Нулевая справка 2 НДФЛ

Содержание

Когда НЕ НУЖНО сдавать справки 2-НДФЛ

Составлять справки по форме 2-НДФЛ не нужно лишь в тех случаях. Когда в течение года организация не выплачивала физлицам доходы. В отношении которых она является налоговым агентом. Например, не требуется подавать сведения на сотрудников. Которым в течение года организация не начисляла зарплату. И не производила никаких других выплат. Поскольку доходы не выплачивались. Обязанности налогового агента у организации не возникают. А значит, сдавать в налоговую инспекцию справки 2-НДФЛ не надо. (в т. ч. с нулевыми показателями). Это следует из положений пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. И пункта 2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

В общем случае, не нужно сдавать справки 2-НДФЛ и в следующих ситуациях.

  1. если организация приобрела у гражданина имущество или имущественные права, принадлежащее ему на праве собственности;
  2. если выплаты получает предприниматель (в т. ч. участник договора инвестиционного товарищества).

В этих случаях НДФЛ платит непосредственно тот, кто получил доход. Это следует из положений пункта 2 статьи 226. Пункта 2 статьи 214.5, статьи 227 и статьи 228 Налогового кодекса РФ. И этот же человек должен самостоятельно отчитаться в налоговую инспекцию. Но уже по другим формам. Например, по форме 3-НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 7 марта 2014 г. № 03-04-06/10185 и от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.

Прочитайте внимательно. В каких случаях не нужно сдавать налоговые справки 2-НДФЛ. Данные приведены в табличной форме для удобства .

Ситуация Почему не надо составлять справку 2-НДФЛ
Компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, материальная помощь в связи со стихийным бедствием и пр. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является
Компания выплачивает доходы предпринимателям Если организация выплачивала доход предпринимателю. (например, закупала у него товар), удерживать с этих выплат НДФЛ не требуется. Ведь предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Сведения обо всех суммах, выплаченных предпринимателю в 2013 году. В налоговую инспекцию направлять не нужно, если он предъявил вам:

  • свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет;
  • кассовые или товарные чеки, счета-фактуры, закупочные акты и т. д. содержащие информацию об ОГРНИП и ИНН предпринимателя

Компания покупает имущество у граждан Допустим, компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо. (п. 2 ст. 226 НК РФ). Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет. И представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ)
Компания выдает подарки (материальную помощь) декретницам. Иных налогооблагаемых выплат у сотрудницы в течение года не было. Материальная помощь и подарки в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении таких доходов компания не признается налоговым агентом
Компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками. Например, покупателям во время рекламной акции В таких ситуациях подарок — это доход в натуральной форме. Но компания не может удержать НДФЛ. Так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислять налог из собственных средств налоговый агент не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в месячный срок после окончания года. Когда был вручен подарок, надо уведомить инспекцию о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). В то же время НДФЛ относится к персональным налогам. Это означает, что удержать его можно. Только если удастся установить конкретного получателя дохода. При рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Более того, налоговики просто физически не могут отследить всех получателей подобных подарков
Компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества. (например, автосалон продает подержанный автомобиль) Компания не должна представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ
Компания предоставила покупателю-физлицу скидку (бонус) за выполнение определенного объема покупок Скидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, покупатель должен понести определенные расходы. И выполнить ряд дополнительных условий. Значит, компания не является в данной ситуации налоговым агентом
У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2013 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась. Он уехал к себе на родину По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом. Формально компания должна будет взыскать с него неудержанный НДФЛ. Однако сделать это невозможно. В этой ситуации организация не позднее 1 мартя 2014 года должна была подать в инспекцию сообщение о том. Что налог с него удержать невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используется справка по форме 2-НДФЛ. Но по доходам, с которых налог в течение года компания удержала. К 1 апреля надо сдать справку 2-НДЛФ с признаком 1

Итак, в компактном виде выше приведена таблица

Когда не нужно сдавать справки 2-НДФЛ

Эти сведения нужно знать, чтобы не выполнять лишнюю работу.

Когда НУЖНО сдавать справки 2-НДФЛ

1. Во всех остальных случаях сдается справка 2-НДФЛ. Если выплачивался доход сотрудникам.

Примечание: Нет дохода — нет обязанности сдавать 2-НДФЛ !!!!!

2. При продаже товаров в рассрочку надо сообщить в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ с покупателя — физического лица. Налоговики, по сути, приравняли такие сделки к беспроцентному займу. При котором возникает материальная выгода.

Примечание: Письмо ФНС России от 4 марта 2014 г. № ГД-4-3/3665@

По мнению налоговиков, отсрочку и рассрочку оплаты товаров надо рассматривать как коммерческий кредит (ст. 823 ГК РФ). А раз так, то физлицо получает материальную выгоду в виде экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). В таких случаях надо руководствоваться правилами, действующими при выдаче беспроцентного займа. То есть необходимо определить материальную выгоду и удержать НДФЛ с покупателя. Но поскольку он не получает от компании денег. Удержать налог не получится.

Таким образом, если компания продала товары в рассрочку. То она должна сообщить о сумме полученного покупателем дохода. И исчисленного с него НДФЛ в инспекцию не позднее 1 марта следующего года. А именно подать справку по форме 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ).

ВОПРОСЫ и ОТВЕТЫ по 2-НДФЛ, Куда сдавать справку, уточненная форма
Вопросы и ответы по справке 2-НДФЛ. В зависимости от того, где сотрудники или другие физические лица получают доход: по месту головного офиса или в обособленном подразделении. Как сдать уточненную 2-НДФЛ. Зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Дан пример заполнения справки 2-НДФЛ. Приведены описания полей справки. Дана ссылка скачать бланк справки 2-ндфл.
  2. Куда сдавать справку 2-НДФЛ
    В зависимости от того, где сотрудники или другие физические лица получают доход: по месту головного офиса или в обособленном подразделении.

Справка 2-НДФЛ за 2018 год: нюансы заполнения, бланки, образец

Справка 2-НДФЛ имеет очень простую структуру, но при этом является одним из ключевых элементов налоговой отчетности организации-работодателя. В части ее подготовки есть множество нюансов — рассмотрим их последовательно.

Что представляет собой справка 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ — это документ, который в 2018 году и ранее составлялся по форме, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Данный приказ устанавливал одну общую форму справки, которая:

  • сдавалась в ФНС налоговыми агентами в целях информирования налоговиков о факте начисления НДФЛ — в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, а также в целях информирования их о суммах не удержанного НДФЛ — в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ;
  • выдавалась получателям налогооблагаемого дохода (например, наемным работникам) по их запросу.

Начиная с 2019 года (по отчетности за 2018 год, а затем — и за последующие годы) справка составляется в соответствии с новым приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Он устанавливает 2 отдельные разновидности справки:

Таким образом, с 2019 года используется две разные справки 2-НДФЛ: одна предназначена для сдачи в ФНС, другая — для предоставления получателю дохода (работнику). И путать их нельзя.

Перечислим ключевые особенности справки 2-НДФЛ:

  • В справке доходы показываются за налоговый период — то есть, за год. Не бывает справки, выдаваемой за квартал, полугодие или месяц. Но если справка оформлена по запросу получателя дохода, в ней расписываются сведения по его доходам за месяцы года, предшествующие дате составления документа.
  • Важнейший признак 2-НДФЛ — персонифицированность. Одна справка составляется в отношении одного получателя дохода.

Рассмотрим, в каком случае и перед кем возникают обязанности по составлению первой или второй разновидности новой справки.

Кто сдает 2-НДФЛ и существует ли ее «нулевая» версия?

Итак, первая разновидность справки 2-НДФЛ — та, что сдается в ФНС налоговым агентом. Таким агентом считается ИП или юридическое лицо, выплатившее облагаемый НДФЛ доход физическому лицу, не зарегистрированному как ИП или в качестве плательщика налога на профдоход. Кроме того, налоговыми агентами по НДФЛ считаются: частнопрактикующие нотариусы; адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты; обособленные подразделения иностранных юрлиц.

Доход может быть представлен:

  • зарплатой;
  • оплатой работ или услуг по гражданско-правовому договору;
  • дивидендами.

Если ИП или юрлицо никому из физлиц не выплачивали налогооблагаемых доходов, то и повода для составления справки не возникает. Не существует нулевой формы 2-НДФЛ (в отличие от деклараций или отчетов по страховым взносам). Не играет роли и тот факт, что у фирмы есть действующий трудовой договор с человеком: теоретически тот может быть в течение всего года в очень длинном отпуске или на больничном и не получать от работодателя каких-либо выплат.

Если доход выплачен одним физлицом, которое не зарегистрировано как ИП, другому физлицу — то первое налоговым агентом не считается (письмо Минфина от 02.12.2010 № ШС-37-3/16768@, и с тех пор позиция ведомства не изменилась). Типичный сценарий — покупка первым физлицом у второго квартиры или машины. Получателю дохода в этом случае надо отчитываться перед ФНС самостоятельно. Причем, не с помощью справки 2-НДФЛ, а с применением декларации 3-НДФЛ.

Отметим, что физлицо, получившее доход от налогового агента, в свою очередь, не обязано составлять декларацию 3-НДФЛ, как не обязан делать этого и сам агент за получателя дохода. Эту декларацию потребуется составить, если человеку нужно оформить налоговый вычет — причем, сделать это ему придется самостоятельно либо обратившись в специализированную фирму. Основной источник данных для декларации — как раз справка 2-НДФЛ. При этом налоговый агент-работодатель может помочь работнику в составлении «добровольной» (необязательной) декларации 3-НДФЛ, но вправе и отказать в этом.

Вторая разновидность справки 2-НДФЛ — та, что выдается налоговым агентом непосредственно получателю дохода по его запросу (например — при оформлении им кредита в банке, визы за границу РФ или целях оформления налогового вычета). Такой запрос может осуществляться как угодно часто — и во всех случаях работодатель обязан его удовлетворить в установленные законом сроки.

Работник вправе попросить работодателя выдать несколько одинаковых справок 2-НДФЛ одновременно, не объясняя причин, для чего они нужны.

Безусловно, работодатель также обязан соблюдать все сроки сдачи 2-НДФЛ в налоговую.

Когда надо сдавать форму?

Справка 2-НДФЛ подлежит сдаче в ФНС налоговым агентом:

  • до 1 апреля года, идущего за отчетным, — в общем случае;
  • до 1 марта года, идущего за отчетным, — только, если с тех или иных доходов не удалось удержать налог (чуть позже мы рассмотрим подробнее, как определить момент удержания НДФЛ, а также установить факт невозможности его удержания).

В обеих справках показываются как те доходы, по которым налог удержан, так и те, по которым налог не удержан. Различаться справки будут только признаком, который проставляется в каждой из них на Титульном листе (на 1-й странице справки): в «общей» апрельской справке проставляется признак 1, а в мартовской справке, показывающей, что есть неудержанный НДФЛ, показывается признак 2.

Теперь рассмотрим сроки выдачи 2 НДФЛ получателю доходов — по его запросу. Сроки выдачи справки в рассматриваемом случае относительно момента запроса строго не определены положениями НК РФ. Но фактически они могут устанавливаться иными нормативными актами. Так, в ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать работнику справку о его доходах в течение 3-х дней с момента получения запроса.

В справке для получателя дохода, аналогично предыдущему случаю, показываются как те доходы, по которым налог удержан, так и те, по которым он не удержан.

О кодах доходов для справки 2-НДФЛ подробно рассказано .

Теоретические вопросы мы разобрали, но при заполнении возникаете множество нюансов определения правильной величины доходов, по которым НДФЛ считается удержанным, величины самого удержанного налога (как и не удержанного) и иных. Рассмотрим эти нюансы далее — условившись, что заполняем мы справку, предназначенную для ФНС.

Как правильно заполнить 2-НДФЛ и рассчитать удержанный налог

Подробный порядок заполнения формы, утвержденный ФНС, представлен .

К самым проблемным задачам при заполнении справки — тем, которым следует уделить повышенное внимание, относятся:

Заполнение полей:

  • по доходам (поле «Общая сумма дохода» на Титульном листе — на 1-й странице справки, а также «помесячные» поля в Приложении к справке — на 2-й ее странице);
  • «Налоговая база» на Титульном листе;
  • «Сумма налога исчисленная» на Титульном листе;
  • полей, где отражаются данные по вычетам (они есть как на Титульном листе, так и в Приложении к справке).

Все они связаны между собой.

Вычеты по справке 2-НДФЛ — уместно начать рассказ с них — классифицируются на 2 категории:

  • Те, что относятся к стандартным, социальным и имущественным. Эти вычеты, в соотнесении с кодами, установленными приложением № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, показываются на Титульном листе (и только там).
  • Прочие. Они, в соотнесении с кодами по тому же приложению № 2 к приказу № ММВ-7-11/387@, показываются в Приложении к справке (и только там).

Все суммы обеих указанных разновидностей вычетов суммируются, после чего получившийся итог вычитается из показателя «Общая сумма дохода». Результат записывается в поле «Налоговая база».

Показатель «Общая сумма дохода» на Титульном листе должен быть равен сумме доходов, «расписанных» помесячно в Приложении к справке. Доходы в Приложении к справке показывают в соотнесении с кодами, установленными приложением № 1 к тому же приказу № ММВ-7-11/387@.

Исчисленный НДФЛ (поле «Сумма налога исчисленная») — это ставка, умноженная на показатель в поле «Налоговая база».

А если никаких вычетов не было, то, очевидно, поля «Общая сумма дохода» и «Налоговая база», будут равны друг другу.

Сумма вычетов, отраженных на Титульном листе, не равна сумме вычетов в Приложении к справке. Более того, оба показателя никак не связаны между собой, поскольку вычеты относятся к разным категориям.

Скачать коды вычетов для 2-НДФЛ можно .

Заполнение поля «Сумма налога удержанная»

Прежде всего, скажем пару слов о соотнесении налога «исчисленного» и «удержанного». Налог в общем случае считается исчисленным, когда налогооблагаемый доход выдан физлицу на руки или переведен на счет в банке. Исключительное правило установлено в отношении заработной платы. Вне зависимости от того, когда зарплата (в части аванса или основной суммы) выдана на руки, доход считается полученным в последний день месяца, за который заработная плата насчислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). При этом, даже если работодатель задерживает зарплату, она, тем не менее, считается доходом работника, и налог с него исчисляется. В справке такой доход показывается в Приложении (и влияет на сумму дохода на Титульном листе) за месяц, в котором он подлежит выплате в соответствии с трудовым договором.

Удержание НДФЛ в общем случае осуществляется при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть — одновременно с исчислением НДФЛ. А если доход — это зарплата, то ситуация особенная.

Как правило, зарплата состоит из 2 частей: аванса за 1-ю половину месяца — выплачиваемого после 15 числа, и основной части (за 2-ю половину месяца) — выплачиваемой в первых числах следующего месяца. Обе части зарплаты считаются выплаченными в последний день месяца. Это значит, что НДФЛ как с аванса, так и с основной части зарплаты:

  • исчисляется в последний день месяца;
  • удерживается в день выплаты основной части зарплаты (поскольку с аванса его удержать нельзя — в силу того, что на момент его выплаты он еще не признан налогооблагаемым доходом).

Таким образом, та часть исчисленного налога, в отношении которой соблюдены условия удержания, и показывается в рассматриваемом поле.

В идеале показатель в поле «Сумма налога удержанная» должен совпадать с той суммой, что стоит в поле «Сумма налога перечисленная». Не перечислить удержанный НДФЛ нельзя: разница между этими двумя полями означает то, что вы не выполнили вовремя обязанность налогового агента.

Заполнение поля «Сумма налога, неудержанная налоговым агентом»

Сумма неудержанного по итогам года налога может складываться из тех сумм НДФЛ, которые исчислены, к примеру:

  • По задержанной заработной плате. Здесь все очевидно: если не было выплат на руки (хотя они и считаются произведенными), то и налог удерживать не из чего.
  • По выплатам в натуральном виде. С самих натуральных выплат нельзя удержать НДФЛ — поскольку он может быть удержан только с денежных доходов. Налог с таких выплат подлежит удержанию с ближайших денежных доходов физлица. Но если их до конца года не было, то данный налог останется неудержанным.

Особый случай — выплата зарплаты за декабрь. Как мы отметили выше, до конца месяца зарплата не считается выплаченным доходом. Частный случай — аванс за декабрь, по которому налог (вместе с тем НДФЛ, что берется с основной части зарплаты) будет удержан в январе.

Означает ли это, что НДФЛ с декабрьского аванса нужно показать в 2-НДФЛ как неудержанный (и не перечисленный)? ФНС считает, что это не так. Сведения по доходам в виде оплаты труда, как отмечают налоговики, следует отражать в справке в привязке к факту их исчисления (письмо ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

Несмотря на то, что налог в данном случае удерживается и перечисляется в январе следующего года, он показывается в справке 2-НДФЛ как удержанный и перечисленный в декабре — поскольку именно в этом месяце он исчислен.

Остальные поля 2-НДФЛ заполняются, в целом, «по инструкции» (приложение № 2 к приказу № ММВ-7-11/566@): никаких существенных сложностей с ними нет. Главное — не допускать фактических ошибок.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2018 год

Рассмотрим, как оформить 2-НДФЛ, на примере.

Работник Степанов В.С. в течение 2018 года получил зарплату в сумме 610 000 рублей. В начале года он принес из ФНС уведомление на имущественный вычет на сумму 106 000 рублей. НДФЛ в соответствующей сумме в 2018 году с зарплаты Степанова на основании данного уведомления не исчислялся. В декабре Степанов В.С. получил от работодателя материальную помощь 4 000 рублей, по которой был применен полный вычет.

В примере задокументированы:

  • Доходы

Месяц

Сумма дохода (руб.) Вид дохода

Код дохода

Январь 40 000,00 Зарплата (оклад) 2000
Февраль 40 000,00
Март 40 000,00
Апрель 40 000,00
Май 40 000,00
Июнь 40 000,00
Июль 40 000,00
Август 40 000,00
Сентябрь 80 000,00
Октябрь 80 000,00
Ноябрь 70 000,00
Декабрь 56 000,00
4 000,00 Материальная помощь от работодателя 2 760
Итого (общая сумма дохода) 610 000,00
  • Вычеты
Месяц Сумма вычета (руб.) Тип вычета Правовое основание для вычета Код вычета
Январь 106 000,00 Имущественный вычет подп. 3 п. 1 ст. 220 НК РФ 311
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
4 000,00 Вычет по материальной помощи п. 28 ст. 217 НК РФ 503
Итого 110 000,00

Ознакомиться с образцом справки, заполненной в соответствии с рассмотренным примером (сдаваемой в ФНС), вы можете здесь.

Далее разберем примеры типичных ошибок при подготовке справки 2-НДФЛ и рассмотрим, к каким последствиям могут они привести.

Что будет при неправильном заполнении справки 2-НДФЛ?

Несмотря на сравнительно простую структуру справки, наделать ошибок можно практически в любой ее части. Так, распространены ошибки:

  • При заполнении поля «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Единственные причины излишнего удержания налога — ошибка бухгалтера или программный сбой, вследствие которых НДФЛ вычитается из дохода физлица в большей величине, чем положено. В этом случае излишне удержанная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу (п. 1 ст. 231 НК РФ). Если до предоставления справки в ФНС такой возврат был осуществлен, то рассматриваемое поле не заполняется. Если нет — заполняется, и в нем указывается соответствующая сумма переплаты НДФЛ. При этом, как только возврат будет оформлен, в ФНС нужно направить корректировочную справку 2-НДФЛ уже без заполненного поля об излишнем удержании налога (письмо ФНС России от 13.08.2014 № ПА-4-11/15988).
  • При указании в справках персональных данных физлиц — номеров паспортов, ФИО, ИНН. Номерам паспортов и ФИО свойственно меняться — и бухгалтеру, особенно на крупном предприятии, бывает трудно это отследить. Человек может поменять паспорт по сроку, вследствие его утери, смене ФИО при заключении брака и др. Главный налоговый идентификатор физлица — ИНН никогда не меняется. Но важно ошибочно не «приписать» ИНН одного человека к другому — например, если у них похожие фамилии и инициалы.
  • При указании кода ОКТМО (в сопоставлении с кодом, показанным в платежном поручении по налогу). В справке показывается код ОКТМО: муниципалитета, где располагается налоговый агент-юрлицо, либо того муниципалитета, где проживает налоговый агент-ИП. Код, проставленный в 2-НДФЛ и тот, что был показан в платежке на перечисление налога (поле 105), должны совпадать, даже если у налогового агента несколько ОКТМО. ФНС, обнаружив, что коды в платежке и справке разные, может отнести платеж к невыясненным поступлениям, и его придется уточнять.

Следует иметь в виду, что абсолютно любая неточность в справке 2-НДФЛ может стать для налоговиков поводом вменить налоговому агенту сообщение «недостоверных сведений» и оштрафовать его на 500 рублей за каждую справку с ошибкой (ст. 126.1 НК РФ). Не имеет значения, в чем заключается ошибка: ее важность оценивается налоговым инспектором самостоятельно исходя из существенных обстоятельств (письмо Минфина России от 21.04.2016 № 03-04-06/23193). ФНС честно признает, что универсальных критериев здесь нет, и, действительно, любая ошибка может быть квалифицирована как серьезная (письма ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@).

Однако если ошибки в 2-НДФЛ не привели к занижению или не перечислению НДФЛ в бюджет, то налоговики с высокой вероятностью не будут штрафовать налогового агента (письмо № ГД-4-11/14515). Но применение такого мягкого подхода — исключительное право самих налоговиков. Для налогового агента здесь гарантий нет.

И все-таки избежать штрафа можно, если своевременно прислать в ФНС корректировку по справке.

Корректировочная 2-НДФЛ: когда и как сдавать?

Корректировочную справку 2-НДФЛ нужно сдавать по принципу «как можно скорее». Штрафов не будет, только если корректировку предоставить до того момента, когда ФНС обнаружила ошибку сама (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Но момент такого обнаружения точно рассчитать невозможно.

Корректировочная форма сдается не только в случае обнаружения ошибок в справке, но и при изменении данных, отраженных в исходном (предыдущем) документе — например, в случае возмещения переплаты по НДФЛ работнику. По некоторым изменениям корректировка, однако, не требуется: например, если до сдачи справки в ФНС у получателя дохода была одна фамилия, а затем — поменялась (письмо ФНС России от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@).

Существует особый подвид корректировки по 2-НДФЛ — аннулирующая справка. В ней в поле «корректировка» проставляется код 99. Такая справка применяется, если налоговый агент признал за человеком получение дохода (и последующее начисление и удержание налога) ошибочно, как и впоследствии ошибочно отразил его в первичной 2-НДФЛ.

Строгие санкции в отношении налогового агента, разумеется, будут и в том случае, если он не сдаст форму в ФНС в принципе либо предоставит ее с нарушением срока. Правовые последствия возможны и в случае непредоставления документа работнику.

Что будет при не сдаче справки в ФНС или невыдаче работнику по запросу?

Если справку не сдать в установленный срок в ФНС или сдать с опозданием, то за каждый непредоставленный документ налоговики оштрафуют агента на 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, может быть вменен штраф по ст. 15.6 КоАП РФ — в величине:

  • 100-300 рублей (штрафуется агент-ИП);
  • 300-500 рублей (штрафуется должностное лицо агента-организации).

Аналогичный штраф может быть применен и при ошибках в справке 2-НДФЛ.

Если в налоговом периоде количество получателей дохода не превысило 24 человек, то справка может быть сдана в бумажном виде. Если превысило — только в электронном (п. 2 ст. 230 НК РФ). Однако за неправильный способ подачи 2-НДФЛ вас не оштрафуют: санкции применяются, только если сдаваемый документ — декларация или расчет (ст. 119.1 НК РФ). Справка 2-НДФЛ не относится к ним.

Если работодатель не предоставил 2-НДФЛ по просьбе работника, это также может привести к неприятным последствиям. С одной стороны, законодательство не устанавливает прямых мер ответственности за такое нарушение. С другой — невыдачу справки можно квалифицировать как нарушение гражданских прав. Если в случае вынужденного неиспользования справки 2-НДФЛ у гражданина возникнут убытки (например, если без справки его следующий работодатель не сможет корректно рассчитать средний заработок для больничного), то он может инициировать взыскание своих убытков через суд.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Справка о доходах в свободной форме: образец

Год документа: 2019

Группа документа: Справки

Вид документа: Справка

Форматы для скачивания: DOC, PDF

особенности справок

  • 2 В каком случае применяется
  • 3 Кто выдает справку
  • 4 Порядок и срок выдачи бланка по месту работы
  • 5 Правила оформления справки
  • 6 Инструкция по заполнению справки о доходах
  • 7 Возможные ошибки
  • 8 Видео
  • Одним из видов подтверждения платежеспособности работников является справка о доходах в свободной форме. Образец 2019 года остается неизменным. Единого стандарта бумажного подтверждения нет, но есть ряд требований, которые применяются при составлении документа.

    Бумага подтверждает не только доход, но и периодичность его получения, постоянное место работы и период трудоустройства. Используется такой документ для представления в различные учреждения.

    Справка о доходах делается в установленных формах, которые зарегистрированы Постановлениями и Приказами органов власти. Также такой документ может делаться в свободной форме с учетом внесения обязательных пунктов. Такая справка имеет законную силу, просто делает возможным принести документ, если работодатель отказывается давать типовой образец, или подобные справки просто не выдаются.

    Давайте подробнее рассмотрим разновидность такого документооборота, где его можно взять и на каких условиях, а также инструкцию с заполнением и основные правила.

    Настройтесь на вдумчивое чтение и дочитайте статью до конца: предлагается скачать образец справки о доходах в свободной форме бесплатно.

    Виды и особенности справок

    Чтобы получить от работодателя справочные сведения для представления в различные учреждения, работнику нужно написать письменное заявление. Там же указать, какая конкретно информация должна быть отражена в документе, за какой период, и для каких целей будут использованы указанные сведения. Конкретную цель можно и не указывать, тогда исполнитель просто пропишет «по месту требования».

    Важно! От запрашиваемой информации и учреждения, которому представляется справка, будет зависеть ее образец и указываемые сведения.

    В целом, справки с места работы о доходе от нанимателя можно поделить на два вида:

    • удостоверяющие время работы гражданина (в целом, и на текущем месте трудоустройства), его квалификацию, должность. Дополнительно могут указывать сведения об уровне образования и учреждении, в котором учился работник;
    • удостоверяющие его заработок за последний период. Обычно это три или шесть месяцев.

    Вне зависимости от форм и целей, в бумаге обязательно прописываются реквизиты компании, общие сведения о работнике и удостоверяющем его личность документе. Из-за того, что в документе прописываются такие личные сведения, которые нельзя разглашать посторонним, нанимателю требуется составлять письменное заявление.

    Заполняется информация о работнике на основании первичных и учетных документов компании:

    • личных дел;
    • трудовых книг;
    • платежных ведомостей;
    • налоговых деклараций и прочих.

    Зачастую применяются установленные образцы справок о доходах 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, форма 182н, справки по форме учреждений, для которых составляются (по форме банка) или в свободной форме.

    В каком случае применяется

    Справку запрашивают различные учреждения, органы власти, суды, приставы и прочие, чтобы:

    • Удостоверить официальность дохода, его размер и стабильность поступлений;
    • Узнать о стаже работы, должности и квалификации гражданина.

    Чаще всего справка нужна:

    • Банкам и кредитным организациям;
    • Для представления на новом рабочем месте;
    • Органам соцзащиты и прочим для определения льгот и причитающихся выплат (образец – справка о доходах за 3 месяца для уплаты детского пособия);
    • В центр занятости для определения пособия;
    • Судебным органам;
    • Приставам при исполнении исполнительного листа;
    • Прочим организациям.

    Образец справки в такой форме чаще всего представляется в банки, если кредитной программой разрешена такая форма представления, а также консульствам и визовым центрам для получения визы.

    Кто выдает справку

    Запрашивается справка у непосредственного нанимателя. Для этого пишется письменное заявление на имя руководителя с просьбой предоставить справку. Также нужно указать, какие сведения должны быть отражены.

    Наниматель готовит справку в течение трёх дней с даты получения запроса.

    Для лиц, законно находящихся в РФ (ведется учет работы и проживания), наниматель также вправе предоставить сведения для справки.

    Если у гражданина несколько мест работы, и на всех он оформлен официально – каждая справка запрашивается отдельно у каждого нанимателя.

    Для подтверждения доходов ИП (индивидуального предпринимателя) для визы, кредита или прочего – справка в свободной форме не подойдет, представляется декларация, образец свидетельства о регистрации и, при необходимости, уставные документы.

    Порядок и срок выдачи бланка по месту работы

    Написание письменного запроса на имя руководителя о том, что Вам нужна справка о доходах. Для этого нужно подойти к секретарю, специалисту отдела кадров или сразу же – к ответственному бухгалтеру. Для госслужащего в 2019 те же правила запроса справки о доходах (скачать бланк можно на этой странице). Если учреждение, в которое будет отдаваться справка, дало примерную форму – приложите ее к заявлению. Обычно работники в устном виде запрашивают документ сразу же у бухгалтера или специалиста отдела кадров. По закону это должно происходить именно в письменном виде, чтобы обезопасить себя на случай, если работодатель откажется давать справку
    На рассмотрение заявки и подготовку исходных данных уходит три дня Время рассчитывается с момента поступления заявления работодателю. Отказ в представлении справки, затягивание сроков – незаконно со стороны нанимателя
    Готовую справку можно получить у секретаря, в отделе кадров или у бухгалтера. Также документ могут передать непосредственному начальнику заявителя
    Обычно готовится один экземпляр бумаги, но по запросу – исполнитель подготовит такое количество, которое надо заявителю Отказывать наниматель в справке не может даже, если это уже не первый запрос за год.

    Если учреждение или госорган не устанавливает жестких требований – скачайте справку о доходах и занесите ее в бухгалтерию.

    Официального срока действия у документа нет, актуальность устанавливает учреждение, в которое готовится справка. Поскольку документ удостоверяет доход за последнее время, считается, что она актуальна в течение 30-ти дней. Поэтому целесообразнее брать бумагу в начале месяца, когда готовы начисления и сдана бухгалтерская отчетность.

    Важно! Если наниматель отказался выдавать сведения по любой причине или затянул сроки предоставления, из-за чего пострадал получатель, у последнего есть право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию и даже с иском в суд. Но сделать это возможно только, если гражданин документально оформлял заявление.

    Правила оформления справки

    Даже для свободной формы должны соблюдаться определённые требования заполнения. Иначе справку могут просто не принять. Условно документ можно разделить на несколько информационных блоков:

    • Часть о нанимателе. Указание названий (полного и сокращённого), юрадрес и фактическое местоположение, форма организации, коды деятельности, информация о регистрации и прочее. Реквизиты можно не указывать, если справка составляется на фирменном бланке;
    • Часть о работнике. Указывается стандартная информация: имя, данные удостоверяющего документа;
    • Основная часть — та информация, ради которой и бралась справка. Данные о полученных доходах за запрашиваемый период (помесячно).

    Можно ещё отдельно выделить блок с удостоверяющими подписями и печатями. За достоверность справки расписывается исполнитель, который ее составил, и руководитель организации. Печать ставится при условии, что она есть на предприятии. Хотя она и не относится к обязательному, при наличии ее лучше поставить. Пример справки о доходах в свободной форме есть на нашей странице, подробную инструкцию рассматриваем в следующем разделе.

    Запрещаются:

    • Исправления, помарки, зачеркивания;
    • Использование корректирующей жидкости;
    • Печатать на обеих сторонах листа;
    • Документ с явными дефектами печати (пятна, полосы, блеклая печать).

    Можно заранее уточнить, какие требования к справке предъявляет лицо, которому она предназначается. Поскольку единых стандартов нет.

    Те же правила касаются, если работник трудоустроен на предпринимателя и запрашивает образец справки о доходах для визы.

    Инструкция по заполнению справки о доходах

    Выдачами справок занимается бухгалтер. Если с установленными образцами ясен порядок заполнения и форма, то при заполнении бумаги в свободной форме могут возникнуть вопросы.

    Во-первых, уточните по месту требования, есть ли у них свои, рекомендательные образцы. К примеру, такие разрабатываются различными банками. Попросите образец и занесите его в бухгалтерию. Исполнителю останется его заполнить. Это важно, потому как Вы можете запросить только о доходах информацию, а в итоге окажется, что от Вас хотели еще и справку об имуществе и обязательствах и расходах за прошедший 2018.

    Во-вторых, если по месту требования не установлено своей формы, уточните полный перечень сведений, который должен отразить бухгалтер.

    В остальном, если нет требований к форме и обязательной информации, исполнитель заполнит сведения о компании, работнике и его доходах за последнее время.

    Чтобы было понятнее – рассмотрим инструкцию на примере со скринами. Перед нами один из образцов справки в свободной форме (этот бланк Вы можете скачать по ссылке).

    Нами рассматривается самый простой вариант. Сверху ставится дата выдачи и контактный номер телефона, а также прямоугольный штамп с реквизитами компании. Если справка составляется на фирменном бланке – штамп не нужен. Если нет – дополнительно лучше еще указать ИНН, КПП и ОГРН.

    После слова «Выдана» указывается информация о получателе документа, периоде работы и должности, в которой он состоит.

    Далее – прописывается основной блок информации – о доходах сотрудника. В нашем примере указывается доход за последние три месяца. Поскольку справка дается в начале апреля (в примере), то расчетными для нас становятся март, февраль и январь. В соцзащиту или банк потребуется образец справки о доходах за 6 месяцев.

    Таблицу можно усовершенствовать, добавив еще информацию о исчисленных налогах и доход до налогообложения.

    В конце руководитель и старший бухгалтер ставят подписи. На обозначение М. П. ставится гербовая печать при ее наличии.

    Возможные ошибки

    Часто возникающие в справке ошибки связаны:

    • с опечатками;
    • орфографическими ошибками, ошибками в именах и названиях;
    • неверным указанием кодов, реквизитов и адресов;
    • представлением ложных сумм по заработной плате;
    • принятием в расчет неверного периода.

    Кстати! Одна из распространенных ошибок (связана с невнимательностью исполнителя) касается указания номера налогоплательщика. Бывают случаи, что исполнитель путает местами код нанимателя и работника.

    Ответственность за составление и предоставление сведений по справке лежит на исполнителе – бухгалтере или другом ответственном лице. Справку с ошибками или ложной информацией не примут по месту требования. Поэтому проверьте бумагу в первую очередь, чтобы не было опечаток и явных ошибок, удостоверьтесь, что общая информация предоставлена верно (например, правильно рассчитан стаж работы, правильно указана должность и прочее).

    Чтобы в дальнейшем было проще ориентироваться в таком документе –скачайте бесплатно образец справки о доходах в свободной форме. Изучите информацию, поинтересуйтесь у того, кто ее запрашивает, что он конкретно хочет видеть в бумаге, в какой форме ее лучше составить. При необходимости – заранее проконсультируйтесь с бухгалтером, который выдает такие справки в Вашей компании. Кстати, последний дополнительно, кроме заявки, может запросить согласие на представление персональных сведений. Это связано с тем, что в справке содержатся личные данные. При этом согласие могут запрашивать каждый раз при запросе новой справки.

    Статья закончилась, но вопросы остались? Задайте их дежурному юристу нашего сайта.

    Специалист поможет также разобраться в нюансах составления справок о доходах и расходах для гражданских и госслужащих.

    Видео

    Скачать документы

    Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

    Бланк справки о доходах в свободной форме
    Справка о доходах в свободной форме
    Образец справки о доходах в свободной форме
    Пример справки о доходах в свободной форме
  • Справка по форме 2-НДФЛ: бланк и образец заполнения

    Бланк справки 2-НДФЛ в 2020 году

    Примечание: Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. Она вступила в силу с 1 января 2019 года. Также приказом была утверждена отдельная форма справки для выдачи работникам. Теперь она называется – «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Внешне она ничем не отличается от 2-НДФЛ старой формы.

    Старую форму 2-НДФЛ Вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

    Новую форму справки 2-НДФЛ, представляемую в налоговую, можно скачать здесь.

    Форму справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемую работнику, можно скачать здесь.

    Примечание: 2020 год станет последним, за который нужно будет подать справку 2-НДФЛ. С 2021 эта отчетная форма отменяется (закон № 325 от 29.09.2019). Информация, которая в нее включалась, найдет отражение в расчете 6-НДФЛ — его форма будет изменена.

    Как заполнить справку 2-НДФЛ

    С подробной инструкцией по заполнению новой формы справки 2-НДФЛ, сдаваемой в ИФНС, вы можете ознакомиться на этой странице.

    Что касается заполнения справки, выдаваемой сотрудникам, то отдельного порядка ее оформления ФНС не подготовило, в связи с чем, ее можно заполнять так же, как и раньше. Инструкцию по заполнению старой формы справки 2-НДФЛ можно скачать по этой ссылке.

    Образцы заполнения 2-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физического лица, актуальные в 2020 году

    Ниже приведены образцы заполнения справки по форме 2-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физического лица. В 2020 году они не потерли своей актуальности.

    Обратите внимание! С начала 2020 года изменились правила и сроки сдачи в ФНС формы 2-НДФЛ. Подать ее нужно включительно до 1 марта следующего года. В 2020 году 1 марта приходится на выходной, поэтому срок переносится на 2 марта. Еще одно важное изменение — компаниям и ИП, у которых более 10 работников, направлять форму придется в электронном виде.

    Скачать образец (.xls)

    Скачать образец (.xls)

    Нулевая справка 2 НДФЛ за 2019 год

    По итогам прошедшего года работодатели обязаны отчитаться в ИФНС о выплаченном своим сотрудникам доходе и удержанном с него налоге. Делается это посредством представления в инспекцию по месту учета справки 2-НДФЛ. Разберемся, существует ли нулевая форма этого документа и нужно ли ее сдавать в ИФНС.

    Сдается ли нулевая 2-НДФЛ в ИФНС?

    Справка 2-НДФЛ представляет собой документ, содержащий сведения о выплаченном сотруднику доходе и уплаченном с него НДФЛ. Назначение справки заключается в информировании ИФНС о том, сколько вы заплатили работнику в прошлом году и сколько налога с этого дохода пошло в бюджет.

    Соответственно, при отсутствии дохода сдавать 2-НДФЛ не нужно. Обобщим ситуации, при которых представление справки не требуется и поясним причину.

    Причины отсутствия дохода в налоговом периоде

    • Доход выплачен предпринимателю или самозанятому гражданину по договору ГПХ.

    ИП и плательщики налога на профдоход с полученного от вас дохода налог обязаны уплатить самостоятельно. Ставка для ИП зависит от применяемого им режима налогообложения, для самозанятых она равна 6% (если доход получен от ИП и организаций). Даже несмотря на то, что доход вы им выплатили, в 2-НДФЛ он не включается, так как подоходным налогом не облагается.

    • Работодатель приобрел у сотрудника имущество, принадлежащее ему на праве собственности.

    В этом случае сотрудник должен самостоятельно задекларировать полученный от вас доход, сдав в ИФНС по месту регистрации декларацию 3-НДФЛ. Также он обязан уплатить с полученного дохода налог, если он не покрывается налоговым вычетом. Требовать от сотрудника подтверждения сдачи 3-НДФЛ и уплаты налога вы не можете, да и это не нужно. В любом случае такой доход в справке 2-НДФЛ не отражается.

    • В течение года доход работникам не выплачивался.

    Если по каким-то причинам вы приостановили деятельность и доход сотрудникам не платили, справку также сдавать не потребуется. Не нужно ее представлять и на сотрудниц, находящихся в декрете, так как пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком НДФЛ не облагается.

    • В компании работает только один директор, который является ее учредителем.

    Если директор в налоговом периоде дохода не получал, то справку по нему составлять не нужно. Если же с ним заключен трудовой договор и на основании него выплачивается зарплата, директора нужно включить в 2-НДФЛ, даже если он является единственным сотрудником.

    Выдается ли нулевая 2-НДФЛ работнику?

    Допустим, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и по его окончании решила уволиться. Ей нужно выдать справку для представления по новому месту работы. Отказать в предоставлении этого документа вы не имеете права и должны его выдать в течение 3 рабочих дней с даты получения запроса от сотрудника.

    Сотруднику в этом случае можно выдать:

    • Справку в произвольной форме.

    В ней укажите, что в запрошенном периоде налогооблагаемый доход не выплачивался по причине нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком.

    • Нулевую справку о доходах физического лица.

    Оформите ее на бланке, утв. Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Вам потребуется форма, выдаваемая сотруднику, которая называется «справка о доходах и суммах налога физического лица». В ней заполните только данные о налоговом агенте (раздел 1) и данные о физическом лице (раздел 2).

    Бланк 2-НДФЛ 2019 для сотрудникаСкачать

    Объяснительное письмо о нулевом 2-НДФЛ

    Уведомлять ИФНС об отсутствии в налоговом периоде доходов, выплаченных сотрудникам, не нужно. Форма такого письма и обязанность его представления в ИФНС законом не установлена.

    Ознакомиться с порядком заполнения «ненулевой» справки 2-НДФЛ за 2019 год вы можете в этой статье.

    Подводим итоги

    • Если в течение года доход сотрудникам не выплачивался, нулевую справку 2-НДФЛ сдавать не нужно.
    • Не надо также направлять в ИФНС объяснительное письмо о том, что доход в течение года работникам не выплачивался.
    • Нулевая справка 2-НДФЛ выдается только сотруднику по его просьбе.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.