Компенсация на питание

Содержание

Питание на работе – дотации, оплата и время

Одним из способов обеспечения эффективности трудового процесса и лояльности сотрудников является питание на работе. Дотации на питание могут значительно повысить мотивацию сотрудников, стать хорошей социальной гарантией для работников, которая позитивно скажется на уменьшении текучести кадров, а также обеспечить общее повышение экономических показателей бизнеса. При этом работодателям следует учитывать и особенности регулирования питания на работе, его оплаты и времени.

Питание на работе по Трудовому кодексу РФ – нормативы и законы

Несмотря на то, что законодательство обеспечивает определенный пакет обязательных социальных гарантий для трудящихся лиц, питание на работе по Трудовому кодексу не является обязательным для исполнения работодателем требованием, а лишь возможной опцией дополнительных компенсаций и гарантий сотрудникам. Нормативные акты, регулирующие данный вопрос, предоставляют лишь минимальную базу, от которой и следует отталкиваться работодателям. Выглядят они следующим образом:

  • Статья 41 ТК РФ. Положения означенной статьи регламентируют структуру и содержание коллективного договора, предполагая, что в него могут включаться нормативы о питании сотрудников и его оплате.
  • Статья 108 ТК РФ. Она регулирует понятие обеденного перерыва для работников, как обязательного промежутка времени, который сотрудники в том числе могут посвятить и приему пищи.
  • Статья 222 ТК РФ. Эта статья рассматривает единственный исключительный случай, когда на работодателя накладывается обязанность предоставлять работникам питание – в случае, если они трудятся в особо вредных или вредных условиях труда.

Это – общая база правового регулирования питания работников, и так как она обладает минимальным количеством обязательных предписаний или запретов, сейчас работодатели используют множество различных механизмов для обеспечения сотрудников возможностью полноценного приема пищи в процессе трудовой деятельности.

Зачем нужно организовывать питание на работе – преимущества и задачи

Обеспечение питания работников может иметь множество целей и осуществляться работодателем в различном виде. В первую очередь, к основным задачам и преимуществам кормления трудящихся на рабочем месте можно отнести:

  • Улучшение показателей труда. Сытость прямо влияет на большинство физиологических процессов и повышает не только эффективность физического труда сотрудников, но и умственной деятельности. Предоставляя работникам питание, работодатель может быть уверен в том, что они действительно будут полноценно питаться и смогут работать с максимальной отдачей, ведь на практике далеко не всегда работники заботятся о том, чтобы обеспечить себе регулярный и полноценный обед.
  • Повышение сплоченности коллектива. Предоставление питания на работе является хорошим способом улучшить наличествующий психологический микроклимат в коллективе. Совместное времяпрепровождение за обедом позволяет сотрудникам не только общаться вне рабочей обстановки, но также уменьшает связанные с едой конфликты – во многих офисах причиной нездоровой обстановки в коллективе является разница в питании сотрудников, зависть и даже воровство чужих обедов.
  • Уменьшение количества больничных. Как показывает статистика, при обеспечении на предприятии сотрудников питанием, в большинстве организаций уменьшается количество больничных у трудящихся, что также позитивно сказывается на всех показателях деятельности организации. Такой эффект связан с тем, что работодатель имеет возможность обеспечить работникам регулярное, качественное и сбалансированное питание, в то время как сами сотрудники не всегда едят здоровую и полезную пищу и питаются тогда, когда это действительно необходимо.
  • Рост благосостояния работников. Обеспечение питанием на предприятии снижает затраты сотрудников, что прямо влияет на общий их уровень дохода, который за счет этого может довольно ощутимо вырасти. При этом следует отметить, что работодателю обеспечение питания трудящихся может обходиться на порядок дешевле, чем если бы они решали данный вопрос самостоятельно.
  • Косвенное вовлечение в трудовую деятельность и рационально использование перерывов. Опыт зарубежных компаний демонстрирует, что рабочий коллектив, даже находясь на перерыве, так или иначе посвящает свое время решению рабочих вопросов, и тем более эффективно тратится время перерыва сотрудников, чем больше возможностей для комфортного отдыха им предоставляется.

Как организовать питание работников в организации

Сейчас у работодателей есть в распоряжении достаточно большое количество инструментов, позволяющих наиболее эффективно и быстро организовать питание сотрудников на работе. При этом различные способы могут быть актуальны в одних условиях, и неэффективны – в других, поэтому следует выбирать их исходя из предпочтений и особенностей коллектива и общего характера трудовой деятельности. Так, наиболее популярными способами организации питания работников могут быть следующие варианты:

  • Кухня в офисе. Работодатели часто организовывают мини-кухни в офисах. Так, для неё достаточно лишь небольшого помещения со шкафами для посуды, микроволновкой, электрочайником, мойкой и мусорными ведром. Главное – чтобы кухня была обустроена в соответствии с санитарными нормами и была предназначена не более, чем для тридцати сотрудников. При этом следует отметить, что организация собственной кухни имеет как отдельные плюсы, так и минусы. К положительным её сторонам можно отнести разовый характер затрат на обустройство помещения и минимальные последующие расходы. Однако недостатком может стать постоянный запах еды в офисе, зачастую не самый приятный для работников, а также фактическое отсутствие полнорационного питания, так как простая офисная кухня даст лишь возможность приготовления полуфабрикатов и удобного принятия принесенной самими работниками пищи.
  • Договор на обеды с отдельным заведением общепита. Данный порядок действий может быть актуален, если вблизи рабочего места есть подходящее интересам работников и возможностям работодателя заведение общественного питания. Большинство руководителей подобных заведений всегда рады заполучить стабильный поток ежедневных клиентов, поэтому работодателю всегда рекомендуется настаивать на снижении цен для своих сотрудников. Договор может предусматривать предварительный ежедневный заказ определенного количества обедов с расчетом помесячно, а также все иные условия предоставления подобных услуг на усмотрения сторон договора. При этом работодатель может быть уверен, что понесенные им расходы пойдут непосредственно на питание работников. К недостаткам подобного метода можно отнести невозможность реализации его при отсутствии подходящих заведений вблизи рабочего места и относительно высокое количество затрат.
  • Доставка обедов в офис или кейтеринг. Подвоз полноценных обедов на рабочее место сейчас называется кейтерингом. Организации, оказывающие подобные услуги, могут предлагать широкий выбор блюд и возможностей для последующего сотрудничества. К положительным сторонам подобного метода можно отнести такие его аспекты так относительно низкие затраты и возможность предоставления работникам достаточно широкого разнообразие пищевых продуктов, так и минимальный отрыв работников от рабочей деятельности – доставка обедов в офис позволит гарантировать нахождения большинства трудящихся на рабочем месте на время обеденного перерыва.
  • Дотация на питание. Дотации на питание подразумевают выдачу работникам на руки определенного количества средств для оплаты питания. При этом таковые средства могут как подразумевать наличие каких-либо договоров с заведениями общественного питания, так и предполагать самостоятельный выбор работников и выдачу им просто определенных сумм компенсаций на питание на работе. При этом у денежной формы компенсаций расходов на питание на предприятии есть определенный недостаток – работодатель не всегда может эффективно проконтролировать целевой характер расходования выданных трудящимся средств. В случае упоминания данных дотаций на питание в коллективном договоре, работодатель вправе присоединять их к расходам организации в целях налогообложения прибыли.
  • Открытие собственной столовой. Для крупных предприятий с большим количеством сотрудников, может оказаться эффективной даже открытие собственного заведения общественного питания, как предназначенного только для работников предприятия, так и в том числе и для сторонних посетителей. Однако своя столовая потребует значительных процессуальных затрат, обеспечения всех нормативов, применяемых к общепиту, и возможного добавления кодов деятельности и изменения налогообложения. Поэтому рационально прибегать к такому варианту организации часто путем создания отдельного обособленного структурного подразделения или даже дочерней организации.

Одним из вариантов обеспечения питания может оказаться приобретение за счет компании чая, печенья, кофе и напитков. В таком случае расходы на обеспечение питания работников будут минимальными, но и полноценным питанием такой подход назвать нельзя. При этом работодатель не начисляет НДФЛ на стоимость купленных товаров.

Варианты оплаты питания могут подразумевать абсолютно разнообразный характер предоставления работником данных возможностей. Так, питание может обеспечиваться как неоднократно в течение одного дня, так и всего несколько раз в неделю. Работодатель может как компенсировать затрат на еду сотрудников полностью, так и частично.

Мирошниченко Валерий Андреевич

Сотрудники предприятий полагают, что было бы неплохо иметь возможность получать компенсацию за питание, и в некоторых фирмах действительно существует такая возможность. Однако, компенсация расходов на питание сотрудникам может вызвать недопонимание и спор с налоговой службой и внебюджетными фондами, а значит, налоговые последствия коснутся как предпринимателей, так и подчиненных.

Компенсация расходов на питание: как грамотно оплатить обеды

Трудовое законодательство позволяет работодателям выделять средства на оплату обедов для подчиненных, а также на выплату компенсационных сумм по расходам на питание. Однако, особенность такой возможности заключается в том, что такую выплату невозможно отнести к группе компенсаций, как бы наниматель ее не назвал.

Трудовой кодекс содержит только упоминание о подобной компенсации для сотрудников, чьи должностные обязанности связаны с вредными и опасными производствами. А поскольку невозможно учесть затраты на питание в качестве компенсаций, эта выплата будет считаться доходом работника. А в таком случае логично, что, как и на все доходы, на сумму компенсации должны будут начисляться НДФЛ и страховые взносы.

Читайте также статью ⇒ “Замена молока денежной компенсацией при вредных условиях работы в 2020 году”.

Как вариант, компенсацию затрат на обеды можно выплатить в качестве надбавки к окладу без указания оснований, но и тогда работодатель обязан будет удерживать налог на доходы физических лиц и страховые взносы, поскольку и прибавки являются заработком.

Чтобы не удерживать с выплаты взносы во внебюджетные фонды, можно упомянуть в коллективном соглашении фирмы о том, что компенсация расходов на питание сотрудников привязана к проводимой на фирме социальной программе защиты работников.

Читайте также статью ⇒ “Выплаты и компенсации за вредные условия труда в 2020 году”.

Компенсация расходов на питание сотрудников с точки зрения закона

Высший Арбитражный суд России упоминает о том, что компенсации в некоторых случаях не должны облагаться страховыми взносами:

  • если компенсация не является поощрением за работу и не рассматривается как составляющая часть зарплаты;
  • если компенсации введены только в качестве стимулирующих выплат;
  • если выплата компенсации не зависит от условий работы и квалификации рабочих.

Налоговая служба имеет иное мнение и призывает понять, что льготы по налогам и страховым сборам не распространяются на компенсации за питание. Но такая трактовка вопроса основана на законе, который в данный момент не является действительным, а потому судьи в большинстве случаев становятся на сторону работодателей.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация занятий спортом”.

Как может выплачиваться компенсация расходов на питание

Чтобы компенсация расходов на питание не рассматривалась как персонифицированный доход, обеды сотрудников можно организовать в форме шведского стола. Поддерживают такой подход специалисты Министерства финансов – при организации общего стола не получится выявить налогооблагаемую базу для отдельного сотрудника, а значит работодатели не должны удерживать НДФЛ. То же самое касается страховых отчислений.

Еще одним вариантом оформления организации питания работников является списание затрат при условии, что оно организуется в согласии со статьей 255 НК РФ. Состав затрат должен прописываться в коллективном и трудовом соглашении и иметь открытый характер. Министерство финансов не возражает против такого подхода, но обязывает персонифицировать затраты.

Если компенсация выплачивается деньгами или является составной частью оклада, персонификация не будет являться сложной, т.к. происходит учет в расходах на оплату труда.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за использование имущества в служебных целях”.

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФ, ст. 165 ТК РФ О праве работодателя компенсировать расходы на питание
ст. 40 ТК РФ О привязке компенсации затрат на питание к реализации социальной программы по защите работников

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель путем организации для сотрудников питания в форме шведского стола реализует продукты питания, выплачивая затем компенсацию работникам за оплату обедов.

Комментарий: Если налоговая служба заподозрит нанимателя в реализации продукции через организацию шведского стола, на компенсационные выплаты по расходам на питание будет начислен НДС.

Ошибка: Сотрудник требует у работодателя надбавку к зарплате в размере компенсации за оплату питания без удержания НДФЛ.

Комментарий: Если компенсация расходов на питание перечисляется сотруднику в форме надбавки к окладу, выплата рассматривается как доходы, и на эту сумму будет начисляться НДФЛ.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация расходов на питание сотрудников

Вопрос №1: Рискованно или нет осуществлять выплату компенсационных сумм в счет оплаты питания сотрудников по условиям, оговоренным в коллективном договоре предприятия?

Ответ: Компенсации сами по себе не должны облагаться страховыми взносами, а тот факт, что в коллективном договоре они рассматриваются как выплаты социального характера, вызовет подозрение у налоговой службы. Безопаснее всего удержать с компенсаций НДФЛ, тогда инспекция ФНС точно не предъявит требований к доначислению налога.

Вопрос №2: Является ли компенсация расходов на питание сотрудников обязанностью всех работодателей?

Ответ: Нет, подобные выплаты устанавливаются на усмотрение нанимателя, и требовать компенсации не имеет смысла.

? Видео-советы. При каких условиях можно учесть в расходах стоимость питания работников?

В видео раскрывается информация о расходах на питание работников, условия труда, компенсация за задержку зарплаты⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Дотация на питание

Организация питания

Компенсация расходов на обеды сотрудникам встречается в описании вакансий все чаще, хотя, к сожалению, до сих пор не входит в обязательный социальный пакет. В западных странах работодатель повсеместно заботится о питании своих сотрудников. В России эта практика пока лишь набирает популярность. Преимуществ у нее предостаточно: взять, например, то, что у работника появляется возможность не тратить время на поиски обеда, потому как вопрос с тем, как и что съесть в рабочий полдень, уже решен.

Каким образом решаются вопросы организации корпоративного питания, зависит от компании. Структура дотации на питание может быть разной. Для российских компаний больше характерна монетизация льгот: работодатель переводит на зарплатную карту сотрудника сумму, исходя из расчета «количество рабочих дней в месяц умножить на среднюю стоимость обеда», а сотрудник использует их для оплаты обедов. В этом случае дотация на питание может быть полной и частичной. На практике наблюдается другая ситуация: сотрудник дотацию на питание на работе получил, а потратил все на билеты в театр. Театр — тоже хорошо, но он не относится к той цели, ради которой компания переводит эти деньги.

Более эффективной признается натуральная дотация — в виде талонов или специальных пластиковых корпоративных карточек. В начале месяца сотрудник получает определенное количество талонов, которые ежедневно по одному отдает в столовой. В конце отчетного периода заведение общественного питания выставляет счет компании. То же самое касается и пластиковых карточек. На каждой карте есть определенная сумма, которую сотрудник может потратить в любом из подключенных к системе кафе и ресторанов. Это удобно в случае, когда в бизнес-центре открыто несколько разных кафе, которые соглашаются сотрудничать с вашей компанией по такой схеме. У Обед.ру большой опыт подключения ресторанов и кафе и внедрения подобной системы для разных компаний.

А еще Обед.ру — отличная альтернатива талонам и пластиковым картам. Дотация на питание на работе перечисляется на корпоративный счет, доступ к которому вы получаете сразу после заключения договора с нами. С него сумма распределяется по числу сотрудников, у каждого из которых появляется свой доступ в личный кабинет. Коллектив выбирает себе поставщика обедов, и каждый сотрудник заказывает у него обед на завтра. В 16:00 ежедневно все заказы отправляются поставщику. А на следующий день вкусные готовые обеды, расфасованные по контейнерам, будут доставлены прямо к вам в офис.

Таким образом, расходы на обеды сотрудников находятся под контролем у руководителя. Дотация на питание с Обед.ру является наиболее выгодным способом организовать доставку горячих обедов в офис.

Работодатель оплачивает питание работников: разбираемся с налогами и взносами

Способы оплаты

Способы оплаты питания могут различаться. Чаще всего работодатель выбирает для себя наиболее приемлемый вариант из перечисленных ниже:
— выплачивает денежную компенсацию (дотацию) на питание;
— организует доставку питания в офис (по договору с поставщиком);
— выдает бесплатные обеды в собственной столовой;
— оплачивает услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.

Обычно работодатель участвует оплате питания по собственной инициативе, закрепив соответствующее условие в трудовых договорах или коллективном договоре. Однако иногда работодатель обязан оплатить питание в силу требований законодательства.

Оплата питания по собственной инициативе

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ должны учитываться все доходы работников, полученные ими как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Если работникам выплачивается денежная дотация на питание, такая выплата является объектом налогообложения НДФЛ (п. 1 ст. 209 НК РФ). При иных способах оплаты стоимость бесплатного питания является доходом в натуральной форме, который также облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 28.06.13 № 03-04-06/24677).

Однако чтобы исчислить НДФЛ, необходимо установить размер дохода каждого работника. Только в этом случае на сумму дотации начисляется налог (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.99 № 42). То есть для начисления НДФЛ определяющее значение имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника. Если такой учет организован (например, когда талоны на питание выдаются работникам персонально), то на стоимость питания нужно начислить НДФЛ.

Если же организовать персонифицированный учет невозможно (например, при приобретении питьевой воды, чая или кофе), то облагаемого НДФЛ дохода не возникает (письмо Минфина России от 30.01.13 № 03-04-06/6-29).

Особняком стоит ситуация, когда питание организовано по принципу шведского стола. Минфин высказывал мнение, что в таком случае доход работников можно определить расчетным путем: исходя из общей стоимости питания работников и сведений из табеля учета рабочего времени (письмо Минфина России от 18.04.12 № 03-04-06/6-117). Однако судьи с таким подходом не согласны (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.09 № Ф03-2484/2009).

Обратите внимание
Минфин настаивает на том, что работодатель должен принимать все возможные меры по оценке и учету полученного сотрудниками дохода (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715).

Страховые взносы

Когда работодатель выплачивает сотрудникам денежные компенсации (дотации) на питание, то на них нужно начислить пенсионные, медицинские и взносы на травматизм (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 19.05.10 № 1239-19).

При других вариантах оплаты определяющее значение для начисления взносов имеет возможность определить доход каждого работника. Если точная сумма дохода известна, то на стоимость питания нужно начислить взносы. Причем, в базу для начисления следует включить стоимость предоставленного питания с учетом НДС (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Если же сумму дохода определить нельзя (допустим, при варианте «шведский стол»), то на стоимость питания страховые взносы не начисляются. Суть в том, что взносами облагается только адресные выплаты в пользу конкретных работников (письмо Минтруда России от 24.05.13 № 14-1-1061). Эта позиция подтверждена и решением Высшего арбитражного суда, который заявил: если определить экономическую выгоду каждого работника невозможно, то страховые взносы не начисляются (определение ВАС РФ от 09.09.13 № 11907/13).

Обязательная оплата питания

Если работодатель участвует в оплате в силу требований законодательства, то стоимость питания можно рассматривать как компенсацию, связанную с исполнением трудовых обязанностей.

Например, работодатель должен обеспечивать продуктами и питанием работников, которые заняты на работах с вредными и особо вредными условиями труда (ст. 222 ТК РФ). Если компенсация осуществляется в пределах установленных норм, то на нее не начисляются:
— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
— страховые взносы (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Отметим, что вредные условия труда на рабочих местах должны быть подтверждены результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) (см. письмо Минфина России от 31.03.14 № 03-03-РЗ/13985). О том, когда нужно провести специальную оценку, читайте в статье «Спецоценка условий труда: выбираем «оценщика» и подаем декларацию соответствия».

Ситуация. В 2013 года компания провела аттестацию рабочих мест, которая подтвердила наличие вредных условий на рабочих местах. В 2014 год специальная оценка условий труда не проводилась, но компания продолжает выдавать работникам бесплатное питание.

Решение. Стоимость бесплатного питания можно не облагать ни НДФЛ, ни страховыми взносами, поскольку ранее проведенной аттестацией подтверждено наличие вредных условий труда. В этом случае выдача бесплатного питания обязательна в силу требований законодательства.
Прекратить бесплатную выдачу питания можно при одновременном соблюдении двух условий (п. 13 «Норм и условий», утв. приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.09 № 45н):
— специальная оценка подтвердила безопасные (допустимые) условия труда;
— профсоюз организации (иной представительный орган) не возражает против отмены бесплатного питания.
Если же проведенная в будущем специальная оценка вредность не подтвердит, но выдача питания продолжится, то НДФЛ и взносы уже потребуется начислять (поскольку как компенсация такая выдача уже рассматриваться не сможет).

Учет расходов на питание

В каких случаях можно, а когда нельзя учесть расходы на питание? Нужно ли начислять на дотации НДС? Ответы на эти вопросы обобщим в таблице.

Таблица. Учет расходов на питание.

Система налогообложения / налог

Порядок учета

Обоснование

Общая система / налог на прибыль

Стоимость питания включается в состав расходов на оплату труда, если:

— затраты на питание предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами;

— можно определить сумму дохода каждого работника.

П. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 11.02.14 № 03-04-05/5487.

Общая система / НДС

Стоимость бесплатного питания конкретным работникам включается в налоговую базу по НДС, поскольку передача питания считается операцией по безвозмездной передаче товаров. При этом сумма входного НДС, предъявленная продавцами питания, подлежит вычету в общеустановленном порядке.

П. 1 ст. 146, ст. 171 НК РФ, письмо Минфина России от 11.02.14 № 03-04-05/5487.

При выплате денежных компенсаций на питание, начислять НДС не следует, поскольку реализации товаров (передачи права собственности) не происходит. То есть, не возникает объекта обложения НДС.

П. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 02.09.10 № 03-07-11/376.

УСН

При объекте налогообложения «доходы минус расходы» затраты на бесплатное питание работников включаются в состав расходов на оплату труда, если:

— затраты предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами;

— можно определить сумму дохода каждого работника.

П. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 04.03.08 № 03-03-06/1/133.

При объекте налогообложения «доходы» расходы на питание на формирование налоговой базы не влияют.

П. 1 ст. 346.18 НК РФ.

ЕНВД

Единый налог рассчитывается исходя из вмененного дохода. Стоимость бесплатного питания сотрудников на расчет налога не влияет.

П. 1 ст. 346.29 НК РФ.

Компенсация питания сотрудникам

Некоторые российские работодатели предусматривают возможность выплаты компенсации за питание для своих сотрудников. Данный момент регламентирован правовыми актами, поэтому производить компенсирование стоимости питания нужно в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Работодатель должен знать, как именно выплачиваются денежные средства, и облагается ли такая выплата налогами и взносами в фонды.

Общая характеристика

Компенсация — это возмещение от работодателя расходов, понесенных на обеспечение покупки продуктов питания для своих сотрудников. По большей части обязанность по предоставлению работникам питания возлагается на организацию правовыми актами, но иногда руководство фирмы принимает такое решение и самостоятельно.

Вопросы предоставления компенсации на предприятии оговариваются в нескольких правовых актах:

  1. Коллективный договор.
  2. Трудовой договор. Пример оговоренной компенсации стоимости питания в трудовом договоре
  3. Прочие локальные акты.

Порядок учета понесенных расходов может существенно отличаться, учитывая причину, по которой работнику выплачивается компенсация. Поэтому в обязанность работодателя входит заранее определиться с тем, когда выплата компенсации является для него обязанностью, а когда правом.

Предоставление компенсации за питание или самого питания обязательно в следующих случаях:

  1. Сотрудник занят на работах с вредными условиями труда. По закону такой работник должен получать молоко или равноценные продукты. Если сотрудник написал заявление, то вместо молока ему выплачивается денежная компенсация. Классы условий труда
  2. Работа во вредных условиях. Закон не предусматривает возможность получения компенсации, в обязанность работодателя входит обеспечение сотрудников питанием.
  3. Направление работника в командировку. Работодатель должен предоставить сотруднику компенсацию в виде суточных, но при этом отдельной выплаты на питание не предусматривается.

Особенности налогообложения такого рода выплат должны знать работники бухгалтерии.

Статья 164 Трудового кодекса РФ «Понятие гарантий и компенсаций»

Статья 165 Трудового кодекса РФ «Случаи предоставления гарантий и компенсаций»

Трактовка законодательства

В законодательстве существуют противоречия относительно вопросов толкования форм предоставления сотрудникам компенсационных выплат. В частности, в Постановлении ВАС есть утверждение о том, что назначение страховых взносов не осуществляется в отношении следующих видов выплат:

  1. Если такие выплаты не обусловлены условиями труда.
  2. Если выплаты носят стимулирующий характер.
  3. Если выплаты не являются вознаграждением за работу сотрудника.

Однако контролирующие органы с вышеуказанной трактовкой не согласны, что отражено в Письме Минтруда. В этом акте содержится указание, что льготные условия по налогообложению не распространяются на компенсационные выплаты за питание работников.

Налогообложение компенсации

Компенсационные выплаты могут как облагаться налогами, так и не подлежать налогообложению и расчету взносов в фонды. Можно выделить несколько случаев, когда компенсация не облагается НДФЛ:

  1. Если такая обязанность возникла у работника из-за того, что сотрудник трудится на работе с вредными условиями труда. В такой ситуации понесенные затраты не относятся к заработной плате, поэтому бухгалтерия организации имеет право включить данные расходы в обеспечение сотрудников, что позволит снизить ставку по налогам на получаемую организацией прибыль.
  2. При выдаче компенсации в качестве суточных. В законодательстве оговариваются максимальные суммы выплат, которые не облагаются налогами, при превышении суммы — остаток облагается и НДФЛ, и взносами.

Внимание! Если организация предоставляет своим работникам питание по типу шведского стола, налоговые органы рассматривают это как выплату дохода. Если работодателю удастся доказать, что такой стол доступен не только его сотрудникам и не является обязательной частью трудовых правоотношений, то услуги могут быть признаны не облагаемыми налогами.

Статья 210 Налогового кодекса РФ «Налоговая база»

Статья 217 Налогового кодекса РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»

Варианты выплаты компенсации

Рассмотрим более подробно.

Шведский стол

Чтобы избежать персонификации доходов в организации, работодатель может предоставлять питание своим сотрудниками по типу шведского стола. Эту позицию активно поддерживает Министерство труда и большая часть судов, так как при такой форме организации питания на предприятии определить точную налоговую базу, исчисленную на каждого сотрудника, невозможно.

Соответственно, при такой организации питания, организация не может выступать налоговым агентом, а значит, не должна исчислять НДФЛ.

Аналогичное правило действует и при начислении страховых взносов, так как работодатели, которые не могут персонифицировать учет для социального страхования, не могут начислить и взносы на каждого своего работника.

Персонификация расходов

Если питание работников в организации проводится в строгом соответствии с требованиями статьи255Налогового кодекса, то работодатель вправе списывать понесенные расходы.Оговаривается, что все расходы должны нести открытый характер и быть прописаны в индивидуальном трудовом договоре с каждым сотрудником организации или в общем коллективном договоре.

Выплаты на каждого работника должны быть персонифицированы, то есть должно быть документальное подтверждение понесенных расходов на питание каждого сотрудника. Минтруда аргументирует данное требование тем, что предоставление компенсационной выплаты является своего рода заработной платой, что требует наличие документального подтверждения.

При предоставлении сотруднику компенсации у работодателя не должно возникать никаких проблем с персонификацией понесенных расходов, так как все выплаты учитываются в заработной плате.

Статья 255 Налогового кодекса РФ «Расходы на оплату труда»

Отказ от начисления НДС

По нормам законодательства, выплачиваемая работникам денежная компенсация за питание не облагается НДС, если на предприятии не организован шведский стол. Данный вариант может быть неудобен руководству организации, так как в этом случае они теряют прибыль на возможности вычета входного НДС.

Ставки НДС

Популярные ошибки

  1. Первая ошибка: работодатель кормит сотрудников по типу «шведский стол» и после этого перечисляет работникам компенсацию за питание. Если во время проверки у налоговой инспекции возникнут подозрения о том, что руководство компании просто реализует таким образом свою продукцию, то на компенсационные выплаты будет дополнительно начислен НДС.
  2. Вторая ошибка: работник требует от своего работодателя выплату надбавки к заработной плате в размере компенсации за свое питание. Если компенсационная выплата в организации предоставляется в виде надбавки к должностному окладу, то данные денежные средства рассматриваются как доход человека и облагаются налогами.

У каждого способа предоставления компенсации есть и достоинства, и недостатки. При повышении размера заработной платы на стоимость питания, у работодателя появляется возможность учитывать данные денежные средства в интересах налогообложения на получаемую прибыль. При этом не образуется НДС, но у компании остается обязанность по отчислению страховых взносов и налога.

Если выплата компенсации будет проводиться в соответствии с условиями, оговоренными в коллективном договоре, работодатель может столкнуться с еще большим количеством трудностей. В подобной ситуации ему не придется начислять страховые взносы, но у налоговой инспекции могут возникнуть вопросы относительно налогообложения.

Специалисты рекомендуют начислять на такие выплаты НДФЛ.

Если питание в компании организуется по системе шведского стола, то юридические лица не могут вести персонифицированный учет, а, следовательно, уменьшать свою налогооблагаемую прибыль. Но это единственный вариант, при котором работодатель может законно не начислять НДФЛ и страховые взносы, так как определить расходы на каждого работника при выборе такого варианта невозможно.