Когда отменили командировочное удостоверение

Содержание

Загрузка документа «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: 11084

Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf

Размер текстовой версии файла: 1,7 кб

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
  • Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (пример)
  • Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (пример)
  • Журнал учета рекламаций на неисправную часть локомотива в период его гарантийной эксплуатации
  • Журнал учета решений о предоставлении в электронном виде сведений, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц и едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей
  • Журнал учета результатов экономии, рационального расходования материальных и денежных средств соединения (воинской части)
  • Журнал учета результатов входного контроля материалов, полуфабрикатов при изготовлении тупиковых упоров
  • Журнал учета рецептуры. Форма N А-2.6
  • Журнал учета результатов оперативного контроля информации бортовых устройств регистрации (БУР)
  • Журнал учета ремонта жилых комнат и мест общего пользования в квартирах силами и за счет средств жильцов. Форма N ЖХ-14
  • Журнал учета ремонта технических средств охраны и надзора, применяемых для оборудования объектов уголовно-исполнительной системы
  • Журнал учета решений о реструктуризации задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
  • Журнал учета решений о прекращении реструктуризации задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
  • Журнал учета ремонтных работ в учреждениях, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, и следственных изоляторах уголовно-исправительной системы МВД России
  • Журнал учета решений о предстоящем исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

  • руководитель фирмы;
  • руководитель структурного подразделения;
  • сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

  1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
  2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
  3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
  4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
  5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
  6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
  7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Образец

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

ФАЙЛЫ
Скачать образец служебного задания на командировку .doc

ООО «Агат»

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

№77-к

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

  • используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
  • документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

  • сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
  • если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
  • появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Тезисно

  • Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
  • В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

Журнал учета приказов (распоряжений) о направлении в командировки (иные поездки)

Развернуть ▼
Общий порядок направления работников в служебные командировки и деловые поездки регламентируется ст. 166-168.1 Трудового кодекса РФ.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) для оформления и учета служебных командировок, в которые направляются работники, работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).
Для оформления и учета других служебных поездок, в которые направляется работник, также целесообразно издание соответствующих приказов (распоряжений).
Основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку является служебное задание, а о направлении в иную служебную поездку, за исключением совершаемых постоянно — соответствующее решение работодателя, обосновывающее необходимость выполнения такой поездки. В свою очередь, на основании приказа (распоряжения) о направлении в служебную командировку оформляется командировочное удостоверение.
Таким образом, рассматриваемый нами приказ (распоряжение) является одним из важнейших документов по учету труда. Следовательно, на предприятии должны быть созданы условия для надлежащего хранения приказов (распоряжений) о направлении в служебную командировку (поездку), в том числе их учета.
Для фиксации и оперативного поиска сведений о приказах (распоряжениях) о направлении в служебную командировку (поездку) рекомендуется вести соответствующий журнал (книгу).
На основе журнала (книги) можно получить следующие сведения:
— количестве состоящих на хранении приказов (распоряжений) (как в целом, так и в пределах учетного периода времени, в том числе в процентах от общего количества приказов (распоряжений), состоящих на хранении);
— средней продолжительности командировок (иных поездок);
— количестве командировок (иных поездок) и направленных в них работников: в целом, в пределах учетного периода времени и за определенный день.
Эти сведения могут быть использованы, например, для определения объема выполненных видов работ, оценки эффективности работы отдела кадров, подготовки соответствующей отчетности и т. п.
Журнал учета приказов (распоряжений) о направлении в командировки содержит графы (столбцы):
1. № п/п
2. Дата приказа
3. Фамилия, инициалы
4. Табельный номер
5. Пункт назначения командировки (поездки)
6. Дата начала командировки (поездки)
7. Дата окончания командировки (поездки)
8. Продолжительность
9. Примечание
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

Порядок учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки

Основными документами, регламентирующими порядок учета командировок сотрудников, является Трудовой кодекс РФ и Постановления правительства РФ №749 и №1595. Согласно последнему документу, с января 2015 года оформление командировок максимально упрощено: до этой даты оформление командированного сотрудника подразумевало подготовку целого ряда документов (приказа, служебного задания, командировочного удостоверения и прочих бумаг).

Основные изменения, которые произошли, заключаются в следующем:

  • отменены сразу несколько документов: командировочное удостоверение, служебное задание для сотрудника и отчет о его выполнении (несмотря на их отмену, многие организации продолжают использовать данные документы в соответствии со своей учетной политикой, что не противоречит действующему законодательству);
  • отменено обязательное ведение журналов учета выбывающих и прибывающих командированных работников (ведение данных регистров сегодня не обязательно, но допускается, если такой пункт закреплен в учетной политике организации);
  • внесены коррективы в механизм подтверждения фактического срока пребывания в командировке.

Основным документом для направления сотрудника в командировку является приказ.

Кроме него, обязательными документами являются авансовый отчет и служебная записка, подтверждающая командировочные расходы (данные документы предоставляются по возвращении сотрудника из командировки).

Порядок оформления приказа

Письменный приказ руководителя является главным основанием для направления сотрудника в командировку для выполнения им какого-либо служебного задания. Для оформления приказа можно использовать стандартную форму документа Т-9 (если в командировку направляется один сотрудник) или Т-9а (если в командировку направляются несколько сотрудников).

В каждой организации может быть разработана своя форма приказа.

В форму приказа должны быть включены следующие данные:

  • наименование организации;
  • номер документа и дата его составления;
  • ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • место выполнения сотрудником служебного задания во время командировки;
  • период пребывания в командировке (с указанием дат отъезда и прибытия);
  • цель пребывания в командировке;
  • сведения об использовании сотрудником во время командировки личного, служебного или общественного транспорта;
  • сведения о возмещении командировочных затрат.

Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другой информацией при необходимости.

Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которое его заменяет.

Во многих организациях ознакомление командированного сотрудника с приказом осуществляется под роспись. После этого документ хранится в организации. Срок его хранения по общепринятым правилам составляет 75 лет.

Оформление командировочных расходов

Организация должна компенсировать расходы сотрудника, связанные с командировкой.

Компенсации подлежат следующие виды затрат:

  • проезд в обе стороны и по месту пребывания;
  • аренда жилья во время командировки;
  • суточные затраты, осуществляемые сотрудником на питание и другие нужды (по согласованию с работодателем).

Размер суточных расходов каждая организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

При этом существуют общепринятые нормы расходов, не облагаемые НДФЛ:

  • 700 рублей в день (если командировка проходит в пределах территории РФ);
  • 2500 рублей в день (если командировка проходит за границей).

Если суммы суточных выплат превышают указанные цифры, они подлежат обложению НДФЛ.

Кроме того, на некоторые виды расходов предусмотрено начисление пенсионных и социальных страховых взносов. К примеру, заказ еды в номер гостиницы предполагает отчисление таких взносов.

Оплата командировочных расходов осуществляется в следующем порядке: на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в размере суточных за все дни отъезда и суммы предполагаемых дополнительных расходов. После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием фактического срока пребывания в командировке. К данной записке прикладываются документы, подтверждающие фактически произведенные траты (проездные билеты, в том числе электронные посадочные талоны, квитанции о найме жилья и т. д.).

При использовании сотрудником личного или служебного транспорта во время командировки в качестве подтверждающих финансовых документов могут выступать путевые и маршрутные листы, счета, квитанции и чеки, подтверждающие покупку ГСМ.
Авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные траты, составляется в течение трех дней после возвращения работника из командировки. После того, как руководитель ознакомится с документами и утвердит их, бухгалтерия произведет окончательный расчет.

Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему было выдано, он должен вернуть оставшуюся разницу. Если же лимит, наоборот, был превышен, организация компенсирует понесенные затраты из общих средств.

Журнал учета командированных работников

В некоторые компании в командировку прибывают более 2000 человек в год. Как выполнить требования Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н, как вести журнал учета, сколько его хранить, как оформлять отметки на командировочных удостоверениях, как можно распределить обязанности? Автор делится опытом оптимизации работы по регистрации командированных работников.

Что нужно делать?

Все организации с выходом Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязаны вести учет:

  • командируемых работников в журнале выбытия (полностью он называется «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации») и
  • прибывших в командировку работников в журнале прибытия (полностью — «Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы»).

Формы обоих журналов утверждены Приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.

Итак, после выхода данного Приказа Минздравсоцразвития в номенклатуре дел должны быть два новых дела, наименования которых совпадают с официальными полными наименованиями журналов, срок хранения каждого из них — 5 лет. Он отсчитывается после окончания рабочего года, в котором сделана последняя регистрационная запись в журнале (например, если она датируется 23.12.2013, то первым годом хранения будет 2014-й, а последним (пятым) — 2018 г.).

Кроме того, организации были обязаны издать приказ с назначением одного или нескольких ответственных лиц за ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если объем работы большой, то делить его между разными лицами лучше не по потокам (прибывающих и убывающих в командировку), а по подразделениям вашей организации (в которые прибывают и из которых выбывают в командировку) — так удобнее. Если организация использует стандартную форму журналов, то это нужно указать в своем приказе, сославшись на Приложения N N 2 и 3 Приказа Минздравсоцразвития России. Уменьшать состав регистрируемой информации нельзя, но расширить можно (в этом случае дополненную форму лучше утвердить тем же приказом по организации).

Фрагмент документа. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Приложение N 2

ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

N п/п

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

Место командирования

наименование организации

пункт назначения

Приложение N 3

ЖУРНАЛ учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

N п/п

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

Сосредоточим внимание именно на журнале прибытия. В ОАО «Куйбышевский нефтеперерабатывающий завод» приезжает более 2000 командированных специалистов в год, поэтому без оптимизации работы по их регистрации не обойтись.

Если регистрировать «по старинке»

По прибытии работник направляется в канцелярию, где в журнал прибытия на основании данных, указанных в командировочном удостоверении, делается запись, затем в командировочном удостоверении проставляются отметки. Все это несложно, когда в организацию прибывает небольшое количество работников.

А если они исчисляются тысячами? Каждого прибывшего работника необходимо внести в журнал прибытия, затем проставить отметки в командировочном удостоверении — и так множество раз за год. Российская промышленность еще не научилась выпускать журналы, которые сохраняли бы свой первозданный вид, как бы вы аккуратно ими не пользовались при такой нагрузке. Уже ко второму кварталу отрывается корешок, и для его восстановления в ход идут скотч и зажимы. Листы журнала тоже изнашиваются.

А о расшифровке рукописных записей, сделанных на скорую руку, и о поиске в журнале нужной информации (если не знаешь дату прибытия командированного) можно просто легенды слагать.

Для получения информации журналом прибытия пользуются работники разных подразделений, в т.ч. копируют его листы, распластав на стекле копировального аппарата и почти разрывая его на две части, чтобы надпись возле корешка на копии получилась четкой.

И вот уже к середине года, заполняя такой потрепанный журнал в присутствии работников, прибывших в командировку, чувствуешь, что имидж организации страдает.

Как задействовать Excel?

В Приказе Минздравсоцразвития России ничего не сказано о надлежащей форме журнала (бумажной или электронной). Да и собирать подписи в журнале ведомство не требовало. Поэтому его можно вести в доступной программе Microsoft Excel и в конце года распечатывать на бумагу.

Можно расширить состав граф (см. пример 1), добавив:

  • наименование города, из которого прибыл сотрудник;
  • наименование подразделения и Ф.И.О. работника, к которому прибыл командированный.

Пример 1. Журнал прибытия в Microsoft Excel.

Практика работы показала востребованность этой информации, которую в Excel потом удобно автоматически находить, сортировать, фильтровать.

Дополнительные столбцы перед распечаткой журнала для дальнейшего хранения можно удалить, но в течение года часто обращаться к ним. Журнал прибытия размещается в сетевой папке организации для общего доступа в режиме «только чтение». Таким образом, все работники могут ознакомиться с содержимым, а вносить изменения в журнал могут только ответственные лица, знающие пароль.

Если в организацию прибывает большое количество работников, то целесообразно издать распорядительный документ о назначении в каждом подразделении ответственного за ведение журнала прибытия и предоставить доступ «для редактирования». Но ответственным за проставление отметок в командировочных удостоверениях оставить одного работника отдела кадров, который проставляет их после того, как увидит заполненными сведения о прибывшем лице в журнале.

Пример 2. Отметка о прибытии в командировочном удостоверении (на обороте)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

С целью сокращения времени работника на проставление отметок в командировочном удостоверении в организации можно использовать штамп, в котором указать все необходимые данные, вручную останется проставить лишь дату. Использование такого штампа не только экономит время, но и обеспечивает четкость прочтения данных (см. пример 3).

Пример 3. Отметка о прибытии заполнена при помощи наборного штампа.

На этой отметке должен быть проставлен оттиск печати. Если активно использовать основную печать организации, то это ускорит ее износ и приблизит дату необходимости замены на новую. При большом потоке командированных целесообразно изготовить специальную печать для командировочных удостоверений (ее использует ОАО «Малахит» в примерах 2 и 3) и назначить ответственным за ее использование того же, кто работает с данными документами в вашей организации.

По окончании года ответственный работник отдела кадров распечатывает электронный журнал прибытия, в котором страницы уже пронумерованы. Получается аккуратно заполненный, чистый журнал, который необходимо прошить и на обороте сшива на узел ленты либо нити наклеить листок, оформив на нем заверяющую сшив надпись (см. пример 5). Еще одну заверительную надпись принято оформлять внутри ниже последней заполненной регистрационными данными строки (см. пример 4). В принципе все сведения из этих двух надписей можно объединить и указать при заверении сшива, если их подписывает одно лицо (как это показано в примере 6).

Пример 4. Заверительная надпись в конце журнала под последней строкой с регистрационными данными.

Пример 5. Заверение сшива распечатанных листов журнала прибытия.

Пример 6. Оформление на обороте сшива журнала прибытия заверительной надписи расширенного содержания.

Обычно регистрацию документов осуществляют несколько сотрудников подразделения, тогда заверительные надписи на журнале оформляет его руководитель. Если в организации есть конкретное лицо, ответственное за ведение журнала прибытия, именно оно по логике и должно оформить эти надписи, подписав их. Если ведением этого журнала в электронном виде занимаются сотрудники разных подразделений, то заверить содержимое журнала может и ответственный сотрудник отдела кадров.

Если бы журнал велся в купленной сброшюрованной книге, то прошивать ее не было бы необходимости, достаточно было бы оформить заверительную надпись внутри под последней строкой (как в примере 4).

Далее в архив сдается распечатанный заверенный журнал, а в сетевой архивной папке электронный журнал продолжает храниться тоже в течение 5 лет, но имеет для всех доступ «только чтение».

Теперь подытожим, что необходимо отразить в приказе организации, распределяющем обязанности по регистрации прибывающих в командировку между несколькими должностными лицами:

  • необходимо назначить ответственных за ведение журнала прибытия в каждом подразделении организации, куда сторонние специалисты прибывают в командировку. Если вы используете стандартную форму журнала прибытия, утвержденную Приказом Минздравсоцразвития России, то достаточно сослаться на его Приложение N 3; а если разработали собственную форму, то ее необходимо утвердить данным приказом по организации и оформить как приложение к нему;

необходимо назначить ответственное лицо в кадровой службе, на которое возложить:

проставление отметок в командировочных удостоверениях на основании информации, уже внесенной в журнал прибытия;

заверение этих отметок конкретной печатью, за надлежащее использование и сохранность которой оно отвечает;

распечатку в конце каждого года электронного журнала прибытия на бумажный носитель и его заверение, при этом отдельно необходимо оговорить, оттиск какой печати здесь будет проставляться (обратите внимание: если на командировочных удостоверениях ответственное лицо из отдела кадров проставляет печать «для командировочных удостоверений», то при заверении распечатки журнала ее использовать некорректно, здесь уже нужен оттиск печати отдела кадров, а если таковой не имеется, то печати организации).

* * *

Преимуществ ведения электронного журнала прибытия в Microsoft Excel по сравнению с рукописным журналом масса.

Уменьшается время на обработку данных прибывших работников. Например, при прибытии одновременно нескольких работников из одной организации с одинаковыми датами после заполнения строки по первому человеку ее можно скопировать, заменив в последующих, как правило, только Ф.И.О. Если работник прибывает неоднократно в течение года, то при заполнении первых букв Excel предлагает полный вариант содержимого ячейки, ориентируясь на заполненные выше строки, а вы уже соглашаетесь с его предложением либо правите. Например, поэтому инициалы лучше указывать после фамилии (речь идет о второй колонке журнала, см. пример 1).

Нахождение журналов в сетевой папке уменьшает время на поиск данных о прибывших работниках, повышает качество выдачи информации в печатном виде. При поиске работники не занимают рабочее время ответственного, а самостоятельно со своих рабочих мест могут зайти в сетевую папку и получить все необходимое.

При распечатке журнала прибытия по истечении года страницы уже пронумерованы, все данные легко читаемы. Главное здесь — правильно заверить распечатку.

Использование современной техники и грамотная организация работы отдела кадров избавляют от очередей вновь прибывших (ведь данные в журнале прибытия заполняют несколько лиц, а ответственному работнику остается лишь сделать отметку в командировочном удостоверении, при помощи штампа это происходит еще быстрее).

И.Баринова

Специалист

Управления делами

ОАО «Куйбышевский

нефтеперерабатывающий завод»