивает проезд, как составить документ на имя работодателя – на эти вопросы ответы можно найти ниже.

Скачать образец:

Заявление на оплату проезда

Пример заявления на оплату проезда

Генеральному директору ПАО «РодионБанк» В.В. Викторову старшего специалиста кадрового отдела Левыкина Богдана Степановича

В соответствии со ст. 173 Трудового кодекса Российской Федерации и справкой-вызовом высшего учебного заведения «Томский государственный экономический институт» от 25.12.2016 г., прошу компенсировать фактически понесенные расходы на проезд к месту обучения по заочной форме по специальности «антикризисное управление» в г. Томск.

Приложение:

  1. Справка-вызов университета от 25.12.2016 г.
  2. Справка-подтверждение факта прохождения сессии в период с 15.01.2017 г. по 16.02.2017 г.
  3. Квитанция о стоимости авиабилетов сообщением г. Сургут-г.Томск и обратно.

20 февраля 2017 г. Левыкин Б.С.

В каких случаях работника вправе подать заявление на оплату проезда

Работник, как наименее защищенная сторона в трудовых отношениях, имеет ряд гарантий. Среди них – возможность компенсировать понесенные расходы на оплату проезда или получить аванс на указанную цель.

Прежде всего, при приеме на работу ознакомьтесь с локальными правовыми актами организации – Правилами внутреннего распорядка, Положения об оплате труда. Возможно, коллективным договором или иными документами в организации приняты нормы об оплате работодателем проезда, например, к месту отпуска, по другим основаниям. Обычно такие документы содержат и утвержденный бланк заявления, требования к представляемым документам.

Когда такого акта нет, действуют общие нормы Трудового кодекса РФ. Право на оплату проезда к месту отдыха и обратно, провоз багажа в соответствии со ст. 325 кодекса имеют:

  • работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях: один раз в два года за счет средств работодателя в очередной отпуск. Расчет компенсации происходит по определенным правилам, а не по фактическим расходам, в пределах территории России.
  • сотрудники органов внутренних дел, силовых структур и другие работники государственных органов и внебюджетных фондов и учреждений РФ – в соответствии со специальными нормами и в пределах РФ.

В соответствии со ст. 348.6 ТК РФ спортсмены и тренеры имеют право на компенсацию расходов по проезду к месту расположения спортивной сборной команды Российской Федерации и обратно, и связанные с участием в спортивных мероприятиях в составе такой команды.

На основании ст. 173, 173.1 и 174 ТК РФ студентам учебных заведений, имеющих аккредитацию, успешно осваивающим получение образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме один раз в год оплата проезда к месту учебы и обратно происходит за счет средств работодателя при предъявлении работником соответствующего заявления. Если работник получает среднее профессиональное образование, работодатель компенсирует ему 50 % стоимости проезда к месту учебы и обратно при заочной форме обучения.

Специальными законами установлено право на оплату проезда работников, которые относятся к категории инвалидов в рамках пользования пенсией по инвалидности. Но в таких случаях обращаться необходимо не к работодателю, а в органы соцзащиты по месту жительства.

Как составить заявление на оплату проезда

Документ составляется после подтверждения фактически понесенных расходов. Работник должен позаботиться о наличии не только самих билетов, но и квитанций, иных финансовых документов.

Для студентов ВУЗов и образовательных учреждений среднего профессионального образования дополнительно потребуется представить справку о прохождении обучения, желательно справку-вызов. В таких случаях оплата проезда является обязанностью работодателя один раз в год, не чаще. Если локальными актами не установлены дополнительные компенсации проезда.

Заявление на оплату проезда в случаях, когда такая льгота прямо предусмотрена законодательством РФ, должно быть удовлетворено путем перечисления на банковскую карту или выдачей наличных денежных средств, в противном случае можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Образовательное учреждение направляет на президентские соревнования своих учеников в сопровождении педагогов (сотрудников учреждения). Билеты на проезд до места соревнований и обратно были приобретены сотрудниками за свой счет от имени учреждения по договору перевозки, заключенным по поручению бюджетного учреждения в пользу физических лиц. Также сотрудниками было оплачено проживание, питание и оформлено страхование жизни учеников. Рассматриваемые выплаты предусмотрены коллективным договором.
По каким кодам вида расходов и подстатьям (статьям) КОСГУ отразить возмещение данных расходов?

20 июня 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы по оплате проезда учеников и педагогов к месту проведения соревнований и обратно по договору перевозки, заключенным по поручению бюджетного учреждения в пользу физических лиц, отражаются по элементу видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
Расходы на компенсацию произведенных сотрудником расходов отражаются:
— оплата расходов на проживание и питание учащихся — по элементу видов расходов 113 «Иные выплаты (за исключением фонда оплаты труда учреждений) лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
— оплата расходов на проживание и питание сопровождающих учеников учителей (сотрудников учреждения), а также оплата расходов на услуги страхования жизни — по элементу видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
— оплата суточных — по элементу видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ.

Обоснование вывода:
Направление учащихся образовательного учреждения на различные мероприятия, конкурсы, олимпиады в сопровождении сотрудника такого учреждения — явление довольно распространенное.
Для сотрудников учреждений, сопровождающих учащихся, подобные поездки являются служебными командировками и оплачиваются в общеустановленном порядке (ст.ст. 166-168 ТК РФ). Для несовершеннолетних же граждан (учащихся) такие поездки, по сути, будут являться частью учебного процесса, предусмотренной соответствующими учебными планами.
К обязанностям образовательного учреждения, в частности, относится организация питания и транспортного обеспечения обучающихся (смотрите, например, ст.ст. 37, 41 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
Следовательно, учебное заведение при направлении учащихся на различного рода мероприятия должно обеспечить организацию их питания, транспортного обеспечения и при необходимости проживания. При этом по общему правилу за несовершеннолетних учащихся денежные средства должно получать ответственное лицо.
С 1 января 2019 года действует новый порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденный приказом Минфина России от 29.11.2017 N 209н (далее — Порядок N 209н). В свою очередь, в целях определения кода видов расходов применяется порядок, утвержденный приказом Минфина России от 08.06.2018 N 132н (далее — Порядок N 132н).
В соответствии с пп. 10.2.2 п. 10 Порядка N 209н расходы на приобретение транспортных услуг, в том числе оказание услуг перевозки на основании договора автотранспортного обслуживания и иные аналогичные расходы, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
В Порядке N 132н такие расходы прямо не поименованы. При этом расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на закупку товаров, работ, услуг, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, не отнесенные к иным элементам видов расходов, отражаются по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (пп. 51.2.4.4 п. 51 Порядка N 132н).
В рассматриваемой ситуации билеты по проезду до места соревнований и обратно сотрудники (на себя и на учеников) приобретают за свой счет от имени учреждения по договору перевозки, заключенным по поручению бюджетного учреждения в пользу физических лиц. Следовательно, расходы на проезд учеников и педагогов к месту соревнований и обратно будут отражаться по элементу видов расходов 244 в увязке с подстатьей 222 КОСГУ. Отметим, что, в частности, Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» не ограничивает право заказчиков на закупку товаров (работ, услуг) за счет денежных средств, выданных под отчет своим сотрудникам.
Согласно пп. 51.1 п. 51 Порядка N 132н расходы бюджетных учреждений на осуществление работодателем в соответствии с законодательством Российской Федерации не относящихся к заработной плате компенсаций и иных дополнительных выплат, обусловленных условиями трудовых отношений, статусом получателей, отражаются по элементу видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».
Возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками, в том числе по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также иным расходам, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (пп. 10.2.6 п. 10 Порядка N 209н). При этом возмещение персоналу дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные), относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка N 209н).
Поэтому в рассматриваемой ситуации полагаем возможным отнесение расходов:
— на оплату проживания и питания сотрудника, сопровождающего учащихся на олимпиаду, по элементу видов расходов 112 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ;
— на оплату суточных — по элементу видов расходов 112 в увязке с подстатьей 212 КОСГУ.
В свою очередь, с 2019 года выплаты учащимся образовательных учреждений при их направлении на мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и др.) отражаются по элементу видов расходов 113 «Иные выплаты (за исключением фонда оплаты труда учреждений) лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (пп. 51.1.1.3 п. 51 Порядка N 132н, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка N 209н).
Кроме того, сотрудниками было оформлено страхование жизни учеников для участия в президентских соревнованиях.
В соответствии с пп. 10.2.7 п. 10 Порядка N 209н расходы на уплату страховых премий (страховых взносов) по договорам страхования, заключенным со страховыми организациями, относятся на подстатью 227 «Страхование» КОСГУ. Однако в рассматриваемой ситуации страхование жизни учеников было оформлено не по договору, заключенному учреждением, а самим сотрудником. Следовательно, такие расходы могут рассматриваться в качестве иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором.
В таком случае расходы по оплате услуг страхования жизни учеников, направленных на соревнования, в рассматриваемой ситуации будут отражены по элементу вида расходов 112 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Толмачева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

Как оплатить и отразить в учете проезд сотрудника к месту учебы

Сотрудник, работающий в организации, может обучаться в учебных заведениях (организациях, осуществляющих образовательную деятельность), реализующих образовательные программы:

  • имеющих государственную аккредитацию;
  • не имеющих государственной аккредитации.

По окончании обучения сотруднику выдаются:

  • документы об образовании (квалификации) государственного образца, если человек успешно прошел государственную итоговую аттестацию (сдал госэкзамен);
  • документы об образовании (квалификации), образцы которых учебное заведение устанавливает самостоятельно, если человек успешно прошел итоговую аттестацию.

Это предусмотрено частями 3 и 4 статьи 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

Когда на сотрудника распространяются гарантии

Если сотрудник совмещает работу с обучением, ему положены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. Среди них дополнительные отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, сокращенная рабочая неделя, оплата проезда к месту учебы и обратно.

Проезд к месту учебы и обратно нужно оплатить тем сотрудникам, которые учатся:

  • в вузах по заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
  • в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также по программам ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ);
  • в учебных заведениях среднего профессионального образования (техникумах, колледжах и т. д.) по заочной форме обучения (ст. 174 ТК РФ).

Студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального образования проезд оплатите, только когда одновременно выполняются следующие условия:

  • образование данного уровня сотрудник получает впервые (или организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним договор) (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
  • сотрудник учится успешно (это условие действует только для студентов вузов) (ст. 173 ТК РФ);
  • программа, по которой обучается сотрудник, имеет госаккредитацию (ст. 173, 174 ТК РФ). Работодатель по собственной инициативе может оплатить проезд и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 ТК РФ).

Аспирантам (ординаторам и т. п.) проезд оплатите при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Администрация должна оплатить сотруднику проезд к месту учебы и обратно независимо от того, сколько времени он проработал в организации. Ограничения по стажу, дающему право на такую гарантию, в законодательстве не установлены.

Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, гарантии ему предоставляются только в связи с обучением в одном из них по выбору самого сотрудника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Порядок оплаты проезда

Проездные билеты оплатите полностью:

  • студентам, которые учатся по заочной форме по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
  • аспирантам (ординаторам), а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).

Студентам-заочникам, получающим профессиональное образование в среднем учебном заведении, оплатите проезд в половинном размере (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Ответственность за непредставление гарантий

Внимание: за отказ в предоставлении гарантий, установленных Трудовым кодексом, трудовая инспекция может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя).

Ответственность предусматривает:

  • для организаций – наложение административного штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • для предпринимателей – наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.

Повторное совершение нарушения лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, может повлечь штраф:

  • для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
  • для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.

Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

Такая ответственность установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ситуация: нужно ли оплачивать проезд на практику и обратно работающим студентам-заочникам?

Ответ: нет, не нужно.

Законодательством не предусмотрена оплата проезда на практику студентам, обучающимся на заочных отделениях вузов. Студентам очных отделений проезд на практику и обратно (железнодорожным или водным транспортом) должен оплатить вуз (п. 22 Положения, утвержденного приказом Минобразования России от 25 марта 2003 г. № 1154).

Работающим студентам-заочникам организация обязана оплатить только проезд к месту учебы и обратно. Эта льгота предоставляется один раз в учебном году и только при обучении по программе, имеющей государственную аккредитацию (ст. 173 ТК РФ).

Бухучет

В бухучете расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70

– начислена компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно.

Компенсацию выплатите на основании справки-вызова и проездных документов. Форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368. Получить их студент должен в своем учебном заведении.

В бухучете выплату компенсации отразите записью:

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выплачена компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно, установленная законодательством, не облагается:

НДФЛ также не удерживайте с доходов в виде оплаты проезда к месту учебы и обратно сотрудникам в возрасте до 18 лет, обучающимся в российских общеобразовательных учебных заведениях (школах, гимназиях и т. п.). Освобождение от налога возможно, если у этих заведений имеется лицензия. Такой вывод следует из пункта 45 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, а также начислять страховые взносы с суммы компенсации сотруднику расходов на проезд к месту учебы и обратно. Сотрудник учится по программе, не имеющей госаккредитации?

Ответ: да, нужно.

Если образовательная программа, по которой учится сотрудник, не имеет госаккредитации, то компенсировать сотруднику расходы на проезд к месту учебы и обратно организация вправе, но не обязана. Выплатить такую компенсацию она может, если данное условие предусмотрено трудовым (коллективным) договором (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 ТК РФ).

В свою очередь, от уплаты НДФЛ и страховых взносов освобождаются только компенсации, установленные действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Законодательно компенсация расходов на проезд к месту учебы и обратно предусмотрена только для сотрудников, которые обучаются в рамках образовательных программ, имеющих госаккредитацию (ч. 3 ст. 173, ч. 3 ст. 174 ТК РФ). Поэтому при отсутствии такой аккредитации с суммы компенсации стоимости проезда нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (п. 1 ст. 210 НК РФ, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичный вывод позволяют сделать разъяснения, которые содержатся в письмах Минфина России от 7 марта 2012 г. № 03-04-06/9-60, от 24 июля 2007 г. № 03-04-06-01/260 и Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 939-19.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Предусмотренные трудовым (коллективным) договором затраты на оплату проезда сотрудника к месту учебы и обратно включите в состав расходов на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов на проезд от места учебы до места работы, если дата окончания учебного отпуска не совпадает с датой проездного билета? Сотрудник уходит в основной отпуск сразу после учебного.

Ответ: да, можно.

По согласованию между сотрудниками и администрацией организации к учебным отпускам могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 177 ТК РФ). При этом ежегодные оплачиваемые отпуска организация вправе предоставить как до начала учебного отпуска, так и после него. Следовательно, организация имеет все основания уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость проезда от места учебы к месту работы. Даже если к учебному отпуску был присоединен очередной отпуск. Такая точка зрения подтверждается письмом Минфина России от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/4/24.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на проезд сотрудника к месту учебы и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения

А.С. Кондратьев работает менеджером в ООО «Торговая фирма «Гермес»». Организация расположена в г. Москве. Одновременно Кондратьев заочно учится в государственном институте торговли, который находится в г. Орле. Для него это первое высшее образование. Образовательная программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию.

В апреле Кондратьев сдавал экзамены, для чего уезжал в г. Орел. На основании справки-вызова и железнодорожных билетов администрация организации предоставила ему учебный отпуск и выплатила компенсацию расходов на проезд в сумме 1000 руб.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 70
– 1000 руб. – начислена компенсация расходов на проезд Кондратьева к месту учебы и обратно;

Дебет 70 Кредит 50
– 1000 руб. – выплачена компенсация.

В апреле бухгалтер «Гермеса» включил в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль, сумму компенсации в размере 1000 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

УСН

Налоговую базу организаций, которые платят налог с доходов, сумма компенсации расходов на оплату проезда сотрудников к месту учебы и обратно не уменьшит (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации, предусмотренные коллективными (трудовыми) договорами, в состав расходов на оплату труда. Организации на упрощенке должны учесть эти расходы в том же порядке, что и плательщики налога на прибыль (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы компенсации расходов на оплату проезда сотрудников к месту учебы и обратно не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно для сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.

Компенсацию расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно для сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Пример распределения компенсации расходов на проезд сотрудника к месту учебы и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Ю.И. Колесов работает водителем в ООО «Торговая фирма «Гермес»». Одновременно он заочно учится в институте по программе, имеющей госаккредитацию. Для Колесова это первое высшее образование.

«Гермес» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 19 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 8 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

В январе на основании справки-вызова и железнодорожных билетов «Гермес» компенсировал Колесову расходы на проезд к месту учебы и обратно в сумме 1200 руб.

Чтобы распределить сумму компенсации между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
19 000 000 руб. : (19 000 000 руб. + 8 000 000 руб.) = 0,704.

Сумма компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль в январе, равна:
1200 руб. × 0,704 = 845 руб.

Сумма компенсации, которую нужно отнести к деятельности, облагаемой ЕНВД, составляет:
1200 руб. – 845 руб. = 355 руб.