Образец путевого листа 2017

Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

Для чего нужен путевой лист

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

  • фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
  • регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
  • определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
  • подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
  • позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать собственные, которые раскрывают все необходимые сведения. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2020 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Но придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. Документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае его признают ничтожным и не примут к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ и пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов разрешает принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

  • наименование первички: «Путевой лист»;
  • дата составления бумаги;
  • наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
  • величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
  • наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Но этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля недостаточно. Перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые необходимо раскрыть при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Сведения путевого листа

Комментарии, что и как требуется раскрыть

Наименование и номер путевого листа

Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.

Сведения о сроке действия путевого листа

Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Укажите:

  • наименование;
  • организационно-правовую форму;
  • местонахождение (адрес);
  • номер телефона;
  • ОГРН.

Сведения о транспортном средстве

Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, дата и время выезда, возвращения, дата и время проведения ТО.

Сведения о водителе

Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Организация вправе самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. Не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Скачать

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то на одну машину разрешается заполнить сразу несколько путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы хранят в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие вправе делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполняет бланк уполномоченный сотрудник: диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки нумеруют.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

В обязательном порядке ставятся отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник делает запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Скачать

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если нет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция оштрафует (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

  • организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
  • должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Водителя накажут сотрудники ГИБДД. За управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (статья 12.3 КоАП). Но на первый раз инспекторы ГИБДД часто ограничиваются устным предупреждением.

Зарегистрировано в Минюсте России 13 февраля 2017 г. N 45612

Внести в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. N 152 (зарегистрирован Минюстом России 8 октября 2008 г., регистрационный N 12414), следующие изменения:

1. В пункте 12 слова «В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.» исключить.

2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:

«16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.».

Министр
М.Ю.СОКОЛОВ

Изменения в путевых листах в 2017 году

Актуально на: 11 января 2018 г.

Путевой лист – это документ, который служит для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В 2017 году в Порядок заполнения путевых листов (утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152) был внесен целый ряд изменений (Приказы Минтранса от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476). О новой форме путевого листа с 2017 года расскажем в нашей консультации.

Новые путевые листы 2017

Теперь проставление печати или штампа в заголовочной части путевого листа не обязательно (п. 12 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 в ред. Приказа от 18.01.2017 № 17).

Одновременно введена обязанность подтверждать, что был проведен предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в путевом листе необходимо предусмотреть указание следующих данных:

  • дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
  • подпись, Ф.И.О. контролера.

Также в путевом листе теперь необходимо указывать ОГРН/ОГРНИП собственника (владельца) транспортного средства (п. 5 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 в ред. Приказа от 07.11.2017 № 476).

Путевые листы: бланки (скачать)

Формы путевых листов можно использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные. Главное, чтобы в путевом листе содержались все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Напомним, что к таким реквизитам относятся:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Ниже приведем унифицированные формы путевых листов (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78), которые можно использовать в том числе для разработки самостоятельных бланков.

Форма путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля (бланк 4-С)

Путевой лист грузового автомобиля (4-П)

О внесении изменений в отдельные приказы Министерства транспорта Российской Федерации по вопросам организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и оформления путевых листов

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 7 ноября 2017 года N 476

О внесении изменений в отдельные приказы Министерства транспорта Российской Федерации по вопросам организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и оформления путевых листов

Министр
М.Ю.Соколов

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
1 декабря 2017 года,
регистрационный N 49083

Приложение
к приказу Минтранса России
от 7 ноября 2017 года N 476

1. В обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов, утвержденных приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. N 152 (зарегистрирован Минюстом России 8 октября 2008 г., регистрационный N 12414), с изменениями, внесенными приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 января 2017 г. N 17 (зарегистрирован Минюстом России 13 февраля 2017 г., регистрационный N 45612):

1) в пункте 5:

а) в подпункте 1 после слов «номер телефона» дополнить словами «, основной государственный регистрационный номер юридического лица»;

б) в подпункте 2 после слов «номер телефона» дополнить словами «, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя»;

2) пункт 6 дополнить подпунктом 5 следующего содержания:
«5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).»;

3) в пункте 16.1 после слов «или контролером технического состояния» дополнить словами «транспортных средств».

2. Пункт 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 15 января 2014 г. N 7 (зарегистрирован Минюстом России 5 июня 2014 г., регистрационный N 32585), с изменениями, внесенными приказами Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2016 г. N 53 (зарегистрирован Минюстом России 30 мая 2016 г., регистрационный N 42349) и от 5 сентября 2016 г. N 262 (зарегистрирован Минюстом России 15 декабря 2016 г., регистрационный N 44750), изложить в следующей редакции:
«29. Сведения о проведенном предрейсовом контроле технического состояния транспортных средств фиксируются в путевых листах. Предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств осуществляется контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, на которого субъектом транспортной деятельности возложены обязанности по проведению такого контроля.».

3. Пункт 2.5 Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации, утвержденного приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 15 января 2014 г. N 7 (зарегистрирован Минюстом России 5 июня 2014 г., регистрационный N 32585), с изменениями, внесенными приказами Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2016 г. N 53 (зарегистрирован Минюстом России 30 мая 2016 г., регистрационный N 42349) и от 5 сентября 2016 г. N 262 (зарегистрирован Минюстом России 15 декабря 2016 г., регистрационный N 44750), изложить в следующей редакции:
«2.5. Проведение предрейсового контроля технического состояния транспортных средств до выезда транспортных средств с места их постоянной стоянки с соответствующей отметкой о проведенном предрейсовом контроле технического состояния транспортных средств в путевом листе.».
Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
Официальный интернет-портал
правовой информации
www.pravo.gov.ru, 04.12.2017,
N 0001201712040024

Оформление путевого листа легкового автомобиля по-новому в 2020 году

Первичным документом легкового автомобиля, отражающим работу определенной марки автотранспорта, является путевой лист. Для учета движения легкового автомобиля применяется типовая форма 3, допускается оформление в свободной форме. С 2017 года в заполнение формы путевого листа легкового автомобиля внесены дополнения, как заполнить новую форму, скачать бланк, действующий в 2017 – 2018 году можно в статье в word. Кроме того, приведен образец заполнения.

Для водителей грузовых автомобилей оформляют путевой лист по другой форме – .

Основные функции документа:

  • отслеживание маршрута передвижения водителя компании;
  • расчет заработной платы водителя;
  • списание расходов на ГСМ и обслуживание автотранспорта.

Необходимость путевого листа для легкового автомобиля обусловлена экономической направленностью документа. Налоговой инспекцией проверяются путевые листы на правильность оформления, на соответствие норм списания ГСМ у имеющегося транспорта в организации. Оформляются путевые листы на каждое средство передвижения, в том числе и арендованные легковые автомобили.

Причем с 1 марта 2017 года нужно обеспечить применение новой формы путевого листа, в котором будут учтены изменения, вводимые приказом Минтранса от 18.01.2017. Об этих изменениях читайте ниже.

Документ выдается водителю ежедневно или посменно. В случае нахождения водителя в длительной командировке, законом допускается составление бланка на целый месяц.

Если же до управления служебного транспорта допущены несколько водителей, то каждый из них должен иметь собственный маршрутный лист.

: Учет горюче-смазочных материалов на предприятии.

Заполнение новой формы путевого листа легкового автомобиля

Согласно приказу Минтранса №152 в ред. от 18.01.2017 с 1 марта нужно применять новую форму, в которой должны быть обеспечены некоторые изменения:

  • утверждается перечень реквизитов, которые должны присутствовать в новой форме путевого листа для автомобиля, также даны пояснения по каждому реквизиту, что входит в его состав, среди этих реквизитов:

  • обновлен порядок заполнения путевого – не нужно проставлять печать или штамп юрлица или ИП в заголовочной части новой формы путевого листа, добавлена необходимость проведения предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля – контролер проставляет дату и время контроля, заверяет запись своей подписью с указанием расшифровки.

С учетом данных изменений нужно сформировать новую форму путевого листа, при этом для легкового автомобиля за основу можно взять форму 3, утвержденной 28 ноября 1977 года Постановлением №78, или составить свой бланк с учетом изложенных выше изменений.

Как выглядит новая форма для типового бланка 3 с учетом изменений 2017 года: (нажмите для увеличения)

Страница 1

Страница 2

Бланк формы 3 для легкового автомобиля не является обязательным в применении, допустима собственная форма путевого листа, которая может дополняться, кроме обязательной информации о водителе и автомобиле предприятия, эксплуатационными особенностями конкретного средства передвижения.

«Самовольное» составление бланка путевого листа возможно только для автомобилей категории В, при отсутствии транспортируемого груза и пассажиров.

Приняв решение о заполнении унифицированного документа, нужно понимать, что он все же нуждается в доработке. Например, требуется внести дату и время осмотра водителя (предрейсового и послерейсового), а для компаний, оказывающих транспортные услуги, еще и сведения о техническом состоянии транспорта перед осуществлением рейса.

Путевой лист состоит из лицевой и обратной стороны.

Лицевая часть содержит информацию:

  • серия и номер бланка;
  • день оформления путевого листа;
  • название предприятия, использующего автотранспорт, его местонахождение;
  • марка средства передвижения и номер легкового автомобиля;
  • ФИО водителя, которому выдается путевой лист, реквизиты его водительского удостоверения;
  • сведения о задании для водителя: время и место выезда легкового автомобиля;
  • информация о возвращении транспорта в гараж, автопарк (показания спидометра и время прибытия);
  • подпись водителя при сдаче автомобиля;
  • информация о технической исправности машины: показания спидометра; подпись механика, разрешающего выезд;
  • сведения о выданном бензине, остатках в баке и количестве использованных литров;
  • подпись механика, принявшего показания километража машины.

Обратная сторона бланка путевого листа включает в себя 6 пунктов: порядковый номер, код, место отправления, время выезда и возвращения, количество пройденных километров, роспись водителя.

Бухгалтер по полученному путевому листу рассчитывает списание израсходованного топлива, и оплачивает труд водителю. Внесенные записи в маршрутный бланк могут применяться при составлении акта замера топлива (контрольного).

Согласно изложенному, путевой лист требуется только для транспорта, использующегося в интересах предприятия и относящегося к автопарку компании. Легковые автомобили, находящиеся в собственности физического лица, не нуждаются в оформлении данного бланка.

Помимо этого, управлять машиной при отсутствии путевого листа не допускается:

  • если осуществляются перевозки людей с багажом;
  • если транспортируется груз грузовым или легковым видом транспорта, трамваем, автобусом, троллейбусом.

Инспектор ГИБДД вправе потребовать путевой лист. Если у водителя легкового автомобиля данный документ должен быть, но по каким-то причинам отсутствует, тогда для нарушителей предусмотрена административная ответственность по ст. 12.13 (КоАП) в размере 500 руб.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бланк и образец 2017 – 2018

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля бесплатно word – word.

Скачать бланк в excel – xls.

Скачать образец заполнения путевого листа в 2017 году (с учетом изменений) – .

Вопросы и ответы

Вопрос 1: Нужно ли заполнять путевой лист, если фирма эксплуатирует легковой транспорт для собственных нужд, не являясь при этом перевозчиком?

Ответ: Да, нужно. Водитель должен иметь при себе данный документ, согласно ПДД.

Вопрос 2: В новой форме нужно ставить отметку о предрейсовом осмотре автомобиля. Может ли ИП, который перевозит граждан на одном авто по заказу, сам проводить такой осмотр и делать отметки в путевом листе?

Ответ: Самостоятельно такой осмотр проводить можно, если есть на то разрешаются документы, в частности, нужно иметь подтверждение прохождения аттестации. Проходят ее в Управлении госавтонадзора по месту регистрации. Альтернативный способ – это заключение договора на осмотр со специализированной компанией.

Вопрос 3: Торговые представители развозят товар по торговым точкам на своих личных автомобилях. Нужно ли им выдавать путевые листы?

Ответ: Да, обязательно.

Вопрос 4: Нужно ли оформить путевой лист, если физическому лицу поручен перегон легкового автомобиля, при этом с этим лицом заключен договор ГПХ?

Ответ: Нет, не нужно. Путевой лист оформляют только в случае перевозки грузов, пассажиров. При перегоне автомобиля такой перевозки нет.