Оформление командировки 2017

Содержание

Командировки в 2017 году: новые правила учета

Татьяна Давиденко 9 января 2017 Написать эксперту! hr-эксперт. Написать эксперту!

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что такое командировка
  • Кого можно отправлять в командировку
  • Что содержит Положение о командировках
  • Как оформить командировку
  • Как выглядит приказ на командировку
  • Как составляется отчет о командировке
  • Командировка директора – что стоит учесть
  • Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
  • Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
  • Как оплачивается командировка
  • Срок командировки

Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) – нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.

Что такое командировка

Служебная командировка – отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах – отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

-Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

-Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

-Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

-Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

Отчет по командировке.

Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета

Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии – соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

-Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

-Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

-Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

-Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

-Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

-В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.

-Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.

Всем остальным категориям трудящихся руководитель вправе выдать направление в командировку. А вот работник, в свою очередь, не может отказаться от посещения другого предприятия без веских оснований.

Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание – нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).

Служебное задание для направления в командировку.

Положение о командировках

Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.

Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.

В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).

Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.

Оформление командировки

Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).

Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.

В служебном задании на командировку обязательно указывается:

-Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации – дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).

-Паспортные данные специалиста – Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.

-Начало и окончание командировки – ориентироваться на дату проездных документов.

-Основания служебной поездки – может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.

-Цель командировки сотрудника – кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).

После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.

Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.

Приказ на командировку

После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.

В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.

Приказ о направлении работника в командировку.

Отчет о командировке

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом – разницу нужно выдать, произведя расчеты.

Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.

Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:

-Выполнен ли объем работы.

-Достигнуты ли главные цели.

-Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.

В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.

Авансовый отчет.

Командировка директора – что стоит учесть

Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.

Приказ о передаче полномочий генерального директора.

Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:

-Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).

-Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.

-Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.

-Отчитывается за перерасход средств в командировке.

Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок – для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.

Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке

Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

-Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.

-Проживание в другом городе во время командировки.

-Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.

-Иные расходы – по согласованию с работодателем.

Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.

После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:

-Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).

-Ездил на личном авто.

-До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.

Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.

Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:

-Цена номера.

-Длительность проживания (в сутках).

Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.

Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).

Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:

-Квитанция билета, в том числе и электронного.

-Посадочный талон.

-Багажная квитанция.

Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.

Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:

-Путевой или маршрутный лист.

-Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.

-Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки – распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.

Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени

Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами – «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.

Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) – дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:

-Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.

-Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.

Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.

Табель учета рабочего времени.

Оплата командировки

Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты – также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день.

Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье – оплатить нужно оба выходных дня.

Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) – суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.

Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:

-700 руб. – каждые сутки по всей территории РФ.

-2500 руб. – сутки пребывания за границей России.

Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.

Как правильно оплатить дни командировки?

Сначала необходимо рассчитать средний заработок:

З = Зрп/Дрп х Д ком

С – заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).

З рп – все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).

Д рп – общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.

Д ком – дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.

Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку – расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.

Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.

Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.

Однодневная командировка – особенности оплаты

Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:

-Издать приказ.

-Выдать задание.

-Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.

-Отметить в табеле рабочего времени командировку.

По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).

Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:

-Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.

-При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).

Срок командировки

Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод – законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.

Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения – прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).

Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 – днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени – последующие сутки.

Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек – время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.

Рассмотрим пример:

Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).

Гарантии работнику во время пребывания в командировке

Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:

-Начисление среднего заработка за отработанные дни – сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.

-При поездке граждан, которые работают по совместительству – сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению – средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.

-Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул – в одинарном.

-Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.

Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.

Приказ об отзыве работника из командировки.

Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.

Командировка – это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования – работник имеет право подать на предприятие в суд.

Написать эксперту!

Изменения по командировкам в 2017 году: анализ правового поля

2017-й год не принес особых изменений в порядок командирования работников, процесс регистрации служебных разъездов, финансирование командировок. Однако коррективы вызваны вступлением в действие с 1 января 2017 года новых положений Налогового кодекса РФ. Изменения по командировкам в 2017 году коснутся обложения страховыми взносами определенных размеров суточных.

Оформление стало проще

Еще постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 внесены коррективы в отдельные правовые акты, регулирующие вопросы выполнения служебного задания вне места работы. Нововведения направлены на оптимизацию движения документов в организации, сокращение и упрощение такого документооборота.

Так, с января 2015-го года отменено обязательное требование:

  1. о выдаче командировочного удостоверения работнику;
  2. оформление служебного задания в письменном виде.

По вновь установленным правилам факт пребывания в командировке подтверждают билеты и/или иные проездные документы.

Также возможно использование сотрудником личного транспорта в служебных целях (в командировке). Для подтверждения таких затрат он должен предоставить отчетные документы: квитанции, кассовые чеки, выписки, путевые листы и т. п.

Основными целями изменения в оформлении командировок в 2017 году и ранее стали:

  • упрощение документооборота при направлении в командировку;
  • совершенствование формы отчета по итогам выполнения задания по распоряжению работодателя.

К тому же, по новым правилам от работника, направленного в командировку, не требуется предоставлять начальству в письменной форме отчет о выполненной поездке.

Основной документ в 2017 году

Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595 от 29.12.2014), в 2017 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2017 году уже должны войти в привычку.

Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.

Подробнее об этом см. «Обособленное подразделение организации: что это?».

Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.

Структура затрат

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2017 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят:

  • заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
  • оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
  • компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
  • гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
  • дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями:

  1. по предоставленным документам – квитанциям, счетам;
  2. руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия.

Также см. «Положение о командировках: каким должен быть образец 2017 года».

Главное изменение в 2017 году

Обратите внимание, что основное изменение по командировкам в 2017 году затронуло нормы суточных, которые ранее не устанавливались в отношении страховых взносов.

С 1 января 2017 года страховые взносы не начисляют только с определенной фиксированной суммы суточных:

  • 700 рублей – для командировок в пределах РФ;
  • 2500 рублей – для зарубежных служебных поездок.

Однако учтите, что Трудовой кодекс РФ вообще не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении персонала в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 году предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2017 года».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как оформить командировку в 2017 году

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

Изменения по командировкам с 2015 по 2017 года

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в Положение о командировках и других локальных актах предприятия.

Обязательные документы:

  • Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

  • Командировочное удостоверение.
  • Служебное задание.
  • Отчет по командировке
  • А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Внимание! Работник может также на имя руководства подавать служебную или докладную записку, в которой он заявляет о сроках и периоде командировки при отсутствии соответствующих документов, и если руководитель ее принимает и утверждает, то данный документ также может служить подтверждающим в этом случае.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

  • Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
  • Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
  • Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

  • Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
  • Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
  • Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
  • Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
  • Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Внимание! Законом запрещено это время оформлять отпуск за свой счет, либо ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется в данный период по второму месту предоставлять дополнительный отпуск с оплатой за счет средств компании.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия командировка – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.

Как оформить командировку сотрудника в 2017 году

Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку

При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.

До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.

Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.

Шаг 2. Выдать денежные средства

Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.

В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.

При выдаче денег необходимо учитывать следующее:

  • Если поездка будет проходить внутри страны, то все причитающиеся средства могут быть выданы как наличными из кассы, так и путем перечисления на карту или банковский счет.
  • Если производится оформление командировки за границу, то суточные за дни нахождения на территории России должны быть выданы в рублях, а за дни пребывания в другой стране — в валюте этой страны либо в рублях по курсу ЦБ.

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.

Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.

Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.

Обычно, журнал содержит такие графы:

  • Ф.И.О. работника;
  • Название организации назначения;
  • Населенный пункт назначения;
  • Даты выезда и приезда;
  • Отметка о сдаче отчета.

Внимание! Командировочное удостоверение в настоящее время не является обязательным документом, поэтому организация может оформлять его по своему усмотрению.

Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени

После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в табеле учета рабочего времени. Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.

Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка служебного задания (форма Т-10а), если он входил в оформление командировки.

К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:

  • Документы, подтверждающие найм помещения для проживания — квитанция или счет гостиницы, в которых указаны все необходимые реквизиты, число дней проживания, стоимость одного дня, либо договор о найме жилого помещения (частного дома или квартиры);
  • Документы, подтверждающие расходы на проезд (билеты, посадочные талоны, в том числе чеки на услуги по оформлению документов, получение постели в поездах и т. д.);
  • Документы на оплату такси — чеки, квитанции, бланки;
  • Служебная записка на возмещение расходов, если работник ездил своим автотранспортом либо на служебном автомобиле. К ней прикладывается путевой лист, чеки и квитанции с заправок и т. д.;
  • Служебная записка, если отсутствуют документы на проезд, либо на проживание, либо и те, и те.
  • Документы, подтверждающие прочие согласованные расходы (к примеру, квитанция на услуги связи).

Внимание! При получении авансового отчета на руки, бухгалтер делает об этом отметку в отрывной части и возвращает ее работнику.

Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)

Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.

Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.

Внимание! Если работник добровольно согласился на удержание долга из зарплаты, ему необходимо написать об этом заявление. На основании него должен быть оформлен приказ на удержание, сумма которого не может составлять больше 20% от размера начисленной зарплаты.

Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)

Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.

Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:

  • Были ли траты произведены на неотложные нужды;
  • Есть ли подтверждающие эти траты документы, и оформлены ли они правильно;
  • Правильно ли оформлен авансовый отчет.

Важно! Организация обязана произвести выдачу излишне потраченных средств в срок 3 дней с момента отчета (это указано в положении по командировкам).

В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести продление командировки, правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления — неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону ежегодный отпуск — это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести отзыв из отпуска невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

  • Создать приказ об отзыве сотрудника из отпуска;
  • Получить его согласие путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
  • Создать приказ о направлении в командировку;
  • Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в график отпусков. Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Внимание! Отзыв из отпуска также требует пересчета выплаченных отпускных. Это можно не делать, если работник хочет сразу же продолжить отдыхать, причем это период находится в том же месяце, что и первая часть. В противном случае излишне выплаченные средства придется вернуть в кассу, либо зачесть их в счет аванса либо командировочных сумм.

Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.

Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.

Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами.

Что говорит закон?

Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Ознакомиться с документами можно тут:

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:

  • замечания;
  • выговора;
  • увольнения.

Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
  • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
  • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет;
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:

  • распоряжения о направлении сотрудника в командировку;
  • командировочных удостоверений;
  • служебного задания;
  • отчета о проделанной работе;
  • авансового отчета;
  • журналов учета, куда заносятся данные об отправившихся в поездку и прибывших сотрудниках.

Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

Изменения в 2020 году

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2020 году необязательными стали следующие документы:

  • командировочные удостоверения;
  • служебное задание;
  • отчет о поездке;
  • журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Подробнее о том, как оплачивается командировка, читайте в нашей статье.

Аккордная оплата труда — что это такое? Смотрите .

Документы для оформления командировки в 2020 году

Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году в соответствии с новыми правилами?

Общий порядок

В соответствии с Российским законодательством, в 2020 году в список обязательных для командировки документов входят:

  • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
  • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
  • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
  • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

Какие нужны перед поездкой и в процессе?

Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

Бланк формы Т-9а

Бланк формы Т-9

Приказ произвольной формы:

Примерная схема составления приказа

Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Таблица командировочных расходов:

Расходы для командировки по России Расходы для командировки за границей
Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.
Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

Дополнительные расходы:

согласовываются с работодателем.

Дополнительные расходы (обязательные), связанные с оформлением и оплатой:

  • заграничного паспорта;
  • визы;
  • медицинской страховки;
  • аэродромных сборов;
  • консульских сборов;
  • иные расходы, согласованные с работодателем.

Учет работников

Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:

  • в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
  • в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

Маршрутный лист

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

  • дату выезда (начало командировки);
  • дату приезда (окончание командировки);
  • название организации, выдавшей маршрутный лист;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
  • должность сотрудника;
  • марка и государственный номер транспортного средства;
  • цель командировки;
  • маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка

Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

Отчетные бумаги, составляемые после возвращения

Авансовый отчет

По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

В авансовом отчете следует указать:

  • размер выданного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи аванса;
  • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
  • размер потраченных средств;
  • остаток денежных средств (при наличии);
  • список документов, подтверждающих расходы.

Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Примеры составления служебной записки:

Пример служебной записки

Использовался личный транспорт

В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

Использовался транспорт по доверенности

В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Сроки составления и предоставления

Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

Как оформляются командировки госслужащих? Читайте в нашей статье.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Узнайте .

Как вычесть подоходный налог с зарплаты? Смотрите .

Некоторые нюансы

Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)?

В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.

Нужно ли готовить все бумаги при поездке длительностью 4 часа?

Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.

Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.

Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.

Особенности документального сопровождения местных командировок

В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2020 году считается действительной при оформлении:

  • приказа;
  • авансового отчета;
  • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

Есть ли особенности для работников индивидуального предпринимателя?

Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.

Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).

Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

Какими документами оформляется командировка в 2019 году

Документы для командировки в 2019 году: направляем сотрудника в поездку

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

Итоги

Документы для командировки в 2019 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

  • Т-9, если командируете одного человека;
  • Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать .

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Подробнее см.: «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

См.: «Как оплачивается командировка на один день?».

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

Транспорт:

  • При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали .
  • При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
  • Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
  • Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

Подробнее см.: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

  • Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
  • Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

Проживание:

  • По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
  • При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

См. также: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. .

Итоги

Пакет документов по командировке в 2019 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.