Командировка на личном автомобиле

1. Сколько путевых листов нужно оформить в длительных командировках в тех случаях, когда сотрудник использует автомобиль и ездит в командировке на нем: должен быть один путевой лист или несколько на каждый день, оформленные на месте командирования диспетчером?
2. Сколько путевых листов должно быть при пересадке водителей с одной машины на другую, притом что за один рабочий день водители несколько раз могут меняться машинами?

3 апреля 2019

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. Путевой лист (один) должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса.
2. На наш взгляд, более правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист.

Обоснование позиции:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ).
В соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях путевой лист.
Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 УАТ, а также п. 9 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее соответственно — Порядок и Приказ N 152)*(1).
Путевой лист (или иной самостоятельно разработанный документ) следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом для перевозок (п. 9 Порядка).
Приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019.
В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист.
По новым правилам путевой лист должен быть составлен:
— до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или
— до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Ранее п. 10 Порядка звучал так: «Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца».

К сведению:
Официальных разъяснений по ситуации с 01.03.2019 пока нет, судебная практика по объективным причинам не сформировалась. Поэтому мы можем высказать только свое экспертное мнение. На информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» в январе, апреле 2018 г. доводилась информация, что консультирование граждан по вопросам заполнения путевых листов не входит в компетенцию Роструда, по данному вопросу следует обратиться в Минтранс России. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России (письмо от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7855).
Исходя из формулировок Приказа N 467 и с учетом ранее данных Минтрансом России разъяснений полагаем, что путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня. Поэтому в отношении первого из указанных в обращении случаев считаем, что путевой лист должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса, т.к. водитель не имеет возможность возвращаться к месту постоянной стоянки (смотрите также Энциклопедию решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта). В этом случае сведения о сроке действия путевого листа включают даты (число, месяц, год) начала и окончания командировки (п. 4 Порядка). На допустимость этого косвенно указывает вывод в постановлении ВС РФ от 05.10.2012 N 46-АД12-18.
В силу прямой нормы п. 11 Порядка, если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (смотрите также Вопрос: В длительной поездке автомобиль посменно используется двумя водителями. Нужно ли в данном случае выписывать отдельный путевой лист на каждого водителя, или в одном путевом листе делать записи о двух водителях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2010 г.)).
Это правило развито в п. 15 Порядка: в случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.
При этом, как мы поняли, в рассматриваемом случае водители не используют автомобиль «посменно», а речь идет о том, что транспортное средство может управляться разными водителями на протяжении одного рабочего дня.
Нами не обнаружено комментариев, в которых бы уполномоченный орган разъяснял, как быть в этом случае. Поэтому формально и в этом случае (чтобы соблюсти требования законодательства и избежать привлечения к ответственности) целесообразно оформить путевые листы на каждого из водителей, которые будут управлять ТС (с учетом того, что сведения о транспортном средстве и водителе являются обязательными реквизитами путевого листа и Порядок не предполагает их указания не в единственном числе).
Включение нескольких водителей в один путевой лист может обусловить привлечение к административной ответственности (решение АС Саратовской области от 27.01.2017 N А57-32494/2016, решение АС Астраханской области от 07.04.2016 N А06-2023/2016 и решение АС Ростовской области от 04.07.2013 N А53-10835/2013). В постановлениях Пятого ААС от 21.08.2018 N 05АП-5392/18, от 16.02.2017 N 05АП-7505/16 также отмечено, что путевые листы не содержат все обязательные реквизиты, установленные разделом 2 Приказа N 152, так как ООО на нескольких водителей заполнялся один путевой лист, не во всех путевых листах указаны Ф.И.О. медицинских работников, проводивших предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителей.
В то же время, с позиции судов, организации, не занятые в осуществлении перевозок, путевые листы (или самостоятельно разработанные на их основе формы) могут оформлять с отклонением от Порядка (решение АС Костромской области от 18.01.2008 N А31-4855/2007). Такой способ заполнения — указание нескольких водителей в одном путевом листе — не влечет непризнания произведенных расходов (решение АС Калининградской области от 30.10.2017 N А21-3696/2017), если иными документами будет подтвержден тот факт, что автомобиль эксплуатировался (как минимум выезжал с места стоянки) и потреблял топливо, маршрут следования (лучше с отметками организаций-контрагентов) докажет использование автомобиля не в личных целях сотрудников.
С учетом этого, на наш взгляд, правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист. Перечисление нескольких лиц в реквизите «сведения о водителе» несет определенные риски (в частности, в случае ДТП или при взаимодействии с надзорными службами), но, как полагаем, также допустимо при условии утверждения организацией формы путевого листа, позволяющей указывать более одного водителя.
Но, поскольку в данном случае водители пересаживаются с машины на машину, будет складываться ситуация, что один и тот же водитель в один день будет указан в нескольких путевых листах, как одновременно работающий на двух маршрутах. Например, в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 05.10.2016 N Ф04-4555/16 такие обстоятельства были упомянуты в связи со спором по поводу обязанности ИП применять УСН (имело значение количество автомашин, используемых ИП).
Как мы полагаем, указание одного водителя в нескольких листах в течение одного дня потребует также отражения в путевом листе на каждого водителя данных медосмотра, поскольку это также обязательный реквизит путевого листа (пп. 2 п. 7 Порядка, п. 16 Порядка). Как представляется, оформить данные по медосмотру по аналогии с п. 15 Порядка не получится, поскольку медосмотру подлежит конкретный водитель, а показания одометра указываются по автомобилю. Поэтому данные медосмотра как обязательный реквизит будут либо повторены в путевом листе на вторую автомашину, или же водителю придется пройти медосмотр повторно (последнее, на наш взгляд, будет избыточным с учетом разъяснений Роструда, приведенных в рекомендованных к прочтению материалах).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Путевой лист (для госсектора);
— Примерная форма путевого листа легкового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (применяется с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании «Гарант»);
— Вопрос: Согласно ст. 213 Трудового Кодекса РФ, а также ст.ст. 20, 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» работодатель обязан обеспечить проведение обязательных предрейсовых медицинских осмотров водителей, с отметкой медицинского работника в путевой листе. В законодательстве указано — «предрейсовые». Как быть, если рейс у водителя длится несколько дней? В этом случае ставится одна отметка врача (в день выезда), или каждый день необходимо где-то отмечаться на пути следования? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2017 г.)
— Вопрос: Наша организация находится в Туле. Планируем отправить одного из наших водителей на несколько недель в командировку в Москву. Перед выездом в командировку работник пройдет предрейсовый осмотр. Как быть с днями в командировке в Москве? Должен ли наш работник, находясь в командировке, проходить предрейсовый осмотр ежедневно? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2017 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

12 марта 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

Документы – основания для выплаты компенсации

Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п. 2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее – Приказ Минфина РФ № 16н). В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 – 6,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – Письмо Минфина РФ № 57). Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Об иных документах в данном письме не говорится. Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150.

📌 Реклама Отключить

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны:

– технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль);

– соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору;

– приказ руководителя о выплате компенсации;

– должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 57,от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140. Чиновники указывают:

1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст. 188 ТК РФ, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

📌 Реклама Отключить

2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце;

3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Путевой лист: выдавать или нет?

Согласно позиции, изложенной УФНС по г. Москве в письмах от 04.03.2011 № 16‑15/020447@, от 22.02.2007 № 20‑12/016776, от 20.09.2005 № 20‑12/66690, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14‑05‑07/6).

📌 Реклама Отключить

Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 78по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

В соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001.

📌 Реклама Отключить

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5–14,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008).

📌 Реклама Отключить

Размер выплаты: нормирован или нет?

По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением. Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются. Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ № 16н.Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы:

Марка автомобиля Предельные нормы компенсации в месяц, руб.
ЗАЗ 116
ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 148
АЗЛК, ИЖ 173
ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 221
Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 91

Отметим, работодатели при выплате компенсации за использование личного автотранспорта не обязаны исходить из приведенных сумм. Приказ Минфина РФ № 16н регламентирует только нормативы при выплате компенсации за счет средств бюджета. 📌 Реклама Отключить

Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб. – для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб. – для авто с объемом двигателя свыше 2 л).

📌 Реклама Отключить

Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24, указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя. Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно.

В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414. В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг).

📌 Реклама Отключить

Марка автомобиля Предельные нормы компенсации*
в месяц, руб.
ЗАЗ 3 392
ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 4 725
АЗЛК, ИЖ 5 067
ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 5 799
Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 2 546

* Пунктом 1 Постановления Правительства № 414 разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от условий эксплуатации легковых автомобилей. 📌 Реклама Отключить

Как отразить в бухгалтерском учете?

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н).

Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 132Инструкции № 183н):

Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»

📌 Реклама Отключить

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п. 88 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»

Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

Страховые взносы. Начислять или нет?

Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 № 14‑03‑11/08‑13985. Согласно положениям ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

📌 Реклама Отключить

Пунктом 1 ст. 7 Закона о страховых взносах определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Аналогичные нормы действуют в отношений страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ).

Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст. 9 Закона о страховых взносах и ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ.

📌 Реклама Отключить

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ страховые взносы не начисляются на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

📌 Реклама Отключить

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343‑19,от 05.08.2010 № 2538‑19.

Следует ли удержать НДФЛ с компенсации?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса. Как уже было отмечено выше, ст. 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма ФНС РФ от 27.01.2010 № МН-17-3/15@,Минфина РФ от 23.12.2009 № 03‑04‑07‑01/387, от 01.12.2011 № 03‑04‑06/6-328).

📌 Реклама Отключить

Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль?

Вопросы обложения налогом на прибыль компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях рассмотрены в письмах Минфина РФ от 09.08.2011 № 03‑03‑06/1/465, от 15.10.2010 № 03‑03‑06/1/649.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

📌 Реклама Отключить

Следует также обратить внимание на то, что компенсация должна начисляться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150).

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Как уже было отмечено, такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ № 92.

📌 Реклама Отключить

Вместе с тем следует отметить, что Минфин в Письме от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13 указал, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера (например, договор аренды транспортного средства без экипажа), по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены в полном объеме как для целей налогообложения прибыли организаций, так и в бухгалтерском учете автономного учреждения. Аналогичный вывод следует из Письма от 22.12.2011 № 03‑03‑06/1/844.

В соглашении к трудовому договору В. В. Ивановой указано, что для исполнения трудовых обязанностей она использует личный легковой автомобиль. Сотрудница представила документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя автономного учреждения компенсация выплачивается с 01.02.2012 в размере 4 200 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности и подлежит включению в состав прямых затрат по учреждению при формировании себестоимости платных услуг. С 01.02.2012 по 16.02.2012 В. В. Иванова была в отпуске.

📌 Реклама Отключить

В соответствии с п. 6 Письма Минфина РФ № 57 в феврале компенсация за использование личного автомобиля (ВАЗ) будет выплачена без учета времени нахождения В. В. Ивановой в отпуске. В феврале 2012 года – 29 календарных дней, для расчета учитывается период с 17‑го по 29 февраля. Сумма выплаты составит 1 882,76 руб. ((4 200 руб. / 29 дн.) x 13 дн.).

Бухгалтер автономного учреждения сделает следующие учетные записи:

Командировка на личном автомобиле в 2019 — 2020 годах (особенности)

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Как оформляется выезд в командировку?

Возмещение командировочных расходов

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

  • гарантии работнику при направлении его в командировку;
  • порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках на 2019 — 2020 годы».

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос «Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля» есть 2 ответа:

  1. Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:
  • 1 200 руб. в месяц — если объем двигателя менее 2000 см 3;
  • 1 500 руб. в месяц — в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

  • название и номер путевого листа;
  • данные о сроке действия документа;
  • данные о владельце автомобиля;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. .

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Скачать бланк формы Т-9

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):

  • наименование организации;
  • дату составления и номер распорядительного документа;
  • данные сотрудника, наименование его должности;
  • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
  • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
  • цель командировки;
  • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
  • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец заполнения

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  • на проезд в обе стороны;
  • на съем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
  • чеки на ГСМ;
  • путевой лист;
  • служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

***

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2020 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

ДТП

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Образец заявления на командировку можно использовать при составлении документа.

Как написать служебную записку на командировку? Образец .

Порядок оформления

Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Образец служебной записки здесь.

Компенсация расходов

Сотруднику компенсируются:

  • оплата ГСМ, ремонт;
  • суточные;
  • иные расходы.

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника. Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки.

Вопросы налогообложения

Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей.

Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации.

Документальное оформление командировки имеет свои особенности.

Как оплачивается командировка в выходные дни? Информация .

Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье.

Судебная практика

В 2020 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях.

Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.

Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

Здесь представлена судебная практика.

Правильное оформление путевого листа при нахождении сотрудника в командировке

Если речь заходит о путевом листе, то стоит понимать, важность и необходимость данного документа, независимо от того, куда поедет ваш сотрудник. Для того чтобы в дороге не возникло вопросов к водителю, путевой лист должен быть оформлен правильно. Если у вас нет сотрудника, который может правильно заполнять путевой лист, наша компания может помочь вам в данном вопросе.

Правильное оформление командировки и путевого листа

Даже если сотрудник отправляется в командировку, независимо от того, каким транспортном от пользуется личным или транспортом предприятия, у него должна быть оформлена правильно путевка. При наличии путевого листа, сотрудник возможность подтвердить цель поездки. Если поездка рабочая, то сотрудник имеет право получать требуемое количество ГСМ, а также суточные денежные средства на проживание.

При оформлении путевого листа, сотрудник компании должен использовать только установленный бланк, в котором прописывается вся требуемая информация. В рамках Постановления № 78 есть утвержденный бланк, на основании которого компания оставляет право разработать свой бланк, удобный для использования на предприятии.

В путевом листе должна быть указана следующая информация:

  • срок действия документа. При отправлении водителя в командировку, указывается не только период, когда водитель будет находиться в поездке, но и все время пребывания в чудом городе;
  • информация о технической исправности автомобиля и о том, что водитель прошел медицинский осмотр. Действует данная отметка на весь период командировки.

Правильно заполненная путевка позволит передвигаться не только по указанному направлению, но и в другом городе.

Необходимость оформления путевого листа

Оформление путевого листа необходимо, независимо от того, куда отправляется водитель. В случае если он будет передвигаться не по собственным нуждам, а по заданию организации, данный документ может быть затребован сотрудником ГИБДД.

Способ заполнения путевого листа может быть выбран сотрудником транспортной компании самостоятельно. Это может быть заполнение от руки или заполнение на компьютере. Дата и время технического осмотра в путевом листе ставится контролером, который выпускает транспортное средство в рейс.

Важно! независимо от того, какой вариант заполнения будет выбран вашей компанией, пометка контролера и медика должна быть произведена от руки. Это важное правило, которое предусмотрено законодательством. Кроме отметки, сотрудники указывают свои данные ФИО и ставят подпись.

Если путевой лист заполняется перед поездкой, то в него не могут быть сразу внесены данные километрожа и количества израсходованного топлива. Заполнение данной информации производится по прибытию автомобиля на предприятие.

Срок оформления путевого листа

Срок оформления путевого листа зависит от того, какое количество времени автомобиль будет находиться в поездке. Указывается дата отправления и ориентировочная дата прибытия на предприятие.

Но есть и ограничения, которые установлены законодательством. Так в приказе № 467 от 21.12.2018 года установлен срок — путевой лист не может быть выписан сроком более, чем на один месяц. Если рабочий рейс длится в течение одного дня, то путевой лист оформляется с утра, перед поездкой. На одну машину оформляется один путевой лист, даже если водитель делает несколько рейсов.

Ранее была возможность оформления путевого листа сроком более, чем на один месяц, но требовалось прописывать в документ каждый рейс, независимо от того, куда отправится водитель.

Наша компания оказывает услуги по оформлению путевого листа. Для заказа услуг достаточно оставить заявку на сайте или связаться с нами по контактному номеру телефона.