Компенсация за автомобиль

Использование директором личного автомобиля в служебных целях

Списание бензина на предприятии – обязательная процедура, независимо от использования личного или служебного транспорта. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые привлекают к работе транспортные средства, должны утверждать правоотношения документально.

Арендованные транспортные средства

Не редки случаи, когда работодатель привлекает к трудовой деятельности служащих с личными транспортными средствами. На практике такие отношения могут быть оформлены разными видами соглашений. Чаще всего, это договор аренды автомобиля без экипажа. Документально все оформлено таким образом, что предприятие отдельно принимает по трудовому договору водителя, а отдельно – арендует транспортное средство во временное пользование.

Такой договор аренды содержит следующие условия:

  • продолжительность аренды;
  • перечень служащих, которые могут пользоваться конкретной машиной;
  • размер вознаграждения за использование машины;
  • периодичность начисления денежных средств;
  • порядок покрытия расходов на ГСМ (таким же образом предстоит списать бензин на личный автомобиль директора);
  • компенсация технического обслуживания;
  • порядок покрытия ремонта.

Действующим законодательством установлено, что за аренду транспортного средства каждому работнику положена амортизация. И это та сумма выплат, которая не облагается подоходным налогом в 13%.

Недостаток этого варианта в том, что транспортное средство используется служащим всегда, в том числе в нерабочее время. Таким образом, сложно установить, какой объем бензина подлежит списанию на рабочие нужды с последующей компенсацией.

С целью установления универсальных правил компенсации, на каждом предприятии фиксируется свой порядок контроля расхода топлива, который универсален при аренде личного автомобиля директором предприятия и другими работниками.

Использование путевого листа

Это официальный документ, который содержит количество бензина, используемое конкретным транспортным средством. Такой документ – веское основание для денежной компенсации или предоставления талонов на ГСМ.

Путевой лист готовится в установленной форме. В том числе, для каждого вида транспортного средства предусмотрена своя форма путевого листа. Путевые листы подлежат обязательному учету и регистрируются в специальном журнале. Надлежащий контроль необходим для формирования налоговых отчетностей и учета расходов компании.

Нарушение формы или порядка составления документа может стать основанием для привлечения к юридической ответственности за несоблюдение налогового законодательства.

Путевой лист состоит из следующих разделов:

  1. норма расхода;
  2. продолжительность рабочего времени;
  3. пробег.

Нормы расхода

Министерством транспорта России установлены нормативы для различных транспортных средств, что отображается в технических документах на автомобиль. При оформлении путевого листа администрация предприятия может воспользоваться универсальными нормативами или же допускается самостоятельный расчет.

Самостоятельный расчет:

  • назначение комиссии, которая уполномочена выполнить замеры;
  • полное опустошение бака машины;
  • заполнение бака конкретным объемом бензина – например, 100 литров;
  • фиксация показаний спидометра перед началом движения транспортного средства и после окончания бензина в баке.

Для более точного расчета лучше использовать несколько замеров в различных условиях. Например, пустого автомобиля и груженного транспортного средства, едущей машины и, работающей на холостом ходу, в летнее и зимнее время.

Завершается процедура самостоятельных замеров составлением соответствующего Акта, скрепленного подписями всех членов комиссии.

Рабочее время

После начала рабочего времени или же после начала рабочей поездки, в путевом листе ставится отметка. Такая же отметка вносится в содержание документа при завершении командировки. Если работник отлучается на обед не по пути движения транспортного средства, то это отмечается в содержании путевого листа.

Если машина используется постоянно, то лучше всего оформить отдельный Приказ от имени руководства, устанавливающий трудовой график конкретного служащего. Например, с понедельника по пятницу с 8 до 18 часов.

Пробег

Расчет пробега осуществляется через регулярные замеры показаний одометра. Замеры делаются утром перед началом рабочего дня, а также вечером перед завершением трудового дня.

Путевой лист может оформляться ежедневно или же один на весь период времени, но только в рамках одного календарного месяца. Так бухгалтеру будет комфортнее готовить финансовые документы на оплату. Задача бухгалтера – использовать следующую формулу:

Компенсация = показания одометра (сделанные в рабочие часы) = рабочие часы * норму расхода.

Если отсутствует маршрут следования

Не всегда использование автомобиля связано с конкретным маршрутом движения транспортного средства, но отсутствие маршрута не означает, что компания не может рассчитывать на компенсацию. Анализ судебных решений позволяет понять, что компания не может привлекаться к ответственности за компенсацию расходов при отсутствии строгого маршрута движения.

Так, индивидуальные предприниматели и юридические лица могут вносить в налоговую документацию информацию обо всех приобретенных видах и объемах топлива, не подтверждая их конкретными пройденными маршрутами движения, но нельзя забывать о документальном подтверждении расходов на топливо.

Использование лимитов

Способ заключается в том, что на предприятии установлено конкретное ограничение потребления топлива. В начале каждого месяца служащие получают талоны на бензин, соответствующие лимитам или же одну карточку, выданную заправочной станцией. При осуществлении трудовой деятельности работник пользуется карточкой так, как считает нужным. Это значит, что при финансовых трудностях можно воспользоваться карточкой даже для личных нужд.

Недостаток – когда заканчивается баланс на предоставленной карте, дальнейшие расходы придется погашать самостоятельно. Эти условия внесены в содержание трудового договора и соглашения аренды, если таковые были составлены.

Допускается запрос дополнительных средств с баланса компании, но только для этого необходимо подтвердить обоснованность лимитов. Превышение платежей возможно через приказ администрации предприятия, а также через бухгалтерские документы.

Порядок денежной компенсации

Второй вариант законного привлечения к официальной работе транспортного средства работников – в том числе, использование директором личного автомобиля в служебных целях – утверждение в порядке статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, порядок привлечения к работе утверждается следующими способами:

  1. служащий, желающий использовать автомобиль, пишет заявление на имя руководителя;
  2. подписывается соглашение с уточнением суммы и периодичности компенсации;
  3. дополнительная подача необходимых документов (технический паспорт, водительское удостоверение собственника);
  4. выдача приказа руководителем, который передается в бухгалтерию для начисления ежемесячной компенсации (амортизация).

Преимущество этого способа в том, что соглашения подписываются в индивидуальном порядке, а значит можно установить разные размеры компенсации для каждого отдельного служащего.

Размеры компенсаций

Автомобиль директора, как правило, используется для езды по городу и редких командировок за пределы населенного пункта. От загруженности и типа поездок будет зависеть сумма компенсации. Например, если одинаково к работе привлекаются транспортные средства легкового и грузового типа, то и размер выплат будет различным для каждого вида транспортного средства.

Законом установлено, что размер компенсации устанавливается индивидуально, но с учетом установленных нормативов.

Статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает, что размер компенсации будет следующим для различных видов транспорта (в рублях в месяц):

  • 600 – мотоциклы;
  • 1200 – машины с объемом двигателя до 2000 кубов;
  • 1500 – автомобили с объемом двигателя свыше 2000 кубов.

Это фиксированные суммы, которые не зависят от количества поездок или от пройденного пробега. Указанные суммы должны быть отображены в налоговых декларациях, поэтому работодатель не может документально отобразить различные размеры отчислений для разных служащих.

На практике есть одна хитрость, позволяющая установить разные суммы компенсаций для отдельных работников, в зависимости от степени загруженности. Для этого отдельно составляется документ на компенсацию по НК РФ, а отдельно оформляется новый приказ на вознаграждение за выполненную работу. Это не совсем легально, но не противоречит действующему законодательству. Но категорически запрещено передавать денежные средства «в конверте».

Затраты на топливо

Когда речь идет о компенсации, то необходимо понимать, что в ее расчет входят следующие расходы:

  1. ремонт;
  2. устранение износа;
  3. стоимость технического осмотра;
  4. замена резины и других частей машины;
  5. стоимость человеческой силы – услуги водителя.

Оплата топлива осуществляется отдельно, в соответствии с формулой, включающей расчет рабочего времени и нормативов расхода.

Транспортные средства ИП

Для индивидуальных предпринимателей применимы другие варианты и способы оформления используемого личного транспорта. А именно:

  1. Подписание соглашения аренды без экипажа. В таком случае, ИП одновременно выступает и арендатором и арендодателем. Предприниматель самостоятельно использует свое транспортное средство, но имеет возможность на законных основаниях облагать налогом компенсацию, удерживая ее из доходов организации индивидуального предпринимателя.
  2. Выдача приказа, оригинал которого направляется в бухгалтерию. Приказ подразумевает перевод денежных средств на счет директора фирмы с баланса компании, которые считаются как амортизация за использованный автомобиль.
  3. При регистрации индивидуального предпринимателя формируется перечень собственности, которая используется ИП для работы. В этот список можно включить транспортные средства. В таком случае, автомобиль числится на балансе компании, а поэтому все расходы, связанные с его эксплуатацией, компенсируются из баланса компании.

Бензин и командировки

Статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает возможность получения компенсации за время командировки. В эту категорию входят расходы, связанные с проездом, проживанием и почтовыми расходами. Если директор или другой работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он может рассчитывать на компенсацию использованного топлива, но только в случае предоставления финансовой документации.

Следование установленным правилам, а также полноценное и своевременное составление отчетов и перевод платежей, необходимо не только для самого работника, но также для компании. Поскольку эта часть расходов подлежит обязательному налогообложению и влияет на сумму окончательной прибыли человека и на размер социальных взносов за служащего.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

  1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

15 марта 2019

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Делая выбор способа оформления отношений, организации следует учитывать следующие особенности налогообложения.
1. В случае оформления отношений способом компенсации за использование личного имущества суммы компенсации организацией работникам расходов на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного транспорта, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и такими сотрудниками. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам и быть документально подтвержден.
Однако организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты работника на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
2. Возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования транспортного средства не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако существует риск переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в фактическом размере.
К минусам такого способа оформления отношений относится обязанность организации, получающей по договору в безвозмездное пользование ТС, включить в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного транспортного средства.

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее — ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат, в том числе, и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152 и др.).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества*(1), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274 и др.). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Страховые взносы. Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС УО от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите также письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Налог на прибыль. В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ*(2).
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(3).

2. Договор безвозмездного использование ТС

В соответствии с п. 1 ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в безвозмездное пользование могут быть переданы, в том числе, и ТС (п. 2 ст. 689, ст. 607 ГК РФ).
Глава 36 ГК РФ, регулирующая отношения по безвозмездному пользованию имуществом, не содержит норм, запрещающих работникам передавать своему работодателю ТС по договору безвозмездного пользования. Таким образом, работники организации могут использовать свое ТС в служебных целях, в том числе передав его работодателю в безвозмездное пользование.
НДФЛ и страховые взносы. Статьей 695 ГК РФ предусмотрено, что ссудополучатель обязан поддерживать ТС, полученное в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на его содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования. Иными словами, обязанность по несению затрат по эксплуатации автомобиля будет определяться договором.
При этом то обстоятельство, что управление ТС осуществляется их владельцами — работниками общества и что они же оплачивают расходы по содержанию ТС, не может служить достаточным основанием для изменения юридической квалификация сделок (постановление Одиннадцатого ААС от 11.01.2008 N 11АП-5909/2007). Так, например, в постановлении Первого ААС от 22.05.2007 N 01АП-640/07 указано, что если ссудополучатель не осуществляет необходимый ремонт полученного имущества, но компенсирует ссудодателю стоимость этого ремонта, сумма такой компенсации не может рассматриваться как плата за пользование имуществом, которая позволила бы квалифицировать отношения сторон как регулируемые нормами ГК РФ об аренде.
Полагаем, что данные выводы судов применимы и к рассматриваемой ситуации. Таким образом, в рассматриваемой ситуации возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования ТС не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Однако существуют определенные риски, которые могут привести к переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего ФНС могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
Налог на прибыль. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам отнесены доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в ст. 251 НК РФ.
При получении имущества безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже рыночной цены аренды за аналогичное имущество. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества документально.
Таким образом, организация, получающая по договору в безвозмездное пользование ТС, включает в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного ТС (письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746, от 07.03.2014 N 03-03-06/1/9966, письмо ФНС от 20.03.2015 N ГД-4-3/4430@, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98).
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что расходы экономически оправданны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37).
В заключение хотелось бы отметить, что в рассматриваемой ситуации для возмещения сотрудникам расходов на приобретение ГСМ при использовании личных автомобилей в служебных целях, по нашему мнению, самым безопасным вариантом с точки зрения налоговых рисков является выплата компенсации работникам за использование личного транспорта (в том числе ГСМ) в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Однако какой из вариантов оформления отношений выбрать в данном случае, предприятию необходимо определить самостоятельно исходя из специфики деятельности и приоритета налоговой экономии организации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника;
— Энциклопедия решений. Договор безвозмездного пользования;
— Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
— Энциклопедия решений. Налогообложение при безвозмездном пользовании. Учет у ссудополучателя;
— Вопрос: Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации стоимости ГСМ и ремонта, выплачиваемые работникам помимо компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.);
— Вопрос: Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник. При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.);
— Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.);
— Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.);
— Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учёт (В. Федорович, журнал «Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)», N 1, январь 2019 г.);
— Личный транспорт — в служебных целях (Д. Кислов, журнал «Практическая бухгалтерия», N 10, октябрь 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта

В соответствии о статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Выплачиваемая работнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях включается в состав расходов по обычным видам деятельности, что отражается проводкой:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на сумму начисленной компенсации.

📌 Реклама Отключить

Для целей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в порядке, установленном статьей 264 НК РФ. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК указанные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов , в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92.

📌 Реклама Отключить

Указанным постановлением установлены следующие нормы возмещения расходов:

  • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц ;
  • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1 500 руб. в месяц ;
  • мотоциклы — 600 руб. в месяц .

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных Правительством Российской Федерации, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

В аналогичном порядке суммы компенсации учитываются при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации).

📌 Реклама Отключить

Как разъяснил в письме от 28 апреля 2003 г. № 04-04-06/71 Минфин РФ, в организациях, не состоящих на бюджетном финансировании, налогом на доходы физических лиц не облагаются компенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебных поездок в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92, а в бюджетных организациях — в соответствии с приказом Минфина РФ от 4 февраля 2000 г. № 16н (см. также письмо Минфина РФ от 20 октября 2003 г. № 14-04-12/5).

Что касается единого социального налога , то он не начисляется на сумму компенсации вне зависимости от ее размера. Сумма компенсации в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ, согласно которому не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации). Сверхнормативная компенсация не подлежит налогообложению единым социальным налогом на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Согласно указанной норме выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, не признаются объектом налогообложения, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций, а, как мы уже выяснили ранее, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей сверх установленных норм налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

📌 Реклама Отключить

Пример 1. Работник организации использует для служебных целей личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя менее 2000 куб. см. По распоряжению руководителя организации в отчетном периоде работнику была выплачена компенсация в размере 3000 руб. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 норма расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц.

Поскольку фактически выплаченная работнику сумма превышает установленную норму, в расходы, принимаемые при определении объекта налогообложения по налогу на прибыль, включается сумма 1200 руб.

Сверхнормативные расходы — 1800 руб. (3000 руб. — 1200 руб.) увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль и подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

📌 Реклама Отключить

В учете организации будут оформлены проводки:

дебет счета 26 (44) кредит счета 73 — на сумму начисленной компенсации — 3 000 руб.;

дебет счета 73 кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму удержанного налога на доходы физических лиц — 234 руб. (1800 Ѕ 13%);

дебет счета 73 кредит счета 50 — на сумму компенсации, выплаченной работнику из касса организации — 2766 руб. (3000 руб. — 234 руб.).

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, учитывают расходы на компенсацию за использование для служебных целей личных автомашин работников в том же порядке. На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения и выбравший в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшает полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 при применении упрощенной системы налогообложения установленные этим постановлением нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

📌 Реклама Отключить

Заключение договора аренды

Договор аренды транспортного средства должен заключаться организацией с физическим лицом в строгом соответствии с нормами и правилами гражданского законодательства. Правовые основы арендных отношений установлены главой 34 ГК РФ, в которой аренде транспортных средств посвящен отдельный параграф.

Параграфом 3 «Аренда транспортных средств» главы 34 «Аренда» ГК РФ предусмотрены два вида аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.

В соответствии со статьей 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

📌 Реклама Отключить

Если иное не предусмотрено договором аренды, при аренде транспортного средства с экипажем юридическое лицо — арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (статья 636 ГК РФ). Поддержание надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (статья 634 ГК РФ), а также его страхование (статья 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.

Согласно статье 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

📌 Реклама Отключить

При аренде транспортного средства без экипажа арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства (включая осуществление текущего и капитального ремонта), его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статьи 644 и 646 ГК РФ).

Еще раз отметим, что распределяя обязанности по оплате расходов по содержанию и эксплуатации транспортного средства таким образом, ГК РФ допускает установление иного порядка их оплаты по соглашению сторон.

В общем случае при аренде транспортного средства у работника организация несет расходы, связанные с выплатой работнику арендной платы и эксплуатацией транспортного средства (приобретение горюче-смазочных материалов и запчастей, техническое обслуживание).

В том случае, когда арендованный транспорт используется для осуществления деятельности организации — арендатора, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы по оплате аренды учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99.

📌 Реклама Отключить

Для целей налогообложения арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией арендованного автотранспорта, включаются организацией в состав расходов по обычным видам деятельности (при условии, конечно, что арендованный автотранспорт используется для нужд производства и управления) и учитываются при определении налогооблагаемой прибыли на основании пункта 1 статьи 253 НК РФ в составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Пример 2. Организация арендовала у физического лица сроком на десять месяцев транспортное средство для осуществления производственной деятельности (договор аренды без экипажа).

Стоимость транспортного средства согласно договору составляет 34 000 руб. Договором определено, что арендная плата вносится организацией в виде ежемесячных платежей в размере 3400 руб. В течение отчетного периода в отношении арендованного транспортного средства были осуществлены следующие расходы:

📌 Реклама Отключить

  • начислена арендная плата в сумме 3400 руб.;
  • израсходованы горюче-смазочные материалы на сумму 1650 руб.;
  • осуществлен текущий ремонт транспортного средства (заменены запчасти) на сумму 400 руб.

В учете организации будут оформлены проводки (налоги опущены):

дебет счета 001 «Арендованные основные средства» — на сумму стоимости арендованного транспортного средства согласно договору с арендодателем — физическим лицом — 34 000 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованных горюче — смазочных материалов 1650 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10, субсчет 5 «Запасные части» — на сумму стоимости использованных запасных частей — 400 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 76 — на сумму начисленной арендной платы —3400 руб.

📌 Реклама Отключить

Арендная плата, выплачиваемая организацией арендодателю — физическому лицу, признается его налогооблагаемым доходом в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Согласно пункту 1 статьи 224 НК РФ в отношении этого вида дохода применяется налоговая ставка в размере 13 процентов.

Пример 3. Для условий примера 2 удержание налога на доходы физических лиц и выплата арендной платы работнику отразится в учете организации проводками:

дебет счета 76 кредит счета 68 — на сумму начисленного налога на доходы физических лиц — 442 руб. (3400 руб. Ѕ 13%);

дебет счета 76 кредит счета 50 — на сумму выплаченной через кассу организации арендной платы — 2958 руб. (3400 руб. — 442 руб.).

Поскольку арендная плата, выплачиваемая организацией — арендатором физическому лицу, признается доходом последнего, возникает вопрос и о начислении с выплачиваемой суммы единого социального налога.

📌 Реклама Отключить

Согласно пункту 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения по единому социальному налогу (взносу) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

В соответствии с пунктом 2.1 Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты единого социального налога, утвержденных приказом МНС РФ от 5 июля 2002 г. № БГ-3-05/344, не являются объектом налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

📌 Реклама Отключить

К таким договорам, в частности, относятся договоры аренды (за исключением договора аренды транспортного средства с экипажем).

В отношении договора аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем необходимо иметь в виду следующее.

По указанному договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (статья 632 ГК РФ).

Таким образом, по договору аренды транспортного средства с экипажем начисление и уплата налога производится с выплат в пользу членов экипажа (в нашем случае — с работника-арендодателя).

Заключение договора безвозмездного пользования

Работник может передать личный автотранспорт в безвозмездное пользование организации.

📌 Реклама Отключить

В этом случае отношения между работодателем и работником регулируются главой 36 ГК РФ «Безвозмездное пользование».

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

При этом следует иметь в виду , что согласно пункту 1 статьи 690 ГК РФ передать вещь в безвозмездное пользование может только ее собственник или лицо, управомоченное на это собственником или законом. То есть работник вправе передать в безвозмездное пользование автомобиль только в том случае, если он является его собственником, либо имеет право распоряжаться им на основании доверенности, выданной собственником.

📌 Реклама Отключить

На основании статьи 695 ГК РФ ссудополучатель (в нашем случае — организация) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.

При использовании автомобиля для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы на содержание автомобиля учитываются для целей налогообложения на основании пункта 1 статьи 253 НК РФ.

Следует иметь в виду, что при заключении такого договора налоговые органы могут потребовать доначисления налога на прибыль исходя из рыночной стоимости оказанной физическим лицом услуги на основании подпункта 8 статьи 250 НК РФ, согласно которому внереализационными доходами, подлежащими налогообложению налогом на прибыль, признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг).

📌 Реклама Отключить

Как подписаться >>>