Карточка учета страховых взносов

Новая карточка учета страховых взносов за 2019 год

Зачем нужна карточка страховых взносов

Карточка страховых взносов — 2019

Ответственность за некорректное заполнение карточки

Итоги

Зачем нужна карточка страховых взносов

В соответствии с п. 4 ст. 431 НК РФ плательщики страховых взносов должны учитывать процесс формирования базы по взносам и начисление самих взносов отдельно по каждому физлицу, которому выплачивается доход. Официально утвержденной для этого формы сейчас нет. В большинстве случаев на практике для этой цели служит такой документ, как карточка индивидуального учета страховых взносов. Но ваш регистр может называться и иначе.

Главное, чтобы он содержал помесячную и сформированную нарастающим итогом в отношении каждого физлица информацию:

  • о выплатах сотруднику;
  • формировании базы по взносам;
  • суммах начисленных взносов с их разбивкой по фондам и указанием расходов, сделанных за счет ФСС.

О том, какую форму имеет отчет, в который попадают сводные данные о взносах, начисленных работникам, читайте в статье «Единый расчет по страховым взносам — бланк».

Карточка страховых взносов — 2019

В качестве основы для формирования карточки страховых взносов в 2019 году можно взять форму, введенную в применение совместным письмом от 09.12.2014 ПФ РФ № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380.

Скачать бланк

Она состоит из трех разделов:

  • 1-й раздел — информация о выплатах, формировании базы по взносам и суммах начисленных взносов для сотрудника, не работающего во вредных или опасных условиях.
  • 2-й раздел — информация о выплатах, формировании базы по взносам и суммах начисленных взносов для сотрудника, работающего во вредных или опасных условиях, с разбивкой этих условий по уровню вредности (опасности).
  • 3-й раздел — информация о выплатах сотруднику за счет ФСС.

Поскольку данная форма была выпущена еще в то время, когда взносы перечислялись в фонды, бланк нужно осовременить. В частности, проставить в нем ссылки на НК РФ (вместо действовавшего ранее закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Можете скачать нашу версию карточки.

Скачать бланк

А можете взять предложенный выше оригинал и модифицировать его самостоятельно.

Ответственность за некорректное заполнение карточки

Несмотря на то что форма карточки имеет рекомендательный характер, ее ведение обязательно. Отсутствие этого регистра или систематические ошибки при его заполнении могут быть сочтены грубыми нарушениями правил учета объектов налогообложения, ответственность за которые наступает по ст. 120 НК РФ.

Ответственность эта выражается в штрафах, которые составят:

  • 10 000 или 30 000 руб. в зависимости от числа расчетных периодов, с которыми связана ошибка, не приведшая к занижению базы для расчета взносов;
  • 20% от неуплаченных взносов, но не меньше 40 000 руб., если база для расчета взносов оказалась заниженной.

О вопросах, возникающих при применении ст. 120 НК РФ, читайте в этой статье.

Итоги

Плательщики взносов обязаны вести персонифицированный учет начислений по страховым взносам. В качестве регистра для такого учета совместным письмом ПФР и ФСС рекомендована форма индивидуальной карточки. Отсутствие такого регистра или ошибки при его заполнении чреваты штрафами.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.Центр обучения «Клерка»📌 Реклама

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

📌 Реклама Отключить

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

📌 Реклама Отключить

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

  • №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
  • №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет. 📌 Реклама Отключить

  • №Т-2 «Личная карточка работника»,
  • №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

  • №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов. 📌 Реклама Отключить

  • №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
  • №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
  • №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

  • №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции). 📌 Реклама Отключить

  • №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
  • №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
  • №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет). 📌 Реклама Отключить

  • №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  • №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

📌 Реклама Отключить

  • №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет). 📌 Реклама Отключить

  • №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
  • №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  • №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

  • №Т-54 «Лицевой счет»,
  • №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет. 📌 Реклама Отключить

  • №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет). 📌 Реклама Отключить

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация. 📌 Реклама Отключить

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

  • Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.

  • Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

  • Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

📌 Реклама Отключить

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

  • о заработной плате,
  • премировании,
  • коэффициенте трудового участия,
  • и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  • Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  • Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет. 📌 Реклама Отключить

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

📌 Реклама Отключить

  • Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  • Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения – постоянно.

  • Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет. 📌 Реклама Отключить

  • Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  • Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

📌 Реклама Отключить

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

📌 Реклама Отключить

  • предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
  • на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

📌 Реклама Отключить

  • в публичном выступлении,
  • публично демонстрирующемся произведении,
  • в средствах массовой информации,

наказываются:

  • штрафом в размере до 200 000 рублей,
  • или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  • либо исправительными работами на срок до 1 года,
  • либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
  • либо арестом на срок до 4 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются: 📌 Реклама Отключить

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
  • или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
  • либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  • либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
  • либо арестом на срок до 6 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. 📌 Реклама Отключить

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Если вы не являетесь американским гражданином, и вы заинтересованы в работе в Соединенных Штатах, вам понадобится номер социального страхования, который будет использоваться в США. Вот информация о праве на получение номера социального страхования и как получить карточку социального страхования для иностранных рабочих.

Что такое номер социального страхования?

Номер социального страхования — это девятизначный идентификационный номер, присвоенный гражданам США, постоянным жителям и неиммигрантам.

Номера социального страхования необходимы для работы, сбора пособий и пенсий по социальному обеспечению и для получения других социальных услуг.

Существует три разных типа карт социального обеспечения:

1. Наиболее распространенным типом является имя человека и номер социального страхования. Этот тип обычно предоставляется гражданам США и законным постоянным жителям.

2. Вторая предназначена для временных работников или лиц, не являющихся иммигрантами. Они действительны для работы «с авторизацией DHS» и могут использоваться для удовлетворения требований I-9.

3. Последний тип выпускается для целей налогообложения и не может использоваться с формой I-9 или по найму.

Право на получение номера социального страхования

Временные работники и лица, не имеющие иммиграционной визы, которые имеют право работать в Соединенных Штатах Департаментом национальной безопасности (DHS), могут получить номер социального страхования (SSN).

Номера социального страхования используются для представления заработной платы правительству и определения права человека на получение пособий по социальному обеспечению.

Номер социального страхования необходим для работы и сбора пособий по социальному обеспечению.

Только граждане, не имеющие разрешения на работу в США, имеют право на получение номера социального страхования. Те, кто на временной визе, не связанной с трудоустройством (например, ESTA) без разрешения на работу, не могут подать заявку на одно.

Как получить номер социального страхования (SSN)

Существует два способа получить номер и карточку социального страхования:

1. Если вам в возрасте 18 лет и старше, вы можете подать заявку на номер социального страхования в своей родной стране, когда вы подаете заявление на получение иммиграционной визы в Государственном департаменте США. Правительство США будет использовать ту же информацию, которую вы даете, чтобы подать заявку на получение иммиграционной визы для подачи заявки на SSN.

Ваша карточка социального обеспечения поступит на ваш почтовый адрес примерно через три недели после вашего прибытия в США. Если вы подаете заявку на номер социального страхования за пределами США, вам не обязательно посещать офис американского социального обеспечения после въезда в Соединенные Штаты.

2. Если вы не являетесь иммигрантом или не подали заявку на получение номера социального страхования, когда вы подавали заявление на получение иммиграционной визы, вы должны принести свои петиции и уведомления об одобрении, подтверждающие ваш законный иммиграционный статус и разрешение на работу в Соединенных Штатах.Затем вам необходимо подать заявку на номер и карту социального страхования, посетив офис социального обеспечения в США

. Администрация социального обеспечения рекомендует вам подождать десять дней после прибытия в страну, чтобы «упростить нам проверку вашего Департамента Homeland Security в Интернете, что ускорит обработку вашего номера номера социального страхования. » Подача заявки на номер социального страхования бесплатна.

Информация, необходимая для получения карточки социального страхования

  • Заявка на карточку социального страхования (форма SS-5)
  • Два оригинальных документа, подтверждающих вашу личность, иммиграционный статус, право на работу и возраст.

Что касается документации, например, разрешение на работу можно использовать в качестве доказательства как вашей личности, так и статуса иммиграции, санкционированной работой. Некоторые другие приемлемые документы, подтверждающие ваше разрешение на работу, могут включать в себя вашу иммиграционную визу, марку для приема на работу, регистрационный номер I-94 и любые разрешения на работу или документы о разрешении на работу (EAD). Ваш свидетельство о рождении или паспорт могут служить доказательством возраста. Однако для подтверждения соответствия SNN вам необходимы два отдельных документа.

Дополнительный документ, необходимый для иностранных студентов и иностранных посетителей

Иностранные студенты или иностранные клиенты (J-1, J-2, F / M-1) могут работать неполный рабочий день и должны приносить дополнительную документацию, подтверждающую их статус.

Для J Visas требуется сертификат соответствия DS-2019 для статуса посетителя Exchange. Для иностранных студентов требуются последние сертификаты I-20 о праве на участие в неиммиграционном статусе студента.

Для получения карточки социального обеспечения требуются оригинальные документы. Ксерокопии и даже нотариально заверенные копии будут отклонены.

Карточка учета страховых взносов

Актуально на: 4 октября 2016 г.

Все страхователи обязаны вести учет начисленных выплат и вознаграждений, а также взносов с них отдельно по каждому физлицу, в чью пользу такие выплаты были сделаны (ч. 6 ст. 15, п. 2 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). ПФР и ФСС рекомендуют использовать для этого карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов по разработанной ими же форме (Приложение к Письму ПФР № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014). В карточке отражаются данные за календарный год.

Карточка учета страховых взносов — 2016 (бланк)

Содержание карточки учета

В карточке указываются следующие сведения:

  • наименование организации-страхователя, ее ИНН и КПП;
  • ФИО застрахованного лица, гражданство, наличие инвалидности, вид договора, который с ним заключен, а также его номер и дата заключения (либо дата назначения лица на занимаемую должность), статус лица. Статус указывается, только если лицо является иностранным гражданином либо не имеет гражданства;
  • суммы выплат в пользу лица. Причем отдельно показываются выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами;
  • базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС;
  • суммы начисленных взносов по каждому виду страхования. При этом пенсионные взносы отражаются отдельно с сумм, не превышающих предельную величину базы, и сумм, превысивших ее;
  • расходы на цели обязательного социального страхования – пособия, выплаченные по случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также в связи с несчастными случаями на производстве и профзаболеваниями (конечно, если таковые были). Подробно информация о пособиях показываются на стр.3 карточки.

Отметим, что все суммовые показатели в карточке должны быть указаны как за соответствующий месяц, так и нарастающим итогом.

Кроме того, если среди ваших застрахованных лиц есть члены летных экипажей, работники угольной промышленности, те, кто занят на работах с вредными (опасными) условиями труда, то в карточке вы также должны будете отразить начисленные с их выплат «дополнительные» взносы. Для этого предусмотрена стр. 2 карточки.

Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и взносов

Из всей карточки большинству страхователей наверняка придется заполнять ее первую страницу. Пример ее заполнения приведен ниже.

В карточке показаны начисления (и взносы с них) в пользу руководителя отдела продаж Свиридова А.М., который в феврале 2016 года помимо зарплаты получил еще материальную помощь в размере 30 тыс. руб. в связи с рождением у него сына.

Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат (образец) в Excel.

Сколько хранить налоговые документы с 2020 года

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 о новых сроках хранения документации. Расскажем, какие изменения он привнес в сроки хранения документов налогового учета.

Ключевые нововведения приказа Росархива

Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2020 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.

Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.

Основные изменения:

  • счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
  • документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
  • расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
  • реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.

Сроки хранения налоговых документов: таблица

Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:

Вид документов

Срок хранения

Пункт по Приказу № 236

Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним 5 лет с момента погашения долга

303

Документы:

  • об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней;
  • по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства РФ
5 лет

304, 306

Справки:

  • об исполнении обязанности по уплате;
  • о состоянии расчетов с бюджетом
5 лет

305

Реестры для расчета земельного налога 5 лет

307

Расчеты по страховым взносам:

308

годовые 50/75 лет
квартальные 50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет

309

Налоговые декларации (расчеты) 5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет)

310

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет

311

Справка о доходах и суммах налога физического лица 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет.

В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим

312

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет

313

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет

314

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 6 лет

315

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период 5 лет

316

Счета-фактуры 5 лет

317

Книги учета доходов и расходов в рамках УСН 5 лет

318

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним 5 лет

319

Журналы, карточки, базы данных учета: 5 лет

320

  • сумм доходов и НДФЛ;
  • реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС

О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

  • «Сколько хранить бухгалтерские документы с 2020 года»;

  • «Сколько хранить документы по зарплате с 2020 года».

Подводим итоги

  • Вступил в силу Приказ Росархива № 236, обновивший сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года.
  • Сроки хранения документов налогового учета приведены в п. 4.3 Приказа № 236.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.