Оплата наличными поставщику

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 сентября 2014 г.

Содержание журнала № 18 за 2014 г.Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

  • гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщикаст. 182 ГК РФ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219;
  • правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из кассып. 2 Указания ЦБ № 3073-У;
  • правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работникамп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У).

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У. Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригиналп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У.

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организациип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У. Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

  • для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, — на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ;
  • для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность — то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше — укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2, ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоватьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Но такой штраф — только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата — это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставкойп. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщикап. 1 ст. 182 ГК РФ.

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходимПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40. Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

  • <или>поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
  • <или>поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее — нарушение, но опять же не ваше, а продавцаПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@.

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него — у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления
1-254 29.08.2014
Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета
60Для многих бухгалтеров такая проводка непривычна. Однако она предусмотрена Планом счетов 1Для многих бухгалтеров такая проводка непривычна. Однако она предусмотрена Планом счетов 50Для многих бухгалтеров такая проводка непривычна. Однако она предусмотрена Планом счетов 59 000,00
Выдать ООО «Время не ждет» через А.А. Скороходова по доверенности от 07.08.2014 № 12-дОбязательны ф. и. о. представителя. Наименование организации-поставщика тоже нужно указать
(фамилия, имя, отчество)
Основание: Оплата по договору от 11.06.2014 № 324 за краску масляную МА-89 по товарной накладной от 29.08.2014 № 212-08-14,Укажите:
реквизиты договора с поставщиком (выставленного им счета), в рамках которого вы выплачиваете деньги из кассы, а также, если это не аванс, товарной накладной, акта выполненных работ;
за что вы платите — полное наименование приобретаемых по договору товаров (работ, услуг)

в том числе НДС — девять тысяч рублейЛучше выделить НДС. Но если вы вдруг этого не сделали, ничего страшного: основанием для вычета «отгрузочного» НДС служит не РКО, а счет-фактура

Сумма Пятьдесят девять тысяч
(прописью)
руб. 00 коп.
Приложение Доверенность от 07.08.2014 № 12-д, выданная ООО «Время не ждет» А.А. Скороходову

Руководитель организации ДиректорЛучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательнапп. 4.3, 6.2 Указания ЦБ № 3210-У, для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность) (подпись) А.А. Фомин (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер (подпись) С.Б. Еремина (расшифровка подписи)
Получил Пятьдесят девять тысяч
(сумма прописью)
руб. 00 коп.

«29» августа 2014 г.

Подпись Проверьте, чтобы подпись в доверенности, паспорте и РКО выглядела одинаково. Известен случай, когда суд признал поставку неоплаченной, поскольку экспертиза установила, что подпись работника, уполномоченного получить деньги, в доверенности и подпись в РКО сделаны разными лицамиПостановление ФАС МО от 09.02.2011 № КГ-А40/17878-10-П
По паспорту 4501 697895, выданному ОВД Пресненского района г. Москвы 25.05.2005Обязательны паспортные данные представителя
(наименование, номер, дата и место выдачи документа,

удостоверяющего личность получателя)

Выдал кассир (подпись) Монеткина А.Е. (расшифровка подписи)

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно — сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получилПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04.

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупателяПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенностип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У. А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012.

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учетап. 1 ст. 169, п. 3 ст. 168 НК РФ. Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договорап. 6 Указания ЦБ № 3073-У. Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяцевч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, штрафом наказываются обе стороны расчетовч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счетап. 4 Указания ЦБ № 3073-У.

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансовп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39. Суды, правда, с этим не согласныПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011.

***

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы — акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным — или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2020 г.

  1. Оформляем «процентный» чек ККТ, № 2

2019 г.

  1. Образцы возвратных чеков, № 21
  2. Онлайн-ККТ: разъяснения ФНС, № 20
  3. Используем онлайн-кассу правильно, № 18
  4. Применение ККТ: вовремя и без ошибок, № 17
  5. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
  6. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
  7. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

Расчеты с поставщиками наличными в 2019 году

Главная » Бухгалтеру » Расчеты с поставщиками наличными в 2019 году

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором


Вернуться назад на Наличные расчеты 2019
В силу п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. При этом данным положением определено также, что расчеты между этими лицами могут осуществляться и наличными деньгами, если иное не установлено законом. При использовании данного вида расчетов предприятия должны учитывать ряд требований законодательства, в противном случае они рискуют быть оштрафованными. Рассмотрим эти требования.
Лимит расчетов. В соответствии с п. 1 Указания ЦБ РФ N 1843-У расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также между предпринимателями в связи с их предпринимательской деятельностью в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. Согласно Официальному разъяснению ЦБ РФ N 34-ОР запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Нарушение данного требования грозит штрафом: должностным лицам в размере от 4000 до 5000 руб., юридическим лицам — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Предприятия обходят данное ограничение, заключая с поставщиком не один договор, а несколько. В некоторых случаях для судей то обстоятельство, что расчеты производятся обществом по разным договорам, а не в рамках одной сделки, является достаточным для освобождения его от ответственности (см., например, Постановления ФАС ПО N А65-29900, ФАС ВСО N А33-20038).
Разрешение на расходование наличных денег. В силу п. п. 2.2, 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ N 14-П наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления их на счета. Деньги в кассе могут храниться только в пределах лимита, установленного банком, обслуживающим предприятие. Поступающую в кассу денежную выручку по согласованию с банком можно расходовать на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Решение о расходовании денежной выручки из кассы принимается банком ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета (ф. 0408020) с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.
Так, в соответствии с п. п. 7, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ N 40, предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Также предприятия вправе выдать наличные деньги под отчет, в том числе на хозяйственно-операционные расходы.
В силу п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги с учетом положений п. 1 настоящего Указания. На основании данных положений можно сделать вывод: для того чтобы предприятие имело право расходовать выручку на расчеты с поставщиками, необходимо получить разрешение у банка.
Порядок осуществления наличного платежа. Деньги в кассу поставщика при наличных расчетах, как правило, вносит сотрудник предприятия общепита. Для этого из кассы ему выдаются денежные средства под отчет с оформлением расходного кассового ордера. После осуществления оплаты работник оформляет авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие факт передачи поставщику денежных средств (чек ККТ, квитанцию к приходно-кассовому ордеру).

В отношении чека ККТ отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации и предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяют ККТ. В момент оплаты они обязаны выдать покупателям (клиентам) отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки (п. 1 ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ). Исходя из этого, расчеты между юридическими лицами и предпринимателями не являются исключением (Письмо УФНС по г. Москве N 17-15-042431).
Также известно, что согласно п. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег кассами предприятий ведется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на то письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Соответственно, о приеме денег выдается заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера (или лица, уполномоченного на это) и кассира (Письмо ФНС России N АС-4-2/9303@).
Дата утверждения авансового отчета работника руководителем предприятия является основанием для списания с первого подотчетной суммы и погашения задолженности перед поставщиком.

Мать-одиночка 2019
Многодетная семья 2019
Молодая семья 2019
Надбавка 2019


| | Вверх

Признак способа расчета принимает следующие значения:

  • Полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета (ПрОп100)
  • Частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета (ПрОпл)
  • Аванс (Аванс)
  • Полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета (Не выводится на печать)
  • Частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит (ЧОпл)
  • Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит (БезОп)
  • Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита) (Кред)

Если к программе Розница подключено оборудование, поддерживающее версию ФФД 1.0, то на печать выведется указанное в скобках сокращенное значение признака, но сам реквизит не будет входить в электронный чек. Шаблон печати чека для ФФД 1.05 и выше в части фискальных данных регламентируется производителем ККТ.

Для учета принятых авансов и задолженности покупателя введен учетный регистр «Расчеты с клиентами». Расчеты с покупателями удобно вести в разрезе заказов покупателя. Все документы оплаты и передачи товаров изменяют состояние взаиморасчетов с покупателем.

Внимание

Согласно п. 4 ст. 4 Закона № 192-ФЗ при выдаче, зачете и возврате авансов онлайн-кассу можно не применять до 1 июля 2019 года.

Это документы Чек ККМ, Реализация товаров и Возврат товаров от покупателя, Приходный и Расходный кассовые ордера и документ Эквайринговая операция.

Из всех этих документов на онлайн-кассе может быть пробит чек. Для ввода начальных данных задолженности перед покупателями предусмотрен документ Ввод остатков расчетов с клиентами (Администрирование — Продажи — Закон № 54-ФЗ).

Рис. 1

С помощью документа можно либо указать сумму задолженности, либо выбрать уже имеющийся в системе документ расчета, который запишет задолженность в регистр.

Документ Безналичная оплата также учитывается при взаиморасчетах, но чек из него не пробивается.

Состояние взаиморасчетов можно контролировать с помощью отчета Расчеты с покупателями.

В целях учета взаиморасчетов в документах должен быть указан покупатель. Это может быть юридическое или физическое лицо. Поддерживается поиск покупателя в базе по коду карты, номеру телефона, фамилии, почтового адреса. Если покупатель не идентифицирован, то в документах используется контрагент по умолчанию — «Розничный покупатель», однако, следует учесть, что в этом случае учет взаиморасчетов при частичных оплатах становится невозможным.

Поддерживается две схемы работы пользователя при приеме частичных оплат — с помощью документов Реализация товаров и Приходного кассового ордера и с помощью документов Чек ККМ.

Оформление чеков на частичные оплаты с помощью ПКО и РКО

Прием аванса от покупателя

В случае, когда покупатель вносит предварительный платеж за товар, но еще не известно, какие именно товарные позиции будут отгружены пробивается чек с признаком «Аванс». Эта ситуация часто встречается в оптовой торговле, когда поставщик требует от покупателя поддержания кредита определенного размера, в пределах которого будут производиться отгрузки мелкими партиями.

Рис. 2

Чек на аванс может быть пробит из документа Приходный кассовый ордер (Финансы — Денежные средства — Приходные кассовые ордера). Для этого нужно создать документ с операцией Поступление оплаты от покупателя и добавить в расшифровку платежа строку по статье ДДС Поступление оплаты от клиента и ввести полученную сумму. Система автоматически определит признак способа расчета — «Аванс». По команде Пробить чек будет сформирован фискальный чек на прием аванса и нефискальный документ выемки денежных средств из кассы ККМ в кассу организации магазина.

Поступление аванса при оплате банковской картой можно оформить с помощью документа Эквайринговая операция (Финансы — Денежные средства — Эквайринговые операции).

Рис. 3

Документ оформляется аналогично ПКО. После выполнения команды Оплатить картой становится доступной команда Пробить чек, с помощью которой можно пробить чек на полученный аванс.

Можно также оформить возврат аванса с помощью Расходного кассового ордера или Эквайринговой операции с операцией Возврат оплаты покупателю.

Зачет аванса при передаче товаров

Для зачета аванса принятого ранее необходимо выбрать в списке соответствующий документ расчета — ПКО или Эквайринговая операция, и на его основании создать документ Реализация товаров.

Рис. 4

Список документов, не закрытых отгрузками или закрытых частично, можно просмотреть с помощью отчета Расчеты с покупателями (Документы расчета). Отчет размещен в разделе Финансы и Продажи.

Прием предоплаты от покупателя.

В случае, если в момент приема денег уже известно, какие товары будут переданы покупателю позднее в чеке должен быть указан другой признак способа расчета — Предоплата. В этом случае необходимо сначала оформить Заказ покупателя, и на основании этого документа создать Приходный кассовый ордер или указать документ-основание в расшифровке ПКО.

Рис. 5

Система автоматически установит нужный признак способа расчета — либо «Частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета», либо «Полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета» в зависимости от суммы оплаты. В остальном оформление чека происходит так же как и при приеме аванса.

На основании документа «Заказ покупателя можно» также создать документ «Эквайринговая операция», чтобы зафиксировать факт получения предоплаты с помощью платежной карты.

Частичная /полная оплата товара при передаче покупателю

Передача товаров покупателю регистрируется с помощью документа Реализация товаров, созданного на основании Заказа покупателя. Если планируется передача товаров без какой-либо оплаты, то чек можно напечатать из документа Реализация товаров и в этом случае признаку способа расчета будет присвоено значение «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит». Для печати чека нужно на закладке Фискализация данных указать кассу ККМ, на которой будет пробит чек.

Рис. 6

Если же при передаче товаров покупателю производится частичная оплата за товары, необходимо на основании документа Реализация товаров создать Приходный кассовый ордер или документ Эквайринговая операция и зарегистрировать сумму, полученную от покупателя.

Рис. 7

При этом сформируется чек с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

Если сумма оплаты превышает сумму документа отгрузки, такой документ расчета будет определяться в отчете Расчеты с покупателем (Отчеты раздела Продажи и Финансы).

Оформление частичных оплат в РМК

Прием аванса от розничного покупателя можно также оформить в РМК. Если у покупателя есть дисконтная карта, то необходимо считать ее код или выбрать карту из списка. Затем нажать кнопку Без передачи товаров в основном меню РМК и открыть нужную форму оплаты — наличными, с помощью платежной карты или смешанную оплату. В открывшейся форме ввести данные по оплате и нажать Enter.

Рис. 8

В результате сформируется документ Чек ККМ с признаком способа оплаты «Аванс», в котором не будут указаны товары.

Прием предоплаты от покупателя

Работая в РМК, кассир сначала формирует список товаров, а затем нажимает кнопку Без передачи товаров.

Рис. 9

В этом случае сформируется Чек ККМ, в котором будут размещены товары и указана сумма принятых к оплате наличных или по платежной карте денежных средств. В случае, если сумма оплаты меньше суммы чека, будет установлен признак способа расчета — «Частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета», если сумма оплаты равна сумме документа, то «Полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета».

Зачет аванса или предоплаты при передаче товаров

Для оформления зачета аванса при передаче товаров кассиру нужно нажать кнопку Документ расчета в нижнем меню и выбрать документ, по которому был принят аванс/предоплата. В список доступных документов выводятся Документы Чек ККМ и ПКО, по которым авансы не были зачтены ранее или документы Чек ККМ, по которым есть задолженность по оплате.

Рис. 10

Затем кассир, как обычно, формирует товарный состав чека и переходит к оплате, выбирая нужный способ оплаты.

Рис. 11

В открывшейся форме оплаты уже учтена сумма аванса. В зависимости от ситуации кассир может внести полученную от покупателя сумму или ничего не указывать, если передача товаров не сопровождается никакими оплатами. Если сумма аванса совпадает с суммой чека и превышает ее, будет сформирован чек с признаком способа расчета «Полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета».

Если сумма оплат меньше суммы чека, то кассир должен подтвердить остаток задолженности покупателя, выбрав Оплата в рассрочку в списке, открывшемся при нажатии кнопки Кредит на форме оплаты.

Рис. 12

Сумма задолженности покупателя по данной покупке отразится в таблице оплат. В этом случае сформируется Чек ККМ с признаком способа расчета «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Оплата кредита после передачи товара

При оформлении чека с частичной оплатой в момент передачи товаров, кассир формирует чек как обычно и переходит к оплате с помощью кнопки Сложная оплата. На форме оплаты нажимает кнопку вводит сумму, полученную от покупателя и подтверждает оставшуюся сумму кредита с помощью кнопки Оплата в рассрочку.

Рис. 13

В открывшейся форме оплаты уже учтена сумма аванса. В зависимости от ситуации кассир может внести полученную от покупателя сумму или ничего не указывать, если передача товаров не сопровождается никакими оплатами. Если сумма аванса совпадает с суммой чека и превышает ее, будет сформирован чек с признаком способа расчета «Полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета».

Если сумма оплат меньше суммы чека, то кассир должен подтвердить остаток задолженности покупателя, нажав кнопку Оплата в рассрочку. В этом случае сформируется Чек ККМ с признаком способа расчета «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Рис. 14

В этом случае контроль суммы оплаты не производится — если сумма оплаты меньше суммы чека, то сформируется чек с признаком расчета «Частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Расходный кассовый ордер: бланк скачать word и excel 2019, как правильно заполнить форму КО-2 – образцы заполнения РКО

Сотрудники налоговой инспекции еще с 2012 года проверяют соблюдение регламента кассовой дисциплины.

Наличие верных форм документов, их правильное заполнение позволит предприятиям успешно пройти проверку.

Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

Порядок и правила оформления РКО

Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.

Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».

Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.

Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

Как правильно оформить реквизиты унифицированной формы КО-2 — инструкция

Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

  • организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
  • структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
  • номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
  • дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
  • кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
  • код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
  • сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
  • выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
  • основание — описание хозяйственной операции;
  • сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
  • приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.

Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.

В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.

Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

  • выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
  • денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
  • необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
  • следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

Когда ордер погашен, его данные заносятся в кассовую книгу (КО-4), он остается на хранении у кассира.

В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

  • выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
  • выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
  • командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
  • приобретение товаров для нужд компании.

Нумерация

При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

Сумма должна быть напечатана или вписана от руки?

В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

Кто подписывает?

Форму КО-2 оформляет:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
  • глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.

В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.

Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.

Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.

Нужна ли печать?

Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.

В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.

Как исправить ошибку по закону?

Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.

В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.

Скачать бесплатно бланк и образец в формате word и excel

Скачать пустой бланк расходного кассового ордера форма КО-2 – word, excel.

Образец заполнения РКО:

Образец РКО на выплату отпускных:

Образец РКО на взнос в банк:

Образец РКО при оплате поставщику:

Образец РКО при увольнении:

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Оплата поставщику через кассу как оформить РКО?

РКО – это документ, являющийся основанием и подтверждением законности выдачи наличности из кассы организации государственной, коммерческой и прочей формы собственности.

Такой документ строгой бухгалтерской отчетности оформляется в типовой форме, являющейся общепринятой для всех физических и юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации.

Типовая форма ордера представлена в виде бланка КО-2 и его оформление, а также необходимость составления основана на таких законодательных и нормативных актах:

Порядок подписания РКО определяется в зависимости от внутреннего порядка ИП или организации, а также того, какая действует на нем система выдачи наличных. Ордер имеют право подписывать руководитель или главбух, но такой вариант применяется при определенных статьях расходов, по которым составляется РКО.

В случае наличия большого количества филиалов или подразделений документ имеют право подписывать руководители отделов, кассиры, бухгалтера, но такие действия должны производиться на основании:

  • должностной инструкции сотрудника;
  • порядка ведения документации по кассе;
  • порядка ведения расчетов на предприятии и правил выдачи денег.

Заполнение ордера может осуществляться как на бумажном носителе с оформлением ручкой на заранее приобретенном или распечатанном бланке, так и в электронной форме при помощи бухгалтерских программ.

Форма расходного кассового ордера

Заполнение РКО осуществляется в таких случаях:

  • при сдаче наличности в банк (проведении инкассации, вызванной требованиями безопасности, а также установленным в организации лимитом кассы – предельно максимальной величины наличности, которая может одновременно присутствовать в подразделении);
  • при выдаче денег под отчет для дальнейшего использования их в рамках осуществления деятельности организации;
  • для предоставления средств работнику предприятия в рамках действующего положения. Это могут быть командировочные средства, выделение материальной помощи и т.д.;
  • для произведения оплаты товаров и услуг, приобретаемых или оказываемых для организации.

Применение формы КО-2 и образцы документации

Оформление формы КО-2 осуществляется во всех случаях, когда имеет место выдача наличных из кассы. При оформлении документа необходимо учитывать такие особенности их составления:

  • при сдаче наличности в банк обязательно указывают такой факт в графе, предназначенной для отражения назначения. Так, напротив строки «Основание» необходимо будет указать «Инкассация»;
  • при выдаче денег под отчет необходимо учитывать определенный порядок предоставления наличности.В первую очередь получатель оформляет заявление, в котором отражается направление использования получаемой суммы, а также ее размера и продолжительности периода, до какого оставшаяся сумма должна быть возвращена в кассу, а за потраченную предоставлена отчетная документация;Оформление формы КО-2
  • когда средства выдаются для личного использования и предназначены для расходов на работника (выделение средств на командировку), в таком случае в графе «Основание» прописывают «Для личных нужд»;
  • при выдаче наличных, необходимых для использования на нужды организации всегда приводят ту цель, на которую они будут использоваться. Формулировка должна полностью совпадать с какой-либо из перечня допустимых (в соответствии с указанием 1843-У);
  • если фирма зарегистрирована в качестве ИП даже при отсутствии наемных работников расходование средств из кассы должно оформляться документально. То есть если физ. лицо сам себе выдает средства для любых целей, то он должен составлять РКО.

Порядок заполнения и требования

Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.

Алгоритм заполнения:

ПолеИнформация
Организация Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег
Номер документа Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера.
Дата составления Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам.
Код структурного подразделения Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них
Корреспондирующий счет, субсчет Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных
Код аналитического учета Указывают специализированный код учета
Кредит Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств
Сумма Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации
Выдать Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства
Основание Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д.
Сумма Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты
Приложение В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов
Получил Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках
По… Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности

В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:

  • главный бухгалтер ИП, ООО;
  • сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
  • руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);

Ведение в электронной форме

Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.

Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.

Заполнение РКО в электронном виде обладает массой преимуществ, среди которых можно выделить:

  • отсутствие ошибок в указании номера расходного ордера – система автоматически присваивает текущий порядковый номер, следующий за номером последнего созданного документа по выдаче средств;
  • возможность автоматического проставления всех счетов – программа устанавливает их автоматически по указанному основанию на выдачу средств;
  • возможность корректировки указанных данных (основания, суммы, ФИО получателя средств). При этом документ просто корректируется и распечатывается;
  • при утере бумажного носителя всегда есть возможность восстановления данных;Заполнение в 1С: Предприятие
  • возможность автоматического формирования бухгалтерской отчетности на основании базы данных проведенных документов прихода и расхода по кассе;
  • при пропуске какого-либо из полей, подлежащих обязательному заполнению или при указании данных, которые являются ошибочными (в соответствии с порядком оформления бухгалтерской документации), система автоматически не пропускает документ к проведению.Такой способ ограничения позволяет избежать большого количества ошибок, допускаемых при заполнении формы КО-2 вручную.

Оплата поставщику через кассу как оформить рко

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:Это быстро и бесплатно!

Каждая организация в процессе своей деятельности помимо безналичных денежных средств получает и расходует наличные деньги. В статье рассмотрены наиболее актуальные вопросы документального оформления, возникающие при осуществлении этих операций.

РКО: скачать бланк в Word или Excel

Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2019 (word)

В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2019 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.

Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

  • в банк для зачисления на расчетный счет,
  • под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
  • для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
  • на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2019 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.

Скачать образец РКО

Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.

Расходный кассовый ордер может оформить:

  • главный бухгалтер,
  • бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
  • директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

  • полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
  • кода ОКПО,
  • номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
  • даты заполнения,
  • кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
  • номера субсчета, по которому учитываются наличные,
  • кода аналитического учета (если требуется),
  • кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
  • суммы в рублях (цифрами).

Далее порядок заполнения РКО такой:

  • нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
  • отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
  • указать сумму прописью,
  • вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

  • Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
  • Дату получения денег.
  • Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

  • При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

  • В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
  • Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
  • Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм — измените данные и используйте как шаблон.

Часто задаваемые вопросы

Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы:

Приходный кассовый ордер

Лимит кассы

Платежное поручение

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете оплату поставщику за товар наличными

Приобретаемые вашей организацией товары можно оплатить наличными двумя способами: через подотчетное лицо организации или путем выдачи денег из кассы представителю поставщика. В первом случае отразите в бухучете оплату товаров на дату утверждения авансового отчета, во втором — на дату выдачи наличных из кассы.

Если по каким-то причинам поставщик возвращает деньги за товар наличными, то такую операцию оформите и отразите в бухгалтерском учете на дату получения денег.

Как оформить оплату поставщику за товар наличными

Если товар оплачивает работник вашей организации, сделайте следующее:

  • выдайте ему наличные деньги под отчет. В РКО по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции.

Например, по данной строке можно указать: «выдано под отчет на оплату товаров по договору от ______ N ___ и накладной от ______ N ___»;

  • внесите запись о выдаче наличных денег в кассовую книгу;
  • получите у подотчетного лица авансовый отчет и документы, подтверждающие оплату товаров;
  • отразите в бухгалтерском учете оплату товаров на дату утверждения авансового отчета.

Если вы оплачиваете товары через представителя поставщика в кассе организации, то сделайте следующее:

  • попросите у представителя поставщика паспорт и доверенность на получение денежных средств;
  • выпишите РКО, в котором в числе прочего не забудьте указать:

— наименование поставщика, реквизиты договора и (или) накладной;

— реквизиты доверенности на получение наличных денег из кассы;

— Ф.И.О. представителя поставщика и его паспортные данные;

— сумму выданных денежных средств;

  • получите подпись представителя поставщика на РКО, подтверждающую получение им денег;
  • получите чек ККТ или иной документ, выданный поставщиком (организацией или ИП) в подтверждение получения оплаты наличными;
  • внесите запись о выдаче наличных денег в кассовую книгу;
  • отразите в бухгалтерском учете оплату товаров на дату выдачи наличных из кассы.

Пример оформления РКО при получении наличных представителем поставщика

Обратите внимание, что предельный размер наличных расчетов между организациями и (или) ИП составляет 100 тыс. руб. по одному договору (п. 6 Указания N 3073-У). Указанный лимит действует при оплате товаров как через представителя продавца, так и через подотчетное лицо.

Какие документы подтверждают оплату, если организация рассчитывается за товар наличными

Документами, подтверждающими оплату товаров наличными, являются:

  • РКО на выдачу денег представителю поставщика либо подотчетному лицу организации;
  • чек ККТ или иной документ, подтверждающий получение наличных денег поставщиком.

В случае, когда товары оплачивает подотчетное лицо, документы, полученные от поставщика, прикладываются к авансовому отчету, который должен быть проверен на правильность оформления и наличие оправдательных документов.

Если чек ККТ получен от продавца в электронной форме, распечатайте его и приложите к авансовому отчету (п. п. 2, 4 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

Как отразить в бухгалтерском учете оплату за товар наличными

Оплату товаров через подотчетное лицо отразите проводками:

операции Дебет Кредит Первичный документ
Выданы наличные на оплату товаров подотчетному лицу 71 50-1 Расходный кассовый ордер
Внесена оплата за товар подотчетным лицом в кассу поставщика 60 71 Авансовый отчет

Оплату товаров через представителя поставщика отразите проводками:

операции Дебет Кредит Первичный документ
Отражена оплата товара через представителя поставщика 60 50-1 Расходный кассовый ордер

Как оформить и отразить в бухучете возврат поставщиком денег в кассу

Возврат наличных денег от поставщика (например, в связи с возвратом товара или переплатой за товар) оформите приходным кассовым ордером (ПКО) (п. 5 Указания N 3210-У). В ПКО в числе прочего укажите:

  • наименование поставщика, реквизиты договора и (или) накладной;
  • Ф.И.О. лица, которое вносит наличные деньги в кассу (представителя поставщика или работника вашей организации);
  • сумму полученных денежных средств.

Наличные расчеты через подотчетных лиц

Расчеты между юридическими лицами, а также с участием индивидуальных предпринимателей производятся в безналичной форме. В то же время расчеты между данными лицами могут осуществляться и наличными деньгами. В этом случае для проведения расчетов могут быть привлечены подотчетные лица. Какие требования Центробанка необходимо соблюдать при осуществлении расчетов через подотчетных лиц? Чем грозит их нарушение? Какие проводки следует отразить в бухгалтерском учете при расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет? Ответы на эти и другие вопросы представлены в настоящей статье.

Позаботимся о порядке выдачи и возврата подотчетных сумм

Выдача и возврат подотчетных сумм являются кассовыми операциями. Особенности их совершения предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ <1> (далее — Порядок). Как известно, торговые организации, как и остальные юридические лица, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны соблюдать требования Порядка. Причем ЦБ РФ пытался настоять на том, что действие Порядка распространяется и на индивидуальных предпринимателей при совершении ими кассовых операций (см. Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540, доведенное до нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 30.08.2006 N ММ-6-06/869@). Последние этот момент не пропустили, о чем свидетельствуют, в частности, Письма УФНС по г. Москве от 26.12.2006 N 22-12/115732, от 12.10.2006 N 18-12/3/89564@, от 10.10.2006 N 22-12/89802. Однако согласно ст. 7 Закона о ЦБ РФ <2> письма не относятся к числу нормативных актов, издаваемых Банком России и обязательных для руководства федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления, всеми юридическими и физическими лицами. Таковыми являются указания, положения и инструкции. Поэтому индивидуальные предприниматели вправе не следовать требованиям Порядка. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (см., например, Постановления ФАС СЗО от 15.03.2007 N А56-45561/2006, ФАС УО от 16.10.2007 N Ф09-8499/07-С1). Более того, сам Центробанк формально согласен с этим: в Письме от 17.10.2006 N 36-3/1993 он пояснил, что Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540 не является нормативным актом Банка России и не может применяться в качестве такового.

<1> Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
<2> Федеральный закон от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

Итак, мы выяснили, что торговые организации при проведении расчетов через подотчетных лиц обязаны учитывать требования Порядка. Остановимся на тех из них, которые актуальны в отношении подотчетных сумм.

Источник подотчетных сумм

Согласно п. 10 Порядка выдача наличных денег в подотчет производится из кассы торговой организации. Однако, если у фирмы касса временно отсутствует (организация не успела оборудовать кассу), разрешено выдавать чеки на получение денег непосредственно из кассы банка. Деньги в этом случае могут получить кассиры либо лица, их заменяющие. Главное — согласовать данные действия с банком. Другие способы получения денежных средств в подотчет Порядком не установлены. Так, Центробанк в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 подчеркнул, что выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации, нормативными актами Банка России не предусмотрена.

Теперь разберемся, какие денежные средства можно выдавать из кассы в подотчет. Во-первых, это денежные средства, полученные в банках. При этом в чеке должна быть указана соответствующая цель осуществления расхода. Во-вторых, источником подотчетных сумм могут выступать денежные средства, поступающие в кассу торговой организации от покупателей, но только при наличии разрешения обслуживающего банка. Согласно п. 7 Порядка это разрешение могут получить предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, то есть, как разъяснил ЦБ РФ в Письме от 17.02.1994 N 14-4/35, фирмы, которые реализуют товары (услуги) за наличные деньги и имеют систематические их поступления. Таковыми могут быть предприятия, занимающиеся одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассу которых ежемесячно поступают значительные суммы наличных денег, а также предприятия, имеющие на своем балансе магазины, ларьки, палатки с постоянной (ежедневной) выручкой и сдающие ее в кассу предприятий.

Пунктом 7 Порядка предусмотрено, что выручка может расходоваться на оплату труда, закупку сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения. До недавнего времени на этом данный список и заканчивался (Письма Московского ГТУ ЦБ РФ от 19.06.2006 N 26-13-4-16/40598, ГУ ЦБ РФ по Санкт-Петербургу от 18.08.2006 N 27-1-1 4/7399). Однако с 22.07.2007 вступило в силу Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, согласно которому поступившие в кассу организации, а также индивидуального предпринимателя наличные деньги за проданные товары (работы, услуги) и страховые премии стало можно расходовать на:

  • заработную плату и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
  • стипендии;
  • командировочные расходы;
  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Данный список является закрытым, поэтому расходовать денежные средства, поступившие в кассу, на другие цели, например на предоставление займов <3>, нельзя.

<3> Приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т.

К сведению: действующим законодательством не предусмотрена ответственность за использование денежных средств не по целевому назначению и расходование средств из выручки без согласования с банком. Однако банки проверяют выполнение организациями требований о целевом использовании полученных в банках денежных средств и расходовании средств из выручки и при необходимости предъявляют к ним соответствующие требования (п. 13 Письма ЦБ РФ от 16.03.1995 N 14-4/95).

Приказ о подотчетных суммах

Руководитель торговой организации должен издать приказ, в котором необходимо установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств, а также сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам (п. 11 Порядка). Кроме того, по мнению налоговиков, этим приказом также должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет, и порядок представления авансовых отчетов (Письмо от 24.01.2005 N 04-1-02/704). В случае отсутствия приказа, устанавливающего сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, расчеты по выданным в подотчет суммам необходимо осуществить в пределах одного рабочего дня. Изложенное не распространяется на подотчетные суммы, выданные на командировочные расходы, поскольку в отношении их работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Если приказом руководителя срок отчета все-таки установлен, то три рабочих дня предоставляются и тем сотрудникам, которые получили денежные средства в подотчет на другие цели, единственное — отсчет начинается с момента истечения срока, на который в соответствии с приказом были выданы денежные средства.

Три запрета

Два из них установлены Порядком, один — специальным Указанием ЦБ РФ. Пунктом 11 Порядка запрещено выдавать наличные деньги под отчет, пока конкретный работник не отчитается по ранее полученному авансу. Кроме того, сотрудник не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику. Специальное указание (раньше их было два) — Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, п. 1 которого установлено, что расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также между предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. Отметим, до 22.07.2007 этот лимит составлял 60 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У, Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08-17/2540). Расчеты в рамках одного договора по суммам, превышающим установленный размер, необходимо производить в безналичной форме (Письмо УФНС по г. Москве от 21.11.2005 N 09-24/85819).

Добавим, что ограничения распространяются только на сумму (100 000 руб.), каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения расчетов по нему значения не имеют. Кроме того, положения п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У не действуют в том случае, если сотрудник, находясь в служебной командировке, расходует полученные в подотчет денежные средства на оплату от своего имени оказанных ему услуг (Приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т).

Обратите внимание: за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (для должностных лиц) и от 40 000 до 50 000 руб. (для юридических лиц). Уточним, кто должен беспокоиться о том, что его могут привлечь к административной ответственности. Фраза «с другими организациями» наводит на мысль, что пострадать могут только юридические лица. Подтверждение можно найти и в Постановлении ФАС СЗО от 08.05.2007 N А05-12170/2006: диспозиция ст. 15.1 КоАП РФ не предусматривает ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций при расчетах между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. В расчетах участвуют две стороны: лицо, производящее платеж в адрес другого лица, и лицо, получающее платеж. Кто из них рискует? Ранее, пока действовал Указ Президента РФ от 23.05.1994 N 1006, данная мера финансовой ответственности распространялась на того, кто платил, а в отношении получателя не применялась (Письмо ЦБ РФ от 24.11.1994 N 14-4/308). О том, что сейчас действует такой же порядок, свидетельствует арбитражная практика. Так, судьи ФАС СЗО посчитали неправомерным привлечение организации к административной ответственности, поскольку она не производила платежей в адрес другого юридического лица (Постановление от 08.05.2007 N А05-12170/2006). Добавим, что нарушение по ст. 15.1 КоАП РФ относится к правонарушениям в области финансов, административное взыскание по которым в соответствии со ст. 4.5 КоАП РФ может быть наложено не позднее двух месяцев со дня их совершения, а при длящемся правонарушении — двух месяцев со дня обнаружения (Письмо ФНС России от 26.01.2005 N 22-3-11/073@). Поскольку превышение предельного размера сумм расчетов наличными средствами не относится к длящимся правонарушениям, так как считается оконченным в момент его совершения <4>, привлечение к ответственности по истечении двух месяцев со дня обнаружения нарушения невозможно. <4> Постановление ФАС ЗСО от 19.03.2003 N Ф04/1223-160/А75-2003.

Без первичных документов не обойтись

Бухгалтеры без первичных документов не могут ни сформировать проводки в бухгалтерском учете, ни определить налоговую базу по налогу на прибыль. Напомним, бухгалтерский учет согласно ст. 9 Закона о бухучете <5> и п. 12 Положения по ведению бухучета <6> ведется на основании первичных учетных (оправдательных) документов, в налоговом учете для определения налоговой базы по налогу нужны данные первичных документов (ст. 313 НК РФ). Поэтому остановимся на том, какие документы составляются при расчетах с подотчетными лицами.

<5> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
<6> Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Как правило, в первую очередь подотчетному лицу выдаются наличные деньги на определенные цели. Выдача производится по расходному кассовому ордеру <7> или другому надлежаще оформленному документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера (п. 14 Порядка). Эти документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, уполномоченными на это. Причем если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

<7> Унифицированная форма N КО-2 «Расходный кассовый ордер», утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

О том, сколько и на что подотчетное лицо израсходовало денежные средства, можно узнать из авансового отчета <8>. Он составляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации в одном экземпляре. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), а также суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Если в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, то он в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете должен содержать конкретный перечень приобретенных товаров (а не обобщающее наименование, такое как «хозтовары», «канцтовары»), их количество и стоимость. В противном случае проверяющие налоговые органы могут признать необоснованным отнесение на расходы затрат, связанных с приобретением таких товаров. Приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы в порядке их записи в отчете. В свою очередь, бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также заполняет графы 7 — 9. В графах 7 — 8 <9> указываются суммы расходов, принятые к учету, в графе 9 — счета (субсчета), которые дебетуются на такие суммы. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем торговой организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

<8> Унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
<9> Графа 8 заполняется только в том случае, если денежные средства были выданы подотчетному лицу в иностранной валюте.

Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру, который подписывает главный бухгалтер или уполномоченное на это лицо. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.

Составляем бухгалтерские проводки

Для этого обратимся к Инструкции по применению Плана счетов. Известно, что для отражения в бухгалтерском учете информации о расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При выдаче наличных денег подотчетному лицу данный счет дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Добавим, что счет 71 является активно-пассивным и его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед торговой организацией или сумму невозмещенного перерасхода.

Пример 1. ООО «Сливки» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Сливки» 10.01.2008 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

  • приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1000 руб. для нужд организации;
  • погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб.

Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 24.01.2008. Руководитель ООО «Сливки» утвердил авансовый отчет 25.01.2008.

В бухгалтерском учете ООО «Сливки» подлежат отражению следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма,
руб.
10 января 2008 г.
Выданы в подотчет наличные деньги 71 50 50 000
24 января 2008 г.
Отражен возврат подотчетным лицом остатка
денежных средств, полученных ранее в
подотчет (50 000 — 1000 — 45 000) руб.
50 71 4 000
25 января 2008 г.
Отражено приобретение канцтоваров 10 71 1 000
Отражено погашение задолженности перед
поставщиком через подотчетное лицо
60 71 45 000

Пример 2. Изменим условия примера 1. Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2008.

В бухгалтерском учете ООО «Сливки» будут отражены следующие проводки: