Касса подотчетные лица

Выдача денег под отчет и онлайн-касса

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

  • распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
  • письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства. Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д. И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е. подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.2014 №29-Р-Р-6/7859 (), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты). В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ). Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

  1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
  2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ). Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
  3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

У некоторых предпринимателей возникает вопрос: как передать покупателю электронный чек онлайн-кассы в соответствии с действующими номами закона?

О каких нюансах полезно знать тем , кто связан с продажей товаров, подлежащих обязательной маркировке.

При выдаче наличных под отчет онлайн-кассы не применяют

Главная → Статьи → При выдаче наличных под отчет онлайн-кассы не применяют

Нужно ли организации (Тверская область) с 1 июля 2017 года при выдаче и возврате подотчетных сумм применять ККТ?

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ (далее – Закон № 290-ФЗ) в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) внесены существенные изменения, которые вступили в силу с 15.07.2016 (за исключением положений, для которых ст. 7 Закона № 290-ФЗ предусмотрен специальный порядок введения в действие).

Согласно п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ.

В соответствии с восемнадцатым абзацем ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ под расчетами понимаются прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

Перечень случаев, когда применение ККТ не требуется, установлен в ст. 2 Закона № 54-ФЗ, он не включает в себя указанную в вопросе ситуацию. Однако ни выдача, ни возврат подотчётных сумм в понятие “расчёты”, установленное Законом № 54-ФЗ, не включены. Более того, в момент выдачи из кассы средств под отчет и возврата подотчетных сумм расчета за товары, работы и услуги не происходит.

Мы полагаем, что хотя нормативные документы, устанавливающие обязанность применения ККТ, претерпели существенные изменения, суть взаимоотношений и характер расчетов не изменились, следовательно, эту логику возможно использовать и сейчас.

На отсутствие необходимости применять ККТ при выдаче и возврате подотчётных сумм указывают и представители налоговых органов в неофициальных комментариях.

Таким образом, с учетом указанных разъяснений и встреченной нами арбитражной практики, считаем: при выдаче и возврате подотчетных сумм ККТ не применяется (смотрите также Энциклопедию решений. Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу; Вопрос: В организации есть касса, которая используется для внутренних переводов. В кассу денежные средства приходуются только при возврате подотчетных сумм и при возврате займа. Нужно ли приобретать контрольно-кассовую технику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2016 г.)).

Обратите внимание!
Функции контроля и надзора за соблюдением законодательства РФ о применении ККТ, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, возложены на налоговые органы (ст. 7 Закона № 54-ФЗ, ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 № 943-I “О налоговых органах Российской Федерации”, п. 5.1.6 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506). С учетом этого организация может обратиться за соответствующими разъяснениями в налоговый орган по месту учета (пп. 1 п. 1 ст. 21 НК РФ).
В частности, на сайте ФНС России указано, что налогоплательщики такого субъекта РФ, как Тверская область, могут получить необходимую информацию о новом порядке применения контрольно-кассовой техники у главного государственного налогового инспектора контрольного отдела Управления Федеральной налоговой службы по Тверской области Рубана Максима Алексеевича по телефону: +7 (4822) 50-67-28.
Можно также задать вопрос на форуме ФНС России “Форум по новому порядку применения контрольно-кассовой техники”. На такую возможность указано в Бюллетене УОК выпуск 2 (сентябрь).

Ответ подготовил: Волкова Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Барсегян Артем, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Подотчетников избавили от обязанности применять онлайн-кассы

ФНС России разрешила самый главный вопрос, который несколько месяцев не давал покоя организациям и ИП, использующим онлай-ККТ: нужно или нет пробивать чеки при выдаче наличных средств работникам, а также должны ли оформлять чеком свои покупки подотчетные лица? К счастью для бизнесменов, налоговики в обоих случаях считают, что нет.

Что случилось?

Федеральная налоговая служба России опубликовала письмо от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@, в котром разрешила больше не применять кассовую технику с функцией передачи данных онлайн при выплатах физическим лицам, а также при расчетах, осуществляемых подотчетными лицами. Тем самым налоговики устранили правовую коллизию, которая сложилась после внесения поправок в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Таким образом, в этом письме содержится позитивная для бухгалтеров информация.

Когда применять ККТ не нужно

Специалисты ФНС сообщили налогоплательщикам об отсутствии необходимости применения онлайн-касс в таких спорных ситуациях, как выплаты в пользу физических лиц, в частности:

  • по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
  • при выдаче наличных денег под отчет;
  • при выплате зарплаты сотрудникам.

Также налоговики разрешили не применять онлайн-ККТ при совершении организацией покупкупок через подотчетных сотрудников.

Свою позицию налоговики обосновали так:

Нормами статьи 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты. Учитывая взаимосвязанные положения Федерального закона № 54-ФЗ ККТ применяется, в частности, лицом, которое оказывает услуги, и которое формирует и передает (направляет) кассовый чек клиенту.

В случае с приобретением товаров или услуг подотчетником, как почеркивают специалисты ФНС, подотчетное лицо действует от имени организации и является не продавцом, а покупателем. Тогда как обязанность применить ККТ и выдать чек лежит именно на продавце. В сообщении ФНС об этом сказано так:

Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор. В случае соблюдения указанных условий расчет осуществляется между организациями, и при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы), с выдачей (направлением) кассового чека.

Что касается выплат в пользу физлиц по договорам гражданско-правового характера или выдачу заработной платы, то в данной ситуации услуги организации или ИП оказывает физическое лицо. Тогда как нормами статьи 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ предусмотрено, что ККТ применяется исключительно организациями и индивидуальными предпринимателями. Поэтому при расчете по договору ГПХ чек пробивать не нужно. А вот зарплаты, премии и подотчетные средства, по мнению специалистов ФНС, вообще не попадают по понятие «расчеты» в трактовке статьи 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ. К ним в этой статье относится прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке:

  • за товары, работы, услуги;
  • прием ставок, интерактивных ставок;
  • выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр;
  • прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов;
  • прием лотерейных ставок;
  • выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

А раз расчетов нет, то и обязанность применять ККТ не возникает. Таким образом точка в этих спорных вопросах поставлена.