Касса в обособленном подразделении

Ведение нескольких касс в «1С:Бухгалтерии 8»

Добрый день! Я работаю на предприятии (общая система налогообложения), основной вид деятельности которого — предоставление услуг. Оплата за услуги происходит в разных точках города (это не обособленные подразделения), а касса предприятия находится в главном офисе.

Подскажите, можно ли вести несколько касс в «1С:Бухгалтерии 8», которые были бы полностью раздельными, и при этом чтобы кассовые документы велись с различными номерами и префиксами.

Ю. Смельник, г. Харьков

Отвечает Анна САРАЕВА

Да, такая возможность в «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрена. Чтобы ею воспользоваться, вам нужно зайти в «Настройки параметров учета» (меню «Предприятие → Настройки параметров учета») и на вкладке «Прочий аналитический учет» включить опцию «Вести аналитический учет денежных средств по обособленным подразделениям» (рис. 1), после чего сохранить изменения, нажав кнопку «ОК».

Аналогичную опцию нужно включить и в настройке учетной политики предприятия, см. рис. 1 (меню «Предприятие → Учетная политика → Учетная политика организаций»).

Благодаря включению опции в настройках параметров учета в плане счетов у счета 30 появится еще одно субконто «Обособленные подразделения» (рис. 2).

Теперь что касается заполнения кассовых документов. В результате произведенных изменений в настройках учетной политики предприятия, в расходных и приходных кассовых ордерах по организации, для которой была включена возможность ведения учета по обособленным подразделениям, появится новый реквизит «По обособленному подразделению» (рис. 3). Так вы получите возможность в кассовых документах указывать нужную вам кассу. Заполнение всех остальных реквизитов документа остается неизменным.

Таким образом, учет в информационной базе будет, как и раньше, вестись по одному предприятию и при этом вы получите возможность вести несколько касс, нумерация же у кассовых документов будет раздельная. Кроме того, вы сможете формировать кассовую книгу отдельно по каждой кассе (рис. 4).

Успехов в работе!

Касса в обособленных подразделениях

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2012 г.

Содержание журнала № 16 за 2012 г.На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Недавно Центробанк в ответ на запрос ФНС пояснил: своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений (ОП) без исключенияПисьмо ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255. Это породило у бухгалтеров новые вопросы, связанные с ведением кассовых операций в ОП.

Н.К. Есенина, Красноярский край

Мы с начала этого года поступали по старинке, то есть заносили операции ОП в кассовую книгу головного подразделения. Нужно ли теперь переделывать всю документацию с января и если да, то как?

: Не нужно. Достаточно завести в ОП кассовые книги с текущего момента. Ведь оштрафовать за учет операций ОП в одной общей книге организации, а не в отдельной нельзя. Под оприходованием наличных в кассу понимается внесение записей в кассовую книгу на основании всех ПКО и РКО за деньп. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение). И от того, что деньги учтены в основной кассовой книге организации, а не в книге ее подразделения, они неоприходованными не становятся.

Если же вы для пущей безопасности все-таки решите переделать документы, помните, что срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения — 2 месяца с момента их совершенияч. 1 ст. 4.5 КоАП. Так что более ранние периоды перелопачивать бессмысленно.

В. Фатеева, г. Ростов-на-Дону

У нашей организации 29 торговых точек, у каждой точки из кассовых операций — только прием наличных от покупателей в течение дня и сдача всей выручки вечером в кассу дирекции. Делать по каждой точке отдельную кассовую книгу — ненужная работа! Что нам грозит, если я буду по-прежнему все операции отражать в одной кассовой книге?

: Раз в ОП есть кассовые операции, там должны быть и касса, и кассир, и кассовая книга. Но это по правилам. А на деле в тех ОП, которые наличные у себя не хранят и не расходуют, вести отдельную книгу особого смысла нет. И если вы полностью отражаете выручку таких подразделений в основной кассовой книгеп. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) и у вас есть документы на передачу денег из ОП в основную кассу, то штрафовать вас не за что. Обратите внимание: вместе с выручкой из ОП в основную кассу следует передавать также документы, которые являются основанием для ее оприходования. Это Z-отчеты (при продажах с применением ККТ) и копии БСО либо их отрывные части (если вместо кассовых чеков обособленное подразделение выдает БСО).

А вот при появлении в ОП расходных операций (например, возврат покупателям денег за товар не в день его покупки) мы советуем завести там отдельную кассовую книгу и назначить кассира. Ведь иначе кассиру основной кассы придется подписывать РКО и, соответственно, отвечать за выдачу денег, которая происходила без него.

В. Лейка, г. Тольятти

Прочитав Письмо ЦБ, заводим отдельные кассовые книги в каждом из наших ОП, не имеющих своих счетов в банке. Нужно ли будет ежедневно сводить данные всех этих книг в одну общую кассовую книгу по организации?

: Делать сводную книгу Положение не обязывает. Вы можете вести ее, если это необходимо для ваших внутренних нужд (аналитических либо контрольных), но налоговики не вправе требовать ее у вас для проверкиПостановления ФАС УО от 04.08.2010 № Ф09-5313/10-С1; ФАС ЦО от 29.10.2010 № 35-12310/2009.

Листы кассовых книг ОП (вторые отрывные экземпляры листов бумажной книги либо распечатки, если книга ведется в электронном виде) нужно передавать в головное подразделение и там сшивать отдельно по каждому ОПп. 2.5 Положения.

Нет основной кассы — нет и «главной» кассовой книги

Р. Жучинская, г. Новгород

У нас несколько ОП, которые имеют дело с наличными, а в главном офисе все операции проходят через банк, наличных нет. Но если каждое ОП будет вести свою кассовую книгу, то что же мне записывать в основную кассовую книгу организации?

: Раз в главном офисе нет кассовых операций, то у него не может быть и своей кассы, и соответствующей ей кассовой книги. То есть у вас должны храниться только сшитые листы кассовых книг ОПпп. 1.2, 2.5 Положения.

А. Русачева, Ленинградская обл.

У нас несколько небольших магазинчиков, не имеющих своего лимита остатка наличных в кассе, где кассовые книги ведут на бумаге. Передавать отрывные листы в бухгалтерию каждый день нет возможности — их сдают раз в неделю. Что нам за это будет?

: Ответственности за нарушение срока передачи листов не предусмотрено. Главное, чтобы у вас своевременно передавалась информация об остатках денег в кассах магазинов и вы не допустили превышения лимита остатка кассы. Ведь за это предусмотрен немаленький штраф: от 40 000 до 50 000 руб. — для организации и от 4000 до 5000 руб. — для директорач. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

В каждом ОП — свой кассир и свой уполномоченный подписывать ПКО и РКО

Б. Корсакова, Московская обл.

Не могу понять, кто будет подписывать РКО и ПКО по операциям ОП, если там нет бухгалтера и руководителя, имеющих право подписи финансовых документов? До сих пор у нас кассовая книга была одна на всю организацию и все кассовые ордера по операциям ОП оформляли и подписывали в центральной кассе. А теперь что, директору, главбуху и кассиру центральной кассы по всем точкам продаж каждый день ездить, чтобы поставить свои подписи?

: Разумеется, этого делать не нужно. Полномочия подписывать кассовые ордера ОП ваш директор может передать тому сотруднику ОП, который отвечает за полноту поступления наличных в кассу и принимает решения о расходовании из нее. Что до подписи бухгалтера, то она не обязательна — при отсутствии бухгалтера РКО и ПКО подписывает кассирп. 2.1 Положения либо руководитель. А последний, как мы уже сказали, вправе свои полномочия передатьпп. 1.2, 2.2 Положения. Причем нет никаких ограничений, кому именно из работников их передавать. То есть это может быть все тот же сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. Он один будет оформлять и подписывать кассовые документы и кассовую книгу.

У каждого ОП — своя нумерация кассовых ордеров

В. Залесская, г. Новосибирск

Если каждое ОП ведет свою кассовую книгу и само оформляет ПКО и РКО, то как соблюдать хронологический порядок нумерации кассовых документов в целом по организации?

: Сейчас требования соблюдать такой порядок нет. Достаточно вести сквозную нумерацию внутри каждого подразделения. Можно добавлять к порядковым номерам кассовых документов каждого ОП его собственный буквенный или цифровой индекс.

Н. Ермошина, г. Нижний Новгород

У нас есть несколько ОП в другом городе. Нам удобнее централизованно сдавать деньги в банк через одно из них, а также при необходимости пополнять кассу одного ОП из выручки другого. В Положении написано, что подразделения сдают наличные только в банк и в свою организациюп. 1.5 Положения. Так что же, ОП не могут передавать деньги друг другу?

: Могут. Ведь ОП не являются отдельными юридическими лицамист. 55 ГК РФ. Они — часть организации. Так что передача наличных из одного ОП в другое — это и есть сдача денег в свою организацию.

Н. Семиухова, г. Орел

У нас несколько ОП без расчетного счета. Хотим установить свой лимит остатка наличных в кассе для каждого из них. Ведь каждый должен знать, сколько денег он может оставить в своей кассе в конце дня. Как установить лимиты?

: Вы можете:

  • <или>внутренним приказом закрепить за каждым из ОП свой лимит как «кусочек» лимита организации. При его расчете вовсе не обязательно пользоваться предложенной ЦБ методикой — исходите из потребностей каждого ОП в наличных и наличия у него возможности оперативно сдавать деньги в банк, в кассу другого ОП либо в основную. Минус такого варианта — может получаться так, что зарезервированный за каким-то из ОП лимит оказался им не востребованным, а другому подразделению своего лимита, наоборот, не хватило;
  • <или>выяснять остатки в конце рабочего дня (до выведения остатков в кассовых книгах) по телефону либо вести электронный обмен данными и затем оперативно решать, кому и сколько оставить в кассе.

С. Коробейщикова, г. Москва

У нас несколько ОП в разных городах. Там мы открыли в банках специальные счета, на которые ОП сдают свою выручку, а оттуда она раз в трое суток автоматически списывается на расчетный счет организации. Ни снять деньги с такого счета, ни перечислить их оттуда ОП не может. То есть распоряжаться средствами на этих счетах может только генеральный директор. Считаются ли наши ОП имеющими свой счет, то есть обязаны ли мы каждому установить отдельный лимит?

: Устанавливать отдельные лимиты вы не должны. Положение обязывает иметь свой лимит те обособленные подразделения, которым открыт банковский счетп. 1.2 Положения. Средствами на таком счете вправе распоряжаться руководитель ОПп. 4.3, подп. «д» п. 4.1 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.

В вашем же случае такого нет — распоряжаться так называемыми транзитными счетами работники ваших подразделений не могут.

О. Немченко, г. Брянск

Я работаю бухгалтером у предпринимателя. У него есть точки продаж в нескольких населенных пунктах, свою выручку кассиры этих магазинчиков сами сдают в банк на счета ИП или частично расходуют. Как нам вести кассовые книги? Так же как обособленным подразделениям организации?

: Для вашего случая правил в Положении нет. Давайте исходить из главной цели — вовремя отражать все наличные в кассовых документах. Тогда оштрафовать ИП за неоприходование выручки будет нельзя. Так что у вас есть варианты.

ВАРИАНТ 1. В каждой точке, где есть операции с наличными, вести свою кассовую книгу.

ВАРИАНТ 2. Сделать единую книгу, при этом в удаленных точках вести ее разделы. То есть поступать так же, как раньше поступали организации с ОП (подробно об этом мы рассказывали в , 2011, № 17, с. 78, и , 2009, № 6, с. 60).

ВАРИАНТ 3. Вести одну-единственную кассовую книгу, передавая все кассовые документы из магазинов самому ИП.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Обособленные подразделения, филиалы, представительства»:

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) учет по обособленным подразделениям поддерживается только в целях формирования отчетности по НДФЛ для организаций с численностью не более 60 человек.

  1. Раздел: Зарплата и кадры — Настройки зарплаты (или раздел: Администрирование – Параметры учета, ссылка «Настройки зарплаты»).
  2. Раскройте блок «Расчет зарплаты» и установите флажок «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям» (рис. 1).

Рис. 1

В справочнике «Подразделения» станет видимым и доступным для редактирования флажок «Обособленное подразделение».

  1. Раздел: Главное — Организации.
  2. Откройте карточку организации и перейдите по ссылке «Подразделения».
  3. Создайте новое подразделение по кнопке «Создать» или откройте уже существующее подразделение, которое является обособленным.
  4. Установите флажок «Обособленное подразделение», в форму элемента добавится поле «КПП» и блок «Налоговая инспекция». Укажите КПП, раскройте блок «Налоговая инспекция» и проверьте реквизиты (должны заполниться автоматически). Если реквизиты не заполнились автоматически, то укажите код ИФНС и заполните реквизиты ИФНС самостоятельно или по кнопке «Заполнить реквизиты по коду».
  5. Кнопка «Записать и закрыть».

Рис. 2

Полноценный учет для обособленных подразделений организован в программе «1С Бухгалтерия КОРП». В частности ведется учет по приему и передаче основных средств, готовой продукции, материалов, денежных средств, а также перевод сотрудников между головной организацией и обособленными подразделениями. Ведется учет доходов, расходов, прибыли по каждому обособленному подразделению. При составлении декларации по налогу на прибыль рассчитываются доли распределения налога по ИФНС. Подробнее см. «Рекомендации по организации учета и представлению отчетности в программе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» редакция 3.0″.

  • Начальная настройка программы «1С:БУхгалтерия 8» (ред. 3.0)

Любая фирма имеет право открывать обособленное подразделение. Как правило, это делается для осуществления розничной торговли. В этом случае обязательно не только оформление торговой точки, но и регистрация ККТ в обособленном подразделении. Расскажем в статье, как это сделать.

Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения

Согласно ФЗ № 54 от 22.05.2003, вся кассовая техника подлежит постановке на учет в службе по налогам и сборам. Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения обязательна.

Порядок регистрации регулируется ст. 4.2 ФЗ № 54. Согласно этому нормативному акту, существует два способа подачи заявления на регистрацию:

  1. Оформление заявления на регистрацию на бумажном носителе. Документ может быть подан в любое отделение службы по налогам и сборам. После завершения процедуры регистрационная карточка на ККТ выдается в налоговой по месту нахождения обособленного подразделения.
  2. Подача заявки через личный кабинет на официальном интернет-ресурсе ФНС. Электронное заявление подавать на бумаге повторно не надо. Чтобы совершить необходимые действия и попасть в личный кабинет потребуется предварительно получить усиленную квалифицированную электронную подпись.

В заявлении, на основании которого происходит регистрация кассы обособленного подразделения, указываются следующие данные:

  • наименование обособленного подразделения;
  • ИНН;
  • адрес (в том числе и интернет-ресурса) и место установки ККТ;
  • название модели, заводской номер ККТ;
  • название и заводской номер фискального накопителя;
  • номер устройства для произведения расчетов;
  • сведения о типе и характере расчетов (электронные деньги, для оказания услуг, платежный агент.

По требованию уполномоченного органа может потребоваться указание дополнительных сведений для осуществления регистрации.

Обратите внимание, что с 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только онлайн кассу. Оформление старых ККТ было упразднено.

Как открыть обособленное подразделение для регистрации ККМ?

Российским законодательством не предусмотрено конкретного списка документации, необходимой для открытия обособленного подразделения. Однако можно выделить общий алгоритм действий:

  1. Принятие решения и оформление распорядительного документа о создании подразделения и протокола.
  2. При внесении данных подразделения в Устав фирмы необходимо оформить соответствующие корректировки.
  3. Заполнить заявление по форме № Р13001 (если вносятся изменения в Устав) или по форме P14001 (если нет), заплатить госпошлину и передать документы в регистрирующий орган.
  4. Оформить заявление по форме С-09-3-1 и передать его в отделение ФНС по месту нахождения головной фирмы.

Обособленное подразделение может быть открыто в том же населенном пункте, что и головная фирма, или в другом городе. Разница будет только в адресе налоговой инспекции. Тем не менее, фирма должна встать на учет во всех инспекциях ФНС по адресам каждого подразделения.

Налоговая инспекция может запросить и иные документы. После регистрации подразделения можно оформлять заявление на постановку на учет ККТ.

В организации действуют две кассы. Вторая касса установлена в обособленном подразделении, которое находится за пределами города.
В кассу вносятся денежные средства, полученные от покупателей аптеки, а также возвращаемые подотчётными лицами, которые до этого получили денежные средства в основной кассе организации. Денежные средства второй кассы в основном выдаются под отчёт.
Кассир передает информацию для заполнения кассовой книги из обособленного подразделения в головное подразделение.
Кассу разбили на субсчета — 50.01 и 50.04, кассовая книга ведется общая. Нумерация документов ведется общая.
Есть ли нарушение правил ведения кассовых операций в данной ситуации?

23 марта 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, должно вести собственную кассовую книгу.

Обоснование вывода:
В настоящий момент основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание ЦБ РФ).
Согласно пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. Кассир в кассовой книге 0310004 производит записи по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
То есть записи вносятся в кассовую книгу при каждом факте приема и выдачи наличности из кассы.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись (абзац четвертый пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
Если в кассу обособленного подразделения поступают наличные деньги и (или) выдаются из кассы наличные деньги, то согласно общему порядку учета денежной наличности в соответствии с п. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ необходимо производить учет денежной наличности, то есть вести кассовую книгу.
Отсюда следует, что каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, на какие цели будут расходоваться наличные денежные средства, должно вести собственную кассовую книгу.
Кроме того, абзацем седьмым пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ установлено, что обособленные подразделения (без каких-либо исключений) передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Согласно письму Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255, разъясняющему аналогичные нормы ранее действовавшего Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», требование о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (смотрите также письмо ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195).
В письме ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 «О направлении арбитражной практики» было приведено постановление Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу N А56-55039/2012, в котором указывается на необходимость ведения кассовой книги каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, поскольку невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.
Таким образом, неведение кассовой книги может послужить основанием для привлечения организации к административной ответственности по части 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Требование вести кассовую книгу обособленным подразделением подтверждается судебной практикой.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2016 N 15АП-6184/16 говорится, что состав части 1 ст. 15.1 КоАП РФ охватывает не только деяние, заключающееся в неполном оприходовании денежных средств в кассу, но также и деяние, заключающееся в неведении кассовых книг обособленными подразделениями, в связи с чем суд приходит к выводу, что состав правонарушения, вменённый инспекцией обществу, является доказанным.
Аналогичные выводы содержит постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2016 N 09АП-14017/16: кассовая книга по обособленному подразделению не представлена по причине ее неведения. Общество допустило нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании в кассу обособленного подразделения наличных денежных средств.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2016 N 15АП-6594/16 указывается, если обособленное подразделение организации осуществляет наличные операции, оно обязано вести кассовую книгу, в том числе когда наличная выручка передается в кассу головного подразделения. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» не освобождает юридических лиц от обязанности соблюдать кассовую дисциплину.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2016 N 15АП-6464/16 отмечалось, что обособленным подразделением общества не оприходовались наличные денежные средства по месту осуществления деятельности по причине неведения кассовой книги обособленным подразделением. Передача денежных средств, принятых по месту осуществления деятельности обособленного подразделения, в дальнейшем в кассу юридического лица (без оприходования по месту нахождения обособленного подразделения) является нарушением порядка, установленного Указаниями ЦБ РФ.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Кассовая книга;
— Энциклопедия решений. Кассовая книга в обособленном подразделении.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем