Можно ли учредителю выдать деньги в подотчет?

Содержание

prednalog.ru

Собственники компании имеют право пользоваться финансами компании неограниченно. Особенно часты случаи, когда владелец компании является его директором. Часто учредители просят бухгалтера оплатить их личные нужды или выдать им сумму наличными. Как выдать деньги учредителю с минимальными последствиями за такие выплаты?

Можно ли выдать деньги компании просто так, как владельцу бизнеса?

Как гласит закон, любая операция должна быть экономически обоснованна. Если выдача денег учредителю не подкреплена документами и деньги выданы просто так – то вы можете, в лучшем случае, «нарваться» на замечания банка, в худшем – на налоговые санкции.

Как правильно оформить выдачу денег учредителю или директору?

1. Можно взять средства в подотчет.

2. Оформить договор займа и выдать займ.

3. Начислить и выплатить дивиденды учредителям.

Займ и подотчет изначально предполагают возврат денежных средств. По желанию учредителя, он может оставить деньги себе, но тогда его ждет начисление налогов. Рассмотрим каждую ситуацию более детально.

Как оформить подотчет учредителю?

Деньги в подотчет выдаются только работникам компании и только на определенный срок. По истечении этого срока подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы, поскольку предполагается, что выданные в подотчет деньги должны тратиться на нужды организации.
Что делать, если учредитель – директор потратил деньги на себя и не отчитался? В этом случае деньги становятся доходом учредителя, соответственно, с него начисляется НДФЛ 13% и страховые взносы компании с общей суммы, выданной в подотчет. Материальной выгоды здесь нет, следовательно, 35 % НДФЛ с виртуального дохода не платится.

Как оформить заем учредителю?

Компания может заключить договор займа с любым из учредителей: и тем, кто в штате есть, (например, директор), и кого там нет. Законодательного ограничения по сумме и сроку займа пока не наблюдается. Поэтому заем можно выдать сразу после подписания договора путем перечисления на личную карточку или выдачи из кассы.
Если учредитель и директор – одно и то же лицо, он имеет право подписать договор займа с обеих сторон: и как заемщик, и как займодавец, закон это не запрещает, хотя к таким договорам суды относятся с сомнением: проверяют все досконально. Лучше, когда заемщик и займодавец – разные лица, например, оформить на момент подписания договора директором другого человека как и.о.директора.

Беспроцентный займ для учредителей.

Как видим, с оформлением займа проблем нет, но есть один нюанс. При выдаче займа под нулевой или минимальный процент учредителю, у него возникнет доход, облагаемый НДФЛ. Этот доход считается материальной выгодой, которой является экономия на процентах. Так, если бы учредитель получил деньги, например, в банке, с него должна была бы удержана комиссия в виде определенного процента. А раз процентов никаких нет, значит, они сэкономлены.

Есть один случай, когда НДФЛ с процентов не начисляется – это тот случай, когда человек потратил полученные средства на новое жилье.

Как рассчитать материальную выгоду?

Для начала находят ставку рефинансирования ЦБ на данный момент и берут от нее 2/3 ставки. После чего из полученной цифры вычитают процент по займу, который в нашем случае равен нулю. Полученный показатель делят на количество дней в году (365 или 366 дней), затем умножают на количество дней, в течение которых учредитель пользовался деньгами, и сумму займа.

Так мы определяем материальную выгоду, с которой затем начисляется НДФЛ по нешуточной ставке 35%. Этот налог должен быть начислен в момент погашения займа учредителем.
Со всех доходов учредителя в данной компании начисляется НДФЛ. Если у учредителя никаких доходов нет, то о суме начисленного НДФЛ бухгалтер обязан сообщить в налоговую в течение месяца.

Теперь рассмотрим ситуацию, если заем все-таки не возвращается.

Что делать, если возвращать заем совсем не хочется?Можно ли его не возвращать совсем? Можно, только с материальной выгоды НДФЛ все равно придется платить по ставке 35% по истечении срока давности, либо в день, когда долг будет официально прощен. К тому же, с самого займа придется заплатить еще 13%, которые будут удержаны организацией или сообщены в налоговую инспекцию.

Пример1. Расчет налогов с суммы прощенного займа.

Учредитель ЗАО «УЮТ» Кривцов П.К. является одновременно и директором в этой компании. 23 августа 2011 года он взял в своей организации беспроцентный займ в сумме 40 000 руб. Через год сумма займа была официально прощена путем подписания соглашения 23 августа 2012 года. Учредитель пользовался кредитом год и получил материальную выгоду в результате экономии на процентах. С материальной выгоды был удержан НДФЛ по ставке 35%. Сумма материальной выгоды рассчитывается из учета ставки рефинансирования на момент прощения долга. В нашем примере получается 8%.

1. Расчет суммы материальной выгоды при погашении займа.

2/3 × 8% × 40 000 руб. : 365 дн. × 130 дн. = 760 руб. —выгода за 2011 год;
2/3 × 7,75% × 50 000 руб. : 366 дн. × 236 дн. = 1376 руб. — выгода за 2012 год.

2.Расчет НДФЛ с суммы материальной выгоды.

(760 руб. +1376 руб.) × 35% = 748 руб.

3. Расчет НДФЛ с дохода учредителя.

40 000 x 13%= 5200 рублей.

4. Всего налогов с прощенного кредита

5200 + 748 = 5948 руб.

Эту сумму бухгалтер обязан удержать с ближайшего заработка Кривцова П.К.

Сумма выплаченного займа для учредителя – это его доход , а все доходы, помимо НДФЛ, облагаются еще и взносами во внебюджетные фонды. Поэтому на сумму 40 000 необходимо еще начислить примерно 28% взносов. Взносы платятся, если учредитель – директор. Если же учредитель не числится в штате организации, взносы на этот доход не платятся.

Как учредитель может получить денежные средства в виде дивидендов?

Что такое дивиденды? Дивиденды – это нераспределенная прибыль , которую учредители могут поделить между собой. Следовательно, если компания несет убытки, ни о каких дивидендах не может быть и речи. С дивидендов начисляется НДФЛ по ставке 9%.

Бывают случаи, когда у компании за текущей период или за прошлый год прибыли нет, но есть нераспределенная прибыль прошлых лет. Тогда ее можно направить на выплату дивидендов, если это не противоречит условиям выплаты дивидендов.

Когда выплата дивидендов запрещена?

Выплаты дивидендов запрещены, если сумма чистых активов компании меньше уставного и резервного капитала. Активы рассчитываются на основании баланса по специальной формуле. Т.е. чистые активы — все оборотные и внеоборотные средства организации за минусом ее обязательств.

Если у компании есть прибыль и сумма чистых активов позволяет выплачивать дивиденды, то для их получения компания должна провести общее собрание участников общества и принять решение о распределении доходов.

Как получить дивиденды участникам ООО при УСН?

1. Для начала нужно составить бухгалтерскую отчетность (в том числе баланс и форму №2) на момент выдачи дивидендов (обычно квартал).

2. Затем рассчитать стоимость чистых активов на основании составленного баланса.

3. После чего на общем собрании участников принять решение о выплате дивидендов.

4. Выплатить дивиденды с начислением процентов по НДФЛ (9%)

Обычно процесс выплаты дивидендов прописывается в уставе общества.

НДФЛ с дивидендов.

Налоговая ставка для резидентов НДФЛ с дивидендов устанавливается в размере 9% с дохода от долевого участия. Это определяется п.4 ст. 224 НК РФ.

Сколько раз можно получать дивиденды?

Как часто можно получать дивиденды? Это должно быть прописано в уставе организации. По законодательству дивиденды могут быть выплачены не чаще, чем раз в квартал. В уставе может быть прописан более долгий срок для выплат. Если же учредители хотят реализовать свое право на выплату дивидендов раз в квартал, необходимо сделать изменения в уставе. Решение о таком намерении должно быть принято единогласно общим собранием участников. Если учредители выскажут желание о выплате дивидендов ежемесячно, это не соответствует законодательству, хотя компании на свое усмотрение могут выплачивать учредителям по одной трети от уже распределенных сумм.

Если после выплаты дивидендов стоимость чистых активов меньше уставного капитала.

Как быть в случае, если после выплаты дивидендов, стоимость чистых активов снизилась и стала меньше уставного капитала? Налоговая в таких случаях руководствуется тем, что сумма выплат дивидендов не должна была превышать размер чистых активов. Сумма, превышающая размер чистых активов, квалифицируется как доходы, подлежащие налогообложению по ставке 13%, поскольку дивиденды организация не имела права выплачивать. Такой позиции придерживаются и суды: поскольку общество не имело права принимать решение о выплате дивидендов, если сумма чистых активов меньше размера уставного капитала, то квалифицировать выплаты сверх размера устава как дивиденды нельзя, соответственно, они квалифицируются как другие доходы работника и облагаются НДФЛ по ставке 13% (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа N А19-24816/09 от 14.09.2010).

Бесплатная книга

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Как формировать отчетность перед руководством?

Итак, любой отчет о проделанной вами работе можно свести к некой универсальной форме, содержащей основные параметры, отражающие вашу деятельность. Вы, в зависимости от специфики, можете доработать представленную форму, внести в нее новые показатели.

Переходим к пунктам отчета и данным, которые должны быть в них представлены:
1. ОСНОВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ ПЕРИОДА
(Кратко указываются основные значимые для достижения целей, стоящих перед отделом или конкретным сотрудником, события, мероприятия, документы и пр. направления деятельности за отчетный период).

2. КОММЕНТАРИИ И РЕКОМЕНДАЦИИ(Дается оценка проделанной за отчетный период работе, указываются причины невыполнения поставленных задач, формулируются предложения и рекомендации по дальнейшей работе).

3. ВНУТРЕННИЙ МЕНЕДЖМЕНТ
(Решенные организационные вопросы, связанные с персоналом организации: укомплектован ли штат, незакрытые вакансии, планируемые на будущие периоды, отпуска, взыскания и штрафы, премирование и благодарности).

4. ФИНАНСЫ
— процессы формирования доходов (прогнозируются ли большие сделки, возможны ли снижения оборота или повышение и почему, какие действия предприняты);
— процессы формирования расходов (план, факт, что урезано и пр.);
— процессы учета (вносятся ли в отчетные формы новые колонки, что необходимо изменить в форме отчетности).

5. КЛИЕНТЫ
(Кто является клиентом? Какую ценность они получат? Отчет по работе с клиентами.)
— процессы развития и поддержания взаимоотношений с клиентами (как работают с клиентами, сложности, конфликты, проблемы);
— количество рекламаций и их краткое описание с указанием предпринятых действий;
— процессы привлечения клиентов (что делается, чтобы найти новых клиентов).

6. ВНУТРЕННИЕ ПРОЦЕССЫ
(Что сделано внутри компании, чтобы повысить ее ценность для клиента?)
— процессы развития и поддержания отношений с поставщиками (с кем есть проблемы, какие новые появились, общая информация);
— инновационные процессы (что новое внедрено в отделе);
— количество тендеров, в которых участвовали;
— количество тендеров, которые проиграли с указанием причин;
— количество тендеров, в которых участвуем (описание компаний и предмета тендера).

6. ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ
(Что сделано, чтобы повысить квалификацию своих сотрудников?)
— по человеческому капиталу (обучение персонала);
-по информационному капиталу (новые программы, которые внедрены, технологии и программы, которые нужно внедрить);
-по организационному капиталу (какие нововведения предприняты в построении взаимодействия между подразделениями).

В конце отчета обязательно ставится ФИО, должность и дата формирования отчета. Такой отчет можно передавать руководителю в распечатанном или электронном виде, его можно обсуждать на отчетных встречах и итоговых собраниях.

Отчетность, в каком бы виде она ни существовала в вашей компании, присутствует в любом случае. Упорядоченная отчетность создает прозрачность, позволяет видеть результаты. Если у вас отчет не упорядочен, сформируйте его хотя бы на основе представленных показателей и предоставьте своему руководителю. Уверяю вас, это предоставит вам множество дополнительных возможностей!

Теги: руководство, обязанности

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Способ 1. Начисление дивидендов

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Способ 3. Начисление материальной помощи

Способ 4. Договор займа

Способ 5. Личные расходы директора

Итоги

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

700 000

Начисление дивидендов

700 000

Выделение НДФЛ с дивидендов

91 000

= 700 000 × 13%

Выплата дивидендов (фиктивная)

50, 51

609 000

= 700 000 – 91 000

Уплата НДФЛ

91 000

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

700 000

Начисление компенсации

20, 26, 44

700 000

Уплата компенсации (фиктивная)

50, 51

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета: сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

700 000

Начисление материальной помощи

84, 96

700 000

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

90 480

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

50, 51

609 520

Начисление страховых взносов

20, 26, 44

210 192

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

68, 69

300 672

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет: ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

  • «Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?».
  • «Материальная помощь и страховые взносы в 2014–2015 году».

Способ 4. Договор займа

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Восстановление копий подтверждающих документов

Удержание подотчетной суммы из зарплаты

Выдача материальной помощи или денежного подарка

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Итоги

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

  • провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
  • списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
  • учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.

Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их.

Восстановление копий подтверждающих документов

Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:

  • объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
  • копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.

Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».

Удержание подотчетной суммы из зарплаты

Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

  • в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
  • ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Выдача материальной помощи или денежного подарка

Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.

Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.

О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Финансово-хозяйственная деятельность организации предусматривает получение доходов. Основные поступления совершаются через банк. Но иногда требуются и наличные. Как получить поступившую на счет ООО выручку? Что для этого требуется и существуют ли ограничения?

Денежные средства ООО, порядок их учета

Коммерческие организации, в отличие от индивидуальных предпринимателей, обладают статусом юридических лиц. Имеющиеся в фирме деньги не принадлежат владельцам компаний лично, тогда как ИП могут распоряжаться своими финансами по собственному усмотрению.

Денежные средства организации

Действующая кассовая дисциплина предполагает наличие допустимого лимита на кассовый остаток денег. Суммы сверх действующего значения необходимо сдать в банк.

Основные правила при работе с наличными:

  1. Большинство расчетов между организациями ведутся по безналу. Имеются ограничения по оплате наличными в рамках одного договора. Максимальная сумма по наличным расчетам составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами не лимитируются. Предприниматели же могут расплачиваться любыми удобными им способами.
  2. Действующая кассовая дисциплина обязывает устанавливать допустимые лимиты на остаток денег в кассе. Суммы сверх установленного порога должны быть сданы в банк. Правило не распространяется на ИП и малые предприятия. Но если ООО приняла решение об установлении лимита, но выходить за пределы допустимого не стоит.
  3. Поступившие наличные средства могут быть израсходованы на определенные цели, среди которых могут быть выдача заработной платы или подотчетных сумм, хозяйственные нужды.

Кассовая дисциплина

В отличие юридических лиц, предпринимателям принадлежат все средства, поступающие на их расчетные банковские счета. Поэтому ИП могут не отчитываться о целях снятия денег. Упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины не обязывает предпринимателей соблюдать ограничения при расчетах наличными. Не требуется устанавливать лимиты и обосновывать снятие выручки.

Наличные в организации

Все полученные средства – это собственность юридического лица. Это относится как к наличности, так и к банковским счетам. Использование денег должно быть обоснованным. Поэтому снятие наличности необходимо аргументировать.

Трата денежных средств, полученных со счета, должна быть обоснована. При нарушении этого правила могут быть начислены штрафы. Проверка кассовой дисциплины проводится по решению ИФНС, период контроля ограничен 2 месяцами. Вид ответственности в случае обнаружения нарушений у общества – административный. Но в случае, если ошибка фактически была совершена более чем за 2 месяца до проверки, штрафов не будет. Но останется повод для более пристального внимания в отношении налогоплательщика.

Наличность в кассе

Основания для выдачи денег со счета

Несмотря на повсеместность безналичных расчетов, в некоторых случаях организациям не обойтись без наличия денег в кассе для покрытия текущих расходов. Источником пополнения могут быть полученная от покупателей выручка и поступление средств с банка.

Так как по действующим правилам снятие наличных со счета должно быть обоснованным, какие причины могут быть задействованы? Среди основных выделяют:

  1. Хозяйственные расходы. Поступившие на эти цели деньги должны использоваться на небольшие текущие потребности предприятия. К ним относятся расходы на покупку канцтоваров, материалов за наличный расчет, представительские.
  2. Выплата заработной платы. Потребность возникает, если расчеты с работниками производятся в кассе организации, включая отпускные, авансовые суммы, больничные.
  3. Для выдачи займа физ. лицу. Если с сотрудником заключен договор займа, то не стоит выдавать ему имеющиеся в кассе деньги. Требуется, чтобы средства были сняты с банковского счета на соответствующих основаниях.
  4. Выплата дивидендов. Необходимость появляется при расчетах с учредителями. Следует помнить, что с начисленных дивидендов, как и с зарплаты работников, должен удержаться НДФЛ.

Наличность на расходы

Для нужд ООО каждый вывод денег с расчетного счета должен быть обоснован. При необходимости снятия крупных сумм могут потребоваться документы для подтверждения действий. Поэтому необходимо иметь в наличии соответствующие бумаги (договоры, счета).

Выплата заработной платы

При получении денег на зарплату сотрудникам или выплату дивидендов необходимо эти операции оформить должным образом. При этом стоит помнить, что оба указанных действия предполагают уплату налога, то есть облагаются НДФЛ. Кроме того, на сумму заработка работников необходимо начислить страховые взносы. Поэтому если учредитель хочет снять средства со счета под предлогом выдачи себе заработной платы, стоит понимать, что этот вариант обойдется не дешево.

Выплата зарплаты

Получение средств на хозрасходы

Деньги, полученные на хозяйственные нужды, могут быть выданы в подотчет. Для этого потребуется подготовить документы по действующим правилам: расходный кассовый ордер и распоряжение руководителя.

Стоит учесть, что с подобными операциями стоит проявлять осторожность. Основные правила порядка ведения кассовых операций гласят, что по умолчанию устанавливается 3-дневный срок для отчета о полученных средствах.

Однако в локальных документах организации может быть зафиксирован иной срок для отчета по полученным суммам. Организация вправе самостоятельно определять:

  • величину подотчетных сумм;
  • сотрудников, которые уполномочены получать подотчетные суммы;
  • длительность срока, на который выдаются средства, при этом за каждым работником могут быть закреплены разные сроки;
  • порядок предоставления авансовых отчетов.

Последние требования законодательства позволяют получать подотчетные суммы даже тем лицам, которые не отчитались за прошлые операции. Кроме того, допускается устанавливать максимальные сроки по своему усмотрению. Однако злоупотреблять таким положением не стоит, так как налоговая может попытаться начислить на полученные суммы НДФЛ в размере 13%. Доказывать обратное придется уже в суде.

Выдача подотчетных сумм

Выдача займа

Операции по займам могут осуществлять между собой как юридические лица, так и физические. Допускается оформлять договоры между организациями и сотрудниками о выдаче денежных средств на определенный срок. Участниками таких отношений также могут выступать учредитель и сама организация.

Займы могут быть процентные и беспроцентные. В первом случае, помимо оплаты основного долга, заемщику необходимо еще и выплачивать проценты в соответствии с условиями договора.

Если займ носит беспроцентный характер, то это положение следует закрепить документально. Отсутствие информации о процентах является основанием для определения стоимости займа в соответствии с действующей ключевой ставкой. Кроме того, беспроцентный займ, выданный физическому лицу, является поводом для начисления НДФЛ по полученной материальной выгоде. Налог рассчитывается исходя из 2/3 ключевой ставки от выданной суммы за каждый день.

Заем сотрудникам

Процедура получения средств в организации

Снятие наличных денег с расчетного счета ООО – распространенная банковская операция. Осуществляется 2 способами: при помощи чековой книжки и переводом на карту подотчетного лица. Стоит отметить, что первый вариант обойдется организации дороже. Получение денег по чеку – услуга платная, комиссия со снятия наличных с расчетного счета может составлять от 0,1% до нескольких процентов от задействованной суммы.

Как снять деньги со счета по чеку

При необходимости наличных организации придет на помощь чековая книжка. Документ выдается банком по установленному образцу. Каждый чек при заполнении должен отражать информацию:

  • реквизиты организации, в том числе номер расчетного счета;
  • дату и место заполнения документа;
  • Ф.И.О. уполномоченного лица на получение денежных средств;
  • сумма к получению;
  • основания для снятия денег;
  • реквизиты документа, подтверждающего личность заявителя;
  • подписи директора и заявителя.

Снятие денег по чеку

Банк выдает деньги после проверки информации. Если речь идет о существенных средствах, то нужную сумму стоит заказать заранее. К тому же, в результате предварительной заявки стоимость услуги будет дешевле.

Перевод денег со счета на карту

Как еще снять с расчетного банковского счета деньги ООО? При переводе средств с банка законодательство допускает использование дебетовых карт получателей. Так могут выдаваться подотчетные суммы непосредственно на руки работнику. В списках расходов, которые могут быть оплачены через карту представителя организации, значатся следующие операции:

  • оплата текущих хозяйственных расходов;
  • получение командировочных сумм;
  • иные затраты, не противоречащие действующему законодательству РФ.

Получение денежных средств на карту сотрудника контролирующие органы могут воспринять как зачисление заработной платы с последующим начислением налогов и страховых взносов. Для того, чтобы этого не произошло, рекомендуется прописать положение о получении подотчетных средств работниками не только наличными, но и на карту. Возврат неизрасходованных сумм также может осуществляться безналичным путем при перечислении денег на расчетный счет организации, или при внесении остатка средств в кассу.

Организации рекомендуется издать приказ о лицах, уполномоченных получать подотчетные суммы, в том числе в качестве перевода средств на карту.

Перевод денег со счета на карту

Срок отчета подотчетными лицами по средствам, переведенным на карту, законодательно не утвержден. Этот период организация вправе определить самостоятельно, что потребуется прописать в локальных нормативных актах. При составлении авансового отчета могут быть использованы любые чеки, в том числе полученные при оплате безналом.

Как снять наличность с арестованного счета

Иногда организации сталкиваются с такими неприятностями, как блокировка счета в банка. Это означает, что совершение каких-либо операций с денежными средствами в банке, в том числе и снятие наличных, становится невозможным.

Каковы причины замораживания счета? Обычно подобное решение принимает ИНФС в случае нарушения налогоплательщиком действующего законодательства, в частности:

  • неуплата начисленных налогов, взносов, пеней и штрафов;
  • непредоставление в установленные сроки налоговой декларации, а также расчетов по форме 6-НДФЛ;
  • отсутствие подтверждения о получении документов ФНС электронно.

Арест счета означает невозможность совершать ряд платежей, в том числе по расчетам с контрагентами. Не получится и снять наличные со счета. Для устранения препятствия необходимо отменить решение об аресте. С этой целью потребуется устранить саму причину: уплатить недоимку, сдать декларацию.

Арест расчетного счета

На восстановление работы счета может потребоваться некоторое время, что приведет к задержкам по расчетам и невозможности получить необходимые наличные средства. Поэтому лучшим решением будет как можно быстрее выполнить требования контролирующих органов.

Снять деньги с расчетного счета организации не так уж и сложно. Важно помнить, что эта процедура должна быть финансово обоснована. Налогоплательщик, в том числе и учредитель фирмы, не может потратить средства организации по своему усмотрению. Для получения наличных должны быть указаны причины. При обнаружении нарушений контролирующие органы вправе наложить штраф на организацию.