Налоговые регистры по НДФЛ

Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.

Налоговые регистры по НДФЛ: что это?

Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ.

Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.

Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:

  1. Об идентификации компании-плательщика или ИП:

  2. для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

  3. для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

  4. Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).

  5. Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.

  6. Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.

  7. Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении — последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).

  8. Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.

Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения

На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:

Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.

Налоговый регистр заполним таким образом:

  • В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;

  • Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;

  • 3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).

Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).

По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:

  • за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);

  • за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));

  • за март — 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).

Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.

Как вести регистр налогового учета по НДФЛ

Обязанность формирования налогового регистра для налога на доходы физлиц предусмотрена в ст. 230 НК РФ. О том, зачем нужен такой регистр, каковы его форма и порядок заполнения, — в нашем материале.

Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ

НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.

Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:

  • состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
  • разбивку их по налоговым ставкам;
  • помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
  • долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).

По данным, попавшим в регистр, как исчисляющие НДФЛ налоговые агенты, так и контролирующие их органы проверяют правильность исчисления величины налога.

Кроме того, он служит источником сведений для справок о доходах, выдаваемых работнику (п. 3 ст. 230 НК РФ), и подаваемой в ИФНС отчетности — сводной ежеквартальной по объемам подлежащего уплате налога и персональной ежегодной, состоящей из справок формы 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Форма регистра по НДФЛ и порядок его ведения

Форма налогового регистра для НДФЛ и, соответственно, порядок его заполнения на сегодняшний день законодательно не установлены. Налоговому агенту следует разработать их самому, отразив полученный результат в учетной политике.

В числе обязательных для такой формы реквизитов присутствуют (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данные, характеризующие физлицо-плательщика налога и отражающие его статус (резидента или нерезидента);
  • виды выплачиваемых доходов и уменьшающих их вычетов/расходов, показываемые с использованием единой системы установленных для них кодов (действующие значения таких кодов утверждены Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • даты удержания налога и его уплаты в бюджет;
  • номер платежного документа.

До 2011 года такой регистр имел утвержденную форму и назывался налоговой карточкой 1-НДФЛ. Бланк ее приводился в ныне утратившем силу Приказе МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.

По своему содержанию и структуре эта форма во многом отвечает современным требованиям, предъявляемым к попадающим в налоговый регистр сведениям:

  • в ней предусмотрено присутствие информации о налоговом агенте и о физлице-плательщике налога;
  • необходимые для исчисления налога данные кодируются и отражаются помесячно с ежемесячным определением нарастающего итога;
  • есть возможность разделения налоговых баз по различным ставкам и формирования итоговых цифр, отражающих результаты удержания/неудержания налога.

Поэтому форма 1-НДФЛ может быть взята за основу при создании современного налогового регистра по НДФЛ. Однако ее придется подкорректировать, исправив в ней устаревшие определения, и дополнить, т. к. она не предусматривает отражения в ней:

  • дат выплаты доходов, удержания налога и уплаты его в бюджет;
  • номеров платежных документов.

Бланк формы 1-НДФЛ выглядит так:

Бланк налогового регистра по учету НДФЛСкачать

При разработке порядка заполнения налогового регистра возможно использование тех правил, которые применялись для формы 1-НДФЛ. Они тоже содержатся в Приказе МНС № БГ-3-04/583 и их тоже придется дополнить. Дополнения будут касаться правил отражения дат и реквизитов платежных документов.

Скачать Образец налогового регистра по учету НДФЛ вы можете на сайте К+.

Подводим итоги

  • Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
  • Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

На закладке «НДФЛ» мы видим рассчитанную сумму налога. После проведения документа создаются следующие проводки по НДФЛ:

Также документ создает записи в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ», по которому в дальнейшем заполняются формы отчетности:

Фактически удержанный налог с работника отражается в учете при проведении документов:

  • Выдача наличных;
  • Списание с расчетного счета;
  • Операция учета НДФЛ.

В отличие от начисления, датой удержания налога является дата проведенного документа.

Отдельно следует рассмотреть документ «Операция учета НДФЛ». Он предусмотрен для расчета НДФЛ с дивидендов, отпускных и прочей материальной выгоды.

Документ создается в меню «Зарплата и кадры» в разделе «НДФЛ», ссылка «Все документы по НДФЛ». В окне со списком документов при нажатии кнопки «Создать» появляется выпадающий список:

Почти все документы, так или иначе затрагивающие НДФЛ, создают записи в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

В качестве примера рассмотрим формирование записей регистра налогового учета документом «Списание с расчетного счета».

Добавим документ «Ведомость в банк» (меню «Зарплата и кадры» – ссылка «Ведомости в банк») и на ее основании создадим «Списание с расчетного счета»:

После проведения посмотрим проводки и движения по регистрам, которые сформировал документ:

Формирование отчетности по НДФЛ

Выше я описал основные регистры, которые участвуют при формировании основных отчетов по НДФЛ, а именно:

  • Справка 2-НДФЛ (для работников и ИФНС). Формируется в разделе «НДФЛ», меню «Зарплата и кадры»:

В окне со списком документов нажмем кнопку создать и заполним справку по сотруднику:

Документ не формирует проводок и записей в регистры, а служит только для печати.

  • Данные 6-НДФЛ (раздел 2):

Отчет относится к регламентированной отчетности. Перейти к его оформлению можно также из раздела «НДФЛ», меню «Зарплата и кадры», либо через меню «Отчеты», раздел «Отчетность 1С», «Регламентированные отчеты».

Пример заполнения второго раздела:

Проверка удержанного и начисленного НДФЛ

Для проверки правильности начисления и уплаты налога в бюджет можно использовать «Универсальный отчет». Он находится в меню «Отчеты», раздел – «Стандартные отчеты».

Интересовать нас будет регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

Откроем отчет и нажмем кнопку «Настройка». Вверху выбираем регистр, по которому будем строить отчет. На первой закладке «Группировки» выберем следующие реквизиты:

После выбора группируемых полей указываем период и нажимаем кнопку «Сформировать». Должен получиться примерно такой отчет:

Здесь мы сразу видим, сколько НДФЛ было начислено и сколько уплачено по каждому сотруднику. При расхождении будет сразу видно, по кому не закрылась сумма. Из отчета можно сразу перейти в документ и скорректировать его.

БП 3.0 : Откуда берутся такие суммы в регистре накопления — Уплата НДФЛ ???

(4) Нашел в модуле документа СписаниеСРасчетноСчета:

ТаблицыУплатыВзносовФОТИП = УчетДоходовИРасходовПредпринимателя.ПодготовитьТаблицыУплатыВзносовФОТ(ПараметрыПроведения.ПеречислениеНалогаИПТаблица, ПараметрыПроведения.Реквизиты); Вот только пробовал вычислять значения, а никаких цифр там нет, в этих двух функциях
И как еще посмотреть откуда берется цифры при проведении?
Функция ПодготовитьТаблицыУплатыВзносовФОТ(ТаблицаВзносов, ТаблицаРеквизитов) Экспорт ТаблицыВзносовФОТ = Новый Структура(«СписокВзносов, СписокПереплат»); Параметры = ПодготовитьПараметрыТаблицУплатыВзносовФОТ(ТаблицаВзносов, ТаблицаРеквизитов); Если Параметры.Реквизиты.Количество() = 0 ИЛИ Параметры.СписокВзносов.Количество() = 0 Тогда Возврат ТаблицыВзносовФОТ; КонецЕсли; Реквизиты = Параметры.Реквизиты; Если НЕ УчетнаяПолитика.ПлательщикНДФЛ(Реквизиты.Организация, Реквизиты.Период) Тогда Возврат ТаблицыВзносовФОТ; КонецЕсли; Счета69 = БухгалтерскийУчетВызовСервераПовтИсп.СчетаВИерархии(ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыПоСоциальномуСтрахованию); Счета69_06 = БухгалтерскийУчетВызовСервераПовтИсп.СчетаВИерархии(ПланыСчетов.Хозрасчетный.Взносы_СтраховойГод); Если Счета69.Найти(Реквизиты.СчетУчета) = Неопределено Тогда &nbsp// Это не взносы Возврат ТаблицыВзносовФОТ; ИначеЕсли Счета69_06.Найти(Реквизиты.СчетУчета) <> Неопределено Тогда &nbsp// Фиксированные страховые взносы Возврат ТаблицыВзносовФОТ; КонецЕсли; ВидыПринимаемыхПлатежей = Перечисления.ВидыПлатежейВГосБюджет.ВидыНалоговыхПлатежей(); СуммаПринимаемая = 0; Для Каждого Взнос Из Параметры.СписокВзносов Цикл Если Взнос.СчетДт = Реквизиты.СчетУчета И ВидыПринимаемыхПлатежей.Найти(Взнос.СубконтоДт1) <> Неопределено Тогда СуммаПринимаемая = СуммаПринимаемая + Взнос.СуммаРуб; КонецЕсли; КонецЦикла; Если СуммаПринимаемая = 0 Тогда &nbsp// Уплата налоговых санкций в расходы не включается Возврат ТаблицыВзносовФОТ; КонецЕсли; &nbsp// Установка управляемой блокировки СтруктураПараметров = Новый Структура(«ТипТаблицы, ИмяТаблицы», «РегистрНакопления», «ПрочиеРасчеты»); ЗначенияБлокировки = Новый Структура; ЗначенияБлокировки.Вставить(«Период», Новый Диапазон(, Реквизиты.Период)); ЗначенияБлокировки.Вставить(«Организация», Реквизиты.Организация); ЗначенияБлокировки.Вставить(«СчетУчета», Реквизиты.СчетУчета); ОбщегоНазначенияБПВызовСервера.УстановитьУправляемуюБлокировку(СтруктураПараметров, ЗначенияБлокировки); Запрос = Новый Запрос; Запрос.УстановитьПараметр(«ДатаОстатков», Новый Граница(Новый МоментВремени(Реквизиты.Период, Реквизиты.Регистратор), ВидГраницы.Исключая)); Запрос.УстановитьПараметр(«Организация», Реквизиты.Организация); Запрос.УстановитьПараметр(«СчетУчета», Реквизиты.СчетУчета); Запрос.Текст = «ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ | ПрочиеРасчетыОстатки.РасчетныйДокумент |ИЗ | РегистрНакопления.ПрочиеРасчеты.Остатки( | &ДатаОстатков, | Организация = &Организация | И СчетУчета = &СчетУчета) КАК ПрочиеРасчетыОстатки»; РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить(); СписокНалоговВзносов = ПолучитьПустуюТаблицуСписокВзносов(); СписокПереплат = ПолучитьПустуюТаблицуСписокПереплат(); Если НЕ РезультатЗапроса.Пустой() Тогда ТаблицаРезультатаЗапроса = РезультатЗапроса.Выгрузить(); СписокРасчетныхДокументов = ТаблицаРезультатаЗапроса.ВыгрузитьКолонку(«РасчетныйДокумент»); &nbsp// Установка управляемой блокировки СтруктураПараметров = Новый Структура(«ТипТаблицы, ИмяТаблицы», «РегистрНакопления», «ИППрочиеРасходы»); ЗначенияБлокировки = Новый Структура; ЗначенияБлокировки.Вставить(«Период», Новый Диапазон(, Реквизиты.Период)); ЗначенияБлокировки.Вставить(«Организация», Реквизиты.Организация); ЗначенияБлокировки.Вставить(«СчетУчета», Реквизиты.СчетУчета); ОписаниеИсточника = Новый Структура(«РасчетныйДокумент», «РасчетныйДокумент»); СтруктураПараметров.Вставить(«ИсточникДанных», ПодготовитьИсточникДанныхБлокировки(СтруктураПараметров, ТаблицаРезультатаЗапроса, ОписаниеИсточника)); ОбщегоНазначенияБПВызовСервера.УстановитьУправляемуюБлокировку(СтруктураПараметров, ЗначенияБлокировки, ОписаниеИсточника); Запрос = Новый Запрос; Запрос.УстановитьПараметр(«ДатаОстатков», Новый Граница(Новый МоментВремени(Реквизиты.Период, Реквизиты.Регистратор), ВидГраницы.Исключая)); Запрос.УстановитьПараметр(«Организация», Реквизиты.Организация); Запрос.УстановитьПараметр(«СчетУчета», Реквизиты.СчетУчета); Запрос.УстановитьПараметр(«ДатаНач», ДатаПервогоДокумента(СписокРасчетныхДокументов)); Запрос.УстановитьПараметр(«СписокРасчетныхДокументов», СписокРасчетныхДокументов); Запрос.Текст = «ВЫБРАТЬ | ИППрочиеРасходыОбороты.НоменклатурнаяГруппа, | ИППрочиеРасходыОбороты.ХарактерДеятельности, | ИППрочиеРасходыОбороты.СтатьяЗатрат, | ИППрочиеРасходыОбороты.РасчетныйДокумент, | ИППрочиеРасходыОбороты.СуммаОборот |ПОМЕСТИТЬ ВТИППрочиеРасходыОбороты |ИЗ | РегистрНакопления.ИППрочиеРасходы.Обороты( | &ДатаНач, | &ДатаОстатков, | , | РасчетныйДокумент В (&СписокРасчетныхДокументов) | И ДокументОплаты = НЕОПРЕДЕЛЕНО | И СчетУчета = &СчетУчета) КАК ИППрочиеРасходыОбороты | |ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО | ИППрочиеРасходыОбороты.РасчетныйДокумент |; | //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// |ВЫБРАТЬ | ОплатаТруда.НоменклатурнаяГруппа КАК НоменклатурнаяГруппа, | ОплатаТруда.ХарактерДеятельности КАК ХарактерДеятельности, | ОплатаТруда.СтатьяЗатрат КАК СтатьяЗатрат, | ОплатаТруда.РасчетныйДокумент КАК РасчетныйДокумент, | ЕСТЬNULL(РеквизитыРасчетныхДокументов.ДатаРегистратора, ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)) КАК ДатаРасчетногоДокумента, | ОплатаТруда.СуммаОборот КАК Сумма |ИЗ | ВТИППрочиеРасходыОбороты КАК ОплатаТруда | ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ДанныеПервичныхДокументов КАК РеквизитыРасчетныхДокументов | ПО (РеквизитыРасчетныхДокументов.Организация = &Организация) | И ОплатаТруда.РасчетныйДокумент = РеквизитыРасчетныхДокументов.Документ | |УПОРЯДОЧИТЬ ПО | ДатаРасчетногоДокумента, | РасчетныйДокумент, | СтатьяЗатрат, | НоменклатурнаяГруппа, | ХарактерДеятельности»; Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать(); Пока Выборка.Следующий() Цикл СуммаОплаты = Мин(СуммаПринимаемая, Выборка.Сумма); Если СуммаОплаты > 0 Тогда НоваяСтрока = СписокНалоговВзносов.Добавить(); ЗаполнитьЗначенияСвойств(НоваяСтрока, Выборка); НоваяСтрока.ДокументОплаты = Реквизиты.Регистратор; НоваяСтрока.СуммаОплаты = СуммаОплаты; СуммаПринимаемая = СуммаПринимаемая — СуммаОплаты; КонецЕсли; КонецЦикла; КонецЕсли; &nbsp// Отражение переплаты Если СуммаПринимаемая > 0 Тогда Переплата = СписокПереплат.Добавить(); Переплата.СчетУчета = Реквизиты.СчетУчета; Переплата.Сумма = СуммаПринимаемая; КонецЕсли; ТаблицыВзносовФОТ.СписокВзносов = СписокНалоговВзносов; ТаблицыВзносовФОТ.СписокПереплат = СписокПереплат; Возврат ТаблицыВзносовФОТ; КонецФункции Функция ПодготовитьПараметрыТаблицУплатыВзносовФОТ(ТаблицаВзносов, ТаблицаРеквизитов) Параметры = Новый Структура; &nbsp// Подготовка таблицы Параметры.СписокВзносов СписокОбязательныхКолонок = «» + «СчетДт,» &nbsp// <ПланСчетовСсылка.Хозрасчетный> + «СубконтоДт1,»// <Характеристика.ВидыСубконтоХозрасчетные> + «СуммаРуб»; &nbsp// <Число,15,2> — сумма перечисляемого налога Параметры.Вставить(«СписокВзносов», ОбщегоНазначенияБПВызовСервера.ПолучитьТаблицуПараметровПроведения( ТаблицаВзносов, СписокОбязательныхКолонок)); &nbsp// Подготовка таблицы Параметры.Реквизиты СписокОбязательныхКолонок = «» + «Период,» &nbsp// <Дата> — период движений — дата документа + «Регистратор,»// <ДокументСсылка.*> — документ-регистратор движений + «Организация,»// <СправочникСсылка.Организации> + «ВидОперации,»// <ПеречислениеСсылка.*> — вид операции документа + «СчетУчета»; // <ПланСчетовСсылка.Хозрасчетный> — счет учета налогов Параметры.Вставить(«Реквизиты», ОбщегоНазначенияБПВызовСервера.ПолучитьТаблицуПараметровПроведения( ТаблицаРеквизитов, СписокОбязательныхКолонок)); Возврат Параметры; КонецФункции Функция ПодготовитьПараметрыТаблицУплатыВзносовФОТ(ТаблицаВзносов, ТаблицаРеквизитов) Параметры = Новый Структура; &nbsp// Подготовка таблицы Параметры.СписокВзносов СписокОбязательныхКолонок = «» + «СчетДт,» &nbsp// <ПланСчетовСсылка.Хозрасчетный> + «СубконтоДт1,»// <Характеристика.ВидыСубконтоХозрасчетные> + «СуммаРуб»; &nbsp// <Число,15,2> — сумма перечисляемого налога Параметры.Вставить(«СписокВзносов», ОбщегоНазначенияБПВызовСервера.ПолучитьТаблицуПараметровПроведения( ТаблицаВзносов, СписокОбязательныхКолонок)); &nbsp// Подготовка таблицы Параметры.Реквизиты СписокОбязательныхКолонок = «» + «Период,» &nbsp// <Дата> — период движений — дата документа + «Регистратор,»// <ДокументСсылка.*> — документ-регистратор движений + «Организация,»// <СправочникСсылка.Организации> + «ВидОперации,»// <ПеречислениеСсылка.*> — вид операции документа + «СчетУчета»; // <ПланСчетовСсылка.Хозрасчетный> — счет учета налогов Параметры.Вставить(«Реквизиты», ОбщегоНазначенияБПВызовСервера.ПолучитьТаблицуПараметровПроведения( ТаблицаРеквизитов, СписокОбязательныхКолонок)); Возврат Параметры; КонецФункции

Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 8 за 2013 г.Е.А. Шаронова, экономист

Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организациямп. 1 ст. 230 НК РФ. Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

  • правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
  • на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ;
  • в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, такиеп. 1 ст. 230 НК РФ:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнениюутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации): цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ, а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.

Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Месяц Янв. Февр. Март Апр. Май Июнь Июль Авг. Сент. Окт. Нояб. Дек.
Статус 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работниковПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37.

Вид доходов Дата выплаты доходовп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину — после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числост. 136 ТК РФ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплатеп. 4 ст. 226 НК РФ. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ — работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничныхПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349). Но из этого правила есть два исключения — выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доходПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209, УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@.

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за месяцп. 2 ст. 223 НК РФ. А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода — в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работниковп. 4 ст. 226 НК РФ.

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексомп. 9 ст. 226 НК РФ. Есть три варианта решения этой проблемы:

  • <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
  • <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
  • <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходовп. 6 ст. 226 НК РФ.

Способ выплаты доходов Срок перечисления НДФЛ
Из кассы за счет денег, полученных в банке В день получения денег в банке
Из кассы за счет выручки Не позднее следующего дня после выплаты дохода
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц В день перечисления дохода
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды) Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

Общие правила по ведению регистра

ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регистрст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистрапп. 1, 3 ст. 226, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ. Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке — отдельные разделы 3—5)разд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего годап. 3 ст. 226 НК РФ.

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычетовпп. 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% на предыдущем месте работы, руб.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работып. 3 ст. 218 НК РФ. Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютсяподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

Ф. и. о. ребенка Дата рождения Категория ребенка
(первый, второй, третий и т. д., инвалид)

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ.

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать надопп. 3, 28 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155. Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычетаПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54.

ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ. И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58. То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП — в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейкахп. 4 ст. 225 НК РФ.

ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

Пример. Заполнение регистра по НДФЛ

/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад — 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца — 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца — 7-е число следующего месяца.

У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.

С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину февраляп. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за февральст. 136 ТК РФ.

Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:

  • 25 января в связи с его юбилеем — на сумму 3000 руб.;
  • 22 февраля в связи с праздником — на сумму 1500 руб.

НДФЛ со стоимости подарка на 23 февраля был удержан из февральской зарплаты работника.

НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.

/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.

Налоговый регистр по НДФЛ

Ф. и. о. ребенка Дата рождения Категория ребенка
Неунывающая Катерина Ивановна 07.01.2003 — ребенок первый;
— код вычета — 114;
— сумма вычета — 1400 руб.
Месяц Доход Налоговый вычет Облагаемая сумма, руб.
(гр. 3 – гр. 6)
НДФЛ исчисленный, руб.
(гр. 7 х 13%)
НДФЛ удержанный НДФЛ перечисленный
Вид и код дохода Сум­ма, руб. Дата выплаты Код вычета Сум­ма, руб. Сум­ма, руб. Дата Сум­ма, руб. Дата Платежный документ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Январь Зарплата (2000) 20 000 22.01.2013,
07.02.2013
114 1400 18 600 2418НДФЛ с зарплаты за первую и вторую половину месяца надо исчислить в последний день месяца — в день начисления дохода 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца 07.02.2013 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца 07.02.2013 № 11 от 07.02.2013
Подарок на юбилей (2720) 3 000 25.01.2013 501 3000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ
Итого за месяц х 23 000 х х 4400 18 600 2418 2418 х 2418 х х
Итого с начала года х 23 000 х х 4400 18 600 2418 2418 х 2418 х х
Февраль Больничный (2300) 4 000 22.02.2013 4 000 520 520 22.02.2013 520 22.02.2013 № 35 от 22.02.2013
Подарок на 23 февраля (2720) 1 500 22.02.2013 501 1000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ 500Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ 65 65 07.03.2013 65 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013
Зарплата (2000) 15 000 22.02.2013,
07.03.2013
114 1400 13 600 1768 1768 07.03.2013 1768 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013
Итого за месяц х 20 500 х х 2400 18 100 2353 2353 х 2353 х х
Итого с начала года х 43 500 х х 6800 36 700 4771 4771 х 4771 х х
Март Отпускные (2012) 14 000 07.03.2013 14 000 1820 1820 07.03.2013 1820 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013
Зарплата (2000) 10 000 05.04.2013 114 1400 8 600 1118 1118 05.04.2013 1118 05.04.2013 № 63 от 05.04.2013
Итого за месяц х 24 000 х х 1400 22 600 2938 2938 х 2938 х х
Итого с начала года х 67 500 х х 8200 59 300 7709 7709 х 7709 х х

1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8)

2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9)

Главный бухгалтер (должность) (подпись) Правильная Мария Ивановна (фамилия, имя, отчество)

***

При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.

Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: