Налоговая проверка кассовой дисциплины

Кто осуществляет проверку кассовой дисциплины на предприятии – контроль налоговыми органами и банками

Кассовая дисциплина на предприятии предполагает строгое соблюдение его сотрудниками правил выполнения кассовых транзакций, установленных российским законодательством.

Помимо общеобязательных норм, работники организации, имеющие отношение к обороту наличных денег, должны руководствоваться в своей деятельности внутренними регламентами, которые утверждаются и вводятся в действие приказами директора.

Таким образом, совершение компанией приходно-расходных операций с денежной наличностью регулярно контролируется как государственными органами, так и самим руководством хозяйствующего субъекта, осуществляющего кассовые транзакции.

Одним из наиболее эффективных способов такого контроля является проверка, порядок проведения которой также регламентируется нормативно-правовыми актами.

Кто проверяет соблюдение на предприятии?

Все сотрудники организации, непосредственно осуществляющие кассовые транзакции (операции), обязаны контролировать корректность своих действий при работе с наличностью.

Главный бухгалтер компании отвечает за деятельность бухгалтерского подразделения, к компетенции которого относится ведение операционной кассы.

Общий контроль хозяйственной деятельности предприятия, принимающего и расходующего наличные средства, выполняет его руководитель.

Индивидуальный предприниматель самостоятельно контролирует свою деятельность, что подразумевает его личную ответственность за правильность ведения всех кассовых операций.

Налоговая служба осуществляет внешний контроль кассовой дисциплины хозяйствующего субъекта, работающего с наличностью.

Одним из способов реализации надзорных функций является проверка субъекта предпринимательства, которая проводится фискальным органом (налоговой службой) согласно Административному регламенту, утвержденному и введенному в действие Приказом Минфина РФ, зарегистрированным 17.10.2011 под номером 133н.

Налоговая проверка выполняется особым подразделением налоговой службы, осуществляющим оперативный контроль хозяйствующих субъектов.

Все проверочные действия совершаются инспектором данного подразделения.

Налоговая проверка юридического лица (организации, предприятия) или индивидуального предпринимателя, работающего с наличностью, имеет конкретную цель – выявление фактов несоблюдения нормативных правил кассовой дисциплины, регламентированных законодательством РФ.

В чем заключается контроль операций налоговым органом?

Налоговая проверка соблюдения хозяйствующим субъектом общеобязательных норм/правил кассовой дисциплины проводится на основании соответствующего решения руководства налоговой инспекции.

Оформляется специальное поручение, которое инспекторы предъявляют проверяемому лицу вместе со своими служебными удостоверениями.

Общий порядок выполнения

Налоговая проверка подразумевает выполнение уполномоченным инспектором следующих административных процедур:

  • Хозяйствующему субъекту, подлежащему проверке, предъявляется поручение на исполнение проверочных действий.
  • Изучение инспекторами документации, предоставленной хозяйствующим субъектом.
  • Проверяются полнота и корректность учета денежной наличности.
  • Итоги проведенной проверки оформляются надлежащим образом.

Какие документы изучаются специалистами?

Специалисты налоговой службы вправе затребовать у хозяйствующего субъекта документы, необходимые для проверки соблюдения нормативных правил кассовой дисциплины.

К числу таких документов относятся:

  • Книги учета доходов/затрат, специфика ведения которых зависит от актуальной системы налогообложения, применяемой проверяемым хозяйствующим субъектом.
  • Приходные (входящие)/расходные (исходящие) ордера.
  • Кассовая книга.
  • Журнал регистрационного учета приходных/расходных кассовых ордеров.
  • Журнал, заполняемый кассиром-операционистом.
  • Справка-отчет, формируемая кассиром-операционистом.
  • Авансовые отчеты хозяйствующего субъекта.
  • Акты, удостоверяющие возврат денежных средств покупателям (плательщикам), который производится по неиспользованным чекам (кассовым).
  • Распечатанные отчеты фискальной памяти ККТ и использованных накопителей.
  • Журнал регистрационного учета обобщающих сведений контрольно-денежных счетчиков ККТ (речь идет об аппаратах, функционирующих без участия кассира)
  • Ленты контроля ККТ на бумажных/электронных носителях.
  • Данные счетчиков ККТ, касающиеся наличной выручки организации.
  • БСО, их копии, корешки соответствующих бланков.
  • Сведения автоматизированной системы об эмитированных документах.
  • Книга регистрационного учета БСО.
  • Акты принятия/списания БСО.
  • Приказ, устанавливающий лимит (ограничение) кассового остатка в организации (как рассчитать лимит).
  • Прочие первичные бумаги и регистры бухучета, необходимые уполномоченному инспектору для проверки соблюдения кассового порядка.

Как проверяется использование онлайн-касс?

Контроль использования онлайн-касс осуществляется налоговой службой следующим образом:

  • Мониторинг и изучение сведений о наличной выручке хозяйствующего субъекта.
  • Проверка применения ККТ.
  • Дистанционная проверка операторов, обрабатывающих фискальные данные.
  • Контроль предоставления покупателям (плательщикам) кассовых чеков или БСО. Один из способов – контрольная покупка.
  • Отправка налогоплательщику запроса на предоставление дополнительных данных. Такой запрос может формироваться через персональный кабинет ККТ.
  • Получение неограниченного доступа к сведениям кассовой отчетности в информационной базе оператора фискальных данных.
  • Получение неограниченного доступа к аппарату ККТ хозяйствующего субъекта с целью выведения данных, содержащихся на фискальном накопителе.

Какие нарушения обычно выявляются?

По итогам проведенных проверок часто обнаруживаются следующие нарушения кассовой дисциплины:

  • Превышаются лимиты остатка по кассе и суммы наличных расчетов.
  • Полученная наличная выручка не отражается в полном размере.
  • Покупателям (плательщикам) не предоставляются чеки ККТ/БСО.
  • Используемый аппарат ККТ не соответствует нормам.
  • Фактические остатки наличных денег не соответствуют сведениям кассовых бумаг.
  • Необоснованное превышение сроков выдачи наличности под отчет.
  • Прочие нарушения.

Осуществляется ли банками?

Банк вправе проверить кассовую дисциплину обслуживаемого хозяйствующего субъекта.

Обычно подобные проверки осуществляются финансовыми учреждениями раз в два года.

Как правило, контролю подлежат заполнение кассовой книги и соблюдение ограничения по остатку наличности.

Выводы

Проверка соблюдения хозяйствующим субъектом нормативных правил кассовой дисциплины осуществляется уполномоченными специалистами налоговой службы.

Кроме того, ответственные сотрудники организации – кассиры, главный бухгалтер, руководитель – самостоятельно контролируют правильность совершения и учета наличных операций.

Целью подобных проверок является своевременное выявление нарушений, допускаемых в сфере ведения кассы, а также их скорейшее устранение и профилактика.

Налоговая проверка кассовой дисциплины 2018

Проверки осуществляются в соответствии с планом, который формирует УФНС. Данный документ рассчитан только для внутреннего использования. То есть получить к нему доступ законным путем невозможно. Обычно проверка кассы налоговой в каждой организации проводится не чаще одного раза в год. Если фирма не попала в «контрольный» список, налоговики обратят на нее внимание только в случае подачи жалобы.

По каким критериям назначается проверка?

Чаще одного раза в год налоговики проверяют организации в следующих случаях:

  • Фирма ранее была замечена в нарушениях кассовой дисциплины.
  • Жалобы, например, об отказе в предоставлении чека, о выплате «серых» зарплат и т.д.
  • Убыточность предприятия.

Какие документы может потребовать налоговая инспекция?

Поскольку налоговая проверка обособленного подразделения может быть проведена в любой момент, рекомендуется подготовиться к визиту налоговиков и сформировать определенный пакет документации:

  • Паспорт ККТ, в котором должна быть проставлена отметка инспекции.
  • Карточка регистрации. Ее необходимо получить в ИФНС.
  • Журнал (форма КМ-8).
  • Акт (форма КМ-1).
  • Кассовая книга (форма КО-4).
  • Авансовые отчеты.
  • Расходные и приходные ордера (формы КО-1 и КО-2).
  • Книги учета расходов и доходов.
  • Журнал кассира — операциониста (форма КМ-4).
  • Обороты по счетам.
  • Документы, которыми устанавливается лимит остатка наличных денег.
  • Другие первичные документы и бухгалтерская отчетность.

Существующий регламент запрещает проверять документы, которые не имеют прямого отношения к проверке.

В отличие от контрольных мероприятий, связанных с исследованием данных отчетности налогоплательщика, проверка налоговой кассовой дисциплины может осуществляться за любой срок. То есть она не ограничена, как другие виды проверок, периодом в три года.

Порядок организации проверки

Налоговая проверка кассовой дисциплины 2018 производится в отношении организаций и ИП, которые осуществляют расчеты наличными деньгами и с применением платежных карт. Государственный контроль имеет своей целью проверку полноты учета выручки денежных средств.

Процедура мероприятия включает несколько этапов:

  • Принятие решения о проведении проверки. На это уполномочен руководитель налогового органа и его заместитель.
  • Налоговый инспектор в течение двух дней предъявляет организации или ИП поручение на проведение проверки, а также служебное удостоверение.
  • После предъявления поручения налогоплательщик должен в течение 28 дней предоставить по запросу налогового органа документы, необходимые для осуществления контроля.
  • Инспектор определяет перечень контрольных действий, проверяет полноту учета выручки денег, выявляет факты неполного учета выручки. Далее он составляет акт, в котором фиксирует результаты выполненных мероприятий.

Проверка статуса регистрации ККТ

В случае если используемая касса отображается в разделе «Мониторинг» в фильтре «Регистрация ККТ не завершена», требуется выполнить следующие действия:

Если касса только введена в эксплуатацию и была зарегистрирована впервые, необходимо проверить была ли полностью завершена процедура регистрации кассового аппарата в ФНС.

Для этого необходимо проверить:

  1. Был ли на кассе сформирован отчет о регистрации кассового аппарата с регистрационным номером который был присвоен по заявлению о регистрации кассы. Если нет, то необходимо зарегистрировать кассу и сформировать на ней отчет о регистрации.
  2. Если отчет о регистрации был сформирован, необходимо вернуться в личный кабинет налогоплательщика ФНС и проверить была ли полностью завершена регистрация.
  • если регистрация завершена полностью, касса получит статус «ККТ зарегистрирована» и будет отображаться документ, подтверждающий регистрацию, карточка регистрации ККТ, которую можно скачать.
  • если статус заявки на регистрацию «Ожидает получения сведений по отчету о регистрации» или иной, значит регистрация не окончена и для ее завершения необходимо открыть заявку и нажать «Завершить регистрацию».

Далее потребуется ввести запрашиваемую информацию из отчета о регистрации и нажать кнопку «Подписать и отправить».

Если касса была перерегистрирована по причине замены фискального накопителя, необходимо проверить была ли полностью завершена процедура перерегистрации кассового аппарата в ФНС.

Для этого необходимо проверить:

  1. Был ли на кассе сформирован отчет об изменении параметров регистрации по причине замены фискального накопителя. Если нет, то сформировать на кассе с новым фискальным накопителем отчет об изменении параметров регистрации с указанием причины перерегистрации – «Замена ФН».
  2. Если отчет о перерегистрации кассы был сформирован, необходимо вернуться в личный кабинет налогоплательщика ФНС и проверить:
  • было ли подано заявление на перерегистрацию кассы, если нет то необходимо открыть детализацию сведений по ККТ, нажать кнопку «Перерегистрировать» и далее следователь указаниям.
  • если заявление на перерегистрацию было подано, но перерегистрация не была завершена, то у заявки будет статус «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». В данном случае необходимо нажать на регистрационный номер, откроется детализация сведений по ККТ, после чего необходимо нажать на кнопку «Завершить регистрацию» в открывшейся форме требуется ввести данные из отчета о перерегистрации и нажать «Подписать и отправить». В случае если процедура выполнена успешно статус кассы будет – «ККТ перерегистрирована».

Скачать инструкцию по проверке статуса регистрации ККТ

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Прежде всего, скажем, что контроль за операциями с наличностью можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний контроль осуществляют сами субъекты хозяйствования путем регулярного проведения инвентаризаций кассы. Кроме того, в ходе документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций:

— вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях;

— аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами.

В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Внешний контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличностью осуществляют контролирующие органы. Указом № 436 к ним отнесены:

— органы Государственной фискальной службы Украины;

— органы Государственной финансовой инспекции Украины*;

* См. письмо Госфининспекции от 04.06.2013 г. № 02-18/624.

— органы Министерства внутренних дел Украины;

— финансовые органы.

Начнем с внутреннего контроля.

10.1. Инвентаризация кассы

Периодичность проведения

Как мы указали ранее, внутренний контроль предприятия осуществляют с помощью инвентаризаций кассы.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству ( ч. 2 ст. 10 Закона о бухучете).

Перечень оснований для обязательной инвентаризации активов (в том числе наличных в кассе) установлен п. 7 разд. І Положения № 879. В частности, в обязательном порядке инвентаризацию кассы проводят:

— перед составлением годовой финансовой отчетности (в период 2 месяцев до даты баланса);

— при смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

— если установлены факты краж или злоупотреблений (на день установления таких фактов);

— по судебному решению или на основании должным образом оформленного документа, составленного органом, который имеет право требовать проведения инвентаризации (в сроки, указанные в этих документах, но не ранее их получения);

— в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день их окончания);

— в случае прекращения предприятия;

— при переходе на составление отчетности по МСФО;

— в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Таким образом, периодичность и сроки, в которые должна проводиться инвентаризация кассы, устанавливаются руководителем предприятия с учетом оснований, предусмотренных Положением № 879.

Когда речь идет о наличности в кассе, инвентаризацию желательно проводить не только при наличии обязательных оснований, а гораздо чаще.

Как правило, плановая инвентаризация кассы проводится не реже 1 раза в квартал

Распространенный способ объективного контроля за наличностью в кассе — так называемые внезапные инвентаризации. Их проводят с периодичностью, установленной специальным приказом о кассовой дисциплине. Особенность этих инвентаризаций состоит в том, что они неожиданны для проверяемого лица.

Кроме того, в обязательном порядке инвентаризация кассы осуществляется на подведомственных предприятиях вышестоящей организацией, а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами при проведении документальной проверки ( п. 4.10 Положения № 637).

Заметьте: необходимость в инвентаризации кассы может возникнуть при налоговой проверке. Так, органы ГФСУ имеют право в ходе проверки потребовать от вас провести инвентаризацию денежных средств, в том числе снять остатки наличных ( п.п. 20.1.9 НКУ). Причем если вы откажетесь проводить такую инвентаризацию, фискалы могут применить ст. 94 НКУ «Административный арест имущества» (см. п.п. 8 п. 3.1 Порядка № 568, консультацию в категории 136.02 БЗ).

Если налоговики потребовали такой инвентаризации, она должна быть проведена до окончания проверки. Ведь результаты инвентаризации повлияют и на результаты проверки. Именно к такому выводу налоговики пришли в письме ГНАУ от 26.05.2011 г. № 6322/5/23-4016.

Инвентаризационная комиссия

Любая инвентаризация начинается с того, что на предприятии создается инвентаризационная комиссия ( п. 1 разд. ІІ Положения № 879). В ее состав входят:

— представители аппарата управления предприятия;

— представители бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, физлица-предпринимателя, осуществляющего ведение бухучета на предприятии на договорных началах);

— опытные работники предприятия, которые знают объект инвентаризации и первичный учет.

Возглавляет такую комиссию руководитель предприятия или его заместитель. Состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя. На небольших предприятиях вся инвентаризационная работа, в том числе инвентаризация кассы, проводится именно этой (основной) инвентаризационной комиссией.

А что делать на предприятиях, где большой объем работ и одна комиссия физически не может его выполнить? В таком случае создают рабочие инвентаризационные комиссии ( п. 2 разд. ІІ Положения № 879). В их состав должны входить представители аппарата управления, бухгалтерской службы и опытные работники, которые хорошо знакомы с объектом инвентаризации. Также в состав рабочих комиссий могут быть включены члены инвентаризационной комиссии ( п.п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879).

Председателя и состав рабочих инвентаризационных комиссий распорядительным документом утверждает руководитель предприятия. При этом помните: запрещено назначать председателем рабочей комиссии для проверки активов, которые находятся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд ( п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879).

Инвентаризацию проводят полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица.

Обратите внимание:

сами материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не включаются, однако должны присутствовать при проведении инвентаризации

Если член инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине, например в связи с болезнью или командировкой, руководитель соответствующим распоряжением может произвести его замену. На это обращает внимание Минфин в письме от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/191.

Наконец, если провести инвентаризацию от вас потребовали налоговики, их должностные лица также могут (по их согласию) присутствовать при такой инвентаризации ( п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

Инвентаризацию кассы инвентаризационная комиссия осуществляет на основании приказа руководителя предприятия о ее проведении.

Проводим инвентаризацию кассы

При инвентаризации комиссия должна проверить фактическое наличие находящихся в кассе денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек и т. п.

Инвентаризацию лучше приурочить к началу или к окончанию рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня.

Инвентаризацию наличности проводят в такой последовательности:

1. Перед началом кассир дает расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эта расписка приведена на титульной стороне Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств ( приложение 7 к Положению № 637).

2. Комиссия подсчитывает фактическое наличие в кассе денежных средств. Причем должен осуществляться полный покупюрный пересчет всей наличности.

Никакие документы или расписки в остаток наличности не включаются

Заявления кассира об имеющейся в кассе наличности и других ценностях, не принадлежащих предприятию, во внимание не принимаются.

3. Проверяют правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления кассовых документов. То есть следует проверить оформление:

— кассовой книги (типовая форма № КО-4);

— приходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-1), расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2) и ведомостей на выплату денег;

— журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);

— реестров депонированной заработной платы;

— книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5).

Если кассовая книга ведется в электронной форме, следует обращать внимание на то, правильно ли работают программные средства обработки кассовых документов.

4. Остаток наличности в кассе сверяют с данными кассовой книги.

5. Фактическое наличие денежных средств сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Если предприятие применяет РРО, сумма фактической наличности сверяется с суммой, указанной в дневном Х-отчете РРО.

Ценные бумаги в документарной форме, которые хранятся в кассе, инвентаризируем поштучно. Особое внимание уделяем:

— фактическому наличию ценных бумаг;

— правильности их оформления и реальности стоимости, по которой они отраженны в балансе предприятия;

— тому, насколько полно и своевременно отражены в бухгалтерском учете доходы от финансовых инвестиций.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам.

Оформляем результаты инвентаризации

Чтобы оформить результаты инвентаризации кассы, составляют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств. Его форма приведена в приложении 7 к Положению № 637. Для денежных документов и бланков строгой отчетности может применяться Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности, форма которого утверждена приказом № 572.

При составлении актов инвентаризации соблюдают требования, установленные п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879:

— в Акте указывают фактический остаток наличных и остаток денег по данным бухучета, после чего определяется результат инвентаризации;

— сведения о наличных в иностранной валюте вносят в Акт следующим образом:

1) указывают название и сумму иностранной валюты;

2) приводят курс НБУ на начало рабочего дня инвентаризации;

3) указывают сумму иностранной валюты в пересчете в гривни;

— в Акт инвентаризации денежных документов, бланков документов строгой отчетности вносят данные об их названии, номере, серии и номинальной стоимости.

При инвентаризации ценных бумаг, находящихся в кассе, в Акте указывают название, серию, номер, номинальную и балансовую стоимости ценных бумаг, а также сроки их погашения ( п.п. 6.4 разд. ІІІ Положения № 879).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии

Также Акт должно подписать материально ответственное лицо (кассир). При этом один экземпляр Акта передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица.

А что если инвентаризацию проводят в связи со сменой материально ответственного лица? Напомним: в таком случае, согласно Положению № 879, инвентаризация проводится обязательно. В этой ситуации Акт составляют в трех экземплярах, поскольку экземпляр Акта должны получить как передающее, так и принимающее ценности материально ответственное лицо.

Итак, мы определили фактическое наличие в кассе предприятия денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. д. и сверились с данными бухгалтерского учета.

Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная приходными кассовыми ордерами, считается излишком. Если наличных средств в кассе хранится меньше, чем по данным учета, налицо недостача. И недостачи, и излишки отражают в Акте инвентаризации. Кроме того, в этом случае обязательно надо описать причины, по которым возникли расхождения между данными бухучета и фактическим наличием ценностей в кассе.

Сумма недостачи, возникшей по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме

Ведь кассир является материально ответственным лицом и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассир предприятия имеет право добровольно возместить недостачу путем внесения денежных средств в кассу или на текущий счет предприятия. Если работник добровольно не возмещает сумму недостачи, то следует руководствоваться нормами ст. 136 КЗоТ. Указанная статья предусматривает два способа взыскания с работника причиненного предприятию ущерба (в зависимости от его размера):

а) если сумма недостачи меньше среднего месячного заработка кассира — возмещение осуществляется по распоряжению собственника предприятия или уполномоченного им органа. Сумма недостачи в этом случае удерживается из заработной платы кассира;

б) если сумма недостачи больше среднего месячного заработка — возмещение осуществляется через судебный иск.

Больше о возмещении материального ущерба работниками предприятия см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 115.

10.2. Внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Мы уже перечисляли органы, которые имеют право осуществлять контроль за соблюдением кассовой дисциплины на предприятиях и у ФЛП (см. с. 103). Понятно, что наиболее часто обычные субъекты хозяйствования сталкиваются с органами ГФСУ.

Существует специальный порядок, по которому контролирующие органы проводят и оформляют проверки соблюдения кассовой дисциплины. Он установлен гл. 7 Положения № 637. Кроме того, должностные лица органов ГФСУ руководствуются Методрекомендациями № 210 (ср. 025069200). Перечислим основные правила проведения внешних проверок.

Что проверяют фискалы

Периодичность проверок и срок, в течение которого они осуществляются, определяют непосредственно контролирующие органы. При этом перечень субъектов хозяйствования, которые подлежат проверке за конкретный период, определяется с учетом объемов наличных операций у них ( пп. 7.1 и 7.2 Положения № 637).

Проверка непосредственно по местонахождению предприятия (предпринимателя) осуществляется на основании документов, установленных законодательством Украины, за определенный период — квартал, полугодие, год и т. д.

Основные направления проверок:

— правильность ведения предприятием кассовой книги, других кассовых документов и их оформления;

— наличие у предприятия журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег, а также правильность их ведения;

— соблюдение порядка оприходования наличности в кассе предприятий и предпринимателей;

— соблюдение предприятиями установленного лимита кассы;

— контроль за выдачей и использованием значительных сумм наличности;

— соблюдение порядка, в котором наличность выдается под отчет, и как она используется;

— соблюдение ограничений наличных расчетов.

При проверке кассовой книги устанавливается сам факт ее наличия на предприятии, а также ( п. 7.8 Положения № 637):

— соответствие ее оформления требованиям действующего законодательства;

— правильность ведения кассовой книги, оформления в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств;

— соответствие указанных в кассовой книге сумм принятой и выданной наличности данным приходных и расходных кассовых ордеров;

— качество и своевременность записей кассира согласно указанным в кассовой книге кассовым документам;

— наличие подписи бухгалтера, который проверил записи в кассовой книге относительно количества принятых им кассовых ордеров;

— правильность подсчета в кассовой книге фактических остатков наличности в кассе на конец дня.

Также при проверке устанавливают правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и ведомостей на выплату денег. Сюда относится наличие дат, номеров, сумм, указание оснований для выписки, наличие подписей должностных лиц и получателей средств, печатей и штампов, оформление депонированных сумм и т. д. По отдельным ведомостям на выплату денег может выборочно пересчитываться сумма выплаченной наличности ( п. 7.9 Положения № 637).

Предположим теперь, что во время проверки выявлены кассовые ордера или ведомости на выплату денег, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя. В таком случае сумма наличности по этим расходным документам прибавляется к остатку наличности в кассе в день, в котором оформлены указанные расходные документы. Если при этом окажется, что превышен лимит остатка наличности в кассе, предприятию-нарушителю грозит штраф (см. раздел 11 на с. 110).

Обратите внимание:

в дальнейшем указанная сумма не принимается в расчет сверхлимитных остатков наличности ( п. 7.24 Положения № 637)

Кроме того, проверяющие анализируют:

— правильно ли отражены в кассовых документах номера корреспондирующих счетов;

— соответствуют ли друг другу корреспонденции счетов, указанные в кассовой книге и в кассовых ордерах;

— есть ли в наличии необходимые документы, которые прилагаются к кассовым ордерам и являются основанием для выдачи наличности (заявления, накладные, счета, справки и т. п.), и отметки об их погашении.

В кассовых документах, которые вызывают сомнения относительно их подлинности, проверяется достоверность подписей получателей средств и должностных лиц предприятия ( п. 7.10 Положения № 637).

Проверяя, насколько полно и своевременно приходовались наличные поступления, контролеры, прежде всего, анализируют общее состояние кассовых оборотов. Речь идет о поступлениях наличности из касс банка в кассу предприятия. Банковские выписки и записи в кассовой книге сверяют с данными соответствующих приходных кассовых ордеров по суммам полученных средств и датам. В случае необходимости могут также сравниваться данные корешков денежных чеков с выписками банка ( пп. 7.13 и 7.14 Положения № 637).

А вот если наличность поступила в кассу от осуществления хозяйственной деятельности, то полнота и своевременность ее оприходования проверяется по-другому. А именно: записи в кассовой книге сверяются по суммам и срокам с данными соответствующих приходных кассовых ордеров. В случае необходимости для проверки привлекают расчетные документы, квитанции к приходным кассовым ордерам, счета-фактуры, товарно-транспортные и налоговые накладные и т. п. Проверяется также факт регистрации указанных ордеров (по суммам и датам) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ( п. 7.16 Положения № 637).

Наконец, для контроля за полным и свое­временным оприходованием наличности конкретным субъектом хозяйствования контролирующие органы могут применять встречные документальные проверки. Их осуществляют непосредственно у покупателей (заказчиков), уплативших наличные средства. Проверяющие привлекают к такой проверке соответствующие первичные документы и сверяют кассовые документы получателей наличности с данными покупателей.

Если при проверке контролирующие органы выявили в кассе наличность, не подтвержденную приходными ордерами,

она считается неоприходованной в кассе и зачисляется в доход предприятия

Проверка на предмет соблюдения лимита кассы ( пп. 7.21 и 7.22 Положения № 637) состоит в следующем:

— определяется, установлен ли на предприятии лимит кассы и правильно ли он рассчитан;

— проверяется, довело ли предприятие суммы лимита своим обособленным подразделениям (с помощью соответствующих приказов, распоряжений или других распорядительных документов)*;

* Для предприятий, в составе которых есть обособленные подразделения.

— выясняется, как предприятие соблюдает установленный лимит кассы, сроки и порядок сдачи наличной выручки.

Механизм для подсчета сверхлимитных сумм описан в п. 7.23 Положения № 637 и п. 4.4 Методрекомендаций № 210.

Согласно нормам упомянутых документов чтобы определить сверхлимитные остатки наличности, фактические остатки (по данным кассовой книги) сравнивают с суммой установленного лимита за каждый день. При этом не имеет значения, осуществлялись в этот день кассовые обороты (поступление либо выдача наличности) или нет.

Если выявлено превышение лимита кассы, то инспектор выясняет ( п. 7.23 Положения № 637):

— сумму сверхлимитных остатков;

— время (в днях), в течение которого сверхлимитные суммы не сдавались в установленные сроки в банк;

— причины того, что образовались сверхлимитные остатки;

— общую сумму сверхлимитной наличности.

Пример того, как определять сверхлимитные поступления в кассу, приведен в п. 7.23 Положения № 637.

В расчет сверхлимитных остатков не включают суммы, которые не считаются сверхлимитными в соответствии с п. 5.9 Положения № 637

Кроме того, не увеличивают сверхлимитный остаток и суммы, которые предназначены для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, стипендий, дивидендов и находятся в кассе в течение сроков, предусмотренных п. 2.10 Положения № 637.

Более подробно о том, какие суммы не считаются сверхлимитными, читайте на с. 62 этого спецвыпуска.

При осуществлении проверок в сфере торговли, общественного питания и услуг фискалы обращают внимание еще на одну дополнительную обязанность. Субъекты хозяйствования, работающие в этой сфере за наличные, должны всегда иметь в кассах разменную монету всех мелких номиналов, чтобы выдавать сдачу. Исключение — те номиналы банкнот и монет, которые НБУ прекратил выпускать в обращение ( п. 7.25 Положения № 637).

В ходе проверки порядка выдачи наличности под отчет и ее использования:

— анализируется порядок выдачи подотчетных сумм;

— выявляются факты неправомерной выдачи наличных под отчет (например, работникам, которые не отчитались за ранее выданные им средства);

— выявляются случаи передачи подотчетных средств одним работником другому и т. п.

При проверке отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяют тому, насколько подотчетные лица соблюдали установленные сроки их составления. Также контролируют своевременность возврата в кассу остатка неиспользованных средств и наличие оригиналов подтверждающих документов. Кроме того, учитывается, что подача отчетов с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью под­отчетного лица или при других обстоятельствах, имеющих документальное подтверждение ( п. 7.39 Положения № 637).

В свою очередь, при проверке соблюдения порядка выдачи под отчет наличных на командировку устанавливается ( п. 7.43 Положения № 637):

— наличие распорядительных документов на служебные командировки (приказа, распоряжения);

— соблюдение предельной продолжительности служебной командировки;

— своевременность отчетности за израсходованные во время командировки средства;

— правильность возмещения расходов работникам и т. п.

Оформление результатов проверки

Окончательные результаты проверки оформляются в порядке, изложенном в п. 7.4 Положения № 637.

Если в ходе проверки предприятия были выявлены нарушения, то по ее результатам составляется специальный Акт в трех экземплярах (форма этого Акта приведена в приложении 9 к Положению № 637).

В Акте проверки должно быть изложено содержание нарушения с соответствующим его обоснованием

Акт должен содержать выводы о результатах проверки, а также рекомендации руководству предприятия (предпринимателю) относительно устранения выявленных недостатков. Акт подписывают должностные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (или предприниматель).

Первый экземпляр Акта направляется органам ГФСУ по месту государственной регистрации субъекта хозяйствования для принятия мер, предусмотренных действующим законодательством. Второй экземпляр Акта передается непосредственно предприятию (предпринимателю), а третий — остается в документах контролирующего органа.

Если же нарушения не выявлены, то должностные лица, проводившие проверку, составляют справку произвольной формы. В справке указывают наименование предприятия, на котором проводилась проверка (фамилия, имя и отчество предпринимателя), срок проверки, ссылка на соответствующую норму законодательства, согласно которому проводилась проверка, проверяемые вопросы. Справку подписывают должностные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (предприниматель).

Руководитель предприятия (ФЛП) имеет право при составлении Акта проверки не согласиться с ее результатами. В этом случае он может представить соответствующие обоснованные замечания (пояснения) в письменной форме, которые прилагаются к Акту. Результаты проверки рассматриваются руководством предприятия (предпринимателем), как правило, в 3-дневный срок после ее окончания.

В зависимости от специфики деятельности субъекта хозяйствования и задач, которые стоят перед контролирующими органами во время проверки, могут рассматриваться и другие вопросы, не предусмотренные гл. 7 Положения № 637. Также могут использоваться другие формы актов проверок, нежели установленная приложением 9 к Положению № 637 (п. 7.6 этого Положения).

выводы

  • Внутренний контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляет само предприятие путем инвентаризации остатков наличности.

  • Инвентаризация кассы проводится инвентаризационной комиссией на основании приказа руководителя предприятия, как правило, не реже одного раза в квартал.

  • Инвентаризация проводится обязательно в случаях, предусмотренных Положением № 879, а также по требованию органов ГФСУ при проверке.

  • Результаты инвентаризации оформляются Актом, который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

  • На хозрасчетных предприятиях (у ФЛП) внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляют органы ГФСУ.

  • Контроль за соблюдением лимита кассы производится путем сравнения фактических остатков с суммой установленного лимита за каждый день.

Налоговая проверка полноты учета выручки

Помимо непосредственно налогового контроля к полномочиям налоговиков относится проверка соблюдения хозяйствующими субъектами кассовой дисциплины. В частности, в данном случае речь идет о контроле за полнотой учета наличной выручки. Проблема в том, что в отношении соответствующих контрольных мероприятий ограничения по срокам, периодичности, охватываемому периоду и т.п., установленные Налоговым кодексом для выездных налоговых проверок, не применяются. Более того, и положения Закона о защите юрлиц и ИП при осуществлении государственного или муниципального контроля здесь также не работают.

Оборот наличных денежных средств в рамках предпринимательской деятельности находится под строгим контролем государства.

Во-первых, юридические лица и индивидуальные предпринимателя ограничены при наличных расчетах со своими коммерческими партнерами определенным лимитом. В рамках каждого договора с иной организацией или ИП наличными денежными средствами может быть оплачено не более 100 000 руб. (Указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У).

Во-вторых, принимая от населения в счет оплаты товаров (работ, услуг) наличные денежные средства, фирмы и предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику. Отказаться от подобной «привилегии» можно лишь при соблюдении определенных условий и далеко не всем. Причем в большинстве случаев «счастливчикам» просто позволено заменить выдаваемый покупателям кассовый чек альтернативным документом — бланком строгой отчетности либо иным документом, подтверждающим произведенную оплату (Закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — Закон N 54-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», далее — Порядок).

В-третьих, жестко регламентирован порядок оформления движения наличности в рамках хозяйственной деятельности — от оприходования выручки до выдачи заработной платы и выдачи денежных средств под отчет, а также ее хранения (Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России от 12 октября 2011 г. N 373-П; далее — Положение). В частности, вся наличность, превышающая лимит, рассчитанный по установленным правилам, подлежит сдаче в банк для зачисления на счет хозяйствующего субъекта.

Более того, Минфином выдвинута инициатива по принудительному переходу на выплату заработной платы исключительно безналичным путем. Исключение предусматривается лишь для малого бизнеса, если численность сотрудников не достигает 35 человек (20 — для торговых компаний), и предприятий, расположенных в труднодоступных местностях.

«Наличный» состав административного нарушения

Согласно ст. 7 Закона от 21 марта 1991 г. N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» (далее — Закон N 943-1) полномочия по контролю за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, а также за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей возложены на налоговые органы. Аналогичная норма содержится в ст. 7 Закона N 54-ФЗ. При этом обоими законодательными актами предусмотрено, что в полномочия налоговиков в том числе входят:

  • проверка документов, связанных с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получение необходимых объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим при проведении проверок;
  • проведение проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
  • наложение штрафных санкций в случаях и порядке, которые установлены КоАП, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Закона N 54-ФЗ.

В частности, п. 2 ст. 14.5 КоАП предусмотрены штрафные санкции в размере от 30 до 40 тыс. руб. — для юридических лиц, и от 3 до 4 тыс. руб. — для индивидуальных предпринимателей:

  • за неприменение ККТ, когда таковое обязательно;
  • использование кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям;
  • эксплуатацию кассового аппарата с нарушением предусмотренного законодательством порядка и условий регистрации и применения ККТ;
  • отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в установленных случаях документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу (товарного чека, квитанции или другого документа).

Однако помимо этого п. 1 ст. 15.1 КоАП предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, которая может выражаться:

  • в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
  • неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
  • накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов (Письмо ФНС России от 12 сентября 2012 г. N АС-4-2/15195).

Порядок выявления «наличных» правонарушений

Рассматривать дела об указанных административных правонарушениях в силу ст. 23.5 КоАП уполномочены налоговые органы. Но прежде, безусловно, нарушение еще необходимо выявить. В этих целях Минфином и были утверждены два регламента:

  • Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утв. Приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. N 133н; далее — Регламент N 133н);
  • Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения (утв. Приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. N 132н; далее — Регламент N 132н).

По сути, оба данных документа регламентируют порядок проведения налоговыми инспекторами проверок хозяйствующих субъектов на предмет совершения соответствующих правонарушений.

Согласно п. 19 Регламента N 133н срок такой проверки не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому объекту поручения руководителя инспекции или его зама на исполнение государственной функции. Однако что касается периодичности проведения подобных ревизий, то согласно Регламенту N 133н в отношении плановых проверок таковая устанавливается руководителем Управления ФНС или его замом. В свою очередь, внеплановые ревизии проводятся в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений, а также в случае получения жалоб на действия (бездействие) специалистов инспекции. Значит ли это, что навещать фирмы или предпринимателя с подобной проверкой налоговые инспекторы вправе неограниченное количество раз в год?

С неограниченной периодичностью

Прежде всего необходимо отметить, что проверки полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не относятся к выездным налоговым проверкам. А значит, ограничения на проведение таковых, установленные п. 4 ст. 89 Налогового кодекса, на подобные ревизии не распространяются. Собственно говоря, на это в Письме от 12 сентября 2012 г. N АС-4-2/15195 указали и представители Федеральной налоговой службы.

Более того, фирмам и предпринимателям не стоит рассчитывать на то, что при проведении проверки полноты учета выручки денежных средств налоговики будут руководствоваться положениями Закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон N 294-ФЗ). Напомним, что данным Законом предусмотрено, что плановые проверки органами контроля могут проводиться не чаще чем раз в три года (п. 2 ст. 9 Закона N 294-ФЗ). В свою очередь, внеплановые проверки могут быть назначены только при наличии оснований, перечисленных в п. 2 ст. 10 Закона N 294-ФЗ. Однако беда в том, что положения Закона N 294-ФЗ распространяются далеко не на все виды контроля, в частности они не имеют силы, если речь идет о финансовом контроле (пп. 3 п. 3.1 ст. 1 Закона N 294-ФЗ).

Между тем в Письме от 7 июля 2009 г. N ШТ-17-2/128@ эксперты ФНС России, к примеру, посчитали, что к мероприятиям финансового государственного контроля относятся проверки в части соблюдения фирмами и предпринимателями кассовой дисциплины. Более того, чиновники заручились в этом вопросе поддержкой Генеральной прокуратуры (Письмо Генпрокуратуры РФ от 25 июня 2009 г. N 73/3-133-2009). Так, правоохранители указали, что полномочия по контролю за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения, а также за полнотой учета выручки хозяйствующих субъектов возложены на налоговые органы ст. 7 Закона от 21 марта 1991 г. N 943-1. При этом нормы данного Закона, согласно позиции Конституционного Суда РФ, имеют многофункциональное значение и направлены, помимо прочего, на обеспечение фискальных интересов государства и финансовой (в том числе налоговой) дисциплины (Определение КС РФ от 9 июня 2005 г. N 222-О, Постановление от 12 мая 1998 г.). Ведь обязательное использование ККТ вызвано прежде всего необходимостью обеспечения хранения информации, которая нужна для полного учета наличных денежных расчетов в целях правильного исчисления налогов.

Таким образом, порядок проведения проверок за полнотой учета выручки регулируется исключительно Регламентом N 133н. И раз уж данный документ периодичность таковых не ограничивает, получается, что действующее законодательство позволяет проводить подобные ревизии сколько угодно раз в год, на что, собственно говоря, и указали представители ФНС России в Письме от 12 сентября 2012 г. N АС-4-2/15195. В свете вышесказанного следует отметить, что Регламентом N 133н не ограничен и период деятельности фирмы или предпринимателя, который может быть охвачен проверкой.

О.Клочкова