Компенсация за разъездную работу

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, что носящей разъездной характер считается работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.

Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209ТЗ.

То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.

Вопрос: распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?

Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.

Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.55596 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 118/24009 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 118/24009, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.

И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше — например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).

Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.

Как устанавливается разъездной характер работы?

Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.

Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

В трудовом договоре с работником может быть указана территория, в пределах которой будет осуществляться работа (например, «в пределах г. Москвы и Московской области»).

Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.

В отношении сотрудников бюджетных учреждений с разъездным характером работы следует заполнять табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Время, проведенное в поездках, будет отражаться буквенным кодом «Ф» — фактически отработанные часы. При этом организация вправе дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рбочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.

📌 Реклама Отключить

Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?

Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.

Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.

Приведем примерную форму маршрутного листа.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

служебных поездок работника __________________________

(наименование предприятия)

на __________2019 года

Сотрудник: _______________________________________

Должность: _______________________________________

Руководитель подразделения Работник

Ф.И. О. _______________________Ф.И. О._______________________

Маршрутный лист получен «__»__________2019 года.

Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?

Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.

Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными.

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.

📌 Реклама Отключить

При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтрда РФ от 30.09.2014 № 174/В-462).

Эти компенсации освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т.п.

Вопрос: в какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?

Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.

Ранее в Указании № 3210У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.

Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.

При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.

* * *

Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.

В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, — то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т.д.

Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.

📌 Реклама Отключить

Является ли работа которая имеет разъездной характер командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года)

Документы по оформлению командировок, которые помогут Вам минимизировать свои риски, Вы можете скачать на сайте Договор24 перейдя по ссылке: Оформление Командировок

Под работой, протекающей в пути или имеющей разъездной характер либо связанной со служебными поездками, понимается работа, предусматривающая постоянные поездки и ежедневное нахождение работника либо нахождение большого количества рабочего времени в пути вне постоянного места жительства.

Выполнение такой работы, не является направлением работника в командировку, в том числе и для водителя машины, который отвозит командированного работника в пункт назначения и возвращается назад.

Нужно иметь четкое представление о том, когда необходимо оформлять командировку, а когда выполнение работы, предусматривает постоянные поездки, и оформление командировки не требуется.

К работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, либо связана со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков, в соответствии с пунктом 2 статьи 130 Трудового кодекса РК, относятся:

  • работники железнодорожного, речного, морского, автомобильного транспорта;
  • работники гражданской авиации;
  • работники автомобильных дорог;
  • работники магистральных трубопроводов и магистральных линий связи и сооружений на них;
  • работники радиорелейных линий и сооружений на них;
  • работники воздушных линий электропередачи и сооружений на них;
  • работники объектов связи;
  • работники, обслуживающие участки Государственной границы Республики Казахстан.

То есть, например, когда пилот совершает рейс к пункту назначения и обратно; машинист осуществляет управление поездом в/из пункта назначения и т.п., согласно каждому пункту вышеуказанного исчерпывающего перечня, для таких работников это не будет являться командировкой.

Соответственно, если не оформляется командировка, то и не предусмотрена и выплата командировочных расходов. Но при этом работникам, работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер либо связана со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков, положена оплата компенсационной выплаты.

Компенсационная выплата предусматривается за каждый день нахождения вне постоянного места жительства в порядке, установленном соглашением, коллективным, трудовым договорами и (или) актом работодателя.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Облагаются ли НДФЛ выплаты за разъездной характер работы (водители грузового транспорта)?

ИА ГАРАНТ
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для решения вопроса о начислении (неначислении) НДФЛ с выплаты за разъездной характер работы необходимо определить, являются ли данные суммы компенсацией фактических расходов водителей, или они являются надбавкой к заработной плате. В первом случае обязанности по начислению НДФЛ не возникает, в справках 2-НДФЛ такие доходы не отражаются. Во втором случае рассматриваемые выплаты облагаются НДФЛ и могут быть отражены в справках 2-НДФЛ по коду 2000 или коду 4800.
Обоснование вывода:
На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при исчислении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
По общему правилу, закрепленному в п. 3 ст. 217 НК РФ, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством и связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, НДФЛ не облагаются.
Таким образом, для принятия решения об исчислении (неисчислении) НДФЛ с выплаты за разъездной характер работы необходимо определить, являются ли данные суммы компенсационными выплатами, связанными с исполнением сотрудником трудовых обязанностей.
В соответствии с ТК РФ компенсация расходов работников, связанных с исполнением трудовых обязанностей, может быть осуществлена путем выплаты:
— надбавок (доплат) к заработной плате (в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера), которые являются элементами оплаты труда (ст.ст. 129, 135 ТК РФ);
— компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
В связи с этим возможны два варианта оформления выплат сотруднику, работа которого носит разъездной характер:
1. Путем компенсации им фактических расходов, понесенных в течение месяца;
2. Путем выплаты фиксированной суммы надбавки к заработной плате за разъездной характер работы.
Здесь нужно отметить, что возмещение организацией расходов работников, работа которых имеет разъездной характер, предполагает наличие документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. При выплате же фиксированной суммы каких-либо документов требовать от сотрудника не нужно.
Рассмотрим данные варианты.

Компенсация фактически понесенных расходов водителя

Действующее трудовое законодательство не раскрывает содержание понятия «разъездная работа». Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 разъяснило, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается в организации самостоятельно (письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488, УФНС России по г. Москве от 28.04.2012 N 16-12/038372@).
Из положений ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ следует, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Важно отметить, что положения ст. 168.1 ТК РФ императивны, то есть работодатель обязан возмещать расходы работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11).
Если в рассматриваемом случае сотрудник (водитель) несет какие-либо расходы, связанные с исполнением им трудовых обязанностей (например, расходы на проживание в гостинице (в случае, если в процессе поездки он не имеет возможности вернуться домой), суточные, расходы на питание (если такие выплаты поименованы в трудовом (коллективном) договоре и т.д.)), то возмещение таких расходов можно рассматривать в качестве компенсации затрат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). При этом в трудовом (коллективном) договоре, заключенном с сотрудником, должно быть закреплено условие о том, что его работа носит разъездной характер.
В такой ситуации выплаты, производимые сотруднику, относятся к вышеуказанным выплатам, поименованным в п. 3 ст. 217 НК РФ, то есть НДФЛ они не облагаются. Данный вывод подтверждается и официальными разъяснениями.
Так, например, Минфин России в письме от 05.07.2013 N 03-04-06/25956 разъяснил, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (смотрите также письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, письмо ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@).
Важно учитывать, что если возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работы, оформлять именно путем выплаты компенсации по ст. 168.1 ТК РФ, то при составлении локальных актов, иной внутренней документации необходимо избегать таких словосочетаний, как «надбавка к заработной плате», «доплата к заработной плате» и т.п. Дело в том, что, как было указано, в целях ТК РФ компенсации и надбавки (доплаты) являются разными видами выплат. Первые не относятся к элементам оплаты труда, а вторые считаются частью заработной платы. В ст. 217 НК РФ названы именно компенсационные выплаты. Надбавки и доплаты подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).
Еще раз акцентируем Ваше внимание, что возмещение затрат на основаниях, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, должно быть обусловлено реальными расходами работников (определения КС РФ от 05.03.2004 N 76-О и 75-О). Иными словами, компенсация, в отличие от доплаты (надбавки), выплачивается по факту несения затрат работником. То есть если в каком-то месяце сотрудник с разъездным характером работы никуда не ездил (по тем или иным причинам), то и компенсировать ему ничего не нужно. Установление компенсации в фиксированном размере влечет за собой риски признания выплаченных сотруднику сумм надбавкой или доплатой к заработной плате и, как следствие, доначисление НДФЛ.
Доказательствами реальных расходов работников должны, соответственно, служить документы, подтверждающие факт служебных поездок. Четкий состав таких документов нормативно не закреплен, поэтому использовать можно любые документы: маршрутный лист, разъездную ведомость, журнал учета поездок, БСО, чеки ККТ и пр. Выплату компенсации целесообразно осуществлять на основании заявлений работников, на имя руководителя с просьбой возместить расходы, произведенные им за счет собственных средств. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. На основании заявления издается приказ о возмещении сотруднику истраченных средств. Также можно разработать различные схемы или планы посещения водителем конкретных организаций (клиентов), схемы расположения участков, закрепленных за работниками (письмо Управления МНС по Московской области от 25.03.2004 N 08-03/б-н) и т.д.

Надбавка (доплата) к заработной плате за разъездной характер работы

Как было сказано, надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации. Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.
Указанные суммы подлежат обложению НДФЛ, так как на них не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ (письма Минфина РФ от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196, от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 N Ф04-5924/13, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11).

В качестве документального оформления таких выплат могут использоваться соответствующие распоряжения (приказы) об установлении надбавок сотрудникам с указанием их размера, локальные акты, устанавливающие перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, и иные подобные документы.

Отражение выплат за разъездной характер работы в справках 2-НДФЛ

Сведения о доходах физических лиц представляются по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год», утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В случае получения налогоплательщиками доходов, освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ, эти доходы в форме 2-НДФЛ не отражаются. Соответственно, если водителю возмещаются (компенсируются) его расходы, связанные с разъездным характером работы (1 вариант), то данные компенсации в справках по форме 2-НДФЛ не отражаются.
Если водителю выплачивается надбавка за разъездной характер работы, которая, как указано выше, облагается НДФЛ (2 вариант), то при заполнении справок по форме 2-НДФЛ нужно учитывать следующее.
Согласно Справочнику «Коды доходов» (приложение N 3 к приказу ФНС России N ММВ-7-3/611@) в форме 2-НДФЛ:
— по коду дохода 2000 отражается вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей;
— по коду дохода 4800 отражаются иные доходы.
С учетом того, что рассматриваемая надбавка является частью оплаты труда, на наш взгляд, она может отражаться по коду 2000, в то же время считаем, что не будет ошибкой и отражение этой выплаты по коду 4800 «Иные доходы».
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Ответ прошел контроль качества
Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

Отмечу, что в трудовом законодательстве не раскрывается понятие «разъездной характер работы». В то же время из норм ТК РФ можно сделать вывод, что разъездной характер работы предполагает регулярные поездки работника, занимающего определенную должность, при исполнении им трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором.

Законодательством предусмотрены надбавка к окладу работника с разъездным характером работы (ст. 129 ТК РФ) и возмещение расходов работника, понесенных в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). При этом работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

📌 Реклама Отключить

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Надбавка к окладу, предусмотренная ст. 129 ТК РФ относится к компенсационной выплате, связанной с особыми условиями труда. Такие компенсации являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ) и облагаются НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Компенсация же затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей, представляет собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

📌 Реклама Отключить

Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат налогообложению НДФЛ на основании положений п. 3 ст. 217 НК РФ (см. также Письмо Минфина РФ от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154). В силу пп. «и» п. 2 части первой статьи 9 Закона N 212-ФЗ указанные выплаты также не облагаются страховыми взносами (см. также Письмо Минздравсоцразвития РФ от 27.02.2010 N 406-19).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Компенсация расходов при разъездном и подвижном характере работы

Вопрос

Разъездной и подвижный характер работы: в чем разница между этими понятиями? Как лучше компенсировать расходы такому сотруднику: ежемесячными надбавками к з/п, к окладу либо компенсациями по чекам?

Ответ

Трудовой кодекс не раскрывает понятий «разъездной характер работы», «подвижной характер работы» (подробнее в обосновании).

Условие об установлении работнику разъездного (подвижного) характера работы должно быть отражено в трудовом договоре.

Работодатель самостоятельно определяет порядок компенсации расходов.

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ.

Обоснование

Законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным или подвижным характером работы.

Соответствующие определения содержатся в некоторых отраслевых документах. Так, работа имеет разъездной характер, если исполнение трудовых обязанностей предполагает осуществление регулярных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

Такой работник все обязанности, обусловленные трудовым договором, выполняет вне стационарного рабочего места, на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Разъездной характер имеет, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона.

Очевидно, что разъезды, как правило, подразумевают дополнительные расходы, прежде всего связанные с оплатой проезда на общественном транспорте или с использованием личных автомобилей в служебных целях.

Подвижной характер работы – это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства. При этом у работника не всегда есть возможность ежедневно возвращаться к месту своего проживания.

К работам с подвижным характером могут быть отнесены работы, которые производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.); предполагают частое перемещение сотрудников (сотрудники подвижных строительных организаций).

Работодателям предоставлено право самостоятельно устанавливать системы оплаты труда, предусматривая в том числе любые надбавки компенсационного характера (ст. 135 ТК РФ). Соответствующие выплаты, обусловленные особым характером работы, могут быть отражены в условиях коллективных договоров, локальных нормативных актов, трудовых договоров (см. письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой ст.168.1 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной Приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3.

п. 1 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87

На вопрос отвечала:

Е. А. Карапетян,
ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»